Capítulo I. EXPERIENCIAS EN LAS REFORMAS DE LA ADMINISTRACIÓN DE JUSTICIA PENAL DESDE LA VISIÓN INSTITUCIONAL Y ADMINISTRATIVA
Como todo sistema, para el logro de sus objetivos demanda un volumen estimado de causas a resolver (alcance), personal (jueces y funcionarios no jurisdiccionales) y un costo (presupuesto). Además, debe tener un cronograma, así como un control del avance del mismo a través de etapas o hitos. Como su ejecución (en volumen) va de una cantidad importante de causas hacia cantidades cada vez menores, entonces también debe acompañarse de procesos destinados a liberar personal para transferirlo al nuevo sistema. Durante la implementación es recomendable destinar tiempo a la realización de algunas actividades de capacitación (críticas - análisis) y retroalimentación basadas en casos reales. Es decir, tomar en cuenta aquellos problemas tipo, cuellos de botella o dificultades procesales que van surgiendo en la práctica cotidiana y, de forma conjunta entre los miembros del SAJ, recomendar las acciones correctivas y la retroalimentación necesarias. Durante la etapa de la implementación es que se deben poner en práctica los ajustes organizacionales necesarios. Estos pueden implicar la reorganización de las instituciones, el cambio de sus procesos, reformas en roles y funciones, despidos y contrataciones. La mayor duda durante esta etapa se refiere a la cantidad de personal jurisdiccional y no jurisdiccional que se requiere para atender la carga del nuevo sistema. De forma inversa a la liquidación de causas, el nuevo sistema comienza con una carga procesal baja, pero con el tiempo debe llegar a responder por el total de la carga de trabajo. Los modelos matemáticos y la simulación de tiempos óptimos requeridos ayudan a resolver la asignación del personal jurisdiccional y no jurisdiccional que se necesita. Sobre todo al inicio de la implementación, es posible que surjan “acuerdos” o formas de actuar aceptadas por todos los actores del SAJ para proceder de determinada manera frente a situaciones específicas o de detalle que muchas veces por su especificidad quedan fuera del alcance de la Ley. Por supuesto que estas formas de actuar o proceder deben ser las mismas en todos los casos, a fin de evitar discrecionalidades; por ello es que se recomienda documentarlas y buscar que sean lo más simples y sencillas posibles, y por ende alejadas de toda burocracia. La implementación debe tener en mente al usuario y sus necesidades. Principalmente con la entrada en vigencia del nuevo sistema, se hace necesario orientar y profundizar los conocimientos del usuario, sus derechos y obligaciones durante el proceso, identificar las instancias a las que puede recurrir para trámites, quejas o la absolución de dudas. Para esto es recomendable destinar personal encargado de encauzar y guiar al usuario en la nueva forma de trabajo; también ayuda la elaboración, impresión y distribución de afiches acerca del proceso, bípticos o trípticos que sean de fácil acceso para los usuarios y que respondan a las dudas más comunes.
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