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Tabla de Contenido.Tabla de Contenido ................................................................................................................................................... Pág. I MODULO a2 SISTEMA............................................................................................................................................. Pág. 5 • Introducción a la herramienta Administrativa Configurable, ventajas y aplicaciones ......................................... Pág. 7  Qué es a2 ..................................................................................................................................................... Pág. 7  Qué ofrece a2............................................................................................................................................... Pág. 7 • Generalidades de a2 Herramientas Administrativa Configurable ....................................................................... Pág. 7  Requisitos Mínimos de Hardware ................................................................................................................ Pág. 7 • Diferentes forma de instalar a2 Herramienta Administrativa Configurable en monousuario. ............................ Pág. 8  Aplicación Demostrativa .............................................................................................................................. Pág. 8  Licencia Final (Personalizada) ..................................................................................................................... Pág. 8 • Pasos para la instalación de a2 Herramienta Administrativa Configurable ........................................................ Pág. 9 • La aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, versión 4.0. .......................................................... Pág. 11 • Mejora en el Rendimiento de la Red .................................................................................................................. Pág. 11 • Como Activar el Modo Cliente-Servidor.............................................................................................................. Pág. 11  Ficha Sesiones ............................................................................................................................................. Pág. 12  Ficha Status ................................................................................................................................................. Pág. 13  Ficha Configuración ..................................................................................................................................... Pág. 13 • Desde el Módulo de a2 Sistema ......................................................................................................................... Pág. 15  Ficha Conexión ............................................................................................................................................ Pág. 16  Ficha Usuarios ............................................................................................................................................. Pág. 18  Ficha Base de Datos .................................................................................................................................... Pág. 19 • Acerca de Instalar la Aplicación Estación y los Puntos De Venta ...................................................................... Pág. 21 • Consideraciones Finales .................................................................................................................................... Pág. 21 • Instalación En Redes .......................................................................................................................................... Pág. 24 • Directorios a2Softway ......................................................................................................................................... Pág. 26 • Archivos de a2Softway ....................................................................................................................................... Pág. 26 • Tablas de a2Softway .......................................................................................................................................... Pág. 27 • Estructura de Archivos y Directorio a2Softway .................................................................................................. Pág. 28 • Organización de a2 Herramienta Administrativa Configurable ........................................................................... Pág. 31 • Entorno de Trabajo del a2 Herramienta Administrativa Configurable ................................................................ Pág. 31 • Módulo a2 Administrativo ................................................................................................................................... Pág. 31 • Entorno de trabajo de a2 Usuario o Sistema ...................................................................................................... Pág. 33 • Usuario Master y configuración de la empresa .................................................................................................. Pág. 35 • Títulos y Correlativos .......................................................................................................................................... Pág. 37  Titulos y Correlativos – Ficha General ......................................................................................................... Pág. 37  Entorno de la ventana “Archivo de Configuración” ...................................................................................... Pág. 37  Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Descuentos Pronto Pago ................................................................ Pág. 39  Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Serie de Facturas ........................................................................... Pág. 39  Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Opción Períodos ............................................................................ Pág. 41  Configuración de Períodos. ......................................................................................................................... Pág. 44  Títulos y Correlativos - Ficha Inventario. ..................................................................................................... Pág. 45  Configuración de precios de la Aplicación ................................................................................................... Pág. 46  Títulos y Correlativos - Ficha Ventas y Clientes. ......................................................................................... Pág. 47  Titulo y Correlativos - Ficha Proveedores y Compras .................................................................................. Pág. 48  Títulos y Correlativos - Ficha Bancos .......................................................................................................... Pág. 49  Títulos y Correlativos - Ficha Varios ........................................................................................................... Pág. 49  Títulos y Correlativos - Ficha Códigos. ....................................................................................................... Pág. 50 • Administración de usuarios................................................................................................................................. Pág. 52  Ficha Básica ................................................................................................................................................ Pág. 53  Ficha Avanzado ........................................................................................................................................... Pág. 55  Ficha Menús ................................................................................................................................................ Pág. 57  Ficha Menú – Recuadro Formas Disponibles .............................................................................................. Pág. 59 • Configurar prefijos en las formas ........................................................................................................................ Pág. 65 • Agregar una página a una forma. ...................................................................................................................... Pág. 70 • Características de los campos, dependiendo de su tipo de dato ...................................................................... Pág. 81  Restricciones ................................................................................................................................................ Pág. 88  Ficha Políticas .............................................................................................................................................. Pág. 88 • Formatos de Impresión ....................................................................................................................................... Pág. 130  Consideraciones sobre los Formatos Principales y Secundarios ................................................................ Pág. 130  Bandas de Impresión ................................................................................................................................... Pág. 130 • Características de los elementos que se pueden incluir en los formatos de impresión ..................................... Pág. 132  Variables de Impresión ................................................................................................................................ Pág. 132 • El Editor de Formatos de Impresión ................................................................................................................... Pág. 145  Propiedades de un formato. ........................................................................................................................ Pág. 147

I

 Paleta de variables. ..................................................................................................................................... Pág. 156  Campos en formato de Código de Barras ................................................................................................... Pág. 158  Fórmulas. .................................................................................................................................................... Pág. 160 • Pasos para crear un Formato de Impresión ....................................................................................................... Pág. 162 • Cierre de período ................................................................................................................................................ Pág. 173 • Extender el período de trabajo ........................................................................................................................... Pág. 175 • Cierre de estadísticas ......................................................................................................................................... Pág. 175 MODULO a2 ADMINISTRATIVO .............................................................................................................................. Pág. 177 • Entorno de trabajo .............................................................................................................................................. Pág. 179 • Menú Mantenimiento .......................................................................................................................................... Pág. 183  Departamentos ............................................................................................................................................. Pág. 183  Depósitos ..................................................................................................................................................... Pág. 191  Inventario...................................................................................................................................................... Pág. 191  Zonas ........................................................................................................................................................... Pág. 196  Clientes ........................................................................................................................................................ Pág. 197  Vendedores .................................................................................................................................................. Pág. 200  Tarjetas de Crédito ....................................................................................................................................... Pág. 201  Monedas....................................................................................................................................................... Pág. 201  Proveedores ................................................................................................................................................ Pág. 202  Bancos ......................................................................................................................................................... Pág. 204  Conceptos Bancarios .................................................................................................................................. Pág. 205  Beneficiarios ................................................................................................................................................ Pág. 205 • Menú Transacciones .......................................................................................................................................... Pág. 206 • Inventario ............................................................................................................................................................ Pág. 206  Inventario - Cargos ....................................................................................................................................... Pág. 206  Procedimiento para elaborar un Cargo ........................................................................................................ Pág. 208  Inventario: Descargos .................................................................................................................................. Pág. 209  Inventario - Transferencias........................................................................................................................... Pág. 211 • Ajustes de Inventario .......................................................................................................................................... Pág. 213  Ajustes de Inventario – Ajuste de Existencias ............................................................................................. Pág. 213  Ajustes de Inventario – Ajuste de Seriales y Existencias ............................................................................. Pág. 215  Seriales por Deposito ................................................................................................................................... Pág. 216  Consulta de Seriales .................................................................................................................................... Pág. 217  Ajustes de Inventario – Ajuste de Precios .................................................................................................... Pág. 218  Costo Referencial ......................................................................................................................................... Pág. 222  Ajustes de Inventario – Ajuste de Máximos y Mínimos ................................................................................ Pág. 223  Ajustes de Inventario – Ajuste de Impuesto ................................................................................................. Pág. 227  Requisiciones ............................................................................................................................................... Pág. 230 o Requisiciones ............................................................................................................................. Pág. 230 o Procesar Requisiciones.............................................................................................................. Pág. 231 o Selección de Multiples Proveedores al procesar una Requisición ............................................. Pág. 234 o Despachar Requisición .............................................................................................................. Pág. 237  Solicitudes de Cotización ............................................................................................................................. Pág. 238 o Solicitud de Cotización ............................................................................................................... Pág. 239 o Solicitud de Cotización basada en una Requisición en Transito................................................ Pág. 241 o Procesar Solicitud ...................................................................................................................... Pág. 242 o Selección de Multiples Proveedores al procesar una Cotización............................................... Pág. 245  Ofertas y Presentaciones ............................................................................................................................. Pág. 246 • Clientes ............................................................................................................................................................... Pág. 256  Clientes – Cuentas por Cobrar ..................................................................................................................... Pág. 257  Pagos o Abonos ........................................................................................................................................... Pág. 260  Notas de Credito .......................................................................................................................................... Pág. 260  Aplicar Nota de Credito ................................................................................................................................ Pág. 260  Nota de Credito Pendiente ........................................................................................................................... Pág. 261  Aplicar Documentos Pendientes .................................................................................................................. Pág. 261  Facturas ....................................................................................................................................................... Pág. 262  Notas de Debito............................................................................................................................................ Pág. 262  Elaborar Notas de Debito por Cheque Devuelto .......................................................................................... Pág. 263  Giros ............................................................................................................................................................. Pág. 264  Pagos adelantados....................................................................................................................................... Pág. 265  Anular Ultima operación ............................................................................................................................... Pág. 266  Retenciones ................................................................................................................................................ Pág. 268  Intereses de Mora ........................................................................................................................................ Pág. 271  Guías de Despacho...................................................................................................................................... Pág. 273  Planificación de Cobranza ........................................................................................................................... Pág. 278 • Proveedores ....................................................................................................................................................... Pág. 281  Proveedores – Cuentas por Pagar .............................................................................................................. Pág. 281  Emisión de Ordenes de Pago ...................................................................................................................... Pág. 281  Pagos ........................................................................................................................................................... Pág. 284  Notas de Debito............................................................................................................................................ Pág. 284

II

• • • • •

• •

 Aplicar Documentos Pendientes .................................................................................................................. Pág. 282  Facturas ....................................................................................................................................................... Pág. 285  Notas de Crédito .......................................................................................................................................... Pág. 285  Giros ............................................................................................................................................................. Pág. 285  Pagos adelantados....................................................................................................................................... Pág. 285  Anular Ultima operación ............................................................................................................................... Pág. 285  Retenciones Ordinarias ................................................................................................................................ Pág. 285  Reportes ....................................................................................................................................................... Pág. 285  Retenciones de I.V.A.................................................................................................................................... Pág. 286 Manejo de Seriales ............................................................................................................................................. Pág. 287 Comprobantes contables .................................................................................................................................... Pág. 288 Manejo de Caja Chica ........................................................................................................................................ Pág. 290 Mensajeria de Texto ........................................................................................................................................... Pág. 295 Menú Ventas....................................................................................................................................................... Pág. 300  Facturas ....................................................................................................................................................... Pág. 300  Impresora Fiscal ........................................................................................................................................... Pág. 306  Resumen de Ventas ..................................................................................................................................... Pág. 308  Cargos Automáticos ..................................................................................................................................... Pág. 309  Apartados ..................................................................................................................................................... Pág. 311  Facturas en Lote .......................................................................................................................................... Pág. 314  Devoluciones ................................................................................................................................................ Pág. 315  Presupuestos ............................................................................................................................................... Pág. 316  Notas de Entrega ......................................................................................................................................... Pág. 317  Pedidos ....................................................................................................................................................... Pág. 317  Plantillas de Ventas ...................................................................................................................................... Pág. 318  Reimpresiones ............................................................................................................................................. Pág. 300 Menú Compras ................................................................................................................................................... Pág. 323  Compra de Mercancía .................................................................................................................................. Pág. 323  Devoluciones ................................................................................................................................................ Pág. 332  Ordenes de compra...................................................................................................................................... Pág. 332  Ordenes de Servicio ..................................................................................................................................... Pág. 333  Notas de Entregas de Proveedores ............................................................................................................. Pág. 334  Reimpresiones ............................................................................................................................................. Pág. 335 Ensamblaje de Productos. .................................................................................................................................. Pág. 337  Pasos para crear un producto ensamblado ................................................................................................. Pág. 337  Configuraciones iniciales para el ensamblado ............................................................................................. Pág. 340  Elaborar formato de Impresión ..................................................................................................................... Pág. 342  Crear la plantilla de Ensamblaje del Producto ............................................................................................. Pág. 343  Creación de Ordenes de Ensamblaje .......................................................................................................... Pág. 345  Consultar Ordenes ....................................................................................................................................... Pág. 349  Cierre de Orden............................................................................................................................................ Pág. 350  Anular orden de Producción ......................................................................................................................... Pág. 352  Informes disponibles .................................................................................................................................... Pág. 353  Informes Plantillas de Ensamblaje ............................................................................................................... Pág. 353  Informe Ordenes de Ensamblaje.................................................................................................................. Pág. 354  Informe Consumos del Periodo .................................................................................................................... Pág. 357 Menú Bancos ...................................................................................................................................................... Pág. 356  Transacciones .............................................................................................................................................. Pág. 356  Reimpresiones ............................................................................................................................................. Pág. 368 Informes .............................................................................................................................................................. Pág. 369  Generalidades de los Informes .................................................................................................................... Pág. 369  Informe Movimiento de Unidades................................................................................................................. Pág. 371  Informe de Ventas Diarias (Cierre de Caja) ................................................................................................. Pág. 372  Informe de Libro de Ventas (I.V.A) ............................................................................................................... Pág. 374  Informe de Libro de Compras (I.V.A) ........................................................................................................... Pág. 375  Informe Resumen de Operaciones .............................................................................................................. Pág. 375  Generador de Informes Personalizados....................................................................................................... Pág. 377 Menú Sistema ..................................................................................................................................................... Pág. 378  Acerca de... .................................................................................................................................................. Pág. 378  Ayuda ........................................................................................................................................................... Pág. 378  Respaldo de Datos ....................................................................................................................................... Pág. 379  Recuperación de Datos ................................................................................................................................ Pág. 381  Cambio de fechas ........................................................................................................................................ Pág. 383  Cierre de Estadisticas .................................................................................................................................. Pág. 383  Cierre de periodos ........................................................................................................................................ Pág. 383  Mantenimiento de archivos .......................................................................................................................... Pág. 384  Reconversión monetaria .............................................................................................................................. Pág. 384  Asignar controles.......................................................................................................................................... Pág. 384  Anular documentos ...................................................................................................................................... Pág. 385  Consultar anulaciones de Ventas................................................................................................................. Pág. 387

III

Consultar Anulaciones de Compras ............................................................................................................. Pág. 388

MÓDULOS CASA MATRIZ Y SUCURSALES .......................................................................................................... Pág. 390 • Módulo Casa Matriz ............................................................................................................................................ Pág. 391 • Generar Sucursales ............................................................................................................................................ Pág. 392 • Módulo Oficinas o Sucursales ............................................................................................................................ Pág. 395 • Envió de Precios y Productos de Casa Matriz a Sucursal ................................................................................. Pág. 397 • Envió de Transacciones desde Casa Matriz a Sucursales ................................................................................ Pág. 399 • Recepción en Sucursal de los Precios y Productos enviados desde la Casa Matriz ......................................... Pág. 401 • Recibir Transacciones en la Sucursal Enviadas por Casa Matriz ...................................................................... Pág. 402 • Recibir Transacciones enviadas por la Sucursal en la Casa Matriz ................................................................... Pág. 405 • Enviar Transacciones desde la Sucursal a la Casa Matriz ................................................................................ Pág. 407 • Reportes disponibles en Casa Matriz ................................................................................................................. Pág. 408 • Resumen de los procesos de Envió y Recepción de datos entre las dos aplicaciones ..................................... Pág. 408 • Consideraciones ................................................................................................................................................. Pág. 409 HERRAMIENTAS ADICIONALES ............................................................................................................................ Pág. 410 • a2 VISTA ............................................................................................................................................................ Pág. 411 • DBISAM .............................................................................................................................................................. Pág. 436  Utilidades de la Base de Datos .................................................................................................................... Pág. 436  Modificar Tablas ........................................................................................................................................... Pág. 437  Comandos SQL más Utilizados ................................................................................................................... Pág. 439  Lista de operadores y ejemplos prácticos para realizar selecciones ........................................................... Pág. 440  Otras opciones importantes del DBISAM ..................................................................................................... Pág. 442 ANEXAR LIBRERIAS DLL Y PROGRAMAS EJECUTABLES EN EL MENÚ DE a2 .............................................. Pág. 445 PUNTO DE VENTAS ............................................................................................................................................... Pág. 449 • Instalación........................................................................................................................................................... Pág. 449 • Instalando con Mapeo de Unidades ................................................................................................................... Pág. 451 • Instalando con Dirección de Servidor ................................................................................................................. Pág. 455 • Ventana Principal del Punto de Venta cuando se apertura la caja .................................................................... Pág. 456 • Botones disponibles en el punto de venta cuando se apertura la caja .............................................................. Pág. 456 • Configuración del Punto de Venta ...................................................................................................................... Pág. 462

IV

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Introducción a la Herramienta Administrativa Configurable, ventajas y aplicaciones Qué es a2? Es una marca de fábrica, que nace de la motivación de un grupo de profesionales comprometidos desde hace muchos años con el cambio tecnológico y principalmente con soluciones de calidad en diferentes áreas del quehacer nacional. a2 no es solo un producto tangible, es un servicio integrado con su red de distribuidores y asesores a2team comprometidos con los retos de la globalización y la alta competencia, para brindar a sus clientes herramientas poderosas que le permiten trabajar y crecer en un ambiente placentero. Los productos a2 son dinámicos, compactos, abiertos, altamente escalables y principalmente asequibles. Para poder obtener todas estas características, se selecciono el desarrollador (compilador) más potente, rápido y eficiente como Borland y Delphi. Dentro de los Software diseñados y servicio se puede mencionar: • a2 Herramienta Administrativa configurable • a2 Herramienta Administrativa Básica • a2 Manager de Punto de Venta • a2 Suite Administrativa • a2 Manager • a2 Contabilidad • a2 Nómina • a2 Alimentos y bebidas • a2team

Que ofrece a2. • Interfaz gráfica amigable al usuario. • Manejo de alto nivel de transacciones de manera confiable. • Bases de datos configurables. • Formas (pantallas) configurables (interfaz, amigables). • Formatos de impresión adaptables a los existentes en las empresas y posibilidad de crear múltiples documentos de salida por transacción. • Construcción de sólidos perfiles de usuarios con la ayuda de políticas por transacciones que permiten una fácil administración y mantenimiento. • Estadística, proyecciones y gráficos acumulables hasta 36 meses. • Manejo de imágenes (fotos, logos) en todos los archivos. • Privacidad del documento, protegiendo así información confidencial. • Módulo, menú o departamento relacionados de manera lógica: Inventario, ventas y clientes, vendedores, compra y proveedores, banco, reportes de sistema, módulo de administración del usuario. • Cierre de período y cambio de fecha

Generalidades de a2 Herramienta Administrativa configurable La Herramienta Administrativa Configurable a2. Es un sistema administrativo de alta tecnología, cuya versatilidad lo hace funcional y de gran adaptabilidad, todo en un entorno gráfico amigable, con una estructura del programa muy sencilla, que le brinda gran estabilidad y velocidad de ejecución con requerimientos mínimos de hardware. Fue desarrollado con la herramienta Borland Delphi Versión 5.0 Enterprise Edición y el manejador de archivos de bases de datos utilizado fue el DBISAM versión 2.01, proporcionando un producto confiable y fácil de usar, tanto para el usuario final como para el usuario administrador del sistema. Es una herramienta administrativa configurable que permite consolidar operaciones administrativas bajo un sólido concepto y una amigable interfaz que la convertirá en la mejor aliada de la gerencia moderna, proporciona la funcionalidad y la habilidad incomparable de adaptarse a la solución rápidamente e incluso a los cambios más complejos. Además cuenta con un módulo de administración de usuarios, que reúne una serie de características que lo convierte en un producto único en su estilo, siendo esta una de las bondades más resaltantes del sistema ya que le brinda al usuario un sinfín de posibilidades para adaptarlo a sus propias necesidades.

Requisitos Mínimos de Hardware según el sistema operativo Para todo tipo de instalación Instalación Monousuario • • • • • • • • • •

64 Mb de espacio disponible de disco duro. Unidad de CD-ROM o DVD-ROM. Para Windows 98, Millennium Edition, NT Workstation 4.0 (Servipack 6 o superior), 2000 Profesional, XP Home Edition o XP Profesional, Novell, Windows Vista, Windows 7. Intel Pentium a 133 MHz o superior, para Windows 98, NT, Workstation 4.0 , 2000 Profesional. Intel Pentium a 150 MHz o superior, para Windows ME. Intel Pentium a 300 MHz o superior, para Windows XP Home Edition y Profesional. 64 Mb de Memoria RAM para Windows 98, ME, y NT Workstation 4.0 . NOTA IMPORTANTE. 128 Mb de Memoria RAM para Windows 2000 Profesional. Antes de instalar el sistema a2 256 Mb de Memoria RAM para Windows XP Home Edition y debe configurar la resolución de Profesional. la pantalla en 800 x 600 píxeles 1Gb de Memória RAM para Windows Vista, Windows 7.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Diferentes formas de instalar a2 Herramienta Administrativa Configurable. Aplicación Demostrativa La clave por defecto del usuario Master debe ser cambiada, ya que por defecto es la misma en todas las versiones de a2. Si la clave o el usuario no son válidos, no podrá entrar en la aplicación, recibirá el mensaje usuario no registrado o clave incorrecta.

Recuerde: En programas Demostrativo:

Nota. Usuario: Demo Master Clave: 1234 Hola

Usuario: Clave:

Recuerde: Producto Final: Usuario: Master Clave: 1234

El usuario solo tiene tres oportunidades para ingresar la contraseña correcta, si no logra ingresar la contraseña correcta en ese lapso, es sacado del sistema.

Licencia Final (Personalizada) 14. Copie el archivo “a2admin.a2” en el directorio donde instalo la aplicación (Este archivo lo obtienen de a2 vía email.) Nota. Si el archivo que recibe vía email, contiene la extensión diferente a .a2 (Serial de la licencia) este debe renombrarlo por a2admin.a2, a2contab.a2 o a2cash.a2 según sea el caso).

15. Ejecute el módulo de sistema como Usuario Master, Clave 1234, vaya al menú de ayuda, opción Acerca de, en la pantalla aparecerá el botón Registrar, efectuar clic en él y automáticamente quedará personalizado su sistema. Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio destino, para que la aplicación pueda ejecutarse. En caso de no hacerlo cuando trate de ejecutar la aplicación recibirá el siguiente mensaje: "La aplicación no puede ser inicializada". En el caso que sea una licencia en uso, en esta ventana no aparecerá el botón registrar, esto solo se observa la primera vez que entra a la aplicación, al ejecutar este botón la aplicación quedará personalizada. La licencia Demostrativa, tiene una limitación de 50 transacciones. 16. Entre en el módulo de sistema (Administración de Usuarios), como Usuario Master, Clave 1234. a. Ubicar y abrir la carpeta a2 Softway, ubicada en el directorio de la raíz principal. b. Ejecutar el módulo usuarios, (está ubicado en el directorio raíz de la aplicación), hacer dos clic al icono Nota. Es imprescindible copiar el archivo a2Admin.a2 en el directorio destino para que la aplicación pueda ejecutarse.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 17. Acceder el módulo a través del usuario Master y la clave por defecto 1234. La clave por defecto del usuario Master debe ser cambiada ya que por defecto es la misma en todas las versiones de a2. 18. Seleccionar el Menú de Ayuda y ejecutar la opción de Acerca de... Al ejecutar el botón de registrar logró la personalización definitiva de la aplicación. Establezca las configuraciones, perfiles y política con la cual desea trabajar (en el transcurso del manual se explicara como personalizar la aplicación). Master

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19. Ejecutar la aplicación a2 Administrativo a través de su acceso directo y

Nota. El instalador no crea un acceso directo al módulo de administración de Usuarios, para evitar el uso indebido del módulo por parte de usuarios inexpertos

comenzar a trabajar.

Pasos para la instalación de a2 Herramienta Administrativa Configurable. Paso a Paso. 2. Para instalar solo debe colocar el CD Original de a2, en la unidad correspondiente. 3. Este contiene un archivo AUTORUN que ejecuta automáticamente la instalación, si no se ejecuta abra la unidad de CD y ejecute el archivo INSTALAR.EXE. 4. Una vez que aparezca la ventana “instalando a2” hacer Clic en el botón COMENZAR, si la instalación se desea efectuar en la carpeta que el programa crea por omisión, de lo contrario, se debe crear una carpeta antes de comenzar la instalación y estando en esta ventana, hacer Clic en el botón examinar para seleccionar el nombre del directorio destino y luego Clic en el botón Comenzar. 5. Espere mientras la aplicación se instala (Tiempo aproximado 2 minutos).Se debe esperar que la barra de progreso de la ventana Instalando a2 herramienta Administrativa llegue al 100%. 6. Una vez que el software se haya instalado 100% presione el botón de ACEPTAR 7. Aparece la ventana del Módulo Administrativo donde debe introducir los datos de la empresa como son: N.I.T., R.I.F., Dirección, Representante, R.I.F. Teléfonos y efectuar Clic en el botón siguiente. 6 8. En esta ventana introduzca la Dirección Postal, Fax, E-Mail, Website y seleccione si es Contribuyente Especial la empresa que está instalando la aplicación.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 9. 10. 11.

Hacer Clic en el botón Siguiente. Introduzca las fechas de duración del período, válidas para las transacciones. Efectuar Clic en el Botón Siguiente.

12. Introduzca la nomenclatura del impuesto, la alícuota que retiene su empresa, debe dejar la tilde en la opción Activo. Es de carácter obligatorio, dejar activo el primer impuesto, aunque los clientes de la empresa no cancelen impuesto, posteriormente en la ficha del cliente, se le indica que ese cliente está exento de impuesto. Indique el impuesto del Débito Bancario y hacer Clic en el Botón Siguiente.

9 Nota. Toda fecha que no esté ubicada en el rango seleccionado para el período, se considera no valida

13. Si desea que el sistema genere los códigos en forma automática, debe dejar tildada las opciones pertinentes de la ventana siguiente y cuando termine de seleccionar, hacer Clic en el Botón Finalizar. 14. Aparece una ventana indicando que los datos fueron guardados con éxito, aquí debe hacer Clic en el Botón Salir.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 La aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, versión 4.0. Esta nueva versión permite ejecutarse de modo cliente servidor o en la modalidad tradicional como se conoce hasta ahora. Al instalar la aplicación por primera vez, se instala por defecto de modo tradicional, recomendada para clientes con poco volumen de datos y necesidades básicas, pero si se desea, “se puede configurar en la arquitectura Cliente Servidor.

Mejora En El Rendimiento De La Red. La arquitectura cliente/servidor elimina la necesidad de mover grandes bloques de información por la red hacia los ordenadores personales o estaciones de trabajo para su proceso. Los servidores controlan los datos, procesan peticiones y después transfieren sólo los datos requeridos a la máquina cliente. Entonces, la máquina cliente presenta los datos al usuario mediante interfaces amigables. Todo esto reduce el tráfico de la red, lo que facilita que pueda soportar un mayor número de usuarios.

Como Activar el Modo Cliente-Servidor. Paso A Paso. 1. 2.

Primero debe efectuar los pasos antes explicado de la instalación monousuario. Se prosigue con los siguientes pasos, DESDE EL SERVIDOR. • Seleccionar la carpeta a2Softway y efectuar doble clic sobre ella para abrirla. • Seleccionar la carpeta Server y efectuar doble clic sobre ella para abrirla.

En la carpeta Server se encuentra el archivo a2Server.exe, proceda ejecutarlo efectuando Doble clic sobre él.

• Luego de ejecutarlo se observará en la barra de tarea de Windows un icono en la parte inferior derecha del monitor del servidor, como se muestra en la siguiente ventana, que indicar que el servidor entro en funcionamiento.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

• Al hacer doble clic sobre este icono se despliega la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS – a2Server, que está compuesta de varias fichas como la Ficha Sesiones, Ficha Status, Ficha Configuración.

Ficha Sesiones. La Ficha Sesiones (Cuando está instalado y configurado el a2servidor, muestra las sesiones iniciadas, muestra información de los usuario que han logrado la conexión, como el nombre User, la Dirección IP de cada estación y la fecha/hora que los usuarios lograron atacharse al servidor.).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Ficha Status.

• Muestra información del servidor como el Motor de BD (DBISAM Versión 4.29 Build 1. • Tiempo conectado, indica el tiempo que tiene activo el servidor. • Dirección Principal (Es la Dirección IP del servidor donde se instalo la aplicación), este valor lo cambia en forma automáticamente la aplicación después de configurar las opciones que se encuentra en la ficha Configuración y si no ha efectuado modificaciones en la ficha de configuración se observara en este campo “Todas las direcciones”. • Puerto Principal (Puerto principal que utiliza el servidor para comunicarse), por defecto viene con un valor (12005) • Dirección Administración Indica la Dirección IP de la Administración. valor lo cambia en forma automáticamente la aplicación después de configurar las opciones que se encuentra en la ficha Configuración, y si no ha efectuado modificaciones en la ficha de configuración se observara en este campo “Todas las direcciones”. • Puerto de Administración (Indica el puerto de comunicación de Administración), la aplicación trae por defecto con un valor 12006. • Botón Detener, botón que se debe ejecutar después de efectuar modificaciones en la configuración de la aplicación y posteriormente reiniciar el servidor efectuando clic al botón Iniciar para que asuma los cambios.

Ficha Configuración. La Ficha Configuración, muestra el Nombre del Servidor (Aquí se le indica el nombre del Servidor o la Dirección IP donde se instalo la aplicación), por defecto la aplicación trae configurado el nombre del servidor de a2 en el DBISAM, se recomienda no modificar el nombre del servidor A2SERVER, en el caso que lo desea modificar recuerde que es el nombre del servidor o la Dirección IP del equipo donde se instalo la aplicación ClienteServidor de a2.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 La Dirección Principal, indica la Dirección IP donde se instalo la aplicación Cliente-Servidor. Este es el valor que se va observar en la ficha de Status cuando se le asigno la dirección IP. Puerto Principal, indicar el número del puerto principal de comunicación, Dirección Administración (Indica la Dirección IP de la Administración, donde se instalo la aplicación Cliente-Servidor. Puerto de Administración, Valor que por defecto trae la aplicación, indica el puerto de comunicación de Administración. 3.

Se procede activar la aplicación en modo cliente servidor, para esto debe incluir:

a. En la Ficha de Configuración en el campo Nombre del Servidor, debe indicar el Nombre del Servidor o la Dirección IP del servidor donde se instalo la aplicación. Ejemplo. Reyes

Nota. Si lo desea no efectué modificaciones en la ventana a2SERVIDOR DE DATOS – a2Server (Paso Número3) dejándola por defecto como lo trae la aplicación, efectuando solo las modificaciones indicada en el paso número 6, en el punto b, que se observa a continuación.

b. En el campo Dirección Principal, indicar la dirección IP del servidor donde está instalada la aplicación. Ejemplo, 10.10.1.105

c. En el campo Dirección Administración, indicar la dirección IP del servidor. Ejemplo, 10.10.1.105. d. Tanto para el campo Puerto Principal como el Puerto de Administración, indicar el número correspondiente al puerto de comunicación con el servidor, la aplicación trae por defecto un valor previamente establecido.

La ventana Detalles de la conexión de red es una ventana de Windows, donde se observa la dirección IP de la máquina donde se instalo la aplicación, esta misma dirección es la que debe tener en la Dirección Principal y Dirección Administración de la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS – a2Server.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 En la siguientes ventanas se muestra los pasos a seguir en Windows (Clic en Botón Inicio de Windows, Clic Derecho en el botón Red, seleccionar la opción Propiedades, opción Administrar conexiones de red, seleccionar el icono de la Conexión de la red y efectuar clic Derecho sobre él, seleccionar la opción Estado, Clic al botón Detalles.) para observar la Dirección IP que posee el servidor, esta es la misma dirección que debe poseer el servidor en la ficha de configuración de la ventana a2 SERVIDOR DE DATOS – a2Server.

Desde El Módulo De a2 Sistema 4. Una vez que el servidor entra en funcionamiento Ubicarse en el módulo de a2Sistema, Ejecutar el menú Archivos y seleccionar la opción Datos de la Empresa, seleccionar la ficha Directorios y tildar el campo “Activar conexión cliente servidor”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 5. Al activar el campo anteriormente mencionado “Activar conexión cliente servidor”, se despliega una nueva ficha llamada Conexión.

Ficha Conexión. 6.

Seleccionar la ficha Conexión, los datos que se deben cambiar son los que corresponden a:

a. Nombre del Host. El host o anfitrión es un ordenador que funciona como el punto de inicio y final de las transferencias de datos, donde tiene una dirección única (dirección IP) y un nombre de dominio único o nombre de host. El servidor de datos puede ser referenciado a través de su dirección IP o su nombre en la red. El sistema internamente utiliza la dirección IP para identificar el servidor, ahora bien, si al crear alguna aplicación adicional y quiere hacer referencia al nombre, este debe ser colocado en esta sección.

b. La Dirección IP Para El Puerto De Conexión Y Dirección IP Para El Puerto Administrativo. (La Dirección IP deben ser las mismas que coloco en la aplicación del servidor). Se recomienda para una instalación rápida y práctica efectuar solo modificaciones en la dirección IP que se encuentra en la ventana Archivo de Empresas, colocando en ella la dirección IP del servidor, donde se instalo la aplicación, y dejando en blanco el campo Nombre del Host., sin necesidad de efectuar otras modificaciones como la explicada en el paso número tres

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 c. Usuario Aplicación Y Usuario Administrador. El servidor de DBISAM hace una distinción entre los usuarios que acceden al servidor y las funciones que realizan. Usuario Aplicación. Es el usuario común de la aplicación es aquel que realiza las funciones normales dentro de la aplicación como pueden ser consultas, modificaciones e inclusiones de nuevos registros, por defecto la aplicación lo trae configurado con el nombre User y la clave es interna no es modificable según el diseño y la configuración establecida por a2. . El usuario administrador es aquel que realiza las funciones que competen al manejo de la seguridad, estructura y gestión de la base de datos. Es por ello que existen 2 conjuntos de datos que específicamente le dan acceso a los usuarios dentro de las bases de dato para cumplir con sus funciones, la aplicación lo trae por defecto como admin y la contraseña es interna no es modificable según el diseño y la configuración establecida por a2. Cada vez que un usuario hace login en el servidor, utiliza los datos que aparecen en esta ventana para autenticar con el servidor (Puerto-Dirección IP-Usuario-Clave).

d. TimeOut. Cantidad de tiempo en segundos que una sesión remota debe esperar respuesta del servidor, por defecto viene configurado para 30 Segundos.

e. Activar Pinging. El pinging es una herramienta que le permite hacer ping a un anfitrión de manera continua o con un ping simple utilizando distintos volúmenes de datos. Este puede darle una indicación del rendimiento de la ruta hacia su anfitrión. El ping comprueba el estado de la conexión con uno o varios equipos remotos por medio de los paquetes de solicitud de eco y de respuestas de eco (ambos definidos en el protocolo de red ICMP) para determinar si un sistema IP específico es accesible en una red. Es útil para diagnosticar los errores en redes o enrutadores IP. Esta propiedad le permite al servidor prevenir bloqueos cuando una estación interrumpe abruptamente una sesión de trabajo y deja una sesión abierta en el servidor. El intervalo de tiempo le indica al servidor, cuánto tiempo debe esperar antes de verificar que la conexión todavía sigue activa.

f. Intervalo Indica el intervalo de tiempo que va probar con el ping para verificar la sesión abierta, muchas veces se utiliza para medir la latencia o tiempo que tardan en comunicarse dos puntos remotos o latencia de su conexión, la tardanza en conectarse con el pin del servidor, por defecto está configurada para 60 segundos. Se puede cambiar el intervalo de ping desde 2 a 60 segundos utilizando varios tiempos de espera. El tiempo de espera es siempre mas pequeño que el intervalo de ping.

g. Compresión. El termino compresión son diversas técnicas para la disminución del tamaño de archivos, imágenes, sonidos, la compresión pretende, en principio, transferir o almacenar la misma información empleando la menor cantidad de espacio, esto permite ahorrar espacio de almacenamiento y disminuir el tiempo en la transferencia de datos. En la aplicación se debe colocar un valor comprendido entre 0 y 9, el valor por defecto es 0 y 6 es el valor ideal para tamaño y velocidad. La compresión por defecto es ZLib.

7. Botón Conectar. Para verificar la correcta conexión se presiona el botón de "Conectar" y aparecen 2 nuevas fichas "Usuarios" y "Base de Datos".

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Ficha Usuarios. Usuarios Disponibles. En esta ficha en el área Usuarios Disponibles, se observan los usuarios creados y que están autorizados para el uso de la aplicación, en la parte inferior de esta área se encuentra el Botón Incluir, Botón Editar, Botón Borrar.

Botón Incluir Botón que permite incluir nuevos usuarios, al efectuar clic sobre él, se procede a incluir los datos en los campos Nombre, Clave, Confirmar clave, Descripción, Administrador, Max # de Conexiones, finalizando efectuando clic al botón Guardar. Botón Editar. Permite efectuar modificaciones en los datos del usuario seleccionado. Botón Borrar. Permite borrar el usuario seleccionado. Campo Nombre. En este se observa el nombre del usuario que se encuentra seleccionado en el área Usuario disponible.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Campo Clave. En este campo se encuentra la contraseña del usuario. Campo Confirmar la Clave. Campo que se utiliza para confirmar la contraseña antes introducida. Campo Descripción. Campo que permite elaborar cualquier comentario del usuario. Campo Administrador. Este campo se debe tildar cuando el usuario que se está creando tiene el perfil de Administrador. Campo Max # de Conexiones. Campo que indica el número máximo de conexiones de estaciones permitidas para ese usuario al servidor de a2 server, entendiéndose que cada usuario que logre efectuar login al servidor va aparecer en la ficha llamada Sesiones del icono del servidor que aparece en la barra de tarea de Windows, los datos que se visualizara son los siguientes en la columna Usuario observara el nombre User, repetido tantas veces como estaciones que se lograron atachar al servidor, en la columna Dirección se observa la dirección IP que tiene cada estación, y en la columna Creado el, indica la fecha y hora que ese usuario logro la conexión con el servidor. Observe la siguiente ventana a2 SERVIDOR DE DATOS – a2Server en la ficha Sesiones.

Ficha Base De Datos. Las configuraciones que vienen por defecto hechas en estas secciones permiten el funcionamiento de la aplicación sin problemas, ahora bien, en caso de tener la necesidad de diseñar nuevas aplicaciones se necesita generar nuevos usuarios o bases de datos adicionales, puede hacerlo desde aquí.

a. Incluir una nueva bases de datos. Para incluir una nueva base de datos, debe efectuar clic en el botón Incluir, habilitando así los diferentes campos de la ventana de la ficha Base de Datos.

• Campo Nombre. Permite incluir un nombre a la base de datos.

• Campo Descripción. Permite efectuar una breve descripción de la base de datos

Botón Seleccionar.

Al efectuar clic en este botón, para avanzar a la ventana Buscar carpeta, donde se debe seleccionar el directorio.

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Campo Directorio. En este campo se visualiza la ruta o path de la carpeta que se selecciono a través del botón Seleccionar.

Botón Guardar. Permite guardar la configuración efectuada en la ficha Base de Datos

Una vez completado estos pasos, la aplicación queda lista para ser ejecutada

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Crear un Acceso Directo en la Carpeta Inicio. Después de culminada la instalación del servidor se debe crear un acceso directo de la aplicación a2Server y dejarlo en la carpeta Inicio, para que se ejecute automáticamente. Paso a paso • En el botón de Inicio de Windows efectuar clic. • Efectuar clic en la opción Todos los programas • Ubicar la carpeta Inicio y efectuar clic derecho sobre ella. • Seleccionar la opción Abrir Todos los usuarios. • Efectuar clic derecho sobre el área de la ventana Inicio, para que se despliegue un menú contextual. • De la ventana contextual seleccione la opción Pegar Acceso Directo. Acerca de Instalar la Aplicación Estación y los Puntos De Venta: Cuando se utiliza la aplicación Estacion.exe o se instala un Punto de Venta, es necesario que se efectué previamente los pasos anteriores, el resto el proceso de instalación es el mismo.

Consideraciones Finales. 1. Crear un acceso directo a la aplicación a2Server.exe en el servidor y ubicarlo en carpeta de Inicio de Windows, para que se ejecute automáticamente al reiniciar el equipo, sin el servidor en ejecución la aplicación no funciona, para esto debe seguir los siguientes pasos:

Paso a paso a. Si esta en trabajando con Windows Vista, efectuar Doble Clic al icono Equipo que se encuentra en el escritorio. b. Efectuar Doble Clic al disco local C: c. Efectuar Doble clic a la carpeta a2Softway para abrirla. d. Efectuar Doble Clic a la carpeta Server. e. Ubicarse sobre el archivo a2Server.exe y efectuar clic derecho y efectuar clic sobre la opción copiar que se encuentra en la ventana contextual. f. Efectuar clic al botón Inicio de Windows y posteriormente efectué clic en la opción Todos los programas. g. Ubicar la carpeta Inicio y abrirla. h. Efectuar clic derecho sobre la ventana de inicio que abrió, para que aparezca la ventana contextual. i. Seleccione de la ventana contextual la opción Pegar Acceso directo. 2. Se debe tener el Dbsys versión 4.28 para el manejo de las tablas de la versión Cliente/Servidor de a2 Herramienta Administrativa Configurable. 3. Los migradores de datos que están actualmente disponibles a utilizar en esta versión son de la versión DBISAM 4.28, y los migradores 2.08 por lo tanto van a funcionar en el a2 Herramienta Administrativa Configurable versiones anteriores a esta. 4. Los desarrollos de terceros que existen actualmente en el mercado deben funcionar con la nueva versión de DBISAM 4.28 o superiores. 5. Tomar en cuenta que algunas de las configuración relacionada con protección en Windows que afectan la conexión de las estaciones con el servidor de la aplicación a2Server, impidiendo la comunicación entre ella, dentro ellos se menciona Firewall con seguridad avanzada, donde en el perfil de dominio en la conexiones entrantes se debe seleccionar la opción permitir, para esto debe seguir los siguientes pasos:

Paso a paso 1. Efectuar clic al botón Inicio de Windows. 2. Clic en la opción Panel de Control.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 3. En la ventana de panel de control seleccionar la opción Programas

4. En La ventana Panel de control/Programas. Efectuar clic a la opción Activar o Desactivar las características de Windows.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 5. En la ventana Firewall de Windows con seguridad avanzada, seleccione la opción Propiedades de Firewall de Windows.

6. En la ventana Firewall de Windows con seguridad avanzada, en la opción Conexiones entrantes seleccione Permitir y para finalizar efectué clic al botón Aceptar. De esta forma evitara Firewall de Windows no impida la conexión de las estaciones con el servidor.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Instalación En Redes Existen varias modalidades para instalar a2 en ambiente de redes, dependiendo de la red y del número de usuarios:

Caso No. 1. 1 2 3

Instale el a2 en el servidor. Siga las instrucciones de la instalación monousuario. Comparta el recurso (la carpeta del a2softway) Cree los accesos directos al a2admin.exe desde las estaciones.

Características. 1 Es la manera más fácil de realizar la instalación. 2 Es el rendimiento más lento del sistema. No se recomienda. 3 Todos los usuarios se crean en el servidor, son locales y se pueden visualizar desde cualquier estación o desde el servidor.

Caso No. 2. 1 Instale el a2 en el servidor, Siga las instrucciones de la instalación monousuario, ubicando en la unidad su CD, los instaladores de la aplicación. 2 Comparta el recurso (la carpeta del a2softway). 3 A todas las estaciones asígnele la misma unidad de red para conectarse al servidor. 4 Utilice el programa Estación.exe para instalar estaciones, ubicado en su CD y cree el usuario de la estación.

Características • Solo crea un usuario por estación. • Para agregar nuevos usuarios de la estación, es necesario crear un acceso directo al módulo a2sistema, ejecutarlo y al crear los usuarios, asignarle los directorios de la ruta. • Al utilizar este esquema, los usuarios creados en la red, no pueden ser accesados en el servidor de manera local. • Si usted visualiza la tabla de usuarios, podrá notar que los usuarios tienen la dirección de acceso con su unidad de red. Si existen diferentes letras asignadas en su unidad de red, los usuarios no podrán ejecutar el sistema desde una estación con una unidad en red diferente a la que él tiene en su ruta.

Ejemplo. Usuario 1 f:\a2softway\directorio de trabajo Usuario 2 g:\a2softway\directorio de trabajo

Caso No. 3. Otra manera de instalar en red, es crear direcciones relativas con el nombre de la máquina del servidor \\nombre de la máquina\nombre del recurso compartido\ruta del sistema (a todos los usuarios).

Ejemplo. Si el nombre de la máquina es Servidor y usted instaló el sistema en la unidad D (disco duro D), en la carpeta llamada a2softway, comparta y escriba lo siguiente: \\Servidor\a2softway\ruta de datos que le corresponda según el campo en la tabla.

Ejemplo Detallado. 1. Crear una carpeta en la raíz del disco C:\ con el nombre TMP, en el servidor y la estación. 2. Compartir la carpeta de C:\a2softway con el nombre a2softway. 3. Puede observar en el entorno de red de Windows el nombre del equipo que hace las veces del servidor, donde esta el recurso compartido a2softway. Nota. Para acceder a este recurso se ejecuta el siguiente comando:\\<nombre del servidor>\a2softway. Se recomienda colocar como nombre del computador que hace las veces de servidor. Ej.: Servidor.

4. Ejecute a2sistema, seleccione el botón Datos Empresa. En direcciones, cambie los direccionamientos de la siguiente manera: Directorio Local: C:\Temp. Directorio Datos: “servidor\a2softway\empre001\data”. Directorio Históricos: “servidor\a2softway\empre001\Historia”. Directorio Formas: “servidor\a2softway\empre001\Userconfig”. Directorio Configuración: “servidor\a2softway\empre001\FileConfig”. Directorio Formatos de Impresión: “servidor\a2softway\empre001\ConfigR”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Directorio Reportes: “servidor\a2softway\empre001\Reports”. Estas rutas solo funcionan si realizo los pasos anteriores.

Tip. Ruta relativa para los formatos: \\<nombre del recurso>.

5. Luego de poner a punto el servidor, proceda a crear los usuarios de la aplicación.

Nota. En caso de tener varios usuarios creados, modifique los directorios de cada uno, con las especificaciones anteriores.

6. Proceda en la estaciones de la siguiente manera: a) Crear en la raíz del disco duro C:\ de cada estación, una carpeta llamada TMP. b) Proceda a instalar el modulo administrativo o punto de ventas. c) Si es el punto de ventas, al correr el instalador pregunta donde están ubicados: a2 administrativo: \\servidor\a2softway\ d) Datos a2 administrativos: \\a2softway\empre001\data .a2 punto de ventas: < según sea el caso>. Se recomienda copiarlo en el directorio local y leerlo de allí.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Crear usuario de la estación. Si no desea crearlo, desmarque la opción en la parte inferior de la ventana, de lo contrario haga Clic en el botón Iniciar. En este caso, la tabla de temporales, ya no será ...\Empre001\Tmp. En los casos C y D, la tabla Sempresas se debería modificar con las nuevas rutas, para que al agregar un usuario nuevo, automáticamente se creen con las rutas ya establecidas, (en el modulo de sistema, Datos de la empresa, directorios).

Directorios a2Softway

Directorio a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway). Se almacenan los archivos ejecutables de la aplicación, las extensiones de la aplicación, archivos DLL, los archivos de configuración de la empresa. a2dll00.dll: Se refiere a las rutinas de inicialización. a2dll01.dll: Son los reportes de departamento. a2dll02.dll: Son los reportes de inventario. a2dll03.dll: Son los reportes de ventas. a2dll04.dll: Son los reportes de compras. a2dll05.dll: Son los reportes de vendedores. a2dll06.dll: Son los reportes de cuentas por cobrar y cuentas por pagar. a2dll07.dll: Son los reportes de editor de formatos de impresión. a2dll08.dll: Módulo de cuentas por cobrar, cuentas por pagar y bancos. a2dll09.dll: Son los reportes de bancos. a2dll10.dll: Consolidador. a2dll11.dll: Generador de informes a2dll13.dll: Maneja datos comprimidos, se instala en casa matriz y sucursal.

Archivos de a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway). a2Admin.exe. Archivo ejecutable, con el cual se ejecutan todas las operaciones administrativas.

a2Sistema.exe. Archivo ejecutable, que sirve para personalizar los datos de la empresa, configuración del programa y utilidades del sistema.

a2Admin.a2. Archivo de la licencia del producto final. (PERSONALIZACION)

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Tablas de a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway). Sempresas.DAT. Tabla de datos de personalización de la empresa. Funciona en conjunto con Sempresas.blb, el cual está formado por los datos encriptados tipo BLOB de la base de datos, y sempresas.idx, el cual contiene la configuración de los archivos índices.

Carpeta a2Help Aquí se graba la ayuda del sistema.

Carpeta Metrics. Se almacenan los archivos que se generan cuando se configura el grid de las transacciones, las teclas, la configuración de los márgenes, el tipos de letras de los reportes y los campos Detalles de las transacciones. Si usted elimina esta carpeta no podrá realizar dichas configuraciones. Si la eliminó, solo tiene que crearla de nuevo.

Carpeta Configr. Contiene las formas de impresión creadas con el Editor de Formatos de Impresión en su respectiva carpeta que representa un formato de impresión. Si el usuario crea o modifica alguna forma, se almacena en su carpeta correspondiente. Algunos formatos no tienen formas de impresión, si se necesitaran, se pueden crear en el módulo usuarios, archivo Formatos de Impresión. Los archivos que contiene esta carpeta, son las variables globales de las formas de impresión, tienen formato PFG. El listado de archivos PFG se muestra a continuación: VIMP_BANCOS: Variables del módulo bancos. VIMP_COMPRAS: Variables del archivo Compras. VIMP_COMPRASI: Variables de los ítems del archivo Compras. VIMP_CUENTASCXC: Variables del archivo Cuentas por cobrar. VIMP_CUENTASCXP: Variables del archivo Cuentas por pagar. VIMP_ETIQUETASCLIE: Variables del archivo Etiquetas de clientes. VIMP_ETIQUETASINV: Variables del archivo Etiquetas de productos del inventario. VIMP_GENERAL: Variables generales para todas las formas de impresión. VIMP_INVENTARIO: Variables del archivo departamento de inventario. VIMP_INVENTARIOI: Variables de los ítems del inventario. VIMP_VENTAS: Variables del archivo Ventas. VIMP_VENTASI: Variables de los ítems de ventas. Tenga cuidado de modificar estos archivos, ya que después del nombre de la variable tiene un número que representa el tipo de dato: · 0: Es un string. · 1: Representa un campo numérico. · 2: Es un campo memo. · 3: Es un campo fecha.

Además, contiene los archivos necesarios para utilizar el generador de informes personalizados: GenIndex.mfr: Los índices que se utilizan en ordenado por. GenMenu.mfr: Guía para incluir los informes personalizados en menú de informes a2. GenRelations.mfr: Relaciones entre los archivos de a2. Los GenIndex + GenRelations se utilizan para agrupado por. Cuando se crean campos memos en a2 y se utilizan como índices secundarios de búsquedas, se pueden utilizar en ordenado por y agrupado por.

Archivos .cfr. Son los campos que se leen en la configuración del respectivo archivo

Directorio Data. Es el directorio más importante del sistema desde el punto de vista del usuario, ya que es aquí donde se almacenan todos los datos de la empresa. Contiene las tablas: Sclientes, Sproveedor, Sbancos, SOperacionInv, SdetalleInv, Sprovinvent, Svendedores, Scargosfijos, Sinventario, Ssistema, Sfixed, Sdepositos, Stransbanco, Sseriales, Sbeneficiario, Sconvenios, Sautorizados, SAuto, Susuarios, Scuentasxpagar, Scategoria, Sperfiles, SAjustesTmp, Scompuesto, SinvDep, SinvOferta, Starjetas, Scuentasxcobrar, Sinvlote, Sconceptos, Szonas, Smoneda, Stransclieprov, Stranscuentas, Sinstitucion, Scalendario, Sclasificación y Spagosfijos. Si se daña o elimina alguna tabla, el sistema no funcionará correctamente. Si sospecha que existe una tabla corrupta, inmediatamente se puede reparar corriendo la opción Repair del Database System Utility (DBSYS.EXE) sobre las tablas dañadas. Las tablas de datos son susceptibles a corrupción causada por el mal apagado de la máquina o pérdida física de la electricidad. Las circunstancias en las cuales puede ocurrir, son por ejemplo, cuando el DBISAM está en el medio del proceso de agregar un registro a la tabla físicamente en el disco o volumen, aunque en este caso, puede que no ocurra ningún daño, ya que primero las guarda en un búffer para luego vaciarlas en el disco. El daño ocurre cuando el búffer se vacía y no se había terminado el proceso de escribir en el disco.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Carpeta FileConfig Esta carpeta guarda la configuración de los archivos, las cuales se crean con la opción de configuración de archivos del módulo usuarios. Esta carpeta tiene copia en FileConfigOriginal, ya que si por accidente u otra razón se daña o elimina algún archivo, se pueda restituir con la configuración de los archivos originales. Contiene 14 archivos: Sautorizadosconfig, Sbancosconfig, Sbeneficiarioconfig, Scategoriaconfig, Sclientesconfig, Sconceptosconfig, sdepositosconfig, Sinventarioconfig, Smonedaconfig, Sproveedorconfig, SSistemaConfig, STarjetasConfig, Svendedoresconfig y Szonasconfig.

Carpeta Historia Aquí se almacenan los archivos históricos del sistema, creados a partir de la ejecución del primer cierre de periodo. Cuando se realiza un cierre de periodo, se crea la carpeta del periodo con las siguientes tablas: HIST_Scuentasxcobrar, HIST_Scuentasxpagar, HIST_SdetalleInv, HIST_SoperacionINV y Resumen.

Directorio Html. Se utilizará para futuras actualizaciones.

Carpeta Reports. Guarda los reportes creados por el usuario con el Generador de Informes Personalizado. Además de los informes exportados a tipo texto, .doc y Excel.

Directorio Tmp Se utiliza para guardar los archivos temporales que se crean dinámicamente cuando el usuario está trabajando en el sistema. Se puede remover todo su contenido, y es recomendable que esté direccionado en el disco duro local, si el sistema está en red. Nunca se debe tomar como directorio de datos. Además se almacenan los informes exportados al a2 Visor.

Carpeta UsersConfig Almacena las formas o FMASTER00.SYS: forma del archivo de departamento de inventario. FMASTER01.SYS: forma del archivo de inventario. archivos del menú FMASTER02.SYS: forma del archivo de depósito. Mantenimiento del módulo FMASTER03.SYS: forma del archivo de proveedores. administrativo. Se modifican en FMASTER04.SYS: forma del archivo de clientes. el módulo usuario o de sistema, FMASTER05.SYS: forma del archivo de autorizados. en el menú Usuario, opción FMASTER06.SYS: forma del archivo de tarjetas de crédito. Administración de usuarios, en FMASTER07.SYS: forma del archivo zonas. la ventana configuración de FMASTER08.SYS: forma del archivo de vendedores. FMASTER09.SYS: forma del archivo de bancos. usuarios, se efectúa un clic al FMASTER10.SYS: forma del archivo de conceptos. botón Editar, se escoge el FMASTER11.SYS: forma del archivo de beneficiarios. usuario al cual se le va efectuar FMASTER80.SYS: forma del archivo de configuración. No es modificable, por lo tanto no la configuración, hacer clic en la se muestra en el módulo usuarios. ficha menú, en el recuadro FMASTER81.SYS: forma del archivo de moneda. No es modificable. Formas Disponibles, se selecciona la forma a modificar, posteriormente se efectúa clic en el botón Configurar. Esta carpeta tiene copia en UsersConfigOriginal, ya que si por accidente u otra razón se daña o elimina algún archivo, se pueda restituir la configuración original del sistema. Los archivos originales son: Cuando se crea o modifica una forma, se almacena los cambios por usuario. Al generarse una nueva forma, se crea un archivo con el nombre SCUSERxxyy.SYS, donde xx representa el número de la forma maestra que está modificando y yy el número del usuario. Se almacena en este directorio. Los archivos se pueden abrir con un editor de textos para ser modificado, pero no es recomendable. El número del usuario sólo se visualiza usando está creando o modificando usuarios con el usuario MASTER.

Estructura de Archivos y Directorios a2 Herramienta Administrativa Configurable (a2Softway). Archivos Ejecutables

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Sistema - Versi贸n 4.2 Carpeta a2Softway Archivos de Personalizaci贸n

Carpeta de datos de la Empresa

Carpetas de a2Softway

Directorios de la carpeta de a2Softway

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Sistema - Versi贸n 4.2 Directorios de la carpeta de a2Softway

Directorios de la carpeta de a2Softway

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Organización de a2 Herramienta administrativa configurable Entorno de Trabajo del a2 Herramienta Administrativa Configurable. La primera pantalla que presenta a2, es la ventana que solicita la contraseña, está se accede de acuerdo al tipo de usuario, si es demo o máster.

a2 Herramienta administrativa configurable. Está conformada por los menús: (Mantenimiento, Transacciones, Ventas, Compras, Ensamblaje, Bancos, Informes, Sistema, Sucursales), todos relacionados de manera lógica.

Nota. La aplicación cuenta con un módulo de administración de usuarios que reúne una serie de características que lo convierte en un producto único en su estilo, entre ellas están:  Bases de datos configurables.  Posibilidad de crear campos adicionales a las bases de datos e incorporarlas fácilmente al sistema y a los formatos de impresión.  Directorios de datos asignados por el administrador del sistema. Ventana principal del Módulo a2 Administrativo.

Módulo de a2 Herramienta Administrativa Configurable. (a2 Módulo Administrativo, a2 Módulo Sistema o de usuarios.) Al introducir la contraseña da paso a la venta principal, encontrándose los siguientes elementos:

Barra de Menú y Barra de Acceso Rápido. En la parte superior se encuentra una Barra Horizontal llamada Barra de Menú (Mantenimiento, Transacciones, ventas, compras, ensamblaje, bancos, informes, sistema.) y debajo de esta, la Barra de Acceso Rápido (Barra de Herramientas).

Opciones de la Barra de Menú. Para acceder a cualquiera de estas opciones puede, hacer Clic con el ratón en la opción que se desee abrir o presionar la combinación de teclas ALT + la letra que esté subrayada, ejemplo ALT + M le dará acceso al menú mantenimiento.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Sistema - Versi贸n 4.2

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Botones de Acceso Rápido (Barra de Herramientas) del módulo a2 Administrativo. Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y practica, aunque no son todas la opciones son las que comúnmente el usuario interactúa.

Botones asociados a operaciones con Inventario: • • •

Archivo de Departamentos Archivo de Depósitos o Bodegas Archivo de Inventario

Botones asociados a operaciones con los Clientes: • • •

Archivo de Clientes Módulo de Presupuestos a Clientes Módulo de Facturación (Ventas)

Botones asociados a operaciones con Proveedores: • • •

Archivo de Proveedores Módulo de Elaboración de Ordenes Módulo de Compras

Botones asociados a operaciones con Bancos: • •

Archivo de Bancos Módulo de Transacciones de Bancos

Botón asociado a la operación de Salir de la aplicación:

Barra de Estado. En esta barra aparece el nombre del Usuario que está trabajando con el sistema y es de gran utilidad, porque en algunos casos muestra algunos mensajes de ayuda. Además, este módulo tiene las siguientes teclas de acceso rápido: • • • • • • •

Ctrl. + M: Cambio de moneda Ctrl. + D: Calendario Ctrl. + T: Calculadora Ctrl. + U: Cambio de usuario Ctrl. + S: Información del Sistema Ctrl. + P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen. Ctrl. + E: Pantalla para cargar seriales en las transacciones

El entorno de trabajo del a2 Usuario o Sistema. El módulo a2 Sistema tiene la capacidad de construcción de perfiles, esto se logra con la ayuda de políticas por transacciones, que permiten implementar toda la permisología, que afectan considerablemente la operatibilidad de a2 Herramienta Administrativa Configurable, permitiendo establecer que puede hace y que no puede hace, cada usuario del sistema, aplicando controles de seguridad, con la aplicación de claves de seguridad, asegurando así la protección y confidencialidad de la información.

Elementos de la Barra de Acceso Rápido o Barra de Herramientas del módulo a2 usuario. Datos de la empresa

Formatos

Títulos y correlativos

Usuarios

Respaldo

Recuperación

Salir

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Sistema - Versi贸n 4.2

P谩g. 34

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Usuario Master y la configuración de la Empresa. Luego de instalar el sistema, para personalizar la empresa que va ser manejada por la aplicación. Debe seguir los siguientes pasos:

1.

Estando en el Módulo a2 Usuario, efectuar un Clic en el comando Archivo, que está ubicado en la barra de menú y luego en Datos Empresa, o botón Datos empresas

. El usuario Master además de ser el único con capacidad para insertar campos en la base de datos, visualiza el número del usuario que se desea crear o modificar. En la aplicación comercial su clave de acceso es 1234 y en la aplicación demostrativa es HOLA. Nota. El sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el único con capacidad para configurar las bases de datos.

En el Menú Archivos – opción Datos Empresas o presionando el botón Datos Empresas "Archivo de Empresas", la cual tiene su presentación en dos Fichas: "Datos Básicos" y "Directorios". 1. En la ficha Datos Básicos se introducen los datos de la empresa (Siglas, Dirección, Representante, Rif, Dirección, Representante, telf., e-mail) y se configuran las tablas del sistema en el botón Configurar.

se muestra la ventana

2.

En la ficha directorio, se encuentran los directorios, donde están ubicadas las carpetas con los datos, que el sistema coloca como predeterminado. En la ficha Directorio se modifica las rutas de las carpetas creadas por el sistema, al momento de su instalación, como son las carpetas de los datos, Históricos,

Formas, la configuración, formatos de impresión, Reportes, el directorio donde se guarda los datos de Contabilidad, el directorio donde se va a consolidar los datos del a2 Administrativo con el a2 Contabilidad y la carpeta donde está la información que va a monitorear el manager de los puntos de ventas. Además se tiene una nueva opción “Activar conexión Cliente – Servidor”, cuando se activa esta opción aparecerá una nueva ficha cuya función fue explicada en la sección de instalación modo Cliente – Servidor.

Ventana de la ficha Directorio Resumen Paso a paso como agregar campos 1. Hacer Clic en el menú Archivo, opción Datos de la Empresa o en el botón datos de la empresa que se encuentra en la barra de herramientas. 2. Ficha Datos Básicos. 3. Botón Configurar. 4. En la ventana de advertencia que se presenta, hacer Clic en el botón NO.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Seleccione el Archivo donde se va agregar el campo. (Ejemplo archivo de Proveedores) 5. Observe la ventana siguiente, está dividida por tres columnas (Titulo, Mensaje, Tipo), debe desplazar el cursor hacia el ultimo campo y hacer dos Clic en la línea en blanco. 6. Escriba el nombre del campo (Código de área), Hacer Clic en la columna del mensaje y escribir el mensaje que desea que aparezca (Indique el código de área), Clic en la columna Tipo y seleccione el tipo de datos (Numérico). Cuando termine de agregar los datos, debe bajar a la siguiente línea, si no lo hace la información se perderá. 7. Hacer Clic en el botón Grabar. Aparece la ventana de advertencia, preguntando si desea cancelar la operación, conteste que NO, si está seguro.

5 6

7

NOTA. SI USTED NO POSEE LOS CONOCIMIENTOS SUFICIENTES, PARA AGREGAR CAMPOS A LA ESTRUCTURA DE LAS BASES DE DATOS, NO PROCEDA A HACERLO, DE LO CONTRARIO PODRIA OCASIONAR MAL FUNCIONAMIENTO DE LA APLICACIÓN.

El resultado de esta acción altera las tablas de configuración de la transacción y su respectiva tabla de definición de datos. • En la tabla de configuración (directorio FileConfig) se agrega un registro cuyo nombre del campo es "ZZCampo_xx"" con sus características (descripción y tipo). • En la tabla de datos (directorio Data) se modifica la estructura de la tabla Nota. agregando un campo con el nombre del campo igualmente "ZZCampo_xx"" con el Esta opción es crucial y título creado por el usuario y todas las características de este campo. delicada ya que altera las

Si desea modificar la estructura de la base de datos debe hacerlo por dbisam. • Ejecute el archivo dbisam. (Si no lo tiene instalado en su equipo, Ubíquelo en el disco del distribuidor.)

tablas. si usted no posee los conocimientos suficientes, para agregar campos a la estructura de las bases de datos, no proceda a hacerlo, de lo contrario podría ocasionar mal funcionamiento de la aplicación.

• Aparece la ventana Database System Utility, Debe haga clic al botón open Shared, Seleccione la tabla de la base de datos que desea modificar y pulse el botón Abrir.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Seleccione lo que desea efectuar: explorar la data, modificar la estructura, adicionar indexes secundarios, para hacer esto, active la ficha correspondiente

Nota. Esto se detallara capítulos siguientes

en

Títulos y Correlativos Existe una serie de documentos que son necesarios llevar una serie de información, como son el nombre del impuesto, la alícuota, su forma de aplicarlo, con cuantos decimales y moneda con la cual se va a trabajar, con que numeración correlativa automática, por ejemplo: Presupuesto, Factura, Apartado, Devolución, Nota de Entrega, Pedido, Nota de Débito, Nota de Crédito, Planilla de Retención, Planilla de Cobranza, Recibo de Caja y Proceso de Lote. En esta página se establecen la numeración inicial, para cada documento. Y otras opciones dependiendo de la ficha donde se está trabajando, más adelante se detallaran.

Paso para trabajar con los Títulos y Correlativos Existen dos formas básicas de acceder a este menú: • Por el botón Títulos y correlativos • Por el menú Archivos, seleccionar Títulos y correlativos Botón Títulos y Correlativos

Títulos y Correlativos. Página o Ficha General. En este formulario se introduce la nomenclatura del impuesto o los impuestos, dependiendo del tipo de organización o empresa. Ejemplo: Impuesto al Valor Agregado (IVA.), la activación del mismo y la alícuota que se va aplicar, Identificador Fiscal. La cantidad de decimales y el tipo de moneda con la cual se va a trabajar, Decimal en Existencia, fecha de inicio del período en curso, fecha de culminación del período y con la descripción del período.

Entorno de Configuración”.

la

ventana

“Archivo

de

Antes de explicar las diferentes páginas o fichas, se explicara los diferentes botones con que cuenta la ventana “Archivo de Configuración”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Barra de Herramientas Modificar Registro

Grabar Registro

Períodos Botón de Cancelar Operaciones.

Salir Series de Factura Descuento pronto pago

Botón de cancelar operaciones, cancela la operación que se esté efectuando. Ej., Estando en la ventana “Archivo de Configuración”, y modificó los datos que están en la ficha, al pulsar este botón ventana

se presenta la siguiente

Al hacer Clic en el botón Si, sale de la edición, sin grabar los cambios efectuados. Si hace Clic en el botón No, no sale de la edición, quedando en el campo donde se está efectuando los cambios, para que proceda a efectuar las modificaciones pertinentes. Botón Modificar Registro, Permite editar la información que se encuentra en la ficha.

Botón Grabar, graba las modificaciones efectuada en la ficha.

Botón descuentos pronto pago, permite activar la ventana donde se establece el descuento por pronto pago a los clientes.

Nota: La Página, Pestaña o

Ficha, se refiere a una porción de la ventana que puede estar presente, como especie de fichero, en este manual se referirá a ella como fichas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Descuentos Pronto Pago.

En este formulario, se configura la escala de descuentos a los clientes, dependiendo del rango de días desde el momento de la emisión de la factura hasta su cancelación. Estos rangos se evalúan de arriba hacia abajo donde el porcentaje será seleccionado automáticamente al suceder la primera correspondencia de rango de días. Existen dos formas básicas: • Hacer Clic en barra de menú al menú detalle. • La otra forma es hacer Clic, en el botón descuento pronto pago, ubicado en la barra de herramienta

Nota. Se pueden establecer descuentos combinados (5% + 2%) o simples (7%).

Nota. En caso de que existan políticas de pronto pago diferentes por cada cliente, las mismas deben indicarse de forma individual en el formulario de cliente.

Ej. Se tiene la siguiente escala: 0 a 5 días 5% + 2% 5 a 10 días 2,5% + 1% 10 a 15 días 1,5% + 0,5

La aplicación lee la escala empezando por el renglón de 0 a 5 días si el cliente esta cancelando el giro o el saldo en 5 días el descuento pronto pago obtenido es de 5% más 2%, de ser más de 5 días, 2,5% más 1% y de 10 a 15 días será de 1,5% más 0,5%. Los rangos de días varían según como indique el primer hasta, en caso de utilizar mayor cantidad de días simplemente repita los porcentajes hasta llegar a los días deseados. Se puede cambiar el "hasta" para así poder obtener períodos de pagos menores de 5 días después del "desde". Por ejemplo: 10 - 15. Puede tabular los descuentos expresándolos tanto en moneda como en porcentajes aplicados al monto.

Botón Series de Facturas, activa la ventana “Series de Facturas”, para la creación de series en facturas, estas se pueden

hacer por usuario, depósito y vendedores. Además de hacerlo por el Botón, también se puede hacer por medio del menú “Detalle”

Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Serie de Facturas.

Se permiten múltiples correlativos en las transacciones de facturación en sucursales. Existen tres formas de crear correlativos y solo puede seleccionar un tipo de correlativo: a. b. c.

Por Usuarios. Por Depósitos. Por Vendedores

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Procedimiento. 1. Hacer Clic en el botón Series de Facturas 2. En la ventana series de Facturas, hacer Clic en la Opción Nueva Serie, escribir la descripción de la serie. Ejemplo, A100. 3. Hacer Clic en el botón Incluir, pasando la Nota: Para borrar una serie, se ubica sobre la información hacia la ventana de series. serie y hacer Clic en el botón Borrar. 4. Proceda escribir el número correlativo, Ej., 1000. 5. Hacer Clic al botón Salir y Luego Clic al botón Guardar.

La creación de los correlativos por Usuarios. Permite que en la ventana totalizar de los usuarios, automáticamente se factura por la serie seleccionada. Para seleccionar la serie, estando en el módulo de a2 sistema, debe ir a: 1. Menú Usuario. 2. Seleccionar Administrador de Usuario. 3. Indicar que desea efectuar, si va incluir un nuevo usuario o modificar uno existente, eso lo puede hacer por los siguientes botones: •

Hacer Clic al botón Incluir

, (Si va incluir un usuario nuevo) • Botón Editar , (Si va modificar un usuario existente) • Si es nuevo el usuario, llene la ficha básica de la ventana Configuración de Usuarios. 4. Seleccione, posteriormente la ficha política. Habilitándose así la ventana “Configuración de Usuario Para ---------, en este caso fue el usuario que se abrió, Para Establecer las políticas del usuario. 5. Seleccione la ficha Ventas, luego la ficha Facturas y en la parte inferior de la ventana, escoger la serie

con la cual se desea trabajar, Ej. A100 6. Luego hacer Clic en: • El botón Grabar

.

