Organisatieverandering met behulp van Lean Six Sigma en Agile organiseren 0pleiding en coaching
share4 excellence
Inhoud
Zou het niet beter zijn als...
5
Verbeteren begint met luisteren
6
Over de oprichters van Share4
9
De juiste leeromgeving
13
De opleidingen van Share4
18
Meer informatie?
32 20 21 24 25
Onze klanten aan het woord
Black Belt Green Belt Orange Belt Champion
26 Lean facilitator 27 Operationeel management
Jannie Oosterhuis 16 Mardjan Seighali 22 Jan-Martijn Sijtsma 28 Jan Willem de Moor 28
30 Agile organiseren 31 Kaizen facilitator
5
‘We kunnen onze problemen niet oplossen met dezelfde manier van denken als waarmee we ze gecreëerd hebben.’ - Albert Einstein Veranderingen doorvoeren in een organisatie. Het verbeteren van de bestaande processen. Vaak gebeurt dit in afgebakende projecten die na afloop geen vervolg krijgen. Dan is er een nieuwe situatie bereikt, die voortaan de nieuwe standaard vormt. Een standaard waarnaar iedereen zich schikt, totdat er wordt besloten dat het weer tijd is voor nieuwe veranderingen. Met veel energie moet iedereen weer wakker worden gemaakt en opnieuw worden meegenomen in het zetten van een grote stap. Een stap die bovendien vaak groter is dan nodig zou moeten zijn, omdat mensen in de tussenliggende periode regelmatig terugvallen in oude gewoontes. Heel efficiënt klinkt dit niet. Zou het niet beter zijn als veranderingen continu zouden plaatsvinden? In kleine stapjes? En als ze niet van bovenaf zouden worden opgelegd, maar van binnenuit zouden ontstaan? In een cultuur waarin
medewerkers zich uitgenodigd voelen om samen met management en directie kritisch naar bestaande processen te kijken en mee te denken over verbeteringen, boort u immers een heel nieuw potentieel aan denkkracht, kennis en creativiteit aan. En hoeft u veel minder tijd en energie te steken in het overwinnen van weerstand. In een dergelijke organisatie kunnen projecten nog steeds noodzakelijk zijn om grote veranderingen te begeleiden, maar zullen ze altijd gevoed en voortgezet worden door de betrokken medewerkers. In deze brochure vertellen wij u graag hoe wij u kunnen helpen uw organisatie in deze modus te brengen. Het verandertraject dat wij samen met u inzetten heeft geen einddatum. Wel zullen wij op een gegeven moment uit beeld stappen. Niet omdat het klaar is, maar omdat uw medewerkers zover zijn om het zelf voort te kunnen zetten.
6
Verbeteren begint met luisteren Jezelf als organisatie verbeteren. Uiteindelijk doe je dat altijd voor je klanten. En dan in de breedste zin van het woord, want ook de maatschappij kan eisen stellen aan een organisatie. Klanten zijn er overal en altijd. Niet alleen buiten, maar ook binnen een organisatie. Afdelingen en individuen, ze ‘leveren’ dagelijks aan elkaar. Luisteren Voor wie verbeteringen wil doorvoeren die zinvol zijn voor een klant, is er maar een plek om te beginnen. En dat is bij de klant zelf. Het lijkt zo simpel, maar helaas gebeurt het maar al te vaak dat dit stuk wordt overgeslagen. Pas als je (écht) leert luisteren naar de persoon aan wie je producten of diensten levert, kun je aan de slag met het ontwikkelen van ideeën voor verbetering. Het is ook belangrijk dat mensen leren om niet te stoppen met luisteren en leren zichzelf niet te
verliezen in hun eigen ideeën. Of om na een verandering te denken ‘zo, we zijn er’. Als organisatie ‘ben’ je er nooit. Klanten zijn geen vast gegeven. Hun verwachtingen en inzichten kunnen veranderen. Het is belangrijk om daar continu van bewust te blijven en waar mogelijk op te anticiperen. Kijken Na het luisteren komt het kijken. Het kijken naar de eigen werkzaamheden en routines. Waarom doe ik de dingen eigenlijk zoals ik ze doe? Waarom doen wij samen de dingen zoals we ze doen? Is dit (nog) wel zo logisch? En waar liggen de mogelijkheden voor verbetering? Doen En dan komt het moment dat er zich verbetervoorstellen aandienen. Om dit proces te stimuleren, is het belangrijk dat medewerkers zich ook daadwerkelijk uitgenodigd voelen om voorstellen
Agile organiseren | Deze methode vindt haar oorsprong in de softwareontwikkeling. De filosofie achter deze methodiek is dat je in samenwerking met de klant het beste product of proces ontwikkelt. Het ontwikkelproces is organisch en vindt plaats in multidisciplinaire teams. Na elke kleine stap, die soms maar een dag beslaat, wordt er met de klant afgestemd of de ingeslagen weg de juiste is, en wordt waar nodig bijgestuurd.
Lean Six Sigma | Ook bij Lean Six Sigma zijn de behoeften van de klant uitgangspunt voor het verbetertraject. Verschil met Agile organiseren is echter dat de klant zelf minder actief betrokken wordt bij het verbeterproces. Het traject dat wordt ingezet bestaat uit korte, opeenvolgende projecten die maximaal zes maanden duren en wordt samen met de verantwoordelijke medewerkers uitgevoerd. Verbeteringen worden gebaseerd op feiten en vooral niet op onderbuikgevoel.
8
te doen. Dat er door directie en management naar ze geluisterd wordt, en dat er ook echt iets met hun ideeën wordt gedaan. Dat ze de ruimte krijgen om hun ideeën te implementeren en uit te proberen. Gebeurt dit niet, dan raken ze gedemotiveerd en zullen ideeën ook niet meer ontstaan. De scherpe blik gaat dan verloren.
