Berisi pengumuman acara yang akan dilakukan oleh IAAS menyangkut antara lain nama kegiatan, waktu dan tempat pelaksanaan, kontribusi dsb. Pamflet menyangkut antara lain : - Nama kegiatan - Hari dan tanggal - Jam pelaksanaan - Tempat pelaksanaan - Range pendaftaran dan batas pembayaran - Jumlah kontribusi - Contact person Tema Spanduk : Lambang IAAS., tema, tanggal dan tempat Baliho : kurang lebih sama dengan panflet. Leaflet : point = panflet + deskripsi + teknis pelaksanaan PJ : panitia kegiatan dan sepengatahuan PR 4.
Gathering Tujuan : untuk menumbuhkan kekompakan sesama IAASer dan alumni dan menumbuhkan sense of belonging to IAAS. menjalin hubungan yang baik dengan pihak extern IAAS. Sasaran cb: ntern (anggotan IAAS + alumni), ekstern (rektorat), institusi (kolega IAAS) Instrument : Perayaan ulang tahun anggota Berupa rujak party dan sejenisnya (tergantung budget) yang dananya berasal dari iuran yang ber-ulangtahun. Akumulasi setiap 1 atau 2 bulan. Data anggota yang berulang tahun didapat dari HRD. Perayaan setiap akhir bulan. Menghubungi alumni Membuat buku untuk menghimpun alumni (hubungi HRD). Berisi temapat kerja, jabatan, dsb. Undang pada saat ada acara besar di IAAS dan saat Ultah IAAS, kirim berita tentang IAAS ( 3 bulan/6 bulanan). Hubungi team publikasi. Komunikasi dengan NC, HQ dan IAAS internasional Mengusulkan bikin mailing list external lewat NC, kirim ke Mailing List IAAS International. 4. Protokol Merupakan susunan acara pembukaan dan penutupan secara umum pada kegiatan-kegiatan IAAS LC Unibraw. - Greeting - Welcoming Note (mencakup salam selamat datang kepada seluruh audiens) - Pembacaan susunan acara (materi apa, nama pemateri, durasi per materi) - Penutup - Pengumuman-pengumuman Contoh teks pembukaan acara (in English) dapat dilihat di lampiran. 5. Standar Mengundang Tamu Dalam mengundang tamu baik sebagai pemateri, pemberi kata sambutan, pembuka acara dan sebagainya, perlu memperhatikan halhal berikut ini: - contact person yang bersangkutan - selalu memantau keberadaan tamu hingga di lokasi acara - penjemputan - fee - surat ucapan terima kasih dan atau vandel/kenang-kenangan atau bentuk reward lainnya - menginformasikan dengan jelas tema acara, durasi, lokasi dan waktu acara. - menanyakan media apa yang diperlukan tamu dalam presentasi 6. Standar Penerimaan Tamu 1. Dengan pemberitahuan sebelumnya a. Konfirmasikan kapan kepastian kedatangan ke Malang [via surat-email-telp], siapa saja [berapa jumlah] yang datang, apa yang hendak dilakukan di Malang [agenda kerja]. kondisi Malang terkini [lokasi,situasi, akomodasi]. b. Koordinasikan dengan staf dan atau pihak terkait mengenai lokasi/tempat hosting, di rumah/kost staf atau di penginapan. agenda yang hendak dilakukan guest di Malang, lokasi yang hendak dituju. c. Tentukan siapa penanggungjawabnya [LO]. d. Lakukan penjemputan. e. Antarkan ke lokasi hosting yang telah ditentukan [istirahat]. f. Bicarakan dan sampaikan kepada guest tentang agenda yang hendak dilakukan, kapan pelaksanaan dimulai dan apa tujuan yang hendak dicapai, kondisi [politik, ekonomi, sosial, budaya, dsb] Malang dan terkini yang terkait dengan agenda kegiatan di Malang. IAAS Indonesia LC Unibraw
6