• El botón Salir

.

Demostración. Al entrar en Módulo a2 Administrativos, seleccione el Menú Ventas – opción Facturas, si entra como el Usuario que se le configuro la serie, la aplicación automáticamente toma la serie asignada, que para este caso fue la A1000.

Botón Períodos, Habilita la ventana que permite describir los períodos que se va a trabajar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Títulos y Correlativos - Menú Detalle.- Opción Períodos.

Modificar el título de los períodos. A través del módulo de títulos y correlativos es posible modificar los títulos de los períodos que se reflejan en las diferentes estadísticas del sistema. De manera que en aquellas instalaciones que provienen de una conversión es posible ajustar el título de la estadística al mes al cual corresponden.

Igualmente, se puede cambiar el año al que corresponde el periodo, esto se hace a través de la ficha varios, en la opción estadísticas descripción. (Explicación posterior en la ficha Varios)

Al dar Clic en el Icono de control de menú de la ventana “Descripción de Períodos” se despliega el siguiente menú.

Botón Salir, Al hacer Clic, sale de la ventana.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Barra de Menú Está compuesta de los Menú “Archivo” y “Detalle”. El menú “Archivo”, tiene las siguientes opciones.

El menú “Detalle”, tiene las siguientes opciones:

Al hacer Clic en el menú Archivos – opción Títulos y Correlativos se presenta la ventana “Archivo de Configuración”, esta ventana se compone por varias fichas (General, Inventario, Ventas y Clientes, Proveedores y Compras, Bancos, Varios, Códigos, ensamblaje), teniendo de primer plano la ficha General, si se desea hacer modificaciones, se procede de la siguiente manera: 1. En la barra de herramienta, hacer Clic en el botón Modificar Registro, para colocar en edición la ficha. 2. En el recuadro de opciones Identificación fiscal, se introducen los nombres con los que se conocen estos rubros. La aplicación maneja todo lo relacionado a los Contribuyentes Especiales y su función como agentes de Retención para el impuesto al valor agregado (IVA.). Es importante también resaltar que aquellos contribuyentes ordinarios que les vendan a contribuyentes especiales deben llevar el control sobre el IVA. Retenido ya que el mismo debe reflejarse en el libro de ventas para el momento de la liquidación del impuesto. 3. Como se muestra debe activarse la empresa como contribuyente especial si esta posee esta figura de un gran contribuyente. 4. Al mismo tiempo para aquellas empresas que venden productos gravados con el IVA. En alícuota reducida al 8%, o el 10% de impuesto al lujo como alícuota adicional, es necesario activar el impuesto dos de la aplicación. De esta manera los libros de compras y ventas reflejaran las transacciones en función de la base reducida o adicional como lo estipula la ley.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Si la empresa es un Contribuyente Especial deberá activar esta opción

En Decimales se indica la cantidad de decimales con la que se desea trabajar la presentación numérica en toda la aplicación. En la opción moneda local, se selecciona la moneda base de la aplicación.

Nota. Usted debe tomar en cuenta que si no desea usar céntimos al elaborar el documento de ventas, tendrá pérdida equivalente a la cantidad de céntimos que deje de cobrar.

Nota. La moneda base es muy importante definirla en el momento de hacer la configuración inicial, ya que después de hacerlo la primera vez no se podrá modificarla en el futuro.

La moneda base es muy importante definirla en el momento de hacer la configuración inicial, ya que después de hacerlo la primera vez, no se podrá modificarla en el futuro.

Debe indicar la fecha de inicio y fin del período, las transacciones que no estén, en este rango de fecha, será considerada inválida.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Configuración de Períodos. En el recuadro de opciones llamado Período actual en curso, se declara la periodicidad administrativa para llevar las estadísticas de la empresa. La fecha de inicio y fin de de período. Indican las fechas válidas para la inclusión de transacciones. Pudiendo definir períodos: Mensuales, Trimestrales, Semestrales o Anuales. La configuración de períodos es fundamental en la parametrización de la aplicación, se debe tomar en cuenta dos variables para poder tomar una decisión acertada. • La primera cantidad de transacciones por día, de ser muy altas (100 ó más) se puede configurar períodos mensuales es decir de 30 días por ejemplo. • La segunda variable a considerar es la forma de trabajo de la empresa donde se esté implantando la aplicación, para ilustrarle mejor, un ejemplo bien conocido son las períodos de ventas que utiliza algunas empresas de cosméticos, que duran 3 semanas y llevan por nombre Campaña, de ser así se deberá colocar la fecha Final del período para cubrir las tres semanas de la campaña o del tiempo que esta dure. Pudiendo colocar en el campo descripción el nombre de la campaña, Ejemplo: Día de la madre. Para mayor control y comodidad es recomendable utilizar los períodos: mensual ó anual. Si este es mensual se debe colocar en la descripción del período el mes que se está trabajando como lo indica la figura. Si es anual la descripción y las fechas cambian, fecha de inicio 01/01/2007, fecha final 31/12/2007, descripción año 2007.

Nota. Recuerde que debe hacer Clic en el botón de guardar cuando efectué un cambio en una ficha.

Con la opción “Mostrar Existencia de todos los depósitos en los Info de los Productos” desactivada la información se verá como se muestra a continuación, es decir sólo muestra la existencia del Depósito seleccionado.

Si se activa la información se mostrará de la siguiente manera, es decir muestra la existencia del Depósito actual y la suma de la existencia de todos los depósitos. Por ejemplo Tempra 21/35 significa que en el Depósito seleccionado tenemos 21 items y sumando la existencia de todos los depósitos creados en el sistema es de 35 items.

Nota. Estos Info se muestran al momento de seleccionar los artículos en las diferentes transacciones a realizar en el sistema ejemplo, Facturas, Compras, Presupuestos, entre otros.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Títulos y Correlativos (Consecutivos) Ficha Inventario. Ficha de inventario. Permite parametrizar los correlativos de los documentos de Cargos, Descargos, Transferencia y Ajuste de Inventario.

Ajustar existencia detallada: Permite en el Módulo de Ajustes de inventario operaciones con existencias detalladas. Seriales x Depósito: Permite almacenar los seriales de los productos, de acuerdo al depósito donde esté guardado el producto. Con esto el cliente podrá conocer en qué depósito tiene determinada mercancía con su respectivo serial. Precios disponibles: Cambia el nombre o descripción, que esta en la caja de texto (Precio 1, Precio 2.) por el tipo de precio que va tener los productos, (Distribuidor, Mayorista, Detal), esto lo observará en la ventana de inventario. en el módulo a2 Admin. Nombre Matrices La utilización de matrices de clasificación para el inventario es una característica muy útil para ciertos tipos de empresas como Tiendas de ropa, zapatos, ferreterías, entre otros. Se pueden presentar varios tipos de matrices, las más común usadas son: Tallas y Colores, Ancho y Alto, entre otras. Observe que si se utilizan duplas o pares de datos, descriptivos por producto, es posible agregar características bien diferenciadas, las cuales formarán automáticamente la combinatoria de las duplas para ofrecer una variedad completa de ítems. Activar Código Único Asociado: Es una utilidad muy práctica que sirve para relacionar uno o más códigos aparte del identificador original del producto. Pueden ser aplicados a cualquier producto, siendo de gran utilidad a productos matriciales (tallas y colores) y las ofertas y presentaciones. Ejemplos: Artículos matriciales tales como Zapatos, el Marrón/37 y Negro/38, se asocia un código a cada uno de ellos y cuando esté realizando la transacción, en vez de introducir los datos por el código o identificador original del producto, se introduce el código único asociado. En las Ofertas o Presentaciones, crear códigos más fáciles de recordar, que facilitan el trabajo de los usuarios facturadores del sistema. Además, puede imprimir sus Etiquetas de Inventario con estos códigos convertidos a códigos de barras y utilizar lectores ópticos.

Pasos que deben seguir para configurar el sistema. 1. Vaya a la opción Sistema - Títulos y Correlativos y en la ficha inventario tilde “Activar código único asociado”, Observe la ventana siguiente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 2.- Pase al módulo a2 Admin, en el menú sistema, Opción mantenimiento, estando en la ventana de mantenimiento de archivo, tilde la casilla “Código único asociado”, realice el Mantenimiento del sistema para generar los códigos únicos asociados de manera Nota. Esto se efectúa sólo en el caso de una actualización. automática. 3. En el Archivo de Inventario (Módulo a2 Admin),

usted tiene una nueva opción en el menú: Detalles – Código Único Asociado, o visualmente un nuevo icono, obsérvelo en la ventana siguiente.

3

4. Si es una instalación nueva, ejecute esta opción para crear el código único asociado. 5. Si va a crear un código único asociado a una Oferta o Presentación, vaya a la opción Ofertas y Presentaciones, (informaciones adicional de cómo crear presentaciones la ubicará en capítulos siguientes) en el comando Detalle o el botón Oferta y presentaciones , cree o modifique una y escriba el código en el campo “Código único”, ubicado en la esquina inferior izquierda.

6. Para lotes y productos matriciales (tallas y colores) utilice el botón. Puede crear productos en costo por lotes con presentaciones y a su vez, las ofertas y presentaciones tener sus respectivos códigos únicos asociados.

6. En tallas y colores. Para introducir el código, presione la tecla Enter o doble Clic en la columna del código. 7. Si es un producto de Costo promedio y desea crearle un código asociado, vaya a la opción Código único asociado, escriba el código y presione el botón incluir. El código único asociado queda activo para todas las transacciones, especialmente en el a2 punto de ventas.

Configuración de precios de la aplicación. El programa maneja 6 niveles de precio, Precio1, precio2, etc. Tiene la particularidad que las cajas de texto la deja vacías o en blanco deshabilitan

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 el precio en todo el sistema. La variedad de precios se utiliza en los casos donde cada producto posea varios tipos de precio dependiendo el cliente al que se le esté ofertando o vendiendo, por ejemplo: Al Mayor, Distribuidor, y Al Detal.

Precios Disponibles Modificados.

6 Precios Disponibles que por defecto trae la aplicación.

Títulos y Correlativos.- Ficha Ventas y Clientes. Como se puede ver en el formulario, existe una serie de documentos que son necesarios llevar con numeración correlativa automática, por ejemplo: Presupuesto, Factura, Apartado, Devolución, Nota de Entrega, Pedido, Nota de Débito, Nota de Crédito, Planilla de Retención, Planilla de Cobranza, Recibo de Caja y Proceso de Lote, Próxima Guía de despacho. En esta página se establecen los números iníciales para cada documento.

Otras opciones. Guardar Presupuesto: Cantidad de períodos que desea guardar los presupuestos realizados con el estatus de guardado.

Guardar Pedidos: Cantidad de períodos que desea guardar los pedidos realizados con el estatus de guardado. Porcentaje Mora: Porcentaje que desea aplicar como intereses de mora. Sumar fletes al Impuesto 1 y 2: Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe del cuadro de texto de flete en la totalización de documentos. Trabajar con céntimos ventas: Utilización de céntimos en el cálculo de documento de ventas.

NOTA IMPORTANTE. Desde el módulo de retenciones de I.V.A. es posible también elaborar el archivo texto, el cual puede ser enviado al SENIAT a través de su página Web. El archivo que se genera es grabado en el directorio Empre001\Data\Seniat con el nombre de Retenciones.Txt

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Comisiones sobre ventas: Cuando esta opción está activada, se le cancela al vendedor la comisión, solo cuando la factura está totalmente cancelada, en el caso contrario que no esté activada, se le cancelará cuando se realice la factura, sin importar el estatus de la misma. Márgenes de Utilidad: Si la opción está activada, se expresará el Margen de Utilidad en porcentaje, en caso contrario expresará el Margen de Utilidad en moneda.

Cerrar Estados de Cuentas: Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual, en caso contrario se trabaja con períodos abiertos.

Aplicar las retenciones de IVA al momento del cobro: Se puede configurar desde el módulo de títulos y correlativos que las retenciones de IVA, tanto en ventas como en compras sean aplicadas al momento del pago.

Nombre Autorizado: Existe una relación entre el cliente y sus autorizados que puede ser transformada según las necesidades de cada perfil. Ejemplos: a) Representantes - Alumnos para el uso de la aplicación en instituciones de educación, donde el autorizado es el alumno. b) Afiliados - Familiares para implementaciones de clubes y asociaciones, donde los autorizados son los familiares. c) Clientes - Proyectos para optimizar las cuentas de clientes donde es necesario saldos individuales por proyectos diferentes. d) Empresas - Empleados para aquellos que ofrezcan créditos a empleados de empresas.

Retenciones de IVA: Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificación que debe ser asignada a las retenciones de IVA. Este paso es muy importante, ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la clasificación para poder acumular las retenciones según su naturaleza en diferentes cuentas contables.

Reflejar la Utilidad: es posible reflejar la utilidad de las operaciones en base al costo actual, de manera que aquellas instalaciones que desean ver todos los reportes reflejando la rentabilidad de la misma en base a costo actual, deben seleccionar el tipo de costo.

Pasos: 1. Módulo de Títulos y Correlativos. 2.Seleccionar como quiere reflejar el costo.

Titulo y Correlativos.- Ficha Proveedores y Compras. Aquí se crea el correlativo para las órdenes de compra, compra de mercancía y otros, mostrará el siguiente número en el correlativo de los siguientes documentos de Orden de Compra, Compra de Mercancía, Nota de Entrega, Devolución de Compras, Nota de Débito y Nota de Crédito. El programa automáticamente le asignará el número correspondiente a cada documento.

Otras opciones. Guardar orden de compra Significa que usted le puede indicar los períodos que desea guardar, posicionándose en el cuadro y colocando el número de períodos que desee guardar.

Sumar flete al Impuesto 1 y 2 Se refiere a la activación del cálculo del impuesto al importe de la casilla del flete.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Cerrar Estados de Cuenta Al estar activa, se realizan cortes de cuentas cada vez que finaliza el período actual, en caso contrario se trabaja con períodos abiertos.

Contribuyentes Especiales Posibilidad de imprimir una retención de IVA. Por cada compra. En la ficha de Proveedores y Compras están disponibles los correlativos para las retenciones de IVA., comprobantes generales de retención para los casos en que se desea entregar una sola relación de retenciones por período. La asignación de una clasificación para las retenciones de IVA. Permite al momento de la consolidación agrupar las retenciones en cuentas contables diferentes dependiendo de su naturaleza. Se debe colocar el número correlativo con la cual se desea que comience bien sea, la Próxima orden de compra, la orden de servicio, La próxima carga de servicio, la próxima orden de compra.

Clasificación Retención. Es necesario indicarle al sistema cual es la clasificación que debe ser asignada a las retenciones de IVA. Este paso es muy importante ya que al momento de contabilizar las retenciones lo ideal es la clasificación para poder acumular las retenciones según su naturaleza en diferentes cuentas contables.

Títulos y Correlativos.- Ficha Bancos En la ventana o formulario de bancos se establecen las características básicas para el manejo bancario, el primer dato a introducir es el porcentaje de Impuesto al Débito Bancario. Los correlativos de Comprobante de Egresos, Nota de débito, Nota de crédito y Depósitos son utilizados internamente

y no llevan ningún tipo de relación con numeraciones dadas por las Entidades Bancarias.

las

Los días de Diferimiento son muy importantes cuando se requiere llevar el control bancario de forma exacta, de esta manera la correspondencia de las fechas de liberación de los documentos son los más exactas posibles. En la mayoría de los casos esta cualidad no se cumple en un 100%, ya que es muy difícil saber a ciencia cierta cuando son cobrados los cheques dados a particulares o empresas.

Títulos y Correlativos. - Ficha Varios Esta opción permite establecer series de estadísticas, por ejemplo, año actual, año anterior, año antepasado y los períodos históricos. Para cada casilla "Estadísticas

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 año actual" debe especificar los años con los cuales desea trabajar y la cantidad de períodos históricos que desee guardar. Posibilidad de modificar el nombre de los campos, con el propósito de ser utilizados para otro fin distinto: • Flete de Ventas • Flete de Compras • Nombre Giros • Nombre Existencia • Nombre Comisión • Nombre Clasificación

Para modificar se procede: Ej.: • Hacer Clic, registro, • Para activar configuración, está ficha. • Ubique el (Transporte). • Para finalizar

registro.

en el botón Modificar en la ventana Archivo de la ficha Varios efectué Clic sobre campo Flete de Ventas, escriba hacer Clic en el botón

Grabar

.

En la ventana Archivo de Configuración, opción “Estadística descripción”, permite cambiar el año de los períodos en la cual se va trabajar, esto lo puede también observar a través del menú Detalle, opción períodos, pasando así a la ventana Descripción de Períodos en Títulos correlativos. Escriba el número correlativo con la cual desea que comience el proceso de caja chica

Escriba la clasificación para los cargo y descargo que van a tener los productos compuestos en el menú de ventas Nota: Los productos compuestos, son aquellos que están formados por diferentes elementos (productos), también llamados combos.

Títulos y Correlativos. - Ficha Códigos. En esta ficha, se establece la forma de trabajo en lo referente a la codificación que va tomar el sistema para cada registro, en la creación bien sea de Clientes, Proveedores, Departamentos, Artículos de Inventario, Bancos, entre otros y si desea generar el código automático, se debe tildar a quien se le desea generar. La forma de rellenar los campos en el extremo izquierdo, se logra al tildar, la opción rellenar código en forma automática, así el sistema va colocar la numeración del

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 registro cuando se está creando, en el módulo a2 administrativo y rellena los campos izquierdo.

de cero en su extremo

Generación de Códigos

Nota: Después de configurar, recuerde de grabar, para comprobar, active el módulo Administrativo, Menú Mantenimiento, seleccione Inventario, hacer Clic en el botón

Al contrario, si se deja sin la tilde, la opción rellenar código

incluir registro, observe que hace el programa, en el campo código.

automáticamente, al momento de crear el registro en el a2 administrativo, el código que se va asignar al Departamento, al cliente, al producto etc. Al momento de escribir el número del código y sistema no rellena de ceros el extremo izquierdo. Existen tres formas de hacer la codificación o numeración de renglones o ítems. a) Manual: El usuario de la aplicación genera el código a su conveniencia. b) Código Automático: La aplicación asigna el código de forma automática cuando se tilda esta opción. c) Rellenado de Código: La aplicación se encarga de llenar con ceros (0) a la izquierda el número o la letra que el usuario introduce. Por ejemplo si el usuario introduce el número 10 el programa rellena con ceros hasta la máxima longitud del campo. Ejemplo: 0000010. Si no desea el relleno, desactive esta opción.

Nota: Se recomienda utilizar este método en los códigos de los artículos de inventario si se manejan códigos de barras.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Administración de Usuarios: Se puede acceder al Administración de Usuarios a través del botón Usuario Administración de Usuarios.

o por El Menú Usuarios -

A través de la Administración de Usuarios se puede efectuar: • Registro del usuario • Permisos generales • Modificación de formas • Restricciones • Políticas • Configuración impresión • Asignación de directorios

Elementos que conforman la ventana Configuración de Usuarios. Funciones básica para el manejo de la Forma.

Anterior registro) Ir al registro anterior (Activo en modo de Modificación). (Siguiente registro) ir al registro siguiente (Activo en modo de Modificación).

Barra de menú

Barra de herramientas Cancela la operación actual Barra de Título Imprime reporte de la información mostrada. Icono de control de menú. Muestra listado de ítem de los rubros donde estamos trabajando Crea o incluye nuevo registro.

Activa el modo de modificación de registros

Elimina o borra registro actual

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Ficha o página

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Para acceder al usuario MASTER, se procede de la siguiente manera: • Hacer Clic al Botón Editar, activándose así la ventana “Información del Usuario.

• Hacer dos Clic, sobre el usuario MASTER. Mostrando el perfil del Cuando se instala la aplicación, se usuario máster, observe crea un perfil de supervisor llamado la ventana siguiente: MASTER, y es muy importante que este sea realmente el supervisor del sistema, ya que peligraría el buen funcionamiento de la herramienta si se crea otro usuario con todos los permisos activos.

Agregar, Editar, Borrar y Grabar un Usuario. En la siguiente imagen se muestra el menú de opciones para administrar las formas y la información:

Ficha Básica Datos Básicos Usuario (Ficha Básico): En este formulario, se parametrizan las características básicas del perfil de usuario, tales como su Nombre, Descripción del cargo que desempeña, Contraseña (Contraseña que va usar el usuario que se está creando), Fecha de Creación (fecha de inclusión del usuario, Fecha de expiración (marca el tiempo de este perfil que como usuario va tener acceso al sistema), Status del usuario si esta activo o inactivo, Ubicación (ubicación que tiene el usuario en la empresa, a que departamento pertenece), E-mail (se escribe el correo electrónico del usuario), Grupo de usuario al cual pertenece, Usuario Principal (esta característica permite al momento de crear un nuevo usuario asignarle las características o perfil del usuario principal. De esta manera cualquier cambio a nivel de políticas o configuraciones de menú, que se hagan al usuario principal, es absorbido de manera automática por este usuario.

Editar o incluir un Usuario: Paso a Paso:

1. Para modificar algún perfil haga Clic en el botón Usuario ubicado en la barra de herramientas o Clic en el Menú Usuario – Administración de Usuarios. Aparece la ventana de “Configuración de usuarios”, en la parte inferior de dicha ventana, está compuesta de varias fichas (Básicas, Avanzada, Menús, Restricciones, Políticas, Impresión, Directorios).Estas ficha se explicara paso a paso en el desarrollo del manual, observe que la ficha que esta activa es la ficha básica.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Nota: Configuración de Usuario: Para ello debe dar Clic a Botón Editar con esto puede editar sus datos y configuración.

,

Ficha Básica. (Se detallo anteriormente, aquí se procede a ejemplificar)

2. Para incluir un nuevo perfil haga Clic en botón Incluir de la barra de botones situada en la parte superior de la pantalla (barra herramientas). 3. El cursor se ubicará en el cuadro de texto titulado nombre de usuario, proceda a llenar el formulario de datos básicos con la información adecuada, Ejemplo María Gonzáles. 4. En la opción Descripción Ejemplo María Gonzáles o escriba el nombre del cargo de este usuario vendedor. 5. La clave de usuario debe ser introducida dos veces, para poder verificar que está debidamente escrita, se recomienda no utilizar números o nombres relacionados directamente con el usuario (Ej. C.I., segundo nombre, nombre de algún pariente cercano, entre otros.), el sistema no acepta que el usuarios que se está creando tenga igual nombre o contraseñas de uno previamente creado. 6. Las fechas requeridas vienen por defecto, para el ingreso, la fecha actual y la de egreso con 50 años de diferencia. Para personal contratado se debe establecer como fecha de egreso el día que culmina el contrato, al hacer Clic en el botón señalado en la figura, se despliega la ventana del calendario, donde debe seleccionar la fecha. 7. Prosiga llenando las otras opciones que se encuentra en la ficha, como el Nota: El estatus del perfil indica si el mismo puede o no tener acceso a status del usuario del sistema la aplicación. 8. Ubicación, indique cual es la ubicación física del usuario dentro de la empresa. Ejemplo: Oficina principal. 9. E-mail, escriba la dirección de correo del usuario. Ejemplo: mariagonzales@hotmail.com. 10. Grupo, Indique el grupo donde está ubicado el usuario, como puede ser grupo, de venta, administrador, supervisor, gerente, etc., Ejemplo: Ventas.

Activación del concepto de usuario principal 11. Usuario Principal, esta característica permite al momento de crear un nuevo usuario asignarle las características o perfil del usuario principal. De esta manera cualquier cambio a nivel de políticas o configuraciones de menú, en el usuario principal, se replican de manera automática. Ejemplo: Grupo de ventas 12. Si desea, especifique otras opciones que se encuentra en las diferentes fichas, esto se explica a continuación (muy recomendado), de lo contrario, para almacenar el perfil presione el botón de grabar,

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..

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Grupo: Ventas

Hereda perfil de:

Los perfiles de usuarios son básicos para el buen funcionamiento de la aplicación, cada uno de los operadores se le define su perfil, ya que todo el sistema se fundamenta en las características, para así mostrar sólo la información que para esté usuario se autoriza acceder, el sistema trae un usuario definido, que es el usuario MASTER, tiene perfil de supervisor. Se recomienda para este caso un personal con las siguientes características: 1. Conocimientos avanzados del sistema operativo utilizado. 2. Conocimientos básicos de los procesos administrativos normales de toda empresa 3. Poseer la Certificación de Asesor a2. 4. Conocer todos los procesos administrativos de la empresa donde se está realizando la instalación.

Ficha Avanzado. En esta ficha se puede establecer, que el usuario que se está creando, puede: “Modificar Estadísticas”, Al esta activa esta opción permite al usuario modificar las estadísticas de la aplicación. “Apariencia 3D”, activa la opción que los campos, cuadros de textos y botones de la aplicación se ven en tercera dimensión.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Apariencia 3D Desactivada

Apariencia 3D Activada

“Acceso información sistema”, si esta opción al usuario no se le habilite, no podrá ver la información del sistema al usar Ctrl. + S. Como es La ficha memoria (las memorias, memoria física total, memoria física disponible, total página de memoria, total página disponible de memoria, etc. En la Ficha sistema operativo, muestra la versión del sistema operativo, revisión y plataforma. Ficha Directorios, muestra los directorios donde trabaja y guarda la información el sistema. Ficha Sistema, se pode ver Información como la arquitectura del procesador, nivel del procesador, Tamaño de página, Dirección mínima de la aplicación, Dirección Máxima de la aplicación. Ficha Disco, muestra las características de los dispositivos de almacenamientos. Ficha Ambiente, muestra el ambiente en que se está trabajando. “Maneja Monedas”, cuando la opción está activa, el usuario puede manejar multimonedas en la aplicación, en el momento de comenzar a efectuar las transacciones en a2 Administrativo. “Alterar Factor Cambio”, Permite al usuario alterar el factor de cambio al inicio del programa, de cada una de las monedas configuradas. “Manejar todas las transacciones”, Cuando está activa, maneja todas las transacciones o solamente las que le permite el menú del sistema, operaciones que involucre dinero en el sistema como son: facturas, Compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, entre otras. “Activar modo de entrenamiento”, Activa el modo de entrenamiento, esto le permite al usuario efectuar transacciones, efectuar práctica de aprendizaje, no afecta, datos del inventario de los productos, los datos del sistema, ni guarda o borra ningún registro (No actualiza los datos del sistema). Herramienta de gran utilidad para el personal que necesita ser entrenado en el manejo operativo de la aplicación. “Preguntar en caso de olvidar su clave”. En la parte derecha del formulario, se configura la manera de tener acceso a la aplicación en caso de olvidar su clave secreta. Debe introducir una pregunta y su respectiva respuesta y confirmación de la misma. Nota: Para activar la pregunta debe entrar por el modulo de configuración de usuarios e intentar introducir su clave tres veces de forma errónea, al hacerlo se activa la pregunta que dará paso a su respuesta. Pregunta que va efectuar el sistema cuando se olvida la clave. Respuesta que da el usuario, a la pregunta anterior. Confirmación de la respuesta anterior. El usuario tiene tres intento para colocar la clave correcta, sino configuró en a2 sistema la pregunta, en caso de olvido, lo saca de la ventana de acceso, de lo contrario habilita el botón “Olvido Clave”, al hacer Clic en él, efectúa la pregunta clave al usuario, escriba la “clave de olvido” para lograr el acceso, luego hacer Clic en Aceptar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Resumen paso a paso (Clave del Sistema) 1. 2. 3.

Haga Clic con el Mouse en los cuadros de verificación de cada enunciado, en la parte izquierda del formulario. Ingrese la pregunta en el cuadro de texto titulado “pregunta en caso de olvidar la clave” Ingrese la respuesta en el cuadro de texto titulado “respuesta a la pregunta” y repita en “Confirme su respuesta”

Ficha Menús (Para Configurar Permisos y Formas Disponibles). Recuerde que para accesar al editor de formas, debe ejecutar el módulo a2 usuarios (sistema) e ir al menú Usuarios

opción Administración de Usuarios o sencillamente presione el botón Usuarios del menú administrativo

. Para acceder al configuración

Para poder ejecutar las opciones del editor, debe primero seleccionar el usuario existente al que desea modificar o insertar un usuario nuevo.

Ficha Menú En el formulario Configuración de Usuarios, seleccione la pestaña Menú, este formulario está dividido en dos secciones: Recuadro de permiso y Formas disponibles.

Recuadro

Permisos

Formas Disponibles

Configurar Menú Administrativo

Configurar Las Formas ó Fichas de Archivos a2

Si esta desmarcada la opción “Acceso a los Usuarios”, el usuario que está creando no tendrá acceso al módulo de a2 sistema o usuario, para visualizar o modificar las configuraciones del a2 Administrativo, al intentar acceder, el sistema le presenta la siguiente pantalla.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Recuadro Permisos. En la parte izquierda, en el recuadro Permiso, se establece los permisos para acceder el módulo usuario (sistema) y para el módulo administrativo del a2 administrativo. Para efectuar cambios en el menú del Módulo Administrativo, solo haga Clic en el botón titulado "Configurar Menú Igualmente, si está desmarcada la opción “Acceso Administrativo”, este usuario no tendrá acceso al módulo a2 Administrativo para visualizar o efectuar transacciones. Cuando el usuario ejecuta el módulo e introduce la clave muestra la siguiente ventana.

Administrativo". Al hacer Clic en el botón “Configurar Menú Administrativo”, muestra la ventana de “CONFIGURACIÓN MENU ADMINISTRATIVO DE _Nombre del usuario____” del usuario que se está configurando, esto permite configurar los menús de a2 Administrativo para este usuario, recuerde que esto aplica por usuario, El cuadro de verificación permite configurar las opciones de la barra de menús y las acciones que puede ejecutar el usuario actual, se activa o desactiva la opción de menú que se desea para los usuarios, también se puede cambiar el nombre de las opciones que tendrá el usuario en el menú del módulo administrativo. Cuando se ejecuta, se muestra la ventana Configuración Menú Administrativo de usuario. En esta ventana se muestra la barra de título: "CONFIGURACIÓN MENÚ ADMINISTRATIVO NOMRE DEL USUARIO", la barra de menús y el área de datos. En la barra de menús aparecen las opciones que el usuario puede ejecutar.

En la ventana de “Configuración menú administrativo” se observan todos los menú con que cuenta el módulo a2 Administrativo, Aquí el supervisor o el administrador del sistema, debe tildar la opción, que tiene derecho acceder el usuario que está configurando, en el cuerpo de la ventana se observa la raíz y los nodos como está formado cada menú. Al hacer Clic en el botón

se despliega los nodos que

pertenece a ese menú y si hace Clic en el botón oculta los nodos. En el área izquierda se configura todo lo referente a las opciones de menú activos y las diferentes opciones de los mismos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Signo Contrae

Signo + Expande

Ejemplo: Si el usuario que se está configurando, no tiene derecho a efectuar reimpresiones en el módulo de banco en a2 Administrativo, debe quitar la tilde en esta opción y si desea cambiar el nombre que tienen las diferentes opciones de menú, solo tiene que hacer doble Clic sobre él, para editarlo y escribir el nuevo nombre.

Al finalizar cierre la ventana, para regresar a la ventana de “Configuración de Usuarios”. En el área de datos, presionando el botón derecho del Mouse se muestra el menú contextual con las opciones:

Expandir Todas: Abre todas las opciones del árbol del menú del Sistema Administrativo. Contraer Todas: Sólo muestra las opciones de la barra de menú. Marcar Todas: Permite al usuario ejecutar todas las opciones disponibles en el menú administrativo. Desmarcar Todas: El usuario no puede utilizar ninguna opción del menú administrativo. Restablecer valores por defecto: Restituye el menú original del sistema administrativo a2. Cuando se marcan o desmarcan las casillas de verificación, aparecen o desaparecen automáticamente las opciones y acciones correspondientes que se le permite ejecutar al usuario actual. Los resultados de las acciones se muestran en la barra de menús de la ventana visualizada. Para regresar a la pantalla anterior, se presiona el botón salir de los botones de control de la ventana o la opción salir del menú de icono de control.

Configuración de Usuarios Ficha Menú – Recuadro Formas Disponibles. Las formas son las pantallas o formularios que se muestran para introducir y visualizar información de los archivos maestros del sistema. Es posible personalizar las formas en modo de diseño modificando y adicionando diferentes componentes. Las formas se visualizan en la localización y tamaño inicial fijadas por el usuario en la pantalla en tiempo de diseño. Luego, cuando se ejecuta el sistema administrativo, si el usuario lo desea puede mover la ventana, pero cada vez que ejecute una opción, aparece en el área de la pantalla que fue fijada en la Configuración. Estos archivos se almacenan en la carpeta o directorio UserConfig.

Cuando se modifica o crea una nueva forma, se produce un archivo que se guarda en el directorio UserConfig, llamado SCUSERxxyy.SYS, donde XX representa el número de la forma maestra, yy el código del usuario que está siendo modificando. Los archivos maestros originales se llaman FMASTERxx.SYS. Nota: Si todos o casi todos los usuarios utilizan una misma forma, es un inconveniente crear a cada usuario la misma forma, sobre todo si son muchos. Si este es el caso, renombre el FMASTERxx.SYS, por ejemplo, colóquele una O, de original para que le recuerde que es una forma original del sistema. Se renombraría OFMASTERxx.SYS. Luego renombre el SCUSERxxyy.SYS con FMASTERxx.SYS, esto con el fin de que el nuevo archivo se convierta en el nuevo original y pueda ser utilizado por todos los usuarios

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 En un ambiente de redes, cuando sean pocos los usuarios que tengan formas diferentes de un mismo archivo, puede generar la forma y grabarlo en el directorio UserConfig del usuario, el cual se recomienda crear en el disco duro local. En el caso contrario, guarde el archivo SCUSERxxx.SYS en el directorio UserConfig del servidor. Para crear las carpetas locales o globales del usuario, vaya a la pestaña Directorios de la Configuración de usuarios. Se mostrará la siguiente ventana: Es recomendable que el directorio local esté en el disco duro local. Todos los demás en sus ubicaciones originales del servidor. En la sección derecha de la ventana “Configuración de Usuarios”, se observan las diferentes formas disponibles, se debe seleccionar primero la forma a configurar (Departamentos, Inventario, Depósitos, Proveedores, Clientes, Autorizados, Tarjetas, Zonas, Vendedores, Bancos, Conceptos, Beneficiarios.), en el recuadro muestran los botones de selección. Archivos no modificables no se muestran en el menú Configurar del módulo usuarios. Al hacer Clic en el botón de selección, ubicado a la derecha de los enunciados (se encuentra en la parte derecha del formulario “Configuración de Usuarios). Para seleccionar, hacer Clic con el Mouse en el nombre del archivo a visualizar o modificar, luego Clic en el botón "Configurar". En Resumen este caso se seleccionó Departamentos y posteriormente Clic al botón configurar, dando así paso a la ventana de “Archivo de Departamento de inventario”

NOTA: Al hacer Clic al botón Configurar se presenta dos ventanas: • El Editor de la Forma • Recursos del Usuario

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Ventana de “Archivo Departamento de inventario”

de

Las formas tienen presentaciones en pantalla:

dos

• Ventana desplegable (Ejemplo La forma del archivo Departamento). • Páginas. (Ejemplo de página, es el archivo de proveedores o Clientes) Editor de la Forma

Recursos del Usuario

Ventana Recursos del Usuario La ventana Recursos del usuario presenta las variables y controles que permiten cambiar las características de la forma. Tiene una presentación de 4 páginas: Campos Disponibles, Presentación, General y Propiedades, además del recuadro en la parte superior, donde se presenta la lista de objetos y variables disponibles en la forma.

Elementos de la Ventana Recursos del Usuario. •

Ficha Campos Disponibles: Muestra todas las variables que puede manipular la forma.

• Ficha Presentación: Para modificar la visualización de la forma, es decir, si desea modificar una ventana desplegable convertirla en páginas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 • Ficha General muestra las acciones que el usuario puede ejecutar en el archivo, es decir, el menú y la barra de herramientas de la forma.

Ficha Propiedades para modificar las características de la forma y los objetos incluidos en la forma.

Editor de Formas. Es el corazón del sistema administrativo a2, ya que de la implantación dependerá el éxito de la empresa. Es aquí donde se modifican las fichas de los archivos maestros de la aplicación y en esto reside la estética, presentación y organización de los datos en la pantalla. Cuando se personaliza es necesario mantener un criterio o estilo de configuración, es decir, un estándar básico que siga una línea general unificadora a través de todas las formas y el manejo de la data. Si usted realiza una configuración de manera desordenada el resultado puede ser sencillamente un desastre, por lo cual se recomienda ser muy cuidadoso, diseñando primero en papel un bosquejo de cómo definirá las distintas pantallas para conservar la uniformidad. Debe recordar que el usuario final del sistema es, por lo general, un operador de computadoras que aprende a manipular paquetes. Si esta persona migra de una empresa a otra, y ambas utilizan a2, puede que no sepa manejar el sistema en la segunda, debido a la forma como se instaló la aplicación. Por tal motivo es necesario aplicar una política de uniformidad cuando se instala a2. A continuación se presenta una lista de las características más importantes que se pueden modificar en esta opción: • • • •

Definir la longitud del campo código y otros campos. Cambiar el orden de entrada de los datos. La permisología para ejecutar menús y sus opciones Cambiar el tipo de pantalla.

Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario pueden ser eliminadas y el sistema automáticamente toma la forma por defecto.

Nota: El sistema trae por defecto el usuario MASTER, el cual es el único con capacidad para configurar las bases de datos. Se debe crear un usuario administrador, para tener el control de los distintos usuarios con los niveles de confianza y permisologías necesarias para el manejo del sistema administrativo a2.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Pasos generales Para realizar algún cambio a un archivo o forma. Paso a paso. 1. Seleccionar en "Formas Disponibles" la opción deseada y presionar el botón Configurar. Se utilizará como ejemplo la forma Departamentos de inventario. Se presentan dos ventanas, el Editor de la Forma y Recursos del Usuario. Ambas ventanas tiene el icono de control y los botones de control iguales a una ventana estándar de Windows. Puede salir del configurador presionando el Mouse en el botón de salir de cualquiera de las dos ventanas. La ventana que presenta el editor de la forma, tiene en la barra de título Archivo de nombre forma, en este caso, Archivo de Departamentos de Inventarios. 2. De la forma. Cuando se comienza la configuración, en el cuadro de Recursos del Usuario automáticamente se muestra la pestaña Campos Disponibles y en el recuadro: Plantilla de Datos, lo cual representa el fondo de la forma. 3. Insertar los elementos necesarios. 4. Seleccionar y Modificar los elementos. 5. Por último, presione en la ventana Recursos del Usuario, el botón Grabar si desea grabar la forma que acaba de crear o el botón Eliminar, si desea descartar la forma que ha creado. Luego puede salir y regresar al menú Configuración de Usuarios. Cuando se modifica o crea una nueva forma, se produce un archivo que se guarda en el directorio UserConfig, llamado SCUSERxxyy.SYS, donde XXX representa el número de la forma maestra más el código del usuario que está siendo modificando. Los archivos maestros originales se llaman FMASTERxx.SYS. Nota: En cualquier momento las formas creadas por el usuario pueden ser eliminadas y el sistema automáticamente toma la forma por defecto.

Cambiar el ancho de un campo Paso a paso 1. Si desea cambiar el ancho del campo Código del departamento, primero se selecciona el campo código. 2. Seleccionar con un Clic en la ficha Propiedades de la ventana “Recursos del Usuario”. 3. Hacer Clic en la propiedad Ancho, el sistema coloca el ancho que tiene establecido, escriba o hacer Clic en el botón para aumentar o disminuir dicho valor. 4.

Después, debe cambiar el tamaño de la etiqueta, hacer Clic sostenido por los puntos de control y arrastrar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Colocar un Mensaje de ayuda. Paso a paso Para cuando el usuario coloca el puntero del Mouse sobre el campo, aparece un mensaje de ayuda.

Mensaje de ayuda

Escriba el Mensaje deseado

Para lograr que el sistema envié este mensaje de ayuda, se procede de la siguiente manera: 1. Estando en la ventana “Recursos del Usuario”, seleccione Propiedades.

Propiedad que se desea modificar

2. Seleccione la propiedad Mensaje y la barra superior de la ventana “Recursos del Usuario” escriba el mensaje deseado y hacer Clic en el botón actualizar propiedades para que sistema actualice las propiedades.

3.

Luego de efectuar los cambios pertinentes, debe guardar, haciendo Clic en el botón Grabar de la ventana recursos del usuario.

4. Aquí se da dos posibilidades de guardar de forma general (Igual para todos los usuarios) o de forma particular (única para este usuario). Debe seleccionar según su necesidad y posteriormente hacer Clic en el botón Aceptar. 5. El sistema presenta esta ventana de información, donde debe hacer Clic en el botón aceptar. Regresando así a la ventana de Configuración de Usuarios.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Configurar Prefijo en las formas. Paso a Paso Ejemplo como Configurar Prefijo. 1. Seleccionar la forma de departamentos (ya que es en esa ficha donde están dadas las posibilidades de incluir el manejo de los prefijos por departamentos). 2. Hacer Clic en el botón configurar.

Se Visualiza dos Ventanas, la ficha de departamento y la de Recursos de Usuarios.

Editando una forma

Campos Disponibles

3. Para incluir campos al área de formato, seleccione la pestaña o ficha Campos Disponibles, donde se muestran todos los campos que puede incluir en esta forma. Escoja un campo y arrástrelo hacia la forma. • Clasificación • Código • Descripción • Descripción Detallada • Manejo de Depósitos • Ofertas y Presentaciones • Prefijo • Psicotrópicos • Seriales • Status • Tipo de Costo • Vencimientos

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Nota: Si necesita agregar algún campo que no existe, el usuario Master debe crear con anterioridad en el archivo de la tabla correspondiente a la forma donde desea agregarlo. Esto se realiza en el módulo usuarios (a2 Sistema): 1. Hacer Clic en el menú Archivo, opción Datos de la Empresa o en el botón datos de la empresa que se encuentra en la barra de herramientas. 2. Ficha Datos Básicos. 3. Botón Configurar. 4. En la ventana que se presenta, hacer Clic en el botón NO.

5. Seleccione el Archivo donde se va agregar el campo. (Ejemplo archivo de Proveedores)

6. Observe la ventana anterior, está dividida por tres columnas (Titulo, Mensaje, Tipo), debe desplazar el cursor hacia el ultimo campo y hacer dos Clic

7. Escriba el nombre del campo (Código de área), Hacer Clic en la columna del mensaje y escribir el mensaje que desea que aparezca (Indique el código de área), Clic en la columna Tipo y seleccione el tipo de datos. Al finalizar debe bajar a la siguiente línea, con Enter o Hacer Clic en la siguiente línea, de no hacerlo se pierde la información asignada. 8. Hacer clic en el botón Grabar. 9. Aparece la ventana de advertencia, preguntando si desea cancelar la operación,

conteste que NO, si está seguro. Pág. 66

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 4. Por cuestiones de estética es necesario hacer un espacio, si observa no lo tiene, para eso se debe simplemente ubicar en la parte inferior de la forma y con el Mouse hacer Clic sostenido en el borde inferior de la ventana y desplazarla hacia abajo, hasta conseguir un espacio adecuado para poder incluir la variable.

Forma Ampliada Departamentos

Forma Estándar Departamentos

En este ejemplo la variable denominada Prefijo, es la que se desea incorporar a la forma de departamentos de inventario.

5.

Inclusión campo Prefijo en la forma:

Botón del Mouse en el campo Prefijo y arrastrar hasta la

Al seleccionar un objeto o hacer Clic en un área libre de la forma (que no sea un recuadro o un campo de datos) automáticamente en la ventana Recursos del Usuario se exhibe la paleta Propiedades, posicionarse en la variable Denominada Prefijo y con el botón del Mouse hacer un Clic sostenido en el campo prefijo hasta el espacio inferior que se estableció inicialmente.

Campo Prefijo incluido en la forma

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 6. Propiedades de los campos: En la pestaña Propiedades, el usuario personaliza las características de cada uno de los campos: Los campos tienen las siguientes características, dependiendo de su tipo de dato: Para campos textos: Altura: Altura de la línea del campo. Ancho: Ancho del campo. Borde Superior: Altura de posición del campo con respecto al borde de la regla. Color: Cambia el color del campo. Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en el módulo administrativo. Fuente: Características de la letra. Izquierdo: Posición del campo con respecto al borde izquierdo. Longitud Máxima: Número máximo de caracteres que acepta el campo. En esta opción se modifica la longitud de los Códigos. Máscara de entrada: Determina cómo lucirán los datos en la pantalla y qué tipo de dato puede ser introducido. En este caso, obliga a colocar el texto en mayúsculas, en minúsculas o normal (combinación de ambas). Mensaje: Comentario que se muestra al señalar el objeto o su etiqueta. Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado. Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando está activo. Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura, entre campo y campo cuando se utiliza la tecla Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botón secundario o derecho del Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de selección y se muestra el siguiente cuadro, el cual se puede modificar: Posición etiqueta X: Posición horizontal del nombre del campo, con respecto al campo. Posición etiqueta Y: Posición vertical del nombre del campo, con respecto al campo. Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo. Título ayuda: Título con mayor capacidad de descripción, no se muestra. Título etiqueta: Nombre del campo. Presentación: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Selección múltiple, Combo y Simple texto. Selección múltiple sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo: En este ejemplo, incluir los Prefijos en los Departamentos solo veremos la propiedad Orden de entrada se refiere al orden en el cual se mueve el cursor de escritura, cuando se desea pasar entre campo y campo. Botón Derecho del Mouse:

7. Orden de entrada de los campos Para el campo Prefijo el orden de entrada es 6. Para determinarlo se debe seleccionar los campos manteniendo la tecla Ctrl. Pulsada y haciendo Clic en cada campo, en el mismo orden como se desea desplazarse con la tecla tabulador, luego hacer Clic derecho sobre la forma para seleccionar la opción orden de entrada, así observará la ventana orden de entrada. En esta ventana, se puede mover indicando el orden, en este caso campo denominado Prefijo y luego indicarle el orden en la propiedad Orden de Entrada (otra forma de establecer el orden de entrada, es seleccionar el campo, hacer Clic en la ficha propiedades, seleccionar del menú la propiedad orden de entrada y en la parte superior de esa ventana escribir el número (6)

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 del orden como desea el desplazamiento con la tecla tabulador, luego hacer Clic en el icono de actualizar propiedad, que se encuentra en esa misma barra).

Propiedades de un Campo 8. Hacer Clic en Aceptar, en la ventana orden de entrada.

9. Debe presionar el icono Actualizar Propiedades que se encuentra en la parte superior. (grabar el cambio efectuado en la propiedad Orden de Entrada) 10. Hacer Clic en el botón Grabar de la ventana Recursos del usuario. 11. Seleccionar como lo desea grabar, si es en “Forma General” o “Forma Particular”, en la ventana Recursos del usuario. Se debe tener en consideración de que si los cambios efectuados en la forma, (incluyendo el campo Prefijo en la forma de departamentos) serán: Igual para todos los usuarios o único para el usuario que editamos. Esto nos permite elaborar modificaciones de las formas para usuarios particulares, es decir solo serán vistos por ellos, para el caso de que la forma se guarde como Forma General, esos cambios son vistos por todos los usuarios. Seleccionamos la opción Forma General y presionamos el botón grabar.

12. Hacer Clic en el botón Aceptar. 13. Hacer Clic en el botón Aceptar de la ventana de información, que indica con que nombre es graba la forma.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Agregar una página a una forma. Paso a paso. 1. Hacer Clic en el Menú Administración de Usuarios.

Usuario

-

2. Seleccionar el usuario que se desea editar, haciendo Clic en el botón Editar . Se presenta la ventana “Información de Usuarios”. En esta ventana se muestran todos los usuarios que están incluidos al sistema, para seleccionarlo debe hacer dos Clic sobre el que desea configurar.

3 3. Hacer Clic sobre la ficha Menú. 4. Seleccionar la forma Clientes 5. Hacer Clic en el botón Configurar. 6. Observe se presenta dos pantalla, del la izquierdo la forma de archivo de clientes y del lado derecho la ventana de recursos del usuario, en la ventana del extremo derecho seleccione: La ficha Presentación. 7. Hacer Clic en el botón Nueva, para agregar una nueva página a la forma.

4 5 3

6 7

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 8. 9.

En la ventana siguiente, observe que se anexo una página más, llamada Pag2, haga Clic en esta página (Pág2). Verifique que en la ventana de “Recursos del usuario” se encuentre activada la ficha propiedades.

10. Seleccione la propiedad Titulo 11. En la barra superior de la ventana escriba el nombre que desea para la ventana nueva. Ejemplo Foto. 12. Hacer Clic en el botón Actualizar propiedades, para que se haga efectivo el cambio de nombre de la página. Proceda a diseñar en esa nueva página, los campos pueden ser, etiquetas, leyendas que requiera, en este Ejemplo se va colocar una foto del cliente. 13. Seleccionar la ficha Campos disponibles en la ventana disponibles. 14. Seleccionar el campo Foto y arrastrarlo hacia la nueva forma (Llamada Foto) 15. Cambiar el tamaño al recuadro de la imagen. 16. Cerrar la página o ficha que está editando 17. En la ventana de confirmación, hacer Clic al botón SI para Grabar. 18. Aparece una ventana de información, indicando el nombre con que será grabada la forma, Hacer Clic en el botón Aceptar.

Nueva Página 14

13

Escriba: Foto

Botón de Actualizar Propiedades

11

9

1 5

Recuad ro de image

19. Crear una carpeta con el nombre de imágenes dentro de la carpeta empre001 de a2 administrativo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Demostración del ejemplo

1. Para demostrar el ejemplo, ejecute el a2 Administrativo, hacer Clic en el Menú Mantenimiento y luego Clientes. Observe la ventana tiene tres páginas (Básico, Datos Crédito, Foto), efectué clic en la ficha foto. 2. Hacer dos Clic sobre el recuadro blanco de la foto. 3. En la ventana de “Editor de Imágenes”, hacer Clic en el botón Cargar. 4. Ubique la carpeta imágenes que previamente se había creado. (C:\a2Softway\Empre001\Data\Imagenes). 5. Del lado derecho, seleccione el archivo donde está guardada la foto, haciendo Clic sobre el nombre del archivo y luego sobre el botón Aceptar. 4. En la ventana de “Editor de Imágenes”, se edita la foto a través de las opciones(Apariencia, Propiedades, Avanzados), Ejemplo Hacer Clic en el botón apariencia y luego en estilo seleccione centrado

2

1

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5. Después de seleccionar todos los atributos que se desea de la foto, Hacer Clic en el botón Aceptar y cuando este en la ventana “Archivo de Clientes” debe grabar el Registro.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Nota: Para ver el efecto de lo anteriormente explicado, estando en a2 Administrativo, debe ingresar como el usuario al cual se le efectuó la configuración, 1. Hacer Clic en el Menú Mantenimiento, seleccionar la opción Clientes o el botón Clientes. 2. Hacer Clic al Botón Modificar Registro y luego en ventana Archivo del Cliente, hacer Clic en la barra de búsqueda y luego doble Clic sobre el Nombre del Cliente.

Seleccionar la ficha Foto. Observe la siguiente ventana donde se aprecia la foto que se cargo.

Cambiar la configuración de la columna del título ayuda de los campos de la ventana de búsqueda.

Nombre del Título Ayuda de la ventana de búsqueda

• Ocultar los nombres del título ayuda de los campos. Cuando se está trabajando en a2 Administrativo, se va trabajar con una configuración predeterminada de las diferentes formas, ejemplo en la ventana de búsqueda de inventario se observan los siguientes título de ayuda de la columnas los campos del archivo de inventario. Estos título de ayuda, se pueden ocultar, para que no aparezca en la forma, porque no le es imprescindible para su empresa o para sus requerimientos. En esta ventana puede desplazarse por medio de la barra de desplazamiento horizontal para ver los siguientes nombres de títulos ayuda.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Pasos para desactivar el Título Ayuda de la columna de los campos en la ventana búsqueda. Ejemplo. Nombre del Título Ayuda

Paso a paso. 1. Abrir el módulo a2 Sistema. 2. Hacer Clic en el Menú Usuarios – Administración de Usuarios. 3. Hacer Clic en el botón Editar . 4. Seleccione el usuario al cual desea efectuar la configuración, haciendo dos Clic sobre su nombre. Hacer Clic en la ficha menú.

15

6

7

9 5. Tildar la forma que desea modificar, en este ejemplo inventario. 6. Hacer Clic en el botón Configurar. 8. En la forma, seleccione el campo que desea ocultar (descripción detallada). 9. En la ventana de Recursos del usuario seleccione la ficha propiedades y la propiedad Titulo Ayuda. 10. En la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana recursos del usuario, donde aparece el nombre del campo Descripción_Detallada, escriba delante del campo el símbolo &.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 11.

Hacer

Propiedades 12.

Clic

en

el

botón

Actualizar

.

Hacer Clic al botón Grabar Configuración.

13. Tildar la opción Forma General, para que esta configuración sea igual para todos los usuarios. 14. Hacer Clic en el botón Aceptar. 15. Hacer Clic en el botón Grabar de la ventana Configuración de Usuario.

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8

10

9 9 12

13

14

Demostración del ejercicio. 1. Abra el módulo a2 Administrativo, 2. En la ventana de contraseña, escriba el nombre del usuario al cual se le efectuó la configuración. 3. Haga Clic al menú de Mantenimiento, seleccione la opción inventario

4

4. Hacer Clic al botón Modificar Registros Y se presenta la ventana “Archivo de Inventario”. 5. Muévase a través de la barra de desplazamiento los Título Ayuda y observará que Descripción Detallada, ya no se observa en la ventana de búsqueda, como se observó en esta ventana al comienzo del ejercicio.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Cambiar del nombre del Título Ayuda. Además de ocultar el Título Ayuda, se puede cambiar el nombre, para hacer esto, proceda de la siguiente manera: 1. Debe efectuar los pasos Nº 1 al 9 del ejercicio anterior. 2. En la barra que se encuentra en la parte superior de la ventana “Recursos del Usuario”, donde aparece el nombre del campo Descripción Detallada, escriba el nuevo nombre que desea que aparezca en el Título Ayuda (Características del producto). 3. Hacer Clic a botón Actualizar Propiedades. 4. Hacer Clic en el botón Grabar.

Escribir el nuevo nombre (Característica del producto)

Botón Actualizar Propiedades

5 5. Seleccionar Forma General (igual para todos los usuarios). 6. Hacer Clic en el botón Aceptar. 7. Hacer Clic al botón Grabar.

6

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Nota: Cuando se selecciona de forma particular para un solo usuario y hacer clic en el botón Aceptar, el sistema va enviar una ventana de información indicando el nombre con la cual va ser grabada la forma.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Demostración del ejercicio. Observe el “Título Ayuda” que el sistema originalmente muestra la ventana de búsquela, específicamente observe la Descripción Detallada, que fue la que se modificó en el ejercicio anteriormente. Al efectuar los pasos del ejercicio anterior y posteriormente se ejecuta el módulo a2 administrativo, hacer Clic en el Menú Mantenimiento y seleccionar la opción Inventario. Nombre del Título Ayuda Hacer Clic al botón Modificar Registro . Muévase a través de la barra de desplazamiento, observe el nuevo nombre Título Ayuda que tiene la Descripción Detallada.

Cambiar la manera de visualizar la Presentación de una Forma. Botón Nueva Para insertar otras páginas. Botón Borrar Para borrar una página. Botón Incluir Etiqueta Para insertar en la forma una etiqueta, por ejemplo, el nombre de la empresa, lo cual permite personalizar la instalación del sistema. Botón Agrupar componentes Para colocar en un recuadro varios campos relacionados

1. Hacer Clic en la pestaña Presentación, para cambiar el título de la forma y la manera de visualizarla. Si la forma actual está como una ventana desplegable, puede crear un nuevo formulario en Páginas, y viceversa. 2. En el recuadro Fondo tiene dos opciones a seleccionar: • Ventana desplegable. (es la común con la cual trabaja el sistema) • Páginas. Al seleccionar está opción aparece una ventana de confirmación, advirtiendo que los componentes de la forma serán borrados.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Si trabaja con la presentación en páginas, cuando seleccione una página de la forma, aparece el cuadro Recursos del Usuario, donde puede modificar todos los atributos que se muestran. Inmediatamente aparece un cuadro de confirmación, informándole que los componentes actuales de la forma serán borrados. En caso afirmativo, muestra la nueva forma vacía, de lo contrario, regresa al estado anterior. Se muestra la pestaña presentación y un ejemplo de una forma en páginas.

Acciones de una Forma: La pestaña o ficha General muestra las acciones que el usuario puede ejecutar en el archivo correspondiente, es decir, muestra la barra de herramientas del archivo. Cuando se desactiva alguna, el usuario no es capaz de ejecutar esa acción, ya que el icono asociado desaparece de la barra de herramientas. Las acciones que se pueden ejecutar para todos los archivos son: Ir al Registro anterior, Siguiente registro, Cancelar la operación, Imprimir registros, Búsqueda de registros, Incluir registros, Modificar registros, Borrar registros, Grabar registros y Salir. El resto de las acciones, dependen del tipo de archivo con el cual esté trabajando el usuario. Cuando se trabaja en el a2 Administrativo, en este caso se toma específicamente como ejemplo la ventana de clientes, observe los botones que se encuentran activado.

Si se desea configurar que un determinado usuario no pueda borrar registro de Clientes, desplazarse al Anterior registro, Siguiente Registro. Estando en la ventana Recursos del Usuario, se selecciona la ficha General se desactiva las acciones Anterior Registro, Siguiente registro, Borrar Registro, Hacer Clic en el botón Grabar, en la ventana de Recursos del Usuario seleccionar Guardar como Forma Particular y luego hacer Clic en el botón Aceptar

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Cuando el usuario esté en a2 Administrativo, y activa la ficha de clientes (Mantenimiento - Cliente), va observar que los botones Anterior Registro y Siguiente Registro están desactivados y cuando efectué los pasos para eliminar el NOTA: Pasos para eliminar un Registro: registro de un cliente (Ver explicación siguiente) esta Estando en a2 administrativo selecciona el menú instrucción no es permitida. Mantenimiento Clientes, aparece la ventana Archivo de Clientes, hacer Clic en el botón Modificar En el caso particular de la forma del archivo Inventario Registro seleccione el registro que desea borrar y se tienen las siguientes acciones: luego hacer Clic Borrar Registros. • Costos y Precios • Existencias • Sustitutos • Ofertas y Presentaciones • Seriales • Proveedores • Operaciones • Estadísticas y Proyecciones • Código Único Asociado Si usted desmarca alguna de ellas para un usuario o grupo de usuarios, se desactiva en la ventana de información asociadas al inventario en las transacciones.

En el caso

El sistema muestra una ventana de confirmación, confirme haciendo Clic en SI.

Posteriormente se recibe una ventana de advertencia negando la eliminación del registro.

particular de Costos y Precios, cuando presiona el botón Detalle de la ventana de información, el usuario no podrá visualizar el archivo de todos los precios y costos de un producto. Sólo se mostrarán en el grid de la transacción cuando incluyen un ítem.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Inserción y Modificación de los Campos de una Forma:

Campos Disponibles (Inserción y Modificación)

Para incluir campos al área de formato, seleccione la pestaña Campos Disponibles, donde se muestran todos los campos que puede incluir en esta Para eliminar un campo, selecciónelo y presione el Nota: Si necesita botón suprimir del teclado. agregar algún campo que no exista, el usuario Master debe crear con anterioridad el campo en forma. Escoja un campo y arrástrelo la tabla correspondiente a hacia la forma. la forma. Esto se realiza Propiedades de los campos en el módulo usuarios, En la pestaña Propiedades, el usuario opción Datos de la puede personalizar las características de Empresa, pestaña Datos cada uno de los campos cambiando, entre botón Básicos, otros: Configurar. • Longitud del campo • Color • Fuentes • Valores iniciales • Posición del campo • Tipo de campo

Al seleccionar un objeto o hacer Clic en un área libre de la forma (que no sea un recuadro o un campo de datos) automáticamente en la ventana Recursos del Usuario se exhibe la paleta Propiedades. En la forma, para seleccionar varios elementos, mantenga presionada la tecla CTRL, y haga Clic con el Mouse en los elementos deseados.

Al seleccionar el fondo de la forma, las características que se pueden modificar son: • • •

Tamaño del cuadro o forma. Mostrar o no mostrar un comentario al pasar el Mouse por la forma, y Cambiar el color de la forma.

Cambiar el color de la forma: Paso a Paso: Estando en a2 Sistema, Usuario - Administración de Usuarios – Botón Editar – Seleccione el usuario al cual se le va hacer la configuración. 1. Seleccione la ficha Menú, forma Departamento, Botón Configurar

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Propiedades de los campos

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 2. Aparecen dos ventanas: La forma y las acciones de una forma. 3. Hacer Clic en el fondo de la pantalla. Acciones de una Forma Forma Departamentos

4. En la ventana de acciones de la forma, cambie a la ficha propiedades, dentro de la lista de propiedades desplegadas seleccione la indicada con el nombre Color.

5. Una vez seleccionado el color debe aceptar el cambio y para eso de debe hacer un Clic en el icono identificado con la mano (Actualizar propiedades), con el propósito de efectuar la actualización de la modificación del color. Además, arrastrando el Mouse en la esquina inferior derecha de la forma, se puede cambiar el tamaño de la forma. También puede maximizar la ventana en el icono de control o los botones de control, para aprovechar toda la capacidad de la pantalla. Cuando la forma no está maximizada, se puede colocar en un punto específico de la pantalla, para que cada vez que se muestre el archivo en el módulo administrativo se muestre en la posición y tamaño fijado.

Características de los campos, dependiendo de su tipo de dato. Para campos textos: Altura: Altura de la línea del campo. Ancho: Ancho del campo. Borde Superior: Altura de posición del campo con respecto al borde de la regla. Color: Cambia el color del campo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Editable: Permite modificar el campo en la forma, cuando se ejecuta el archivo en el módulo administrativo. Fuente: Características de la letra. Izquierdo: Posición del campo con respecto al borde izquierdo. Longitud Máxima: Número máximo de caracteres que acepta el campo. En esta opción se modifica la longitud de los Códigos. Máscara de entrada: Determina cómo lucirán los datos en la pantalla y qué tipo de dato puede ser introducido. En este caso, obliga a colocar el texto en mayúsculas, en minúsculas o normal (combinación de ambas). Mensaje: Comentario que se muestra al señalar el objeto o su etiqueta. Mostrar etiqueta: Nombre del campo, puede ser cambiado. Mostrar mensaje: Muestra el comentario cuando está activo. Orden de entrada: Orden en el cual se mueve el cursor de escritura entre campo y campo cuando se utiliza la tecla Tabulador o ENTER. Si se seleccionan todos los datos en cierto orden, y se presiona el botón secundario o derecho del Mouse, se le asigna a los campos como orden de entrada, el orden de selección y se muestra el siguiente cuadro, el cual se puede modificar: Posición etiqueta X: Posición horizontal del nombre del campo, con respecto al campo. Posición etiqueta Y: Posición vertical del nombre del campo, con respecto al campo. Texto inicial: Si se desea tener un texto por defecto en el campo. Título ayuda: Título con mayor capacidad de descripción, no se muestra. Título etiqueta: Nombre del campo. Presentación: Tipo especial de formato, donde se puede seleccionar entre tres tipos: Selección múltiple, Combo y Simple texto. Selección múltiple: Sirve para seleccionar de una lista plegable que es creada por el usuario. Ejemplo: Combo: para seleccionar de una lista creada por el usuario en elementos.

Simple texto: es un cuadro de texto.

Elementos: Las opciones que se muestran en el tipo Presentación, cuando se tiene Selección múltiple y combo. Ejemplo: Otros atributos adicionales en campos numéricos. Mostrar botón: Muestra un botón que cuando se selecciona en el archivo correspondiente, muestra una calculadora para los datos numéricos y un calendario para los datos fechas Nota: En este ejercicio se va crear un campo tipo combo Box, que no existe en la base de datos, se debe previamente crear, por lo consiguiente se va a explicar los pasos para crear el campo y luego se explicará los pasos para indicar que es tipo Combo Box.

Máximo valor: Máximo valor permisible. Mínimo valor: Valor mínimo permisible.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Porcentaje: Si el campo maneja porcentajes, no maneja porcentajes, es decir un número en su formato, o maneja ambos tipos de números. Tipo de número: Si el campo es un entero o un real. Valor por defecto: Valor que se asigna al campo por defecto. Fechas: Si tiene fecha por defecto, una fecha mínima o una fecha máxima permitida.

Pasos para crear un campo tipo Combo Box o Selección Múltiple. Paso a paso 1. Abrir el módulo a2 Sistema. 2. Hacer Clic en el Menú Archivos - Datos Empresa. 3.

Hacer Clic al botón Configurar.

4. En la ventana de advertencia anterior pregunta si desea cancelar la operación, hacer Clic en el botón No. 5. En la ventana “Configuración de Archivos”, en la opción Archivos, seleccione el archivo (Clientes) donde desea crear el campo.

5

6. En la lista de los campos, desplazarse a través de la barra de desplazamiento hasta el último, para escribir en título el nombre del nuevo campo, (Tipo de Clientes).

7. en Mensaje, escribir el mensaje que desea que aparezca cuando posiciona el puntero del Mouse sobre el campo (Indique el tipo de clientes).

8. En Tipo indique el tipo de datos del campo que está creando (Alfanumérico). 9. Hacer Clic en el Botón Grabar. 10. Luego de escribir el nombre del campo y sus características debe dar ENTER para bajar a la siguiente línea en blanco, si no se hace esto la información se pierde. . 11. Hacer Clic en el botón Grabar, . 12. Hacer Clic en el Botón No, en la ventana de “Advertencia”.

6

7

8

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 13. Cierre la Ventana Configuración de Archivos,

14. Hacer Clic en el botón Grabar,

.

.

15. Hacer Clic en el menú Usuarios, seleccionar la opción Administración de Usuarios. 16. Hacer Clic en el botón Editar . 17. Seleccionar al Usuario al cual se desea efectuar la configuración, efectuando dos Clic sobre su nombre.

18

18. Hacer Clic sobre la ficha Menú.

19. Seleccionar la Forma que desea configurar (Clientes). 20. Hacer Clic en el botón Configurar. 21. Ampliar el tamaño de la ventana, efectuando un Clic sostenido en la parte inferior. 22. En la ventana Recursos del Usuario, seleccionar la ficha Campos Disponibles. 23. De la lista de campo que se despliega en la ventana “Recursos del Usuario”, seleccione el campo Tipo de Clientes y ubíquelo en el formulario en la parte inferior que se amplió anteriormente. Hacer Clic en la página Propiedades.

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23

24. En la ventana de Recursos del Usuario, seleccionar la propiedad Presentación y seleccionar la característica deseada (un combo o una selección múltiple) en la parte superior de la ventana, en este ejemplo seleccione Combo. Y hacer Clic en el botón Actualizar.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

25

25

2 4

26. Seleccione la propiedad Elemento, escriba en la “ventana Editar elementos” la lista de los ítem que desea que aparezca en el combo (Crédito, Contado), cada línea es una opción.

27. Hacer Clic en el Botón Aceptar. 28. Hacer Clic en el Botón Actualizar.

26

26 29. Hacer Clic al botón Grabar. 30. Indicar la Forma como se desea grabar, en este ejemplo seleccione en Forma Particular. 31. Hacer Clic en el Botón Aceptar. 32. Aparece la ventana de información indicando la ruta y el nombre del archivo

donde será guardada, hacer Clic en el botón Aceptar. 33. En la ventana de Configuración de Usuario, Hacer Clic en el Botón Guardar.

Nota: Para que los cambios en los campos surtan efecto, es necesario presionar el icono Actualizar Propiedades

cada vez que modifique una propiedad.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Demostración del Ejercicio. Paso a paso. 1. 2.

3.

Abrir el módulo a2 administrativo. Hacer Clic en el Menú Mantenimiento y seleccionar Clientes. En la primera ventana, en la parte inferior observe el nuevo campo anexado.

Nuevo Campo Anexado Ventana con el nuevo campo anexado.

Ventana Original Predeterminada.

Eliminar Campos. Para eliminar campos, selecciónelos y presione la tecla suprimir o menú contextual, opción Borrar.

Menú Contextual Para activar el Menú contextual presione el botón derecho del Mouse sobre el campo o el objeto de la forma, esto también se puede hacer a un grupo de campos, pero debe mantener pulsada la tecla Ctrl. y hacer Clic a cada uno de ello, después de tener seleccionado el grupo de elementos hacer Clic con el botón derecho del Mouse, dando así paso al Menú contextual siguiente.

Opciones del menú contextual. Opción Alinear Permite activar la barra de herramientas de alineación, está contiene una serie de Botones que permite alinear los elementos de la forma.

Paso a paso Ubíquese en la forma que desea modificar. 1. Hacer Clic en el menú Usuarios, seleccionar la opción Administración de Usuarios. 2. 3. 4. 5.

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Hacer Clic en el botón Editar . Seleccionar al Usuario al cual se desea efectuar la configuración, efectuando dos Clic sobre su nombre. Hacer Clic sobre la página Menú. Seleccionar la Forma que desea configurar (Clientes).

4

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 6. 7.

Hacer Clic en el botón Configurar. Pulsar la tecla CTRL y hacer Clic a cada campo que desea alinear.

8. Hacer Clic derecho en la forma. 9. En la barra de Alinear, seleccione el botón hacia donde desea efectuar la alineación, en este ejemplo seleccione “Centrar verticalmente”

Campos Seleccionados

Nota: Cuando se va alinear etiquetas independientes, se debe hacer en forma individual. Opción Orden de entrada Establecer la manera como se mueve el cursor en los campos, cuando se usa la tecla tabulador.

Paso a Paso 1. Efectuar los pasos del 1 al 6, del ejercicio anterior. 2. Seleccione cada campo, en el orden que desea que se desplace el tabulador, manteniendo pulsada la tecla CTRL y haciendo Clic en cada uno de ellos. 3. Hacer Clic derecho sobre uno de los campos seleccionado, Observe la ventana “Orden de entrada” el orden establecido para el desplazamiento del tabulador. 4. En esta ventana “orden de entrada”, si no está conforme con el orden, se puede establecer un nuevo, haciendo Clic sostenido sobre el nombre del campo y desplazarlo hacia el sitio que se desea.