Veranderkunde | Nieuwe methodieken leren is één ding. Anderen meekrijgen in een nieuwe werkwijze is iets heel anders. Daarom voegen wij aan onze opleidingen altijd veranderkunde toe, zodat wij uw medewerkers ook de vaardigheden leren om bijvoorbeeld nieuw gedrag te stimuleren en met weerstand om te gaan.
Wat we doen Share4 biedt trainingen in combinatie met coachingstrajecten, waarin we u en uw medewerkers leren om continu met verbeteren bezig te zijn. Hiervoor gebruiken we diverse bewezen methoden, waaronder Lean Six Sigma en Agile organiseren. Op dit moment is Lean Six Sigma een van de meest gebruikte methoden en is Agile organiseren in opkomst. Share4 combineert beide technieken.
zich te laten nemen. Het zijn vooral ook vaardigheden die ze moeten aanleren en leren toepassen in de dagelijkse praktijk. Daarnaast is het belangrijk dat de principes volledig geïntegreerd worden in de organisatie en organisatiecultuur. Om dit te bereiken werken we zowel samen met directie en management, als met medewerkers. Al onze trajecten zijn op maat en worden afgestemd op uw organisatie.
Belangrijk is dat Lean Six Sigma goed wordt opgezet. U bent er niet door werknemers ‘op cursus’ te sturen en alleen maar kennis tot
Wat er gebeurt In een samenwerking met Share4 zult u merken dat medewerkers samen gaan werken om hun pro-
cessen te verbeteren. Ze durven voorstellen voor verbetering te initiëren en te faciliteren, en durven constructieve, kritische vragen aan het management te stellen over de wijze waarop zaken nu georganiseerd zijn. U zult merken dat ze meer zicht willen op processen en prestaties, en gericht verbeteringen willen doorvoeren. Ook krijgen ze behoefte aan een structuur voor het borgen van reflectie en verbetering. Medewerkers en managers zullen tot slot commitment gaan vragen van de directie om verbeteracties of -projecten uit te voeren of te faciliteren.
9
Arne
Over de oprichters van Share
Patrick
Share4 werd in maart 2013 opgericht door Arne Bax, Patrick van Duren en Luc Molenaar. Ze leerden elkaar kennen in 2010, bij een adviesbureau. Met een klein team waren zij daar verantwoordelijk voor het verder uitbouwen van de Lean Six Sigma activiteiten.
Luc
De drie bleken een perfecte match en vonden elkaar volledig in hun visie. Ze waren van mening dat een organisatie pas echt alles uit Lean Six Sigma kan halen, als zij de principes van deze methode ook volledig omarmt. Als al haar medewerkers leren hoe ze continu met het verbeteren van hun werk bezig kunnen zijn. En als deze medewerkers niet alleen de technieken leren, maar zich ook uitgenodigd voelen om ze toe te passen. Dit proces van organisatieverandering, vonden ze, zou je ook moeten kunnen begeleiden. En wel door de trainingen te combineren met coaching van zowel medewerkers als management. Om deze visie
zo goed mogelijk vorm te kunnen geven in de praktijk, besloten ze dat het beter was om een frisse start te maken en richtten ze samen Share4 op. Vraag ze om elkaar te vertellen wat ze het meest in elkaar waarderen, en de uitkomsten zijn nagenoeg unaniem. Arne is een fantastische storyteller. Hij weet complexe dingen als geen ander eenvoudig te maken. Beeldend. En put daarbij uit een schijnbaar oneindige voorraad uitspraken en voorbeelden. Alsof er niets is wat hij vergeet. Luc is degene voor wie geen berg te hoog is. ‘Kan niet’ komt niet voor in zijn woordenboek. Vanuit een zeer grote deskundigheid en met een hoge dosis zelfvertrouwen ziet hij in alles een uitdaging. Zowel persoonlijk als voor Share4 als bedrijf. En Patrick is de rots in de branding. Wat je hem ook geeft, ‘het komt altijd goed’. Initiatieven die hij neemt? Die worden ook echt gerealiseerd. En hij is een kei in structureren. Hij geniet het ultieme vertrouwen van zijn partners. Alle drie zijn het stevige Master Black Belts. Perfect in staat elke training te geven en elk coachingstraject te begeleiden. Al hebben ze diep van binnen natuurlijk wel zo hun voorliefdes.
10
Luc ‘Kun je morgen terugkomen? We hebben nog meer verbetertrajecten op stapel staan.’ Het is een van de mooiste complimenten die Luc ooit gekregen heeft. Hij ontving het na een 8 maanden durend project bij een reparateur van vliegtuigturbines. Hij had daar de rol van Black Belt. Het is kenmerkend voor Luc. Een man die graag grote strategische vraagstukken aanpakt en verdieping in zijn werk erg belangrijk vindt. Hij houdt er van om inhoudelijk uitgedaagd te worden. Daarom kan hij ook zo intens genieten van een Black Belt training. ‘Soms krijg je daar een vraag die zo ontzettend detaillistisch is, dat ik zelf ook weer even moet nadenken: wat bedoelt hij nou precies? Ik vind het dan ontzettend leuk om hier met de groep samen naar op zoek te gaan. Dat puzzelen. Daar houd ik van.’
Arne Hij bewaart het nog altijd. Een mailtje van een ervaren psychiater die hem ’s avonds na een training liet weten dat Arne hem ‘met afstand de beste training had gegeven die hij ooit had gehad’. Het feit dat hij het mailtje nooit weggooide zegt veel over Arne als persoon. Je ziet het terug in zijn zwak voor de Orange Belt en Champion trainingen, voor mensen die geen verstand hebben van Lean Six Sigma. ‘Het zijn de trainingen waar je bij mensen binnen een dag oogkleppen af ziet vallen. Liefst heb ik nog dat ze bij een Orange Belt training met enige weerstand binnen komen schuifelen. Als ik dan aan het einde van de dag zie dat ze vol enthousiasme zijn over de nieuwe inzichten die ze hebben gekregen, daar kan ik ontzettend van genieten’. Bij een Champion training komt dan nog het feit dat je aan tafel zit met mensen uit de top van een organisatie, die ontzettend kundig zijn op hun eigen vakgebied. ‘Dat je hen nog nieuwe inzichten mag en kunt verschaffen, dat is ontzettend mooi om te merken en geeft me veel energie.’