Campo seleccionado

Orden de desplazamiento, modificado con Clic sostenido y arrastrar. Orden de desplazamiento de la tecla tabulador

5.

Hacer Clic en el botón Aceptar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Opción Propiedades Si está en la ventana de “Recursos del Usuario”, en una pestaña que no sea la de propiedades. Al hacer Clic en la ficha propiedades, pasa a la paleta o pestaña al Propiedades. Si la ventana de “Recursos del Usuario” está minimizada al hacer Clic sobre ella se restaura mostrando la ficha de propiedades.

Opción Borrar Elimina el campo de la forma. Seleccione el campo o los campos que desea eliminar, luego hacer Clic en la opción Borrar.

Ficha Restricciones En este formulario se establece al usuario el horario de acceso al sistema de administrativo a2 y las restricciones que se pueden establecer, las horas de entrada y salida del sistema por día.

Días de acceso. En la opción Días de acceso, establece los días laborables para el usuario.

Horario de Acceso. Se establece el horario permitido para el usuario efectuar trabajo en el sistema.

Paso a Paso: 1. Haga Clic en los cuadros de selección de textos titulados días de la semana, donde se marca los días permitidos para accesar el sistema. 2. Luego seleccione el día de la semana donde desee modificar la(s) hora(s) de acceso, las cuales se establecen por bloques de una (1) hora. Hacer Clic en el cuadro de verificación para marcar el rango de horas necesarias.

Repita los paso 1 y 2 para cada día de la semana.

Ficha Políticas

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Perfiles de Usuarios – Políticas. Los perfiles de usuarios son básicos para el buen funcionamiento de la aplicación, ya que todo el sistema se fundamenta en las características de cada uno de los operadores para así mostrar sólo la información concerniente al mismo. Para cada usuario o perfil de usuario se fija una serie de políticas que permiten establecer los distintos roles del personal. La diferencia entre un usuario y un perfil: • El usuario es el ente creado para realizar los procesos administrativos y se almacena en la tabla SUsuarios, • Los perfiles son las características y políticas de un usuario que se pueden aplicar a más de un usuario y se almacena en el archivo SPerfiles Es muy importante conocer cada una de las políticas para cada tipo de transacción: Inventario, Ventas, Compras, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar y Bancos. La adecuada combinación de ellas restringe o no los diferentes procesos involucrados para cada tarea. Las políticas se relacionan una con otra(s), dependen de la necesidad del usuario y de los niveles de restricción que se requiera, así van a tener una utilidad especifica. Dentro de un perfil de usuario se puede definir el nombre, clave, fecha de ingreso y egreso, estatus, ubicación, e-mail, políticas, horario de trabajo, directorios de datos, formatos y muchas otras características.

Componentes de la ventana de Configuración de Usuarios El formulario está dividido en varias secciones: Barra de selección de Transacción. Botones de selección del tipo de documento específico. Listado de políticas básicas para el perfil de usuario.

Debajo del listado de políticas, de acuerdo a la transacción, se encuentran las siguientes opciones:

Botón Avanzado Este botón muestra listado de políticas avanzadas para el tipo de transacción seleccionada. Algunas transacciones tienen políticas básicas y avanzadas, otras solo tienen políticas básicas. Ejemplo. En Inventario existen tres transacciones (transferencias, cargos, descargos). Transferencia tiene políticas básicas y avanzadas. Cuando se selecciona Inventario – Transferencia, inicialmente el sistema selecciona las políticas básicas como predeterminadas, para pasar a las políticas avanzadas se hace Clic en el botón avanzado.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Políticas Básicas de: Inventario transferencias Políticas Avanzadas de: Inventario transferencias

Políticas básicas de Transferencias (sin ampliar) Políticas Avanzadas de Transferencias (sin ampliar) Botón Ampliar. Muestra de forma ampliada la lista actual de políticas básicas o avanzadas que está seleccionada.

Políticas básicas de Transferencias (ampliadas) Exportar e Importar Perfil. Este proceso es muy importante para hacer copias de perfiles de usuarios, para no perder el tiempo en la configuración de políticas por cada uno de los empleados de la empresa. Aplica esta cualidad para empleados (usuarios) con las mismas funciones.

Botón Exportar Perfil. Al presionar el botón de Exportar Perfil, se muestra la ventana para escribir el nombre del archivo donde se quiere grabar la configuración actual, en esta ventana se puede cambiar el directorio o hasta la unidad para almacenar la información. Permitiendo grabar en un archivo la configuración del menú administrativo, las políticas, restricciones e impresión, bien sea en el disco duro o disco extraíble la configuración de las políticas, el perfil establecido para un usuario y que estas posteriormente se le puede establecer a otros, importándola a otros usuarios siempre que tengan en común dicho perfiles.

Ejemplo. Paso a paso 1.

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Estando en el módulo de a2 Usuario, Hacer Clic en Usuarios, Administrador de Usuarios.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 2.

En la ventana anterior hacer Clic en el botón Editar y seleccione con dos Clic sobre el nombre del usuario al cual le desea exportar el perfil.

2

3.

Hacer Clic en la ficha políticas.

3 4. 5.

6.

7.

Hacer Clic en el botón Exportar perfil. Escriba en la opción “Nombre del Perfil”, el nombre para el perfil, en esté ejemplo Coordinador. Seleccione en la opción “Directorios” la ruta donde va estar ubicado el archivo SPerfiles.DAT . Hacer Clic en el botón Aceptar.

Hacer Clic en el botón Grabar

.

5 6

7

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Botón Importar Perfil. Permite importar las configuraciones de las políticas ya previamente definidas para un tipo de usuario y almacenarlas en algún dispositivo de almacenamiento.

Ejemplo. Paso a paso 1.

Estando en el módulo de a2 Usuario, Hacer Clic en Usuarios, Administrador de Usuarios, aparece la ventana “Configuración de Usuarios”. 2. Hacer Clic en el botón Editar y seleccione el usuario al cual le desea importar las políticas, efectuando dos Clic sobre el nombre del usuario al que desea importar el perfil.

2

3

3.

Hacer Clic en la ficha políticas. 4.

Hacer Clic en el botón Importar Perfil.

5. Al hacer Clic en el botón importar perfil, se presenta la ventana “Directorios”, en la opción directorios se debe indicar la ruta donde se encuentra el archivo de datos y en el extremo derecho en la opción “Archivo de datos” se debe seleccionar el archivo “SPERFILES.DAT” que tiene el perfil que se desea importar. 6. 7.

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Hacer Clic en el botón Aceptar. Aparece la ventana de “Información de perfil”, donde debe seleccionar cual es el perfil de esa lista que se desea importar, para esto debe hacer dos Clic sobre el nombre del perfil.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 8.

Hacer Clic en el botón Guardar.

Preliminar Políticas:

Nota: Si quiere tener en un disco la configuración de sus perfiles sólo debe copiar el archivo de perfiles (sperfiles.dat,

Botón Preliminar.

Muestra por pantalla la lista de las políticas, tanto básicas como avanzadas de la transacción previamente seleccionada.

Opciones de la ventana Preliminar de Políticas Imprimir: Imprime el Preliminar + Zoom: Efectúa un acercamiento de la ventana preliminar que está activa en ese momento.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 - Zoom: Efectúa un alejamiento de la ventana preliminar que está activa en ese momento. Pág.: Indica la cantidad de páginas que contiene el preliminar. + Página: Pasa a la página siguiente. - Página: Regresa a la página anterior. Inicio: Pasa a la primera página. Final: Pasa a la ultima página. Salir. Salir de la ventana preliminar.

En las transacciones de Inventario (Transferencias, Cargo y Descargo). Entrada de Datos. En la opción entrada de datos, existen dos opciones (código y Referencia), al seleccionar una de ella, se establece el orden que va mostrar las columnas de los campos de búsqueda en el formulario, dando así la prioridad para la inclusión de información en la transacción a efectuar. El sistema trae como predeterminado, que el primer campo que aparece en la columna del formulario es el código,

Ejemplo Paso a paso 1. Estando en a2 Sistema, hacer Clic en el menú Usuarios – Administración de Usuarios. 2. Aparece la ventana Configuración de Usuarios, seleccione primero el usuario al cual desea configurar haciendo Clic en el Cantidad del producto que por defecto sale en la columna de cantidad del formulario

Orden como aparece los campo en la columna del formulario

botón Editar . (Juan Carlos Guzmán) 3. Seleccione en cual transacciones desea efectuar la configuración (Inventario, ventas, compras, cuentas por cobrar, cuentas por pagar o bancos). En este caso Seleccione la página Inventario – Transferencias. 4. En la opción Entrada de datos, seleccione referencia. 5. En la cantidad por defecto, seleccione el número tres.

6. Recuerde grabar

.

Para demostrar lo antes explicados, se debe: 1. Ejecutar a2 administrativo y abrir con el mismo usuario que se le configuro estos cambios (Juan Carlos Guzmán) 2. Hacer Clic en transacciones y seleccionar inventarios – Transferencias. 3. Observe como muestra el orden de ubicación en las columnas los campos dentro del formulario. Primero muestra la referencia luego descripción y al final el campo cantidad con el número tres como cantidad.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 4. Originalmente el sistema viene configurado, que la primera columnas de los campos que va mostrar es el campo código luego descripción y al final el campo cantidad, En este campo observe que aparece en cantidad el número 1.

Cantidad x Defecto. Especifica, la cantidad por defecto que desea ver el usado, al momento de efectuar la transacción del detalle, en el documento donde se configuro. En esta ventana “Configuración de Usuarios” Se configuró para inventario que el orden en la columna de los campos del formulario, es por el campo referencia y la cantidad del producto por defecto que debe aparecer en la columna cantidad es 3

Configuración en las transacciones de Ventas y Compras. Además

de

las

configuraciones anteriores, en Ventas y Compras se puede: 1. Seleccionar el formato de impresión que va ser por defecto para un usuario en particular. 2. La cantidad que por defecto se va imprimir. 3. La entrada datos en la columna del campo como va ser el orden, si desea que la primera columna del formato sea código, descripción o referencia.

2 Nota: La diferencia entre la página de ventas y compras, es que en ventas la opción factura cuenta con una opción adicional, la opción serie asignada. donde se debe seleccionar la serie con la cual va trabajar

1

3

dicho usuario.

Configuración en las transacciones para cuentas por cobrar y pagar. En las transacciones de cuentas por cobrar y pagar, existe el botón preliminar que permite la Impresión Preliminar de las políticas, para luego decidir su impresión.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Configuración en las transacciones para Bancos. En la ficha bancos en la opción Monto máximo permitido en cheques se escribe el monto máximo permitido en las transacciones bancarias, esto se hace como norma de seguridad, si el usuario emite un monto superior al establecido, la aplicación presenta una ventana de información indicando que la transacción no puede ser procesada, debido que el monto es superior al permitido.

Demostración 1. Para demostrar lo anterior expuesto pase al módulo a2 Administrativo. 2. Elegir Bancos – Transacciones. 3. Efectué un pago por un monto superior al configurado y observará la ventana de información. Copiar las políticas (Solo políticas Básicas). Al momento de editar la políticas básicas de cada uno de los módulos de transacciones de Inventario, Ventas y Compras es posible presionando el botón derecho del Mouse copiar dichas políticas al resto de las transacciones del mismo tipo. Presionado el Botón derecho del Mouse se despliega una ventana que tiene las siguientes opciones: • Marcar Todos • Desmarcar Todos • Restablecer valores por defecto • Copiar políticas básicas a todas las transacciones de (para el caso que muestra la figura son transacciones de ventas)

Nota:

Recuerde que alterar una política cambia el comportamiento de la aplicación para esa transacción, por lo que esta labor debe ser analizada en detalle.

Procedimientos generales. Paso a Paso:

1 2

Cuadro de verificación

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1. Seleccione el tipo de transacción (Inventario, Ventas, Compras, CXC y CXP, Bancos). 2. Pulse el botón de la transacción en la cual desea modificar las políticas 3. Haga Clic en el cuadro de verificación para cambiar el estado de seleccionado a no seleccionado o viceversa. 4. Para ver y modificar las políticas avanzadas, pulse el botón Avanzadas en la parte inferior del formulario. Repita el paso. 5. Luego presione el botón Aceptar. Nota: Existen 32 políticas básicas iguales para las transacciones de (Inventario, Ventas y Compras, pudiendo tener un estatus diferente para cada una de las transacciones) Para las transacciones de Cuentas por Cobrar y Pagar son 25 Iguales y para las de Bancos son 32.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Inventario – Transferencias – Básicas).

Lista de Políticas (Inventario – Transferencias – Avanzadas).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Inventario – Cargos – Avanzadas).

Lista de Políticas (Inventario – Descargos – Avanzadas).

Lista de Políticas (Ventas – Presupuestos – Básicas).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Ventas – Presupuestos – Avanzadas).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Ventas – Facturas (Avanzadas)).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Ventas – Devoluciones (Avanzadas)).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Ventas – Notas Entrega (Avanzadas)).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Ventas – Pedidos (Avanzadas)).

Pág. 103

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Ventas – Apartados (Avanzadas)).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Compra – Orden de Compra (Avanzadas)).

Lista de Políticas. (Compra – Compra (Avanzadas)).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Compra – Devoluciones (Avanzadas)).

Lista de Políticas (Compra – Notas de Entrega (Avanzadas)).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de Políticas (Compra – Ord. Servicio (Avanzadas)).

Lista de Políticas Básicas de Cuentas por Cobrar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Lista de Políticas Avanzadas de Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar.

Lista de Políticas (Cuentas por Pagar).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Lista de Políticas (Bancos (Básica)).

Lista de Políticas (Bancos (Avanzada)).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Opciones Botón Derecho del Mouse Al hacer Clic Derecho, se presenta un menú, mostrando varias opciones, con esto se tiene la posibilidad de tener una ayuda operativa como son las siguientes:

Marcar Todos. Permite marcar simultáneamente.

todas

las

políticas

Paso a paso 1. Hacer Clic Derecho sobre la porción de la ventana donde están los nombres de las políticas. 2. En el menú que se presenta, seleccione marcar todas, esto va colocar la tilde en todas las políticas existentes.

Menú que aparece al hacer Clic Derecho.

Desmarcar Todos. Permite desmarcar simultáneamente.

todas

las

políticas

Paso a paso 1.

Efectuar Clic Derecho sobre el nombre de las

políticas. 2. Del menú que se le presenta seleccione Desmarcar. Observe la ventana siguiente, como ninguna de las políticas tienen tilde.

Restablecer valores por defecto. Al hacer Clic Derecho y al seleccionar está opción el sistema va restablecer los valores preestablecido en el sistema para las políticas.

Copiar las políticas básicas transacciones de inventario.

a

todas

las

Permite copiar las políticas básicas que se encuentra en una de las fichas perteneciente a una transacción determinada hacia otras transacciones. Observe las políticas Básicas establecidas para Inventario específicamente en la transacción Cargos. Ahora observe las políticas Básicas establecidas para Inventario específicamente en la transacción transferencias.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Políticas básicas establecidas para los cargos

Ejercicio. En este ejercicio, se va copiar las políticas de Transferencias para formar parte de las políticas de cargos. 1. Ubicarse en Inventario – Transferencias, hacer Clic Derecho sobre las políticas. 2. En el menú que aparece, seleccione Copiar políticas básicas a todas las transacciones de Inventario. 3. Ubíquese en la ficha Cargo, observe el cambio, se observa en las tildes de las políticas, ahora las políticas de transferencias son las misma para cargo, compárelas las fichas de cargo anterior, con la ventana de la ficha de cargo siguiente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Políticas Básicas establecidas para transferencias.

Políticas básicas establecidas para los cargos

Políticas para cargos después de copiar de Transferencias

Políticas para Descargos, después de copiar de transferencias

Nota: Observe que las políticas fueron copiadas simultáneamente tanto para cargo como para descargo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Opciones de Políticas Avanzadas de Ventas – Presupuestos (Ampliada): Cuando se está trabajando con la ventana de las políticas avanzadas de algunas transacciones, tienen del lado derecho otras opciones de políticas, en este caso en particular se hablara de las opciones de las política avanzadas de presupuesto (ventas – presupuestos).

Nota: Las políticas avanzadas de Ventas en todas sus opciones (Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas de Entrega, Pedidos y Apartados) tratan temas más complejos en la configuración del perfil, donde se debe analizar con detenimiento cada una, para así lograr el fin deseado.

Estando en la ventana anterior y hace clic en el botón Ampliar, se observa de esta forma la ventana, en el extremo izquierdo se encuentran las políticas avanzadas, este extremo de la ventana se puede ampliar, posicionando el puntero del Mouse en el borde de la ventana y arrastrar hacia la derecha, esto es con el fin de poder visualizar todas las políticas expuestas. En el extremo derecho, se encuentran las opciones avanzadas de las políticas, estas se explicaran a continuación.

En el formulario anterior se muestran en la parte izquierda, la lista de políticas avanzadas de la transacción para VentasPresupuestos y en la parte derecha se visualizan opciones de política avanzada ampliadas, que se deben tomar en cuenta. Empiece por definir los descuentos topes, el cual se divide en: Nota: En el caso de • Descuento Parcial: Es el descuento que otorga a cada producto o ítem de documentos a crédito se inventario. establecen los días para el • Descuento Global: Descuento que es el que se otorga al final del vencimiento de la factura documento. por defecto (En el caso de • Días de Vencimiento: Lapso de días que tendrá de vigencia un presupuesto. clientes con crédito toma Escriba los porcentajes de descuentos y días de vencimientos con el teclado numérico. lo definido en su ficha). • Depósito Defecto: Indicar cuál es el depósito que va seleccionar el sistema como predeterminada al momento que el usuario va efectuar una transacción. • Vendedor Defecto: Indicar cuál es el vendedor por defecto con la cual va trabajar el sistema.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 •

Cliente Defecto: Indicar cuál es el cliente por defecto con la cual abre el sistema en el momento de efectuar una transacción.

Nota: Se establece el depósito, vendedor y cliente por defecto, para así lograr mayor agilidad al momento de elaborar el documento. En caso de no establecerse se toman el primer registro de la base de datos (no quiere decir, que es el primero incluido sino que depende del tipo de índice u orden en que trabaje).

Nota: Para buscar el depósito, vendedor y cliente por defecto haga clic en botón de buscar ubicado del lado derecho del cuadro de texto. Secuencia de teclado: Dos veces la tecla ENTER.

Aviso existencia Mínima: Cuando la existencia del producto se aproxima a la existencia mínima que se estableció previamente, el sistema envía un mensaje de información indicando que el producto está llegando al mínimo, esto con la finalidad de que se efectué los pedidos. • Máximo número de Ítems: Cantidad máxima de ítems permitidos para un presupuesto. • Permitir cambio de depósito: Al habilitar esta opción, puede permitir así usar distintos depósitos en un mismo documento. Ejemplo: Para demostrar esto, estando en a2 sistema, habilite la opción “permitir cambio de depósito”, grabe, ejecute posteriormente a2 Administrativo, hacer Clic al menú ventas – presupuestos. En esta venta de presupuesto, la opción depósito, aparece el depósito que por defecto trae el sistema configurado, al hacer Clic en el botón de selección se despliega la lista de los nombres de los depósitos creados en la base de datos del sistema. Seleccione un depósito de la lista.

Si esta opción no está activada (“permitir cambio de depósito”), no le permitirá cambiar al usuario final, el depósito configurado por defecto, el sistema asume que va descontar el inventario del depósito que se configuro previamente en la opción “Depósitos Defecto”.

Depósito configurado como predeterminado por defecto.

Nota: Existe la política avanzada Nº 1 “permitir cambiar el depósito origen para cada ítem en particular” que influye en la selección del depósito, pero está funciona para cada producto con la cual se está haciendo la transacción. Por lo tanto debe establecer el criterio, que con cual desea trabajar: si es con la política o con la opción de la política avanzada.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Para demostrar lo antes expuesto, efectué los siguientes pasos: Ejemplo Paso a paso 1. Estando a2 sistema hacer Clic en usuarios – Administración de Usuarios.

2. Hacer Clic en el botón Editar . 3. Seleccione de la lista que se despliega de la ventana Información de usuario, al usuario al cual desea efectuar la configuración, esto lo efectúa haciendo dos Clic sobre el usuario. 4. Hacer Clic en la ficha política. 5. Hacer Clic en ficha ventana y Clic en la ficha Presupuesto. 6. Hacer Clic al botón Avanzada y al botón Ampliar. 7. Active La política N° 1 “permitir cambiar el depósito origen para cada ítem en particular” y deje desactivado la opción de política avanzada (“permitir cambio de depósito”) 8. Hacer Clic en el botón Aceptar. 9. Hacer Clic en el botón Aceptar y al botón grabar. Para demostrar esto, estando el módulo a2 administrativo. 1. Seleccione el usuario al cual se le efectuó la configuración. 2. Hacer Clic en el menú Ventas, seleccione la opción Presupuestos. 3. Estando en la ventana de presupuestos, observe la opción Deposito está desactivada, aquí no le permite efectuar cambios en el depósito. 4. En la opción Cliente puede seleccionar el cliente con la cual desea efectuar la transacción. 5. Seleccione el producto que desea vender (Clic en el botón de selección, se despliega la lista de los productos y luego Clic sobre el producto que desea). 6.

Ubicado en la columna de cantidad, hacer Clic en

Política avanzada Opciones de políticas avanzadas.

el botón depósitos ventana cambio deposito.

, donde se le presenta la

7. En la ventana cambio Depósito, hacer Clic en el botón de selección, se despliega una lista, donde debe seleccionar el depósito con la cual desea efectuar la venta.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Botón de selección

6 Columna cantidad

Lista de producto incluido en el inventario

Después de seleccionar el depósito, ubíquese en la segunda línea, siga agregando otros productos, para esto repita los pasos N° 5 al 7 8. Al finalizar de incluir los productos, baje a la siguiente línea y pulse el botón de totalizar. Esta ventana es la configurada por defecto, al finalizar de contestar las demás opciones debe pulsar el botón Aceptar. Se habla de la ventana configurada por defecto, es debido que el sistema a2 permite modificar dicha ventana, esto es gracias a una política, Política Nº 8 Cambiar Ventana Totalización.

Política Nº 8 Cambiar Ventana Totalización. Si a un usuario en particular se le activa la política, Política Nº 8 Cambiar Ventana Totalización. 1. Meterse en el módulo de a2 sistema, Efectué los pasaos del 1 al 6, (explicado anteriormente en la demostración paso a paso, de cómo meterse en el módulo a2 sistema) 2. Estando en la ficha de ventas - presupuesto, Clic en el botón avanzadas, luego ampliadas y tildar la política Nº 8 Cambiar Ventana Totalización.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 3. Hacer Clic en el botón Aceptar y luego al botón grabar. 4. Para demostrar lo anteriormente expuesto pase a2 administrativo. 5. Active el menú ventas y seleccione la opción presupuestos. 6. Incluya uno o varios productos en el

2

9

presupuesto. 7. Hacer Clic en el botón de totalizar. 8. Observe que la ventana que se presenta es la configurada por defecto. 9. Al hacer Clic en icono de control de menú, se despliega un menú, donde debe seleccionar la opción Configurar Ventana. 10. Presentándose la ventana Configuración de Totalizar Presupuestos. En esta ventana se Observa campos que están de un color más oscuro, indicando que están inactivos en este momento, aquí debe hacer Clic derecho sobre él. Al hacer Clic derecho, aparece está ventana donde debe hacer Clic sobre la opción Incluir.

• Permitir cambio de Vendedor: Configure previamente un vendedor por defecto, en la opción antes mencionada, active esta opción y el sistema va permitir cambiar de vendedor en el momento de totalizar la transacción..

Ejemplo Paso a paso

Nota: Recuerde cuando tilde la opción “Permitir cambio de vendedores”, tiene que hacer clic en el botón aceptar y en la ventana siguiente debe grabar. 1. Debe estar en a2 Sistema, Hacer Clic en el menú Usuario – Administración de Usuarios. 2. Hacer Clic en el botón Editar 3. Aparece la ventana “Información de

Configure previamente un vendedor por defecto, antes de probar la opción avanzada “Permitir cambio de vendedores”.

1

2

2

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Usuarios, donde debe efectuar dos Clic sobre el nombre del usuario con la cual desea trabajar.

5

4. En la ventana de “Configuración de Usuarios”, hacer Clic en la ficha políticas.

6

Hacer Clic en la ficha ventas y presupuestos. 5. Hacer Clic en el botón Avanzado. 6. Hacer Clic en el botón Ampliar. 7. Observe que la ventana está dividida en dos partes, puede ampliar la porción del extremo izquierdo, Tocando con el puntero de Mouse el extremo que divide la porción izquierda de la ventana con el extremo derecho de la ventana, efectué un Clic sostenido y arrastre, así observara mejor las políticas. A continuación observe como queda dicha ventana.

4

6 5 8. Desactivar la política “Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción” (esta política en Presupuesto, factura, nota de entrega, pedidos es la Nº. 19 y en devoluciones y apartados es la Nº. 20). y activar la opción de política avanzada “Permitir cambios de Vendedores”. 9. Hacer Clic en el botón Aceptar. 10. Hacer Clic en el botón grabar

.

Demostración del ejercicio. Si desea observar lo antes expuesto, ejecute Administrativo, 12. Ejecute el módulo a2 Administrativo,

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el módulo a2 8 8

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 13. Tiene que abrir el módulo administrativo con el usuario al cual se le configuro esta opción, por lo tanto en la ventana de acceso restringido, debe escribir el nombre de ese usuario, con su respectiva contraseña y pulse el botón Aceptar. 14. Hacer Clic en Ventas – Presupuestos, 15. En esta ventana seleccione: • El depósito. • El cliente. • El Precio • Hacer Clic en la columna que pertenece al código del producto y seleccione un producto de la lista que se despliega, estando en la columna del campo cantidad, seleccione la cantidad que desea, en esta ventana no observa el botón vendedor, que se encuentra en la barra de herramientas. 16. Hacer Clic en el botón Totalizar.

17

17. En esta ventana “Totalizar Presupuesto”, seleccione cual es el vendedor que está efectuando la transacción. 18. Hacer Clic en el botón Aceptar.

Política Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción. En el caso anterior se explico el uso de la opción avanzada de “Permitir Cambios de Vendedores”, ahora se explicará la política Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción, que por cada producto vendido, permite asignar un vendedor diferente. Para demostrar esto, la opción de políticas avanzada “Permitir Cambios de Vendedores” debe estar desactivada. El botón vendedores no aparece en la barra de herramientas, por lo tanto esto

Ejemplo. Paso a paso Aquí debe efectuar los mismo pasos del 1 al 8 efectuado anteriormente. 11. Activar la política “Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción” (esta política en Presupuesto, factura, nota de entrega, pedidos es la Nº. 19 y en devoluciones y apartados es la Nº. 20). 12. Desactivar la opción de política avanzada “Permitir cambios de Vendedores”. 13. Hacer Clic en el botón Aceptar.

14. Hacer Clic en el botón grabar

.

Demostración del ejercicio. Si desea observar lo antes expuesto, ejecute el módulo a2 Administrativo, 15. Ejecute el módulo a2 Administrativo, 16. Tiene que abrir el módulo administrativo con el usuario al que se le configuro esta opción, por lo tanto en la ventana de acceso restringido, debe escribir el nombre de ese usuario, con su respectiva contraseña y pulse el botón Aceptar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

17. Hacer Clic en Ventas – Presupuestos,

En esta ventana se observa el botón vendedor, que se encuentra en la barra de herramientas.

18. En esta ventana seleccione: • El depósito. • El cliente. • El Precio • Hacer Clic en la columna que pertenece al código del producto y seleccione un producto de la lista que se despliega y en la columna del campo cantidad, seleccione la cantidad que desea. 20. Estando en la columna del campo cantidad del producto, hacer Clic en el botón

Vendedor ., se despliega la ventana “cambio de vendedores”. 21. Seleccione el vendedor que está efectuando la venta de este producto y hacer Clic en el botón aceptar. 22. Proceda incluir otro producto, de la misma forma como se procedió con el producto anterior, paso N° 19. 23. Estando en la columna del campo cantidad, hacer Clic en el botón Vendedor, efectué Igualmente los paso 20 y 21. Resumen: Activada la política “Permitir indicar un vendedor diferente para cada ítem de la transacción”. Aquí el sistema permite seleccionar un vendedor por cada producto que se vende (Por cada ítem). Si la opción de política avanzada “Permitir Cambios de Vendedores” está activada, les va permitir colocar un vendedor a la transacción pero al final, cuando se está totalizando. Esto se puede hacer en presupuesto, factura, devolución, Nota de entrega, pedidos, y apartados.

Permitir cambio de cliente: Si está activa, habilita al usuario del sistema, para cambiar el cliente que por defecto está establecido, por otro que se encuentra previamente creado en la base de datos de cliente. Si está opción está desactivada, no permite cambiar el cliente en la pantalla inicial, Para seleccionar un cliente se puede hacer en la ventana de totalizar, al hacer Clic en el botón Totalizar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Sistema - Versi贸n 4.2 Cambio de Vendedor

Bot贸n Totalizar

Permitir cambio de Cliente

Grupo de clientes de la base de datos

P谩g. 121

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Permitir Transacciones a Crédito: En modo activo, habilita el poder elaborar documentos de venta a crédito a clientes con esta configuración.

Formas de Pago Disponibles: Activa las distintas formas de pago disponibles por la empresa, haga Clic en los cuadros de verificación necesarios en la sección de formas de pago disponibles, para moverse con por medio del teclado utilice las teclas de movimiento o TAB y para activar o desactivar es pulsando la barra de desplazamiento.

Configuración de Gaveta de Dinero: Establece el puerto de comunicación con la gaveta de dinero conectada al computador, debe seleccionar solo una de las opciones presentadas.

Abrir Gaveta con Ctrl. + A: Activa el uso de la teclas Ctrl. + A presionadas al mismo tiempo, para abrir la gaveta en cualquier momento. Esta opción debe ser habilitada solo para personal de confianza.

Como Afectan las Políticas en los Procesos Administrativos. El explicar cada una de las políticas seria muy extenso el hacerlo, pero para su mejor comprensión presentaremos algunos ejemplos (Casos) de las que consideramos más relevantes:

Caso 1 (Política Básica # 7.-Permitir Transacciones con clientes Inactivos): En la aplicación se tiene la posibilidad de marcar como inactivo un registro en particular del: inventario, zona, depósito, vendedor, tarjeta de crédito, moneda, proveedor ó un concepto bancario. Pudiendo ser su propósito el suspender temporalmente alguno de ellos. Supongamos que un cliente esta atrasado en sus compromisos de pagos teniendo un saldo vencido a más de 90 días, trayendo como consecuencia que no se le puede facturar hasta que no se ponga al día. .

Como evitar que a un cliente se le facture, teniendo en su cuenta factura atrasada por pagar. Para modifica el registro de un cliente en particular (Diana Pérez), colocándolo inactivo. Paso 1: 1. Desde el Módulo Administrativo en la opción del Menú Mantenimiento. 2. Hacer Clic en la opción Clientes.

3. 4.

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En la ventana “Archivo de Clientes”, hacer Clic al botón Modificar Registro . En la ventana de búsqueda de “Archivo de Clientes”, hacer Clic en la barra de búsqueda, para que aparezca los nombres de los Clientes y luego efectuar dos Clic sobre el nombre del Cliente que desea modificar. Observe en la ventana siguiente, al cliente Diana Pérez, que la columna de Activo dice Si.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

5. En la ventana “Archivo Clientes” al posicionar en la opción denominada activo y haciendo un Clic en el mismo, quedando inactivo, al quitar la tilde de esa opción. 6.

Hacer Clic al botón Grabar Registro

. Grabe, antes de salir de la ventana

Modificar

Para verificar clientes.

el estatus de los

Para verificar cuales clientes están activos y cuales inactivos, se procede de la siguiente manera: 1. estando en el módulo Administrativo, ejecute el menú Mantenimiento y seleccione la opción Clientes. 2. Ejecute el botón Modificar

Registro , se despliega la ventana Archivo de Clientes. 3. En la ventana “Archivo de Clientes”, debe hacer Clic en la barra de búsqueda, para que despliega un listado con los clientes registrados. 4. Observe en el grid el Status del cliente Diana Pérez en la columna del campo Activo que dice No.

Observe que el Cliente Diana Pérez tiene condición es NO para el campo Activo. Paso 2: Es aquí donde el manejo de los perfiles y la permisología juega un factor importante para el manejo de una administración sana, en las políticas avanzadas para las transacciones de ventas (facturas) tenemos lo siguiente: Observe que el cliente Diana Pérez tiene condición NO para el campo Activo.

Obsérvese que la política identificada con el número 7.-Permitir transacciones con clientes inactivos no está habilitada por lo tanto para ese usuario especifico y no le podrá facturar a ese cliente, ya que dentro de su perfil no está autorizado para elaborar transacciones de ventas con clientes inactivos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Observe al elaborar una factura a este cliente inactivo, el efecto que tiene. Demostración

Paso a paso 1.

Verifique en el módulo Sistema, que la política N° 7 Permitir transacciones con clientes inactivos, esté inactiva, siguiendo los siguientes pasos: a. Ejecute el módulo a2 Sistema. b. Hacer Clic en el Menú Usuarios – Administración de Usuarios. c.

Hacer Clic en el botón Editar.

d. De la ventana anterior, seleccione el nombre del usuario del sistema al cual se le va permitir efectuar transacciones cuando el cliente está inactivo. e. Efectué Clic sobre la ficha política. f. Hacer Clic sobre la ficha ventas y ficha facturas g. Ejecute el botón Avanzado y verifique que esté inactiva la política avanzada N° 7. (Sin tilde). h. Recuerde Grabar.

i.

Ejecute el botón Salir

2. Pasar al módulo a2 Administrativo y en la ventana de contraseña indique el nombre del usuario al cual se le efectuó la configuración. 3. Ejecute el Módulo Administrativo - Menú Ventas – Facturas, como lo indica la ventana.

4. Seleccione el cliente Diana Pérez.

5. Anexe dos productos en la factura y haga Clic en el Botón Totalizar, observe la ventana de advertencia que se presenta. 6. La ventana de advertencia, indica que el cliente está inactivo y

4

que no se puede efectuar transacciones con el. Esto fue previamente desactivada en su ficha de registro de clientes, pasando a la condición de INACTIVO.

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Seleccione el cliente.

Al estar el cliente como Inactivo, y tratar de Facturar teniendo la política # 7 de permitir transaccion es con clientes inactivos, nos indica el siguiente mensaje.

Mensaje: Clientes Inactivos, no pueden ser incluidos en esta transacción

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Caso N° 1. Cuando la política básica de Ventas - Facturas N° 22 Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas, está activa.

Caso N° 2. Cuando la política básica de Ventas Facturas N° 22 Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas, no está activa.

Nota: Procedimiento a seguir, después del mensaje de advertencia, está influenciado por la política N° 22 Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas, su procedimiento es diferente si está seleccionada o no, se explicará a continuación.

Nota: Cuando aparezca la ventana de advertencia, que con los clientes inactivos no se puede efectuar transacción, pero si la política básica de Ventas - Facturas N° 22 Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas, está activa (Tildada), cuando se presenta está pantalla de advertencia y hacer clic en el botón Aceptar, pasa a la ventana “Forma de Pago”, donde indicar la forma de pago y hacer Clic al Botón Aceptar, para efectuar y totalizar la factura. Al oprimir el botón de aceptar en la ventana de advertencia, el sistema no pide una clave de autorización como lo indica la figura siguiente.

Nota: Cuando aparezca la ventana de advertencia, que con los clientes inactivos no se puede efectuar transacción, pero si la política básica de Ventas - Facturas N° 22 Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas, no está activa (Tildada), cuando se presenta está pantalla de advertencia y hacer clic en el botón Aceptar, pasa a la ventana “operación restringida, Clave requerida”, el sistema pide una clave de autorización, si este usuario, escribe su nombre como Usuario con su respectiva contraseña, al hacer Clic al Botón Aceptar, está ventana se cierra y no le permitirá efectuar la transacción. Pero si solicita a un usuario autorizado del sistema, que le autorice escribiendo su nombre y contraseña, solo así, le permite efectuar la transacción (a la persona autorizada), como por ejemplo un usuario Master y tiene solo tres oportunidades para escribir la contraseña correcta. Operación restringida Clave requerida

Nota: La política básica de Ventas - Facturas N° 22 Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas, consiste en: • • • • • • • • •

Que puede efectuar ventas estando el saldo del producto en cero (saldo negativo). Realizar venta del producto por debajo del costo. Efectuar ventas con un cliente estando inactivo. Efectuar una venta de un producto con serial, sin sacar el serial del sistema. Modificar seriales que provenga de una nota de entrega. Efectuar transacción con vendedores inactivos. Permite efectuar una venta a un cliente aunque su límite de crédito esta sobregirado. Realizar transacciones con un cliente aunque tenga saldo vencidos en sus facturas. Puede efectuar transacciones con un determinado cliente, aunque tenga un cheque devuelto.

Estas son algunas de las transacciones no validas que puede efectuar un usuario que se le configuró como autorizado.

Note que la política básica # 21 esta relacionada con la # 22 y esta indica “Activar autorización de claves para las transacciones no válidas”. Al estar activa permite que al momento de totalizar la transacción pida la clave de autorización, al estar inactiva simplemente no la pide y no permite continuar el proceso de totalización de la factura.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Si coloca un nombre de usuario registrado con su correspondiente clave, pero no esta autorizado para aprobar transacciones no válidas, como la de facturar a un cliente inactivo, el sistema devuelve el mensaje: Como puede ver la política permite autorizar o no una transacción no valida, esta política básica # 22 de Venta - Factura indica “Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas”, permitiendo que la clave que le fue asignada a este usuario sea válida para autorizar una transacción no valida.

Son dos políticas relacionas una con la otra y que dependiendo de la necesidad del usuario y de los niveles de restricción que requiera tienen su utilidad especifica, como acabamos de apreciar. Nota: Las políticas son un factor muy importante, su objetivo primordial es crear los perfiles a los operadores de la aplicación, asignarles los niveles de seguridad así como de proteger a la empresa, pudiendo establecer normas y procedimientos. Este procedimiento también aplica para: Proveedores, Depósitos, Inventario, Zonas, Tarjetas de Crédito, Monedas, Bancos, Conceptos y Beneficiarios.

Caso 2 Políticas Básicas Nº 3, 4, 5 y 6, (de Inventario, Ventas, Compras). Es muy común que los operadores efectúen transacciones de ventas con ítems del inventario en donde la cantidad disponible para la venta, no es suficiente para cubrir la transacción.

Ejemplo El inventario físico actual es de 10 ítems y se desea facturar 15, esto se puede efectuar y teniendo como consecuencia de dejar el inventario con saldo negativo, quedando una disponibilidad en -5, inventario en negativo.

Procedimiento para evitar que el inventario presente saldo negativos. Para controlar estos casos tenemos las siguientes políticas básicas: 3.- Permitir transacciones con productos sin existencias. 4.- Mostrar productos sin existencias en la selección. 5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible. 6.- Mostrar la existencia del producto en la selección. Esta política debe colocarse inactiva, si desea controlar que los operadores no puedan facturar ítems del inventario mayores a la disponibilidad, como lo muestra la figura:

La cantidad supera Existencia Disponible.

Evitar elaborar transacciones con cantidades superiores a la disponibilidad Para evitar que los operadores elaboren transacciones tales como (Facturas, Presupuestos, Notas de Entrega a clientes, Pedidos y Apartados) con cantidades superiores a la disponibilidad, para esto se tienen las políticas:

Política Básica Nº 4.- Mostrar productos sin existencias en la selección. Esta política evita que el operador visualice ítems del inventario que no tienen existencia, esta debe estar activa.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Política Básica Nº 5.- Advertir al usuario que la cantidad supera la existencia disponible. Si la política “3.- Permitir transacciones con productos sin existencias, con esta política activa y se desea que el operador sea advertido de que la cantidad de la transacción es superior a la disponibilidad, la política 5 debe estar activa.

Política Básica Nº 6.- Mostrar la existencia del producto en la selección. Al poder visualizar la existencia en el momento de la elaboración de la transacción, permite que el usuario verifique la cantidad que dispone antes de intentarla procesar, por lo tanto esta política debe estar activa.

Caso 3. Nota: Recuerde la disponibilidad de las políticas básicas 21 “Activar autorización de claves para las transacciones no válidas” y 22 .-“Usuario con clave para autorizar transacciones no válidas”, siempre que se requiera la autorización de clave para las transacciones no validas.

Política Básica N° 23. - Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios. Obsérvese el sistema tiene tres usuarios registrados: Usuarios Registrados: Kamal (Gerente General), (Administrador del Sistema) y Pedro.

Master

Privacidad del documento. Característica que permite que las transacciones no sean manejadas por todos los usuarios, protegiendo así, información confidencial

La política N° 23 que indica “Permitir al usuario visualizar las transacciones realizadas por el resto de los usuarios”, para Kamal está Activa y para Pedro esta inactiva. Ejemplo para la opción en Ventas - Presupuestos: El usuario Kamal, tiene la política 23 activa este puede visualizar las transacciones de todos los usuarios, para el caso de presupuestos de ventas al entrar en la modulo de presupuestos el podrá cargar los documentos pendientes emitidos por todos: Usuario Kamal entra en el Módulo Administrativo:

Usuario (Kamal) con política N° 23 activa

Usuario (Pedro) con política N° 23

Inactiva

Selecciona, Ventas – Presupuestos. La función cargar desde el módulo de presupuestos nos permite visualizar los documentos guardados, para este caso seleccionamos los presupuestos en tránsito: Como se puede observar este usuario (Kamal) puede visualizar todos los presupuestos emitidos con el estatus en tránsito.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Usuario (Pedro) con política N° 23 Inactiva

Usuario Pedro entra en el Módulo Administrativo:

Selecciona: Ventas – Presupuestos. Como se puede observar el usuario (Pedro) solo puede visualizar dos presupuestos en tránsito que ha elaborado. Esto es lo que denominamos Privacidad de los documentos, una política muy útil que protege información confidencial. Nota: La política N° 23 (Privacidad del documento), funciona para Presupuestos, Facturas, Devoluciones, Notas de Entrega y Apartados.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

Uso de las políticas N° 19, N° 20, N° 24, N° 25, N° 32 Es muy importante para completar el caso 3, el conocer el uso de las políticas: Política N° 19.- Permitir al usuario cargar de documentos. Política N° 20.- Permitir al usuario guardar documentos. Se tiene varias posibilidades: 1 Cargar o no. 2 Guardar o no. 3 Cargar y Guardar. 4 Guardar y no cargar, esto dependerá de lo que se requiera.

Política N° 24.- Borrar las transacciones pendientes luego de su carga. Al hacerlo visualizaremos solo las que están pendientes.

Política N° 25.- Borrar parcialmente las transacciones luego de carga (solo borra los ítems que se hayan utilizado). Si cargamos una transacción pendiente y solo trabajamos con algunos de los ítems seleccionados tendremos disponibles los que dejamos para futuras transacciones, es decir si cargamos un presupuesto y en ese presupuesto cargado, tenemos un total de 10 ítems y solo facturamos 5, los 5 restantes quedaran pendientes para un proceso posterior de facturación.

Política N° 32.- Permitir eliminar las transacciones pendientes y anular transacciones en tránsito. Si el usuario tiene la política 32 activa, cuando utilice la función cargar documentos el botón anular estará disponible como lo indica la figura, si esta inactiva no podrá anular transacciones pendientes.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Formatos de Impresión. Consideraciones sobre Formatos principales y secundarios. Los formatos de impresión principales se pueden seleccionar al momento de imprimir o por medio de políticas, pero todos los formatos secundarios se imprimen después del formato principal seleccionado. Si se deben imprimir formatos secundarios distintos por usuarios, se pueden crear carpetas de Formatos de Impresión por grupos de usuarios. Para ello debe seguir los siguientes pasos: 1. Cree una carpeta y grabe en ella el contenido de la carpeta Configr (o puede copiar la carpeta ConfigR a otra ubicación). 2. Direccione la carpeta de "Directorio de Formatos de Impresión" del usuario a la carpeta creada por usted Banda Sub (Configuración de Usuarios, paleta Detalle Directorios). 3. Copie o cree los formatos de impresión para el grupo de usuarios. 4. Cuando esté creado más de un formato principal, debe ir a las políticas de los usuarios y seleccionar uno por defecto, ya que si no lo hace, al momento de imprimir se ejecutarán todos los formatos, además de los secundarios.

Bandas de Impresión. Una Banda de Impresión es una sección lógica o área especial para insertar los campos del formato y establece un orden de impresión.

Banda Encabezado Página y Titulo Página

Banda Sumario y Pie Página

El editor cuenta con cinco tipos de bandas. Un documento contiene las siguientes partes lógicas:

Tipos de Bandas de Impresión. Encabezado página. En esta banda se suele repetir la información que muestra la banda Título o mostrar la información referente a la empresa u otros datos que se repiten en el Encabezado del Documento cuando tiene una longitud mayor a una página. El nombre de la banda es Título página. Si no existe, las bandas subdetalles se empezarán a imprimir desde el margen superior.

Título (Encabezado). En esta banda se muestra la información referente a la empresa y otros datos en el encabezado del documento cuando este tiene una longitud máxima de una página. La banda se llama Título.

Sub. Detalle. imprime las líneas y dependiendo de la transacción en este tipo de banda se encuentran las bandas Ítems de inventario, Seriales, Partes de compuesto, Cuentas y Consolidar Ítems. Los seriales se muestran si los productos tienen seriales asociados a ellos y Nota: Encabezado página y Título se Partes de compuesto si existen productos con compuestos y se corresponden con el Encabezado del muestra únicamente en los formatos de Venta. Cuentas aparece Documento. solamente en los formatos bancarios. Nota: Estas bandas forman el Cuerpo del La banda Consolidar Ítems sirve para consolidar en todos los procesos, Documento. productos costo promedio o tallas y colores con características homogéneas. Sumario. Banda que totaliza los ítems y muestra la información final, al final del documento. Si el formato tiene una longitud mayor de una página, se imprime en la última página. En este tipo se banda se encuentra la banda Total. Pie página. Al igual que la anterior, permite subtotal izar ítems y coloca la información final de la página cuando el formato tiene una longitud mayor a una página. La banda que contiene es Pie página. Nota: Sumario y Pie página se corresponden con el Pie del Documento.

Efecto de las Bandas cuando se imprime un documento. Si el documento ocupa una página, se imprimen las bandas: Título, las Sub. Detalle y

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Total. Si el documento ocupa dos páginas, se imprimen: en la primera página, las bandas Título, Sub. Detalles y Pie página; en la segunda página, las bandas Encabezado página, Sub. Detalles y Total

Si el documento tiene una longitud mayor a dos páginas, en la primera página se muestran las bandas de Título, Sub. Detalles y Pie página, en las subsiguientes, las bandas de Encabezado página, Sub. Detalles y Pie página; y en la última página, las bandas de Encabezado página, Sub. Detalles y Total. Nótese que Título solo se imprime en la primera página y Total en la última página impresa. Las bandas Título y Título página se imprimen desde el margen superior hacia abajo y las bandas Total y Pie página, se imprimen desde el margen inferior hacia arriba. El espacio entre estas bandas superiores e inferiores es el ocupado por las bandas Sub. Detalle. Cuando se imprime un documento (por ejemplo, una factura) que ocupa sólo una página, se imprimen las siguientes bandas: Cuando el formato tiene una longitud mayor de dos páginas, por ejemplo, una factura impresa en dos hojas, se imprimen las bandas en el siguiente orden:

Esta es la manera como se imprime un formato cuando la información produce más de tres páginas impresas. Ejemplo, en una factura de tres páginas se imprimen las bandas en el siguiente orden: Nota: Si se deshabilita “Numerar al final de la página” a la banda Total, se imprimirá inmediatamente al finalizar las bandas sub detalles.

Insertar una banda de impresión. Se selecciona el nombre en la casilla de los nombres de las bandas, luego se hace Clic con el Mouse en el área del formato. Si se desea eliminar una banda, se selecciona la banda haciendo Clic en ella, luego en el teclado presionar el botón Supr. (Delete) o la opción Borrar del menú Editar. Para cambiar la altura de la banda se arrastra el Mouse en el borde de la banda cuando el puntero cambia a doble flecha o en las opciones de la banda, cambiar el campo Alto.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Nota: para Editar o ver las Opciones de un objeto (variable, banda, etc.) seleccione el objeto y presione el botón derecho del Mouse. Los menús contextuales Editar y Opciones no existen en el menú principal del Editor de formatos ni en los botones de las barras.

La banda Consolidar Ítems Posibilidad de consolidar en todos los procesos productos de costo promedio y tipo tallas y colores con características homogéneas. Ejemplo: Salida de Formato sin consolidar: Código Descripción 000001 Camisa L/ Roja 000001 Camisa M/ Negra

Cant. 1 1

Precio 1.000,00 1.000,00

Cant. 2

Precio 1.000,00

Salida de Formato consolidado: Código Descripción 000001 Camisa L/Roja: 1, M/Negra: 1

Inserte la banda consolidar ítem. En la banda anterior incluya la variable de detalle de operación 2.35 “Consolidar ítem iguales”.

Características de los Elementos que se pueden incluir en un formato. Variables de Impresión Las variables que aparecen en el reporte dependen de la transacción seleccionada. Están almacenadas en archivos PFG, que se encuentran ubicados en el directorio Configr. Los archivos PFG se pueden abrir con cualquier editor de texto y modificar sus nombres para cambiar la etiqueta correspondiente dentro del formato de impresión. Tenga cuidado de modificar estos archivos, ya que después del nombre de la variable, tiene un número que representa el tipo de dato: 0: Es un string, 1: Representa un campo memo, 2: Es un campo numérico, y 3: Un campo fecha. Los archivos .PFG son: VIMP_GENERAL, VIMP_VENTAS, VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION, VIMP_CUENTASCXC, VIMP_CUENTASCXP, VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV, VIMP_VENTASI, VIMP_COMPRAS, VIMP_INVENTARIO y VIMP_SERIALIZACION. Existen también los archivos .PFG cuyos nombres terminan en F, los cuales guardan las fórmulas. La única manera de eliminar una fórmula es abrir el archivo correspondiente y borrarla. Además, de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos. Estas variables no están almacenadas en ningún archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con el cual entró al módulo de sistema. Por ejemplo, supóngase que usted tiene una forma vacía de Clientes para un usuario en particular; al entrar al módulo del sistema con la clave de ese usuario y modificar un formato de Ventas, usted no podrá visualizar las variables de Clientes para incluirlas en los formatos. Igualmente, si usted agrega campos nuevos a la base de datos, si no los agrega a alguna de las formas de los usuarios (menús) no podrá visualizarla como variable en los formatos.

Variables generales o globales El archivo que las incluye es el VIMP_GENERAL. Imprimen los datos del dueño del sistema (Datos de la personalización del sistema administrativo). Se pueden ingresar en las Bandas Título, Título Página y Total.

VIMP_GENERAL 0.00-Nombre de la empresa: Obligatoriamente debe estar en el formato, sino, deshabilita la capacidad de impresión del sistema administrativo. 0.01-Siglas de la empresa 0.02-Dirección de la empresa 0.03-Dirección postal 0.04-N.I.T 0.05-R.I.F 0.06-Números de Teléfonos 0.07-Número de Fax 0.08-Correo Electrónico (E-mail) 0.09-Dirección Internet (Website) 0.10-Fecha del sistema 0.11-Usuario activo: Nombre del usuario

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 0.12-Porcentaje Impuesto1 (IVA) 0.13-Porcentaje Impuesto2 0.14-Fecha Inicio período 0.15-Fecha Final período 0.16-Descripción período 0.17-Moneda local 0.18-Símbolo moneda local 0.19-Fecha Actual día 0.20-Mes Actual: nombre del mes 0.21-Año Actual 0.22-Día de la Semana 0.23-Original/Copia/Reimpresión 0.24-Cambio del Dólar: Imprime el factor de cambio global de la aplicación. 0.25-Mes Actual (Número): número del mes.

Variables de Operación Dependen del tipo de Operación. Se pueden ingresar en las Bandas Título, Título Página y Total. VIMP_VENTAS, VIMP_COMPRAS, VIMP_BANCOS, VIMP_INVENTARIO, VIMP_SERIALIZACION. Las variables de las CXC y CXP, se pueden incluir únicamente en la banda Título. Están en los archivos VIMP_CUENTASCXC y VIMP_CUENTASCXP.

Excepciones. En los formatos de Etiquetas de Inventario y Clientes, las variables de Operación VIMP_ETIQUETASCLIE, VIMP_ETIQUETASINV se deben colocar en las bandas de Subdetalle (Ítems de Inventario o Ítems de Etiquetas). En las Variables de Operación de Bancos, también se encuentran las variables de Detalle de la operación, para el manejo de los conceptos de las cuentas (Haberes y Deberes). La mayoría de estas variables se toman de la ventana Totalizar de la transacción. Las variables marcadas con * son de tipo Subtotal.

VIMP_VENTAS. (Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas): 1.00-Número Documento: Correlativo de la operación 1.01-Documento origen: Si el documento se originó a partir de otro documento. Por ejemplo, una factura proveniente de un presupuesto o de un pedido de un cliente. Automáticamente se toma cuando se cargan documentos en las transacciones. 1.02-Fecha Emisión Operación 1.03-Fecha Vencimiento operación 1.04-Días de Vencimiento 1.05-Moneda Operación: moneda en la cual se realizó la transacción. 1.06-Factor cambio operación: Imprime el factor de cambio particular de la operación. Inicialmente toma el valor del factor de cambio global de la aplicación. 1.07-Depósito Origen: Depósito general de la transacción. 1.08-Cliente descripción: nombre del cliente mostrado en la ventana totalizar de la transacción. 1.09-Cliente R.I.F: RIF del cliente tomado de la ventana totalizar. 1.10-Cliente N.I.T: NIT del cliente tomado de la ventana totalizar. 1.11-Cliente teléfono contacto 1.12-Cliente Dirección despacho: Tomada del campo "Dirección Despacho" la cual es a su vez tomada del campo "Dirección de Envío" de la ficha del cliente. 1.13-Autorizado: Nombre o descripción del autorizado 1.14-Vendedor asignado: Vendedor de la transacción. No confunda su uso con la variable "2.22-Vendedor asignado" del Detalle Operación. 1.15-Condiciones de pago: Si la operación es a Contado o Crédito. 1.16-Precio Asignado: Tipo de precio asignado a la operación. 1.17-*Total Renglones (No. Ítems) 1.18-Detalle o Comentarios: Las observaciones escritas en la ventana Totalizar en el campo Detalle o Comentario. 1.19-Clasificación: clasificación de la operación. 1.20-*Total Bruto 1.21-Descuento 1 Monto 1.22-Descuento 1 Porcentaje 1.23-Descuento 2 Monto 1.24-Descuento 2 Porcentaje 1.25-*Total Descuentos parciales 1.26-Descuento Final 1.27-Flete del documento 1.28-*Base Imponible Impuesto 1 1.29-*Monto Exento Impuesto 1 1.30-*Base Imponible Impuesto 2 1.31-*Monto Exento Impuesto 2 1.32-*Impuesto 1 Monto 1.33-*Impuesto 2 Monto

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos + Fletes) 1.35-Total Operación (Total + impuestos) 1.36-*Total Productos sin Impuesto: discriminación del total a pagar solamente en productos sin impuesto incluido. 1.37-*Total Productos con Impuesto: discriminación del total solamente en productos con impuesto incluido. 1.38-*Total Servicios sin Impuesto: discriminación del total solamente en Servicios sin impuesto incluido. 1.39-*Total Servicios con Impuesto: discriminación del total solamente en Servicios con impuesto incluido. 1.40-Total cancelado: Total cancelado, en todas las formas de pago. 1.41-Vuelto: vuelto de la operación 1.42-Saldo operación: el saldo que pasa a cuentas por pagar, cuando la operación es a crédito o parcialmente cancelada. 1.43-Cancelado efectivo: cantidad pagada en efectivo. 1.44-Cancelado Cheques: cantidad pagada en cheque. 1.45-Detalle cheques: nombre del banco y número del cheque. 1.46-Cancelado Tarjeta: cantidad pagada en tarjetas de crédito. 1.47-Detalle Tarjetas: nombre del banco y número de la tarjeta. 1.48-Cancelado Tarjeta Debito: cantidad pagada en tarjetas de débito. 1.49-Detalle Tarjeta Debito: nombre del banco y número de la tarjeta. 1.50-Monto Retención: monto total retenido en la forma de pago. 1.51-Porcentaje Retención: porcentaje de la retención. 1.52-Adelantos aplicados: pagos adelantados aplicados a la factura. 1.53-Apartados aplicados: apartados aplicados a la factura. 1.54-Cancelado giros 1.55-Número de giros 1.56-Moneda para cancelación 1.57-Costo Operación 1.58-Utilidad Operación 1.59-Número Relación facturas lote 1.60-Serie de Factura activa 1.61-*Total peso de la Operación 1.62-Total Cancelado - Total Apartados - Total Adelantos 1.63-No. Recibo de Caja 1.64-Saldo Actual Moneda Nacional 1.65-Saldo Actual Moneda Extranjera 1.66-Saldo Adelantos Moneda Nacional 1.67-Saldo Adelantos Moneda Extranjera 1.68-Total en Abonos Apartados Nacional 1.69-Total en Abonos Apartados Extranjera 1.70-Centro de Costo 1.71-Número de Control del documento 1.72-% Retención (Detalle) 1.73-Clasificación Retención 1.74-Detalle Retención 1.75-Monto Retención (Detalle) 1.76-Base de I.V.A.16% (2ptos) 1.77-I.V.A.16% (2ptos),2 1.78-Hora de la Operación,0 1.79-Monto Inicial,2 1.80-Monto Intereses,2 1.81-% de Interés,2 1.82-Intereses de Manejo,2 1.83-% Intereses de Manejo,2 1.84-Total Cuotas Extraordinarias,2 1.85-Número de Cuotas Extraordinarias,2 1.86-Intereses x Cuotas Extraordinarias,2 1.87-Monto de la cuota,2 1.88-Número de Cuotas,2 1.89-Total Monto Extra,2 1.90-Total Financiamiento,2 1.91-Saldo A Financiar,2 1.92-Vencimiento Primera Cuota,3 1.93-Detalle Credicard,1 1.94-Total Unidades (item x Cantidad),2 1.95-Total Cancelado Efectivo Bs.Fuertes,2 1.96-Total Cancelado Efectivo Bs.,2 1.97-Cancelado No Monetario 1 (a2Cash),2 1.98-Cancelado No Monetario 2 (a2Cash),2 1.99-Cancelado No Monetario 3 (a2Cash),2 1.100-Detalle de Financiamiento,1 1.101-Detalle de Retenciones,1

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 VIMP_COMPRAS. (Compras, Órdenes de Compras, Órdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y Devoluciones de Compras): 1.00-Número Documento 1.01-Documento origen 1.02-Fecha Emisión Operación 1.03-Fecha Vencimiento operación 1.04-Días de Vencimiento 1.05-Moneda Operación 1.06-Factor cambio operación 1.07-Depósito Origen 1.08-Persona contacto 1.09-Teléfono contacto 1.10-Dirección despacho 1.11-Condiciones de pago 1.12-*Total Renglones (No. Ítems) 1.13-Detalle o Comentarios 1.14-Clasificación 1.15-*Total Bruto 1.16-Descuento 1 Monto 1.17-Descuento 1 Porcentaje 1.18-Descuento 2 Monto 1.19-Descuento 2 Porcentaje 1.20-Flete del documento 1.21-*Base Imponible Impuesto 1 1.22-*Monto Exento Impuesto 1 1.23-*Base Imponible Impuesto 2 1.24-*Monto Exento Impuesto 2 1.25-*Impuesto 1 Monto 1.26-*Impuesto 2 Monto 1.27-Total Neto (Bruto-Dsctos + Flete) 1.28-Total Operación (Total + Impuesto) 1.29-Total cancelado 1.30-Saldo operación 1.31-Cancelado efectivo 1.32-Cancelado Cheques 1.33-Detalle cheques 1.34-Cancelado Tarjeta crédito 1.35-Detalle Tarjetas crédito 1.36-Cancelado Tarjeta Débito 1.37-Detalle Tarjeta Débito 1.38-Monto Retención 1.39-Porcentaje Retención 1.40-Adelantos aplicados 1.41-Cancelado giros 1.42-Número de giros 1.43-Moneda para cancelación 1.44-Proveedor R.I.F 1.45-Proveedor N.I.T 1.46-Saldo Actual Moneda Nacional 1.47-Saldo Actual Moneda Extranjera 1.48-Saldo Adelantos Moneda Nacional 1.49-Saldo Adelantos Moneda Extranjera 1.50-Centro de Costo 1.51-Número de Control del documento 1.52-Retención (%),2 1.53-Retención Clasificación,0 1.54-Retención Detalle,0 1.55-Retencion Monto,2 1.56-Hora de emisión,0 1.57-Detalle de Retención (Autoformato),1

VIMP_BANCOS. 1.00-Número de Cheque 1.01-Número de Comprobante 1.02-Fecha Operación 1.03-Fecha Liberación documento 1.04-Días de liberación 1.05-Monto de la transacción 1.06-Monto Débito bancario

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 1.07-Beneficiario o Banco Destino 1.08-Tipo de Endoso 1.09-Concepto operación 1.10-Total débitos 1.11-Total Créditos 1.12-Monto en Letras del documento: para los cheques 1.13-Monto en Letras del documento (Línea 2): para los cheques 1.14-Código del concepto 1.15-Descripción del concepto 1.16-Monto del concepto (débito) 1.17-Monto del concepto (crédito) 1.18-Monto del concepto (con signo) 1.19-Factor de Cambio 1.20-Monto Efectivo (Depósitos) 1.21-Monto Cheque (Depósitos) 1.22-Monto T. Debito (Depósitos) 1.23-Monto T. Crédito (Depósitos) 1.24-Tercero de la transacción 1.25-Centro de Costo asociado 1.26-Monto base de la operación 1.27-Monto Efectivo de la operación 1.28-Descripción detallada del movimiento 1.29-Hora de la Transacción,0 1.30-Centro de Costo General,0 1.31-Clasificacion,0

VIMP_INVENTARIO: 1.00-Número Documento 1.01-Fecha Emisión Operación 1.02-*Monto total de la operación 1.03-Depósito Origen 1.04-Depósito Destino (Transferencias) 1.05-Responsable 1.06-Autorizado por 1.07-Propósito 1.08-Clasificación 1.09-Detalle 1.10-*Total Renglones 1.11-Centro de Costo 1.12-Hora de Emisión,0

VIMP_SERIALIZACION: 1.00-Número Documento 1.01-Fecha Emisión Operación 1.02-*Monto total de la operación 1.03-Depósito Origen 1.04-Cliente/Proveedor/Responsable 1.05-Clasificación 1.06-Detalle o Comentarios 1.07-*Total Renglones 1.08-Hora de Emisión,0

VIMP_CRECICARD 1.00-Número Documento,0 1.01-Documento origen,0 1.02-Fecha Emisión Operación,3 1.03-Fecha Vencimiento operación,3 1.04-Días de Vencimiento,2 1.05-Moneda Operación,0 1.06-Factor cambio operación,2 1.07-Depósito Origen,0 1.08-Cliente descripción,0 1.09-Cliente Rif,0 1.10-Cliente Nit,0 1.11-Cliente telefono contacto,0 1.12-Cliente Dirección despacho,1 1.13-Autorizado,0 1.14-Vendedor asignado,0

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 1.15-Condiciones de pago,0 1.16-Precio Asignado,0 1.17-*Total Renglones (No.Items),2 1.18-Detalle o Comentarios,1 1.19-Clasificación,0 1.20-*Total Bruto,2 1.21-Descuento 1 Monto,2 1.22-Descuento 1 Porcentaje,2 1.23-Descuento 2 Monto,2 1.24-Descuento 2 Porcentaje,2 1.25-*Total Descuentos parciales,2 1.26-Descuento Final,2 1.27-Flete del documento,2 1.28-*Base Imponible Impuesto 1,2 1.29-*Monto Exento Impuesto 1,2 1.30-*Base Imponible Impuesto 2,2 1.31-*Monto Exento Impuesto 2,2 1.32-*Impuesto 1 Monto,2 1.33-*Impuesto 2 Monto,2 1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos+Fletes),2 1.35-Total Operación (Total+Impuestos),2 1.36-*Total Productos sin Impuesto,2 1.37-*Total Productos con Impuesto,2 1.38-*Total Servicios sin Impuesto,2 1.39-*Total Servicios con Impuesto,2 1.40-Total cancelado,2 1.41-Vuelto,2 1.42-Saldo operación,2 1.43-Cancelado efectivo,2 1.44-Cancelado Cheques,2 1.45-Detalle cheques,0 1.46-Cancelado Tarjeta,2 1.47-Detalle Tarjetas,0 1.48-Cancelado Tarjeta Debito,2 1.49-Detalle Tarjeta Debito,0 1.50-Monto Retención,2 1.51-Porcentaje Retención,2 1.52-Adelantos aplicados,2 1.53-Apartados aplicados,2 1.54-Cancelado giros,2 1.55-Numero de giros,2 1.56-Moneda para cancelación,0 1.57-Costo Operación,2 1.58-Utilidad Operación,2 1.59-Numero Relación facturas lote,0 1.60-Serie de Factura activa,0 1.61-*Total peso de la Operación,2 1.62-Total Cancelado - Total Apartados - Total Adelantos,2 1.63-No. Recibo de Caja,0 1.64-Saldo Actual Moneda Nacional,2 1.65-Saldo Actual Moneda Extranjera,2 1.66-Saldo Adelantos Moneda Nacional,2 1.67-Saldo Adelantos Moneda Extranjera,2 1.68-Total en Abonos Apartados Nacional,2 1.69-Total en Abonos Apartados Extranjera,2 1.70-Centro de Costo,0 1.71-Número de Control del documento,0 1.72-% Retención (Detalle),2 1.73-Clasificación Retención,0 1.74-Detalle Retención,0 1.75-Monto Retención (Detalle),2 1.76-Base de I.V.A.16% (2ptos),2 1.77-I.V.A.16% (2ptos),2 1.78-Hora de la Operación,0 1.79-Monto Inicial,2 1.80-Monto Intereses,2 1.81-% de Interés,2 1.82-Intereses de Manejo,2 1.83-% Intereses de Manejo,2

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 1.84-Total Cuotas Extraordinarias,2 1.85-Número de Cuotas Extraordinarias,2 1.86-Intereses x Cuotas Extraordinarias,2 1.87-Monto de la cuota,2 1.88-Número de Cuotas,2 1.89-Total Monto Extra,2 1.90-Total Financiamiento,2 1.91-Saldo A Financiar,2 1.92-Vencimiento Primera Cuota,3 1.93-Detalle de Recibo Credicard,1

VIMP_CUENTASCXC 1.00-Número Documento,0 1.01-Fecha Emisión Operación,3 1.02-Fecha Vencimiento Operación,3 1.03-Monto operación sin impuesto,2 1.04-Saldo Operacion,2 1.05-Vendedor asignado,0 1.06-Base Imponible Impuesto 1,2 1.07-Monto Impuesto 1,2 1.08-Porcentaje impuesto 1,2 1.09-Base Imponible impuesto 2,2 1.10-Monto Impuesto 2,2 1.11-Porcentaje impuesto 2,2 1.12-Total operación,2 1.13-Cancelado efectivo,2 1.14-Cancelado Cheques,2 1.15-Detalle cheques,0 1.16-Cancelado Tarjeta credito,2 1.17-Detalle Tarjetas credito,0 1.18-Cancelado Tarjeta Debito,2 1.19-Detalle Tarjeta Debito,0 1.20-Monto Retención,2 1.21-Porcentaje Retención,2 1.22-Monto Descuento (Pronto pago),2 1.23-Porcentaje Descuento (Pronto pago),2 1.24-Monto Interes (Mora),2 1.25-Porcentaje Interes (Mora),2 1.26-Adelantos aplicados,2 1.27-Apartados aplicados,2 1.28-Cancelado giros,2 1.29-Número actual del giro,2 1.30-Número total de giros,2 1.31-Total cancelado,2 1.32-Moneda para cancelación,0 1.33-Detalle o Comentario,1 1.34-Moneda operación,0 1.35-Factor de cambio,2 1.36-Clasificación,0 1.37-Monto Base de la retención,2 1.38-Saldo Actual Moneda Nacional,2 1.39-Saldo Actual Moneda Extranjera,2 1.40-Saldo Adelantos Moneda Nacional,2 1.41-Saldo Adelantos Moneda Extranjera,2 1.42-Total en Abonos Apartados Nacional,2 1.43-Total en Abonos Apartados Extranjera,2 1.44-Numero de control,0 1.45-Documento Origen (Retenciones),0 1.46-Fecha Origen (Retenciones),3 1.47-Monto Origen (Retenciones),2 1.48-Saldo Apartado abonado,2 1.49-No. Documento Apartado Original,0 1.50-No Disponible,0 1.51-No Disponible,0 1.52-No Disponible,0 1.53-No Disponible,0 1.54-No Disponible,0 1.55 Hora Operacion,0 1.56-Cancelado Transferencia,2

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 1.57-Detalle Transferencia,0 1.58-Serie del Documento,0 1.59-Centro de Costo,0 1.60-Detalle de Retenciones (Autoformato),1

VIMP_ENSAMBLE 1.00-Número Documento,0 1.01-Número Orden de Compra,0 1.02-Producto a ensamblar,0 1.03-Cantidad a ensamblar,2 1.04-Fecha Emisión Operación,3 1.05-Hora de Emisión,0 1.06-Fecha de Entrega (estimada),3 1.07-*Costo total de la operación,2 1.08-Otros Costo y Gastos 1 (%),2 1.09-Otros Costo y Gastos 1 (Monto),2 1.10-Otros Costo y Gastos 2 (%),2 1.11-Otros Costo y Gastos 2 (Monto),2 1.12-Otros Costo y Gastos 3 (%),2 1.13-Otros Costo y Gastos 3 (Monto),2 1.14-Costo Final de la operación,2 1.15-Depósito Origen,0 1.16-Depósito Destino (Transferencias),0 1.17-Responsable,0 1.18-Autorizado por,0 1.19-Propósito,0 1.20-Detalle,1 1.21-*Total Renglones,2 1.22-Usuario de la Operación,0 1.23-Nombre del Equipo,0 1.24-Seriales Generados o Matrices (Cierre de Orden),1 1.25-Motivo de la anulación,0 1.26-Clasificación,0

VIMP_ETIQUETASCLIE 1.00-Saldo Actual Moneda Nacional,2 1.01-Saldo Actual Moneda Extranjera,2 1.02-Saldo Adelantos Moneda Nacional,2 1.03-Saldo Adelantos Moneda Extranjera,2 1.04-Total en Abonos Apartados Nacional,2 1.05-Total en Abonos Apartados Extranjera,2

VIMP_ETIQUETASINV 1.00-Número Documento,0 1.01-Precio 1 (S/Impuestos),2 1.02-Precio 1 (C/Impuestos),2 1.03-Precio 2 (S/Impuestos),2 1.04-Precio 2 (C/Impuestos),2 1.05-Precio 3 (S/Impuestos),2 1.06-Precio 3 (C/Impuestos),2 1.07-Precio 4 (S/Impuestos),2 1.08-Precio 4 (C/Impuestos),2 1.09-Precio 5 (S/Impuestos),2 1.10-Precio 5 (C/Impuestos),2 1.11-Precio 6 (S/Impuestos),2 1.12-Precio 6 (C/Impuestos),2 1.13-Nombre Promoción/Oferta,0 1.14-Validez Promocion/Oferta,3 1.15-Lote o Talla del producto,0 1.16-Vencimiento producto (Lotes),3 1.17-Serial del Item,0 1.18-C¢digo Proveedor,0 1.19-Descripci¢n Proveedor,0 1.20-Costo Actual Bs,2 1.21-Costo Promedio Bs,2 1.22-Costo Moneda Extranjera,2 1.23-Código Unico Asociado,0 1.24-Existencia actual,2

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 1.25-Estadisticas Compras(Und),2 1.26-Estadisticas Compras(Bs.),2 1.27-Estadisticas Ventas (Und),2 1.28-Estadisticas Ventas (Bs.),2

VIMP_GUIADESPACHO 1.00-Número Documento,0 1.01-Documento origen,0 1.02-Fecha Emisión Operación,3 1.03-Fecha Vencimiento operación,3 1.04-Días de Vencimiento,2 1.05-Moneda Operación,0 1.06-Factor cambio operación,2 1.07-Depósito Origen,0 1.08-Cliente descripción,0 1.09-Cliente Rif,0 1.10-Cliente Nit,0 1.11-Cliente telefono contacto,0 1.12-Cliente Dirección despacho,1 1.13-Autorizado,0 1.14-Vendedor asignado,0 1.15-Condiciones de pago,0 1.16-Precio Asignado,0 1.17-*Total Renglones (No.Items),2 1.18-Detalle o Comentarios,1 1.19-Clasificación,0 1.20-*Total Bruto,2 1.21-Descuento 1 Monto,2 1.22-Descuento 1 Porcentaje,2 1.23-Descuento 2 Monto,2 1.24-Descuento 2 Porcentaje,2 1.25-*Total Descuentos parciales,2 1.26-Descuento Final,2 1.27-Flete del documento,2 1.28-*Base Imponible Impuesto 1,2 1.29-*Monto Exento Impuesto 1,2 1.30-*Base Imponible Impuesto 2,2 1.31-*Monto Exento Impuesto 2,2 1.32-*Impuesto 1 Monto,2 1.33-*Impuesto 2 Monto,2 1.34-Total Neto (Bruto-Dsctos+Fletes),2 1.35-Total Operación (Total+Impuestos),2 1.36-*Total Productos sin Impuesto,2 1.37-*Total Productos con Impuesto,2 1.38-*Total Servicios sin Impuesto,2 1.39-*Total Servicios con Impuesto,2 1.40-Total cancelado,2 1.41-Vuelto,2 1.42-Saldo operación,2 1.43-Cancelado efectivo,2 1.44-Cancelado Cheques,2 1.45-Detalle cheques,0 1.46-Cancelado Tarjeta,2 1.47-Detalle Tarjetas,0 1.48-Cancelado Tarjeta Debito,2 1.49-Detalle Tarjeta Debito,0 1.50-Monto Retención,2 1.51-Porcentaje Retención,2 1.52-Adelantos aplicados,2 1.53-Apartados aplicados,2 1.54-Cancelado giros,2 1.55-Numero de giros,2 1.56-Moneda para cancelación,0 1.57-Costo Operación,2 1.58-Utilidad Operación,2 1.59-Numero Relación facturas lote,0 1.60-Serie de Factura activa,0 1.61-*Total peso de la Operación,2 1.62-Total Cancelado - Total Apartados - Total Adelantos,2

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 1.63-No. Recibo de Caja,0 1.64-Saldo Actual Moneda Nacional,2 1.65-Saldo Actual Moneda Extranjera,2 1.66-Saldo Adelantos Moneda Nacional,2 1.67-Saldo Adelantos Moneda Extranjera,2 1.68-Total en Abonos Apartados Nacional,2 1.69-Total en Abonos Apartados Extranjera,2 1.70-Centro de Costo,0 1.71-Número de Control del documento,0 1.72-% Retención (Detalle),2 1.73-Clasificación Retención,0 1.74-Detalle Retención,0 1.75-Monto Retención (Detalle),2 1.76-Base de I.V.A.16% (2ptos),2 1.77-I.V.A.16% (2ptos),2 1.78-Hora de la Operación,0 1.79-Monto Inicial,2 1.80-Monto Intereses,2 1.81-% de Interés,2 1.82-Intereses de Manejo,2 1.83-% Intereses de Manejo,2 1.84-Total Cuotas Extraordinarias,2 1.85-Número de Cuotas Extraordinarias,2 1.86-Intereses x Cuotas Extraordinarias,2 1.87-Monto de la cuota,2 1.88-Número de Cuotas,2 1.89-Total Monto Extra,2 1.90-Total Financiamiento,2 1.91-Saldo A Financiar,2 1.92-Vencimiento Primera Cuota,3 1.93-Detalle Credicard,1 1.94-Total Unidades (item x Cantidad),2

VIMP_LIBROCOMPRAS 1.00-Número Operación,0 1.01-Fecha Operación,3 1.02-Número de RIF,0 1.03-Número de NIT,0 1.04-Nombre o Razón Social,0 1.05-Tipo de Proveedor,0 1.06-Tipo de Documento,0 1.07-Número de Documento,0 1.08-Planilla Importación (Solo Importación),0 1.09-Tipo de Transacción (Reg/Aju/Comp),0 1.10-Número de Control,0 1.11-Documento Afectado,0 1.12-Total con I.V.A.,2 1.13-Total Exento,2 1.14-Base Imponible,2 1.15-% Alicuota,2 1.16-Monto Impuesto,2 1.17-I.V.A. Retenido,2

VARIABLES PARA LA TOTALIZACION,0 1.19-Total Compras No Gravadas,2 1.20-Compras Importación Impuesto1,2 1.21-Compras Importación Impuesto2,2 1.22-Compras Internas Impuesto1,2 1.23-Compras Internas Impuesto2,2 1.24-Total Base Imponible,2 1.25-Total General Impuesto,2 1.26-Total Retenciones,2 1.27-Número de Transacciones,2 1.28-Número Retención,0 1.29-Fecha de Retención,3

VIMP_LIBROVENTAS 1.00-Número Operación,0

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 1.01-Fecha Operación,3 1.02-Número de RIF,0 1.03-Número de NIT,0 1.04-Nombre o Razón Social,0 1.05-Tipo de Contribuyente,0 1.06-Tipo de Documento,0 1.07-Número de Documento,0 1.08-Documento de Origen (Solo Exportación),0 1.09-Tipo de Transacción (Reg/Aju/Comp),0 1.10-Número de Control,0 1.11-Documento Afectado,0 1.12-Total con I.V.A.,2 1.13-Total Exento,2 1.14-Base Imponible,2 1.15-% Alicuota,2 1.16-Monto Impuesto,2 1.17-I.V.A. Retenido,2 1.18-Serial Fiscal (Impresora Fiscal),0 VARIABLES PARA LA TOTALIZACION,0 1.20-Total Ventas No Gravadas,2 1.21-Total Ventas Exportación,2 1.22-Total Impuesto 1,2 1.23-Total Impuesto 2,2 1.24-Total Base Imponible,2 1.25-Total General Impuesto,2 1.26-Total Retenciones,2 1.27-Diferencia de Impuesto,2 1.28-Número de Transacciones,2 1.29-Número de Retención,0 1.30-Número de Serie,0 1.31-Fecha Retención,3

VIMP_ORDENPAGO 1.00-Número de Orden,0 1.01-Fecha Operación,3 1.02-Fecha Pago,3 1.03-Descripción documento,0 1.04-Elaborado por,0 1.05-Aprobado por,0 1.06-Monto de la transacción,2 1.07-Beneficiario,0 1.08-Concepto operación,1 1.09-Total débitos,2 1.10-Total Créditos,2 1.11-Monto en Letras del documento,0 1.12-Monto en Letras del documento (Linea 2),0 1.13-Código del concepto,0 1.14-Descripción del concepto,0 1.15-Monto del concepto (débito),2 1.16-Monto del concepto (crédito),2 1.17-Monto del concepto (con signo),2 1.18-Factor de Cambio,2 1.19-Tercero de la transacción,0 1.20-Centro de Costo asociado,0 1.21-Monto base de la operación,2 1.22-Monto Efectivo de la operación,2 1.23-Descripción detallada del movimiento,1 1.24-Centro de Costo General,0 1.25-Clasificacion,0

VIMP_VALES 1.00-Descripción (Salida o Entrada),0 1.01-Monto,2 1.02-Detalle,1

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Variables de Detalle Operación. También dependen del tipo de operación y son las que varían en los formatos de impresión, ya que son los datos de los ítems. Se deben ingresar en las Bandas Sub. Detalles. En el caso de Inventario, Serialización, Compras y Ventas, de acuerdo a la variable, se incluyen en la Banda Ítems de Inventario, Seriales, Partes del Compuesto y Consolidación. En Bancos, se incluye en la banda Sub. Detalle llamada Detalle de Cuentas. Además de incluir las variables particulares para cada tipo de archivo: Clientes, Autorizados, Inventario, Bancos. Estas variables no están almacenadas en ningún archivo .PFG. Se toman directamente de la forma del usuario con el cual entró al módulo de sistema. Por ejemplo, supóngase que usted tiene una forma vacía de Clientes para un usuario en particular, por ejemplo un Scuser045.sys en 0kb; al entrar al módulo del sistema con la clave de ese usuario y modificar un formato de Ventas, usted no podrá visualizar las variables de Clientes para incluirlas en los formatos. Igualmente, si usted agrega campos nuevos a la base de datos, si no los agrega a alguna de las formas de los usuarios (menús) no podrá visualizarla como variable en los formatos.

VIMP_VENTASI. (Factura, Apartado, Pedido, Presupuesto, Nota de Entrega a Clientes y Devoluciones de Ventas): 2.00-Código del ítem 2.01-Descripción del Ítem 2.02-Descripción detallada del ítem 2.03-Lote o Detalle de Matriz 2.04-Cantidad del Ítem 2.05-Cantidad unidades que descarga 2.06-Cantidad x Unidades de descarga 2.07-Cantidad original (Presupuestos/Pedidos) 2.08-Número de renglón 2.09-Precio Bruto del Ítem 2.10-Descuento del ítem 2.11-Descuento del ítem Porcentaje 2.12-Precio - Descuento 2.13-Monto Impuesto 1 Ítem 2.14-Impuesto 1 porcentaje 2.15-Monto Impuesto 2 Ítem 2.16-Impuesto 2 porcentaje 2.17-Precio + Impuestos 2.18-Cantidad x Precio (Sin Impuestos) 2.19-Cantidad x Precio (Con Impuestos) 2.20-Costo ítem 2.21-Costo x Cantidad Ítem 2.22-Vendedor asignado 2.23-Depósito Origen 2.24-Puesto Depósito origen 2.25-Existencia Depósito Origen 2.26-Existencia Detallada Depósito origen 2.27-Existencia Total Ítem 2.28-Monto comisión ítem 2.29-seriales del ítem 2.30-Código parte (Compuestos) 2.31-Descripción parte (Compuestos) 2.32-Cantidad parte (Compuestos) 2.33-Descripción de la Oferta o Presentación 2.34-Total peso del renglón 2.35-Consolidar ítems iguales 2.36-Centro de Costo 2.37-Precio 1 sin Impuesto 2.38-Precio 2 sin Impuesto 2.39-Precio 3 sin Impuesto 2.40-Precio 4 sin Impuesto 2.41-Precio 5 sin Impuesto 2.42-Precio 6 sin Impuesto 2.43-Precio 1 con Impuesto 2.44-Precio 2 con Impuesto 2.45-Precio 3 con Impuesto 2.46-Precio 4 con Impuesto 2.47-Precio 5 con Impuesto 2.48-Precio 6 con Impuesto 2.49-Unidades Detalladas (Marca),0

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 VIMP_COMPRASI. (Compras, Órdenes de Compras, Órdenes de Servicios, Nota de Entrega de Proveedores y Devoluciones de Compras): 2.00-Código del ítem 2.01-Descripción del Ítem 2.02-Descripción detallada del ítem 2.03-Lote o Detalle de Matriz 2.04-Cantidad del Ítem 2.05-Cantidad original (Orden Compra/N. Entrega) 2.06-Número de renglón 2.07-Costo del Ítem 2.08-Monto Impuesto 1 Ítem 2.09-Impuesto 1 porcentaje 2.10-Monto Impuesto 2 Ítem 2.11-Impuesto 2 porcentaje 2.12-Costo + Impuestos 2.13-Cantidad x Costo (Sin Impuestos) 2.14-Cantidad x Costo (Con Impuestos) 2.15-Depósito Origen 2.16-Puesto Depósito origen 2.17-Existencia Depósito Origen 2.18-Existencia Detallada Depósito origen 2.19-Existencia Total Ítem 2.20-Seriales del ítem 2.21-Precio 1 sin Impuesto 2.22-Precio 2 sin Impuesto 2.23-Precio 3 sin Impuesto 2.24-Precio 4 sin Impuesto 2.25-Precio 5 sin Impuesto 2.26-Precio 6 sin Impuesto 2.27-Precio 1 con Impuesto 2.28-Precio 2 con Impuesto 2.29-Precio 3 con Impuesto 2.30-Precio 4 con Impuesto 2.31-Precio 5 con Impuesto 2.32-Precio 6 con Impuesto 2.33-Consolidar ítems iguales 2.34-Centro de Costo 2.35-Vencimiento del Lote,3 2.36-Costo Bruto del Item,2 2.37-Descuento del item,2 2.38-Descuento del item Porcentaje,2 2.39-Unidades Detalladas (Marca),0

VIMP_INVENTARIO. 2.00-Código del ítem 2.01-Descripción del Ítem 2.02-Lote o Detalle de Matriz 2.03-Cantidad del Ítem 2.04-Número de renglón 2.05-Costo del ítem 2.06-Costo x Cantidad del ítem 2.07-Existencia Depósito Origen 2.08-Existencia Detallada Depósito origen 2.09-Puesto Depósito origen 2.10-Descripción depósito origen 2.11-Existencia Depósito Destino 2.12-Existencia Detallada Depósito destino 2.13-Puesto depósito destino 2.14-Descripción depósito destino 2.15-Existencia Total 2.16-Existencia Real (Ajustes) 2.17-Existencia Real Detallada (Ajustes) 2.18-Diferencia Unidades (Ajustes) 2.19-Diferencia Detallada (Ajustes) 2.20-Existencia Mínima (Ajustes Máx.) 2.21-Existencia Máxima (Ajustes Min) 2.22-Seriales del ítem 2.23-Precio 1 sin Impuesto 2.24-Precio 2 sin Impuesto

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 2.25-Precio 3 sin Impuesto 2.26-Precio 4 sin Impuesto 2.27-Precio 5 sin Impuesto 2.28-Precio 6 sin Impuesto 2.29-Precio 1 con Impuesto 2.30-Precio 2 con Impuesto 2.31-Precio 3 con Impuesto 2.32-Precio 4 con Impuesto 2.33-Precio 5 con Impuesto 2.34-Precio 6 con Impuesto 2.35-Consolidar ítems iguales 2.36-Centro de Costo 2.37-Descripción detallada del item,1 2.38-Unidades Detalladas (Marca),0

VIMP_SERIALIZACIONI. 2.00-Código del ítem 2.01-Descripción del Ítem 2.02-Descripción detallada del ítem 2.03-Lote o Detalle de Matriz 2.04-Cantidad del Ítem 2.05-Número de renglón 2.06-Monto del Ítem 2.07-Monto del Ítem x Cantidad 2.08-Monto del Ítem + Impuesto 2.09-Monto del Ítem * Cantidad 2.10-Depósito Origen 2.11-Puesto Depósito origen 2.12-Existencia Depósito Origen 2.13-Existencia Detallada Depósito origen 2.14-Existencia Total Ítem 2.15-Seriales del ítem

VIMP_ENSAMBLEI 2.00-Código del item,0 2.01-Descripción del Item,0 2.02-Lote o Detalle de Matriz,0 2.03-Cantidad del Item,2 2.04-Número de renglón,2 2.05-Costo del item,2 2.06-Costo x Cantidad del item,2 2.07-Existencia Depósito Origen,2 2.08-Existencia Detallada Depósito origen,2 2.09-Puesto Depósito origen,0 2.10-Seriales del item,0

VIMP_GUIADESPACHOI 2.00-Número de renglón,2 2.01-Código del item,0 2.02-Descripción del Item,0 2.03-Cantidad de la Guia,2 2.04-Detalle de la presentación,0

Archivos - Formatos de Impresión.- Editor de Formatos. La configuración de los formatos, se basa en las transacciones, o contenedores de formatos para cada rubro del árbol.

Árbol: En el área de la computación que se conoce como una estructura de datos conformada por nodos interconectados por ramas. Los nodos que no posean ramas se llaman hojas. Se distingue de otras estructuras por el hecho de existir un nodo raíz donde nace el árbol y además no deben existir nodos con más de una rama entrante. Nodo: Ente básico para la construcción de un árbol, de él parte ramas a otros nodos. Si el nodo no tiene ramas se llama hoja. Rama: Lazo o hilo de interconexión entre nodos de un árbol.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Al hacer Clic Derecho, sobre el área de la ventana, aparece un menú colgante, donde se puede expandir todos, permitiendo observar los nodos y ramas del árbol o Contraer todos. Cada tipo indica a través de su nombre su función o el documento involucrado, por ejemplo, en el primer nodo del árbol se encuentran los formatos de impresión para manejo de Inventario, las ramas son los Cargos, Descargos, Transferencias, Ajustes de Inventario y Ajustes de Máximos y Mínimos. En cada una de las ramas se crea un contenedor de formatos de impresión y se pueden crear tantos formatos como se necesiten para la elaboración de documentos de la organización.

Presionando el botón derecho, se muestra el menú contextual:

Expandir Todas. Muestra todos los documentos, formas o formatos de impresión asociadas a las transacciones.

Contraer Todas. Solo muestra el árbol de transacciones. El editor está orientado a los tipos de transacciones, por lo tanto, se pueden tener varios formatos asociados a una transacción. Cuando se ejecuta, presenta la siguiente ventana. Tiene dos áreas, el lado izquierdo o área de Presentación de datos y el área de Botones.

Presentación de datos. El área de los datos es un explorador, muestra el contenido del árbol de formatos, donde las carpetas están representadas por iconos y los archivos son los círculos azules; representan al Directorio Configr. A nivel de sistema operativo, en la carpeta de cada formato de impresión por cada formato existen dos o tres archivos que tienen el mismo nombre con extensiones: .PFG, .SPR y posiblemente el .BAK. El archivo .PFG guarda las propiedades del reporte, tales como el nombre y las características de impresión, mientras que el archivo SPR, almacena el formato y su configuración. El .BAK es un respaldo del mismo y solo se crea cuando se ha modificado el formato.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Botones de comandos: El área de botones contiene los botones Crear nuevo, Editar Formato, Borrar Formato, Propiedades y Salir, los cuales se activan según lo seleccionado en el área de datos.

Nota: No se puede copiar y pegar desde el explorador de Windows o sistema operativo para cambiarle el nombre a un formato de impresión, ya que este queda almacenado en el archivo .PFG. Para crear un formato. Primero muestra las Propiedades del formato de impresión para modificarlas, aunque también se pueden modificar presionando el botón Propiedades del formato de impresión seleccionado. Una vez completado todos estos requisitos, abre la ventana del Editor. Sirve para cambiar las características de un formato de impresión existente. Abre la ventana de Editor de Formas (ventana del editor de formas). Elimina un formato de impresión. No se puede deshacer la acción. Sirve para modificar las características de impresión del formato. Sirve para duplicar un formato de impresión. Tiene exactamente todas las características del anterior. Para abandonar la ventana del editor de formas de impresión.

Propiedades de un formato. De acuerdo a la transacción, se presenta un cuadro de diálogo parecido al siguiente: En este caso se selecciono el formato de Factura, Hacer, Clic en Propiedades, se presenta la ventana del Editor de Formatos de Impresión. En esta ventana se selecciona la propiedad que desea modificar.

Las propiedades que se pueden modificar en los reportes son: Título Reporte. Se escribe el nombre del reporte que está creando. Este archivo de formato está grabado en la carpeta configr (a2Softway/Empre001/Configr/Factura), el sistema guarda el formato en tres archivos, factura prueba.bak, factura prueba.pfg, factura prueba.spr.

Impresora. Para seleccionar la impresora donde se imprimirá el documento. Si no está activa la casilla "Utilizar impresora predeterminada", se puede buscar otra impresora.

Número de copias. La cantidad de formatos que desea imprimir automáticamente cuando se genere la transacción y cuando la opción “la impresora soporta múltiples copias” no esté activa. Si el número de copias es cero (0), no se imprime nada, como si no existiera formato de impresión. En la reimpresión, solo se imprime una copia, no importa cuántas estén declaradas en este campo, excepto el cero copias, si se le asignó cero copias, existiendo varios formatos de impresión, automáticamente se selecciona como formato a imprimir el siguiente formato de la lista.

Nota: Cuando el número de copias es cero y existe más de un formato de impresión, automáticamente se selecciona como formato de impresión el siguiente formato en la lista.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Máximo número de ítems. Permite indicar la cantidad máxima de líneas de producto que se imprime una página. Se debe verificar cuántas líneas caben exactamente en la página, luego escribir en esta opción ese número menos uno. Ejemplo: si en una factura caben 28 productos o líneas, escriba en este campo el número 27. Para el caso de las etiquetas la opción dice número de etiquetas por línea.

Máscara numérica (ocultar). Sirve para enmascarar o disfrazar los campos numéricos sustituyéndolo por caracteres asignadas, una cantidad numérica. para activar esa opción se debe colocar el carácter de impresión & en el nombre de la variable. Ejemplo, la palabra OGALEICRUM (MURCIELAGO al revés), representa los números del 0 al 9, O=0, G=1, A=2,... M=9. Si el campo numérico es 5467, se muestra IECR.

Permite fijar el orden en el que se quiere imprimir un determinado formato ó grupo de formatos.

Orden Imp. Se utiliza cuando hay más de un formato a imprimir y se desea establecer un orden específico en el que se desea imprimir. Permite fijar el orden en el que se quiere imprimir un determinado formato ó grupo de formatos.

Formato de Impresión. Fijar orden de impresión. Los formatos pueden ser impresos en un determinado orden. Basta con colocar en las propiedades del formato el orden en el que lo queremos imprimir.

Es un formato principal. Un formato principal, es aquel que se le puede asignar por defecto a un usuario, dentro de un modulo, (facturas, compras, etc.), además permite seleccionar entre varios formatos establecidos como principales dentro de la ventana de totalización, siempre y cuando, todos los formatos principales estén asignados a usuarios diferentes, cuando usted desee que el formato se imprima inmediatamente después de otro documento, debe desactivar esta propiedad. El documento generado siempre se imprimirá luego de un formato principal. Cuando tenga más de un formato principal creado, en las transacciones de Ventas y Compras, debe ir a las políticas de cada uno de los usuarios direccionados a la carpeta actual de impresión y asignarles un formato de impresión por defecto. Si no realiza este paso, se imprimirán todos los formatos principales luego todos los secundarios. Al crear más de un formato para las transacciones de CXC, CXP, inventario (cargos, descargos, traslados) y bancos, debe activar la propiedad Confirmar impresión a cada uno de los formatos, para poder seleccionar el formato deseado. En el caso de los bancos, recuerde que el formato se asigna en la ficha de bancos. Nota: Debe existir al menos un formato principal. No se puede asociar un documento secundario a un formato principal.

Imprimir un documento antes de totalizar la operación. Esta opción activa el botón Imprimir, en la ventana de totalización, va permite imprimir un formato asignado antes de que se totalice o procese la misma, esa opción solo está presente en los formatos de que se emiten desde el modulo de ventas. Y fue creada pensando en la posibilidad de imprimir cheques de Clientes, antes de totalizar la operación definitiva.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Mรณdulo a2 Sistema - Versiรณn 4.2

Al activar esta propiedad, tiene efecto en el mรณdulo de a2 Admin, cuando estรฉ efectuando una transacciรณn de venta y al hacer Clic en el Botรณn totalizar. El sistema activa el Botรณn de Imprimir, que permite la impresiรณn del documento antes de que se cierre.

Formato de impresiรณn activo. Esta casilla de verificaciรณn, permite activar o desactivar el formato seleccionado, ya que se puede tener mรกs de un formato de impresiรณn para cada transacciรณn. AL DESACTIVAR NO SE PUEDE USAR POR NINGรšN USUARIO.

Utilizar impresora predeterminada. Si esta activada, asumirรก que se imprimirรก el formato en la impresora predeterminada de Windows, de lo contrario, si esta inactiva permitirรก seleccionar una impresora en la lista que se despliega en la opciรณn Impresora, observe la ventana anterior. Ejemplo: Dejar desactivada.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Confirmar impresión. Cuando esta activada, muestra al mandar imprimir el documento, una ventana que permite cambiar de impresora, si la opción “utiliza impresora predeterminada” esta desactivada y “Controlar el número de copias” al momento de efectuar la impresión del documento, (muestra por defecto el que este asignado Numero de copias, siempre que la opción “La impresora soporta múltiples copias está desactivada”. Ejemplo: Dejar Activada

Hacer una pausa antes de imprimir el documento. Active la casilla cuando es necesario efectuar una pausa para antes de efectuar la impresión del documento, Ejemplo: cuando se desea ajustar el papel en la impresora, muestra una ventana solo con la opción de aceptar activada para enviar la impresión. Ejemplo: Dejar Desactivada

La impresora soporta múltiples copias. Si esta opción esta activada solo envía una sola impresión, aunque se coloque que imprimas más de una copia en la opción Número de Copias. Para modelos de impresoras antiguas donde el manejador de Windows no permite múltiples copias. Cuando usted especifica más de una copia y no le responde, desmarque esta casilla.

Permitir reimprimir este documento. Esta opción activa, la opción general de reimpresión de un determinado documento en cuestión, Permiso para volver a imprimir el archivo, en el módulo administrativo, efectuando una transacción y cuando usted presiona el botón Reimpresión. Si esta opción esta desactivada, aunque en las políticas se de permiso para reimprimir no va a ser posible hacerlo.

Dirigir la impresión hacia un archivo. Esta opción en vez de imprimir el formato, direcciona el formato a un archivo .doc. El archivo se crea en el directorio de reportes /Empre001/Reports. El nombre del archivo está formado por el nombre del formato número de la operación.doc. Ejemplo: el formato de factura se llama Factura y es la operación número 000051, el archivo se llama Factura000051.doc. Siempre lo envía a un archivo aunque tenga activa la propiedad "Confirmar impresión".

Imprimir los formatos siempre en moneda nacional. Permite que aunque la transacción se haga en cualquier moneda, tomando en cuenta el factor de cambio se imprima en moneda nacional. Su funcionalidad depende de la forma como esté configurado el sistema, ya que cuando la modalidad de multimoneda está activa, si "Imprimir los formatos siempre en moneda nacional" está activa, los formatos siempre se imprimirán en moneda nacional, cuando está inactiva se imprimen en su moneda original. Por ejemplo, con esto se pueden crear dos formatos activos de compras o ventas (uno principal y el otro secundario) e imprimirse en dos impresoras distintas, una para el cliente o proveedor que se imprime en moneda nacional y otra para el control interno en moneda extranjera (dólar) que se puede imprimir en una localización no visible al cliente o proveedor.

Incluir la descripción detallada como detalle del ítem. Para adicionar siempre la descripción detallada que se incluyo en la ficha del producto en el formato de impresión, como parte del detalle en el módulo de ventas al hacer clic en el (botón Detalle ítem). Dentro del formato Debería incluir la variable 2.02-Descripción detallada del ítem.

Propiedades de etiquetas en el botón Avanzado. Etiquetas por línea. Solo en los formatos de etiquetas. Para especificar el número de columnas que se van a imprimir, luego generar en el formato esa cantidad de columnas. Si el formato no es exactamente una etiqueta, sino un listado, coloque 1. En el formato de Etiquetas de Clientes, observará el botón Permite las siguientes acciones en el módulo administrativo:

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Avanzado

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de variable que se despliega al hacer Clic al botón Total de Fórmulas.

Manejo de Condicionales para los formatos de impresión. Con la incorporación de condicionales se logra que el sistema imprima un determinado formato siempre y cuando las condiciones del mismo se cumplan. Por ejemplo se imprima un cheque cuando el monto en cheque sea mayor que cero. Ejemplo, un formato especial que maneje descuentos cuando el monto del descuento sea mayor que cero. Como se ve en la figura el sistema, activa un botón “Condicional” para que los mismos puedan ser incluidos.

b

.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Lista de variable que se encuentra en el “Botón Totales de Formula": 1.06 Factor cambio operación Ejemplo: Se desea establecer una 1.17 “Total Renglones (No. Ítems) condicional para que no se imprima un cheque 1.20 “Total Bruto 1.21 Descuento 1 Monto en blanco. 1.22 Descuento 1 Porcentaje a.- Al hacer Clic en el “Botón Condicional” se 1.23 Descuento 2 Monto presenta la ventana de condicional. (Ver 1.24 Descuento 2 Porcentaje ventana anterior) 1.25 “Total Descuentos parciales b.- Se hace Clic en el “Botón Totales de 1.26 Descuento Final Fórmulas”.(Ver ventana anterior) 1.27 Flete del documento c.- Seleccione con un Clic de la lista que se 1.28 “Base Imponible Impuesto 1 despliega la variable “1.44 Cancelado 1.29 “Monto Exento Impuesto 1 1.30 “Base Imponible Impuesto 2 Cheques”, pasando está a la barra de formula, 1.31 “Monto Exento Impuesto 2 1.32 “Impuesto 1 Monto 1.33 “Impuesto 2 Monto d.- Active el botón mayor que , y deje 1.34 Total Neto (Bruto-Dsctos+Fletes) la segunda barra en blanco, el sistema la 1.35 Total Operación (Total + Impuestos) asume como cero. 1.36 “Total productos sin Impuesto e.- Posteriormente hacer Clic en el “Botón 1.37 “Total Productos con Impuesto 1.38 “Total Servicios sin Impuesto Aceptar” 1.39 “Total Servicios con Impuesto 1.40 Total cancelado 1.41 Vuelto 1.42 Saldo operación 1.43 Cancelado efectivo 1.44 Cancelado Cheques Con esta 1.46 Cancelado Tarjeta condicional se 1.48 Cancelado Tarjeta Debito logra que el 1.50 Monto Retención formato se 1.51 Porcentaje Retención imprima siempre 1.52 Adelantos aplicados y cuando el 1.53 Apartados aplicados monto en cheque 1.54 Cancelado giros sea mayor que 1.55 Número de giros cero. 1.57 Costo Operación 1.58 Utilidad Operación 1.61 “Total peso de la Operación 1.62 Total Cancelado – Total Apartados – Total Adelantados NOTA 1.64 Saldo Actual Moneda Nacional IMPORTANTE: 1.65 Saldo Actual Moneda Extranjera Al dejar la 1.66 Saldo Adelantos Moneda Nacional segunda parte de 1.67 Saldo Adelantos Moneda Extranjera un condicional en 1.68 Total en Abonos Apartados blanco, el sistema Nacional presume que es 1.69 Total en Abonos Apartados un cero. Extranjera 1.72 1.75 1.76 1.77 1.79 1.80 1.81 1.82 1.83 1.84 1.85 1.86 1.87 1.88 1.89 1.90 1.91 1.94 1.95 1.96

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% Retención (Detalle) Monto retención (Detalle) Base de I.V.A. 16% (2ptos) I.V.A. 16% (2ptos) Monto Inicial Monto Intereses % de Interés Intereses de Manejo % Intereses de Manejo Total Cuotas Extraordinarias Número de Cuotas Extraordinarias Intereses x Cuotas Extraordinarias Monto de la Cuota Número de Cuotas Total Moneda Extra Total Financiamiento Saldo A financiar Total Unidades (Item x Cantidad) Total Cancelado Efectivo Bs. Fuertes Total Cancelado Efectivo Bs.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Descripción del Editor de Formatos de Impresión Al presionar el “Botón Editar formato” o cuando se crea una nueva forma de impresión, luego de establecer las propiedades, se ejecuta el Editor de formas, el cual presenta la siguiente ventana con el nombre "Editor de Formas de: nombre del formato”: Barra de Menú

Barra de Herramientas

Barra de Fuentes Regla

Formato de Factura (Área de

Datos)

Barra de Status

• • • • • • •

Paletas de Variables Disponibles

El icono de control y los botones de control tienen las mismas acciones que cualquier ventana estándar de Windows. Paleta de variables. Barra de menús. Barra de herramientas. Barra de fuentes. Línea de estatus. La regla y el área de datos del editor.

Barra de menús Están las opciones: Archivo, Editar, Ver y Reporte.

Menú Archivo. Contiene las siguientes opciones: Guardar, Preliminar, Imprimir, Configurar y Salir. • Guardar: Almacena el formato. • Preliminar: Muestra en pantalla la forma (en tiempo de desarrollo), tal cual cómo va a ser impreso, con la impresora predeterminada de Windows o la especificada en la opción Configurar impresoras. • Imprimir: Imprime la forma, en la impresora seleccionada en las propiedades o en la opción Configurar impresoras. • Configurar impresoras: Permite escoger una impresora y cambiar las características de la impresora, tales como las propiedades de la impresora, el intervalo de impresión y el número de copias. • Salir: Abandonar el Editor de Formas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Menú Editar Tiene las opciones: Deshacer, Cortar, Copiar, Pegar, Alinear, Centrar elementos, Centrar elementos sobre la banda, Igualar espacios, Enviar atrás y Traer al frente. • Deshacer: Su función es Deshacer o borra los últimos cambios realizados. • Cortar: Quitará la información de la ubicación original para ser colocada en su nueva ubicación • Copiar: es copiar un objeto, que se desee repetir en el formato. Nota: No puede copiar y pegar Variables, ya que se convierten en Etiquetas. • Pegar: Cuando se corta o copia un elemento, se tiene que pegar, para colocarlo en su nueva ubicación. • Borrar: Eliminar la selección. • Alinear: Colocar los elementos seleccionados en una misma horizontal o vertical. Se puede alinear hacia arriba, abajo, izquierda o derecha. • Centrar elementos: Colocar la selección en su eje central, Horizontal o Verticalmente. • Centrar sobre la banda: Colocar los elementos en el centro de la banda, Horizontal o Verticalmente. • Igualar espacios: Colocar todos los elementos a una distancia equidistante uno de otro, en el eje horizontal o vertical. • Enviar atrás: Cuando se solapan dos o más elementos, se puede seleccionar alguno y se envía detrás del siguiente elemento. • Traer al frente: Para visualizar un elemento cuando se ha colocado uno sobre otro y se desea ver el que está detrás. • Seleccionar varios objetos: Se arrastra el Mouse desde un extremo fuera del margen de la banda y los elementos quedarán seleccionados cuando entran en el recuadro de líneas punteadas o se mantiene presionada la tecla shift (mayúscula) mientras se hace Clic con el Mouse en cada uno de los elementos. Nota: Solo se pueden seleccionar múltiples elementos de una misma banda.

Menú Ver Contiene: Barra de herramientas, Barra de fuentes, Línea de status, Zoom, Rotar bandas, Opciones y Variables disponibles. • Barra de herramientas: Cuando tiene el carácter de verificación, se visualizan las barras de herramientas. • Barra de fuentes: Muestra o no la barra de fuentes o letras. • Línea de status: Visualiza o no la barra de estado. • Zoom: Ajusta el tamaño de la ventana donde se elabora el formato en la pantalla. Tiene tres alternativas: Tamaño defecto, Aumentar y Disminuir. • Rotar bandas: Para mover las bandas por comodidad en tiempo de diseño, pero no altera el orden de impresión en tiempo de ejecución. • Opciones: Para cambiar la configuración del formato. • Variables Disponibles: muestra la paleta de variables.

El menú Ver cuando se selecciona la opción Opciones. Se muestra la siguiente ventana: Componentes de la ventana opciones. Mostrar regleta. Muestra o elimina la rejilla o cuadriculado y se puede visualizar en milímetros (MM), pulgadas y caracteres.

Nota: para impresoras de matriz de puntos se recomienda colocarla en milímetros y en las propiedades de la impresora (Windows - Panel de Control – Configuración de Impresoras) seleccionar como papel por defecto un formato en milímetros (papel personal), es decir, si en las propiedades de la impresora tiene seleccionado un tamaño de papel en milímetros, debe colocar la rejilla en milímetros.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Mostrar título de banda. Permite visualizar el nombre de la banda en tiempo de formato

El botón Fuentes. Para cambiar las características de las letras o fuentes del nombre de la banda.

Mostrar marco del componente en tiempo de diseño. Permite delimitar el campo en tiempo de diseño, colocando un recuadro alrededor del mismo, no se imprime. Botón Color. Los recuadros alrededor de los objetos se insertan con el color seleccionado. Recuadro Línea. Se puede seleccionar entre tres opciones, Sólido, Rayado o Punteado, el tipo de línea del recuadro del campo. Recuerde que no se imprimen.

Menú Reporte Contiene las Opciones. • Opciones. Configurara del tamaño de la forma y márgenes.

El Menú Reporte. Hacer Clic en el menú Reporte luego a Opciones, el cual muestra el cuadro de “Configuración de Formato”. También se activa presionando el botón derecho en un área libre del editor de formas. Tiene dos fichas, Página y Formato.

Ficha Página. Se puede cambiar el tamaño del papel, establecer márgenes y orientación del papel para el formato actual.

Ficha Formato. Se establece el Título, el cual se puede incluir en el reporte, además de la Descripción, lo cual es una breve descripción de la forma de impresión.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Barras de Herramientas.

Tiene los botones Guardar, Preliminar, Cortar, Copiar, Pegar, Enviar elemento hacia atrás, Traer elemento al frente, Alinear esquina izquierda, Centrar elementos horizontalmente, Igualar espacios horizontalmente, Alinear esquina derecha, Alinear centros verticalmente, Centrar verticalmente, Igualar espacios verticalmente y Alinear borde inferior. Además el botón Salir del editor.

Barra de Fuentes. Tiene los botones: Seleccionar y mover objetos, Agregar Etiqueta, Agregar Memo o Comentario, Agregar Figura o forma, Agregar imagen, Agregar campo del sistema, Agregar Texto, Agregar campo en forma de código de barras e insertar banda. Estos botones no existen en el menú. Además de los botones de formatos: Tipo de fuente o letra, Tamaño, Negrita, Itálica, Subrayada, Color de la fuente, los botones de alineación y borde o marco del objeto.

Paleta de variables. En la paleta se encuentran las variables: Generales, Operación, Detalle Operación, Inventario, clientes, Autorizados, Vendedores, Zonas, Fórmulas, Depósitos, archivos asociados al tipo de forma que se está elaborando y fórmulas. Dependiendo de la transacción, el editor permite incluir las variables y fórmulas correspondientes a la misma. El “Botón ocultar” sirve para desaparecer la paleta de variables. Para visualizarla de nuevo, vaya a la opción del menú Ver, Variables Disponibles”. La paleta de variables para el editor de formatos de impresión es flotante en la pantalla. Para su mayor comodidad, la aplicación permite que la paleta donde se encuentran las variables de impresión pueda moverse de manera que la selección de las mismas sobre el formato de impresión es mucho más cómoda. De igual manera las variables están numeradas para su fácil identificación.

Características de los objetos que se pueden incluir en el formato. Campo Etiqueta Al efectuar un clic en el botón Agregar Etiquetas y luego clic sobre el lienzo del formulario, donde desea elaborar la etiqueta, muestra la siguiente ventana, que tiene los siguientes elementos:

El recuadro en blanco. Permite escribir el texto o nombre que desea visualizar en la etiqueta.

Rotación. Para seleccionar los grados de inclinación de la etiqueta. 90 grados lo coloca de abajo hacia arriba; 270 grados de arriba hacia abajo; 180 grados lo muestra al revés y de izquierda a derecha.

Botón Fuentes. Se cambia el tipo de letra y sus características.

Botón Color. Se cambia el color de fondo de la etiqueta.

Alineación. Cambiar la forma de alinear la etiqueta.

Alineación automática. Alinear el campo en forma automática.

Transparente. Activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos elementos. Inactivo, el rectángulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento sobre el cual está colocado.

Ajustar al ancho. Si está activo, imprime el texto y el campo correspondiente, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño que asigno el usuario. Ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el ancho asignado por el usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Campo memo o comentario Sirve para insertar un texto de hasta 250 caracteres, con el siguiente cuadro de diálogo: Tiene los elementos: Alineación: para alinear el campo. Botón Fuente: características de la letra. Botón Color: color de fondo del comentario. Alineación automática. Ajustar a lo ancho: si está activo, imprime el texto y el campo completamente, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario. Ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el ancho asignado por el usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario. Campo figura o forma Elementos: • Tipo: se puede seleccionar entre líneas horizontales, verticales, círculos, rectángulos, dos líneas horizontales (inicio/final líneas) y dos líneas verticales (izquierda/derecha líneas). • En el recuadro Pintar, en la lista desplegable Estilo se selecciona la trama de relleno de la figura y en el botón Color, el color de relleno de acuerdo a la trama. • En el recuadro Lápiz, se selecciona en Ancho el grosor de la línea de borde de la figura. • Estilo cambia el tipo línea de borde de la figura. • Modo es la forma como se desea que se visualice la figura. Campo Imagen Inserta una imagen y muestra el siguiente cuadro: En archivo, se busca la imagen en los directorios o discos presionando el botón. El campo Sistema Muestra el siguiente cuadro de diálogo: • Texto: Título de la etiqueta para el campo que se inserta. • Tipo: Es una lista desplegable donde se puede escoger entre los siguientes tipos de campos del sistema: • Fecha: Imprime la fecha del día que se imprime la forma. • Hora: Inserta la hora de impresión del formato. • Fecha y hora: Inserta la fecha y la hora de impresión. • Detalle ítem: Muestra el conteo del detalle. • Detalle número: Muestra el número de línea. • Número de página: Inserta el número de página. • Título del formato: Inserta el título que se asignó en el menú Reporte Opciones... Título • Ajustar a lo ancho: Si esta casilla está activa, imprime el texto y el campo completamente, pero si está inactiva, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario. • Transparente: Si está activo, cuando este campo se coloca sobre otro elemento, se puede observar ambos elementos. Si no está activo, el rectángulo imaginario alrededor de este campo, no permite visualizar el elemento sobre el cual está colocado. • Alineación: Para alinear el campo. • Botón Fuentes: Para cambiar las características de la letra. • Botón Color: Para cambiar el color de fondo del campo. El campo Texto Inserta un texto en formato RTF (Riched Text Format), el cual también puede ser almacenado en una unidad de disco. Se puede utilizar para crear un contrato, por ejemplo. Muestra la siguiente ventana: Contiene: La barra de título, tiene como nombre "Texto Enriquecido" La barra de menú, con las opciones Archivo y Editar. Archivo tiene las acciones: • Nuevo • Abrir • Guardar • Guardar como • Imprimir • Salir. Editar contiene: Barra de herramienta • Deshacer • Cortar • Copiar • Pegar • Suprimir línea vacía

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 • Fuente, para cambiar las características de la letra. La barra de herramientas contiene en el siguiente orden los botones: abrir archivos, guardar, imprimir, deshacer, cortar, copiar, pegar, cambiar el tipo de fuente, tamaño de fuente, negrita, itálica o inclinada, subrayada, alineación izquierda, alineación centrada, alineación a la derecha, crear viñetas y suprimir líneas en blanco. • La regla: para modificar el margen y la sangría del párrafo, moviendo las flechas que están a sus extremos. • El área de escritura: área de color blanco para escribir el texto. • El botón Color: cambia el color de fondo del campo en el formato de impresión, pero solo en tiempo de edición. • Auto ajustar a lo alto: si está activo, imprime el texto y el campo completamente en varias líneas con el ancho asignado por el usuario, pero si está inactivo, imprime los elementos truncados hasta el tamaño asignado por el usuario. Cuando el texto ya ha sido insertado en la forma de impresión, haciendo Clic en el texto se modifica el texto. Si desea editar el texto, debe hacer Clic en una esquina en el cuadro negro, luego doble Clic en el texto o en el menú contextual, seleccionar Editar.

Campos en formato de Código de Barras. El código de barras, es una tecnología de identificación automática muy avanzada, aplicable a los objetos para el procesamiento automático comercial de productos para consumo masivo. El sistema consta de series de líneas y espacios de distintos anchos que almacenan información con distintos ordenamientos que se denominan simbologías. El código de barras situado muy visible en la superficie del producto, indica, el país de origen del producto, el ramo al que pertenece, el fabricante y otros datos de interés. Su ventaja radica en que, a diferencia de la escritura convencional, las máquinas lo pueden leer con un altísimo grado de fiabilidad. Se puede seleccionar entre un amplio número de tipos de código de barras, y se puede cambiar el color de las barras. Tipo de variable. De acuerdo a la transacción, puede insertarse variables generales, variables de operación y variables de detalle de operación. Variable: muestra las variables según el tipo de variable seleccionado, para escoger la que se desee insertar como código de barras. Tipo de Código de Barras: se puede escoger entre varios formatos códigos de barras, a saber: • CODE 128. Es un código de barra alfanumérico de alta densidad. El símbolo puede ser tan largo como sea necesario en codificar data. Está diseñado para en codificar todos los 128 caracteres ASCII, y utilizará la menor cantidad de espacio para datos de 6 caracteres o más. Cada carácter de data está conformado por 11 módulos negros o blancos. Con los caracteres de control se llega hasta 13 módulos. 3 barras y 3 espacios forman estos 11 módulos. Las barras y espacios pueden variar entre 1 a 4 módulos. Tiene 106 diferentes patrones de códigos de barra. • CODE 39. Es una simbología de código de barras, con un conjunto de caracteres alfanuméricos completos: un único carácter inicial/final y siete caracteres especiales. El nombre 39 deriva de su estructura del código que son TRES elementos anchos de un total de NUEVE elementos. Los nueve elementos consisten en cinco barras y cuatro espacios cada uno. • EAN. Codificación para uso comercial, en punto de venta (POS) en todo el mundo con excepción de Estados Unidos y Canadá que utilizan la codificación UPC. • EAN 128. Es un tipo de Code 128, que contiene siempre un carácter especial conocido como FNC 1, que está después del carácter de comienzo del código de barras. Este permite al escáner y el software auto discriminar entre UCC/EAN-128 y otras simbologías de códigos de barra, y consecuentemente solo procesa data relevante. UCC/EAN128 al principio se utilizaban para aplicaciones de distribución.

Menús Contextuales (botón derecho del Mouse) Los menús contextuales se activan al presionar el botón secundario (derecho) del Mouse. Todos los objetos tienen el mismo menú contextual (presionar el botón derecho sobre el objeto seleccionado), el cual tiene las alternativas: Activo: Si está activo, se imprime, sino, se visualiza en el editor de formas pero no se imprime. Editar: Para entrar en el cuadro de diálogo de cada objeto. Traer al frente. Enviar al fondo. Opciones: Para modificar características de los objetos. Las más importantes son: Editar y Opciones. En el caso de los campos insertados, Editar muestra la misma pantalla de insertar campos, excepto en Bandas, que según la banda muestra:

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Marco: Genera las líneas alrededor de la banda según el color, ancho y tipo de línea seleccionado. Para ello debe activar las líneas que desea imprimir.

En el área Impresión las únicas opciones que funcionan según el tipo de banda son: Título página. "numerar al final de la página": imprime la banda al final de la página

Banda Total: "numerar al final de la página". Por defecto está activa y su efecto es imprimir la banda desde el margen inferior hacia arriba. Cuando se desactiva, la banda se imprime inmediatamente después de las bandas subdetalles. "forzar nueva página": agrega una hoja nueva e imprime el encabezado y la banda total

Banda de Sub. Detalles (ítems de inventario, por ejemplo): "Al final de la página": imprime los ítems en la parte final de la hoja "Al final de la pagina": imprime dos ítems, un ítem al inicio y el otro al final, del área destinada a los ítems. "Forzar nueva página": imprime los ítems a partir de la segunda página y sólo uno por página al inicio del área de impresión de los ítems. "Forzar nueva columna": imprime los ítems sólo uno por página al inicio del área de impresión de los ítems.

Opciones muestra la siguiente pantalla: Nombre: Si el campo está en blanco, es un campo insertado de los tipos de campos del editor. Si se ha seleccionado una variable, muestra un valor parecido a este: _label1834967696_0_0_0 y no puede ser modificado. Al inicio, podrá tener: _Memo: lo que significa que es una variable tipo memo. _Label: es una variable tipo alfanumérica. _Número: es una variable numérica. _EAN: etiqueta de código de barras. Además, puede identificar el tipo de variable con los dígitos que están entre el segundo y cuarto guión, _labelXXXXX_y_y_X. El primero de los dígitos, indica el tipo de variable: 0: Variables Generales. 1: Variables de Operación. 2: Variables de Detalle Operación 3: Variables de la tabla Inventario 4: Variables de la tabla Clientes 5: Variables de la tabla Proveedores 6: Variables de la tabla Bancos 7: Variables de la tabla Beneficiarios 8: Variables de la tabla Conceptos 9: Variables de la tabla Autorizados El segundo dígito identifica el número de la variable dentro de la lista de variables.

Etiqueta o Comentario. Si tiene un valor, en tiempo de edición, muestra el comentario cuando el puntero del Mouse se coloca sobre el objeto. Nota: Cuando se crean Etiquetas de inventario o de clientes es necesario colocar el número de la columna si se crean varias columnas de etiquetas. Es imprescindible indicarle al formato un número para cada variable.

El comando de impresión #. Para colocar asteriscos al inicio y final de una cantidades numéricas expresadas en letras. Totalización de Fórmulas. Incluir una etiqueta, ir a las opciones y buscar la fórmula previamente incluida. Para configurar la variable Detalle de la Transacción, incluir la variable "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación en donde lo desee. Luego en este campo escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable. Para configurar la variable "Descripción detallada del ítem" de las Variables Detalle Operación incluya la variable en la banda Ítem de inventario. Luego en este campo escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no tiene

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 valor, se imprime todo el contenido de la variable.

Recuadro Acciones. No cambiar: en los campos sistema, no permite cambiar de tipo de campo, por ejemplo de hora a fecha cuando se edita el campo. No editar: no permite ejecutar la edición del objeto. No mover: no permite cambiar la posición del objeto. No redimensionar: no permite cambiar el tamaño del campo. No borrar: no se puede eliminar el campo.

Recuadro Posición. Izquierda: posición del campo con respecto al margen izquierdo de la banda. Arriba: posición del campo con respecto al margen superior de la banda. Ancho: ancho total del campo. Alto: altura total del campo o de la banda.

Conservar posición relativa debajo de la banda. Auto ajustar el alto con respecto a la banda: acomoda la banda según la altura de un campo memo.

Fórmulas. Pasos para Fórmula:

elaborar

una

1. Abra el formato deseado. 2. Entre las opciones de las variables disponibles seleccione la variable fórmulas. 3. Presione el botón incluir. 4. Especifique el nombre de la fórmula. 5. Para incluir una variable disponible de los formatos de impresión, seleccione la misma en el visor de variable y con doble Clic se insertará en la fórmula para luego estructurarla matemáticamente.

Totalización de Fórmulas. Incluir una etiqueta en las bandas Titulo página, Total o Pie página, ir a las opciones de dicha etiqueta, buscar y asignar una fórmula previamente incluida.

Nota: Fórmulas expresadas en letras: El comando “@” para convertir los montos a letras se puede utilizar en las fórmulas también Configuraciones de las Variables Detalle o Comentario y Descripción Detallada del Ítem. Para el Campo Memo o Detalle de la Transacción en transacciones de Ventas: 1. Incluir la variable 1.18 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación en donde lo desee (que no sea una banda tipo Sub. detalle). 2. Vaya a las opciones del campo (presione el botón derecho sobre el campo y seleccione Opciones) 3. En Etiqueta o Comentario escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 Para el Campo Memo o Detalle de la Transacción en transacciones de Compras: 1. Incluir la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación en donde lo desee (que no sea una banda tipo Sub. detalle). 2. Vaya a las opciones del campo (presione el botón derecho sobre el campo y seleccione Opciones) 3. En Etiqueta o Comentario escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable. Para el botón Detalle del Ítem de la Transacción en transacciones de Ventas y Compras: 1. Incluir la variable 2.02 "Descripción detallada del ítem" de las Variables Detalle Operación. En la banda Ítems de inventario. 2. Vaya a las opciones del campo (presione el botón derecho sobre el campo y seleccione Opciones) 3. En Etiqueta o Comentario escriba el número de la línea que desea incluir en el reporte. Si no tiene valor, se imprime todo el contenido de la variable.

Para agregar el Detalle del ítem en los formatos (facturas) sin dejar líneas en blanco en los ítems sin detalles, debe seguir los siguientes pasos: 1. Amplíe la banda Sub. detalle "Ítems de Inventario". 2. Inserte la variable 1.13 "Detalle o Comentarios" de las Variables de Operación debajo de la etiqueta "Descripción del Ítem". Modifíquelo al ancho deseado y de alto, UNA LINEA. 3. Presione el botón derecho del Mouse, sobre el campo y seleccione Editar. 4. Hacer clic al inicio del texto, en el cuadro de texto y presione el botón "Suprimir línea vacía". 5. Active "Ajustar a lo alto" y desactive "Ajustar a lo ancho" si desea que el tamaño de la línea sea del tamaño del ancho del campo. 6. Presione el botón Aceptar. 7. Disminuya la banda al tamaño del alto de una línea, solapando la etiqueta que acaba de agregar.

Tamaño Media Carta en Windows XP, 2000. 1. Crear el formulario o papel en sistema métrico, en el Servidor de Impresión de Windows. Para ello, vaya a la Configuración de Impresoras, menú Archivo, opción Propiedades del Servidor. 2. Colocar el formato como formulario por defecto de la impresora (preferencias de impresión). 3. En el módulo de sistema de a2, en formatos de impresión, tamaño de papel, seleccione Tamaño por Defecto.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 PASOS PARA CREAR UN FORMATO DE IMPRESIÓN. Paso a Paso 1. 2. 3. 4.

Acceder al módulo a2 sistema. Acceder al Menú Archivos. Seleccionar la opción Formato de Impresión. Seleccionar el nodo al cual se le desea efectuar el formato de impresión. bien sea de:

• Formatos Relacionados con Inventario:

Formatos relacionados con Compras:

• Formatos relacionados con Serialización pos operación:

• Formatos relacionados con Bancos:

Formatos relacionados con Ventas.

En este Ejemplo: Seleccione el Nodo Facturas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 5. Hacer Clic en el botón Crear Nuevo. 6. Aparece la ventana del “Editor de Formatos de Impresión” donde debe activar o desactivar las PROPIEDADES que sean requerida, (consulta en páginas anteriores, sobre el tema propiedades de un reporte).

a. Titulo del Reporte. Escriba el nombre del reporte (que está creando, Ejemplo: Factura Prueba), las demás propiedades conteste según sus necesidades.

7. Botón Condicional. Manejo de Condicionales para los formatos de impresión. Con la incorporación de condicionales se logra que el sistema imprima un determinado formato siempre y cuando las condiciones del mismo se cumplan. Por ejemplo se imprima un cheque cuando el monto en cheque sea mayor que cero. Ejemplo, un formato especial que maneje descuentos cuando el monto del descuento sea mayor que cero. Como se ve en la figura el sistema, activa un botón “Condicional” para que los mismos puedan ser incluidos.

En caso que sea etiquetas. Etiquetas por línea. Solo en los formatos de etiquetas Clientes. Para especificar el número de columnas que se van a imprimir, luego generar en el formato esa cantidad de columnas. Si el formato no es exactamente una etiqueta, sino un listado, coloque 1.

En el formato de Etiquetas de Clientes, observará el botón Avanzado Permite las siguientes acciones en el módulo administrativo:

Descripción del Editor de Formatos de Impresión Al presionar el “Botón Editar formato” o cuando se crea una nueva forma de impresión, luego de establecer las propiedades, se ejecuta el Editor de formas, el cual presenta la siguiente ventana consiguientes elementos: El nombre "Editor de Formas de: nombre del formato”: • El icono de control y los botones de control tienen las mismas acciones que cualquier ventana estándar de Windows. • Paleta de variables. • Barra de menús. • Barra de herramientas. • Barra de fuentes. • Línea de estatus. • La regla. • El área de datos del editor.

La paleta de variables.

Barra de Menú

Barra de Fuentes

Barra de Herramientas

Regla

Formato de Factura (Área de Datos)

Barra de Status

Paletas de Variables Disponibles

Es flotante, se puede ocultar. Para visualizarla de nuevo, vaya al menú Ve, opciónr Variables disponibles. Para su mayor comodidad puede moverse sobre el formato, para que la selección de las variables sea más fácil. Además las variables disponibles están numeradas para su mejor identificación.

Nota: Solo se pueden seleccionar múltiples elementos de una misma banda.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 8. Seleccione las características de la configuración que va tener del formato. (menú reporte- opción opciones) Observe los datos configurados en la próxima ventana como son el tamaño del papel, márgenes. Orientación y establezca esta configuración en el formato que se está elaborando.

9. Insertar las bandas que se necesiten. a.

Incluir una banda Encabezado Página, también llamada título de página. Para lograr esto, haga Clic en el botón selección de Bandas, donde se despliega un lista de nombres de las Bandas existentes, seleccione Título Página y posteriormente hacer Clic en el lienzo del área de datos, donde aparecerá el recuadro del Encabezado de página. A este recuadro debe expandirle su tamaño, haciendo Clic sostenido en los puntos de control y arrastrarlo hasta obtener el tamaño deseado

Botón de selección de la Banda

Banda de Encabezado de página ó título de página. b.

c.

Efectué el procedimiento anterior, con la diferencia que va ahora va seleccionar la banda titulo y ubíquela debajo de la anterior.

Efectúe el procedimiento (a). con la diferencia que aquí va insertar la bandas de Subdetalle también conocida como Ítems de Inventario. d. Inserte la banda Pie Página Observe como va quedando el formato hasta los momentos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 10. Incluir los objetos, que se requieren. Estos pueden ser: Variables, Etiquetas, Memo o Comentario, Figura o Forma, Imagen, Campo sistema, Texto y Campos en formato de código de barras. Estos objetos se incluyen únicamente al hacer Clic con el Mouse en la barra y luego en el área de datos del formato.

Banda Encabezado Página Variables Disponibles

Banda

Banda Sub Detalle

Banda Sumaria

Banda Pie Página

Trabajando con la banda de encabezado Página En el Ejercicio que se viene elaborando inserte los siguientes objetos: a. En la Banda Encabezado Página (Banda Título Página), insertar una etiqueta con el nombre FACTURA

Hacer Clic en el botón Agregar Etiqueta y posteriormente hacer Clic en el extremo derecho superior de la Banda Encabezado de Página, se activa la ventana Etiqueta, donde debe indicar el nombre que desea para la etiqueta (en este caso FACTURA), igualmente efectuar clic en el botón Fuentes seleccionar el tipo de letra (Time New Roman), estilo de letra (Normal), tamaño (18), hacer clic al botón color, seleccione el color de fondo (rojo), alineación y el ajuste. Después de seleccionar hacer clic en el botón Aceptar.

b

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 b.

Seleccione con un clic, de la ventana Variables disponibles, la lista de las variables Operación.

c.

Crear la etiqueta de la variable Número documento.

De la lista Variables Operación, seleccione la variable 1.00 “Número Documento” y haga clic debajo de la etiqueta FACTURA que creo anteriormente.

d.

Crear la etiqueta de la variable Operación Fecha Emisión de la Operación.

Debajo de lo efectuado anteriormente coloque una etiqueta con la palabra Fecha: y en el extremo derecho coloque la variable, recuerde que el procedimiento es habilitar en la ventana variables Disponibles, la lista de variables Operación, seleccione la variable “Fecha b Emisión Operación” con un clic y luego efectué un clic al lado derecho de la etiqueta fecha. e. Debajo de la etiqueta fecha coloque una etiqueta con la palabra Pág.

f.

Crear un campo del sistema número de página.

Ubíquese al lado derecho de la etiqueta Pág., agregue un campo del sistema número de página. Para esto debe hacer clic en el botón campo sistema

que se encuentra en la barra de fuentes y luego clic en el área donde desea que aparezca, dando paso así a la ventana campo del sistema, donde debe seleccionar el tipo de campo, en este Ejemplo, seleccione Número de Página y efectuar clic en el botón Aceptar

Seleccione aquí el tipo de

g.

Crear un grupo de etiquetas como encabezado de las columnas de los nombres de los campos. Escriba el nombre del campo (Código)

Botón Fuentes (seleccione el atributo de las letras)

Botón Color, seleccione el color de fondo de la etiqueta.

En el borde inferior de la banda Encabezado Página, debe colocar las etiquetas de las columnas de los campos que desea que salga a partir de la segunda página. En este Ejemplo: (Código, Descripción, Cantidad, Precio Unitario, Total). Proceda haciendo clic en el botón de etiqueta y luego efectuar el clic en el área donde desea que aparezca la etiqueta, se habilita la ventana etiqueta, donde debe indicar el nombre (Código), indicar la fuente, para esto efectué un clic en el botón fuentes, para seleccionar el tipo de letra (Time New Roman), estilo de fuentes (Normal), color (Azul Marino), tamaño (10) al finalizar hacer clic al botón Aceptar. h. Efectué clic en el botón Color, seleccione un color para el fondo de la etiqueta (Gris) y luego efectué clic sobre

el botón Aceptar. i. Expanda el ancho de la etiqueta código, hasta llevarlo a 5,5 mm.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 j. Proceda agregar el resto de las etiqueta guiándose por el procedimiento anterior. k. Observe la ventana siguiente, esto es lo que se espera tener hasta los momentos, detalle la forma como quedaron los campos, el largo y ancho de cada etiqueta.

Trabajando con la banda de Título l. Crear la etiqueta de la variable Nombre de la empresa. Pase a la Banda título, en la ventana de “Variables Generales”, efectué clic en la variable “0.00 Nombre de La empresa” y luego efectué clic en la parte superior izquierda de la banda de titulo., logrando así que está queda creada en la banda.

Observe el ancho

Nota: Esta variable 0.00 es de carácter obligatorio colocarlo en el formato de lo contrario no se podrá imprimir el formulario

m

m. El próximo paso, es efectuar clic derecho sobre la caja de la etiqueta de la variable “0.00 Nombre de la empresa” donde se despliega un menú contextual. Seleccione con un clic la opción Editar

n. Creando los atributos de la etiqueta de la variable Nombre de la empresa. En la ventana Etiqueta, escriba el nombre de la empresa (a2 Adiestramiento), efectué clic en el botón

o

letra

Fuentes y seleccione el tipo de letra (Time New Roman), el estilo de letra (Normal), el tamaño de la (20), color de las letras (Azul), efectuar clic en el botón Aceptar al terminar de efectuar la selección.

o. Vuelva hacer clic derecho sobre la etiqueta de la variable”0.00 Nombre de la empresa” y seleccione de ese menú que se despliega la opción opciones, seleccione las acciones de su conveniencia, al finalizar efectuar clic en el botón Aceptar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 p. Crear la etiqueta de la variable global Dirección del empresa. Seleccione las lista de las variables Globales de la ventana Variables Disponibles, efectué un clic sobre la variable “0.02 Dirección de la Empresa” y posteriormente efectué clic debajo del nombre de la empresa, en la banda Título.

q.

Creando los atributos de la etiqueta de la variable global Dirección del empresa. Seleccione la etiqueta que acaba de crear y efectué clic derecho sobre ella, seleccione del menú contextual, la opción Editar en la ventana que se presenta se escribe (Dirección de la Empresa), seleccione la fuente (Time New Roman), Estilo (Normal), tamaño (12), seleccione otros atributo si es de su agrado al finalizar debe hacer clic al botón Aceptar.

r.

Creándole atributo de la etiqueta de la Dirección del empresa. Seleccione nuevamente la etiqueta, cambiarla de tamaño a la etiqueta, de posición si no está de acuerdo como quedó, posteriormente vuelva hacer clic derecho sobre ella, seleccione en el menú que se le presenta la opción Opciones, tilde las opciones no cambiar, no editar, mover y autoajustar el alto con respecto a la banda y en el recuadro que está en la parte superior escriba (Dirección de la Empresa), posteriormente hacer clic en el botón Aceptar.

s.

Elaborando las siguientes etiqueta (Teléfono, R.I.F., Cliente, Dirección, R.I.F., Teléfono), con sus respectivos atributos.

Siguiendo las explicaciones anteriores, creando una debajo de la otra, indique el tipo de letra (Time New Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic en el botón Aceptar. Debe quedar como lo muestra la ventana siguiente:

t s

t.

Creando la etiqueta de la variable Números de Teléfonos de la empresa.

Estando en la banda título, seleccionar de la lista de variables Generales, la variable “0.06 números de Teléfonos” de la empresa con un clic, posteriormente efectuar clic justo al lado derecho de la etiqueta que corresponde al teléfono de la empresa, para que aparezca la etiqueta de la variable.

u.

Creando los atributos a la etiqueta de la variable Números de Teléfonos de la empresa.

Teniendo seleccionada la etiqueta de la variable “0.06 Números de teléfonos”, efectuar clic derecho sobre ella, aparece un menú contextual, seleccione del menú la opción Editar, escriba en la ventana etiqueta la frase Números de Teléfonos, indique el tipo de letra (Time New Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic en el botón Aceptar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 v.

Creando la etiqueta de la variable general R.I.F de la empresa.

De la lista de variables generales, seleccione con un clic la variable “0.05 R.I.F.”, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario justo al lado de la etiqueta del R.I.F de la empresa.

w.

Creando el atributo de la etiqueta de la variable general R.I.F de la empresa.

Seleccionar la variable R.I.F de la empresa, efectuar clic derecho sobre ella, se despliega un menú contextual, donde debe seleccionar la opción editar, dando paso a la ventana etiqueta, escriba 000000 y aplique los atributos para las fuentes, indique el tipo de letra (Time New Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic en el botón Aceptar.

x.

Creando la etiqueta de la variable general clientes con su respectivo atributo.

Seleccionar la variable 1.08 Cliente descripción de la lista de variables operación, efectuar clic sobre la variable, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, al lado derecho de la etiqueta que diseño de clientes, posteriormente seleccionar, efectuar clic derecho sobre ella, se despliega un menú contextual, donde debe seleccionar la opción editar, dando paso a la ventana etiqueta, escriba Cliente Descripción y aplique los atributos para las fuentes, indique el tipo de letra (Time New Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic en el botón Aceptar.

y.

Creando la etiqueta de la variable Dirección Clientes, con su respectivo atributo.

Seleccione con un clic a la variable “CLI04 Dirección”, de la lista de variables Clientes de la ventana Variables Disponibles, posteriormente efectuar clic en el lienzo del formulario al lado derecho de la etiqueta Dirección, tiene que tener cuidado que sea la dirección del cliente, sise equivoca los datos saldrán invertidos, cambiar el tamaño de la etiqueta si es necesario, efectuar clic derecho sobre la etiqueta de la variable, seleccione de ese menú contextual, la opción Editar, escriba Dirección Cliente, aplique los atributos para las fuentes, indique el tipo de letra (Time New Roman), Estilo de fuente (Negrita), Tamaño de letra (12) y efectué clic en el botón Aceptar.

z.

Creando la etiqueta de la variable R.I.F. Cliente, con su respectivo atributo.

Seleccione con un clic a la variable “1.09 Cliente R.I.F”, de la lista de variables operación de la ventana Variables Disponibles, efectuar clic en el lienzo del formulario al lado derecho de la etiqueta R.I.F, para colocarle los atributo prosiga como el caso anterior.

aa. Creando la etiqueta de la variable Cliente Teléfono contacto, con su respectivo atributo. Seleccione con un clic a la variable “1.11 Cliente Teléfono contacto”, de la lista de variables operación de la ventana Variables Disponibles, efectuar clic en el lienzo del formulario al lado derecho de la etiqueta Teléfono, tenga la precaución de fijarse que sea el teléfono de cliente no de la empresa, porque si lo invierte la información saldrá errónea, para colocarle los atributo prosiga como el caso anterior.

bb. Creando la etiqueta, y las etiquetas de la variable Factura, Fecha, hora, Pág. Prosiga de la misma forma como se creó en el paso a, hasta el paso f, para crear las etiquetas que se encuentran en el extremo derecho de la banda título. Ejemplo como debe quedar el ejercicio que se viene desarrollando hasta el momento, observe la ventana siguiente.

Banda de Encabezado Banda de título

Prosiga para efectuar esta parte del ejercicio, de la misma manera como se efectuó el ejercicio de la parte superior

Variable del sistema

cc

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 cc. Crear un grupo de etiquetas como encabezado de las columnas de los nombres de los campos en la parte inferior de la banda título. En el borde inferior de la banda título, debe colocar las etiquetas de las columnas de los campos que desea que salga como encabezado de cada columna. En este Ejemplo: (Código, Descripción, cantidad, Precio Unitario, Total.). Para esto prosiga de la misma forma del paso g hasta j.

Trabajando con la banda de Sub detalles dd. Creando la etiqueta de la variable Código del Item, con su respectivo atributo. Hacer clic sobre la variable “2.00 Código del Item” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana variables Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre del campo Código, pero dentro de la banda suddetalles, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 000000000, cambie el atributo de las letras, fuentes (Time New Roman), Estilo (Normal), Tamaño (10).y active la alineación automática, en la opción alineación dejar Izquierda, finalizar hacer clic al botón Aceptar.

ee. Creando la etiqueta de la variable Descripción del Item, con su respectivo atributo. Hacer clic sobre la variable “2.01 Descripción del Item” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana variables Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre del campo Descripción, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba Descripción del item, prosiga con los atributos como se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en opción alineación dejarla en izquierda.

ff.