Patrick ‘Patrick is een coach die in staat is om de ander glans te geven’, liet een klant hem ooit weten. Een prachtig compliment, dat zijn trainings- en coachingsstijl eer aan doet. Patrick zal er in trainingen altijd naar streven elke deelnemer daadwerkelijk te ‘raken’. Hij is zich erg bewust van het feit dat iedereen er met een ander verwachtingspatroon en vanuit een andere rol zit. Het is daarom niet verrassend dat hij de mensen die hij traint vervolgens ook het liefst coacht. Het liefst bouwt hij een langdurige relatie met zijn klanten op. ‘Ik vind het belangrijk om van betekenis te zijn voor een ander. Laatst mocht ik een presentatie bijwonen van een team dat met de methode aan de slag was gegaan. Ik hoorde ze vertellen dat hun werk leuker voor ze was geworden omdat ze handvatten hadden gekregen om hun werk slimmer te organiseren. Het feit dat zij daar enthousiast over stonden te vertellen, en dat ik daaraan heb kunnen bijdragen, daar word ik heel blij van’.
11
‘Doe maar gewoon, dan doe je gek genoeg’, is een motto dat ze alle drie hanteren bij hun trainingen. Ofwel: iedereen is er gelijkwaardig. Tijdens een training gaan dan ook alle petten af. Zo komt er ruimte voor discussies waar iedereen in alle vrijheid aan kan deelnemen. Dat is ontzettend belangrijk. Zelf kiezen ze er ook niet voor om als docent boven de groep te gaan staan, maar maken ze er nadrukkelijk deel van uit. ‘Wanneer iedereen respect voor elkaar heeft, zijn regeltjes en machtsverhoudingen helemaal niet nodig om een training gestructureerd te laten verlopen. En het komt de creativiteit ten goede.’ Het mooie is dat je door ‘gewoon’ te doen, juist de ruimte creëert om heel bijzondere trainingen te geven. Trainingen met veel interactie, zoals bedrijfssimulaties en cases, waarin niemand zich geremd voelt en een zo groot mogelijke bijdrage kan leveren. ‘Daar gaat het ons om. Dat we niet voor een groep met toehoorders staan, maar dat we mensen om ons heen hebben die zelf ook meedenken.
12
13
De juiste leeromgeving Iedereen heeft het in zijn studietijd zelf kunnen ervaren. Lesstof neem je het gemakkelijkst tot je als het tastbaar wordt gemaakt en als het betrekking heeft op een voor jou relevant onderwerp. Je leert het beste door de stof direct toe te passen en hem samen met klasgenoten – die er ieder op hun eigen manier naar kijken – te doorgronden. Voor het aanleren van de principes van Lean Six Sigma en Agile organiseren is het niet anders. Daarom creëert Share4 een leeromgeving die hieraan ruimte geeft. Maatwerk Lean Six Sigma omvat een grote hoeveelheid theorie. Het kan een keuze zijn om medewerkers direct alle onderdelen van deze methodiek tot zich te laten nemen, maar vaak werkt het beter om wat ‘kleiner’ te beginnen en dichter bij de praktijksituatie te blijven. Om te bepalen welke onderdelen de training precies moet omvatten,
gaan we eerst met stuurgroep, directie en managementteam de diepte in. Wat is nou eigenlijk het doel dat er bereikt moet worden? Op basis hiervan helpen we u de hiervoor meest geschikte medewerkers te selecteren en stellen we een training samen. Meer dan een fysiek klaslokaal Verbeteren gaat om interactie binnen de organisatie. Collega’s die in verschillende processen werken moeten samenwerken om nieuwe processen vorm te geven. Met een in company opleiding wordt hierin de eerste stap gezet. We brengen mensen uit verschillende hoeken samen en laten hen in een veilige omgeving met elkaar kennismaken en samenwerken. We vinden het belangrijk dat deze omgeving ook buiten de trainingsdagen toegankelijk is. Daarom creëren wij voor iedere opleiding een online leeromgeving. Hier staat alle informatie over de
14
opleiding, en zijn theorie, presentaties, opdrachten en toetsen te vinden. Maar ook alle collegadeelnemers en de trainer zijn hier via een discussieforum altijd bereikbaar, zodat vragen die men in de dagelijkse praktijk tegenkomt niet hoeven wachten tot een nieuwe opleidingsdag. Deze online leeromgeving blijft beschikbaar zolang daar behoefte aan is. Naast deze online leeromgeving wordt de kennis van alle deelnemers ook nog eens wekelijks getest via de memotrainer app. Met deze app kan iemand eenvoudig testen of zijn of haar kennis nog up-to-date is. Waar de kennis te kort blijkt te schieten, wordt iemand doorverwezen naar het opleidingsmateriaal. Hiermee borgt Share4 kennis en toepassing op de lange termijn. De juiste docenten Natuurlijk is ook een goede docent van belang. Iemand die zelf jarenlange ervaring heeft met Lean Six Sigma, Agile organiseren en gerelateerde technieken en die nog steeds voeling heeft met de praktijk. De docenten van Share4 voeren nog steeds zelf projecten uit. Hierdoor kunnen ze hun
Cases en bedrijfssimulaties | In al onze trainingen staat interactie centraal. Share4 maakt veel gebruik van cases en bedrijfssimulaties. Tijdens een bedrijfssimulatie wordt een proces uit de dagelijkse praktijk nagebootst. We doorlopen het en behandelen een stuk theorie. Daarna doorlopen we het opnieuw, terwijl we er met andere ogen naar kijken. In de cases wordt veel aandacht besteed aan het veranderkundige aspect. Hoe sta je voor een groep? Hoe breng je over wat je geleerd hebt en hoe motiveer je medewerkers? Dankzij deze vaardigheden kunnen de principes van Lean Six Sigma en Agile organiseren pas echt diep de organisatie in gebracht worden. Iets wat onmisbaar is om een cultuur van continu verbeteren op gang te brengen en/of te behouden.