Creando la etiqueta de la variable Cantidad del Item, con su respectivo atributo.

Hacer clic sobre la variable “2.04 Cantidad del Item” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana variables Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre del campo Cantidad, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 0.0, prosiga con los atributos como se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en la opción Alineación dejar la alineación derecha.

gg. Creando la etiqueta de la variable Precio Unitario, con su respectivo atributo. Hacer clic sobre la variable “2.17 Precio + Impuesto” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana variables Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre del campo Precio Unitario, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 0.0, prosiga con los atributos como se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en la opción Alineación dejar la alineación derecha.

hh. Creando la etiqueta de la variable Total, con su respectivo atributo. Hacer clic sobre la variable “2.19 Cantidad * Precio con Impuesto” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana variables Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre del campo Total, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 0.0, prosiga con los atributos como se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en la opción Alineación dejar la alineación derecha.

ii.

Creando la etiqueta de la variable serial por Item, con su respectivo atributo.

Hacer clic sobre la variable “2.29 Serial del Item” de la lista de variables Detalle Operación de la ventana variables Disponibles, posteriormente efectuar clic sobre el lienzo del formulario, debajo del nombre de la descripción del Item, seleccione la etiqueta de la variable que acaba diseñar y efectué un clic derecho sobre ella, aparece la ventana contextual seleccione la opción editar, y en la ventana etiqueta escriba 0.0, prosiga con los atributos como se viene elaborando, recuerde dejar activa la alineación automática y en la opción Alineación dejar la alineación izquierda.

Trabajando con la Banda Sumaria. jj. Elaborar un rectángulo Hacer clic en el botón agregar figura o forma , luego efectuar un clic en el lienzo del formato, donde desea ubicar la figura, en esta caso en la Banda sumatoria, aparece la ventana figura, en la opción Tipo, debe seleccionar el tipo de figura que desea, en este Ejercicio, seleccione Rectángulo y demás atributos, como son estilo de línea, ancho, estilo de línea y color, terminada la selección efectuar clic en el botón Aceptar. .Al hacer clic en el botón Aceptar, verifique que la forma tiene que tiene el rectángulo es el tamaño deseado, si no es así, efectuar un clic sostenido en uno de sus extremo y arrastre hasta obtener el tamaño requerido.

k. Crear los elementos dentro del rectángulo. Se procede crear las etiqueta de: Flete, Descuento, Otros descuentos, estas deben estar una debajo de la otra. (Observe la ventana siguiente)

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2

l.

Creando las variables a las etiquetas de Flete, Descuento, Otros descuentos.

Para crearle la variable a la etiqueta flete, debe efectuar un clic en la variable “1.27 flete del documento”, que se encuentra en la lista de Variables Operación de la ventana Variables Disponibles, posteriormente efectuar clic en el lienzo del formulario, justo al lado derecho de la etiqueta flete, al aparecer el recuadro de la variable, verifique que quedo en la posición y tamaño correcto, de no ser así, efectué un clic sostenido en uno de los punto de control de la etiqueta, arrastre hasta obtener el tamaño deseado, luego teniéndola seleccionada efectué un clic derecho sobre ella, en el menú contextual que aparece, seleccione la opción editar y escriba 0,00.

m. Proceda de la misma manera para crear las siguientes variables: Procedimiento es igual al paso anterior, lo que modifica es el número de variable que debe seleccionar. 1. Para descuento, seleccione la variable “1.21 Descuento 1 Monto” de la lista de Variables Operación. 2. Para porcentaje de descuento, seleccione la variable “1.22 Descuento 1 Porcentaje”, de la lista de Variables Operación. (ver la próxima ventana) 3. Para Otros descuentos, seleccione la variable “1.23 Descuento 2 Monto” de la lista de Variables Operación. % 4. Para (es solo una etiqueta simple.) 5. Para porcentaje de descuento otros, seleccione la variable “1.24 Descuento 2 Porcentaje”, de la lista de Variable Operación. (ver la próxima ventana)

n. Crear los elementos dentro del rectángulo. Se procede crear las etiqueta de: Total Neto, I.V.A, Total Operación, Total Cancelado, Saldo, estas deben estar una debajo de la otra. (Observe la ventana siguiente) o. Creando las variables a las etiquetas de Total Neto, I.V.A., Total Operación, Total Cancelado, Saldo. Procedimiento es igual al paso anterior, lo que modifica es el número de variable que debe seleccionar y su ubicación. a. Para Total Neto, seleccione la variable “1.34 Total Neto (Bruto-Dsctos+Flete)” de la lista de Variables Operación. b. Para I.V.A., seleccione la variable “1.32 Impuesto 1 Monto” de la lista de Variables Operación. c. Para Total Operación, seleccione la variable “1.35 Total Operación (Total + Impuesto)” de la lista de Variables Operación. d. Para Total Cancelado, seleccione la variable “1.40 Total cancelado” de la lista de Variables Operación. e. Para Saldo, seleccione la variable “1.42 Saldo Operación”, de la lista de Variables Operación.

Pasos:

l.1-3

2 5

4

Pasos: a- e

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 p. Se procede con la creación “Detalle comentarios”, de la banda Sub detalles. Seleccione la variable “1.18 Detalle o Comentarios” de la lista de las variables p operación, efectué un clic en el lienzo del formato, justo en el área que desea crearlo, luego efectué un clic derecho sobre el recuadro de comentario, aparece la ventana contextual, seleccione editar, escriba lo que observa en el recuadro de la ventana Memo (Ventana siguiente), aplique los atributos que desea a las letras, déjelo con alineación automática y efectué un clic al botón Aceptar.

q. Prosiga con la elaboración de la etiqueta “Son” y “Operador” en la banda de sub detalle. (Observe la ventana siguiente, procedimiento igual a los anteriores, en la elaboración de etiquetas,)

r. Creando la variable de la etiqueta “Son”. Seleccione con un clic, la variable “1.35 Total Operación (Total + Impuesto)” de la lista de variables Variable Operación, de la ventana Variables Disponibles, posteriormente efectué un clic sobre el lienzo del formulario, al lado derecho de la etiqueta “Son”, expanda el tamaño de la etiqueta si es necesario, luego estando seleccionada la etiqueta de la variable 1.35, efectué un clic derecho sobre esta y en la ventana contextual que aparece, seleccione la opción Editar, en la ventana de Etiqueta, escriba el comandos de Impresión @ (Ver explicación detallada de los comandos de Impresión, mas adelante) 0,00.Ejemplo: @0,00, seleccione el tipo de letra (Time New Roman), Tamaño de letra (10), Estilo de letra (Normal), alineación Izquierda, dejar activada la casilla de la alineación automática y para finalizar hacer clic en el botón Aceptar.

Ventana contextual

s. . Creando la variable de la etiqueta “Operador”. Seleccione con un clic, la variable “0.11 Usuario Activo” de la lista de variables Variable generales, de la s ventana Variables Disponibles, posteriormente efectué un clic sobre el lienzo del formulario, al lado derecho de la etiqueta “Operador”, expanda el tamaño de la etiqueta si es necesario, luego estando seleccionada la etiqueta de la variable 0.11, efectué un clic derecho sobre esta y en la ventana contextual que aparece, seleccione la opción Editar y en la ventana de Etiqueta, escriba Usuario Activo, seleccione los mismos atributos de la variable anterior, para finalizar efectuar clic en el botón Aceptar

q

r

Trabajando con la Banda Pie de página. t. Elabore la etiqueta Total Ítems. Procedimiento igual a los anteriores en la creación de etiquetas.

u.

Elaborar la variable de la etiqueta Total Ítems.

Seleccione la variable “1.17 Total Renglones (Nº Ítems) “ de la lista de variables Operación, efectuar un clic sobre el lienzo del Formulario, al lado derecho de la etiqueta Total Ítems, siga los procedimientos efectuados anteriormente con otras variables, colocar como etiqueta el número 0.

v.

Elabore la etiqueta Continua.

Procedimiento igual a los anteriores en la creación de etiquetas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 AL FINALIZAR RECUERDE GUARDAR EL FORMULARIO, LO PUEDE HACER POR:

El Menú Archivo y luego seleccionar la opción Guardar, o efectuando un clic sobre el botón Guardar

Comandos de Impresión.

@

: Transformar campos numéricos a letras, incluyendo fechas. Es muy práctico en el caso de las facturas, donde se expresa en letras el monto total de la factura.

# : Tiene dos funciones: 1.

Para colocar asteriscos al inicio de una cantidad numérica. Especialmente para los formatos de cheques, evita que se pueda agregar un número al monto del mismo. Si quiere agregar asteriscos al final de la cantidad, incluya una etiqueta de asteriscos, alineando a la derecha la cantidad numérica y a la izquierda, los asteriscos.

2. Agregar asteriscos a las cantidades en letras.

!

: Permite expresar los montos calculados en moneda extranjera cambiados a moneda nacional. Por ejemplo, en la facturación en dólares el monto del impuesto puede ser expresado en bolívares.

/ : Permite mostrar solo la parte entera de los montos numéricos (no imprime los decimales). & : Permite aplicar máscara numérica. ¡ : Permite colocar Bs. Fuerte. Se pueden combinar los comandos de impresión. Los comandos /@ a una cantidad, por ejemplo, 84,51 muestra: ochenta y cuatro.

Nota: Fórmulas expresadas en letras: El comando “@” para convertir los montos a letras ahora puede utilizarse en las fórmulas también Pasos para incluir comandos en las Etiquetas. 1. Presione el botón derecho sobre la etiqueta y seleccione Editar. 2. En el campo de la etiqueta coloque el comando al inicio del nombre de la etiqueta. 3. Presione el botón Aceptar. En el caso de agregar asteriscos a las cantidades en letras, debe seguir las siguientes instrucciones: 1. Presione el botón derecho sobre la etiqueta y seleccione Opciones. 2. En el campo de la Etiqueta o Comentario coloque el comando #. 3. Presione el botón Aceptar.

Cierre de Período. El cierre de Período prepara al sistema para operar en un nuevo rango de fecha, moviendo a un archivo histórico las transacciones correspondientes. Cuando se ejecuta esta opción, los datos administrativos del período cerrado ya no pueden ser modificados, es decir, no se permite realizar ninguna operación de venta o compra en dicho lapso.

Módulo Administrativo

Conceptualmente delimita o acota los procesos de ventas y compras, permitiendo seguridad en los datos procesados, de esta manera nadie puede corromper estos procesos. Ejemplo, nadie puede facturar o comprar en un período ya cerrado. El cierre es un proceso irreversible, por lo tanto antes de ejecutarlo se recomienda respaldar la información y se sugiere imprimir los informes necesarios para su gestión administrativa, tales como:

En Departamento de Inventario, el Reporte General con la opción de incluir Consolidado activo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 • En Ventas, el General de Ventas, Transacciones de Ventas y Libro del IVA. • En Compras, el General de Compras, Transacciones de Compras y el Libro de Compras IVA. • En Clientes, Estado de Cuenta.

Nota: Los libros de IVA no se rigen por el lapso del período, sino según la Ley Tributaria vigente, los cuales se solicitan mensualmente.

En Proveedores, Estado de Cuenta. Si su empresa maneja vendedores con comisiones, emita el siguiente reporte: • En Vendedores, Comisión del período. El cierre lleva todas las transacciones canceladas realizadas en el período seleccionado a un archivo histórico. Para poder visualizarlas es necesario hacer una consulta a los períodos anteriores. Los siguientes documentos son los que se lleva a históricos: • Compra de Mercancía • Facturas • Notas de Entrega • Apartados • Facturación por lotes

Adicionalmente, la herramienta administrativa configurable a2, aún cuando ejecute un cierre de período, continúa mostrando las cuentas por cobrar de un cliente que tenga transacciones pendientes, en el módulo de cuentas por cobrar hasta que se cancelan todas las transacciones, por lo cual no es necesario visualizar históricos para comprobar de dónde viene determinada transacción. Igualmente sucede con las cuentas por pagar, siguen mostrando todas las transacciones hasta que estas se cancelen. La opción muestra la siguiente pantalla, en la cual se visualiza el nombre del período actual con su fecha de inicio y fin del período, además se solicita el nombre ó descripción del siguiente período, con sus respectivas fecha de inicio y fin de período. Debe, confirmar el período a cerrar, recuerde sacar todos los informes previamente, esto es irreversible

Si lo desea, puede activar el cuadro de verificación que elimina los Ítems con más de 90 días sin movimientos. Esta cantidad de días es ingresada por usted en el cuadro correspondiente. Una de las bondades más resaltantes de la aplicación cuando se está trabajando en períodos mensuales es la posibilidad de extenderlos. Una utilidad que nos permite al llegar al final del mes y no realizar el cierre del período, colocándole una fecha posterior para continuar trabajando, esto suele ocurrir por varias razones que pueden ser entre algunas, la falta de un físico o entrega de un documento de compra por parte de

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Sistema - Versión 4.2 un proveedor, cosa que sucede muy a menudo y al no tenerlo nos impide cerrar el mes, la razón es que nuestro libro de compras no ha registrado la transacción ya que el proveedor nos entrego la mercancía con una nota de entrega sin la factura correspondiente, siendo este documento fiscal el que afecta el libro de compras, otra de las razones más comunes es que al final del mes siempre estamos en buenos días de ventas y el hacer el cierre del período implica paralizar el proceso de facturación, esta ventaja nos ofrece la posibilidad extender el período, veamos cómo trabaja.

Extender el Período de trabajo. Si la empresa trabaja en períodos mensuales: Fecha de Inicio: 01/01/2007. Fecha Final: 31/01/2007. 1. Al llegar al día 31 de enero, extendemos el período colocándole en el módulo denominado, títulos y correlativos la fecha final 15/02/2007, es decir extendemos el período. 2. No se ha elaborado el cierre de período correspondiente al mes de Enero. Recuerde que la fecha actual es 31/01/2007. 3. Siendo el 01/02/2007 domingo la empresa inicia sus operaciones el día 2 de Febrero que es martes, se efectúan transacciones de ventas y de compras, quedando la empresa operativa. Los días 3, 4, 5 y 6 se continúan con los procesos de ventas y de compras. 4. Pero el día 7 de febrero (sábado) decidimos efectuar el cierre de período correspondiente a Enero. 5. Efectuamos el cierre de mes colocando en la fecha final 31/01/2007 y todas las transacciones del mes de febrero que fueron efectuadas se mantienen para ese nuevo período, ya que al elaborar el cierre, todas las transacciones de Enero pasaran a un histórico.

Cierre de Estadísticas. El cierre de estadísticas inicializa las estadísticas del período actual de manera que se puede mantener períodos acumulados de estadísticas diferentes al actual. Para aquellos usuarios que trabajan con períodos abiertos o superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan con períodos extendidos, el cierre de estadísticas, permite sin la necesidad de elaborar el cierre de período, inicializar las estadísticas para el nuevo período. Esto permite mantener por ejemplo estadísticas mensuales de venta, aunque el período sea anual. Esta opción permite de igual manera inicializar las estadísticas en cero de los archivos maestros.

Módulo Administrativo

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Administrativo - Versi贸n 4.2 Entorno De Trabajo La pantalla principal que presenta a2 Herramienta Administrativa Configurable es la siguiente ventana.

Las secciones que la conforman se describen a continuaci贸n.

P谩g. 179

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Además, este módulo tiene las siguientes teclas de acceso rápido a varias herramientas de trabajo. Ctrl.+ M: Cambio de moneda. Ctrl.+ D: Calendario. Ctrl.+ T: Calculadora. Ctrl.+ U: Cambio de usuario. Ctrl.+ S: Información del Sistema. Ctrl.+ P: Imprimir Pantalla, tal cual Print Screen(Imprimir Pantalla). Ctrl.+ E: Pantalla para consultar seriales en las transacciones Ctrl + H: Información de Empaque (relación de Cantidad y Capacidad o Contenido)

Nota: Pantalla para consulta de seriales funciona cuando el artículo seleccionado maneja seriales y la política de manejo de seriales esta activa.

Nota: Información de Empaque muestra la relación Cantidad y capacidad cuando el artículo seleccionado tiene capacidad o contenido mayor que 1.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Barra De Menú Principal

Para acceder a cualquiera de estas opciones puede utilizar el mouse (ratón), haciendo Clic en la opción que se desee abrir o con el teclado al presionar la combinación de teclas ALT + “la letra que esté subrayada”, ejemplo ALT + M (observe que la letra M en la palabra Mantenimiento se encuentra subrayada) le dará acceso al menú mantenimiento. Combinaciones de teclas para acceso al menú. Mantenimiento (ALT + M). Transacciones (ALT + T). Ventas (ALT + V). Compras (ALT + C). Ensamblaje (ALT + E). Bancos (ALT + B). Informes (ALT + I). Sistema (ALT + S). Sucursales (ALT + U). Botones de Acceso Rápido Estos Botones le dan la posibilidad de acceder a cada opción de la aplicación de una manera rápida y práctica, aunque no son todas las opciones, son las que el usuario utiliza con mayor frecuencia. Inventario. • Archivo de Departamentos. • Archivo de Depósitos o Bodegas. • Archivo de Inventario. Botones asociados a Operaciones con Clientes. • Archivo de Clientes. • Presupuestos a Clientes. • Facturación (Ventas). Botones asociados a Operaciones con Proveedores. • Archivo de Proveedores. • Elaboración de Órdenes de Compra. • Compra de Mercancía. Bancos. • Archivo de Bancos. • Transacciones de Bancos.

Salir de la aplicación.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Botones para manejo de registros (formas del menú mantenimiento). Al ingresar a las formas (pantallas del sistema) de las diferentes opciones del menú Mantenimiento el usuario encontrará una serie de botones que serán comunes a lo largo de su interacción con la aplicación.

En el siguiente cuadro se describe la función de cada uno de los botones que integran la barra para el manejo de registros.

Barra de seguimiento de registros.

Esta barra permite tener acceso rápido a los registros que se estén observando en un momento determinado de trabajo. Ejemplo: entramos al inventario de artículos revisamos información sobre Tempra luego Fluorescente después Estárter y finalmente Disco Duro, si desplegamos la lista vamos a visualizar todos los registros que se han manejado y lo más importante es que si queremos revisar alguno de los que se encuentra en la lista solo debemos hacer clic sobre elemento en la lista. Además de esto muestra información relevante sobre el elemento en este caso particular podemos observar el código, nombre y existencia del articulo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Menú Mantenimiento. En el menú Mantenimiento es donde se hace la carga de los registros de información con los que se manipulará el sistema, se ingresa, modifica, consulta y se eliminan datos de los registros. Los elementos que se manejan desde este menú son también llamados “Archivos Maestros”, contiene las siguientes opciones a saber: • Departamentos. • Depósitos. • Inventario. • Zonas. • Clientes. • Vendedores. • Tarjetas de crédito. • Monedas. • Proveedores. • Bancos. • Conceptos. • Beneficiarios.

Departamentos. Los departamentos permiten clasificar los productos del inventario y agrupar productos de características similares, según las necesidades de la empresa. En la primera sección de la ventana arriba a la izquierda se encuentra: Datos Generales. Código. Identificación del Departamento. Descripción. Nombre del Departamento. Descripción Detallada. Define de forma más amplia las características del Departamento. Clasificación. Al crear departamentos existen 4 tipos de clasificaciones para los Artículos: • Productos: Son todos aquellos artículos del inventario que no están conformado por otros productos y manejan existencia. • Servicios: Igual que el Producto Simple con la diferencia que no lleva control de existencia. • Productos Compuestos: Son todos los entes del inventario que están conformados por productos y/o servicios. • Ensamblados: Son aquellos productos que se conforman utilizando otros Ítems como materia prima para su elaboración generando su propio inventario. Tipo de Costo. Para establecer el tipo de costo debe analizar desde cómo cambia el costo del producto en el tiempo hasta la forma de presentación de los artículos. •

• •

Costo Promedio. Es el caso más frecuente y se aplica a productos o artículos que varían de costo de manera esporádica. Este costo se calcula en base a la sumatoria de los costos individuales dividido entre el total de artículos, con este costo se puede hacer ajustes en los precios. Costo por Lotes. Se aplica a los artículos que varían su costo y precio, de manera progresiva y fácilmente reconocible a través de algún tipo de señal llámese lote, producción, etc. Tallas y Colores. El nombre real de este tipo de costo es de matrices, para así poder utilizarlo para una gama de productos más extenso (tallas y colores, largo y ancho). Este nombre se asocia con ropa, calzado y otro tipo de artículos que puedan ser identificados de esta manera, pero pueden existir otras características donde esta opción también tiene aplicación por ejemplo tornillos, láminas de hierro, entre otras.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Otras Opciones. Activo: Como su nombre lo indica, si este departamento puede ser utilizado o no; es muy útil para excluir toda una línea de productos de los procesos de ventas. Manejo de Depósito: Al estar activo indica a la aplicación el manejo de inventario con todas sus implicaciones (Transferencias, Cargos, Descargos, etc.), entre los diferentes depósitos que existan. Manejo de Seriales: Específicamente para artículos donde la forma de identificación de cada uno es a través de un número o secuencia de caracteres alfanuméricos, el cual es único. Ofertas y Presentaciones: Indica que el departamento puede establecer ofertas de artículos y permitirá asignarle diversas presentaciones a los artículos. En el caso de una Farmacia, se utilizarían estas características para los medicamentos que pueden ser vendidos por caja y por tabletas, donde este último es una presentación. Manejo de Vencimientos: Habilita la característica de fecha de vencimiento para los artículos, cabe destacar que el uso de esta opción debe ser asociado con productos cuyo tipo de costo es por lote.

Incluir un departamento. Paso a Paso: 1. Efectuar Clic el botón Incluir 2. Escriba el código, descripción y descripción detallada del departamento. 3. Seleccione la clasificación de los ítems que pertenecerán al departamento. 4. Elija el Tipo de costo con el que se manejarán los ítems pertenecientes al departamento (costo promedio, costo por lote o matrices) 5. Marque las características que desee aplicar en el departamento (activo, manejo de depósitos, manejo de seriales, ofertas y presentaciones, y manejo de vencimientos). 6. Pulse el botón para guardar creado.

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el departamento

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Modificar información de un Departamento. Si desea modificar un registro creado, haga Clic en el botón modificar que se encuentra al lado del botón de “Incluir”. 7.- Luego haga clic en la barra de búsqueda. Para seleccionar el departamento a modificar se hace doble clic sobre el nombre del departamento.

Nota: Recuerde guardar ficha.

los cambios una vez que haya modificado opciones dentro de la

Búsqueda de registros. Uso de Comodines. Al hacer clic en la opción modificar podrá visualizar la ventana de búsqueda. Podrá utilizar los comodines asterisco(*), coma(,) y doble coma (,,). En la barra de búsqueda, escriba m si desea visualizar todos los ítems que comienzan con la letra “m”. Me* : Busca en todos los campos de texto las palabras que contengan las letras escritas antes del asterisco. A,,b* : Busca las palabras que contengan una a y una b. A,b* : Busca las palabras que contengan una a o una b.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Funciones especificas de la Forma Departamentos.

Pasamos a describir la función de cada botón.

Productos y servicios. Este icono permite visualizar el listado de productos o servicios que pertenecen al departamento seleccionado.

Porcentajes de Utilidad/Descuento Permite establecer los porcentajes de utilidad que se aplicarán a los productos que pertenezcan al departamento, así como también pueden indicarse los porcentajes de descuento. Los márgenes de utilidad se establecen para todos los artículos del departamento, con lo cual se ahorra tiempo al momento de ingresar los artículos involucrados, ya que cada ítem ingresado al inventario toma estos porcentajes.

Para establecer márgenes de utilidad/descuento del Departamento. Paso a Paso Escriba los distintos porcentajes a emplear en cada tipo de precio y descuento asociado si no va aplicar ningún descuento debe dejarlo en cero (0). Marque el cuadro de verificación para aplicar los porcentajes antes escritos. Haga clic en el botón de aceptar para continuar. a2 utiliza para el cálculo de utilidad la fórmula de utilidad financiera: Utilidad financiera= Costo promedio / (100% - porcentaje a aplicar)

Comisión. A través de este icono podrá establecer las comisiones del departamento, pueden indicarse en moneda o porcentaje. La comisión puede colocarse por Porcentaje o un monto especifico, como veremos en las ventanas siguientes.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Tallas y Colores. Aquí se definen las características descriptivas de cada uno de los artículos de inventario para el tipo de costo Tallas y Colores. Para que la opción esté disponible debe activarle al departamento la posibilidad de manejar las Tallas y Colores, cabe destacar que puede utilizar cualquier tipo de descripción, ya sea numérica o alfanumérica. Es obligatorio utilizar las dos columnas. En la opción Títulos y Correlativos, podrá modificar los nombres de las matrices en caso de que requiera hacerlo. Por ejemplo puede crear una matriz con el nombre Perfiles donde los ejes X y Y se denominen ancho y largo. Paso a Paso para configurar la matriz Tallas y Colores. Ingrese el Título del lado izquierdo y luego el derecho, los cuales indican el nombre de la matriz en el eje X y Y respectivamente. Luego ingrese los ítems o entes que conforman cada eje de la matriz, para hacerlo ingrese la descripción y presione ENTER o haga clic en el botón Incluir. Para eliminar un elemento de la matriz, haga clic sobre el ítem a borrar y presione el botón de Borrar. Para cambiar la forma de presentar los ítems, presione el botón de Ordenar, el cual cambia el orden en función de: Menor a Mayor o Menor a Mayor. Para terminar haga clic en el botón Salir.

Nota:

Se recomienda utilizar como primera descripción la que posea menos tipos o sea más fácil de identificar. Ejemplo: Colores y Tallas en vez de Tallas y Colores.

Nota:

En la opción Títulos y Correlativos del menú Sistema o por el modulo a2 sistema, podrá modificar los nombres de las matrices, en caso de que requiera hacerlo. Por ejemplo puede crear una matriz con el nombre Perfiles donde los ejes X y Y se denominen Ancho y Largo.

Operaciones. Con este icono podrá generar un reporte de movimientos de los ítems del departamento (facturas, cargos, descargos, etc.). Podrá exportar el reporte en los formatos: ASCII (Texto), Documento (Word), Excel, HTML, a2Visor y Texto-Solo datos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Administrativo - Versi贸n 4.2 Reporte de Operaciones de Inventario.

Podr谩 exportar el reporte en los formatos: ASCII, Documento (Word), Excel, a2 Visor y HTML

Una vez se oprime la tecla aceptar se genera un archivo el cual es guardado en el directorio a2SOFTWAY\ EMPRE01\REPORTS\Operaciones de Inventario

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Los filtros alteran la visualización del reporte, ya que permiten mostrar un subconjunto de registros con las características seleccionadas en esta pantalla. Filtros Básicos. Si se requiere ser más específico en la información que el listado generará puede utilizar las siguientes opciones: Departamento, Proveedor, Categoría, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor, Depósitos, Puesto. Impuestos: Incluir exentos, Gravables o Ambos (por defecto vienes ambos). Incluir Ítems sin existencia, Detallar existencia, Incluir Seriales Filtros Avanzados. Puede seleccionar las transacciones que desee imprimir, y el estatus de la transacción, además de imprimir por clientes, y seleccionar el documento deseado. a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las operaciones, Pudiendo importar cualquier documento de un lugar a otro de forma fácil y sencilla a través de estas opciones, existiendo ciertas normas para convertir documentos de un tipo a otro: Procesados. El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier operación en tránsito y convertirla en factura, como por ejemplo Presupuestos, Pedidos y Notas de Entrega. Pendientes. Son todos los documentos guardados. Tránsito Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado. Anuladas. Todas las transacciones que han sido anuladas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Estadísticas y Proyecciones. Permite visualizar gráficos del movimiento de unidades del departamento.

Consolidado. Genera un reporte el cual consolida información de cada uno de los departamentos, mostrando: inventario inicial, compras, cargos, inventario actual, entre otros.

Estatus de los Documentos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Depósitos. Formulario para la caracterización de los depósitos o sitios donde se almacenan o disponen los productos para su venta o almacenamiento de los mismos. Diseñar los depósitos de forma correcta y real es muy importante ya que al existir movimientos de artículos, no se pueden eliminar, a lo sumo se pueden desactivar y sus artículos también quedan desactivados, en este estado, los artículos no pueden ser vendidos ni se puede realizar ningún tipo de transferencia de inventario. Crear / Modificar. Paso a Paso.

Incluir. Haga clic en el botón Incluir en la barra de botones para crear un depósito. Modificar. Haga clic en el botón Modificar de la barra de botones para editar la información. Edite el registro actual. Para almacenar los cambios, presione el botón Grabar. Para salir, presionar el botón Salir. Eliminar. • • •

Haga clic en el botón de Borrar en la barra de botones para crear un depósito. En la ventana de mensaje confirme o no su acción. Haga clic en el botón Salir.

Inventario En este formulario se ingresan todas las especificaciones de los productos y servicios del inventario, partiendo del código el cual debe ser único. Existen varias consideraciones para formular un código apropiado para los artículos, a continuación se listan varios casos en donde uno o varios de ellos se acopla a su inventario: a) Existencia de códigos de barras en la mayoría o buena parte del inventario. b) Inventario bajo en cantidad de ítems pero con alta rotación. Usar códigos mnemotécnicos. c) Inventario extenso en cantidad de ítems con alta rotación. Usar el método de prefijos por departamentos más numeración en relación a su ubicación en estantería. d) Inventario extenso en cantidad de ítems con baja rotación. Usar numeración automática de la aplicación o rellenado automático. El departamento a utilizar debe ser acorde con las características propias del artículo. La descripción del producto debe ser corta y específica, ya que se imprime en los documentos de ventas. Las especificaciones básicas del producto están completas, no obstante hay otra serie de características que dependiendo del tipo de negocio serán útiles como por ejemplo: Marca, Referencia, Detalles, etc. En el menú de detalles y en la barra de botones está la opción proveedores que muestra un listado de ellos y las últimas compras realizadas, con sus características básicas como son: Fecha, No. de Documento, Cantidad, Costo Total, Moneda y Factor de Cambio.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable MĂłdulo a2 Administrativo - VersiĂłn 4.2 Otras CaracterĂ­sticas (Ficha Inventario). Unidad. Expresa el nombre de la unidad bĂĄsica de venta del producto. Ej.: un refresco su unidad es botella. Moneda. Unidad monetaria del producto, de especificarse una distinta a la base de la aplicaciĂłn, indica el uso de multimoneda. Comisiones. Si el producto tiene comisiĂłn por venta fija o invariable, se activa el cuadro de verificaciĂłn y se escribe la cantidad en moneda o porcentaje. En caso de existir un Ăşnico vendedor responsable de la venta del producto se especifica el mismo. Existencia con decimales. Son artĂ­culos cuya comercializaciĂłn viene expresada en unidades no enteras, en especial cuando son artĂ­culos que se pesan, por ejemplo en charcuterĂ­as, joyerĂ­as entre otras. Activo. Como su nombre lo indica, si estĂĄ disponible o no para la venta. Fecha de CreaciĂłn. Debe indicarse la fecha en la que se crea la ficha del producto. GarantĂ­a. Tiempo de garantĂ­a del producto expresado en meses. Peso. Permite indicar el peso del artĂ­culo, el cual es Ăştil cuando el mismo se toma en cuenta para los envĂ­os de mercancĂ­a facturada a los clientes. Capacidad o Contenido. Permite indicar la cantidad de unidades contenidas en un artĂ­culo que puede venderse completo o por partes. Ejemplo caja de refresco o por botellas, Cable por rollo o por metros, Aspirinas por cajas o por tabletas, entre otros. La capacidad o contenido es tomada en cuenta entonces en la creaciĂłn de Presentaciones de productos.

Opciones del MenĂş en la Ficha Inventario.

Funciones especificas de la Ficha Inventario.

Costos y precios. La aplicaciĂłn tiene la capacidad, a razĂłn de un solo costo, de manejar 6 precios de venta distintos. No es necesario utilizarlos todos, en la OpciĂłn TĂ­tulos y Correlativos (Consecutivos) ubicado en el menĂş Sistema del Modulo Administrativo o en el menĂş Archivo del Modulo de Sistema, se ajusta tanto la cantidad de precios a manejar como los nombres para cada tipo de precio.

a2 utiliza para el cĂĄlculo de utilidad la fĂłrmula de utilidad financiera: đ?&#x2018;źđ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x2026; đ?&#x2018;­đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x201A; =

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đ?&#x2018;Şđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;? đ?&#x2018;ˇđ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;? đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D;% â&#x2C6;&#x2019; đ?&#x2018;ˇđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x2039;đ?&#x2019;&#x2020; đ?&#x2019;&#x201A; đ?&#x2018;¨đ?&#x2019;&#x2018;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201C;

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Existencia. Permite visualizar la existencia del producto en los distintos depósitos, además de poder establecer máximos, mínimos, días de entrega y número de compras al año, que serán tomadas en cuenta para el cálculo de reposición de Inventario. Si está creando el producto desde está ventana podrá introducir la existencia inicial (no recomendado).

Sustitutos. Permite establecer que productos son equivalentes o similares al seleccionado. En el caso de empresas donde su gama de artículos posean la característica de productos iguales con fabricantes distintos, al momento de realizar la venta, el usuario podrá consultar la existencia de los sustitutos.

Ofertas y Presentaciones. Este icono permite configurar ofertas para el producto y diversas presentaciones que permitan para vender el producto en unidades completas o de forma detallada. Cada una de las presentaciones elaboradas para el producto, se visualizan como Precios diferentes de ese ítem, esto lo podrá observar en la facturación desplegando las opciones que aparecen en el precio de venta (campo PRECIO).

Crear una Presentación detallada. Podrá proceder a configurar una presentación detallada, luego de validar que se cumplan las tres condiciones siguientes: 1) La presentación detallada puede configurarse para aquellos artículos que en su ficha Inventario tienen asignado en el campo capacidad o contenido un valor mayor que uno. 2) Para que la aplicación pueda trabajar con existencias detalladas debe estar activada esta característica, verifíquelo en el menú Sistema, opción “Títulos y Correlativos”, ficha Inventario. 3) También debe verificar que el departamento al que pertenece el producto tenga activada la opción Ofertas y Presentaciones.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Ejemplo. Configurar una presentación detallada para el producto “Aspirina 500 mg” que permita vender el producto por tabletas. 1.- Descripción. En primer lugar debemos indicar la Descripción de la presentación (recuerde que en el formato de factura puede aparecer la descripción del artículo y además la descripción de la presentación) “Tableta Individual”. 2.- Tipo. Seleccione el tipo de presentación en este caso Detallada. 3.- Precio. Automáticamente muestra el Precio de la unidad Detallada (dividiendo el Precio entre la capacidad o Contenido del Producto), calcula el IVA correspondiente y el Total correspondiente con IVA incluido. 4.- Comisión. Especificar Comisión si está establecido. 5.- Código único asociado. Si sería utilizado un Código Único Asociado indicarlo. 6.- Redondeo. Seleccionar el tipo de redondeo a utilizar. 7.- Activo. Si estará disponible se debe activar si no por el contrario en algún momento no será una presentación elegible se puede desactivar. 8.- Exclusivo. Si existen varias presentaciones y se desea que la actual prevalezca sobre las demás se debe activar esta opción. 9.- Exclusivo para el Punto de Venta. La presentación estará disponible sólo para utilizarse en el punto de venta. 10.- Unidades descarga. Cantidad a descontar del Contenido de total del producto. 11.- Cantidad o Contenido. Total de unidades detalladas que componen el artículo.

Seriales. En este formulario se establecen los seriales o números de parte del fabricante de los artículos del inventario. El serial es una codificación que identifica inequívocamente a cada artículo, es decir, para un mismo modelo de producto existe un

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 serial único. Para efectos del manejo de inventario es muy importante realizar controles de seriales, ya que es la forma más exacta de manejar con acierto el flujo de artículos y sus garantías en caso de que las tengan. El control de seriales solo está disponible si fue activada la opción “Seriales x Depósitos”, verifíquelo seleccionando en el Menú Sistemas la opción Títulos y Correlativos - ficha Inventario. Para incluir seriales. Paso a Paso. Una vez incluido el producto y su existencia, presione el botón correspondiente a carga de seriales. Si es necesario elija el depósito, luego escriba cada serial y presione la tecla ENTER, repita este paso tantas veces sea necesario. También puede escribir el número de serial y hacer clic en el botón Incluir. Para borrar un serial Sólo ubique el cursor con las teclas de movimiento Arriba o Abajo y presione la tecla Suprimir. También puede hacer clic en el botón Borrar. Si los seriales llevan algún prefijo o sufijo, o tienen números consecutivos, puede hacer el ingreso de los seriales más rápido utilizando el botón “prefijo” y el botón “Serie”. Salir de los seriales. Presione el botón Salir ubicado en la parte superior para terminar la carga de seriales. Para hacer la carga de seriales manualmente de forma más precisa, elabore un archivo de texto con cualquier editor de texto (Notepad o Block de Notas) debe colocar sólo un serial por línea, guarde con extensión *.txt (el nombre del archivo puede ser cualquiera). Luego haga clic en el botón “Cargar”, aparecerá una ventana de dialogo de búsqueda de archivo con el formato antes descrito. Ubique el archivo en la unidad de almacenamiento y presione la Tecla ENTER. Nota: Las opciones presentes en la ventana Seriales dependerán de las políticas que el usuario tenga asignadas.

Proveedores. En esta opción podrá ingresar datos de la última compra del ítem, además de poder visualizar a que proveedores ha comprado un ítem en particular, podrá obtener las siguientes informaciones: Fecha de Compra, Cantidad comprada, Costo de la Ultima Compra, en que Moneda y cuanto fue el factor de cambio para esa compra.

Operaciones. En esta opción podrá visualizar las operaciones de Inventario de un ítem en particular específicamente el que este editando en la ficha del inventario.

Estadísticas y Proyecciones. Permite visualizar proyecciones y gráficos informativos del inventario del producto tanto en unidades como en moneda.

Código Único Asociado. Es una utilidad muy práctica que sirve para relacionar uno o más códigos aparte del identificador original del producto. En artículos con costo matricial tales como Zapatos, el Marrón/37 y Negro/38, puede asociarse un código a cada uno de ellos y

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 cuando se esté realizando la transacción, en vez de introducir los datos por el código o identificador original del producto, se introduce el código único asociado.

Histórico. A través de este icono podrá visualizar el histórico de movimientos de inventario sin la necesidad de activar períodos anteriores.

Zonas Las Zonas pueden ser utilizadas para sectorizar lela rea de acción de la empresa y poder asignar a Vendedores un área específica de Ventas, también se puede asignar zonas a los Proveedores de la empresa y por último se puede asociar una zona a un Cliente. Todo esto permitirá posteriormente analizar la información utilizando los reportes que correspondan.

Crear o Modificar Zonas. Paso a Paso 1. Haga clic en el botón Incluir

en la barra de botones para crear una zona.

2. Para modificar alguna zona ya creada haga clic en el botón Modificar información.

de la barra de botones para editar la

3. Edite el registro actual. 4. Para almacenar los cambios haga clic en el botón Grabar 5. Haga clic en el botón Salir Eliminar Zonas.

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1. Haga clic en el botón Borrar en la barra de botones. 2. En la ventana de mensaje confirme o no su acción. 3. Haga clic en el botón Salir

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Nota: Si una zona tiene clientes no puede ser eliminada o borrada. Solo podría marcarla como Inactiva.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Clientes En la ficha de Clientes se ingresarán cada una de las personas o empresas a las cuales se les venderá la mercancía.

Ficha Básico. Esta posee dos pestañas, en la primera denominada básico, se incluye la información general del cliente: Código, descripción, dirección, contacto, RIF, NIT, Zona (debe seleccionarla ya que se muestra pero no está seleccionada), vendedor por defecto, entre otros.

Ficha Datos crédito. Se establece la información relacionada con los Datos del Crédito como son: límite de crédito, días de crédito para el cliente y otros datos asociados al crédito. La pestaña Datos crédito en el recuadro superior derecho contiene las características de: Intereses de Mora. Al estar activo, el cliente puede generar intereses de mora por vencimiento de facturas, giros o nota de débito. Descuentos Pronto Pago. Aplica la tabla de descuentos pronto pago al cliente, al momento de cancelar una deuda antes de la fecha de vencimiento. Para establecer la tabla de descuentos seleccione del menú de detalles esta opción. Registrar operaciones de Contado. Normalmente no se muestran las transacciones que no generan crédito en los estados de cuenta del cliente, pero si se requiere de esta característica, marque como activo el cuadro de verificación. Retención. Porcentaje de retención por defecto del cliente.

Clientes Eventuales. A partir de la versión 2.97 de a2, se incorpora el manejo de los clientes eventuales como los maneja el punto de venta. Para crear clientes eventuales debe crearse un cliente cuya descripción comience por el símbolo de interrogación (?). Al momento de totalizar la factura si la misma es generada a través de un cliente eventual el sistema verifica la información suministrada en el campo de Rif del cliente, si la misma existe en un archivo de nombre SClientesEventuales.Dat, automáticamente trae los campos adicionales de nombre, dirección y teléfono; por el contrario si el cliente es nuevo, se agrega automáticamente en el archivo mencionado anteriormente.

NOTA: Para activar el uso de los clientes eventuales debe configurar la ventana de totalización de facturas para que permita incluir el campo de RIF del cliente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Ficha SMS. En esta ventana se deben indicar los teléfonos a los cuales se pueden enviar mensajes de texto (cuando se está afiliado al servicio SMS).

La manipulación de las opciones de mensajería se explicara en la opción Mensajería de Texto del menú transacciones.

Funciones especificas de la Ficha Clientes.

Estado de Cuenta. Permite generar un reporte que muestra todas las transacciones del cliente: Facturas, Notas de crédito, Notas de débito, Devoluciones, entre otras. Descuentos pronto pago. En la tabla de descuentos de pronto pago se establecen los parámetros de rangos de días y descuentos a aplicar al cumplirse los mismos, puede expresarse en montos o porcentajes.

Cargos automáticos. Los cargos automáticos se utilizan normalmente para facturación de servicios donde el cliente está subscrito. Solo puede facturarse servicio y productos que utilicen costo promedio, no es permitido artículos con tipo de costo en matrices o lotes. Para configurar el cargo automático debe crearse previamente el producto o servicio que desea asignar al cliente. Configurar cargos automáticos Paso a Paso: 1. Seleccione el producto a facturar a través del icono de búsqueda 2. Si el cliente ha cancelado cuotas se coloca la fecha del último cobro en el cuadro de texto titulado "Último Corte". 3. Seleccione la frecuencia de cobro de las mismas. 3. Haga clic en el botón Incluir.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 4. Si lo requiere modifique el estatus del producto, la cantidad total de cuotas, cantidad de cuotas pagadas a la fecha, cantidad de productos/servicios a facturar y precio del producto o servicio. 5. Para borrar algún producto de la lista haga clic sobre él y luego presione el botón Borrar. 6. Para finalizar haga clic en Salir.

Autorizados. La figura de autorizados se utiliza para indicar aquellas personas o entes a los cuales el cliente representa. Para explicar la figura de autorizados se utilizarán varios ejemplos muy conocidos: a) Institutos de Educación: Donde el cliente es el representante y el autorizado sus hijos. b) Taller automotriz: El cliente es la persona natural o jurídica propietaria de los vehículos y los autorizados sus carros, camiones, camionetas, etc. c) Contratista: Los clientes son las empresas a quienes les prestan servicios y los autorizados las obras donde se realiza el trabajo.

Convenios Precios/Descuentos. Se utilizan cuando ninguno de los tipos de precios se ajusta al convenido con un cliente específico. La aplicación está diseñada para manejar dos tipos de convenios, (a) por departamentos, donde todos los artículos clasificados en él aplican el descuento y (b) por artículos del Inventario para productos específicos. En ambos casos, puede establecer el descuento por precio, el cual fija el monto sin impuesto y por porcentaje, que es aplicado al monto neto del artículo. Si el producto utiliza impuestos se aplicarán al monto resultante. Agregar Convenios de precios/descuentos. Paso a Paso 1. Seleccione con un clic el tipo de convenio que desea aplicar (departamento, inventario o general). 2. Si el convenio a aplicar es por Departamento, seleccione de la lista el departamento al cual le desea aplicar el convenio. 3. Si el convenio a aplicar es para un producto del inventario, presione en el botón de búsqueda y seleccione el producto haciendo doble clic sobre él. 3. Si el convenio a aplicar es de tipo general, indique el tipo de precio a aplicar (precio1, precio2, etc.). 4. Pulse el botón Incluir, y proceda a editar haciendo doble clic sobre cada campo del registro: debe indicar el tipo de descuento (porcentaje o precio), debe escribir el valor del porcentaje o monto en moneda e indicar la fecha tope del convenio, finalice el proceso pulsando Enter o el botón Recalcular. 5. Si requiere incluir mas convenios, repita los pasos 1 al 4. Puede combinar varios tipos de convenios de precios/descuentos para un mismo cliente. 6. Para finalizar presione el botón Salir. Borrar Convenios de precios/descuentos. 1. Para eliminar un convenio, simplemente haga clic sobre aquel que desea eliminar y luego clic en el botón Borrar. 2. Para finalizar presione el botón Salir.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Operaciones. Genera un reporte de transacciones de ventas realizadas al cliente. Estadísticas y Proyecciones. Gráficos y proyecciones en unidades y moneda de las transacciones de ventas realizadas al cliente. Histórico. A través de este icono podrá visualizar el historial de precios que le dio al cliente en los ítems de inventario.

Vendedores. Los vendedores pueden tener doble figura, como vendedores y/o cobradores. Para ambas se establecen varias formas de pago de comisiones generadas por las transacciones realizadas. Cabe destacar que a2 sólo genera reportes de comisiones ganadas mas no registra el control de pagos de las mismas. En esta pantalla se introducen los datos básicos del vendedor como su nombre, apellido, teléfonos, e-mail, etc. Además se selecciona el o los tipos de comisión que devengaran. Las comisiones disponibles por la aplicación son: Por Departamento. Estas comisiones se configuran en cada departamento de inventario y tienen mayor prioridad que las comisiones por venta. Por Ventas. Se calculan a razón de las ventas realizadas, y el porcentaje a aplicar son los establecidos en la tabla de comisiones por ventas del vendedor. La aplicación ignora estas comisiones si están activadas las comisiones por departamento. Por Cobranza. Se establecen comisiones por la cobranza de Cuentas por Cobrar, a razón de los porcentajes configurados o establecidos por el administrador o gerente de ventas. Por Volumen. Se configura a razón de rangos de volúmenes de ventas expresado en moneda, para cada peldaño de la tabla de configuración se asigna un monto o porcentaje. No puede ser establecida de forma exclusiva ya que son complemento de las comisiones de departamento o las de ventas.

Por Utilidad. Se establecen rangos de utilidad en montos o porcentajes, para los cuales se asocia la comisión establecida. En esta comisión se toma en cuenta la ganancia obtenida de las transacciones de ventas, por tanto deben estar debidamente configurados los costos de todos los productos de lo contrario existe riesgo de pérdida. Esta comisión al igual que las comisiones por volumen no puede aplicarse de forma exclusiva, debe complementar a las comisiones de departamento o las de ventas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Funciones especificas de la Ficha Vendedores.

El primero de estos iconos le permitirán visualizar los clientes a los que se les ha asignado el vendedor, los siguientes cuatro íconos permiten llenar las tablas de los distintos tipos de comisiones, los dos últimos permiten visualizar los reportes de operaciones de ventas del vendedor y los gráficos y proyecciones de las ventas del vendedor.

Tarjetas de Crédito. La herramienta administrativa a2 permite configurar diferentes formas de pago en las transacciones de venta, una de ellas es Tarjetas de Crédito, las cuales tienen características especiales al momento de aplicar el pago. Las particularidades de las tarjetas de crédito las estipula cada banco emisor, los cuales tienen total autonomía en definir el porcentaje de retención y los días de Diferimiento según las característica del negocio. La retención a aplicar se calcula en base al monto total de la venta y se refiere a la comisión que cobra el banco por el uso de esta forma de pago. Los días de Diferimiento aplican desde el momento que se deposita la relación de tarjetas de crédito en el banco y no al momento de realizada la venta o transacción. Es muy importante hacer estas relaciones el mismo día que se produzca así el dinero estará disponible en la cuenta bancaria de forma más eficiente. Tabla de Retenciones de Impuesto Sobre las Ventas (Tarjetas de Crédito):

Según lo estipulado en la ley de impuesto sobre la renta se deben aplicar retenciones de impuestos según el monto de la venta, los cuales se dividen en rangos, donde se realiza la búsqueda del rango a aplicar de arriba hacia abajo donde la correspondencia de rangos ocurra.

Monedas. Formulario para la caracterización de las monedas a utilizar en la aplicación. Debe indicarse el nombre que desea darle a la moneda, el símbolo, el factor de cambio con respecto a la moneda nacional vigente y opcionalmente la fecha de actualización. Si requiere que una vez al día al iniciar la aplicación y que automáticamente se presente la ventana para actualizar el factor de cambio, vaya al módulo Sistema, Configuración de Usuarios, ficha Avanzado, y active la opción “Alterar Factor de cambio”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Funciones especificas de la Ficha Monedas.

Estadísticas y Proyecciones. Esta opción permite visualizar los reportes en pantalla e impresos relacionados a los tipos de moneda que tenga agregados al sistema. Operaciones de Ventas. Reporte configurable de las operaciones de ventas que involucren a la moneda seleccionada. Operaciones de Compras. Reporte configurable de las operaciones de compras que involucren a la moneda seleccionada.

Proveedores. Los proveedores o los entes encargados de suministrar los distintos artículos o servicios para el adecuado funcionamiento de la empresa, son registrados en a2, para así poder llevar unos controles exactos de todas las operaciones comerciales realizadas. Ficha Básicos. Código, Descripción del servicio o artículo, Descripción Detallada, Dirección (Fiscal), RIF, Moneda, Teléfonos, Fax, E-Mail, Website. En el renglón de monedas si se especifica una moneda distinta a la utilizada por la aplicación se activa el uso de multimoneda para el proveedor. En la parte superior derecha se establece la propiedad Proveedor Activo, que permite habilitar al proveedor en las transacciones de compras. Si desea inhabilitar el uso del proveedor en las transacciones, desactive la casilla Proveedor Activo. La opción Descuentos pronto pago, aplica la tabla de “descuentos pronto pago” al proveedor, al momento de emitirle un pago antes de la fecha de vencimiento del documento. Tipo: Nacional o Extranjero. Datos Crédito. Se establece la información relacionada con el crédito, como: Fecha de Inicio: Comienzo de las relaciones a crédito, Días de crédito: Cantidad de días en crédito que nos da el proveedor. Límite de crédito: cantidad máxima para el crédito, porcentaje de retención en los casos donde el proveedor sea una agente recaudador de impuestos, dirección, forma de envío y forma de pago.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Ficha SMS (Envío de mensajes de Texto a Celulares) Celular 1 y Celular 2 para SMS. En esta ficha se colocan los números de celular al que serán enviados los mensajes de texto (Debe estar registrado en el servicio de a2SMS).

Funciones especificas de la Ficha Proveedores.

Estados de cuenta. Permite mostrar el resumen de todas las transacciones y saldos de las cuentas del proveedor.

Descuentos Pronto Pago. Presenta la tabla para configurar los descuentos a aplicar en facturas canceladas antes de su vencimiento.

Productos. Se refiere al listado de aquellos productos o servicios suministrados por el proveedor con información acerca de la última compra.

Operaciones. Reporte donde se muestran las distintas transacciones de compras efectuadas al proveedor.

Estadísticas y proyecciones. Reporte estadístico y gráfico de transacciones realizadas en un periodo con el proveedor. Histórico de operaciones. Listado del detalle de compras realizadas al proveedor en el rango de fechas que el usuario especifique. Mensajeria de Texto. Permite enviar mensajes de texto a los celulares de los proveedores. Debe estar afiliado a ese servicio.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Bancos. En esta ventana se registran las cuentas bancarias de la empresa, utilizadas en la aplicación para llevar el control de: •Emisión de Cheques. •Depósitos. •Notas de Débito Bancarias. •Notas de Crédito Bancarias. •Transferencias entre cuentas Bancarias y Conciliaciones Bancarias. La información mínima requerida de la cuenta es: Número de Cuenta, Descripción, Tipo de Cuenta Descripción detallada y Moneda. Se pueden configurar cuentas con moneda extranjera. Aunque el nombre de esta opción es Bancos, su función no es la de crear Bancos sino Cuentas Bancarias. Si en un mismo banco se tiene más de una cuenta, se debe crear cada una de ellas, por tal motivo en el campo Descripción debe describirse de forma inequívoca el nombre de la cuenta, por ejemplo el nombre del banco más una descripción de funcionalidad de la misma, Ej.: BANCO VENEZUELA - CUENTA PRINCIPAL.

Otras Opciones. Banco Activo. Al estar marcado indica que la cuenta bancaria puede ser utilizada. Débito Bancario. Aplica el impuesto al Débito transacciones asociadas al banco.

Bancario

al

realizar

Imprimir Comprobante. Activa la impresión de comprobantes por cada documento realizado. Cheques No Endosables. Predetermina el sello de No Endosable en los cheques. (Puede ser desactivado en la emisión de cheques) Ocultar en el manejo de caja. Impedir que se muestre este banco en las transacciones de caja chica. Funciones especificas de la Ficha Bancos.

Saldos Bancarios. En la ventana de saldos se ingresan los datos de la última conciliación bancaria realizada. Formatos de Impresión. En esta ventana se realiza la selección de los formatos de impresión para los documentos del banco que está modificando: Cheques, Notas de Débito y Notas de Crédito. Así como también podrá indicar correlativo del próximo cheque. Operaciones. Este reporte muestra un listado de las transacciones del banco seleccionado. Las transacciones pueden estar agrupadas por bancos o por los beneficiarios de la cuenta. Estadísticas y Proyecciones. Reporte estadístico y gráfico de saldos bancarios y transacciones bancarias realizadas en un periodo. Conceptos y Cuentas Contable. Configurar la consolidación Administrativa Contable. Si tiene a2contabilidad instalado, podrá establecer las cuentas contables indicando el código del catálogo de contabilidad. Si la a2 contabilidad no está instalado o no está familiarizado con el catálogo de contabilidad, puede clasificar las transacciones de bancos a través de conceptos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Conceptos Bancarios. Los conceptos de pago son muy variados, en esta sección se elabora una lista de los más usados para evitar inconsistencias en la relación de cheques emitidos y así poder tener coherencia en la terminología usada en la gestión bancaria.

Funciones especificas de la Ficha Conceptos.

Operaciones. Este reporte muestra el listado de transacciones de un periodo dado agrupadas por los conceptos bancarios asignados a dichas transacciones. Estadísticas y Proyecciones. Reporte estadístico y gráfico que muestra número de operaciones, total débitos, total créditos y saldo por mes. Cuentas Contables. Permite enlazar cada concepto con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si tiene a2 contabilidad instalado).

Beneficiarios. Su función es la de definir la lista de Beneficiarios para utilizar en la emisión cheques. Se debe incluir en esta lista todas las personas jurídicas o no, a las cuales se les paga a través de cheques.

Funciones especificas de la Ficha Beneficiarios.

Operaciones. Este reporte muestra el listado de transacciones bancarias por beneficiario, agrupado por bancos (cuentas bancarias).

Estadísticas y Proyecciones. Reporte estadístico y gráfico que muestra número de operaciones, total débitos, total créditos y saldo por mes del beneficiario.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Cuentas Contables. Permite enlazar cada concepto de pago a beneficiarios con una cuenta contable del plan de cuentas de contabilidad (si tiene a2 contabilidad instalado). De esta manera al momento de elaborar un cheque a un determinado beneficiario, no es necesario indicarle la cuenta contable ya que el sistema la colocará de forma automática.

Menú Transacciones. Inventario Inventario - Cargos El control del inventario es parte fundamental de cualquier tipo de empresa y el control exacto del mismo es tarea del día a día del personal ubicado en el almacén, conjuntamente con compras y despacho. Los cargos pueden ser utilizados para justificar el ingreso de mercancía que no fue contada al momento de crear el inventario inicial, también pueden utilizarse para incluir existencia de productos que ha obtenido la empresa como obsequio o promoción, Ej. Las promociones 12x14, en las que hemos comprado 12 artículos y nos obsequian 2, en dicho caso 12 artículos ingresan al inventario a través de la factura de compra pero los 2 productos obsequiados entrarían a inventario a través de un cargo.

A través de los cargos y descargos podemos sumar o restar cantidades a un ítem del inventario, estos cargos y descargos deben estar administrativamente justificados. Es recomendable nunca hacer cargos o descargos al inventario que no sean justificados ya que estos alterarían las cantidades en las existencias. Las diferencias en las existencias ya sea por la elaboración de un inventario físico o por cualquier otro concepto que se requiera, deben ser manejadas por la opción ajustes de existencias del inventario, con esto podrá mantener un control de las mismas, es decir el manejo de existencias reales. En a2, las transacciones de cargos y descargos pueden ser guardadas, para futuras modificaciones o para ser aprobadas por otro usuario con esta potestad. Los reportes asociados a estas transacciones le permiten visualizar información como fecha, número de correlativo y costo total de la operación (basado en los costos introducidos para cada artículo). Todas las opciones que serán explicadas a continuación aplican tanto a la transacción cargo como a descargo. Tome en cuenta que al hacer un cargo se añaden artículos al inventario, mientras que en un descargo se disminuye la cantidad o existencia del artículo en el inventario. En la ventana de Cargo, se observa una barra de botones en la parte inferior de la pantalla como lo muestra la siguiente imagen:

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Está compuesta por 8 botones. Permite visualizar los detalles del artículo. (ALT + D). Seleccione el artículo sobre el cual desea insertar una línea y pulse este botón. (ALT + I).

Este botón elimina un artículo de la lista. (ALT + B). El botón Cargar, aparece una lista donde se muestran todos los documentos que han sido guardados pero no Totalizados. (ALT + C). El botón Totalizar permite procesar la transacción que se está ejecutando. Bien sea cargo o descargo. (ALT + T). Borra todos los ítems que se hayan elegido para la transacción. (ALT + N). Con el botón Guardar se almacena la información dejando la transacción en estado Pendiente. (ALT + G). Permite salir de la transacción. (ALT + S).

La barra de botones complementarios se muestra en la parte superior de la ventana como se muestra en la imagen siguiente:

Las tareas que realizan son las siguientes:

Consultar y seleccionar un artículo del Inventario.

Reimprimir un documento de cargo o descargo que haya sido procesado.

Ubicar un artículo por su Código Único Asociado. Solo aparece si esta característica fue activada en la ficha Inventario de la opción Títulos y Correlativos del menú Sistema. Asignar seriales al producto. Solo estará disponible para aquellos productos que pertenezcan a un Departamento que maneje seriales. De lo contrario mostrará un mensaje indicándolo.

Presenta la ventana para cambiar el depósito en el cual se va a hacer el cargo o descargo del ítem. Requiere que este activada la política avanzada # 1 asociada a cargos: “Permitir cambiar deposito destino para cada ítem particular”.

Muestra la ventana para seleccionar el centro de costo contable para el artículo al cual se va a hacer el cargo o descargo. Requiere que a2Admin esté integrado a a2Contabilidad y que se encuentre activada la política avanzada # 4 asociada a cargos: “Activar centros de costo en la transacción”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Para los productos que manejan unidades detalladas, podemos indicar si la cantidad a cargar o descargar se refiere a la unidad detallada o al empaque completo. Si el producto no maneja unidades detalladas aparecerá la advertencia:

Muestra la ventana de información detallada del producto, el botón Importar Descripción trae la descripción detallada que el ítem tenga en su ficha inventario.

Procedimiento para elaborar un Cargo. El primer paso a la hora de elaborar un cargo de inventario es seleccionar el depósito o bodega serán almacenados los artículos que se están cargando al inventario. Una vez indicado el depósito proceda a incluir los artículos que serán Cargados al inventario, esto se puede realizar desde el Grid de artículos, utilizando la lista desplegable de la columna Código o la columna Descripción como muestran las imágenes siguientes.

Otra forma de agregar artículos al Grid es utilizando el botón Inventario.

Una vez realizada la selección de los artículos procedemos a totalizar la operación utilizando para ello el botón que se encuentra en la barra de operaciones en la parte inferior de la ventana

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.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Mostrará entonces el siguiente cuadro donde completaremos la información solicitada es importante colocar los datos precisos de la operación para el registro definitivo de los artículos. Hacemos Clic en el botón Aceptar para finalizar la transacción.

Paso a Paso Realizar un Cargo de Inventario: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8.

Entrar a la transacción Cargos. Seleccionar el almacén que se desea afectar. Elegir el producto al que desea aumentar la existencia. Escribir la cantidad de productos a incrementar en existencia. Repetir el paso 3 y 4 si se desea incluir otros productos en la transacción. Presionar el Botón Totalizar. Colocar los datos requeridos Imprimir el documento como soporte del cargo efectuado.

Inventario - Descargos Los procedimientos de Descargo son similares a los realizados con los Cargos la diferencia estriba en el hecho de que los Cargos ingresan artículos al inventario y Descargos saca artículos del inventario. Los descargos permiten reducir la existencia de productos de inventario, bien sea por deterioro, vencimiento, donación o robo de la mercancía.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Otro punto importante de diferencia se refiere a las normativas impuestas por el Seniat en las cuales se especifica que se debe controlar los Descargos especificando si son Normal, Autoconsumo o Retiro. •

Se selecciona el tipo de Descargo.

Luego se seleccionan los artículos a ser Descargados.

Totalizar el Documento, aparecerá la siguiente ventana. Por último hacer Clic en el botón Aceptar.

Normal. Los descargos normales, son asignadas a productos requeridos para uso como materia prima en la elaboración de los artículos que fabrica la empresa, salida de artículos para enviarlos a revisión por garantía, entre otros. Autoconsumo. Las salidas por autoconsumo, son asignadas a productos requeridos para consumo interno de la empresa. Para establecer cuáles son las salidas de inventario que corresponden a autoconsumo, el sistema incorpora al momento de los descargos de inventario un status para la transacción que establece si la misma debe ser tomada como un descargo de inventario con fines de uso interno. El marcar la opción Autoconsumo en la transacción Descargo, permite agrupar las salidas por este concepto y mostrarlas en el Reporte Fiscal de Inventario, en el cual se reflejan los movimientos de los productos detallando las unidades por concepto de entradas, salidas y autoconsumo cumpliendo así lo establecido en el artículo 177 de la ley de impuesto sobre la renta. Los usuarios encontraran la opción “Reporte Fiscal de Inventario” en el informe de inventario “Movimiento de Unidades”. Retiro. Los descargos por retiro se refieren a los productos que ya no se van a mantener en el almacén por ejemplo porque están vencidos y no tienen reposición, porque sufrieron algún daño y son irrecuperables, entre otros. Paso a Paso.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Realizar un Descargo de Inventario. 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7. 8. 9.

Entrar a la transacción Descargos. Tildar la casilla Autoconsumo, si la salida de productos corresponde a consumo interno de la empresa. Seleccionar el almacén que se desea afectar. Elegir el producto al que desea disminuir la existencia. Escribir la cantidad de productos a descontar de la existencia. Repetir el paso 4 y 5 si se desea incluir otros productos en la transacción. Presionar el Botón Totalizar. Colocar los datos requeridos Imprimir el documento como soporte del descargo efectuado. Nota: Recuerde que según las políticas de cargos o descargos que el usuario tenga asignadas, podrá manejar.

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Asignación de almacén para cada ítem. • Política Avanzada # 1. Manejo de seriales. • Políticas Básicas # 9, # 10 y # 11. Asignación de centros de costos. • Políticas Avanzadas # 4 y # 5 Guardar la transacción para su uso posterior. • Política Básica # 20. Cargar transacciones almacenadas previamente. • Política Básica # 19. Impresión preliminar de documentos. • Política Avanzada # 6. Reimpresión de documentos. • Política Básica # 16. Nota: es importante llevar este control porque esta información es una exigencia a nivel fiscal y que se puede observar en el reporte de movimientos de unidades del sistema.

Inventario - Transferencias. La transacción de transferencia de inventario se utiliza para realizar traslados de artículos de un depósito a otro, cabe destacar que el hecho de realizar esta operación no afecta la existencia total del producto a movilizar, sino la existencia en cada depósito o bodega.

Una transferencia equivale a realizar un descargo del depósito origen y un cargo en el depósito destino.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Existen varias situaciones donde la utilización de varios depósitos es útil, por ejemplo: Depósito Principal: Almacena la mercancía en bultos o cajas, y no puede ser vendida, Depósito Tienda: Están los productos debidamente presentados y etiquetados para la venta. En el ejemplo anterior se elaboraría una Transferencia solo cuando se requiera pasar o mover artículos del almacén Principal a Tienda. En la sección de la pantalla siguiente se especifica desde cual depósito (Origen) sale la mercancía y a donde llega (Destino). Si el usuario tiene la política avanzada de cambiar de depósito en cada renglón del documento podrá hacerlo, y tendrá por defecto el depósito colocado en esta sección. La ventana transferencias muestra información relacionada al documento tal como: número de correlativo, fecha, y costo total de la operación (basado en los costos introducidos para cada artículo) Para realizar una transferencia, el usuario debe indicar el depósito de donde sale la mercancía (Deposito origen) y el depósito al cual llega (Depósito Destino), también debe elegir los artículos y cantidad de estos que desea anexar en la transacción. Luego para cerrar o finalizar el proceso de Transferencia de Inventario, se debe hacer clic en el botón Totalizar e incluir la información requerida para la totalización de la operación. En el renglón de clasificación se da nombre a la operación realizada, estos nombres son escritos por el usuario la primera vez, se recomienda que de repetirse sean tomados de la lista de opciones. Los datos siguientes deben ser completados para así tener la información completa al momento de realizar una auditoría. Realizar una transferencia de mercancía entre depósitos. Paso a Paso. En el menú Transacciones, seleccione la Opción Inventario y haga clic en Transferencias. 1. 2. 3. 4. 5.

6.

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Indique el depósito donde se encuentra la mercancía a transferir (Deposito origen) Seleccione el depósito al cual desea trasladar la mercancía (Deposito destino). Seleccione el código del artículo e indique la cantidad de artículos a transferir, pulse ENTER. Repita este paso hasta completar la lista de artículos que desea incluir en la transacción. Haga clic en el Botón Totalizar. En el renglón Clasificación, coloque una descripción para la transacción o elija alguna de la lista de opciones. Indique la fecha, responsable, autorizador y propósito de la transacción. Esta información le permite documentar la transferencia para auditorias futuras. Pulse el Botón Aceptar. Verifique y guarde el documento impreso como constancia de la transferencia realizada.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Inventario - Ajustes.- Ajustes de Existencias. La operación de ajuste de existencia sólo se utiliza cuando ya existe un inventario cargado en el sistema, y se realiza un conteo manual de existencia física, que puede ser total o parcial. Un ajuste de existencias sustituye el valor que existe en el campo unidades en existencia del producto por el valor que indique el usuario en la columna denominada Físico. Un ajuste no suma ni resta sino que reemplaza el valor que existe en el campo, a diferencia de los cargos que permiten sumar unidades a la existencia actual o los descargos que restan unidades a la existencia actual del producto. Para realizar un ajuste de existencias, debe indicarse. 1.- Depósitos. Seleccionar el depósito donde se hará el ajuste de existencia. 2.- Clasificación. Seleccionar como se desea ordenar la lista de artículos al realizar el Ajuste. 3.- Incluir solamente productos con existencia negativa. Marque esta opción en caso de que quiera chequear solo los artículos con existencia en negativo. 4.- Incluir primero la descripción de tallas y colores. Normalmente en los artículos que manejan tallas y colores muestran primero la descripción y luego la talla y color, al activar esta opción se invertirá el orden del mismo más adelante se verá un ejemplo práctico. Hecho esto haga clic en el botón Iniciar (Secuencia de Teclado: ALT + I), en este momento la aplicación comenzará a mostrar los productos del depósito.

En la siguiente ventana se muestra un ejemplo donde solo se hizo Clic en el Botón “Iniciar” y no se activo ninguna de las opciones disponibles. Nota: En la imagen se encuentra una observación que se aclarará mas adelante con respecto a los artículos con Tallas y Colores.

El siguiente ejemplo se hace Clic en el botón Iniciar activando la opción “Incluir solo productos con existencia negativa”. En el cuadro que aparece se hace Clic en el Botón Si para continuar la operación

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

El resultado es como sigue.

Cuando los productos son por Tallas y Colores con descripciones muy amplias, en versiones de a2 anteriores a 2.97, no se visualizaba el detalle de la Talla y el Color; actualmente se tiene la opción “Incluir primero la descripción de tallas y colores” permitiendo al usuario visualizar este detalle (Observación que se hacía en una Nota anterior).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Inventario - Ajustes.-Ajustes de Seriales y Existencias. Esta opción permite hacer ajustes a los ítems del inventario que manejen seriales, permitiéndole ajustar tanto los seriales del producto como la cantidad de ítems en existencia. Para realizar ajustes de seriales y existencias, indique el depósito en el cual está ubicada la mercancía a ajustar. Luego vaya seleccionando uno a uno los códigos de los productos, se presentará la ventana seriales disponibles en la cual podrá elegir los seriales que desee asignar. La columna Cantidad se refiere a la cantidad de seriales que desea asignar mientras que la columna Existencia se refiere a la existencia física del producto. La cantidad de seriales que asigne ajustará tanto los seriales como la existencia del producto.

Para hacer ingreso rápido de los códigos si posee scanner serial puede activar la casilla “Bloquear la cantidad”, de manera que al ir colocando los códigos de productos el sistema presentará inmediatamente la ventana de asignar seriales. En la parte izquierda de la ventana de asignación de seriales, se encuentran los seriales disponibles los cuales puede arrastrar hasta la parte derecha que es donde se ubicarán los seriales asignados. Si ha activado la opción “Bloquear la cantidad” y está ingresando los ítem uno a uno, podrá agrupar los ítems repetidos a través del botón Consolidar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Luego de especificar el producto y los seriales que serán asignados, pulse el botón “Totalizar” para finiquitar la transacción. Asegúrese de documentar el ajuste a fin de llevar el correcto control de las transacciones. Al pulsar Enter se imprimirá el reporte asociado al procedimiento de ajustes.

Seriales por Depósitos. Si existen varios depósitos y en la ventana “Títulos y Correlativos” está configurado que maneja seriales por depósitos, deberá indicar el depósito donde se elaborará el ajuste.

En la ventana de ajuste de seriales y existencias, al elegir el depósito se muestra la existencia del artículo en ese depósito y se muestra adicionalmente la existencia total del artículo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Consulta de Seriales. La aplicación posee una opción para consulta de seriales que permite hacer un seguimiento completo de los movimientos que ha presentado cada serial: Observe que el serial LG1000 está asociado a un cargo y posteriormente a un Apartado.

Esta operación se puede enviar a la impresora al Hacer Clic en el botón “Imprimir”.

Nota: Desde las transacciones: cargos, descargos, ajustes, transferencias, ventas y compras podrá consultar un serial con esta opción que se activa con las teclas CTRL + E.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Inventario - Ajustes.- Ajustes de Precios. Esta opción permite incrementar ó disminuir los precios de ventas finales. El ajuste de precio puede tomar como base el costo promedio o el costo actual del producto.

La ventana ajuste de precios presenta las siguientes opciones:

Clasificación. En este renglón podrá seleccionar el orden en que desea colocar los datos, puede ser por: Código, Descripción o Referencia. Moneda. Una de las características resaltantes de la aplicación es el manejo de diferentes monedas, Seleccione la moneda para hacer el ajuste de precios, solo se modificarán aquellos productos que en su ficha de inventario tengan especificada esa moneda. Factor de Cambio. Cuando se trabaja con una moneda diferente a la local (Nacional) y se desea actualizar los precios aquí puede visualizar el factor de cambio. (Para indicar el nuevo factor de cambio haga clic en el menú Mantenimiento seleccione la opción Monedas y establezca el nuevo factor). Luego realice el ajuste de precios eligiendo en tipo de ajuste “Actualizar por factor de cambio”. Presentaciones Si los productos tienen configuradas presentaciones puede elegir: • • •

Incluir las presentaciones del producto, No incluir las presentaciones del producto. Incluir solo las presentaciones del producto.

Mostrar precios con el impuesto ya incluido. Desactive esta opción para visualizar los precios sin incluir el impuesto, o actívela cuando desee ver el listado de precios con IVA incluido (precio final). Tipos de Ajustes de Precios. Existen seis tipos de ajustes. • Incremento de precios • Diminución de precio • Fijar nuevos márgenes de utilidad • Actualizar por factor de cambio • Precios de los compuestos en moneda nacional • Precios de los compuestos en moneda extranjera

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 A continuación se presenta la explicación de cada uno de los tipos de ajustes de precios, los cuales requiere ser configurados a través del botón Fijar Ajustes:

Incremento de Precios. Se utiliza para aumentar el precio del producto aplicando un porcentaje en función de otro precio en caso de requerirlo, en la imagen a continuación se muestra los precios personalizados (P.V.P, Mayorista, Especial) sin embargo de no ser así aparecerán los precios por defecto (Precio1, Precio2,..., Precio6). Activar. Permite indicar cuales precios estarán incluidos en el ajuste. Base del Cálculo. También puede decidir si la base de cálculo será Costo Promedio, Costo Actual o el Costo de Referencia. Redondeo. Seleccionar un redondeo específico. Aplicar redondeo. Ejecutar redondeo especificado en la opción anterior.

Si se desea aumentar todos los artículos en un 10%: • • • • •

Seleccione la Clasificación. Seleccione la moneda. Indique si desea incluir o no las presentaciones y si por el contrario solo se aplicará a las presentaciones. En este caso se incluirán las presentaciones. Indique tipo de ajuste. En este caso Aumento de precios. Se hace Clic en el Botón Fijar Ajustes.

En este cuadro debemos indicar el porcentaje de aumento que se requiere para cada uno de los precios.

Nota: recuerde que si el incremento es un porcentaje debe finalizar la cantidad con el símbolo de porcentaje. Cuando el aumento sea un monto especifico solo escriba el monto. Indicados los elementos requeridos para el incremento haga Clic en “Aceptar”. En este caso que no se ha realizado algún filtro específico se muestran todos los artículos del inventario. Se debe ahora hacer Clic en el botón Iniciar aparecerá el siguiente mensaje confirme el procedimiento con Clic en el botón Si. A continuación aparece la siguiente ventana, con el código, descripción y Precios.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Si se encuentra conforme con el ajuste del precio puede proceder a “Totalizar” si requiere realizar ajustes específicos haga Clic en el botón que se encuentra en la parte derecha de la columna de Precios se mostrará el cuadro de Ajuste de Precios y especificar manualmente el ajuste.

Filtrar. En el botón Filtrar se tiene a disposición una serie de características que le ayudaran a ser más eficiente en la selección de artículos para el ajuste, como lo son: Departamento, Proveedores, Categoría, Modelo, Marca, Moneda, Unidad, Vendedor Fijo, Rango (especificar desde que articulo Hasta que articulo).

Totalizar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Ajustar un artículo en especial o un rango. Ejemplo: Se desea aumentar el precio del Producto Disco Duro 160 GB (código 00DISDUR), en un 10% el PRECIO P.V.P. El procedimiento consistiría en ir a la Transacción-Inventario-Ajustes-Ajuste de Precios y realizar los siguientes pasos: Una vez ubicado en la ventana de Ajustes de Precios haga clic en el botón Filtrar y establezca el criterio de Rango para especificar el articulo (Disco Duro 160 GB) a modificar. a) Al aceptar los criterios de filtro, pulse el botón Iniciar para visualizar el producto antes del ajuste. Aparecerá un mensaje de confirmación indicando si deseamos proseguir. b) En la opción Tipo de Ajuste seleccione Incremento de Precios, luego haga clic en el botón Fijar Ajustes, configure los porcentajes a incrementar y pulse Aceptar. Para visualizar los datos antes de ejecutar el ajuste haga clic en el botón Iniciar, aparecerá un mensaje de confirmación para continuar con el proceso:

Nota: Si se hace Clic en el botón Iniciar y no se han se han fijado los ajustes aparecerá el siguiente mensaje.

c)

Especifique los porcentajes de ajustes y los precios a los que le será aplicado. Haga Clic al botón Fijar Ajustes.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable MĂłdulo a2 Administrativo - VersiĂłn 4.2 Verifique los cambios que se efectuarĂĄn antes de proceder a Totalizar:

d)

Haga clic en el botĂłn Totalizar y confirme que desea ejecutar el ajuste de precios:

Costo Referencial. En la transacciĂłn Ajustes de precios, al visualizar la informaciĂłn de Costos y precios de cada Ă­tem puede observarse la caracterĂ­stica denominada Costo Referencial, la cual permite visualizar y calcular nuevos precios de ventas basados en costos de reposiciĂłn actualizados. Al colocar un valor en el campo Costo Referencial y presionar el icono podrĂĄ visualizar los nuevos precios de ventas basados en ese costo referencial. La fĂłrmula de utilidad utiliza como base de cĂĄlculo el costo promedio,

đ?&#x2018;ˇđ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;? =

đ?&#x2018;Şđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;?đ?&#x2018;ˇđ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;? đ?&#x;?đ?&#x;&#x17D;đ?&#x;&#x17D;% â&#x2C6;&#x2019; %đ?&#x2018;źđ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x2026; đ?&#x2019;&#x201A; đ?&#x2018;¨đ?&#x2019;&#x2018;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201C;

Si desea calcular los nuevos precios basados en costos de reposiciĂłn actualizados, coloque el valor en la casilla costo referencial y pulse el botĂłn la aplicaciĂłn calcularĂĄ el precio utilizando el costo referencial y estimarĂĄ el porcentaje de utilidad que debe aplicarse al costo promedio para obtener el mismo resultado. Detalle Este botĂłn permite visualizar informaciĂłn detallada del artĂ­culo, la misma que se estudio en la opciĂłn de inventario del menĂş Mantenimiento.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable MĂłdulo a2 Administrativo - VersiĂłn 4.2

Inventario - Ajustes.-Ajustes de MĂĄximos y MĂ­nimos. Establecer con precisiĂłn los valores de mĂĄximos y mĂ­nimos para cada uno de los artĂ­culos del inventario es una tarea, que requiere de anĂĄlisis y experiencia en el manejo del negocio. ÂżQuĂŠ es un MĂ­nimo? Se refiere a la cantidad mĂĄs baja permitida para dar un aviso de advertencia al departamento de compras para la reposiciĂłn inmediata del mismo. Hay que tomar en cuenta varios factores, como tiempo de entrega, ventas diarias, etc. para que el valor de mĂ­nimo sea el mĂĄs adecuado. Por ejemplo si el tiempo de reposiciĂłn es de 5 dĂ­as y las ventas diarias son de 25 unidades, el mĂ­nimo debe estar entre 125 y 150 unidades. ÂżQuĂŠ es un MĂĄximo? Se utiliza por dos razones, por limitaciĂłn de espacio fĂ­sico para su almacenamiento adecuado y para evitar compras excesivas por el personal de compras novato. Con respecto a espacio, se tiene que si la capacidad mĂĄxima del estante o puesto en la tienda es de 500 unidades, este debe ser el tope, ya que de lo contrario no se pudiera almacenar e implicarĂ­a pĂŠrdidas por este rubro. La opciĂłn de ajustes de mĂĄximos y mĂ­nimos le permite asignar estos valores asĂ­ como los dĂ­as de entrega y la cantidad de compras al aĂąo de cada Ă­tem del inventario, estos valores se colocan por primera vez cuando se crea el artĂ­culo en la ficha Inventario opciĂłn existencias tal como lo muestran las figuras.

FĂłrmulas utilizadas en la aplicaciĂłn para los CĂĄlculos de MĂĄximos y MĂ­nimos. đ?&#x2018;Źđ?&#x2019;&#x2122;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201A; đ?&#x2018;´Ă­đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x201A; =

đ?&#x2018;ŤĂ­đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2018;Źđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x2C6;đ?&#x2019;&#x201A; â&#x2C6;&#x2014; đ?&#x2018;Ťđ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x201A; đ?&#x2018;ľĂşđ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;?đ?&#x2018;´đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201D; â&#x2C6;&#x2014; đ?&#x;&#x2018;đ?&#x;&#x17D;

Donde la demanda viene dada por el nĂşmero de unidades vendidas en un nĂşmero de meses que el sistema busca en las estadĂ­sticas entre 1 y 12. đ?&#x2018;Ťđ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x2026;đ?&#x2019;&#x201A; đ?&#x2018;Źđ?&#x2019;&#x2122;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201D;đ?&#x2019;&#x2022;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x201E;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2018;´ĂĄđ?&#x2019;&#x2122;đ?&#x2019;&#x160;đ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x201A; = đ?&#x2018;ľĂşđ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x2020;đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;?đ?&#x2018;Şđ?&#x2019;?đ?&#x2019;&#x17D;đ?&#x2019;&#x2018;đ?&#x2019;&#x201C;đ?&#x2019;&#x201A;đ?&#x2019;&#x201D; Donde la demanda viene dada por el nĂşmero de piezas vendidas en un periodo mĂĄximo de un aĂąo y NĂşmero de Compras se refiere a la cantidad de Ă­tems que se han comprado del producto al aĂąo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Para llegar a la opción de Máximos y Mínimos se debe seguir la siguiente secuencia.

Una vez ejecutados estos pasos se llega a la siguiente ventana.

Si se hace Clic en el botón “Iniciar” el sistema muestra los valores de Máximos y Mínimos asignados a los artículos en su ficha de creación. Aquí se puede comenzar a modificar los Máximos y Mínimos, al finalizar de ajustar se hace Clic en “Totalizar”.

Filtrar

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Totalizar

Borrar

A continuación se describen los elementos que integran la Transacción de Ajustes de Máximos y Mínimos: Clasificación. Permite establecer el orden de presentación de la lista de artículos, puede elegir entre: código, descripción y referencia. Activar Automático. Coloca un valor por defecto para Existencia Mínima y Máxima.

Inventario. Permite visualizar el listado de artículos y consultar información: costos y precios, existencias, entre otros.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Detalle. Presenta información del ítem que está seleccionado.

Días Entrega. Permite establecer el valor de días de entrega y número de compras por año a cada uno de los ítems individualmente.

Asignar. Permite introducir los valores Máximos y Mínimos a aplicar de forma general, si requiere hacer esto por grupos de productos puede utilizar los filtros como muestra el ejemplo siguiente. Se desea la existencia Máxima y Mínima de los artículos del departamento de Ferretería llevando el mínimo a 5 y el Máximo a 50. Filtrar el departamento de ferretería.

Clic en el botón “Asignar” aparecerá el cuadro donde se indicará el Máximo y el Mínimo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Al totalizar todos los artículos seleccionados mostrarán en su ficha el ajuste de la existencia. Observemos el Estárter General.

Paso a Paso para realizar la Asignación de Máximos y Mínimos. 1. En el Menú Transacciones, seleccione Inventario, haga clic en Ajustes y elija la opción Ajuste de Máximos y Mínimos. 2. En el renglón clasificación indique el orden en el que desea presentar el listado de artículos. 3. Si desea colocar el valor de máximo y mínimo de forma automática seleccione la opción Activar automático. 4. Pulse el botón Iniciar, para ver el listado de artículos y sus máximos y mínimos. 5. Si desea colocar de forma general los valores máximo y mínimo seleccione el botón Asignar, indique los valores que desea establecer para máximo y mínimo y pulse aceptar. Luego confirme la ejecución de la acción. También puede crear grupos de artículos con las opciones del botón Filtrar. 6. Puede establecer para cada producto el valor de Días de entrega. Utilice para ello el botón Días entrega. Recuerde que este valor se aplica individualmente en cada producto. 7. Para finalizar pulse el botón Totalizar. Rellene la información solicitada y proceda a aceptar. 8. Esta transacción emite un reporte impreso que puede guardar para futuras referencias.

Ajustes.-Ajustes de Impuesto (I.V.A.). El ajuste de Impuesto permite modificar el impuesto de los productos según lo vigente en las leyes. Cada producto tiene asociado un valor de impuesto que le fue calculado al momento de su creación, de manera que si las leyes dictaminan un nuevo porcentaje de impuesto, es necesario realizar este ajuste en los productos existentes en la aplicación, para actualizarles el valor de impuesto que tienen asociado.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 El usuario puede elegir cómo desea que este impuesto afecte los precios de los productos: Ajustar precios de venta. Al seleccionar esta opción se aplica el nuevo impuesto al costo del producto (base imponible) de forma que el precio final queda modificado. Por ejemplo: si el impuesto vigente es 9% y el costo del producto es 10.000 el precio final es 10.900. Al realizar un ajuste de impuesto a un nuevo valor por ejemplo 7% el precio final del producto será 10.700, por lo tanto el precio final se verá afectado. Mantener precios de venta. A través de esta opción se ajusta el costo del producto (base imponible) para no modificar el precio final. Según el ejemplo anterior aplicando un impuesto de 7% el costo del producto cambiaría a 10.186,92 para poder mantener el precio final del producto en 10.900. Paso a Paso Para aplicar el ajuste de impuesto, solo debe entrar a la Transacción de Inventario denominada Ajustes de Impuesto y colocar la siguiente información. Clasificación. Como será ordenado el ajuste por código, descripción o referencia. Nuevo Valor. Indicar el nuevo monto del IVA., de existir varios tipos de impuestos en la parte superior derecha seleccionar cuál de ellos desea cambiar (I.VA. 12% - I.V.A. 8%).

Activar productos exentos. Si también desea modificar el impuesto en los productos que tiene marcados como exentos, marque esta opción. Incluir todos los Productos. Si se requiere la aplicación del Ajuste para todos los productos. Para grabar los cambios haga clic en Totalizar para terminar la transacción. Tipo de Ajuste. Ajustar precios de venta. Al seleccionar esta opción se aplica el nuevo impuesto al costo del producto (base imponible) de forma que el precio final queda modificado. Por ejemplo: si el impuesto vigente es 9% y el costo del producto es 10000 el precio final es 10.900. Al realizar un ajuste de impuesto a un nuevo valor por ejemplo 7% el precio final del producto será 10.700, por lo tanto el precio final se verá afectado.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Mantener precios de venta. A través de esta opción se ajusta el costo del producto (base imponible) para no modificar el precio final. Según el ejemplo anterior aplicando un impuesto de 7% el costo del producto cambiaría a 10.186,92 para poder mantener el precio final del producto en 10.900.

Iniciar. Luego haga clic en el botón de Iniciar, para efectuar los cambios. Si es necesario cambiar algún impuesto en un rubro en particular solo debe mover el cursor hasta él y escribir el nuevo valor. Si se está de acuerdo con los resultados haga Clic en el botón Totalizar para actualizar los cambios.

Para aquellos contribuyentes que requieran más de un impuesto en compras y ventas (alícuota reducida o alícuota adicional), deben definirlo y activarlo en la opción Títulos y Correlativos, así como también deben configurar las ventanas de totalización de compras y ventas para que reflejen este nuevo impuesto.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Requisiciones de Compra. Para uso interno de la compañía, tiene como objetivo automatizar el proceso de requisición de materiales por parte de los diferentes departamentos que conforman la organización.

Requisiciones. Es una operación similar a la de cargo o descargo de inventario genera la transacción en sí. Tiene como objetivo la generación interna de un documento que permita generar la solicitud de materiales o inventario de un departamento de la empresa al departamento de Compras o Procura como suele llamarse. Esta transacción posee 3 módulos para su procesamiento.

Al hacer Clic en la opción requisición aparecerá la siguiente ventana. Donde se debe seleccionar los artículos que formaran parte de de la requisición, una vez colocados los artículos haga Clic en el botón “Totalizar”.

Al hacer Clic en Totalizar aparece la siguiente ventana. Note que es similar a la ventana de totalización de Cargos y Descargos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 En esta ventana se puede visualizar el documento antes de imprimirlo al hacer Clic en el botón “Preliminar”.

Si va a finalizar el proceso haga Clic

en el botón Aceptar.

Realizado este procedimiento el Status de la Requisición será documento en “Transito”.

Procesar Requisición. Una vez que la transacción se encuentra en tránsito se puede procesar de varias maneras, estas son: 1. 2. 3.

Generar la orden de compra desde el módulo de “Procesar Requisiciones”. Despachar la requisición, para los casos en que la mercancía esté disponible en los almacenes. Generar una solicitud de cotización con los productos solicitados en las requisiciones (este punto será explicado en la sección correspondiente a la Solicitud de Cotizaciones).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 1.- Procesar Requisición.

En la ventana que aparece, se muestran las requisiciones que se encuentran en Transito.

Cuando se selecciona alguna de las Requisiciones en Transito en la parte derecha de la ventana aparece los artículos que conforman la Requisición.

Si

los

artículos que se encuentran en la cotización tienen varios Proveedores pueden visualizarse los proveedores abriendo la lista desplegable de Proveedores como se muestra en la siguiente ventana.

Al seleccionar un Proveedor especifico la aplicación mostrará los artículos asociados con ese Proveedor como se puede observar en las siguientes ventanas, La empresa Múltiples Cosas, C.A. puede suministrar el Estarte General y la Nevera de 2 puertas.

El Proveedor, Productos Especiales, CA. Puede suministrar la Nevera de 2 puertas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Para procesar la requisición y generar la orden de compra se debe hacer Clic con el botón Derecho del mouse dentro de la ventana, aparecerá entonces el siguiente menú.

Las opciones son las siguientes. Marcar Todas. Permite seleccionar todas las Requisiciones que se encuentran en la ventana. Desmarcar Todas. Permite desactivar la selección de todas las requisiciones presentes en la ventana. Dejar solo las marcas. Pueden marcarse algunas de las Requisiciones de todas las que se encuentran en la ventana y si solo se desea tener a la vista las que están marcadas debe utilizarse esta opción. Invertir selección. Cambia las marcas, es decir las que están marcadas las desmarca y las que no están marcadas se marcan. Orden de compra en Base a Días de Entrega. En la sección de la derecha de la ventana Procesar Requisición aparecen las columnas Cantidad, Días Entrega y Costo, Los valores que allí se encuentren pueden ser modificados al hacer doble Clic sobre la línea del artículo a modificar. En el ejemplo que sigue se modifico los días de entrega de la Nevera que es un artículo que tiene 2 Proveedores uno de ellos tiene 5 días de entrega y el otro se le indico 2 días. De entrega.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Una vez que los días de entrega han sido indicados se procede a utilizar la opción Orden de Compra con Base en los Días de Entrega y el sistema seleccionará para la orden de compra el articulo con el proveedor que tenga menos días de entrega como se muestra a continuación

Además una vez que se cumple este procedimiento se puede hacer Clic con el botón derecho del mouse y aparecerá un menú que permitirá pasar el mismo distribuidor, Costo o Días de entrega hacia los otros artículos de la requisición, como se muestra en las ventanas siguientes.

Nota. Este procedimiento utilizado para las Órdenes de Compra en Base a Días de Entrega es similar par el caso de las Órdenes de Entrega en Base a costo.

Selección de Múltiples Proveedores al Procesar una Requisición. Sin embargo, también puede seleccionarse de manera manual diferentes Proveedores para los artículos dentro de la Requisición. Para ello se debe hacer doble clic sobre el artículo que se desea modificar como se muestra a continuación y seleccionar el Proveedor que corresponda.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Botón Resumen. Al hacer Clic en este botón se muestra una ventana con la lista de proveedores involucrados en la Requisición y el total de artículos que suministrará cada uno de ellos, además de poder mostrar los días de entrega y el Total de costo.

Botón Preliminar Permite visualizar un reporte general de todas las órdenes de compra que serán emitidas en base a las condiciones o características de la Requisición.

Botón Totalizar Permite procesar la requisición, generando una orden de compra para cada proveedor asociado a los artículos de la Requisición.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

A continuación se muestran las órdenes de compra generadas del ejemplo donde se tienen como proveedores a Múltiples Cosas, C.A. y Productos especiales, C.A.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Si se revisan las Órdenes de compra en tránsito se puede encontrar las que acaban de ser emitidas.

Nota: Las Requisiciones se convierten en ordenes de compras que posteriormente pasan a ser Compras que cargan el inventario. Cumplido este proceso se debe realizar el Despacho de las Requisiciones.

2.- Despachar Requisición Se utiliza cuando los artículos que se solicitan en la Requisición se encuentran en los Depósitos de la empresa, generando de manera automática una Transferencia entre Depósitos o un Descargo de mercancía según sea el caso. Igualmente un despacho puede hacerse de forma completa o parcial, dependiendo de la disponibilidad del producto en el depósito. Para ejecutar este procedimiento se debe ingresar a la opción Despachar Requisición como se muestra en la siguiente ventana.

Una vez seleccionada esta opción aparecerá la siguiente ventana, donde se puede visualizar en la parte izquierda las diferentes requisiciones en tránsito y en la parte superior derecha se muestra una lista desplegable con los diferentes depósitos disponibles para el despacho de la mercancía.

Al seleccionar un depósito aparecerá la disponibilidad de artículos en el mismo. Esto permite que una misma requisición sea despachada desde diferentes depósitos, generándose los documentos correspondientes a dichas operaciones. En esta ventana se muestra la disponibilidad en el depósito Almacén.

En esta ventana se muestra la disponibilidad en el depósito principal. Ambas disponibilidades se refieren a los artículos de la misma Requisición.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Botón Resumen, Permite visualizar el número de transacciones realizadas, la cantidad que se solicita en la requisición y la disponibilidad en el depósito seleccionado. Cuando no exista suficiente disponibilidad para un artículo el mismo aparecerá en color rojo.

Botón Totalizar. Permite el cierre de la operación, generando los correspondientes documentos de la transacción que pueden ser Descargos o transferencias.

Solicitudes de Cotización. Tiene como objetivo generar documentos dirigido a los proveedores para que preparen una cotización de los productos que la compañía solicita. Al mismo tiempo permite automatizar el proceso de elaboración de la orden de compra seleccionando los productos por el mejor precio ofertado. Para utilizar la opción de Cotizaciones se debe seguir la secuencia que se muestra en la ventana siguiente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 En las solicitudes de cotización se tienen 2 opciones, Solicitud de Cotización y Procesar Solicitud, las cuales se describen a continuación.

Solicitud de Cotización. Permite generar la transacción y es muy similar a una operación de cargo y descargo, la diferencia está en el proceso de totalización, en el cual debe indicarse en el sistema cuales son los proveedores a los cuales van dirigido la solicitud. Una vez que se seleccione los artículos que formaran la cotización se debe hacer Clic en el botón Totalizar.

Si no se han seleccionado los proveedores que formarán parte de la cotización al hacer clic en el botón “Aceptar” aparecerá el siguiente mensaje; “Los siguientes productos no tienen proveedores asignados.”

Después de hacer Clic en el botón de totalizar se debe hacer clic en el bot��n “Proveedores”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Existen 2 maneras de seleccionar los proveedores a los que va dirigida la solicitud de cotización.

Botón Generar Al presionar el botón de generar, el sistema de forma automática incluye aquellos proveedores a los que les ha sido comprado anteriormente los productos. Observe que el listado permite marcar y desmarcar a los Proveedores lo que permite al usuario decidir si se elaborará o no solicitud a alguno de los Proveedores. Además en esta misma ventana tiene la posibilidad de seleccionar algún Proveedor Que no se encuentre en la lista.

Botón Incluir. Manualmente, se puede agregar Proveedores a la lista. 1.- Haga Clic en el botón para la “Selección” de Proveedores . 2.- Haga Clic en botón “Incluir” para agregar el Proveedor a la lista.

»

3.- Observe que a la derecha del código del proveedor aparece este símbolo “ ”, este es el indicativo de que el Proveedor fue seleccionado de manera Manual.

Por último haga Clic en el botón “Aceptar”.

Botón Preliminar. Una vez cumplidos los pasos anteriores se puede ejecutar un “Preliminar” de los documentos que se hayan Generado como se muestra a continuación.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Botón Aceptar. Una vez verificados los Preliminares de las Solicitudes de Cotización se procede con un Clic en el botón “Aceptar” para imprimir formalmente las Solicitudes de Cotización.

3.- Solicitud de Cotización basada en una Requisición en Transito. 1.- Entrar a la opción “Solicitud de Cotización”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 2.- Haga Clic en el botón “Cargar”, aparecerá la ventana de información de las Solicitud de Cotización Pendiente. 3.- Haga Clic en el botón “Tipo” y seleccione Requisiciones con estatus en Transito (Requisiciones totalizadas pero sin procesar). 4.- Seleccione la Requisición que utilizará en la Solicitud de Cotización. Por último proceda a modificar o agregar si se requiere y luego totalice (Clic en el botón “Totalizar”).

Procesar Solicitud de Cotización. Emitidas las solicitudes se cuenta con un módulo para convertir dichas solicitudes en órdenes de compra.

Recuerde que para llegar a generar una orden de compra se debe primero alimentar las solicitudes de cotización con los precios que el Proveedor envío. A continuación se muestran los precios de Múltiples Cosas, C.A. y Productos Especiales, C.A. ambos proveedores cotizaron la Nevera de 2 puertas.

De igual forma se puede indicar los días de entrega de la mercancía, esto puede servir más adelante para generar la orden de compra en base al mejor precio o en base al menor tiempo de entrega. Una vez incluidos los precios propuestos por cada uno de los proveedores podemos proceder a generar la(s) orden(es) de compra(s) respectivas, para ello se hace Clic con el botón derecho del mouse donde se encuentran las solicitudes en tránsito, aparecerá el menú que se muestra en la siguiente ventana, seleccione la opción “Orden de Compra en Base a Costo.

Observe que la orden de compra para la nevera fue asignada al Proveedor Productos especiales, C.A. por tener un mejor precio.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Botón Resumen. Permite visualizar un resumen de la transacción mostrando los Proveedores y el Total Items (Productos) asociados a cada uno de ellos.

Botón Preliminar Permite observar un listado detallado de los proveedores y los artículos asociados a cada uno de ellos el cual puede ser impreso.

Botón Totalizar Permite el procesamiento definitivo del documento. Complemente la información solicitada en la ventana de totalización y haga Clic en el botón “Aceptar”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Se imprimirán tantas órdenes de compra como Proveedores estén asignados en la Cotización.

Puede chequear las órdenes de compra elaboradas desde el modulo de compras con la opción de órdenes de compra como se muestra en la siguiente ventana.

Nota: Las Cotizaciones se convierten en Ordenes de Compras que posteriormente pasan a ser Compras que cargan el inventario. Cumplido este proceso se debe realizar el Despacho de las Requisiciones.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Selección de Múltiples Proveedores al Procesar una Solicitud de Cotización. Recuerde que al igual que en el procesamiento de Requisiciones se puede indicar de manera manual los Proveedores de los artículos. Al procesar la orden de compra puede hacer Doble Clic en la columna de Proveedores.

Aparecerá un botón a la derecha de la columna al que debe hacer Clic para abrir la lista de Proveedores disponibles y seleccionar el Proveedor que necesite.

Una vez seleccionado el Proveedor se verá reflejado en la ventana de procesamiento de la Solicitud de Cotización.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Inventario Ofertas y Presentaciones. Permite crear ofertas y presentaciones por grupos de artículos además de establecer fechas de inicio y fin de la oferta. El diseño de ofertas y presentaciones en la aplicación es bastante flexible y fácil de configurar.

A continuación se describe cada uno de los elementos que definen la transacción.

Descripción. Es el nombre que se quiere dar a la oferta o presentación, se recomienda asignar nombres explícitos ya que estos se visualizan al momento de la venta. Tipos de Ofertas/Presentaciones. • Oferta de Precios. Se estipulan los precios de los productos de forma manual. • Oferta de Descuento. Se establece un porcentaje a aplicar sobre los precios de los productos. • Presentación. Permite establecer las unidades de descarga y el precio a aplicar. • Presentación Detallada. Permite crear presentaciones con unidades detalladas para los productos que manejan existencia detallada. Exclusiva. Establece que la oferta o presentación será la única opción en la lista de búsqueda de productos al momento de procesar un documento de ventas, en otras palabras, al activar una exclusiva solo se muestra ésta y no los distintos precios que el artículo tenga establecido. Monto Oferta. Se refiere al precio que se desea asignar a la oferta o presentación, para el caso de las Ofertas de Descuento en este renglón debe escribir el porcentaje de descuento. Monto Comisión. Especifica la comisión por venta para el vendedor por esta oferta o presentación en particular. Al diseñar ofertas o presentaciones puede ocurrir que el margen de utilidad de los productos disminuya, por tanto es necesario indicar el porcentaje de comisión para el vendedor de la oferta o presentación, pudiendo ser un valor menor que el definido en la ficha del producto como comisión fija o al definido en la tablas de comisiones de los vendedores. Unidades de descarga. Expresa la cantidad real a descontar del producto cada vez que se aplique la oferta, por ejemplo en caso de 2x1 sería 2. Clasificación. Indica el orden en el cual se mostrará el listado de productos que integran la oferta o presentación. Avanzado. Presenta una ventana para configurar el tiempo de vigencia de la oferta o presentación. Puede establecer un rango de fechas y/o un rango de horas. La opción cantidad limitada se refiere al número de ítems que se utilizará como tope para inactivar la oferta. En el cuadro de opciones "Día de la Semana", seleccione los días que estará activa la oferta.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Planteamos el que muestran las imágenes anteriores, se creará la siguiente oferta: • • • • • • • • •

Descripción: Descuento Aniversario 20%. Tipo Oferta: Oferta de Descuento. Monto Oferta: 20%. Monto Comisión: 1%. Unidades descarga: No aplica (solo se utiliza cuando se maneja Oferta de precio y presentaciones). Clasificación: Ordenado por Código. Avanzado Fecha de Inicio 01/10/2009 Fecha Final 31/10/2009. Día de la Semana: Miércoles.

Iniciar. Una vez que se han especificado las características de la oferta se hace Clic en el botón Iniciar. Si se requiere puede antes de hacer clic l botón Iniciar puede utilizar el botón Filtrar para seleccionar alguna característica en particular como: Departamento, Proveedores, Categoría, Modelo, Marca, Unidad, Vendedor fijo, Rango. Desde – hasta. Al hacer clic en Iniciar aparecerán los artículos asociados a las características definidas, en la columna Oferta aparecerá el monto especificado en Monto Oferta en este caso 20%.

Filtrar. Si lo desea puede modificar individualmente el monto en algún artículo si lo desea. De no ser necesario se hace clic en Totalizar. Aparecerá un mensaje que dice: “La nueva Ofertas y Presentaciones será incluida para los ítems seleccionados. Desea continuar, confirma su selección.”

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Confirmada la transacción finaliza el proceso con el siguiente cuadro.

La Oferta ya fue agregada a la ficha de inventario de cada artículo en la lista se puede verificar tomando como ejemplo la Harina Juana como muestra la siguiente imagen.

Ofertas y Presentaciones. Tipo: Oferta de Precios. Ejemplo: Configurar una oferta de precios para el departamento Vegetales a 4 BsF. Vigente todos los días de Octubre de 2009 en horario de 10am a 12pm. 1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga clic en la opción Ofertas y Presentaciones. 2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Vegetales todos a 4 BsF”. 3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Oferta de Precios. 4) Establezca el Monto oferta, en este caso es 4 BsF.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 5) Haga clic en el botón Avanzado y escriba la fecha de inicio y fecha de fin, en este caso es 01/10/2009 al 31/12/2009. Escriba la hora inicio y fin, para el ejemplo es 10:00am a 12:00p.m, verifique que esté tildada la opción “Todos los días” ubicada en el recuadro derecho llamado “Día de la semana”. Haga clic en el botón Aceptar.

6) Seleccione el botón Filtrar, en el renglón departamento haga clic en el botón de búsqueda y elija el departamento Vegetales. Luego pulse Aceptar.

7)

Oprima el botón Iniciar para visualizar los productos que integrarán la oferta.

8) Pulse el botón totalizar, y confirme que desea aplicar la acción.

9) éxito.

Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con

10) En la ficha Inventario del producto, al hacer clic en el icono ofertas y presentaciones aparecerá la nueva oferta creada.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Ofertas y Presentaciones. Tipo: Oferta de Descuento. Ejemplo: Configurar una oferta de descuento del 20% para todos los departamentos con comisión de 0,5 para vendedores sólo los días miércoles de 19 de octubre al 25 de octubre de 2009. 1) 2) 3) 4) 5)

En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga clic en la opción Ofertas y Presentaciones. Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Descuento 20% por Semana Aniversario”. En Tipo de Oferta seleccione la opción Oferta de Descuento. Establezca el Monto oferta, en este caso es 20%. Escriba el Monto Comisión de 0,5.

6) Haga clic en el botón Avanzado y escriba la fecha de inicio y fecha de fin, en este caso es 01/01/2008 al 30/04/2008. En el recuadro derecho denominado “Día de la semana” verifique que solo esté activado el día miércoles y luego haga clic en el botón Aceptar.

7)

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Seleccione el botón Iniciar para visualizar los productos que integrarán la oferta.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 8)

Pulse el botón totalizar, y confirme que desea aplicar la acción.

9) éxito.

Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con

10) creada:

En la ficha Inventario del producto, al hacer clic en el icono ofertas y presentaciones aparecerá la nueva oferta

Ofertas y Presentaciones. Tipo: Presentación. Ejemplo: Establecer una presentación exclusiva del producto camisas con la característica “Compre 6 y pague 5” con comisión de 0,15 para vendedores. 1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga clic en la opción Ofertas y Presentaciones. 2) Introduzca la descripción o nombre de la oferta, por ejemplo “Compre 6 y pague 5”. 3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Presentación. 4) Active la casilla “Exclusiva” la cual le indica a la aplicación que en la facturación sólo muestre esta presentación para el producto y no otras que puedan existir. 5) El campo Monto de la oferta no requiere introducir valor alguno, ya que es una presentación “Compre 6 y pague 5”, donde el precio es variado e independiente para cada item. 6) Escriba el Monto Comisión de 0,15. 7) Indique la cantidad de unidades de descarga, para el ejemplo es 6.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 8)

Filtrar. Haga clic en el botón filtrar, seleccione el código del producto Camisas y luego pulse Aceptar.

9) Para establecer el precio de venta de la presentación, haga clic en el icono con puntos que está al lado del precio y escriba el precio, en el ejemplo el precio es 160.

Si se desea obtener más información del Ítem en particular oprima el botón denominado Detalle. Puede verificar el costo del producto haciendo clic en el menú Detalle y seleccionando la opción Costos y Precios.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 10)

Pulse el botón Aceptar y luego presione el botón Totalizar. Confirme que ejecutar la acción.

11) éxito.

Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con

12) Las ofertas y presentaciones que haya creado podrá visualizarlas en la facturación al desplegar las opciones que aparecen en la columna Precio del producto. Nota. Las oferta o presentaciones que tengan activada la opción ”Exclusiva” se mostrarán como únicas opciones dentro de la lista de precios desplegada en la facturación.

Ofertas y Presentaciones. Tipo: Presentación detallada. 1) La presentación detallada puede configurarse para aquellos artículos que en su ficha Inventario tienen asignado en el campo capacidad o contenido un valor mayor que uno.

2) Para que la aplicación pueda trabajar con existencias detalladas debe estar activada esta característica, verifíquelo en el menú Sistema, opción “Títulos y Correlativos”, ficha Inventario.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 3) También debe verificar que el departamento al que pertenece el producto tenga activada la opción Ofertas y Presentaciones.

Configurar una Presentación detallada de producto. Luego de validar que se cumplan las tres condiciones explicadas en el paso anterior, podrá proceder a configurar una presentación detallada.

Ejemplo: Configurar una presentación detallada del producto Alka-Seltzer que permita vender el producto por tabletas. 1) En el Menú Transacciones, seleccione Inventario y haga clic en la opción Ofertas y Presentaciones. 2) Introduzca la descripción o nombre de la presentación detallada, por ejemplo “Tableta”. 3) En Tipo de Oferta seleccione la opción Presentación detallada. 4) Active la casilla “Exclusiva” si desea que en la facturación sólo muestre esta presentación para el producto y no otras presentaciones y precios que puedan existir. 5) El campo Monto de la oferta no requiere introducir valor alguno, ya que puede colocarlo en la ficha del ítem. 6) Escriba el Monto Comisión de ventas, en el ejemplo 0. 7) Indique la cantidad de unidades de descarga, para el ejemplo es 1. 8) Haga clic en el botón filtrar, seleccione el código del producto Alka-seltzer y luego pulse Aceptar.

9) Para mostrar los productos que integran la presentación detallada, pulse el botón Iniciar. Observe que el cursor se ubica en el precio del primer producto. Haga clic en el icono ubicado al lado del precio del producto y proceda a escribir: la utilidad del producto o puede indicar directamente el precio sin impuesto que desea asignar a la presentación detallada. Si se desea obtener más información del Ítem en particular oprima el botón denominado Detalle: 10)

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Pulse el botón Aceptar y luego presione el botón Totalizar. Confirme que ejecutar la acción.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

11) éxito.

Una vez ejecutado el proceso aparecerá un mensaje de información indicando que el proceso ha culminado con

12)

En la ficha Inventario del Producto podrá visualizar y modificar las ofertas y presentaciones creadas:

13) Las ofertas y presentaciones que haya creado podrá visualizarlas en la facturación al desplegar las opciones que aparecen en la columna Precio del producto.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Clientes – Cuentas por Cobrar. a2 Herramienta Administrativa Configurable pone a disposición las opciones para controlar las cuentas por cobrar. Un oportuno control de las deudas contraídas por los clientes con la empresa es de vital importancia, su mantenimiento y visualización hará posible un proceso de cobranza transparente para el cliente. El primer paso para observar las cuentas por cobrar (C x C) en pantalla es seleccionar el cliente, haciendo clic en el icono buscar titulado "Cliente".

ubicado al lado del cuadro de texto

En la lista ubicada en la parte inferior media de la pantalla, se mostrarán todos los documentos del cliente como Facturas, Pagos, Notas de Crédito, Notas de Débito, Retenciones, etc. Para visualizar cada transacción solo debe hacer doble clic sobre ella. Todas las operaciones elaboradas en ventas que produzcan un saldo deudor, pasan automáticamente al estado de cuenta del cliente, siempre y cuando estos posean crédito en la empresa. A partir de este momento el manejo de cliente se realiza a través del módulo de C x C. Políticas de Cuentas por Cobrar. Se hace necesario conocer cada una de las políticas que afectan al módulo de cuentas por cobrar, en consenso con la alta gerencia deben definirse los permisos que se desean conceder al encargado del manejo de las cuentas por cobrar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Opciones del Botón Derecho del Mouse en Cuentas por Cobrar (Página Principal). Ver detalle. Permite visualizar información adicional documento que esté seleccionado.

asociada

al

Reimprimir. Permite imprimir nuevamente el documento. Requiere que esté habilitada la política 22 de cuentas para cobrar “Permitir al usuario reimpresión de documentos”. Modificar. Presenta la ventana para modificar la fecha de vencimiento, colocar el número de control, agregar una clasificación o incluir un detalle a la cuenta. Requiere que esté habilitada la política 25 de cuentas para cobrar “Autorizado para modificar transacciones”. Adelantos. Permite visualizar los pagos adelantados que ha realizado el cliente, muestra el monto original y saldo a la fecha de cada pago adelantado. Si existen adelantos con saldo disponible podrá aplicarlos sobre alguna cuenta o cuentas. Apartados. Muestra el listado de apartados realizados por el cliente. Al hacer clic derecho sobre alguno de los apartados aparecerán las opciones reimprimir y modificar. Notas de crédito pendientes por devolución. Permite visualizar las notas de crédito que posee el cliente, muestra su monto original y saldo a la fecha, las cuales podrán ser aplicadas para disminuir las cuentas por cobrar del cliente. Cambiar color Inverso del Fondo del grid. A través de esta opción podrá resaltar las líneas de fondo del grid del módulo de cuentas por cobrar y pagar. Filtrar operaciones. Permite mostrar u ocultar los documentos que cumplan los criterios que usted seleccione.

Pagos o Abonos. Por medio de esta opción se aplican cancelaciones ó pagos a documentos pendientes por cobrar. Estos pueden estar vencidos o no, los documentos vencidos aparecen resaltados en color rojo. La transacción de pago permite pagar de forma total o parcial los documentos generados a crédito. Esto documentos pueden ser: Facturas, Giros y Notas de Débito, los cuales deben estar previamente procesados en la aplicación. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 1, de cuentas por cobrar “Usuario con Autorización para generar pagos”. Al seleccionar la opción pagos aparecerá una ventana con el listado de documentos con saldo deudor. 1.- Para aplicar un abono, haga doble clic sobre el monto del documento y escriba el monto a cancelar. 2.- Si desea pagar el saldo total del documento, haga doble clic en el cuadro de verificación ubicado del lado izquierdo de la pantalla.

Haciendo clic con el botón derecho del ratón sobre el listado de documentos, aparece un menú contextual con las opciones: Botón Derecho del Mouse desde la opción Pagos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Marcar Todas. Solo facturas, Notas de débito o Giros. Además permite hacer selecciones de solo documentos vencidos ó simplemente todos los documentos. Desmarcar Todas las transacciones. Anular intereses de mora a todos los documentos. Anular descuentos pronto pago a todos los documentos. En la ventana se muestra como ejemplo la selección los giros pendientes del cliente

Otra forma de hacer los abonos escribiendo en el cuadro “Monto del Pago” la totalidad de lo que el cliente desea abonar y el sistema se encargará de distribuirlo entre los diferentes documentos que estén pendientes hasta completar la cantidad especificada, como se muestra en las ventanas siguientes.

Una vez especificados los documentos a los cuales se le abonará una cantidad o serán pagados por completo se debe hacer clic en el botón “Totalizar”, aparecerá la siguiente ventana. Si el pago si el pago se registrará directamente al banco se debe especificar el número de depósito bancario en el cuadro “#Deposito Bancario”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Seguidamente aparecerá otra ventana donde se debe completar la información pertinente a la transacción como Fecha deposito, Detalle del movimiento, el concepto o la cuenta contra la que se cruzará la operación y por ultimo clic en el botón “Totalizar”.

Aparecerá una ventana donde se pide confirmar el procesamiento de la operación.

Una vez totalizada la transacción será registrada en el banco como se muestra en la siguiente ventana.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Notas de Crédito. Las notas de crédito son documentos multifuncionales pero con la única misión de disminuir el saldo deudor del cliente con la empresa, este tipo de comportamiento puede desprenderse de descuentos pronto pago, descuentos especiales, entre otros. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 2, de cuentas por cobrar “Autorización para generar Notas de Crédito”. Nota: No es permitido mezclar documentos base (Factura, Nota de débito y Giros) con notas de crédito de monedas distintas Al hacer clic en el botón Opciones y seleccionar el comando Nota de Crédito tendrá dos opciones Aplicar Nota de Crédito. Permite crear y aplicar la nota de crédito para disminuir el saldo de alguna(s) factura(s). Nota de Crédito Pendiente. Permite crear la nota de crédito en estatus pendiente, de manera que quede disponible para aplicarla más adelante en la disminución de saldo de alguna factura.

Aplicar Nota de Crédito. Paso a Paso. En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones y seleccione Aplicar Nota de Crédito. Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el tipo de moneda a utilizar. Hay dos formas de elaborar una nota de crédito, la primera es colocar un monto total en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos. La segunda forma es haciendo doble clic en cada monto de pago de documento e introduciendo la cantidad. En caso de aplicar algún tipo de retención, marque con un clic el cuadro de verificación del documento y luego haga clic sobre la opción de menú de Retención. Para procesar la Nota de Crédito haga clic en el botón Totalizar. En la pantalla de totalización se muestra un resumen de la operación además de las opciones: Afecta libro de Venta. Cuando se procesan documentos que no corresponden al período actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas. Afectas Ventas del Mes. Active esta opción si desea considerar la nota de crédito como parte del proceso de ventas, al considerarla se desvirtúa el proceso de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario. Afecta Comisiones. Al estar activo se calculan las comisiones para el vendedor.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Nota de Crédito Pendiente. Crear una Nota de Crédito sin aplicarla a ningún documento. Paso a Paso En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones y seleccione Nota de Crédito Pendiente. Si el cliente maneja multimoneda debe seleccionar el tipo de moneda a utilizar. Escriba el número de control de la nota de crédito, indique el monto y establezca el valor del impuesto a través del botón “Ajustar impuesto”. Para procesar la Nota de Crédito haga clic en el botón Totalizar. Cuando desee aplicar la Nota de Crédito creada podrá hacerlo a través de la opción “Aplicar Documentos Pendientes”.

Aplicar Documentos Pendientes. Esta opción le permite aplicar las Notas de Crédito que han sido generadas al momento de las devoluciones, y las Notas de Crédito creadas con la opción “Nota de Crédito Pendiente” Paso a Paso: En la ventana de cuentas por cobrar, haga clic en Opciones y seleccione Aplicar Documentos Pendientes, allí se mostrará. Aparece el monto de las Notas de Crédito Pendientes y las Notas de Crédito generadas por devoluciones, en el cuadro de texto "Monto del Pago", así la aplicación realiza la distribución del mismo entre los documentos, o puede hacer doble clic en el cuadro de verificación de los documentos que desee abonar con las notas de crédito pendientes. Para procesar la transacción, clic en el botón Totalizar y confirme que desea ejecutar la acción. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 7, de cuentas por cobrar “Autorización para aplicar devoluciones pendientes”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Facturas. Desde la ventana de cuentas por cobrar podrá emitir facturas de venta con consecutivo de factura válido y que no afectan inventario. Una de las aplicaciones más comunes de este documento es para llevar las deudas pendientes ya pasadas por contabilidad. La opción de elaborar facturas al cliente se utiliza para ingresar las cuentas por cobrar que han sido procesadas por el departamento de contabilidad y se requiere su actualización en el área administrativa. Para hacer esto se deben llenar los datos requeridos y desmarcar el cuadro de verificación de Afectar Libro de Venta. Otro aplicación de este documento es para hacer facturas que no afecten los movimientos de inventario, lo cual genera una cuenta por cobrar que no lo afecta, pero si su contabilización.

Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 3, de cuentas por cobrar “Autorización para incluir facturas”.

Notas de Débito. El valor de este documento aumenta el saldo del cliente, lo cual puede ser usado para procesar cheques devueltos, cargos por gestión administrativa, intereses de mora y cualquier tipo de cargo al cliente que genere deuda con la empresa. La aplicación de este documento a los clientes puede tener variadas causas, desde el punto de vista administrativo cualquier cargo al saldo deudor, puede considerarse como una nota de débito. Partiendo desde simples intereses de mora hasta diferenciales cambiarios, ese tipo de transacción puede generar comisiones a vendedores. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 5, de cuentas por cobrar “Autorización para generar Notas de Débito”. El procedimiento para crear las Notas de Débito es sencillo, se introduce la fecha del documento y la cantidad de días para su vencimiento, luego se selecciona la moneda (de ser extranjera se introduce el factor cambiario), posteriormente se especifica el monto conjuntamente con los impuestos que aplican.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Detalle. El concepto o detalle del documento debe ser muy explícito y no debe ser ambiguo, luego se clasifica y selecciona el vendedor con su respectiva comisión. Las opciones siguientes son. Afecta libro de Venta. Cuando se está procesando documentos viejos que no corresponden al periodo actual y además ya han sido contabilizados, se desmarca este cuadro de verificación para así no tener una inconsistencia en los libros de ventas. Afectas Ventas del mes. Si se considera como parte del proceso de ventas o no, al considerarla se desvirtúa el proceso de ventas natural de la organización, ya que no hay procesos de manejo de inventario. Afecta Comisiones. Al estar activa esta opción, se calculan las comisiones para el vendedor. Cheque Devuelto. Marca la nota de crédito como producto de un cheque devuelto, para poder informar al departamento de facturación del comportamiento del cliente.

Elaborar Notas de Débito por Cheque Devuelto. • • • • •

En la ventana principal de cuentas por cobrar, seleccione el cliente. En el menú Opciones elija Nota de débito. Complete los datos requeridos para crear la nota de débito (número de control, monto, impuesto) y active la casilla cheque devuelto. En la casilla denominada detalle escriba información para documental la nota de débito que está realizando. Haga clic en el botón Totalizar.

Recibo de la nota de débito.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Giros. Se utilizan para fraccionar la deuda del cliente en varias partes, para ser canceladas con una periodicidad que puede ir de desde días hasta años según sea el caso. En la aplicación, el concepto de giro se basa en adjudicar cuotas fijas de pago al cliente, las cuales tendrán fechas de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 4, de cuentas por cobrar “Autorización para elaborar giros”.

Para elaborar Giros. Paso a Paso En la ventana principal de cuentas por cobrar, seleccione el cliente. En el menú Opciones elija Giro. 1.- Monto: Escriba la cantidad por la que se elaborarán los giros. 2.- Periodos: Especifique el número de cuotas que para la cancelación del monto esta será la base para definir la cantidad de Giros. 3.- Fecha: Indica la fecha en la que se está elaborando la transacción. Si se desea que esta fecha pueda ser modificada debe dirigirse a las políticas de usuario y activar la política # 26 de Cuentas X Cobrar que dice “Permitir modificar la fecha en las operaciones���. 4.- Frecuencia: indique como serán medidos los periodos de pago, pueden ser: Días, Mensual, Bimensual, Trimestral, Semestral y Anual. Si se selecciona “días” se abrirá el pequeño cuadro que se encuentra a la derecha del cuadro de frecuencia para indicar el número de días. 5.- La fecha del primer vencimiento, 6.- Indique el vendedor 7.- Si lo desea podrá establecer una clasificación para el documento. 8.- Edición de la descripción 9.- Si no desea imprimir los giros, desactive la casilla “Imprimir Giros”. Por último haga clic en el botón Totalizar.

Las especificaciones de Numero, Vencimiento, Descripción y Monto pueden ser modificados haciendo clic directamente en el elemento que se desea cambiar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Giro impreso. Los giros impresos por el sistema se verán cómo se muestra a continuación.

Pagos adelantados. Se utilizan cuando los clientes entregan dinero por adelantado por concepto de apartado, anticipo u otra razón distinta a la factura. Esta opción permite incluir el pago adelantado que será aplicado más adelante en facturas o pagos de cuentas por cobrar. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 6, de cuentas por cobrar “Autorización para incluir pagos adelantados”. Para realizar un pago adelantado en la ventana principal de cuentas por cobrar. • Paso a Paso • Seleccione el cliente. • En el menú Opciones elija Pago adelantados. • Coloque o Elija una clasificación. • Puede agregar un detalle. • En la columna Tipo, indique la forma de pago: Efectivo, cheque, tarjeta débito, tarjeta crédito y Transferencia. • En la columna Detalle puede agregar una información adicional para el documento. • Pulse Aceptar para finalizar la operación. • Si el pago no es en efectivo se abrirán las opciones de bancos en las que debe registrar los datos del depósito.

Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el modulo de Pagos de las cuentas por cobrar aplicar los adelantos existentes a cualesquiera de los documentos pendientes.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Al estar registrado el Pago Adelantado en Cuentas por Cobrar puede desde el Módulo de Facturación (Ventas) al momento de totalizar la factura y seleccionar la forma de pago se pueden aplicar dichos pagos adelantados (Requiere que esté activada la política avanzada de facturas # 19 “Permitir al momento de cancelar el documento la aplicación de pagos adelantados”)

Anular última operación. Esta es una opción que permite reversar la última operación realizada, Pagos, Notas de crédito, Facturas, Notas de debito, Giros y Pagos Adelantados. Seleccione la opción Anular última operación. El sistema identifica la última operación realizada y seguidamente nos muestra una ventana indicando la información específica de la anulación. En el ejemplo que se muestra en la ventana especifica que se está anulando un Adelanto aplicado al documento 00000104 por un monto de 250,00.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Al hacer clic en el botón “Si” se imprimirá el siguiente documento.

Concluido el proceso aparece la siguiente ventana.

La anulación se registrará en el grid de cuentas por cobrar como muestra la siguiente ventana.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Retenciones. Son montos que por disposiciones legales las empresas Recolectoras de Impuesto, aplican sobre las facturas, las cuales restan al total del monto de la misma. Todas las retenciones son relacionadas al final del año fiscal para así poder usarlas como documentos gravables en la declaración fiscal del Impuesto sobre la Renta. Para visualizar las retenciones ordinarias de un cliente: En la ventana de cuentas por cobrar, seleccione el cliente. Haga clic en el botón Retenciones, y seleccione la opción Ordinarias. Si desea reimprimir, modificar o anular la retención pulse el botón derecho sobre la ventana de retenciones ordinarias y elija la opción requerida.

Para establecer el porcentaje de retención ordinaria de un cliente, seleccione el archivo de Clientes y en la ficha Datos Crédito coloque el porcentaje de retención.

Para visualizar las retenciones IVA contribuyentes especiales: En la ventana de cuentas por cobrar, seleccione el cliente. Haga clic en el botón Retenciones, y seleccione la opción IVA contribuyentes especiales. Está opción solo estará disponible para los clientes que se les haya habilitado esta característica en la ficha Clientes.

Ficha Clientes, Opción Contribuyente Especial

Si desea reimprimir, modificar o anular la retención pulse el botón derecho sobre la ventana de retenciones contribuyentes especiales y elija la opción requerida.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Las retenciones de contribuyentes especiales son generadas por el sistema al presionar el botón forma de pago de la pantalla de totalización de facturas, siempre que esté desactivada la opción “Aplicar las retenciones de IVA al momento del cobro”, ubicada en la ficha Ventas y Clientes de la ventana Títulos y Correlativos, si está activada ésta opción las retenciones se calcularían en la ventana de cuentas por cobrar.

Títulos y Correlativos – Ficha ventas y Clientes - Configuración de las Retenciones

Ordenar. Dentro de las opciones de Cuentas por Cobrar se encuentra el menú Ordenar que permitirá elegir el orden de presentación del listado de cuentas por cobrar del cliente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Reportes. El menú Reportes le permitirá imprimir estados de cuentas por cobrar del cliente, análisis de vencimientos y relación de cobros

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Intereses de Mora Clientes. A través de esta opción podrán generar las notas de débito por concepto de intereses de mora. Primero se establece el porcentaje de interés mensual a aplicar y la fecha tope para realizar los cálculos. Al pulsar el botón Iniciar el sistema calculará los días de mora a razón de la cantidad de días que han transcurrido desde la fecha de vencimiento del documento hasta esta fecha. Si desea imprimir las notas de crédito generadas por los intereses de mora, active el cuadro de verificación ubicado a la derecha de Fecha Final.

Luego de hacer clic en el botón de Iniciar, podrá ver en pantalla el cálculo de intereses de mora, el cual podrá ser incrementado o disminuido según las políticas que el usuario tenga activadas.

Pulse el botón Totalizar, para proceder a la aplicación de notas de débito por concepto de intereses de mora, luego confirme su acción.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Mรณdulo a2 Administrativo - Versiรณn 4.2 El botรณn Preliminar le permitirรก visualizar el reporte que incluye todos los intereses de mora seleccionados.

Una vez realizado el procesamiento de los intereses de mora se reflejaran en el grid de la cuentas por cobrar del cliente como se muestra en la siguiente ventana.

Pรกg. 272

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Clientes – Guías de Despacho. A partir de la versión 2.95 de a2 Herramienta Administrativa Configurable se incorpora al sistema la opción guías de despacho. Una guía de despacho es un documento mercantil que acredita la entrega de un pedido. Tiene dos objetivos diferentes: Para el comprador. Comparar con el pedido, a efectos de controlar si es la mercancía solicitada y, fundamentalmente, para controlar la posterior facturación. Para el vendedor. Al recibir el duplicado de la guía debidamente firmada por el comprador, tiene una constancia de haber entregado la mercancía que el comprador recibió conforme y, en base a la guía, confeccionar la Factura. Se extiende, como mínimo, por duplicado; aunque es práctica generalizada hacerlo por triplicado para que al transportista también le quede una constancia de la operación realizada. No se registra en los libros de contabilidad, dado a que generalmente las guías se emiten sin valores. Paso a paso. • • • • •

En la ventana de Guías de despacho, pulse el botón Incluir y especifique la fecha de las facturas que desea incluir en la guía de despacho. Pulse el botón Siguiente y seleccione las facturas a incluir. Pulse Preliminar para visualizar la transacción. Pulse el botón Dirección si desea modificar la dirección de despacho. Para finalizar pulse el botón Grabar y se imprimirá la correspondiente guía de despacho.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 La guía de despacho también podrá ser visualizada antes de su grabación si hace clic en el botón “Preliminar”

Consultar Guía de Despacho. Si requiere Consultar alguna de las guías para su verificación se debe hacer clic en el botón Consultar. Luego se debe seleccionar el estatus de las guías que desea consultar los cuales se indican a continuación:

Tránsito: Son las guías de despacho creadas que no han sido procesadas para incluir el resultado del despacho. Procesada: Son las guías de despacho en la que ha sido completada tanto la información del envío como la de recepción. Anulada: Guía de despacho que han sido anuladas por el usuario.

Una vez seleccionado el status se hace clic en el botón Detalle Y aparecerá una ventana que muestra las facturas que conforman la Guía de despacho. Si se requiere ver el contenido de cada documento, selecciónelo de la lista que aparece en la ventana y luego haga clic en el botón Detalle.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Para visualizar el movimiento de las entregas de la guía se debe hacer clic en el botón Entregas.

Aparecerá la siguiente ventana, donde se muestra como se encuentra el seguimiento de la guía. Puede filtrarse la información por Número de Documento. Y la visualización de la información puede hacerse desde la opción “Tipo de Vista de dos formas Por número de Guía y Por Producto. En el ejemplo de la ventana solo se observo las características de Envio más no los de recepción pues esta guía no ha sido procesada.

Una vez que se ha despachado la mercancía el encargado de realizar las entregas debe especificar las condiciones en las que se realizaron las entregas. Con esta información se debe entonces procesar la Guía de Despacho. Para esto se hace clic en el botón Procesar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Aparecerá la lista de Guías de Despacho disponibles para procesar, seleccione la que corresponda.

Indique la información correspondiente: Fecha y Hora de entrega, el nombre y cargo de la persona que recibió la mercancía. Detalle: le permitirá indicar alguna situación especial en la entrega como el estado de la mercancía, entre otros.

Una vez indicada la información se hace clic en el botón Aceptar para confirmar la información ingresada. Se pedirá la confirmación de la transacción e indicará que el proceso ha concluido con éxito.

Una vez procesada la Guía de Despacho puede ser consultada y mostrará toda la información relacionada con el envío y recepción de los artículos.

Pág. 276

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Mรณdulo a2 Administrativo - Versiรณn 4.2

Anular. La guia tambien puede ser anulada en caso de que por alguna razรณn particular el despacho no serรก realizado.

Pรกg. 277

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Clientes - Planificación de Cobranza. Conjunto de actividades que realiza una empresa para la recuperación del crédito otorgado, para la adquisición de productos o servicios que fueron proporcionados a sus clientes. Paso a Paso: • Para crear la planilla de planificación de cobranzas pulse el botón Incluir. • Indique la fecha de Vencimiento de los documentos que quiere se incluyan en la planilla. • Luego pulse el botón Siguiente. • Marque los Documentos que desea incluir en la planilla de Cobranzas. • Haga clic en el botón denominado Siguiente y confirme la grabación de la planilla. • Inmediatamente se mostrará el cuadro para impresión de la planilla.

de

Esta planilla puede ser entregada al cobrador de la empresa, como referencia para que incluya información los clientes que debe visitar, luego podrá ser procesada para indicar los pagos recibidos.

Al confirmar la grabación de la Planilla de Cobranza aparecerá la ventana donde se debe especificar la impresión de la misma. Esta será visualizada como se muestra en ventana que se muestra en la página siguiente.

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Procesar una Planilla de Cobranza. Una vez que el cobrador realiza la labor de cobranza, deberá procesar dichos pagos. Para ello se deben seguir los siguientes pasos. • Para procesar la planilla, pulse el botón Procesar ubicado en la ventana principal de Planificación de Cobranzas. • Seleccione la planilla que desea procesar, esta opción se enlaza con la ventana de Pagos o Abonos de Cuentas x Cobrar, permitiendo reflejar el pago de las facturas del cliente seleccionado, reduciendo así el saldo pendiente del mismo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 En esta ventana se reflejan los pagos o abonos realizados según la información contenida en la planilla impresa. De esta forma los mismos quedan ya registrados en las cuentas por cobrar de cada cliente.

Reimprimir Planilla de planificación de cobranza. Después que se han procesado los pagos del cliente puede reimprimirse la planilla donde solo aparecerán los documentos pendientes para su respectivo procedimiento de cobranza. Se hace clic en el botón “Reimprimir” aparecera la lista de la planillas de cobranza existentes. Se seleccionan las que se desean reimprimir y se hace clic en el botón “Aceptar”. Se realiza la operación de impresión desde el cuadro “Imprimir”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Proveedores – Cuentas por Pagar. Las Cuentas por pagar son generadas por las diversas compras realizadas a los proveedores las cuales pasan a situación de crédito, sea por convenios o simplemente la forma de pago habitual con el ente que suministra el bien.

Emisión de Órdenes de Pago. A través de esta opción la cancelación de las cuentas x pagar puede ser gestionada desde Cuentas por Pagar, para su posterior pago desde el módulo de Bancos. Con solo activar la política en la sección de bancos de permitir la elaboración de órdenes de pago, el sistema activa una opción en cuentas x pagar para el uso de las mismas. Políticas Avanzadas de Bancos.

Para emitir la orden de pago se debe hacer clic en el menú Opciones y al desplegarse el mismo seleccionar la opción Emisión de Órdenes de Pago.

Realizada esta operación aparecerá la siguiente ventana donde se muestran los documentos pendientes por pago, se debe seleccionar los que formarán parte de la orden de pago haciendo doble clic en el cuadro a la izquierda de la transacción. Recuerde especificar si lo requieren Retenciones, Descuentos o Intereses.

Una vez realizado este paso se debe hacer clic en el botón Totalizar. En esta ventana se debe especificar los conceptos (si no se encuentra conectado a la Contabilidad) o las Cuentas del Plan de cuentas (si se encuentra conectado con la contabilidad) que intervienen en la cancelación de los documentos.

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Posterior a este paso aparecerá una ventana donde debe especificarse la Fecha de Pago, la descripción de la orden de pago, quien lo elaboro y quien lo aprobo, por ultimo haga clic en el botón Aceptar.

Entonces será impresoro el siguiente formato.

Los documentos que formen parte de una orden de pago se identificaran por un pequeño candado ubicado a la izquierda del documento como se muestra en la siguiente ventana.

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Si se hace clic sobre un documento identificado con la imagen del candado aparecerá el siguiente mensaje.

Las órdenes de pago una vez emitidas serán consideradas de pago en tránsito que podrán ser observadas desde el menú Orden Pago como muestra la siguiente ventana.

Desde esta ventana al hacer clic con el botón derecho del mouse podrá realizar las siguientes operaciones, Anular la orden de pago, modificar el Detalle del documento o Reimprimir la orden de pago.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Pagos. Esta opción permite cancelar de manera total o parcial las compras generadas a crédito.

Notas de Débito. Aplicar Nota de Débito. Permite crear y aplicar la nota de débito directamente a una compra.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Nota de Débito Pendiente. Permite crear la nota de débito en estatus pendiente, de manera que quede disponible para aplicarla más adelante.

Aplicar Documentos Pendientes. Esta opción le permite aplicar las Notas de débito que han sido generadas al momento de las devoluciones, y las Notas de débito creadas con la opción “Nota de débito Pendiente”

Facturas. Desde la ventana de cuentas por pagar podrá emitir facturas de compra de productos que no sean parte del inventario, y que afecten o no al libro de compras. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 3, de cuentas por pagar “Autorización para incluir facturas”.

Notas de Crédito Permite el registro de de Notas de crédito que podrán ser aplicadas posteriormente a los documentos pendientes del Proveedor.

Giros. Se utilizan para adjudicar cuotas fijas de pago a proveedores, las cuales tendrán fecha de vencimiento distribuidas en el tiempo a razón de la frecuencia establecida en la configuración. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 4, de cuentas por pagar “Autorización para elaborar giros”.

Pagos adelantados. Se utilizan cuando es necesario realizar pagos a proveedores por concepto de apartado, anticipo u otra razón distinta a la facturación de bienes o servicios del proveedor hacia la empresa. Esta opción permite incluir el pago adelantado que será aplicado más adelante en facturas o pagos de cuentas por pagar. Para que esta opción esté disponible en el menú, el usuario debe tener activada la Política # 6, de cuentas por pagar “Autorización para incluir pagos adelantados”.

Anular última operación. Esta es una opción que permite reversar la última operación realizada, Pagos, Notas de crédito, Facturas, Notas de debito, Giros y Pagos Adelantados.

Retenciones. Retenciones Ordinarias: Posibilidad de visualizar las retenciones ordinarias que el proveedor ha realizado en las facturas de compra. Retenciones Especiales: Posibilidad de visualizar las retenciones especiales que el proveedor ha realizado en las facturas de compra.

Reportes. El menú Reportes le permitirá imprimir estados de cuentas por pagar al proveedor, análisis de vencimientos y relación de cobros.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Proveedores – Retenciones de I.V.A.: Esta opción permite visualizar las retenciones de I.V.A. hechas por compras o cuentas por pagar y generar archivos según las características establecidas por el SENIAT. Para que esta opción esté disponible debe activarse en el momento de la instalación o posteriormente desde la ventana de Títulos y Correlativos la opción de contribuyente especial y adicionalmente la forma de asignación del Correlativo y el momento de la deducción.

Luego de activadas las opciones que correspondan para la aplicación de la retención y ejecutar la opción de Retención de IVA en las cuentas por Pagar aparecerá la ventana que se muestra a continuación donde podra realizar varias operaciones entre las que se encuentra Preliminar para visualizar como quedará el comprobante de impuestos antes de imprimirlo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Manejo de Seriales. Según la configuración de las políticas de ventas del usuario, se pueden realizar transacciones que involucren movimientos de inventario de artículos que utilicen seriales sin ingresar estos, con la finalidad de agilizar los procesos y centralizar el manejo de seriales en un departamento o persona para ejecutar esta opción que permite introducirlos posteriormente.

El procedimiento es muy sencillo, primero seleccione el tipo de documento y luego busque el número de documento a modificar, hecho esto se muestra en pantalla todos los rubros contemplados en la operación, en donde se ubica el artículo a asignarle los seriales.

Paso a Paso Seleccione el tipo de documento a procesar. Haga clic en el botón Buscar para listar los documentos y seleccionar el que se va a trabajar. En la lista de artículos del documento haga doble clic sobre el producto a asignar seriales. Si el serial es nuevo puede escribirlo y pulsar el botón Incluir. También podrá cargar seriales que estén almacenados en archivos de texto (.txt) a través de la opción Cargar. Para asignar un serial existente, arrastre el serial de la lista del panel izquierdo al derecho. Repita este paso como tantos productos necesite seriar. Luego haga clic en Salir. Para terminar el proceso haga clic en Totalizar. Política Básica # 9. “La transacción maneja seriales”, si está activada, el botón seriales se mostrará en la ventana de la transacción permitiendo asignar los seriales durante la transacción, si no está activada esta política, el botón seriales no aparece en la ventana de la transacción, por lo tanto no se podrá asignar seriales en la transacción. Política Básica # 10. “Obligar la entrada de seriales al momento de la transacción”, si está activada, obligará al usuario a asignar los seriales de cada ítem antes de incluir otro ítem o totalizar (requiere activar la política 9), si no está activada esta política, el usuario podrá realizar transacciones con ítems que manejen seriales y no será necesario especificar los seriales para procesar la transacción. Política Básica # 11. “Incluir seriales nuevos al momento de la transacción”, si está activada, permitirá ingresar seriales nuevos de ítems desde cualquier transacción que afecte inventario (requiere activar la política 9), si no está activada esta política, el usuario podrá asignar seriales existentes más no podrá incluir seriales nuevos en la transacción.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Comprobantes Contables. Un comprobante contable es el documento que permite enviar hacia la contabilidad los movimientos generados en el módulo administrativo. La consolidación Administrativa Contable es un concepto moldeable al estilo de trabajo del departamento contable o el contador, de manera que no es un patrón fijo, por el contrario el usuario establece como va a estar constituido el comprobante contable. La opción Configurar Comprobantes Contables se encuentra en el módulo a2 sistema menú Utilidades del sistema. Para configurar comprobantes contables es imprescindible que la herramienta a2 contabilidad esté instalada. Se requiere que en el módulo Sistema opción Datos Empresa esté especificado el directorio donde está instalada la contabilidad. También es necesario que para cada usuario del módulo administrativo esté indicado el directorio de datos de la contabilidad y esté seleccionada la empresa consolidadora (Empresa existente en contabilidad que recibirá los movimientos generados en el módulo administrativo). Preliminar. El botón Preliminar permite elaborar automáticamente los comprobantes que serán enviados a la herramienta a2 Contabilidad, aparecerá una ventana que indica que el proceso ha concluido y que se debe revisar los comprobantes antes de proceder a su contabilización.