vaardigheden blijven ontwikkelen en kunnen ze experimenteren met nieuwe technieken, alvorens ze deze in een training gebruiken. Naast trainer zijn ze ook coach van de implementatie tijdens of na de opleiding. De combinatie
van opleiding en coaching zorgt er voor dat de opgedane kennis en vaardigheden ook daadwerkelijk onderdeel worden van het dagelijkse werk.
15
Gelderland, sector Bestuursrecht
Jannie Oosterhuis
Rechtbank
In de periode dat Jannie Oosterhuis voor de Rechtbank in Zutphen werkte, kreeg ze de opdracht om een aantal afdelingen samen te voegen tot een nieuwe afdeling. Gedurende dit proces werd duidelijk dat er lang niet op alle vlakken even efficiënt gewerkt werd. Na het volgen van haar Black Belt opleiding, waartoe ze in deze periode in de gelegenheid werd gesteld, kwam ze in contact met Share4. Inmiddels werkte ze als teamvoorzitter administratie Bestuursrecht bij de Rechtbank Gelderland. Ze zocht naar een partij die de medewerkers van de sector Bestuursrecht kennis kon laten maken met het Lean-gedachtegoed. ‘De Black Belt opleiding die ik eerder volgde heeft me veel gebracht, maar de organisatie die dat toen verzorgde legde de focus wel heel zwaar op statistiek. Ik zocht daarom naar een organisatie die een iets praktischer insteek had. Die vond ik in Share4.’
‘Het succes van onze sector komt voort uit het succes van ketenprocessen. Daarom wilden we onze medewerkers laten ervaren dat processen niet alleen binnen het eigen team of de eigen afdeling plaatsvinden, maar juist ook tussen teams en over de afdelingen heen.’ Uiteindelijk resulteerde dit in een Lean-simulatie voor een groep van 120 medewerkers. Tijdens deze simulatie gingen zij in multidisciplinaire teams aan de slag met het verbeteren van een ketenproces. ‘We besloten om de begeleiding van de simulatie in handen te geven van Black Belts en Green Belts uit onze eigen organisatie, zodat we van deze kennis later opnieuw gebruik kunnen maken. Share4 zorgde ervoor dat ze hiertoe werden opgeleid.’
17
De reacties van de deelnemers waren erg positief. ‘Mensen moesten soms even uit hun comfortzone, maar dat is juist goed.’ De 120 mensen werden verdeeld over een aantal subgroepen, die elk bestonden uit een grote diversiteit aan medewerkers. Zo werkten rechters, griffiemedewerkers en andere collega’s samen aan het optimaliseren van een ketenproces. ‘Het mooie van zo’n simulatie is dat je een stuk theorie aangereikt krijgt, in dit geval de Lean-principes, waarmee je direct aan de slag gaat. Zo kun je daadwerkelijk ervaren dat ze ook echt werken. In een dag hebben onze medewerkers geleerd hoe ze zelf een proces kunnen verbeteren. Als je maar samenwerkt en over de afdelingen heen kijkt. En we hebben een hoop lol gehad. Minstens zo belangrijk.’
18
De opleidingen van Share De opleidingen die Share4 aanbiedt zijn grofweg in twee groepen te verdelen: opleidingen die zich richten op projectmatig verbeteren en opleidingen die zich richten op incrementeel verbeteren. Projectmatig verbeteren Met deze opleidingen leiden we mensen op tot projectmanager. Zij kunnen een officiële Lean Six Sigma kwalificatie verwerven, een zogenaamde ‘Belt’. Er is een Green Belt voor projectleiders van kleinschalige verbetertrajecten en een (Master) Black Belt voor projectleiders van omvangrijke trajecten. Green en Black Belts voeren projecten uit die maximaal 6 maanden duren. Daarna dragen ze het vasthouden van het verbeterde proces over aan de proceseigenaar en betrokken medewerkers. Voor leden van projectteams bestaat er ook nog een Orange Belt, voor
opdrachtgevers van Lean Six Sigma projecten is er de Champion opleiding. Incrementeel verbeteren Naast deze ‘Belt’ opleidingen hebben wij diverse trainingen ontwikkeld die de principes van deze methodiek als uitgangspunt hanteren. Deze opleidingen zijn vooral gericht op teamleiders, verbetercoaches en managers. Hoe kunnen zij samen met hun medewerkers dagelijks bezig zijn met het doorvoeren van verbeteringen? Hoe stimuleer je ideeën, verzamel je ze en zorg je voor implementatie ervan? Tot deze opleidingen behoren de opleidingen tot Lean-facilitator en Kaizen-facilitator, operationeel management en Agile organiseren.
19
Certificering | Ieder ‘Belt’ niveau kent een standaard curriculum. Op basis daarvan is het mogelijk om te certificeren. Er bestaat een theoriecertificaat en een praktijkcertificaat. Voor dit laatste is het nodig dat de deelnemer twee volledige projectdossiers indient, die aantonen dat hij of zij Lean Six Sigma succesvol in de praktijk heeft toegepast. Door middel van een presentatie aan een examencommissie geeft de deelnemer een persoonlijke toelichting op deze projecten. De basis voor deze examens is het internationaal erkende ‘body of knowledge’ van ASQ (American Society for Quality). Voor maatwerk opleidingen is certificering ook mogelijk. Hiervoor ontwikkelt Share4 dan een examen op maat, dat aansluit op de theorie van de deelnemer.
20
Black Belt
Duur | 12 daagse training (6 daagse training indien upgrade Green Belt naar Black Belt)
Voor wie | Projectleiders, intern adviseurs, procesverbeteraars, beleidsmedewerkers en mensen met een passie voor verbeteren.
Dit is de meest uitgebreide Belt opleiding. Na deze opleiding is iemand in staat om zelfstandig complexe Lean Six Sigma projecten uit te voeren. Black Belts binnen uw organisatie zullen u kritische vragen stellen over de prestatie en inrichting van uw proces. Ze zullen geen genoegen nemen met signalen en incidenten maar gaan op zoek naar de kernoorzaken van een probleem om tot structurele oplossingen te komen. Verbetertrajecten worden altijd ingezet op basis van feiten. De Black Belts worden uw organisatieadviseurs die u helpen in het bereiken van doelen. Daarnaast merkt u dat projecten worden afgemaakt. Er worden geen adviesrapporten opgeleverd maar de Black Belt blijft betrokken tot de verbetering in het nieuwe proces is geĂŻmplementeerd en de beoogde resultaten zijn bereikt. Een Black Belt combineert de rol van projectleider en procesbegeleider. Kennis en vaardigheden De Black Belt opleiding hanteert de Lean Six Sigma projectaanpak (DMAIC: define, measure, analyse, improve en control) als basis. Tijdens deze opleiding leert men de succesfactoren van een Lean Six Sigma cultuur te benoemen en te vertalen naar de eigen organisatie. Men leert Lean Six Sigma structuren en technieken toe te passen en
veranderingen in de eigen organisatie te initiĂŤren en te faciliteren. Daarnaast leert men processen Lean in te richten, procesbeheersing op te zetten en een cultuur van continu verbeteren te faciliteren. Ook is er veel aandacht voor statistische analyses. Men leert processen te meten en te analyseren voordat er verbeteringen worden bedacht en geĂŻmplementeerd. Zo is het mogelijk om te komen tot de kernoorzaak van het probleem en aan te tonen wat het effect van een verbetering is geweest. Upgrade Wie al Green Belt gecertificeerd is en graag Black Belt wil worden, kan een verkort upgrade programma volgen. Hierin staan we uitgebreid stil bij de meer complexe statistische toetsen, waarvoor we de statistische software Minitab gebruiken. Ook besteden we aandacht aan projectmanagement en veranderkundige vaardigheden. Het is wel belangrijk om vooraf af te stemmen bij welk instituut het Green Belt certificaat behaald is, om er zeker van te zijn dat het verkorte programma toereikend is.
21
In deze training leren deelnemers om basis Lean Six Sigma projecten op te zetten en succesvol uit te voeren.
Green Belt
U zult merken dat uw Green Belts continu bezig (willen) zijn met het verbeteren van hun processen. Binnen de teams zullen ze problemen onderzoeken en verbeteringen initiëren. Ze zijn een essentiële schakel in het continu verbeteren van uw bedrijfsprocessen.
Duur | 8 daagse training
Green Belt versus Black Belt Green Belts zijn volwaardige projectleiders. Een Black Belt heeft echter meer theoriekennis en beschikt over meer vaardigheden. Daardoor is hij of zij in staat om grotere en complexere verbeterprojecten uit te voeren. Naast projectleider van kleinschalige veranderingen is de Green Belt ook een uitstekende aanvulling op een Black Belt. Als projectlid in omvangrijke Lean Six Sigma projecten kan een Green Belt er voor zorgen dat een Black Belt effectiever projecten kan uitvoeren. Kennis en vaardigheden In deze opleiding wordt – net als in de Black Belt opleiding – de Lean Six Sigma projectaanpak (DMAIC: define, measure, analyse, improve en control) als basis gebruikt. Belangrijke principes zoals de ‘voice of the customer’, verbetertools en
borgingstechnieken worden uitgebreid behandeld. Daarbij leren deelnemers metingen opzetten, eenvoudige analyses maken en omgaan met de statistische software Minitab. Ook leert men de succesfactoren van een Lean Six Sigma cultuur te benoemen en te vertalen naar de eigen organisatie. In vergelijking tot de Black Belt opleiding betreft het hier slechts een geselecteerd aantal Lean Six Sigma structuren en technieken. Het gaat er met name om kleinschalige veranderingen in de eigen organisatie te kunnen initiëren en faciliteren. Daarnaast leert men processen Lean in te richten, prestaties te analyseren, procesbeheersing op te zetten en een cultuur van continu verbeteren te stimuleren.
Voor wie | Projectleiders, intern adviseurs, procesverbeteraars, beleidsmedewerkers en mensen met een passie voor verbeteren.
22
Mardjan Seighali Stichting voor VluchtelingStudenten UAF
UAF ondersteunt hoogopgeleide vluchtelingen bij het realiseren van een passende maatschappelijke positie. Ze begeleiden hen bij hun studie en bij het vinden van een baan die aansluit bij hun capaciteiten. ‘UAF heeft te maken met soms ingewikkelde werkprocessen. Iemand die hier in Nederland de kans krijgt om een opleiding te volgen, loopt door diverse afdelingen van onze instelling heen en is al snel meerdere jaren ‘bij ons’. Wij moeten er voor zorgen dat deze student binnen een geschikte termijn zijn of haar diploma kan behalen.’ Het spreekt voor zich dat de ene student meer begeleiding nodig heeft dan de andere, bijvoorbeeld bij de Nederlandse taal. ‘Maar het is natuurlijk ondoenlijk om 3000 maatwerkprogramma’s te ontwikkelen. Want over zoveel mensen heb je het dan. Daarom moeten we slim omgaan met de programma’s die er zijn en de balans zoeken tussen goede, gerichte studentondersteuning en de opleidingen die we kunnen bieden.’