Al hacer clic en el botón Aceptar se mostrará la información referente a los distintos comprobantes configurados en el sistema. En el ejemplo se muestran las ventas del periodo que se está procesando.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Detalle. Si se desea visualizar los movimientos ocurridos en los diferentes comprobantes seleccione el que desee visualizar y haga clic en el botón Detalle.

Contabilizar. Una vez que se ha chequeado que no existen descuadres en las cuentas se procede a Contabilizar los comprobantes. Para ello se hace clic en el botón Contabilizar. Una vez realizado el proceso aparecerá una ventana donde indica que el proceso ha concluido, solo resta realizar la importación del comprobante desde el a2Contabilidad y realizar su correspondiente procesamiento.

Una vez procesado en la ventana de procesamiento aparecerá la fecha de realización de la contabilización seguido del nombre del comprobante procesado en nuestro ejemplo se muestra, 31/05/2010.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Manejo de Caja Chica. Ya podemos manejar múltiples cajas chicas de tal forma que aquellas empresas que quieran controlar las salidas de efectivo pueden utilizar esta novedosa herramienta. Es decir que pueden crearse cajas chicas por departamentos (Administración, Ventas, etc.) por sucursales, entre otras. Al mismo tiempo la versatilidad de la misma permite incorporar en el libro de compras aquellas facturas que se pagan por caja y tienen crédito fiscal.

Para manejar múltiples cajas debemos en primer lugar crearlas y luego asignar el usuario que tendrá acceso a la misma. La potestad para crear y asignar le corresponde solamente al Usuario Máster. Crear Cajas Chicas. Para crear nuevas cajas se debe ingresar al sistema con el usuario Máster. • Activar el menú Transacciones – Manejo de Caja Chica – Opciones - Crear nueva caja. • Descripción: Indicar el nombre de la Caja Chica. • Asignación de Usuarios: Indicar los usuarios que podrán manejar la Caja Chica. • Clic en Aceptar para completar la creación de la caja chica. Nota: una caja chica puede ser asignada a varios usuarios. No se puede asignar un usuario a varias cajas chicas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Asignar Caja Chica. Esta opción permite de ser necesario varios usuarios a una misma caja chica Para asignar usuarios a una caja chica existente se debe ingresar al sistema con el usuario Máster. • • • •

Activar el menú Transacciones – Manejo de Caja Chica – Opciones – Asignar caja. Descripción: Indicar el nombre de la Caja Chica. Asignación de Usuarios: Indicar los usuarios que podrán manejar la Caja Chica. Clic en Aceptar para completar la creación de la caja chica.

Operaciones de Caja Chica Para efectuar una operación en el módulo de caja chica, debe activar en el menú transacciones la opción Manejo de Caja Chica, luego presionar el botón denominado Incluir. Nota: A medida que incluyen las operaciones el sistema les va asignando un número de Documento de manera automática. Tipo de Operación – Entrada. Al presionar el botón Incluir se habilita el renglón para seleccionar el tipo de operación que desea efectuar en el manejo de caja. Coloque la descripción de la transacción e indique el monto efectivo en BsF. o Bs., monto en cheques, monto en tarjetas de débito y monto en tarjetas de crédito. La aplicación permite visualizar el total de los montos ingresados. Una vez ingresada la información pulse el botón Grabar para almacenar los datos de la operación. Tipo Operación – Salida. Para efectuar una operación de caja general debemos oprimir el botón denominado incluir, al hacerlo seleccione como tipo de operación la denominada SALIDA. Observe que se activa una casilla de verificación la cual debe tildar si desea afectar el libro de compras. Escriba los campos solicitados para la operación y finalice pulsando el botón Grabar. Tipo Operación – Depósito a Banco. Esta operación disminuye el saldo que existe en la caja, ya que se refiere al retiro de dinero de la caja chica para ser depositado en el banco. Proceda nuevamente a pulsar el botón Incluir, y especifique el Tipo de Operación: Depósito a Banco. Incluya la información solicitada. Para poder realizar este tipo de operación debe existir algún Banco creado en la aplicación y los conceptos y cuentas contables deben estar indicados. En caso de error verifique en la ficha de Mantenimiento Bancos que la información este ingresada correctamente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Tipo Operación – Cambio de Cheque. El modulo de caja chica presenta la opción de cambiar el efectivo existente en caja chica por cheques de empleados de la empresa. Queda bajo el criterio de la empresa la utilización o no de esta operación. Para realizar este tipo de operación pulse el botón Incluir, y especifique el Tipo de Operación: Cambio de Cheques, documente suficientemente la operación indicando quién autoriza la operación. Incluya información concerniente a número del cheque, banco y monto en Bolívares o Bolívares Fuertes. Luego pulse grabar para incluir la operación dentro del listado de movimientos de caja. En las operaciones de Entrada podrá especificar el desglose de dinero clasificado en: Bolívares fuertes, Bolívares, monto en cheques, monto en tarjetas de débito y monto en tarjetas de crédito. Reporte de movimientos de caja. Podrá visualizar e imprimir el listado de movimientos de caja chica accediendo a la opción Reporte de Movimiento ubicada en el menú opciones presente en la ventana manejo de caja chica.

Las opciones disponibles son las siguientes: Descripción. Indicar el número de Documento que desea visualizar. Fecha Desde – Fecha Hasta. Permite indicar un rango de fechas para mostrar las transacciones en el reporte Estación. Seleccionar de la lista de estaciones cual quiere mostrar en el reporte. Tipo Transacción. Seleccionar de la lista cual es el tipo de operación que se requiere mostrar en el reporte.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Incluir detalle de los Depósitos a Banco y cambios de cheque. Si se activa esta opción permite ver desglosadas las transacciones de Cambio de Cheque y Depósitos a Banco como muestra la siguiente imagen.

Cerrar caja. El cierre de caja permite llevar a archivo histórico todos los movimientos realizados en caja, para poder hacer el cierre de caja debe asegurarse de no dejar operaciones pendientes dentro de la caja, es decir el saldo disponible en caja debe ser cero. Proceda a hacer el cierre de caja si desea enviar a histórico las operaciones realizadas. Para ello, en el menú opciones seleccione Cerrar caja.

Nota: Si el saldo no es cero al momento de ejecutar la opción de cierre de caja mostrará el siguiente mensaje.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Consultar Histórico de caja. La consulta de históricos está disponible si se han hecho cierres de caja, ésta permite visualizar los movimientos de caja de fechas anteriores. Seleccione el comando Consultar histórico ubicado en el menú opciones de la ventana manejo de caja chica, luego elija el cierre que desee consultar y pulse el botón Aceptar. Podrá visualizar las operaciones de caja e imprimir el reporte de movimiento del histórico de caja. Si desea ver el detalle de una operación, seleccione la operación y haga clic en el botón Detalle. Si selecciona un depósito a banco podrá ver un detalle adicional de movimientos realizados. Desactivar Histórico: Desactive la consulta de histórico a través del comando ubicado en el menú opciones o al cerrar la ventana manejo de caja chica.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Mensajería de Texto. a2sms es una plataforma de comunicación que permite mantener contacto con sus clientes proveedores, vendedores, personal y otros de forma efectiva y a menor costo que los métodos tradicionales a través del sistema de mensajería de texto disponible en todas las aplicaciones a2. El sistema de mensaje de texto (sms) de a2sms, le permite realizar comunicados rápidos, trivias, concursos, sucesos de descuento o promoción y oferta o simplemente mantener informado a cualquier destinatario de su elección, a cualquier teléfono celular en Venezuela sin importar la operadora a la que pertenezca. Usualmente estos mensajes comprenden notificación de cobro, de asistencia, de ofertas, de nuevos productos, recordatorios de citas, avisos de eventos especiales, envió de mensajes de aniversarios o cumpleaños de los clientes o empleados. Cuáles son las ventajas ? Costos: reducción de los costos de comunicación, publicidad y mercadeo simplificando la mecánica de la acción que se desea emprender. No existe comparación en cuanto a efectividad y ahorro se refiere ya que comparándolo con los métodos tradicionales de publicidad y mercadeo o comunicación los mismos costos son irrisorios. Tiempo: la disminución del tiempo de envió de los mensajes se convierte en una comunicación directa con el o los destinatarios escogidos, garantizando la rapidez de la entrega de los mismos. Efectividad: El mensaje es leído por el o los destinatarios de manera efectiva, prácticamente lo lee de forma obligatoria por lo que el objetivo de llegar al cliente final se cumple con exactitud. No es necesario esperar por un proceso de diseño o contratación de servicios especiales. Solo debe escogerse el texto que se desea enviar y listo! su mensaje llegara a quien elija. SMS en a2 Herramienta Administrativa Configurable Para acceder al envío de mensajes de texto debemos ir al menú “Transacciones” y Seleccionar la opción “Mensajería de Texto” Aparecerá la siguiente ventana, donde se muestran las siguientes opciones. Tipo de mensaje. Se debe seleccionar cual de las modalidades de mensajes va a ser utilizada. Estas son: Mensaje Libre, Configurar nuevo tipo de mensaje y Bandeja de mensajes pendientes. Mensaje libre. Con esta opción se puede escribir un mensaje particular que puede ser enviado a los clientes, proveedores, vendedores, clientes eventuales y también a cualquier persona utilizando la sección otros destinos. Configurar nuevo tipo de mensaje. Desde aquí se puede escribir los diferentes mensajes de los que se desea disponer en distintas situaciones como por ejemplo: Notificar Cobranza, ofertas, descuentos, entre otros. Bandeja de mensajes pendientes. En esta opción se puede visualizar los mensajes que se hayan enviado desde las fichas correspondientes a: Clientes, Proveedores, vendedores y cobradores (Esta opción fue explicada en el menú de Mantenimiento descrito anteriormente). Descripción. Titulo que llevara el mensaje cuando se esté utilizando la configuración de nuevo tipo de mensaje. Texto del mensaje. Contenido del mensaje que se desea enviar. Permite el ingreso de 120 caracteres incluyendo espacios en blanco. Enviar a. Los diferentes destinatarios a los que se desean hacer llegar el mensaje. Clientes, Proveedores, Vendedores (Cobradores), Clientes Eventuales y Libre. Teléfonos de Destino. Seleccionar los diferentes números de teléfonos (que pueda tener un destinatario) a los que se enviará el mensaje.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Otros destinos. Otros números a los que se deseen hacer llegar un mensaje y que no están registrados en nuestro sistema. Status Conexión. Indica si se encuentra conectado al servicio o no. Nota: Cuando en “Enviar a” se selecciona Clientes, proveedores o vendedores se tendrá a disposición el botón “Filtrar” como muestra la siguiente ventana.

Filtrar Al hacer Clic en el botón “Filtrar” aparecerá la siguiente ventana. Donde se encuentran una serie de opciones que permite extraer información según los parámetros que se especifiquen. Desde – Hasta. Permite indicar un rango de elementos que depende del tipo de destino. Si se selecciono como destino Cliente, será rango de cliente. Si por el contrario se selecciono Proveedores el rango será de proveedores. Status Si se desea seleccionar elementos Activos, Inactivos o todos. Vendedor, Cobrador o Zona. Especificar Vendedor, Cobrador o Zona especifica. Incluir análisis de saldos para filtrar el mensaje. Transacciones. En función de las transacciones indicadas Factura, Cheques devueltos, Notas de debito y Giros. Tipo de cuentas Especificar si se desea manejar Cuentas vencidas, Cuentas por vencer o Todas las cuentas. Se puede indicar cantidad de días vencidos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Mensaje Libre 1.- Seleccione Tipo de mensaje: Mensaje libre 2.- Escriba el contenido del mensaje en el cuadro “Texto del Mensaje” 3.- Indique a quien se le va a enviar el mensaje: Clientes, Proveedores, Vendedores (Cobradores), Clientes eventuales. En la ventana siguiente se muestra seleccionado “Libre”. 4.- Por ser libre la sección de Teléfonos de destino no se activa, el número de destino debe colocarse en la sección Otros Destinos 5.- Hacer Clic en el botón “Enviar”.

Configurar nuevo tipo de mensaje. 1.- En la opción “Tipo de Mensaje” seleccione “Configurar nuevo tipo de mensaje” 2.- En este caso el cuadro de “Descripción” se hace disponible para colocar el titulo del mensaje. En el ejemplo que se muestra en la ventana se titula “Ofertas por Aniversario”. 3.- Escriba a continuación el texto del mensaje. En el ejemplo que se muestra en la ventana “Visítenos y vea todas nuestras Ofertas por Aniversario. Lo esperamos”. Este mensaje será enviado a los clientes a los números de celulares 1 y 2. 4.- Haga clic en el botón Grabar para guardar el mensaje que quedará disponible para su posterior utilización.

Si se desea enviar el mensaje que se acaba de diseñar se abre la lista de Tipo de mensaje y se selecciona de ella el mensaje titulado “Ofertas por Aniversario”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Administrativo - Versi贸n 4.2 Preliminar. Permite observar el mensaje antes de ser enviado.

Enviar. Realiza el env铆o del mensaje.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Bandeja de mensajes Pendientes. Este tipo de mensaje permite visualizar los mensajes que se hayan creado y enviado desde las fichas de Clientes, proveedores o Vendedores (Cobradores). Todo esto para definir cuáles serán los mensajes que se enviarán.

Enviar. Realiza el envío de los mensajes marcados para ser enviados. Preliminar. Permite observar los mensajes antes de ser enviados. Borrar. Permite eliminar los mensajes que se hayan seleccionado. Atrás. Retrocede en un paso la operación regresando a la ventana anterior a la actual.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Menú Ventas – Facturas. Son documentos que reflejan la acción de venta de un servicio o artículo de la empresa que emite la misma. En otras palabras, cuando se elabora una factura se transfiere ese bien de la empresa al cliente lo cual trae como consecuencia inmediata una descarga del inventario por concepto de facturación, además si la transacción no fue cancelada de contado se genera la cuenta por cobrar al cliente. Para realizar Facturas (Ventas). Paso a Paso

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Seleccione el depósito a utilizar como principal. Seleccione un cliente de la lista, haga clic en el botón a la derecha del cuadro de texto. Seleccione la moneda a utilizar (si maneja multimoneda). Seleccione el tipo de precio. Ingrese los productos en el grid central. Para finalizar el proceso presione el botón Totalizar.

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Una vez seleccionados los artículos que conformarán la factura se hace clic en el botó “Totalizar”. Aparecerá entonces la ventana de Totalización de la factura, donde se puede especificar según sea el caso, descuentos, fletes, clasificación entre otros. Para indicar como se desglosará el pago de la factura se debe hacer clic en el botón “Forma de Pago”, las cuales pueden ser, Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, Tarjeta de debito y por Retención de Impuestos. Especificado esto se hace clic en el botón Aceptar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Por último nuevamente clic en el botón Aceptar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Barra de botones superior en Ventas.

Inventario. Permite visualizar el listado de productos de la empresa y tener disponible toda la información de los mismos desde el botón de detalles. Reimpresión. Permite la reimpresión de documentos específicos elaborados en el sistema. Asociado. Permite la selección de productos utilizando el Código Único Asociado que se haya definido para el articulo. Clientes. La posibilidad de ingresar nuevos clientes desde el módulo de ventas Seriales. En la ventana de seriales en línea se debe seleccionar los que están asociados con los artículos que se encuentran en el proceso de venta Depósitos. Permite cambiar en cada línea del documento el depósito de donde será tomada la mercancía. Detalle Item. Utilizado para incorporar al documento cualquier comentario anexo al artículo los cuales no están configurados en la descripción del mismo Descuento. Los descuentos por ítem son muy útiles cuando se requiere dar un precio menor al estipulado a uno o varios productos en particular dentro del documento en elaboración. Vendedores. Permite indicar un vendedor particular para uno o varios de los artículos que conforman la factura. Plantillas. A través de esta opción se puede crear una lista de productos que puede ser cargada automáticamente y completa desde el modulo de ventas. Ventas. Permite visualizar un Resumen de las ventas desde el Menú de ventas. Esta opción es activable o no desde las políticas avanzadas de venta. Cargos. Permite la inclusión de los cargos automáticos desde el módulo de facturación tradicional, de esta manera podemos crear las facturas con los cargos que se hayan generado desde la última fecha de pago

Barra de botones inferior en Ventas.

En la barra de botones de Ventas tenemos 7 botones con las siguientes funciones de izquierda a derecha: Detalle. Muestra información relacionada con el artículo resaltado en el Grid de Ventas. Puede consultar todo lo referente a Costos y Precios, Existencias, Sustitutos, Ofertas y Presentaciones, Seriales, Proveedores, Operaciones, Estadísticas y Proyecciones, Código Único Asociado y Histórico. Insertar. Se utiliza para insertar otro ítem en el documento, inmediatamente anterior al seleccionado. Borrar. Elimina la línea activa o marcada del grid.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Cargar. Muestra listado de documentos Pendientes del mismo tipo. a2 administrativo está capacitado para guardar y cargar las operaciones, cuando se carga, en estas ventanas se muestra una lista de documentos los cuales pueden ser filtrados por tipo de documento y estatus de los mismos. Esta opción permite importar los datos de un presupuesto para convertirlo en factura.

Estatus de los Documentos. Procesados. El estatus de procesados se logra al totalizar Facturas, Apartados y Devoluciones, también al cargar cualquier operación en tránsito y convertirla en factura. Pendientes. Son todos los documentos guardados. Tránsito. Se llaman en tránsito a aquellas transacciones que realizan una venta pero no han sido facturadas, por ejemplo una nota de entrega o pedido totalizado, presupuestos y apartados. Guardar. Almacena en disco el documento activo con estatus de Pendiente. Totalizar. Muestra ventana de totalización del documento. Cancelar. A todos los módulos de transacciones de inventario le fue incluido el botón de cancelar. Con esto lo que se busca es poder borrar todos los productos de una transacción activa sin tener que ir borrando uno a uno. Salir. Costos. Permite ajustar los precios de los artículos al momento de elaborar las transacciones tomando en cuenta los Costos o el monto total de la operación. Este botón se activa o desactiva mediante una política avanzada que se encuentra asociada las transacciones de ventas, Factura, Apartados, Presupuestos, Notas de Entrega, Pedidos y Devoluciones.

Como Configurar la Ventana de Totalización. La ventana de totalización permite colocar información para procesar la transacción de compras o ventas. Las opciones: Configurar Ventana de Totalización, Asociar Teclas y Asignar Detalles solo puede configurarlas el usuario Master. Para cambiar la ventana de totalización haga clic derecho en el logo de a2 y seleccione Configurar Ventana, se mostrará la ventana de totalización en modo edición, los cuadros de textos en gris oscuro indican que el campo está invisible.

Podrá hacer clic derecho sobre cualquiera de los campos y elegir las opciones: Incluir, Ocultar, No Modificable y Restablecer valores defecto. Para ocultar o mostrar ciertos campos, haga clic derecho sobre el cuadro de texto y seleccionar la opción Ocultar o Incluir según sea el caso. La opción No Modificable es utilizada por el administrador de la aplicación para restringirle al usuario la modificación del campo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 La opción Restablecer valores por defecto, presentará la ventana Totalizar con los campos que trae predefinidos por la aplicación.

Forma de Pago (Trabajando con Caja). Al hacer clic en el botón “Forma de Pago” se despliega una ventana donde se puede desglosar la forma de pago del cliente al momento de cancelar el documento de venta realizado, las formas de pago disponibles son: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito, Tarjetas de Débito y Retenciones de Impuestos. EL monto total de la operación se muestra en la parte superior izquierda, el cual puede ser distribuido entre las formas de pago antes mencionadas. Además si el cliente posee pagos adelantados se permite la aplicación del mismo de forma total o parcial al monto a cancelar. Si el cliente desea pagar solo una parte del monto total y el resto acreditarlo a su cuenta simplemente ingrese la cantidad en la forma de pago correcta y el resto será el saldo de la operación. Nota: Para calcular un porcentaje del monto a cancelar solo escriba la cantidad acompañada del signo de %. Para terminar la descripción del pago presione el botón Aceptar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Impresora fiscal Desde la opción de Facturas del menú de Ventas se puede configurar la impresora fiscal conectada en nuestro sistema para que pueda ser utilizada desde este módulo en particular (para poder realizar las labores de configuración se debe tener acceso al sistema con el usuario Master).

Seleccione la opción Impresora fiscal Se desplegará un menú donde se encuentra disponible la opción Configuración y las opciones corte x y Corte z se encuentran desactivadas y solo estarán disponibles una vez que se realice la configuración de la impresora fiscal deseada. La opción Configuración desplegará un menú con otras opciones, inicialmente se debe seleccionar la opción Datos del Equipo.

Aparece la siguiente Ventana donde las opciones disponibles son:

Grupo 1 Modelo de impresora. Permite seleccionar el modelo de impresora disponible para a2 Herramienta Administrativa Configurable como muestra la ventana siguiente entre las impresoras disponibles se encuentran • Epson TM-U200 (1 impuesto) • Epson TM-U200 (3 impuesto) • Bematech MP-20 • BMC • Samsung / Aclas / Oki • Bematech MP-2100 (Termica) • Epson PF-200 • Epson PF-300 • VMax • Hasar Modelo SMH/PT-100FVE

Serial del equipo. A manera informativa indicar el serial de la impresora. Próximo Comprobante Fiscal. Indique el próximo número correlativo o consecutivo del comprobante fiscal.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Próximo Reporte Z. Escriba e el próximo número correlativo o consecutivo que va a tener el próximo reporte Z. Caracteres X Línea. Cantidad de caracteres soportado por Líneas.

Grupo 2 Puerto. Seleccione el puerto por donde se encuentra conectada la impresora al equipo.

Grupo 3 Posee gaveta de dinero conectada a la impresora. Posibilidad de conectar al puerto serial de la impresora la Gaveta de Dinero o Drawer Cash. Activar la impresión estándar al ejecutar un preliminar. Al tildar esta opción permite enviar el preliminar a la impresora estándar del sistema y no a la impresora fiscal. Activar la impresión estándar en la reimpresión de los documentos principales. Al tildar esta opción permite enviar los documentos a reimprimir a la impresora estándar del sistema y no a la impresora fiscal. Incluir código del producto en la factura. Inicialmente solo se imprime la descripción del producto pero si además se requiere el código del artículo debe tildarse esta opción. Incluir descripción detallada de los ítems. Cuando se utiliza impresora fiscal no se tiene la posibilidad de configurar el formato del ticket, el formato esta predefinido internamente en la impresora y no se tiene posibilidad de modificarlo, esta opción permite utilizar la descripción detallada que se encuentra en la ficha del artículo.

Incluir será en el ticket. Si se requiere que aparezcan los seriales de los artículos en la factura debe tildarse esta opción. Activar cierre directo de ticket fiscal (BMC-Samsung): Es una impresora de 80 Columnas: Indique si el modelo seleccionado es una impresora de 80 Columnas.

Grupo 4 Elaborar corte – X sin clave de autorización. Tilde está opción si los usuarios podrán efectuar el corte x sin necesidad de autorización. Elaborar corte – Z sin clave de autorización. Tilde está opción si los usuarios podrán efectuar el corte z sin necesidad de autorización. Una vez realizada la configuración de la impresora seleccionada se activaran el resto de las opciones de los menús disponibles.

Consultas. Permite consultar información filtrando por rango de fechas y seleccionando el tipo de consulta que se requiera como se muestra en la siguiente ventana.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Establecer Encabezados y pie de páginas. Permite agregar encabezado y pie de para ser impreso en el documento.

Status de la impresora. Información general del estado actual de la impresora. Como Puerto de conexión, Fecha Actual, Memoria Fiscal, Memoria de Operación y Serial de la impresora.

Cambio de fecha. Permite realizar cambio de Fecha y de Hora en la impresora.

Resumen de Ventas Posibilidad de tener de forma rápida resúmenes de operaciones de Ventas que pueden ser parametrizados según las necesidades particulares de cada uno de los usuarios.

Al hacer clic en el botón de Resumen de Ventas aparecerá la siguiente ventana donde inicialmente se muestra la información de la fecha actual. Fecha Desde – Fecha Hasta. Permite seleccionar el rango de fechas para las que requiera visualizar la información. Mostrar por. Posibilidad de especificar diferentes parámetros para visualización de información por ejemplo, Consolidado, año, mes, entre otros como se observan en la ventana. Recalcular. Cuando se cambian los valores del rango de fechas o Mostrar por, se debe hacer clic en el botón “Recalcular para actualizar la información correspondiente. Histórico. Permite tener acceso a la información de periodos anteriores. Al hacer clic en el botón Histórico aparecerá una ventana con la lista de los periodos anteriores existentes, se marca el que se desea observar y se hace clic en el botón Salir que se encuentra en la parte inferior de la ventana.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Esto nos lleva a la ventana principal donde se debe hacer clic en el botón Recalcular para actualizar la información correspondiente.

Graficar. Permite elaborar un grafico con los datos actuales en la ventana. Al hacer clic en el botón Graficar aparecerá la siguiente ventana. Desde esta ventana se especifica la operación que se desea graficar y valore como la Escala para el Grafico y el acumulado que puede ser por Año, mes o Semana. Especificados estos valores se hace clic en el botón Graficar para visualizar el mismo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Cargos Automáticos. Permite la inclusión de los cargos automáticos desde el módulo de facturación tradicional, de esta manera podemos crear las facturas con los cargos que se hayan generado desde la última fecha de pago.

Al hacer clic en el botón de Cargos automáticos aparecerá la siguiente ventana. En esta se muestran todas las facturaciones pendientes por los cargos automáticos se debe entonces seleccionar aquellos cargos que serán cancelados tomando en cuenta, que debe realizarse desde los más antiguos hacia los más nuevos no pueden seleccionarse los más recientes ni aleatoriamente. Detalle. Si desea ver el contenido del documento se debe hacer clic en el botón Detalle. Una visualizada la información puede regresar a la ventana anterior haciendo clic en el botón Atrás. Al regresar se hace clic en el botón Aceptar y la información correspondiente será colocada en el grid de facturación para su correspondiente totalización.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Apartados. Son aquellos documentos que involucran una transacción comercial entre la empresa y su cliente donde se genera una deuda o saldo por cobrar y no hay salida de inventario de forma inmediata. Según las normas establecidas por la organización se puede hacer entrega de la mercancía al momento de cancelar el 80%(Ejemplo) del saldo y dejar pendiente la factura para ser procesada al momento de su cancelación total. En el modulo de Apartados, se pueden realizar abonos al momento de la transacción. Esto permite realizar pagos al apartado sin generar una factura hasta que termine de pagar el monto del apartado o puede devolverse el dinero al cliente. A diferencia de la facturación a crédito, en la cual el cliente se lleva la mercancía y la paga en cuotas. En apartados, no se factura la mercancía, ésta queda en la empresa, el cliente paga en varias partes hasta cancelarla totalmente y poder llevarse la mercancía; en este momento es cuando se realiza la factura. Es una modalidad muy utilizada en tiendas de ropa.

En las políticas avanzadas de apartados puede establecerse el valor de la Mínima Inicial Permitida para realizar el apartado.

Abonos En la ventana de Apartados, aparecerá el botón Abonos que permite buscar algún apartado creado para realizarle un abono y así disminuir la cuenta.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Nota: Cuando el cliente desee cancelar el total de la mercancía, a través del botón Cargar presente en la ventana de facturación podrá seleccionar el apartado para facturarlo.

En la ventana de Cuentas por Cobrar podrá seleccionar el cliente y elegir el menú Pendientes – apartados, para visualizar todos los abonos que ha realizado el cliente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Administrativo - Versi贸n 4.2

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Facturas en lote. El hecho de facturar en masa solo se puede lograr, para aquellos clientes que posean cargos automáticos configurados. Esta opción de a2, permite realizar todas aquellas facturas, procedentes de cargos automáticos de clientes. Los cargos automáticos se utilizan normalmente para facturación de servicios donde el cliente está subscrito. No quiere decir que no pueda existir otro tipo de aplicación, todo dependerá del tipo de negocio y del integrador que implante a2. Solo puede facturarse productos que utilicen costo promedio, no es permitido artículos con tipo de costo en matrices o lotes. Cargos automáticos fijos. Estos cargos pueden ser de productos o servicios y se asignan directamente a la ficha del cliente, mediante el botón cargos automáticos. Cargos eventuales. Estos cargos se asignan sólo para la transacción que se está totalizando, de forma que no queda almacenada en la ficha del cliente. Se realizan a través del botón Avanzados de la ventana de facturas en lote. En la facturación en lote, el sistema verifica si existen convenios de precios y descuentos para el cliente y los aplica al asignar el precio del cargo automático. Botón Avanzado. Permite incluir y modificar cargos eventuales que se aplicarán en la facturación en lote. Botón Preliminar. Permite visualizar el preliminar de facturación en lotes, con esta opción usted podrá realizar procesos como visualizar, modificar, eliminar y comparar transacciones del preliminar de facturación para luego concluir el proceso con la totalización, solo es permitido un preliminar a la vez.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Devoluciones. Las devoluciones en los procesos de ventas son muy útiles, ya que en una sola operación se ingresa en el inventario las unidades procesadas y se elabora la nota de crédito en el estado de cuenta del cliente.

Paso a Paso: • • • •

En el menú Ventas seleccione Devoluciones. Haga clic en el botón Cargar para buscar la factura de la que desea hacer devolución. Puede eliminar productos o modificar la cantidad de productos que desea devolver. Proceda a totalizar.

Nota de crédito automática: Si la transacción se genera a crédito el sistema podrá emitir la nota de crédito automática y quedará reflejada en el estado de cuenta del cliente. Se requiere activar la política avanzada de devoluciones # 19 “Generar automáticamente la nota de crédito para las devoluciones”:

Si quiere restringir el uso de las devoluciones puede activar la Política Avanzada # 30 “Activar clave para poder totalizar operación”, de forma que el usuario podrá crear la devolución pero para totalizarla será necesario incluir la clave del supervisor.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Presupuestos. Un buen sinónimo es Cotización, conceptualmente hablando es un documento donde se expresa una oferta de un servicio o bien de parte de la empresa a un cliente. La emisión de presupuestos es parte del día a día del tipo de negocios donde su target son empresas y no consumidor final, aunque existen sus excepciones. Este documento es la constancia legal de una oferta de la empresa, por lo cual se debe tener mucho cuidado en su elaboración. El paso inmediato al presupuesto es recibir una orden de compra, confirmando la decisión del cliente en realizar la compra por el precio fijado en el presupuesto, de aquí nace la importancia y relevancia de la cotización.

Si activa la Política Avanzada de presupuestos # 29 “Autorizado para modificar presupuestos”, el usuario podrá cargar un presupuesto creado y modificarlo sin tener que generar otro número de presupuesto. Desde el Módulo de facturas podrá presupuestos en tránsito y facturarlos.

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cargar

los

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Nota de entregas. Documento utilizado para dar fe de la entrega o despacho de una mercancía al cliente, en ella se específica los artículos con sus respectivas cantidades a hacer entregadas. Su elaboración puede ser antes o después de la facturación, todo depende de las políticas internas de la empresa. En todo caso puede utilizarse la función de Cargar para importar la Factura, Apartado, Pedido o Presupuesto si este existe, donde este reflejado lo solicitado por el cliente. Para tener un control sobre los seriales de productos entregados puede activar las políticas asociadas a seriales: Política Básica de Notas de entrega # 9, “La Transacción maneja seriales. Política Básica de Notas de entrega # 10, “Obligar la entrada de seriales al momento de elaborar la transacción”, Política Básica de Notas de entrega #11, “Incluir seriales nuevos al momento de la transacción”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Pedidos. Un Pedido se utiliza para indicar la intención del cliente en efectuar una compra, mas no la realiza. Al elaborarse un pedido normalmente no se ejecuta la descarga de inventario de los productos (puede cambiarse este comportamiento en las políticas del sistema) por lo tanto, si al momento de la entrega de mercancía o pago del pedido, este no procede por falta de inventario o dinero según sea el caso, no altera el inventario y mucho menos las operaciones en las cuentas por cobrar del cliente.

Plantillas de Ventas. A través de las plantillas de venta podemos crear una lista de productos que puede ser cargada automáticamente desde el módulo de ventas. Esta modalidad tiene cierta similitud con los productos compuestos, sin embargo, difiere en lo siguiente: • No es un producto, de manera que no se incluye en la ficha de productos. • Se le puede establecer una vigencia de manera que puede utilizarse para crear ofertas de grupo de productos o combos. • Se le puede incluir una % de comisión fijo para todos los productos incluidos en la misma. • Los precios pueden ser automáticos de manera que al momento de seleccionar la plantilla los precios sean en función de la suma de los precios de las partes o pueden ser manuales de manera que se establezca un precio fijo para la plantilla y sus productos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 •

Al momento de cargar una plantilla desde el módulo de ventas todos los productos son cargados en el Grid de Ventas como productos individuales.

Obsérvese el botón denominado Plantillas.

De igual forma al momento de la impresión los productos son detallados en el documento de forma individual con todas sus características. En una plantilla de ventas pueden incluir productos, servicios, productos compuestos, ofertas y presentaciones e inclusive productos por lotes y tallas y colores. Crear una Plantilla de Ventas. Una vez activada la plantilla de ventas aparecerá la siguiente ventana donde comenzaremos a configurar la plantilla. Haga Clic en el botón “Incluir”.

Seguidamente completar la información que pide esta ventana. Código. Escriba el código que será asignado a la plantilla de ventas. Activo. Especifique si esta activa o no tildando esta opción. Descripción. Nombre o identificación de la plantilla. Descripción detallada. Escriba una información más detallada con respecto al contenido de la plantilla. Vigencia Desde – Vigencia hasta. Combinando estas dos opciones se puede especificar un rango de fechas donde será valedera la plantilla para las ventas. Comisión. Si las ventas realizadas con la plantilla asumieran adicionalmente alguna comisión. Precio de venta. Se utiliza para especificar la forma en la que será indicado: • Cálculo automático de precios • Ajuste Manual de Precios. Especificada toda esta información se debe hacer clic en el botón Siguiente, como muestra la ventana siguiente. Se mostrara una ventana donde se debe indicar: Seleccione. Permite indicar cuáles son los artículos que se irán agregando a la plantilla. Cantidad. Cuantos artículos serán especificados en la plantilla.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Presentación. Si el artículo tiene definidas presentaciones podrán ser seleccionadas desde esta lista desplegable. Incluir. Una vez indicada esta característica de los elementos de la plantilla se debe hacer clic en el botón Incluir. Siguiente. Finalmente una vez que se han agregado todos los artículos que conformarán la plantilla de ventas se debe hacer Clic en el botón “Siguiente” y la plantilla quedara registrada en la lista de Plantillas disponibles para las ventas.

Ajustar. Para realizar algún cambio en alguno de los precios totales de la plantilla se debe hacer clic en el botón ajustar. Aparecerá otra ventana donde se debe escribir el ajuste de precio correspondiente como se muestra en las siguientes imágenes. Se debe tener claro que el ajuste se hace sobre el total de la plantilla y el mismo será distribuido entre los diferentes artículos que la conformen.

Grabar. Especificados todos los elementos que conforman la plantilla se hace clic en el botón “Grabar”

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Eliminar. Permite eliminar un artículo de la lista que se ha creado en la parte superior de la ventana. Se debe seleccionar el artículo que se desea borrar de la lista y hacer clic en el botón eliminar.

Restablecer. Lleva los precios a sus valores originales.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Reimpresiones Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser: • • • • • •

Facturas Apartados Devoluciones Presupuestos Notas de Entrega Pedidos

Permite especificar fecha o estatus del documento que se desea reimprimir. Permite Filtrar los documentos bajo ciertas características. Tipo Transacción. Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Facturas, Apartados, Devoluciones, Presupuestos, Notas de Entrega, Pedidos. Status. Puede seleccionarse entre documentos Procesados o Pendientes. Clientes. Permite seleccionar un Cliente en particular. Desde – Hasta. Permite seleccionar un Documento o un rango de Documentos. Usuario. Permite indicar un Usuario en particular. Fecha Desde – Fecha Hasta. Posibilidad indicar un rango de fechas. Serie. Posibilidad de indicar la serie que se desea reimprimir

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Menú Compras. Compra de mercancía. Su función es la de ingresar al inventario de la empresa los productos facturados por el proveedor, igualmente la compra de servicios; además se registran las Compras a Crédito lo que genera las Cuentas por Pagar de la empresa. Es uno de los procesos administrativos más delicado ya que se tocan partes vitales en la administración como lo son: Inventario y Cuentas por Pagar (CxP). Paso a Paso 1. Seleccione el depósito a utilizar como principal. 2. Seleccione un proveedor de la lista. 3. Seleccione la moneda a utilizar. 4. Ingrese los productos en el grid central.

5. Para finalizar el proceso presione el botón de Totalizar.

Seriales. Si alguno(s) de los artículos que se están ingresando al momento de la compra hace uso de los seriales se debe hacer Clic en el botón Seriales, aparecerá una ventana donde será posible ingresar los seriales correspondientes. Nota: Este procedimiento fue explicado en la opción Inventario del menú Mantenimiento.

Recuerde tomar en cuenta las políticas correspondientes al Manejo de Seriales, estas son las políticas Básicas # 9, 10 y 11 de Compras.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Cambio de Depósito. Posibilidad de cambiar el depósito por cada ítem. Cuando la política del usuario lo permite se puede cambiar en cada línea del documento el depósito de donde será ingresada la mercancía. En esta pantalla simplemente se muestra la lista de depósitos disponibles, seleccione uno y presione el botón de Aceptar.

Política Avanzada # 1, “Permitir cambiar el depósito destino para cada ítem en particular”

Centro de Costo en compras. Si a2 contabilidad está instalado podrá asignar centros de costos a la compra de mercancía. Se requiere activar la política avanzada de compras # 21, “Activar centros de costo en la transacción”. Centro de Costo General: Se indica el centro de costo en la ventana de totalización de la compra, éste afectará a todos los ítems de la factura. Centro de Costo por Ítems: En cada ítem podrá pulsar el botón centro de costo al posicionarse en la columna cantidad del grid.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Unidades Detalladas. Detallado Si el artículo seleccionado tiene definidas presentaciones para manejarse como detallado, al momento de la compra podrá hacerla por la unidad completa o la unidad detallada. Si se ingresa el articulo sin hacer clic en el botón detallado se estará ingresando en unidad completa si se hace clic en el botón detallado se estará ingresando por unidad detallada. Unidad Completa.

Unidad Detallada.

Adicionalmente para que este botón se encuentre disponible se debe tener activada la política avanzada de Compras # 25 “Permitir Operaciones con unidades detalladas”.

Nuevo. Permite agregar nuevos artículos al momento del registro de la compra.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Detalle del Item. Permite agregar un comentario adicional a los artículos individualmente al momento del registro de la factura de compras.

Planificación de Compras. Permite al momento de elaborar cualquier documento de compras sugerir una cantidad a pedir de los productos del proveedor con el que se está trabajando, teniendo la posibilidad de poder aplicar varios criterios:

Muestra los artículos de ese proveedor con su existencia actual. Aparecen 6 columnas Código del Artículo, Descripción, Orden de Compra, Existencia, Cantidad y Costo Reposición.

Orden Compra. Cantidad de artículos que se encuentran pedidos en Órdenes de compra.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Existencia. Existencia actual de los artículos en el inventario. Cantidad. Cantidad a pedir de un determinado producto. Esta cantidad puede ser indicada según varios criterios como se explicará más adelante. Costo Reposición:

Criterios pará indicar la cantidad de Compras. Al hacer clic con el botón derecho del mouse dentro de la ventana que indica los productos y sus existencias aparece un menú donde se muestran una serie de opciones con las que se puede especificar la cantidad de los artículos que se desean comprar.

Asignar Cantidad de la Última Compra. Colocará las cantidades correspondientes a los artículos según la última compra que se haya realizado de los mismos.

Poner Cantidad a cero (0). Colocar todas las cantidades en cero.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Asignar existencia actual. Indica que la cantidad que será especificada para los artículos es la existencia actual.

Alcanzar existencia máxima. Para utilizar está opción los artículos en la lista deben tener indicada en su ficha la cantidad máxima de este articulo. El a2 Herramienta Administrativa Configurable sumara a la existencia actual tanto artículos como haga falta para llegar a la cantidad indicada como máximo.

Ver histórico del producto. Esta opción permite basados en diferentes criterios poder conocer el movimiento de los productos.

Fecha Desde – Fecha Hasta. Especificar un periodo de tiempo para realizar la búsqueda de la información. Inventario: seleccionar cual es el articulo del que se quiere chequear el histórico. Usuario Indicar un usuario. Adicionalmente se tiene el botón Operaciones el cual permite realizar un filtro para el histórico según el tipo de transacción y su respectivo Status.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Una vez especificadas todas las características para el filtrado del histórico se debe hacer Clic en el botón “Iniciar”.

El resultado será un listado que se muestra en la ventana como sigue

Finalmente este resultado puede ser impreso al hacer Clic en el botón “Imprimir” Con el Botón Preliminar el resultado será el siguiente

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Ver órdenes de compra. Si el artículo seleccionado tiene órdenes de compra pendientes

Nota: La cantidad también puede ser ingresada seleccionando el artículo que se desea modificar y presionando la tecla con el signo Mas (+) aumentar la cantidad y desea disminuir la cantidad se debe hacer Clic en el signo (-).

Por último se tiene el botón “Importar” el cual permitirá enviar los artículos que aparecen en la lista hacia el grid de la Compra donde se ingresan los artículos de la compra.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Resumen de Compras. Este botón permite obtener de forma rápida un resumen de las operaciones de compras el cual puede ser configurado según las necesidades particulares de cada usuario. Se puede configurar para mostrar la información por rango de fecha, por Consolidado, Año, Mes, Día, Promedio y Ordenado x Monto de Compras. Para tener disponible este botón debemos activar la Política Avanzada de Compras # 28 “Activar Resumen de Compras” Esta opción también nos permite generar un grafico de los datos presentados en el cuadro de resumen. Esta opción nos permite también consultar la información de periodos cerrados previamente utilizando el botón “Histórico”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Devolución en compras. Al realizar devoluciones en Compras se están haciendo dos tareas a la vez, una de Descargo de Inventario por concepto de devolución a proveedor y la Nota de Débito por el monto contemplado en el documento. Las devoluciones a Proveedor puede ser por defectos de fabrica en los productos, artículos vencidos, entre otros. Si es de contado: No genera nota de débito, solo descarga del inventario los productos. Si es a crédito: Genera una nota de débito en cuentas por pagar, requiere activar la política avanzada de compras # 14 “Emitir nota de débito al momento de la devolución en compras”.

Órdenes de compra. Las Órdenes de Compra (ODC), son documentos que una vez emitidos, establece un vínculo entre el proveedor y la empresa, ya que esta expresa y da fe de la intención de compra de algún bien o servicio del proveedor involucrado. Posibilidad de elaborar una Orden de Compra a partir de un Pedido en las transacciones de Ventas. Con esto, el pedido de un cliente se puede transformar en una ODC para posteriormente elaborar la Orden de Compra. Una vez totalizada la orden de compra adquiere el estatus “en tránsito” y podrá ser cargada en la compra de mercancía, seleccionando el botón cargar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Órdenes de servicio. Es un documento similar a la orden de compra que sólo permite hacer la solicitud de servicios, no permite ingresar productos. Una vez totalizada la orden de servicio adquiere el estatus “en tránsito” y podrá ser cargada en la compra de mercancía, seleccionando el botón cargar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Notas de Entrega Proveedores. Cuando en las relaciones comerciales con los proveedores se establecen créditos en las compras de productos, estos al momento del despacho envían con la mercancía una nota de entrega que especifica las cantidades y el monto en dinero de la compra. La Nota de Entrega emitida por el proveedor es el documento que certifica la entrega de los productos a la empresa, además es el soporte físico para realizar la carga de inventario a través de esta transacción.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Menú Compras – Reimpresiones. Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser: • • • • •

Compra de mercancía Devolución en compras Órdenes de compra Ordenes de servicio Notas de Entrega Proveedores

Permite Filtrar los documentos bajo ciertas características.

Tipo Transacción. Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Facturas, Apartados, Devoluciones, Presupuestos, Notas de Entrega, Pedidos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Status. Puede seleccionarse entre documentos Procesados o Pendientes.

Clientes. Permite seleccionar un Cliente en particular. Desde – Hasta. Permite seleccionar un Documento o un rango de Documentos. Usuario. Permite indicar un Usuario en particular. Fecha Desde – Fecha Hasta. Posibilidad indicar un rango de fechas.

Resultado de la reimpresión.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Ensamblaje de productos. Los productos ensamblados es una característica con la que cuenta el sistema a la hora de crear la estructura del inventario, que consiste en crear un producto conformado de diferentes elementos (materia prima, productos) que previamente debe estar creados, parecido a un producto compuesto, a diferencia de los productos compuestos este si maneja existencia, los productos ensamblados una vez que se cierra una orden de ensamblaje, ingresan al inventario a través un cargo de inventario con su respectivo costo promedio generado y un descargo de los productos que lo componen, que son los elementos que lo conforman. Al igual que el resto del inventario, los productos ensamblados pueden manejarse por lotes o tallas y colores, igualmente pueden manejar seriales, de manera que al momento de ingresar al inventario como productos terminados se alimentan los seriales de la transacción.

Pasos para crear un producto ensamblado. Crear un Departamento de Inventario. En el módulo de a2Admin, efectuar Clic en el Menú Mantenimiento opción Departamentos. Crear el departamento indicando su clasificación como ensamblados.

Crear el Depósito de Origen y el Depósito Tránsito.

El depósito origen. Es el depósito que dispone de los elementos inicial (Materia prima, Productos) que conforma la disponibilidad inicial que va dar origen al producto ensamblado.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 El depósito en tránsito. Es el depósito que al emitir la orden de ensamblaje, recibe del depósito origen la transferencia de los productos y la cantidad que se necesita para elaborar el producto ensamblado.

Incluir los componentes (materia Prima, elementos) que van conforman el producto que se va ensamblar. Paso a paso Ejecutar el módulo a2Admin.

Nota: Para seguimiento se debe crear el Departamento de Ferretería y posteriormente incluir los artículos que se indican más adelante. Cree el departamento como se especifica en la siguiente imagen.

Efectuar Clic en el Menú Mantenimiento y seleccione la opción Inventario. Incluir los siguientes productos con su descripción, costo y existencias respectivas

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Artículos para complementar el ejercicio. Código

Departamento

Descripción detallada

Descripción

Marca

Referencia

Unidad

TRANSF38

Ferretería

Transformador 39w General

Transformador 39w General

General

Transformador

Unid

ESTAR01

Ferretería

Estarte General

Estarte General

General

Estarte

Unid

FLUO38

Ferretería

Fluorescente 38W General

Fluorescente 38W General

General

Fluorescente

Unid

Costos y existencias de los artículos Código

20

Costo promedio 20

Costo Reposición 20

35

20

2

2

2

5

20

25

25

25

40

20

Costo Anterior

Costo Actual

TRANSF38

20

ESTAR01

2

FLUO38

25

P.V.P.

Existencia

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Incluir los productos que se van a ensamblar. Paso a paso Ejecutar el módulo a2Admin.

Efectuar Clic en el Menú Mantenimiento y seleccione la opción Inventario. Incluir el producto que se va ensamblar.

Efectuar las configuraciones iníciales. Crear las clasificaciones. La clasificación es una etiqueta predeterminada que permite identificar posteriormente con mayor facilidad las transacciones que se generan durante el proceso de ensamblaje bien sea transferencias, cargos y descargos de inventario. Paso a paso Crear las siguientes clasificaciones Ejecute el módulo de a2Sistema. Efectuar Clic sobre el botón del archivo ejecutable del módulo a2Sistema.

Seleccione el Menú Archivos y seleccione la opción Clasificación.

En la ventana de clasificación escriba las etiquetas que se desea asignar a cada clasificación.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Ejemplo. Descargos de productos x Ensamblaje, Cargo de Productos x Ensamblaje, Transferencia de productos x Ensamblaje Efectuar las configuraciones iníciales. En Títulos y Correlativos, efectué las Configuraciones iníciales indicando los depósitos de origen y tránsito que corresponden a la ubicación de los componentes durante el proceso de ensamblaje. Paso a paso. • •

Ejecutar el módulo de a2Sistema. Efectuar Clic en el menú Archivo y seleccione la opción Títulos y Correlativos.

• • • • •

Efectuar Clic en el botón Modificar Registro. Efectuar Clic en la ficha Ensamblaje. Escriba el próximo número de la orden de Ensamblaje. Seleccione el depósito de origen El depósito origen es el área donde se encuentran inicialmente los elementos que van a formar parte del producto que se desea ensamblar y estos elementos son los que van a conformar una orden de ensamblaje. Seleccionar el depósito de tránsito. El depósito de tránsito, es el área hacia donde se transfiere los artículos ya ensamblados.

• •

Clasificación para las operaciones. Seleccione la clasificación para las diferentes operaciones que se dan dentro del proceso del ensamblaje, como son la clasificación traslados, clasificación Descargos para Ensamblaje, clasificación Cargos para Ensamblaje, observe la ventana anterior.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Elaborar un formato de Impresión. El sistema por defecto incorpora unos formatos predeterminados para las transacciones de ensamblaje, estos deben ser adecuados a la exigencias de cada usuario, para esto se debe utilizar el editor de formato. Paso a paso Ejecute el módulo de a2Sistema.

Efectuar Clic en el menú Archivos. Seleccione la opción de Formatos de Impresión.

Efectuar Clic en el Nodo de Ensamblaje, luego en Emisión de Orden de Ensamblaje.

Seleccione el formato que viene prediseñado en la aplicación, llamado ENSAMBLAJE.

Seleccione el formato que desee modificar y efectué Clic en el botón Editar Formato.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Efectué Clic en el botón Editar Formato, Observe el formato y las variables disponibles, estas las puede anexar al formato, para mayor información consulte en el módulo de a2Sistema el tema relacionado al editor de formato.

Crear la plantilla de ensamble del producto. Al momento de crear la plantilla se debe indicar la cantidad de productos que se desea elaborar con los componentes (elementos, materia prima) que se incluyen en la plantilla. Los componentes o materia prima de una orden pueden ser de cualquier tipo excepto producto compuestos. Las presentaciones pueden ser las partes que conforman una orden de ensamblaje.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Paso a Paso. Ejecute el módulo a2Admin.

Efectuar Clic en el Menú Ensamblaje y Seleccione la opción Plantillas de Ensamblaje.

En la ventana Plantillas de Ensamblaje, en la parte superior de dicha ventana se encuentran las siguientes opciones: • Seleccione: Indique el producto que desea ensamblar. • Cantidad: Indicar la cantidad total que se desea ensamblar. En la parte inferior de la Ventana, seleccione los elementos (Materia prima, producto) que va componer el producto final que se desea ensamblar, indicar la cantidad que se requiere de cada uno de los elementos. En la opción presentación, se debe seleccionar la presentación que desea incluir dentro del producto ensamblado. Efectué Clic en el Botón Incluir. Efectuar Clic en el Botón Siguiente, para pasar a la ventana Plantillas de Ensamblaje – Totalizando. En la ventana Plantillas de Ensamblaje – Totalizando, indicar otros costos y Gastos adicionales. Al final se observará el total de Costos más Gastos. Escriba el detalle o Comentario que se desea. A través del Botón Preliminar, se observa el preliminar de la plantilla. Efectuar Clic en el Botón Grabar para guardar la plantilla.

Nota. Se puede crear presentaciones para que forme parte de una orden de ensamblaje.

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Nota. Al momento de grabar la plantilla pueden indicarse los porcentajes adicional correspondientes al porcentaje de gasto u otros costos que se desea incluir como parte del costo del producto ensamblado.

Creación de Ordenes de ensamblaje. Al crear una orden de ensamblaje, se genera una transferencia de los componentes que conforman el producto ensamblado hacia el depósito de tránsito (Ej. Depósito Ensamblaje) y genera una orden de ensamblaje en tránsito con su respectivo documento de salida.

Nota: Al tratar de emitir una orden sin efectuar una configuración inicial de los depósitos, tanto el depósito origen como el depósito de tránsito, el sistema emite un mensaje de advertencia. Observe la siguiente ventana.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Paso a paso A. Efectuar Clic en el menú Ensamblaje. B. Seleccione la opción Emitir Orden.

C. Seleccione, se debe seleccionar el producto que se desea ensamblar, previamente creado en la ventana plantillas de ensamblaje. D. Cantidad, debe indicar la cantidad de productos que se desea ensamblar. Efectué Clic al Botón Siguiente, para dar paso a la ventana Emitir Orden – Totalizar, Otros datos adicionales pueden ser incluidos al momento de totalizar la orden de ensamblaje: Fecha de Entrega se debe indicar la fecha estimada de entrega, Se debe seleccionar la orden de Compra, Responsable, Autorizado, Propósito, Clasificación y el Detalle o Comentario.

Nota. Al momento de generar la orden, los componentes pueden ser modificados o reemplazados por otros, así como sus cantidades pulsando las teclas del símbolo + para incrementar la cantidad y la tecla del símbolo para disminuir la cantidad, con su consecuente modificación del costo promedio del producto final. Cuando se selecciona un producto y la cantidad excede de la cantidad disponible en el inventario o su existencia es cero, este producto aparece en la ventana Emitir Orden con el texto color rojo. Cuando se anexa un producto diferente a los que se encuentran en la plantilla la relación con esta se pierde.

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Al efectuar Clic en el Botón Preliminar, muestra un preliminar de la orden ensamblaje.

Botón Grabar, permite confirmar su selección de procesar la transacción de emitir orden.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Administrativo - Versi贸n 4.2 Ejemplo de una orden de Ensamblaje.

Nota: Si alguno de los componentes de la orden maneja seriales los mismos pueden indicarse al momento de elaborar la misma o al momento de cerrar la orden.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Consultar Órdenes. Aquellas órdenes cuyo status se encuentren en tránsito, pueden ser consultadas con todos sus detalles, las mismas pueden ser reimpresas al mismo tiempo. Paso a paso Efectuar Clic en el Menú Ensamblaje. Seleccionar la opción Consultar Orden.

En la ventana Consultar Orden, se debe seleccionar la orden y efectuar Clic en el botón Siguiente. En el ejemplo de la imagen aparece solo una Orden pero recuerde que aparecerá la lista de todas las órdenes elaboradas para su consulta.

El botón Reimprimir permite imprimir de nuevo el documento (Orden de producción), Solo se debe seleccionar con un Clic aquella orden que se requiera imprimir. Al efectuar Clic el botón siguiente, pasa a la ventana Consulta Orden, donde se observa los componentes (Materia Prima) con sus cantidades y precio del producto que se desea ensamblar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Al efectuar el botón siguiente, pasa a la venta Consultar Orden – Totalizador, observe la siguiente ventana.

Cierre de Orden. Una vez que el producto este procesado la orden puede ser cerrada para descargar el inventario de forma definitiva e ingresar el producto ensamblado al inventario, incrementando así el inventario. Paso a paso Efectuar Clic en el Menú Ensamblaje. Seleccionar la opción Cerrar Orden

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 En la ventana Cerrar Orden, se selecciona la orden y se efectúa Clic en el botón siguiente

Nota. Cualquier ajuste o reemplazo de los componentes puede ser realizado al momento de cerrar la orden.

En esta ventana se puede cambiar los componentes de la orden, puede ser incluyendo elementos o eliminando. l efectuar Clic en el botón Siguiente en la ventana anterior pasan a la ventana Cerrar orden totalizando. El costo unitario final será el producto de los costos de componentes que se hayan utilizado durante su proceso de ensamblado + los otros costos asociados.

Transacciones que se generan al momento de cerrar la orden de ensamblado. Son Dos (2) transacciones se generan al momento de cerrar una orden:

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Un (1) descargo de inventario que corresponde a todos los componentes que se utilizaron en el producto ensamblado. Un (1) cargo de inventario que corresponde al producto ensamblado. Al efectuar Clic en el botón Siguiente de la próxima ventana, se totaliza la transacción.

Anular Orden de Producción. Se debe entrar a la opción de Cerrar orden allí aparece la lista ordenes existentes para anular alguna de ellas debe en primer lugar seleccionarla y luego hacer Clic en el botón Anular.

Nota. Las órdenes pueden ser anuladas al momento de su cierre. Cuando esto ocurre se genera nuevamente una transferencia de las partes hacia su depósito de origen.

Nota. Una orden de ensamblaje puede tener un costo mayor o menor al momento del cierre ya sea por reemplazo en las partes o por variación en las cantidades. Es a través del reporte de "Ordenes de Ensamblaje" que podemos analizar estas variaciones.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Informes disponibles. En la aplicación existen los informes de Plantillas de Ensamblaje, Órdenes de Ensamblaje, Consumo del Periodo.

Informe Plantillas de Ensamblaje. Este informe permite observar las plantillas de Ensamblaje previamente creadas. Paso a paso. Efectuar Clic en el Menú Informe. Seleccione la opción Ensamblaje. Seleccione Plantillas de Ensamblaje.

En la ventana Plantillas de Ensamblaje, seleccione las opciones que desea, en este ejemplo se seleccionó el departamento, incluir referencia, incluir productos sin componentes.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Al efectuar Clic en el Botón Preliminar de la ventana anterior, muestra así un preliminar de dicha solicitud. Observe que en el preliminar muestra dos plantillas con sus respectivos elementos (Productos).

Al hacer Clic sobre el Botón Impresora aparecerá la ventana para seleccionar la impresora por donde se desea imprimir el reporte de Plantillas de Ensamblaje.

Al hacer Clic sobre el Botón Exportar aparecerá la ventana para seleccionar el formato (ASCII, Documento Word, Excel, HTML, a2 Visor y Texto-Solo Datos) hacia donde se requiere enviar el reporte de Plantillas de Ensamblaje.

Informe Órdenes de Ensamblaje. Efectuar Clic en el Menú Informes. Seleccione la opción Ensamblaje y posteriormente Órdenes de Ensamblaje.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 En la Ventana órdenes de Ensamblaje, seleccione las opciones que se requiera, en este ejemplo se selecciono el departamento de ensamblaje, Incluir Ordenes en Tránsito, Ordenes Procesadas, Ordenes Anuladas y detallar Componentes, al finalizar con el proceso de selección efectuar Clic en el Botón Preliminar..

Observe la orden de ensamblaje en su modalidad de preliminar.

Informe Consumos del Período. Efectuar Clic en el Menú Informes. Seleccione la opción Ensamblaje y posteriormente consumos del período.

Seleccione el rango de fecha que se desea consultar, el orden que desea del reporte y demás opciones y efectué Clic en el Botón Preliminar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Observe el informe del consumo del período.

Menú Bancos – Transacciones. Los controles bancarios por parte de la empresa permiten detectar fallas de las instituciones bancarias y propias, además, cuando se realizan todas las operaciones de forma correcta y oportuna se obtienen saldos reales de las cuentas actualizadas mucho antes que el propio banco. En las transacciones Básicas y Transferencias entre cuentas, se desglosa el ingreso o egreso según sea el caso en Conceptos. Se recomienda configurar los conceptos igual o lo más parecido posible, a las cuentas contables asignadas a bancos, así su contabilización podrá hacerse de manera transparente y rápida. Nuevo. Permite la elaboración de las transacciones básicas del Banco como son:

• • • • •

Elaboración de Cheques: haga clic en el botón Nuevo, luego en Cheques. Notas de Débito: haga clic en el botón Nuevo, luego en Notas de Débito. Depósitos: haga clic en el botón Nuevo, luego en Depósitos. Notas de Crédito: haga clic en botón Nuevo, luego Notas de Crédito. Transferencia de Fondos.

Elaboración de Cheques.

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Notas de Debito.

Elaboración de Depósitos Bancarios. El mecanismo de depósitos bancarios de a2 tiene dos vertientes, la primera para realizar depósitos bancarios no relacionados con las Ventas y la segunda de Ventas Diarias y la Cobranza. Depósito bancario no relacionado con la venta. Hacer clic en el botón Nuevo y seleccionar la opción Depósitos.

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Aparece la ventana que se muestra a la derecha, donde se indica las cantidades a depositar y su respectivo tipo (Efectivo, cheque, Tarjeta de Débito y Tarjeta de crédito) además de indicar el Banco, Fecha de liberación y el detalle correspondiente para número de cheque, de tarjeta de crédito o tarjeta de debito.

El botón “Resumen” muestra la siguiente ventana. Donde se puede observar todas las características de la transacción.

Luego de indicar la información inicial se debe especificar el Detalle del movimiento, las cuentas que intervienen en la transacción y por ultimo hacer Clic en el botón de Totalizar.

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Realizar Depósitos No Relacionados con las Ventas. Paso a Paso • • •

• • •

Seleccione el botón Nueva y elija Depósitos. Ingrese el número de Depósito y presione ENTER, luego la fecha a realizar la operación. Ingrese el monto, luego selecciona el tipo de forma de pago (Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito o Débito) haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presione la tecla ALT+ Flecha Abajo. En los casos distintos a efectivo seleccione el nombre o descripción de la entidad emisora, ingrese la fecha de liberación y las observaciones. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Para eliminar un rubro mueva el cursor con las flechas arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Seleccione o escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. Se abrirá una ventana en la que puede colocar un detalle o información adicional para la operación. Introduzca el o los conceptos de tipo Crédito, que sumen la cantidad total del Depósito. Para abrir una nueva línea presione la tecla de Flecha Abajo. o y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. Haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.

Eliminar líneas del comprobante. Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Depósitos de Ventas Diarias o Cobranzas del día: Esta opción permite realizar el balance de las ventas y las cobranzas de forma automática, desglosando las ventas en las formas de pago: Efectivo, Cheque, Tarjeta de Crédito y Tarjetas de Débito. En las tres últimas formas de pago se diferencian para cada tipo de tarjeta de crédito o débito y por entidades bancarias. • •

Documento: Indique el número del depósito realizado. Fecha deposito: Ingrese la fecha del día que se realizo el corte de ventas, haga clic en el botón a la derecha del cuadro para mostrar el calendario.

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Luego haga clic en el botón Ventas.

Indique fecha de Venta: Ingrese la fecha en la que se realizo la venta que se está registrando.

Una vez indicada la fecha de ventas oprimimos el Botón Iniciar:

Aparecerán entonces todas las transacciones de ventas realizadas en la fecha indicada desglosadas según su forma de pago (Efectivo, Cheque, etc.) En este paso tenemos la posibilidad de indicar las operaciones que deseamos depositar en el banco con el cual nos encontramos trabajando. Para hacerlo nos posicionamos en la primera columna a la izquierda representada por una X, haciendo doble clic en ella desmarcamos la transacciones, al hacerlo estas no serán procesadas para este depósito, quedando pendientes las restantes, con la posibilidad de efectuar otro depósito pero en otro banco distinto.

Una vez seleccionadas las transacciones que se requieren agregar al depósito. Se efectúa clic en el botón Procesar.

Resumen: El botón resumen le permite visualizar todos los montos que forman parte de la transacción como lo mostramos anteriormente.

Detalle Movimiento: El sistema coloca un detalle por defecto el cual puede ser complementado pos el usuario.

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Indique los conceptos o cuentas correspondientes

Por último haga clic en Totalizar.

En el grid se puede observar una vez totalizada la transacción el Depósito por ventas o por Cobranza según sea el caso.

Por último se imprime un reporte que se puede observar en una figura más adelante en estas páginas. Depósito de Cobranza del día: Este procedimiento es igual que los Depósitos de Ventas Diarias, como se puede observar en la figura la disponibilidad de esta capacidad la diferencia estriba en la utilización del botón Cobranzas.

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En la siguiente figura se puede observar las dos (2) transacciones Depósito de Ventas y Depósito de cobranza.

Cuando se totalizan las transacciones de depósito de Ventas o deposito de Cobranza se imprime el siguiente formato.

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Notas de Crédito Se refiere a las operaciones a nuestro favor como serían los intereses por cuentas entre otros, emitidas por el banco a nuestro favor. Se hace Clic en el botón Nuevo. Seleccionar la opción Notas de Crédito desde el menú que se despliega a continuación.

Aparece el siguiente cuadro donde se debe completar la información requerida para la transacción.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Paso a Paso 1. 2. 3. 4. 5. 6.

7. 8.

Próxima Nota: Para cambiar número de Nota de Crédito haga clic sobre él e introduzca el nuevo número. A la derecha Ingrese el monto de la transacción. La cantidad de escrita en Letras aparece Automáticamente. Fecha Desde – Facha Hasta: Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón a la derecha de la fecha actual. Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. Detalle Movimiento: Introduzca el o los conceptos de tipo Crédito, que sumen la cantidad total de la Nota de Crédito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona la tecla ALT + Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. Eliminar Línea: Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Secuencia de Teclado: ALT+B. Haga clic en el Botón Totalizar para finalizar el proceso.

En la parte superior de la ventana se encuentran 2 opciones adicionales las cuales son: •

Imprimir Nota: Se activa si se desea que al momento de generar la nota se requiere que se imprima.

Es cheque devuelto: Se activa si la operación se está incluyendo por un cheque devuelto y se requiere llevar el control de los cheques devueltos.

Políticas aplicadas a la transacción. 1. Realizar operaciones con bancos inactivos. 10. Autorizar la emisión de Notas de Crédito.

Transferencias entre cuentas. Esta operación genera en la cuenta que entrega el monto una Nota de Débito y en la cuenta que recibe el monto una Nota de crédito. Hacer Clic en el botón Nuevo. Seleccione Transferencias.

Paso a Paso: 1. 2. 3. 4. 5. 6. 7.

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Próxima Nota: Para cambiar número de Transferencia haga clic sobre él e introduzca el nuevo. Ingrese la cantidad de dinero. Destino Transferencia: Seleccione el Nombre de la Cuenta Bancaria hacia donde desea transferir el dinero. Haga clic en el botón que se encuentra a la derecha del cuadro para mostrar la lista de Cuentas Bancarias. La cantidad de: en Letras es Escrita Automáticamente. Fecha Desde – Fecha Hasta: Ingrese la fecha de la transacción, para usar el calendario haga clic sobre el botón que se encuentra a la derecha del cuadro. Detalle Movimiento: Escriba el concepto de la operación. Presione dos veces la tecla Enter o una vez TAB para salir. Introduzca el o los conceptos de tipo Débito, que sumen la cantidad total de la Nota de Débito. Para abrir una nueva línea presiona la tecla de Flecha Abajo. Haga clic en el botón ubicado a la derecha de la celda o presiona

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 8. 9.

la tecla ALT + Flecha Abajo. Luego con la flechas arriba o abajo seleccione el concepto apropiado y presione ENTER dos veces para introducir la cantidad. Si escribe un concepto que no existe, automáticamente el sistema preguntará si desea incluir un nuevo concepto sin necesidad de salir del Banco e ir a la opción Conceptos. Eliminar línea: Para eliminar un concepto mueva el cursor con la flecha arriba o abajo hasta estar sobre él, luego haga clic en el botón Borrar. Haga clic en el botón Totalizar para finalizar el proceso.

En la parte superior derecha de la ventana se tiene la opción: Imprimir Transferencia. Al activarse adicionalmente al registro de la transacción se imprime un reporte como se muestra en la figura siguiente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

La transferencia se registra en la cuenta que cede el dinero como una Nota de Débito como se ve en la siguiente figura.

En la cuenta que recibe el dinero la transferencia se refleja como una Nota de Crédito como se puede observar en la siguiente imagen.

Políticas aplicadas a la transacción. 1. Realizar operaciones con bancos inactivos. 11. Autorizar las transferencias entre cuentas.

Manejo de Diferidos. Haga clic en el botón Diferidos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Conciliaciones. Conciliaciones: haga clic en el botón Conciliar. Paso a Paso. En la columna titulada "ST" de la lista de transacciones bancarias, haga doble clic sobre la operación que desea conciliar, al hacer esto se muestra la letra "P" que indica que está PRE-Conciliada. Repita esta operación las veces necesarias. El Botón Derecho del Mouse permite Marcar ó Desmarcar todas las transacciones.

Para esta paso es necesario el revisar las políticas # 13, “Permitir cambiar el estatus de transacciones ya conciliadas” y la # 16, “Permitir conciliaciones de cuentas”. Al momento de marcar todas las operaciones reflejadas en el estado de cuenta del banco con las elaboradas en a2, haga clic en el botón Conciliar. En la ventana se muestra en resumen los montos de las operaciones PREConciliadas los cuales deben arrojar en el campo Diferencia la cantidad de cero (0) para así poder procesar la conciliación. Para terminar el proceso haga clic en el botón Grabar. Para imprimir el reporte de conciliación bancaria haga clic en el botón Imprimir.

Nota: Cuando un banco esta conciliado se debe tener cuidado al cambiar el estatus de las transacciones, ya que esta acción puede afectar los saldos disponibles.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Menú Bancos – Reimpresiones. Permite volver a imprimir grupos de documentos, pueden ser: Cheques, Notas de débito, depósitos y notas de crédito. Podrá además especificar fecha o estatus del documento que se desea reimprimir.

Permite Filtrar los documentos bajo ciertas características.

Tipo Transacción. Permite indicar el tipo de operación que puede realizar, Cheques, Notas de Debito, Depósitos y Notas de Crédito.

Status. Puede seleccionarse entre documentos Procesados o Pendientes. Clientes. Permite seleccionar un Cliente en particular. Desde – Hasta. Permite seleccionar un Documento o un rango de Documentos. Usuario. Permite indicar un Usuario en particular. Beneficiario. Permite seleccionar un Beneficiario en particular. Fecha Desde – Fecha Hasta. Posibilidad indicar un rango de fechas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Informes A2 Herramienta Administrativa Configurable cuenta con una gran variedad de informes para realizar el análisis de la información almacenada en el sistema. Recuerde que la gestión administrativa de la empresa no es sólo la Venta y Compra de mercancía. También se tiene una gran cantidad de decisiones que se pueden tomar en función del análisis de los movimientos de compra-venta, clientes, proveedores, cuentas por cobrar, cuentas por pagar, libro de ventas, libro de compras, movimiento de unidades, entre otros. Para el uso de los informes debe seleccionar el menú Informes donde aparecerán los grupos principales de informes y de cada uno de ellos se tienen disponibles un grupo especifico de informes. Como se podrá deducir de las siguientes explicaciones asociadas al uso de los informes, de una sola opción del menú informes se puede desprender múltiples análisis según los “Filtros” que se aplique a los mismos. Por esta razón lo invitamos a revisar y analizar todas las posibilidades disponibles, en esta sección del manual haremos referencia a los informes que tiene mayor peso en la administración del negocio por razones tributarias y de ventas.