Mardjan is directeur van UAF en zelf een Black Belt. Ze heeft goede ervaringen met het toepassen van Lean Six Sigma. ‘De kracht ervan is dat niet het proces zelf, maar juist de mensen in dit proces centraal worden gesteld. Dat zij de middelen aangereikt krijgen om zelf hun werkzaamheden gestructureerd te verbeteren.’ Mardjan werkte al eerder met Patrick, Luc en Arne samen. ‘Een van de dingen die ik erg waardeer in de aanpak van Share4, is de mate waarin ze aandacht besteden aan goed opdrachtgeverschap. ‘Share4 zorgt voor een grote betrokkenheid van deze opdrachtgevers en begeleidt ze daar ook bij. Als opdrachtgevers hun verantwoordelijkheden nemen, dan komt dit het welslagen van projecten absoluut ten goede. ’ De uitdaging van UAF ligt in het creëren van goede end-to-end processen. Met de focus op een zo kort mogelijke doorlooptijd, zonder dat dit ten koste gaat van een zorgvuldige begeleiding van de vluchteling-student.
23
‘Als wij Lean Six Sigma goed oppakken als organisatie, dan kunnen we uiteindelijk veel besparen. Iets wat ontzettend belangrijk is bij een goededoelenorganisatie zoals de onze.’ Om dit doel te bereiken heeft UAF er voor gekozen om 15 mensen tot Black Belt op te laten leiden. ‘We hebben gekozen voor een gemengde groep van medewerkers, met diverse achtergronden en werkzaamheden. Zo hebben we een goede basis om het Lean-gedachtegoed verder te verspreiden.’ De opleiding is zo ingericht, dat elke deelnemer tijdens de opleiding werkt aan een eigen project. ‘De doorlooptijd is al snel enkele maanden, waardoor het mogelijk is om echt iets te bereiken. Gedurende de hele opleidingsperiode krijgen onze mensen begeleiding van de docenten en vindt intervisie plaats. Het is dan erg waardevol als de partij waarmee je werkt niet alleen theorie en tools aanreikt, maar zich ook echt inleeft in je organisatie. Share4 doet dit erg goed. Ze begrijpen wat MVO-denken inhoudt en handelen echt in het verlengde van onze eigen waarden.’
24
Orange Belt
Deze training is een kennismaking met Lean Six Sigma. Hierna is het effectief deelnemen aan Lean Six Sigma projecten in een organisatie mogelijk. Ook geeft deze training managers de benodigde kennis om een start te maken met het verbeterproces.
Duur | 2 dagen U zult ervaren dat de Orange Belt, door de technieken en de kennis die hij of zij tijdens deze training leert, in staat is om collega’s te motiveren om verbetersuggesties aan te dragen. Vanaf dat moment is het belangrijk dat de leidinggevende zijn of haar medewerker de ruimte gaat geven om verbeteringen te realiseren. Voor wie | Projectmedewerkers en mensen die nog geen kennis hebben van Lean Six Sigma
Kennis en vaardigheden Tijdens deze training worden de technieken en standaarden van Lean Six Sigma toegelicht aan de hand van voorbeelden, praktijkervaringen, cases en opdrachten. Tevens laten we deelnemers in een praktijksimulatie ervaren wat het is om Lean Six Sigma toe te passen. Hierin zullen ze merken dat ze grote prestaties kunnen bereiken als ze gezamenlijk verbeteringen doorvoeren in processen. Ook leren ze wat de DMAIC projectaanpak is, wat de achtergrond van
deze verbeterfilosofie is en zetten ze de eerste stappen richting de toepassing ervan. Ze leren de succesfactoren van een Lean Six Sigma cultuur te benoemen en te vertalen naar de eigen organisatie, en een geselecteerd aantal Lean Six Sigma structuren en technieken toe te passen. Tot slot leren ze om kleine verbeteringen door te voeren en vooral ook hoe ze continu kritisch kunnen kijken naar hun eigen werkprocessen.
25
Een Champion is opdrachtgever van Lean Six Sigma projecten en aanjager van de toepassing van Lean Six Sigma in uw organisatie. Hij of zij is de uitdrager van het gedachtegoed en verantwoordelijk voor de strategische doorvertaling ervan.
Champion
Duur | 1 dag (of 2 dagdelen) Om Lean Six Sigma succesvol toe te passen, is de rol van Champion van groot belang. De Champion weet wat Lean Six Sigma voor de organisatie betekent, welke sturing er nodig is en wat voor soort leiderschap van het management en de directie wordt verwacht. Ook weet hij of zij als geen ander op welke manier de verbetering vormgegeven kan worden. Bijvoorbeeld door projectmatig of incrementeel te verbeteren. Door de ambities die de Champion uitdraagt en de projecten die hij of zij selecteert, wordt richting gegeven aan de verbetering van de organisatie. De Champion committeert zich aan deze projecten en zorgt dat ze voldoende aandacht krijgen. Daarmee wordt een cruciale rol vervuld in de succesvolle toepassing van continu verbeteren.
Kennis en vaardigheden Tijdens deze korte opleiding leert de deelnemer de succesfactoren van een Lean Six Sigma cultuur te benoemen en te vertalen naar de eigen organisatie. Men leert er wat het opdrachtgeverschap voor Lean Six Sigma inhoudt. Zo is er veel aandacht voor de wijze waarop geschikte projecten kunnen worden geselecteerd en leert men bepalen welke toepassing van Lean Six Sigma geschikt is in een specifieke situatie.
Voor wie | (Senior) managers / opdrachtgevers van Lean Six Sigma projecten
26
Lean facilitator
Deze training leidt managers en medewerkers op tot ‘verbetercoaches’. Aan de hand van de Deming circle (plan-do-check-act) leren ze alle Lean verbetertechnieken. Hiermee zijn ze in staat om hun medewerkers en collega’s in beweging te brengen en goede ideeën voor verbetering te laten ontwikkelen.
Duur | 6 dagen (of 12 dagdelen)
Voor wie | Managers, teamleiders en verbetercoaches
De basis voor deze training is de Lean filosofie. Deze heeft één duidelijk doel: door minder fouten en meer efficiëntie alleen datgene leveren waar de klant om vraagt. Om dit te bereiken moeten managers en medewerkers samenwerken in het reflecteren op en het verbeteren van de processen. De Lean facilitator is als verbetercoach onmisbaar in dit proces. U zult merken dat teams prestaties voortaan zichtbaar zullen maken, verspillingen in processen zullen benoemen en voorstellen tot verbetering gaan signaleren en uitvoeren. Is een probleem niet direct op te lossen? Dan zal de Lean facilitator collega’s met kennis van dit probleem bijeen roepen, om de oorzaak te achterhalen en verbeteringen te bedenken. Op deze manier zorgt de Lean facilitator samen met u voor een verbetering
van de klant- en medewerkerstevredenheid. Een Lean facilitator kan tijdelijk aan een team worden toegevoegd, maar kan ook de leidinggevende of een vaste medewerker binnen een team zijn. Kennis en vaardigheden Tijdens de opleiding tot Lean Facilitator leren deelnemers denken in processen en hoe ze verspillingen hierin kunnen herkennen. Ze leren hoe ze deze kunnen elimineren door het toepassen van Lean technieken en principes. Daarbij leren deelnemers om structuren te implementeren waarmee een proces van continu verbeteren op gang kan worden gebracht en kan worden geborgd. Ook is er aandacht voor het begeleiden van medewerkers in het bedenken en realiseren van ideeën voor verbetering.
27
In deze training staat de dagelijkse aansturing en ontwikkeling van processen centraal. Middels de plan-do-check-act cyclus van de Deming circle leert men reflecteren op deze dagelijkse routines, waardoor prestaties kunnen worden verhoogd.
Operationeel management
Duur | 3 dagen of 6 dagdelen Leidinggevenden die deze training volgen zijn in staat om betrokken teams te creĂŤren die dagelijks hun proces en prestaties durven te bespreken. Fouten zijn geen taboe meer, maar vormen juist een inspiratie voor verbeteringen. U zult zien dat processen, prestaties en de samenwerking tussen teams letterlijk zichtbaar worden gemaakt. Op visualisatieborden ziet u de dagelijkse voortgang die uw teams boeken. U merkt dat ze kritisch zijn op hun prestaties en dat ze sturen op procesindicatoren die bijdragen aan de bedrijfsdoelstellingen.
Kennis en vaardigheden Deelnemers aan deze training leren hoe ze prestatiemanagement moeten inrichten. Ze leren te bepalen welke prestatieindicatoren van belang zijn voor een proces en wat de wijze en frequentie van meten en rapporteren dient te zijn. Ze leren structuren te implementeren om het proces van continu verbeteren op gang te brengen en te houden, en hoe ze medewerkers kunnen begeleiden in het bedenken en realiseren van verbeteringen. In dit kader wordt er veel aandacht besteed aan de ontwikkeling van leiderschap- en coachingsvaardigheden, waarmee houding en gedrag kunnen worden gestimuleerd. Deze zijn onmisbaar om continu verbeteren blijvend toe te passen.
Voor wie | Managers en teamleiders
Jan Willem de Moor
Intergamma
Jan-Martijn Sijtsma
28
Intergamma is een franchiseorganisatie voor bouwmarkten in Nederland en België. Met de exploitatie van de winkelformules GAMMA en KARWEI is Intergamma marktleider in de doe-het-zelf-markt in de Benelux. Goed voorraadbeheer is een belangrijk onderdeel van hun werkzaamheden. Om dit voorraadbeheer te optimaliseren startte Intergamma het project ‘integrale planning.’ Jan-Martijn Sijtsma is Green Belt binnen Intergamma en werd de projectleider van dit project. Hij kreeg de opdracht om een nieuw proces in te richten tussen vijf verschillende afdelingen. ‘Het luistert heel nauw om voorraadbeheer te optimaliseren. Je wilt dat klanten nooit misgrijpen, zodat ze tevreden zijn, maar je moet er voor zorgen dat de voorraad niet onnodig hoog is. Want dat kost geld. Een goede samenwerking tussen de vijf betrokken afdelingen is dan ook cruciaal.’ Jan Willem de Moor, planner binnen Intergamma, neemt deel aan het project van Jan-Martijn. ‘Je merkt heel goed dat dit project zich focust op samenwerking. We
zijn het project gestart met een procesworkshop. Hierin hebben we alle activiteiten uit ons proces en de raakvlakken met andere teams in kaart gebracht. Ontzettend verhelderend was dat. We hebben direct kunnen bepalen welke activiteiten waarde toevoegen en welke eigenlijk verspilling zijn.’ Het in kaart brengen van het proces helpt de deelnemers om bewuster keuzes te maken. ‘We kunnen nu de consequenties van onze keuzes overzien. Voorheen waren we veel te reactief georganiseerd. Het proces hangt nu op een brown-paper aan de muur in onze kamer. We hebben continu aandacht voor het proces en de knelpunten. Zodat we die stuk voor stuk kunnen oplossen.’ Wekelijks komt het projectteam bij elkaar, onder leiding van Jan-Martijn. ‘Deze meetings staan in het teken van samen leren en verbeteren. We bespreken de prestaties, delen de knelpunten met elkaar en bepalen gezamenlijk verbeteracties. Op deze manier wordt progressie heel zichtbaar. En dat motiveert enorm.’
29
De taken worden altijd verdeeld tussen projectleider en teamleden. Iedereen heeft een even grote verantwoordelijkheid in het verbeteren van het proces. ‘Het is heel belangrijk dat je dit doet. Als ik er straks als projectleider tussenuit stap, wil je niet dat het verbeterproces stilvalt. Iedereen moet de verantwoordelijkheid voelen om het voort te zetten. En ook het vertrouwen hebben dat ze dit kunnen.’ Jan Willem kan niet anders dan onderschrijven dat deze projectaanpak zijn vruchten afwerpt. Hij heeft er alle vertrouwen in dat ze de verbetering straks zelfstandig kunnen voortzetten. ‘We zijn vanaf de start onderdeel van het project, er zijn structuren ingericht voor reflectie en verbetering en er zijn ons tools en technieken aangereikt die ons ondersteunen in dit proces. Maar bovenal zijn we ons heel erg bewust geworden van het proces waarvan we samen deel uitmaken. En van de samenwerking die nodig is om dit proces te sturen en continu te blijven verbeteren.’
30
Agile organiseren
Van oorsprong wordt Agile vooral ingezet voor software ontwikkeling. Wij zijn echter van mening dat de principes en bijbehorende methodes veel breder inzetbaar zijn. Daarom leren wij deelnemers in deze opleiding om Agile in te zetten voor het ontwikkelen en continu verbeteren van zowel processen als producten.
Duur | 4 dagen
Voor wie | projectleiders, intern adviseurs, procesverbeteraars, beleidsmedewerkers en mensen met een passie voor verbeteren.
Wie werkt volgens Agile organiseren werkt in een multidisciplinair team, waarvan de klant ook deel uitmaakt. Collega’s uit verschillende afdelingen en met verschillende expertises werken gefocust aan het verbeteren van een afgebakend product of proces. In korte ‘sprints’ van een dag of een week wordt een product of een (deel van een) proces ontwikkeld of verbeterd. Voordeel van deze methode is dat hernieuwde inzichten van een klant vroegtijdig worden gesignaleerd en in het ontwikkeltraject kunnen worden meegenomen. De klant heeft ook een regiefunctie, want zodra een verbetering zichtbaar is, is het de klant die de prioriteit voor de volgende verbeterslag bepaalt.
Het is een flexibele methode. Zo ontstaat er op efficiënte wijze een product of proces dat volledig aan de wensen van de klant voldoet. Kennis en vaardigheden Agile hanteert veel dezelfde principes als Lean Six Sigma. Tijdens deze opleiding leren deelnemers de overeenkomsten tussen beide methodes te benoemen. Ze leren processen te ontwikkelen met behulp van agile principes en hoe ze deze principes kunnen inzetten voor een continu verbeterproces. Het begeleiden van de wijze waarop medewerkers samenwerken met de klant en het team is een belangrijk onderdeel van de training. Ook leren deelnemers hoe ze teams kunnen helpen focus te houden op een verbetering.
31
Kaizen staat voor ‘veranderen naar beter’. Het is een methode waarbij problemen binnen een bedrijf in hele korte tijd (één of twee sessies) kunnen worden opgelost. Een Kaizen-facilitator bereidt deze sessies (workshops) voor en begeleidt het hele proces.
Kaizen facilitator
Duur | 2 dagen In een workshop wordt een probleem door een multidisciplinair team van diverse kanten belicht. Het wordt kort geanalyseerd, waarna direct wordt ingezoomd op de kernoorzaken. Voor de belangrijkste kernoorzaken worden werkende oplossingen bedacht en gelijk ingevoerd. Als er geconstateerd wordt dat het probleem niet meer voorkomt, wordt de Kaizen afgerond. U zult merken dat teams die gebruik maken van de Kaizen methode op een zeer gestructureerde manier problemen oplossen. Hierdoor zijn ze in staat om heel snel de kernoorzaken van een probleem te benoemen. Ook kunnen ze hierdoor binnen een bijzonder korte termijn verbeteringen bedenken en ïmplementeren. De Kaizen-facilitator is een waar-
devolle toevoeging aan ieder team als het uw ambitie is om continu verbeteren binnen uw organisatie te implementeren. Kennis en vaardigheden Tijdens de tweedaagse training leren deelnemers hoe ze een Kaizen workshop opzetten en uitvoeren. We behandelen diverse technieken die ze kunnen inzetten in de begeleiding van dit groepsproces. De training is heel praktijkgericht. Middels cases en simulaties leren deelnemers de technieken daadwerkelijk toepassen en kunnen ze ervaren hoe het is om een Kaizenworkshop te faciliteren.
Voor wie | projectleiders, intern adviseurs, procesverbeteraars, beleidsmedewerkers en mensen met een passie voor verbeteren.
32
Meer informatie?
Wij kunnen ons voorstellen dat u veel vragen heeft over ons opleidingsaanbod. Ze zijn allemaal gericht op het verbeteren van uw organisatie. Maar welke opleiding sluit nu het meest aan bij uw problematiek? Op welk niveau is training nodig, en welke mensen zijn hiervoor het meest geschikt? Hoe omvangrijk is een coachingstraject na afloop? En is dit altijd noodzakelijk? Al deze vragen kunnen wij pas beantwoorden wanneer wij zicht hebben op het einddoel dat u wilt bereiken. Heeft u behoefte aan een eerste oriĂŤntatie? Dan gaan wij graag met u in gesprek.
Arne Bax 06 - 37 45 89 54 arne.bax@share4.eu Luc Molenaar 06 - 37 45 89 62 luc.molenaar@share4.eu Patrick van Duren 06 - 37 45 89 31 patrick.van.duren@share4.eu Algemeen 020 - 77 49 849 info@share4.eu Correspondentieadres Postbus 94218 1090 GE Amsterdam
33
Tekst & vormgeving: Peggy Rohen
Š Share4 - alle rechten voorbehouden
www.share4.eu