Generalidades de los Informes. Se analizará el reporte de Departamentos de Inventario con la finalidad de realizar la explicación correspondiente a los elementos disponibles en la configuración de los informes disponibles en el sistema. En la ventana siguiente se muestra cómo seleccionar el Reporte General de Departamentos.

Una vez seleccionado este reporte aparecerá la siguiente ventana.

Orden del Reporte. Como se ordenara la información dentro del reporte, en este caso se tiene disponible por Código o por Descripción. Activo Permite indicar si se seleccionará departamentos Activo, Inactivos o Todos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Clasificación. Permite la agrupación de la información según ciertas características de clasificación, pudiendo ser por Productos, Compuestos, Servicios o Ensamblados. Desde – Hasta. Se puede seleccionar un depósito en particular o un rango de Departamentos. Incluir Consolidado. Es una opción particular en este informe que permite observar una totalización de toda la información referida a los departamentos. Preliminar Una vez especificados los parámetros correspondientes a la información que se desea presentar en el informe se puede hacer uso del botón “Preliminar” para visualizar la misma antes de decidir imprimirla. El resultado será como se meustra en la siguiente imagen.

Impresora Permite la impresión del informe pudiéndose indicar por cual impresora se emitirá el resultado así como, número de copias y el intervalo de páginas a imprimir.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Exportar Permite enviar el resultado de un informe hacia un archivo utilizando alguno de los formatos disponibles, Ascii (Texto), Documento (Word), Excel, Html, a2 Visor o Texto-Solo Datos.

Informe Movimiento de Unidades. Este informe reviste importancia por ser uno de los reportes solicitados por los entes tributarios del país. En el mismo se muestra el movimiento de entradas, salidas (Normal, Autoconsumo, Retiros), tanto en unidades con valor monetario. Para llegar al informe seleccionamos el menú Informes – Inventario – Movimiento de unidades. Como se muestra en la siguiente ventana.

Para obtener el informe en la ventana siguiente se debe seleccionar la opción “Formato Fiscal de Inventario”, se mostrará el titulo del reporte “Movimiento de Unidades según el artículo 177 Ley de impuesto sobre la renta”. Para visualizarlo haga clic en el botón “Preliminar”.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Este es el resultado del reporte Movimientos de unidades

Informe Ventas diarias (Cierre de Caja) El siguiente informe se utiliza para el momento del cierre de caja. Comparando lo que el informe muestra con lo que el cajero debe tener en caja. Para llegar al reporte se debe seleccionar el menú Informes – Ventas – Ventas diarias.

Aparecerá la siguiente ventana donde al hacer clic en el botón Preliminar se reflejara la siguiente información.

Si no se especifica ninguna opción específica para el reporte se visualizará de forma resumida como se muestra a continuación.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Sin embargo el reporte puede ser mas especifico cuando se puede seleccionar una fecha, Estación, Usuario, Serie de facturas, tipo de moneda, incluir cheques, tarjeta de debito, tarjeta de crédito, productos entre otros. A continuación se solicita que además del resumen se muestre Detalle de cheques y Tarjetas de crédito, detalle de los recibos de caja emitidos y detalle de las ventas del día.

El resultado será el siguiente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Informe de Libro de Ventas (I.V.A) Un informe sumamente importante es el que se refiere al IVA reflejado en las ventas. Este reporte se encuentra en el menú Informes – Ventas – Libro de Ventas I.V.A.

Una vez ejecutada la secuencia de pasos aparecerá la siguiente ventana donde se puede especificar una serie de parámetros para filtrar la información requerida para el informe. Ejemplo, Rango de fecha de las transacciones a visualizar, Condiciones (Crédito, Contado o Todas), Tipo de moneda, Formato de impresión existen varias modalidades como se muestra en la siguiente ventana por lo que se debe familiarizar con los mismos para seleccionar el adecuado según sea el caso, se puede especificar por series, filtros especiales utilizando el botón “Filtrar”, se puede exportar hacia alguno de los formatos de archivo especificados anteriormente.

El resultado es como se muestra en la siguiente ventana.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Informe I.V.A. Compras. Un informe sumamente importante es el que se refiere al IVA reflejado en las compras. Este reporte se encuentra en el menú Informes – Compras – Libro de Compras I.V.A.

Una vez ejecutada la secuencia de pasos aparecerá la siguiente ventana donde se puede especificar una serie de parámetros para filtrar la información requerida para el informe. Ejemplo, Rango de fecha de las transacciones a visualizar, Condiciones (Crédito, Contado o Todas), Tipo de moneda, Formato de impresión existen varias modalidades como se muestra en la siguiente ventana por lo que se debe familiarizar con los mismos para seleccionar el adecuado según sea el caso, se puede especificar por series, filtros especiales utilizando el botón “Filtrar”, se puede exportar hacia alguno de los formatos de archivo especificados anteriormente.

El resultado es como se muestra en la siguiente ventana.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Informe Resumen de Operaciones. En este informe se presenta como un resumen gerencial que muestra el estatus general de la empresa presentando todos los movimientos de la empresa. Para utilizarlo se debe seguir la siguiente secuencia Informes – Resúmenes – Resumen de Operaciones.

Aparecerá la siguiente ventana donde se podrán especificar los parámetros que se requieran para el reporte.

En un total de 3 páginas se resumirá todo el movimiento de la empresa.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Generador de Informes Personalizados. Esta opción permite generar informes personalizados. Paso a paso Efectuar Clic en el menú Informes y seleccionar la opción Generador de Informes Personalizados. En la ventana Generador de Informes Personalizados, escriba el título del reporte, Subtitulo del reporte, Nota pie de página, seleccione el archivo Plantillas de Ensamblaje del cual se desea generar el informe.

En este ejemplo se utilizará las variables básicas que nos suministra el a2 HAC, sin embargo, puede realizarse combinaciones mas particulares dependiendo de las necesidades del cliente.

Al hacer Clic sobre el Botón Preliminar se muestra como sigue.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Menú Sistema En este menú se encuentran una serie de opciones que permiten el mantenimiento del sistema y la seguridad de los datos. Además de opciones de manejo de documentos tan delicadas de utilizar como lo son las anulaciones.

Acerca de…

• • • •

Informa sobre la versión de a2 Herramienta Administrativa configurable que se está utilizando. Modulo Activo si es el de Casa Matriz o el de Oficina (Sucursales). Nombre de la Empresa a la cual corresponde el sistema y su número de licencia. Registra la licencia cuando se ha instalado y se ejecuta por primera vez el sistema.

Ayuda. Centro de ayuda del sistema donde se explica de manera breve las diferentes opciones del sistema.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Respaldo de Datos. La rutina de respaldo de datos es un proceso que debe realizarse en cualquier tipo de empresa, desde la más pequeña hasta la más grande. Es muy importante que se tome este procedimiento con toda la seriedad del caso, de lo contrario puede ocurrir imprevistos con la aplicación o con el computador que luego simplemente sólo quedaría lamentarse.

Seleccione la Opción Respaldo de Datos del menú Sistema aparecerá la siguiente ventana.

Fecha de Respaldo. Verifique la fecha de elaboración del respaldo de ser necesario podrá modificarla. Haga clic con el botón del combo y seleccione la fecha adecuada.

Directorio Origen. Es el directorio donde están los datos a respaldar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botón de búsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Directorio Destino. La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botón de búsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.

Todos los Archivos. Al estar activo incluye los archivos *.dat, *.idx y *.blb, de la carpeta data dentro de empre??? (Los signos de? indican cualquier número). De no estar activo se habilita el botón en la parte inferior titulado "Seleccionar", haga clic en él para seleccionar manualmente los archivos a respaldar.

Borrar Destino. Indica a la aplicación la tarea de borrar todos los archivos (sólo archivos) en el directorio destino.

Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de respaldo. Para cancelar todo simplemente presione el botón titulado "Cancelar"

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Existen varios medios donde almacenar el respaldo de datos entre ellos están. • • • • •

Discos flexibles de 3½” HD (High Density) estos ya en desuso. Discos ZIP con capacidades de 100 Mb y 250 Mb. Pen Drive de diferentes capacidades. CD/RW o DVD/RW (Grabables). Discos Duros Externos. Nota: Sólo se respalda el directorio de data de la aplicación y no otros. No se incluyen archivos ejecutables y .dlls. Por tal motivo se recomienda respaldar toda la carpeta de la empresa. Consulta con tu personal de sistemas como hacerlo.

Recuperación de datos La finalidad de este formulario es recuperar la información respaldada por la aplicación.

Al seleccionar la opción Recuperación de Datos del menú Sistema aparecerá el siguiente cuadro.

Fecha de Respaldo. Verifique la fecha de elaboración del respaldo de ser necesario podrá modificarla. Haga clic con el botón del combo y seleccione la fecha adecuada.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Directorio Origen. Es el directorio donde están los datos a recuperar. Para modificar el directorio de origen haga clic en el botón de búsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.

Directorio Destino. La carpeta o unidad de disco para hacer el respaldo recuperado. Para modificar el directorio de destino haga clic en el botón de búsqueda a la derecha de la lista desplegable como muestra la imagen.

Presione el botón titulado "Iniciar" para empezar el proceso de recuperación. Para cancelar todo simplemente presione el botón titulado "Cancelar"

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Cambio de Fecha. Permite modificar la fecha con la que trabajará el sistema sus transacciones cuando debe utilizarse una fecha diferente a la que muestra el sistema.

Cierre de Estadísticas. Para aquellos usuarios que trabajan con periodos abiertos o superiores a un mes, inclusive para los usuarios que operan con periodos extendidos, se elaboró la opción de cierre de estadísticas, que permite sin la necesidad de elaborar el cierre de periodo, inicializar las estadísticas para el nuevo periodo. Esto permite mantener por ejemplo estadísticas mensuales de venta, aunque el periodo sea anual. Esta opción permite de igual manera inicializar las estadísticas en cero de los archivos maestros.

Cierre de Periodo. Esta permite inicializar un nuevo periodo (rango de fechas), llevando a un histórico las transacciones que no correspondan al nuevo periodo. Una recomendación importante es realizar un respaldo de datos antes de ejecutar el cierre del periodo ya que el mismo no tiene marcha atrás.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Mantenimiento de archivos Para realizar el mantenimiento de los archivos principales del sistema se debe seleccionar el menú Sistema y luego la opción “Mantenimiento de Archivos” La lista de cuadros de verificación ubicada en la parte izquierda del formulario, activa o desactiva el proceso de verificación de tablas de la base de datos en los rubros siguientes: Clientes, Proveedores, Inventario, Ventas y Compras, Bancos y Usuarios. Puede evitar el seleccionar cada rubro presionando el botón titulado "Marcar Todas", en caso contrario utilice el botón "Desmarcar". Optimizar Archivos: Al momento de hacer el mantenimiento de archivos es posible seleccionar la opción de optimizar archivos que permite reestructurar el archivo de datos, eliminando definitivamente los registros borrados, así como reorganizar los registros físicamente y optimizar el espacio de los campos Blob. Código Único Asociado: Si la versión que posee es 2.6 o menor a esta deberá seguir los siguientes pasos para actualizarla y poder tener la posibilidad de manejar los códigos únicos asociados.

Nota: Se recomienda hacer el mantenimiento de la base de datos periódicamente, pregunte a su integrador la periodicidad del mismo. Para comenzar el proceso de mantenimiento presione el botón de Iniciar.

Reconversión Monetaria No se encuentra disponible por ser un proceso de actualización ya ejecutado.

Asignar controles Con este Módulo el usuario puede asignar antes de imprimir los libros, los controles a cada documento en lote. Las facturas que tengan más de una página, son registradas automáticamente de forma tal, que el sistema sabe cuáles son los documentos que llevan 2 ó más controles. La ventana que aparece al seleccionar la opción Asignar controles del menú Sistema es la siguiente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 • • • • •

Tipo de Operación: Seleccionar el tipo de transacción que se desea se muestre a iniciar el proceso y proceder a asignar los controles, estas son: Ventas, Devoluciones y Notas de Entrega. Fecha desde - Fecha Hasta: Indicar un rango de fechas para aplicar la asignación de controles. Control Inicio: Desde que número comenzará la asignación de controles. Documento Inicio – Documento final: Especificar un rango de documentos para aplicar la asignación de Controles. Serie: Asignar los controles a una serie de facturas especifica.

Una vez que se han indicado los elementos particulares que se requieren para la asignación de controles Se debe hacer Clic en el botón Iniciar. Luego de este paso aparecerán todos los documentos según el tipo que se haya seleccionado con los controles correspondientes comenzando desde el número indicado en control inicio. Adicionalmente a esto se puede hacer Clic en la columna de Control y colocar cada número manualmente de ser necesario. Una vez realizados los cambios correspondientes debe proceder a hacer Clic en el botón Grabar para finalizar la operación.

Anular Documentos Debe seleccionar la opción Anular Documentos del menú Sistema. Aparecerá la siguiente ventana. •

Tipo de operación: Seleccione entre Ventas, Devolución de Ventas, Compras y Devolución de Compras el tipo de transacción donde se encuentra agrupado el documento sobre el que se desea hacer la anulación. Número Documento: Seleccione el documento sobre el cual se ejecutará la anulación.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Al seleccionar el documento en el grid puede hacerse uso del botón de detalle para visualizar el contenido del mismo como se muestra a continuación.

• • • •

Motivo de la Anulación: Especificar claramente el motivo de la anulación del documento. Fecha Operación: Aparece al momento de seleccionar el documento y se refiere a la fecha de emisión del documento. Cliente: Nombre del cliente en la factura, aparece automáticamente. Monto neto: Monto del documento.

Una vez seleccionado el tipo de operación, el documento y la serie de ser necesario proceda a hacer clic en el botón Aceptar. Aparecerá el siguiente cuadro donde debe escribir la palabra SI para confirmar la anulación del documento.

Al confirmar la transacción haciendo Clic en el botón Aceptar la operación estará concluida.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 De no poder anularse el documento el mensaje que mostrará será el siguiente.

Nota: El documento no puede anularse cuando haya sido emitido a crédito y el mismo tenga asociados pagos en las cuentas por cobrar. Por ser esta una transacción sumamente delicada hoy en día la misma solo debe estar permitida para ciertos usuarios.

Consultar Anulaciones de Ventas. Esta opción permite visualizar todos los documentos que se encuentren en este status de anulado. El procedimiento es el siguiente: Seleccione la opción consultar anulaciones de venta del menú Sistema

Aparecerá la ventana donde se debe seleccionar el documento a consultar, esto entre 2 tipos de documentos Facturas o Devoluciones.

Una vez seleccionado el documento en la ventana se pueden utilizar 2 pestañas una para visualizar los Items del Documento y la otra para revisar la forma de pago efectuada en el mismo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Consultar Anulaciones de Compras. Esta opción permite visualizar todos los documentos que se encuentren en este status de anulado. El procedimiento es el siguiente: Seleccione la opción consultar anulaciones de Compras del menú Sistema

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Aparecerá la ventana donde se debe seleccionar el documento a consultar, esto entre 2 tipos de documentos Compra de Mercancía o Devoluciones en Compra.

Una vez seleccionado el documento en la ventana se pueden utilizar 2 pestañas una para visualizar los Items del Documento y la otra para revisar la forma de pago efectuada en el mismo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Módulos Casa Matriz y Sucursales. El módulo de sucursales está conformado por 2 aplicaciones: Módulo de (Casa Matriz) y Módulo de (Oficinas Sucursales), los cuales están integrados a la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, permitiendo el envío y recepción de datos entre casa matriz y sucursales para mantener la información al día de forma segura e integra. Menú Principal a2 Herramienta Administrativa Configurable – Casa Matriz:

1. Módulo (Casa Matriz): Debe ser instalado en oficina principal para ejecutar las operaciones de: a. Generar Sucursales: Crea archivos de configuración que permiten generar las instalaciones destinadas a cumplir la gestión en las sucursales. b. Envío de precios y productos: Ejecuta la transferencia de los precios de productos, ofertas activas o presentaciones. c. Envío de Transacciones: Operaciones como traslados de mercancía pueden ser enviadas de forma automática a la sucursal, evitando así la intervención del usuario en la entrada de datos. d. Recibir Transacciones: Permite procesar las operaciones que se generen en la sucursal. e. Consulta de Existencias: Cuando las operaciones de las sucursales son enviadas a casa matriz, existe la posibilidad de enviar la existencia disponible de cada ítem. De esta forma se puede consultar y comparar con la existencia local. f. Módulo de Reportes: Permite elaborar reportes comparativos de ventas y unidades vendidas totalizadas por cada una de las sucursales existentes. Menú Principal a2 Herramienta Administrativa Configurable – Oficinas - Sucursal:

2. Módulo de (Oficinas- Sucursales): Debe ser instalado en cada una de las Sucursales para ejecutar las operaciones de: a. Registrar Sucursal: Esta opción debe ser la primera que se ejecuta, ya que es la encargada de activar la aplicación y prepararla para su uso en cada una de las oficinas. b. Envío de Transacciones: Elabora un archivo a ser enviado a Casa Matriz con las operaciones elaboradas en cada oficina para su consolidación. c. Recibir Transacciones: Se utiliza para procesar las operaciones que provengan de Casa Matriz. Pueden ser operaciones de inventario o ajustes de precios.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Nota Importante: Para verificar si su licencia corresponde a una licencia de casa Matriz, debemos ir a la sección denominada Sistema – Opción Acerca de… y verificar la leyenda como lo muestran las Figuras:

Módulo Casa Matriz. Cuando en las consideraciones generales se hace referencia a que el módulo de sucursales forma parte integral de la Herramienta Administrativa Configurable quiere decir que las opciones forman parte de la aplicación, solo debe procederse a realizar las correspondientes configuraciones de Casa Matriz y Sucursal las cuales se proceden a explicar seguidamente. Nota: La licencia de Casa Matriz se adquiere con la compra del a2 Herramienta Administrativa Configurable para las Sucursales se debe adquirir licencias individuales por cada sucursal. Casa Matriz - Configuración de Sucursales. Haga clic en el menú sucursales y seleccione la opción Configuración, ésta opción permite controlar el modo y la forma para el flujo de datos entre Casa Matriz y la Sucursal, como lo muestran las figuras. 1.- Debe indicarse el depósito principal es decir en la Casa Matriz cual es el deposito desde donde se enviara la mercancía a las diferentes sucursales. 2.Pueden restringirse las operaciones de Inclusión, Modificación y Eliminación de los registros en los archivos maestros en las sucursales. Esto es de gran ayuda, por ejemplo, en el archivo de inventario podemos controlar que las sucursales no generen códigos nuevos de inventario, de forma tal, que toda la codificación del mismo se genere en un solo lugar, de esta forma garantizamos que todos los productos tienen el mismo código en todas las tiendas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 3.Permitir a las sucursales ejecutar el módulo de Sistema: A través de esta opción se puede impedir el acceso al módulo a2Sistema.exe en las sucursales. Por defecto esta opción está desactivada. Permitir a las sucursales activar el módulo de Usuarios: Se puede otorgar acceso al módulo de sistemas para efectos de configuración de formatos de impresión en las sucursales, pero restringiendo a partir de esta política el acceso al módulo de usuarios. Por defecto esta opción esta desactivada. Consolidar las operaciones de inventario sólo para consulta en Casa Matriz: Esta política es fundamental en el proceso de consolidación. Debe estar siempre marcada si requiere que las operaciones de las sucursales se guarden en bases de datos diferentes y solo sean utilizadas para elaborar reportes de ventas consolidados por sucursal. Si por el contrario la intención es, por ejemplo, elaborar un Libro de Ventas consolidando las operaciones de cada sucursal, deberá desmarcar esta política y así podrá ver la operación como si hubiera sido hecha desde la oficina principal. Crear la cuenta por cobrar ó pagar al momento de consolidar los datos: Si al momento de consolidar las ventas de la sucursal, se tiene una base de datos de clientes única, es decir los clientes están registrados por igual en la sucursal y Oficina Principal, podrá generar la cuenta por cobrar al momento de consolidar las ventas, de lo contrario esta política debe permanecer desactivada. NOTA IMPORTANTE: Para garantizar la integridad de los datos al momento de consolidar las operaciones, si elije unir todas las transacciones en una gran base de datos, debe estar seguro de que la codificación de los inventarios en todas las tiendas es la misma, de lo contrario, la actualización de las existencias de inventario será hecha de forma errónea.

4.- Operaciones: En esta ventana se especifican cuales son la transacciones que serán enviadas desde la sucursal a la Casa Matriz, Inventario, Ventas, Compras, Ventas y Bancos como muestra la imagen.

Generar Sucursales. En el menú Sucursales (de la Casa Matriz) seleccione la opción Generar Sucursales, la cual permite crear el archivo INITSUC (Numero de oficina) ejemplo INITSUC9.ZIP que deberá ser llevado a la Sucursal para la inicialización de la misma. Cada una de las licencias que se adquieran en modo de Sucursales (Oficinas) deben ser activadas desde el Módulo (Casa Matriz), para ello debemos ejecutar los siguientes pasos: Nota: Recuerde que debe haber adquirido la licencia de sucursal a2admin.oficina a la cual debe cambiarle el nombre por el de a2admin.a2, esta debe estar en alguna carpeta en el servidor de la casa matriz ya que la misma será solicitada al momento de generar la sucursal en la Casa Matriz.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Previamente a la generación de la Sucursal se debe: • •

Crear un depósito desde la opción Depósitos del menú Mantenimiento para asignarlo a la sucursal. Crear una serie de factura desde la opción Títulos y Correlativos desde el menú Sistema para asignarla a la sucursal.

Los pasos para generar la sucursal son los siguientes: Seleccionar la opción Generar Sucursal desde el menú Sucursales de la Casa Matriz.

Aparecerá la ventana donde debe hacer Clic en el botón Incluir.

La información de la siguiente ventana debe completarse. Deposito: debe indicarse el depósito que será asignado a la Sucursal para recibir la transferencia de mercancía y que fue creado previamente. Descripción: Nombre de la Sucursal. Abreviatura: Una identificación para la sucursal. Detalle: Información adicional de la sucursal para su identificación por ejemplo. Responsable: Encargado de la Sucursal. Dirección: Dirección de la Sucursal. Teléfono: Números telefónicos de la Sucursal. E-Mail: correo electrónico de la Sucursal. Seleccionar el mecanismo de intercambio de archivos entre la Casa Matriz y la Sucursal. E-Mail: a través del correo electrónico utilizando el Outlook. Respaldo de Datos:

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Manual: EL archivo que se Genera con la información se puede enviar en un PenDrive, CD-ROM etc. Una vez indica toda la información presione el botón denominado Siguiente. Al hacerlo presenta el siguiente recuadro:

Obsérvese que se debe 1.

2. 3. 4. 5.

Ubicación Archivo .a2 de Sucursal: Esta es la licencia de la sucursal la cual ya debe tener a la mano, recuerde que se requiere una licencia por cada sucursal. Este paso es vital para poder generarla. Si intenta crear más de una sucursal por licencia el sistema le presenta una advertencia: Serie Asignada: El siguiente paso es asignar la serie para las facturas que le corresponde a dicha sucursal, recuerde que para definirlas, la opción denominada Títulos y Correlativos la cual encontrará en la barra del Menú – Sistema. Usuario-Descripción: Tiene la posibilidad de predefinir el usuario con el cual operará la sucursal. Bancos-Descripción: Tiene la posibilidad de predefinir con que banco operará la sucursal. Prefijo: El cuadro denominado Prefijo, le permite indicar un prefijo para los archivos maestros de la sucursal, la intención es diferenciar los clientes que corresponden a la sucursales de los que son de la casa matriz, si consolidarán las cuentas por cobrar y los clientes se identifican con el número de cédula de identidad puede obviar este paso. Allí mismo se procede a indicar cuales archivos serán enviados a la sucursal entre los que figuran: Departamentos, Inventario, Ofertas y Presentaciones, Clientes y Proveedores, para el inicio de sus operaciones.

Una vez completada toda la información de configuración de la sucursal podrá generarla, para hacerlo presione el botón denominado Siguiente, señalado en la figura anterior. Al hacerlo, procesa la información, se comprime y dependiendo del método de intercambio que haya seleccionado se creará el archivo. Si eligió está opción de intercambio vía Email se enviará el archivo de configuración de la sucursal de forma automática utilizando Microsoft Outlook, con un archivo adjunto denominado INITSUC9.ZIP siempre llevaran como Asunto la palabra a2SoftwayDirect. Puede crear una regla de mensaje con todos los correos recibidos con dicho asunto de colocarlos en una carpeta específica del Outlook. Si eligió el método de intercambio Manual se creará un archivo comprimido INITSUC9.ZIP dentro de la carpeta a2 de la casa matriz en la siguiente ubicación: \Empre001\Data\Sucursales\Oficina10\Registro

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Una vez creada la sucursal el directorio de datos de a2 es modificado, creando una nueva estructura que distribuye los archivos necesarios para el mantenimiento del flujo de información entre Casa Matriz y Sucursal, como los muestra la figura:

Cada una de las sucursales tendrá una carpeta en el directorio Sucursales donde se guarda los datos de activación, envíos y recepciones de información. Como lo muestra la figura, la carpeta registro del directorio OFICINA9 (El 9 corresponde al código del depósito que fue asignado a la sucursal según el campo FDP_CODIGO del archivo SDepositos.Dat) contiene el archivo INITSUC9.ZIP que debe ser llevado hasta la sucursal para su activación. Este archivo de registro debe ser llevado junto con la licencia a la Sucursal para proceder a su instalación y configuración.

Módulo de Oficinas ó Sucursales Debe ser instalado en cada una de ellas de la siguiente manera: Nota: Para poder activar una licencia en una sucursal es imprescindible haber cumplido el paso de Generar Sucursal en el módulo de oficina principal.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

La figura muestra el Módulo Sucursales antes de registrar la sucursal:

Como se explicó en la sección anterior este proceso genera un archivo que debe ser llevado a la oficina para la puesta en marcha de la sucursal. Una vez cumplido el paso anterior y teniendo el archivo de activación, (INITSUC9.ZIP) podemos instalar el producto en la oficina. Una vez instalado al ejecutar el módulo administrativo, este se activa como una sucursal, esto podemos constatarlo en la sección de “acerca de”. Luego de registrada la licencia de la sucursal, debe ejecutar la opción de registrar sucursal, la cual solicita la ruta para ubicar el archivo de activación. El proceso de activación se hace de forma automática: Se debe indicar la ubicación del Archivo generado para dicha sucursal: INITSUC9.ZIP

Al pulsar el botón denominado Siguiente, la aplicación desempaqueta el archivo de activación que fue generado en Casa Matriz y copia los usuarios, los bancos, los departamentos, el inventario, lotes, partes de compuestos, código único asociado, ofertas y presentaciones, costos y precios, así como verifica los archivos Sbancos.dat, Scategoria.dat, para este caso especifico de configuración de los parámetros. Finalmente se presenta un mensaje que indica la culminación del proceso de registro.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 NOTA IMPORTANTE: En caso de que el serial de la licencia instalada en la sucursal no coincida con el serial que utilizamos para generar el archivo de activación en la oficina principal la aplicación genera un mensaje de error, cancelando el proceso de activación de la licencia.

La siguiente figura muestra el Módulo Sucursales después del proceso de registro. Nótese que se habilitan todos los menús que estaban bloqueados.

Envío de Precios y Productos de Casa Matriz a Sucursal.

Con esta opción se envía a las sucursales la información de precios y productos para mantener actualizados los inventarios de las sucursales. Al hacer clic en esta opción aparece la siguiente ventana, donde debe indicarse: Descripción – Marque la(s) sucursales destino: En esta sección aparecerán todas las sucursales que se hayan creado en el sistema de las cuales se debe seleccionar aquellas hacia donde serán enviados los Precios y los Productos. Precios: Se seleccionan cuales de los precios disponibles serán enviados a las sucursales seleccionadas. Tipo de Exportación: Se puede incluir costos de los productos, presentaciones de los productos y ofertas de los productos (adicionalmente puede seleccionarse la descripción de la oferta). Desde – Hasta: permite seleccionar un rango de artículos para enviar. Al hacer Clic en el botón Inicio se muestra una ventana indicando que se está cumpliendo el procedimiento de creación del archivo que contendrá toda la información necesaria para ser enviada a la sucursal. Si todo ocurre satisfactoriamente aparece un cuadro indicando que el proceso a culminado exitosamente. Como se muestra en las figuras siguientes.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Una vez concluido el procedimiento se generará un archivo con el siguiente nombre: FILEENV100200909010009 donde: FILEENV: Es un prefijo que indica que es un archivo generado en Casa Matriz con destino a una sucursal. 100: Indica que es un envío de precios y productos. 20090901: Corresponde al formato de fecha en AAAAMMDD. 0009: Corresponde al código de la oficina. El archivo que se genera al momento de envío de precios lo podemos ubicar en la carpeta de envíos de la oficina que le corresponda, que para este caso es OFICINA9, con el siguiente nombre: FILEENV100200909010009.ZIP

Nota: en la imagen aparecen 2 archivos el uno FILEENV100 el cual se creó en el procedimiento antes descrito, el otro archivo FILEENV110 se creará en el procedimiento de envío de transacciones el cual explicaremos a continuación.

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Envío de Transacciones desde Casa Matriz a Sucursal. En el menú Sucursales de a2 Casa matriz, seleccione la opción Envío de transacciones, la cual permitirá crear el archivo que contiene las operaciones de inventario realizadas en casa matriz que desean enviarse hacia la sucursal.

Nota: Es importante resaltar que los tipos de operación que se quieren enviar pueden ser configurados, el sistema de forma automática clasifica las mismas por el depósito de origen y las envía a la sucursal que corresponda, es decir, si generó un descargo de inventario en Casa Matriz, de algunos de los depósitos de las sucursales, la transacción es enviada de forma automática a la sucursal. NOTA IMPORTANTE: Todas las operaciones son trasladadas a la sucursal como una copia exacta de la original, con excepción de los traslados que son convertidos en cargos, ejemplo: Si hacemos un traslado de mercancía de la oficina principal a cualquiera de las sucursales, el mismo es convertido en la sucursal en un cargo de inventario para poder alimentar el inventario de la misma. En esta ventana se puede hacer uso de varios filtros de información para el envío de transacciones haciendo Clic en el botón Filtrar. Una vez indicados los filtros correspondientes, de ser necesarios, se indican los siguientes elementos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Descripción – Marque la(s) sucursales destino: Seleccione las sucursales hacia donde será enviada la información de las transacciones que alimentaran el sistema en la sucursal. Fecha Desde – Fecha Hasta: Indica el rango de fechas donde se encuentra las transacciones a ser enviadas a la sucursal. Indicados estos parámetros se procede a hacer Clic en el botón Inicio para generar el archivo que contendrá la información de las transacciones y que será enviado a la sucursal correspondiente.

Una vez concluido el procedimiento se generará un archivo con el siguiente nombre: FILEENV110200909010009 donde: FILEENV: Es un prefijo que indica que es un archivo generado en Casa Matriz con destino a una sucursal. 110: Indica que es un envío de transacciones. 20090901: Corresponde al formato de fecha en AAAAMMDD. 0009: Corresponde al código de la oficina. El archivo que se genera al momento de envío de precios lo podemos ubicar en la carpeta de envíos de la oficina que le corresponda, que para este caso es OFICINA9, con el siguiente nombre: FILEENV110200909010009.ZIP Nota: en la imagen aparecen 2 archivos el uno FILEENV110 el cual se creó en el procedimiento antes descrito, el otro archivo FILEENV100 creado al generar el envío de Precios y productos.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Una vez realizados estos dos procedimientos (al mismo tiempo o por separado) los archivos creados son colocados en la carpeta de Envío de la sucursal correspondiente en el a2 Herramienta Administrativa Configurable de la Casa Matriz. Estos archivos deben ser enviados a la sucursal para poder recibir la información contenida en los mismos los procedimientos para la recepción se especifican a continuación.

Nota: Antes de realizar el procedimiento de recepción de la información enviada desde la Casa Matriz deben haberse copiado en la carpeta recibo de la sucursal el o los archivos correspondientes a Precios y productos o Transacciones tal como aparecen en la imagen abajo. En este ejercicio se muestran los dos archivos enviados desde la Casa Matriz sin embargo la explicación de cómo se realiza la recepción se hará por separado para mejor entendimiento.

Recepción en Sucursal de los Precios y Productos enviados desde Casa Matriz.

Las operaciones que se hayan generado en Casa Matriz son procesadas en oficina Sucursal (Transacciones de Inventario y Ajustes de Precios). Este módulo permite verificar el detalle de cada uno de los documentos; de esta manera podrá verificar, en los casos de entrada de mercancía, que las cantidades y seriales coincidan. Una vez copiado el archivo denominado para este caso: FILEENV100200801080002.ZIP, en el directorio de la sucursal denominado RECIBOS, debe seleccionar la opción Recibir Transacciones ubicada en el menú Sucursales, al hacerlo presenta la siguiente ventana de información:

Obsérvese la transacción enviada la cual se denomina Actualizaciones de Precios y su resultado es Pendiente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Haga clic en la transacción y presione el botón denominado Siguiente, al hacerlo presentará un mensaje para confirmar la acción. Una vez procesada la transacción internamente el sistema la detecta como procesada y no permitirá volverla a ejecutar. Ruta de la carpeta Envíos de casa matriz:

Ruta de la carpeta Recibos de la sucursal:

Recibir Transacciones en la Sucursal – Enviadas por Casa Matriz. Para recibir transacciones en la Sucursal debe seleccionar el menú Sucursales y hacer clic en la opción Recibir Transacciones. Si el archivo comprimido fue colocado en la carpeta adecuada la aplicación automáticamente detecta la transferencia de inventario que hemos realizado en el ejemplo anterior.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Presionamos el botón denominado siguiente, para proceder a recibir la transacción Operaciones de Inventario – de Fecha 01/09/2009 – tipo 110 (operaciones de inventario) – con el resultado – Pendiente. Al hacerlo desempaqueta el archivo y nos presenta la siguiente ventana, que nos permite visualizar la transacción a procesar:

Documento Origen: Indica el número correlativo con que se realizo transferencia en la principal. Tipo: Indica que es una transferencia de Inventario. El botón detalle, muestra los ítems que conforman la transferencia.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Presione el botón denominado Siguiente, el cual presenta una ventana para que el usuario confirme que desea realizar el proceso, seleccione la opción SI para que se ejecute el proceso de transferencia de mercancía, luego aparecerá un mensaje indicando que ha concluido el proceso.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Recibir Transacciones - Enviadas por las Sucursales. Los archivos que contienen información proveniente de las diferentes sucursales a Casa Matriz deben ser copiados en el directorio RECIBOS de la carpeta de SUCURSALES. El sistema de forma automática detecta la sucursal de origen, desempaqueta el archivo y procesa las transacciones. Para recibir transacciones desde una sucursal y para un mejor entendimiento primero efectuaremos el proceso de enviar una transacción desde la sucursal a casa matriz. Obsérvese que la carpeta que deberá utilizar, para recibo de todas las transacciones enviadas desde las sucursales es denominada RECIBOS como lo indica la figura. La ruta es: CASA MATRIZ/EMPRE001/DATA/SUCURSALES/RECIBOS. …

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable M贸dulo a2 Administrativo - Versi贸n 4.2

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Enviar Transacciones desde la Sucursal a Casa Matriz. Es importante conocer que de no enviar las existencias de los productos, a casa matriz no se podrá apreciar los mínimos y máximos de las sucursales.

Una vez concluido el envío de las transacciones que para este ejemplo hemos realizado dos facturas de venta en la sucursal como se puede observar en el reporte general de ventas, las cuales han sido enviadas a la casa matriz, como lo muestra la figura: Una vez completado el envío podemos recibir desde Casa Matriz las transacciones: Presionamos el botón denominado Siguiente, para recibir la transacción: Al hacerlo ya casa matriz tiene la información de envío, desde el reporte de ventas podrá visualizar las ventas realizadas en la sucursal. Nota: Se recomienda procesar una vez al día, así podremos evitar que le indique este mensaje de error, la razón es que el archivo generado para enviar valida la fecha y se envío dos veces en el mismo día. Para evitar la duplicidad de información ya procesada y consolidada previamente, la aplicación le indicará que el resultado de la operación es Error-Duplicado, como lo indica la figura: Consulta de Existencias: Al momento que se envían las operaciones desde cada sucursal a la oficina principal se incluye un archivo que contiene la existencia real de ella. De esta manera podemos realizar consultas y comparaciones con la información que tenemos en casa Matriz.

Se deberá tener el cuidado de revisar que todos los movimientos de inventario en las sucursales estén procesados en casa matriz, ya que se pueden presentar diferencias entre físico real y lo que la aplicación le indica.

NOTA IMPORTANTE: El reporte puede mostrar las existencias del inventario de hasta 7 sucursales de forma detallada. Para los casos en que sean más de 7 oficinas, el sistema los agrupa en una columna.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Reportes disponibles en Casa Matriz. Reporte de Existencias: Permite visualizar la existencia de cada una de las sucursales. Si lo desea puede incluir la Existencia de Casa Matriz y la reposición de Inventario de Casa Matriz. Recuerde que para que este reporte funcione correctamente en el manejo de Mínimos y Máximos se deberá primero fijar estos en la ficha de inventario - manejo de las existencias. Reporte de Reposición de Inventario – Para las Sucursales desde Casa Matriz: Al fijar en cada una de las oficinas los máximos y mínimos, el sistema refleja en este reporte los faltantes de cada una de las sucursales. Reporte de Ventas: Acumula las ventas x cada una de las sucursales que existan, incluyendo las ventas en Casa Matriz. Podrá visualizar la cantidad de facturas emitidas. Reporte de Productos Vendidos: Permite visualizar el detalle de productos vendidos.

Resumen de los procesos de Envío y Recepción de Datos entre las dos Aplicaciones: Ejemplo de envío de una transacción de ventas desde la sucursal a la oficina principal (Casa matriz): Paso 1: Efectúe la venta en la sucursal, desde el Módulo de facturación de la Sucursal. Paso 2: Envíe las transacciones de la sucursal a casa Matriz, para ello haga clic en el menú Sucursales y seleccione Enviar transacciones, al pulsar el botón denominado Siguiente se generará el archivo a enviar a casa matriz. Paso 3: Verifique que en el directorio donde se tiene instalada la aplicación a2 Sucursal, en la carpeta Data – Sucursales Envíos, está el archivo que ha generado la aplicación denominado SUCENV110200712310002.ZIP donde: SUC= Sucursal ENV= Envío 110 = Tipo de Transacción Envío de Transacciones Fecha = 2007/12/31 0002 = Es el Código de la oficina. Paso 4: El archivo generado (en este caso SUCENV110200731120002.ZIP) debe ser copiado en la carpeta denominada RECIBOS de la casa matriz. Paso 5: En Casa Matriz seleccione la opción Recibir Transacciones ubicada el menú Sucursales. La aplicación indica la confirmación del proceso. Paso 6: Revise el reporte de ventas de las sucursales y verifique que la transacción fue correctamente enviada.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Consideraciones. Para los casos que requieran consolidar un volumen importante de Transacciones desde las sucursales (oficinas) a casa matriz, recomendamos que los períodos para hacerlo, sean los más cortos posibles (Diarios), ya que el tiempo de procesamiento puede afectar el desempeño acostumbrado a visualizar en nuestras aplicaciones a2. Recuerde realizar sólo un envío por día. Tenga el cuidado de verificar que los archivos estén ubicados en los directorios indicados en este boletín, ya que de esto depende el buen funcionamiento de la consolidación de información. Se deberá tener el cuidado de revisar que todos los movimientos de inventario en las sucursales estén procesados encasa matriz, ya que se pueden presentar diferencias entre físico real y lo que la aplicación le indica. Todas las operaciones son trasladadas a la sucursal como una copia exacta de la original, con excepción de los traslados que son convertidos en cargos, ejemplo: Si hacemos un traslado de mercancía de la oficina principal a cualquiera de las sucursales, el mismo es convertido en la sucursal en un cargo de inventario para poder alimentar el inventario de la misma. Es importante tomar en cuenta que los tipos de operación que se quieren enviar pueden ser configurados, el sistema de forma automática clasifica las mismas por el depósito de origen y las envía a la sucursal que corresponda, es decir, si generó un descargo de inventario en Casa Matriz, de algunos de los depósitos de las sucursales, la transacción es enviada de forma automática a la sucursal. Para poder activar una licencia en una sucursal es imprescindible haber cumplido el paso de Generar Sucursal en el módulo de oficina principal. Recuerde que para realizar el reporte de Reposición de Inventario y que este funcione correctamente en el manejo de Mínimos y Máximos se deberán primero, fijar estos en la ficha de inventario - manejo de las existencias

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Herramientas adicionales.

Existen una serie de aplicaciones adicionales en el a2 Herramienta Administrativa Configurable que le ayudarán a manejar situaciones muy importantes en el ámbito de trabajo de la aplicación. Entre esas aplicaciones se encuentra el a2 Vista, que permite el control de las cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar y que está disponible para su uso una vez que se ha realizado la instalación del a2 Herramienta Administrativa Configurable. Así como el DBISAM imprescindible herramienta para el trabajo de manejo de las tablas que conforman el sistema y la que nos permite la resolución de problemas que solo puede lograrse con la manipulación directa de las tablas Adicionalmente a todo esto se agrego una sección donde se explicará la forma de ejecutar aplicaciones externas al sistema, estas pueden ser ejecutables (.exe), librerías dinámicas (.dll) y otras aplicaciones externas que se requiera sean ejecutadas sin salir para ello del sistema. Todas estas posibilidades pueden ser agregadas al menú de a2 Herramienta Administrativa Configurable como veremos a continuación.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 a2 Vista Qué hacer con a2 Vista? • • • •

Principalmente se puede controlar y administrar las transacciones bancarias pendientes que maneja una empresa (por medio de una interfaz gráfica amigable al usuario). Creación de transacciones y manejo de Transacciones de tipo Bancarias, cuentas por Cobrar y cuentas por Pagar Control de avisos. Impresión de reportes de transacciones y cuentas.

Cómo Instalar? a2 Vista viene incluido a partir de la versión 3.10 de a2 Herramienta Administrativa Configurable.

Comenzando a Trabajar con a2 Vista. Inicialmente para que un usuario pueda usar la aplicación, debe tener configurado la opción ‘Acceso al módulo a2Vista’ ubicada en las opciones de Menús de Configuración de Usuario, tal como se visualiza en la siguiente imagen. De lo contrario no podrá acceder a la aplicación, así tenga el nombre de usuario y la clave correcta. La primera vez que se ejecute la aplicación, se mostrara la ventana de acceso al programa tal como se muestra en la siguiente imagen.

Se puede observar en la imagen la opción de “Permitir siempre el acceso a esta computadora”, si esta es seleccionada la próxima vez que se ejecute la aplicación no se visualizara la ventana de acceso, de lo contrario, si no es marcada la opción cada vez que se ejecute el programa se mostrara la ventana de acceso. Nota: Se recomienda hacer un acceso directo del ejecutable y pegarlo en la carpeta de inicio de Windows, para que así, cada vez que se inicie Windows la aplicación se ejecute automáticamente, tal como se muestra en la siguiente imagen:

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Entorno de Trabajo.

Al haber accedido a la aplicación, aparecerá en el lado derecho de la barra de tareas un Icono de a2, tal como se muestra en la imagen: Para poder acceder a la pantalla principal presione clic derecho del Mouse sobre el icono de a2 en la barra de tareas para desplegar el menú, el cual tiene las siguientes opciones: • • • • •

Abrir: muestra la pantalla principal de la aplicación. Ver Ventana de Aviso: muestra la ventana de aviso de transacciones pendientes Configurar: visualiza la pantalla de configuración de la aplicación. Acerca de…: visualiza la pantalla de acerca de. Cerrar: cierra la aplicación.

La pantalla principal que presenta a2 Vista está comprendida por: Barra de menú vertical, la cual contiene las siguientes opciones: Transacción, Pendientes y Cuentas, como se muestra en la imagen siguiente.

Barra de menú Horizontal, con las siguientes opciones: Menú Transacciones y Menú Sistema.

Estas opciones se irán explicando a medida que se trabaje con las mismas desde el menú horizontal o su equivalente en el menú vertical además de combinaciones directas de teclado.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Otra pantalla que incluye la aplicación es la de Aviso, la cual se muestra en la siguiente imagen:

La ventana de Aviso posee tres pestañas, denominadas Pendientes, Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar, que visualizan los detalles de cada transacción.

Menú Transacciones: Dentro del menú transacciones se ubican las operaciones principales de la aplicación, tales como: Banco, Cuenta, Informes y por ultimo Cerrar. Al hacer clic en el Menú Transacciones o ALT + T, aparecerá una ventana tal como se muestra en la siguiente figura.

Menú Vertical Transacción También se visualiza una barra de menú vertical, en el cual se encuentran dos botones con las operaciones de Nuevo y Configuración, donde en la operación Nuevo se podrán crear transacciones pendientes y en Configurar se encarga de controlar y manejar las opciones de la aplicación, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Transacción – Nuevo (Transacciones / Banco / Nuevo) Con la opción Nuevo se podrán crear transacciones Bancarias con status de Pendientes. Al hacer Clic en el botón Nuevo. Se despliega en la sección derecha (Nueva Transacción) el formulario donde se debe ingresar la siguiente información: • Banco: Número de cuenta del banco donde se generará la transacción. • Beneficiario: a quien va dirigido el pago. • Descripción: Identificación de la transacción. • Monto Total: Total de la Transacción. • Fecha de inicio: Fecha del primer pago. • Numero de cuotas: Cantidad de pagos en los que se dividirá el Monto Total. • Periodos: Especificar cómo serán los periodos de Pago, desplegando la lista se muestran las siguientes opciones: Semanal, Quincenal, Mensual, Trimestral, Semestral y Anual. • Hora Aviso: Hora predeterminada en la que a2Vista notificará sobre la transacción. • Cuota: Si el pago será fijo o no, dependiendo de esto se marca o desmarca la opción. Una vez ingresada la información en la parte inferior de la pantalla se encuentran 2 botones: Cancelar: Detiene la operación. Siguiente: el cual nos permitirá continuar con la operación mostrando una pantalla con el número de cuotas establecidas anteriormente, la fecha de vencimiento relacionada con el periodo de pago, también contendrá la hora de aviso y el monto a pagar como muestra la imagen siguiente.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

En esta ventana se tienen 3 botones con las funciones siguientes: Volver: regresar a la ventana anterior para corregir algún dato de los suministrados. Guardar: si se está de acuerdo con la información generada se graba. Cancelar: detiene la operación. Al Guardar la operación se presentan las siguientes ventanas.

Nota: Las transacciones pendientes se pueden generar para un solo pago o múltiples pagos si se requiere, observe en el ejemplo el monto total es de 1440 el número de cuotas es 12 lo que genero doce pagos de 120 cada uno. A continuación se muestra un ejemplo con una sola transacción.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Editar una Transacción (al momento de su creación) Al hacer doble clic en cualquiera de las cuotas generadas se puede editar cada una de los datos que poseen tales como la fecha de vencimiento, la hora del aviso y el monto a pagar, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Transacciones – Configurar (Sistema / Configurar) La pantalla de configuración está constituida por dos pestañas Ventana de aviso: que controla todo lo relacionado con los avisos que despliega la aplicación. Cuentas e impresión: en donde se manejan las cuentas (por cobrar y por pagar) y el encabezado de impresión de los reportes.

Nota: para poder editar cualquier configuración se debe primero cerrar la ventana de aviso si esta se encuentra visualizada.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Ventana de Aviso En este formulario se activa o desactiva la ventana de aviso y el sonido que esta lleva al mostrarse. Si se desactiva la ventana de aviso las demás opciones que posee la configuración de ventana de aviso se desactivaran automáticamente. • Desactivar ventana de aviso: Permite que la ventana de aviso se muestre o no cuando se haya programado tiempo para mostrar el estado de las transacciones. • Desactivar sonido de aviso: Permite que el sonido que se emite cuando se haya programado tiempo para mostrar el estado de las transacciones se active o no. • Refrescar datos cada: se introduce el tiempo de refrescamiento de datos de la aplicación, es decir, la actualización de datos catalogado en horas. • Tiempo de espera: se introduce los minutos o en su defecto horas para la aparición de la ventana de aviso. • Avisar transacciones: Indicar la cantidad de días previos al vencimiento de las transacciones que se tomarán en cuenta para mostrar el aviso. • Hora de aviso para Cuentas x Cobrar y Pagar: A qué hora se dará aviso de las Cuentas x Cobrar y Pagar. • Ruta del archivo de sonido: indicar donde se encuentra el archivo de sonido, el cual va a sonar cada vez que la ventana de aviso se visualice. Indicados los parámetros para grabar los parámetros haga Clic en el botón Guardar.

Cuentas e Impresión En este formulario se activan las siguientes opciones:

Cuentas •

Incluir cuentas por cobrar: Si se encuentra activada permite acceder a las cuentas por cobrar desde la ventana de Aviso y el menú de la aplicación (Horizontal o Vertical), de lo contrario no se tiene acceso a las mismas. Incluir cuentas por pagar: Si se encuentra activada permite acceder a las cuentas por pagar desde la ventana de Aviso y el menú de la aplicación (Horizontal o Vertical), de lo contrario no se tiene acceso a las mismas.

La activación de las cuentas se verá reflejada en la barra lateral y en el menú principal, si esta activada la opción dentro del menú principal se activara la cuenta seleccionada y en la barra lateral se mostrara el botón de acceso.

Impresión •

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Encabezados resultados: Resaltar los encabezados de los reportes de la aplicación.

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Ejemplo de uso de la opción Cuentas, se desactivo la opción “Incluir Cuentas por Cobrar”, observe que se desactivo la opción tanto en el menú Vertical como en la Ventana de Aviso.

Incluso se encuentra desactivada en el menú Horizontal como muestra la siguiente Imagen.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Pendientes La barra de menú pendiente posee los botones de banco, fecha, detalle e informes operaciones en los cuales se pueden manejar, visualizar, detallar e imprimir las transacciones pendientes.

Pendientes - Banco • • • •

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Banco: Permite visualizar las transacciones pendientes del banco que se seleccione. Ver: Permite observar la descripción detallada de las cuotas que conforman la operación seleccionada. Regresar: Permite volver a la ventana anterior. Borrar: Permite eliminar una operación, seleccione y haga Clic en Borrar por ultimo confirme haciendo Clic en botón denominado “Si”.

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Pendientes – Banco – Ver Al ejecutar la opción Ver aparece detallado el contenido de cada operación, adicionalmente se encuentra a disposición un menú que se activa con el botón derecho del mouse y que será descrito a continuación. En la siguiente imagen tome en cuenta también que si aparece una transacción en rojo es porque se encuentra vencida, la columna status contiene NP (No Pagada) o P (por Pagada). Ya pagada: Cuando la operación ya fue cancelada debe aplicarse esta opción para darle status “P” (Pagada) a la operación.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Mรณdulo a2 Administrativo - Versiรณn 4.2 Imprimir: permite visualizar e imprimir un reporte del movimiento de los pagos de la transacciรณn seleccionada.

Eliminar: Eliminar una cuota de la transacciรณn.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Detalle: Muestra la información detallada de la cuota seleccionada. Observe que automáticamente se activa el botón Detalle en la barra Vertical. Adicionalmente al visualizar el detalle usted puede pasar la cuota al status de Pagado con un botón que se encuentra en la esquina inferior derecha llamado “Pagado”

Modificar: Muestra los parámetros modificables de la cuota seleccionada que son Nro. Documento, Vencimiento y Monto a Pagar.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Pendientes – Fecha Permite visualizar todas las transacciones pendientes comprendidas en el rango de fechas Desde – Hasta. También se toma en cuenta el tipo de transacción Pagadas o por pagar

Una vez que aparecen las transacciones se cuenta con un menú que se activa con el botón derecho del mouse que tiene disponibles las siguientes opciones: Ya pagada: Si la transacción ya ha sido cancelada se aplica esta opción para cambiar su estatus y si no aparezca mas dentro de las pendientes.

Imprimir Permite visualizar y a la vez imprimir un reporte de las transacciones pendientes. Como se muestra en las siguientes ventanas.

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Detalle Permite visualizar el detalle de la transacción y adicionalmente se tiene un botón “Pagado” que se puede utilizar para indicar la cancelación de la transacción.

Modificar Al seleccionar esta opción se puede modificar varios aspectos de la transacción como Número de documento, Fecha de Vencimiento y Monto a Pagar. Se muestra en las ventannas siguientes.

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Pendientes - Detalle Su función es mostrar los detalles de las transacciones bancarias pendientes que se visualizan en la ventana de avisos en la sección de pendientes mostrando el número del documento, el tipo de transacción, la descripción, la fecha de vencimiento, el monto a pagar, presentando también los detalles del banco mostrando así el banco, el beneficiario y el numero de la cuota a pagar. Desde Detalle también se puede cambiar el estatus de la transacción presionando el botón que aparece en la esquina inferior derecha con el nombre Pagado presionado Alt. + P o al hacer clic sobre él.

Pendientes - Informes Esta ventana de reporte muestra el rango de fechas que se desee buscar y las condiciones que solo afectan a las transacciones bancarias pendientes. También se activan las operaciones a incluir en el reporte, tales como transacciones bancarias, cuentas por cobrar, cuentas por pagar y días de vencimiento, esta última opción mostrara el reportes en rangos de días de vencimiento o en días por vencer esto es configurado en el botón avanzado que se explicara más adelante.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Filtros Transacciones Bancarias. Seguido de las opciones de incluir se encuentran los filtros de las transacciones, comenzando con las transacciones bancarias, luego con las cuentas por cobrar y por último las cuentas por pagar. Los filtros de las cuentas aparecerán dependiendo del estado de activación que se encuentren, tal como se muestra en la siguiente imagen. En el formulario de las Transacciones Bancarias se selecciona el banco que se desea buscar en específico, se introduce el beneficiario y por último se selecciona el tipo de transacción que se desea buscar. Para poder buscar todo lo introducido en los filtros es necesario activar o marcar la casilla Activar Filtros.

Filtros Cuentas por Cobrar y por Pagar. Los filtros de cuentas por pagar y cobrar son los mismos para ambos. Dentro de la sección de Activo se selecciona el estatus de los clientes si, no y todos y luego se seleccionan las transacciones que se desean buscar, tales como facturas, notas de débito, notas de créditos, notas pendientes y giros. En parte inferior de la ventana informes se ubican los botones Exportar, Avanzado, Impresora y preliminar, tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Otorga la posibilidad de enviar el informe como archivo ASCII, Documento, Excel, Html y a2Visor. • Tipo: formato del documento. • Nombre del archivo destino: calificativo del documento. • Aceptar: admitir el nombre y tipo. • Cancelar: anular la operación. Al aceptar, se muestra la siguiente ventana que especifica el directorio donde se encuentra el informe.

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Botón Avanzado. Define los rangos de los días de vencimiento y se selecciona el tipo de análisis, como cuentas vencidas o cuentas por vencer.

Impresora. Para imprimir el informe. Desglosa la ventana de impresión, puede definir el número de copias, las propiedades de impresión del documento y determinar el número de páginas a imprimir.

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Preliminar.

Genera una vista de preámbulo del informe, antes de tener en físico la información.

Cuentas La barra de menú cuentas posee los botones Por Cobrar, Por Pagar y Fecha, de los cuales dos primeros botones y la barra cuentas son configurables, es decir, si el usuario no desea ver las cuentas por cobrar y ver las cuentas por pagar o viceversa o ver los dos tipos de cuentas o viceversa lo puede hacer dentro de la configuración de la aplicación anteriormente explicadas.

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Cuentas Por Cobrar. En la sección de cuentas por cobrar se visualizan por cliente todas aquellas cuentas por cobrar que estén en el rango de fecha entre desde y hasta, mostrando el número del documento, la fecha de vencimiento, el tipo de documento y el monto por cobrar, tal como se muestra en la siguiente imagen.

Así mismo se visualiza el monto total de débito, crédito y saldo. También posee la opción de seleccionar el tipo de transacción a mostrar. Dentro de la lista de detalle que muestra las transacciones se puede presionar clic derecho sobre cualquier transacción y se desplegara un menú con la opción de imprimir, la cual imprime un reporte detallado de las cuentas por cobrar que posee el cliente seleccionado, tal como se muestra en la siguiente imagen.

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Cuentas Por Pagar. En la sección de cuentas por pagar se visualizan por proveedores todas aquellas cuentas por pagar que estén en el rango de fecha entre desde y hasta, mostrando el número del documento, la fecha de vencimiento, el tipo de documento y el monto por pagar tal como se muestra en la siguiente ventana.

Así mismo se visualiza el monto total de débito, crédito y saldo. También posee la opción de seleccionar el tipo de transacción a mostrar.

Dentro de la lista de detalle que muestra las transacciones se puede presionar clic derecho sobre cualquier transacción y se desplegara un menú con la opción de imprimir el cual imprime un reporte detallado de las cuentas por pagar que posee el proveedor seleccionado tal como se muestra en la siguiente ventana.

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Ventana de Aviso. La ventana de aviso procederá a notificar las transacciones pendientes hasta la fecha. Todas las opciones que posee la ventana de aviso se pueden configurar en la sección de configuración como se explico anteriormente. La ventana de aviso posee una ventana principal la cual informa el número de transacciones pendientes que se tienen. En el caso que se muestra en la imagen siguiente se puede observar que las transacciones bancarias no poseen pendientes por lo cual la pestaña ubicada en la parte inferior de la ventana esta deshabilitada, por lo contrario, las cuentas por cobrar y por pagar que están habilitadas poseen transacciones pendientes.

Como ya se planteo anteriormente la ventana de aviso posee tres pestañas pertenecientes a cada tipo de transacción bancaria, cuentas por cobrar o por pagar. Al hacer clic en cualquiera de los botones habilitados se detallaran las transacciones pendientes en una lista, mostrando en el tope de la ventana el número de registros que se tienen y el monto total. También se podrá detallar las transacciones al hacer clic en Transacciones Bancarias, Cuentas por Cobrar o Cuentas por Pagar tal como se ve en la siguiente imagen.

Pestaña Pendientes. Dentro de las transacciones bancarias se detalla la descripción, seguidamente se muestra el número de cuota de la transacción y por último el monto a pagar. Como se puede apreciar en la siguiente imagen también se detalla el número y el total a pagar de las transacciones pendientes. Al hacer doble clic sobre la transacción pendiente se abre la ventana principal con la ventana de detalles, mostrando así los datos de la transacción como el número de documento, tipo de transacción, descripción, fecha de vencimiento, monto a pagar, banco, beneficiario y el numero de la cuota. Desde la sección detalle se puede procesar la transacción presionando Alt + P o al hacer clic sobre el botón Pagado.

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Pestañas Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar. Dentro de las Cuentas por Cobrar y Cuentas por Pagar se detalla el cliente o el proveedor y por último el monto a cobrar o a pagar. Como se puede apreciar en la siguiente imagen también se detalla el número y el total a pagar de las cuentas pendientes. Al hacer Doble Clic sobre alguna de las operaciones se despliega una ventana con la información general de la misma.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Ventana de Aviso – Menú Desplegable con botón Derecho del Mouse Utilizando el botón derecho del Mouse en la ventana de aviso obtenemos un menú con una serie de opciones que permitirán realizar un conjunto de operaciones, dichas opciones las explicaremos a continuación. Ver: Permite visualizar las transacciones pendiente, cuentas por cobrar de un cliente en particular o las cuentas por pagar a un proveedor en particular..

Ver Todas Permite visualizar las transacciones pendientes de todos los clientes, cuentas por cobrara de todos los clientes o cuentas por pagar a todos los proveedores.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Ver Vencidos entre Esta opción posee un submenú con rangos de periodos vencidos configurables en la sección de configuración de la barra de menú nuevo explicado anteriormente. Cada uno de los rangos de vencimiento muestra en una lista aparte las transacciones pertenecientes a ese rango.

En el caso de no haber ninguna transacción dentro de algún rango aparecerá el mensaje siguiente:

Imprimir Imprime todas las transacciones pendientes mostrada por la ventana de aviso.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

Actualizar Datos Actualiza toda la data de la aplicación.

Pagado Funciona solamente para las transacciones bancarias en las cuales cambie el estatus de la misma y no será más notificada por la ventana de aviso.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 DBISAM DBISAM es el Manejador de las Bases de Datos de a2, con el que podrá visualizar y modificar las tablas del sistema. El archivo ejecutable del DBISAM es el dbsys.exe. A continuación se introducirán conceptos básicos del lenguaje de consulta estructurado (SQL, Structured Query Language), así como también los distintos usos y la manera de acceder al manejador de Base de Datos DBIsam (relacionado con el uso de sentencias en SQL). SQL (Structured Query Language ó Lenguaje Estructurado de Consulta), es en sí un lenguaje de consulta y programación de bases de datos, utilizado para acceder a los datos y para consultar, actualizar y gestionar sistemas de bases de datos relaciónales. Este es un lenguaje bastante sencillo y de fácil manejo, es por ello que la base de datos DBISAM incorpora esta extensión, obteniendo potentes resultados. El SQL está compuesto por una serie de sentencias y de cláusulas muy reducidas en número, pero muy potentes en efectividad. El objetivo principal de SQL es la realización de consultas y cálculos con los datos de una o varias tablas.

UTILIDADES DE LA BASE DE DATOS Consulta (Query) A continuación se dará una explicación detallada de cada uno de los pasos a seguir para la elaboración de una consulta (Query) en la base de datos. Se recomienda direccionar la ruta de acceso a las tablas de la base de datos desde las opciones de configuración del DBISAM, de esta forma se asumirá por defecto a la hora de acceder a una de las tablas permitiendo trabajar con mayor comodidad el procedimiento es el siguiente: • Menú “File” seleccionar “Options...” el cual abrirá una ventana que permitirá direccionar la aplicación hacia la data sobre la cual se trabajara. En la ventana Options se tendrá disponible 3 fichas a saber Global, Remote y Security. •

Se debe seleccionar la pestaña “Global”, luego presione el Botón “Select” de la ventana “Options“, se mostrará a continuación la siguiente ventana donde debe indicar donde se encuentra ubicada la data a utilizar, dirección que se mostrará en el cuadro Private Directory.

Nota: es necesario colocar la dirección de la data, para poder trabajar sobre la misma, de lo contrario al hacer la sentencia (Query) es necesario indicar entre comillas (simples o dobles) dicha dirección. Esta dirección se colocara completa, en el lugar donde se coloca el nombre de la tabla Ej: FI_CATEGORIA=”DEFER”

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Select * from

“C:\a2softway\Empre001\Data\Sinventario”

Where

Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Modificar tablas: Para modificar tablas utilizando sentencias SQL, seleccione el menú File y haga clic en la opción Open Table. En la ventana que aparecerá se debe indicar. Connection Type (Tipo de conexión) • Especificar si la conexión será Local o Remota. En este caso se debe seleccionar “Local”. Avalaible Databases (Bases de datos Disponibles). • Se mostrará de inicio la dirección de datos especificada inicialmente en Options del menú File. En caso de ser necesario indicar una nueva ruta de datos para tener disponible debe hacer clic en el btón “Select” para especificarla. Avalaible Table (Tablas Disponibles). Una vez indicada la ubicación de la Base de Datos se observará en esta lista las tablas disponibles para trabajar. Estas tablas se podrán seleccionar individualmente, por rango continuo o por individuales salteadas tal como se seleccionarían los archivos en una lista de Windows. •

Seleccione la tabla que desea modificar, e indique bajo que modalidad desea abrirla

Esto puede hacerse así: •

Exclusive (Exclusivo): en modo de uso Exclusivo.

Read-Only (Sólo Lectura): en modo Sólo lectura.

Exclusive – Read Only (Exclusivo-Sólo Lectura): Exclusivo y Sólo Lectura.

Shared (Compartido): para utilizar esta modalidad no debe seleccionarse ninguna de las opciones disponibles (Exclusivo y Sólo Lectura).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Ficha Browse Data 1. En la ficha denominada Browse Data (Visualizar data) se mostrará el contenido de la tabla es decir todos los registros que se encuentran en la tabla.

2.- Permitirá seleccionar que campos de la tabla podrán ser visualizados actualmente. 3.- Campos (Columnas) que conforman los Registros (Filas) de la tabla. 4.- Botones para control de los registros (Desplazamiento, Incluir, Eliminar, Grabar, Actualizar).

Ficha Structure (Estructura) La ficha denominada Structure (Estructura) muestra información de los campos que conforman la tabla detallando Número de Campo(#), Nombre del campo (Field Name), Tipo de Dato (Data Type), Tamaño (Size), Requierd (Requerido, Obligatorio), Primary Index (Indice Primario) y Details (Detalles).

Ficha Indexes (Índices) La ficha Indexes (Índices) muestra los campos de búsqueda de la tabla (Índices Secundarios) los campos que se muestran son Nombre del Indice (Index Name), Principal (Primary), Claves secundarias (Case-Ins), Único (Unique), Comprimido (Compression), Campos Indexados (Indexed Fields), Campos descendientes (descindings Fields), Sin estadística (No stats).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Utilizando Consultas SQL (Structure Query Language). Las consultas mediante el uso del lenguaje estructurado de búsquedas o consultas (Structure Query Language, SQL) es sumamente importante en la manipulación de la información directamente sobre las tablas del sistema en caso de ser necesario. A continuación se mostraran los comandos más comunes con su respectiva ejemplificación.

Comandos SQL más Utilizados. • • • •

SELECT: Permite visualizar registros que cumplan con criterios dados. INSERT INTO: Incluir un registro en la tabla. UPDATE: Modificar o actualizar la información de uno o varios campos. DELETE: Borrar registros especificados.

Ejecutar una consulta SQL Para ejecutar una consulta SQL seleccione el menú File y haga clic en la opción New SQL Query: Se presentará una ventana donde podrá escribir la sentencia SQL.

A continuación se realizará un ejemplo sencillo con el comando SELECT para visualizar la forma de trabajo con el SQL Query. La siguiente sentencia extrae de la tabla Sinventario todos los Articulas cuya Categoría (FI_Categoria) sea igual a DEFER (Departamento de Ferretería): SELECT * FROM SINVENTARIO WHERE FI_CATEGORIA=’DEVIV’ Escriba la sentencia y verifique si está correctamente escrita pulsando el botón Prepare, el cual mostrará un mensaje si existe error en la sintaxis, luego ejecute la sentencia pulsando el botón Run SQL

Una vez ejecutada la sentencia se muestra la información requerida en la misma, como se muestra a continuación:

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Lista de operadores y ejemplos prácticos para realizar selecciones. Los siguientes operadores deben ser utilizados después de la cláusula WHERE y pueden ser combinados hábilmente mediante paréntesis para optimizar su uso.

Comodines *

Sustituye a todos los campos

%

Sustituye a cualquier cosa o nada dentro de una cadena

_

Sustituye un solo carácter dentro de una cadena

Operadores lógicos And Or Not

Operadores Relacionales: > Mayor que < Menor que >= Mayor o igual que <= Menor o igual que <> Distinto = Igual

Nota: Cuando se requiera utilizar una relación y el contenido sea tipo Texto debe escribirse encerrados entre comillas.

SELECT La instrucción SELECT permite filtrar los registros que cumplan con los criterios dados. Puede utilizarse operadores relacionales o de comparación descritos en la tabla Operadores Relacionales.

Sintaxis. •

SELECT * FROM TABLA WHERE CONDICIONES O

SELECT CAMPOS FROM TABLA WHERE CONDICIONES

Ejemplos. SELECT * FROM SoperacionInv WHERE FTI_totalcosto >10000 Muestra todas las operaciones cuyo Costo Total sean mayores a 10000.

SELECT * FROM SoperacionInv WHERE FTI_totalcosto <10000 Muestra todas las operaciones cuyos costos sean menores a 10000.

SELECT * FROM Sclientes WHERE FC_ZONA <>"00003" Muestra todos los clientes cuya zona sea distinta a la zona 00003 (Zona Norte)

SELECT * FROM Sinventario WHERE FI_DESCRIPCION LIKE "Se*" Muestra todos los productos cuyo nombre comienza por Se

SELECT * FROM Scuentasxcobrar WHERE FCC_FECHAEMISION BETWEEN "01/08/2010" and "30/08/2010" Muestra todas las cuentas por cobrar emitidas entre el 01/08/2010 y 30/08/2010.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2

INSERT INTO Para añadir un nuevo registro se debe tomar en cuenta la sintaxis y los datos a introducir en una tabla; los registros pueden ser introducidos a partir de sentencias que emplean la instrucción Insert Into.

Sintaxis. INSERT INTO nombre_tabla (nombre_campo1, nombre_campo2,...) VALUES (valor_campo1, valor_campo2...) El siguiente ejemplo permite introducir un nuevo cliente en la tabla: INSERT INTO Sclientes (FC_CODIGO, FC_DESCRIPCION, FC_RIF) VALUES (“00000022”,”Juana Perez”,”J123456”) Otra forma de aplicación de la sentencia INSERT INTO es para copiar todos los valores de una tabla a otra por ejemplo: INSERT INTO Sclientes all SELECT * FROM Sclientes1 Nota: los campos a introducir (de la tabla origen a la tabla destino) deben tener el mismo tipo de datos, así como también los campos principales no deben repetirse; es decir no debe haber duplicidad de datos, de lo contrario generara errores que imposibilitara la inclusión de los mismos.

UPDATE UPDATE es la instrucción que permite actualizar campos de registros, se requiere especificar por medio de una clausula WHERE la condición por la cual habrán de actualizarse los registros. Además, tendrá que especificar cuáles son los nuevos valores de los campos que desea actualizar.

Sintaxis UPDATE nombre_tabla condiciones_de_selección

SET

nombre_campo1=valor_campo1,nombre_campo2=

valor_campo2,...

WHERE

Ejemplo. Se requiere que todos los productos del departamento 0006 tengan escrito en el campo FI_Garantia (Garantía) el valor 1 (un mes de garantía). UPDATE Sinventario SET FI_Garantia=1 WHERE FI_Categoria=”00006” De no colocar la cláusula WHERE estaría modificando todos los registros de la tabla.

DELETE Para borrar registros se utiliza la instrucción Delete. Se requiere indicar el criterio de borrado mediante la cláusula WHERE.

Sintaxis DELETE FROM nombre_tabla WHERE condiciones_de_selección Ejemplo: Se requiere borrar de la tabla el producto cuyo código es 00000023. DELETE FROM Sinventario WHERE FI_codigo="00000023”

Como puede verse, los campos no numéricos deben estar delimitados por apóstrofes o comillas (“dato” o ’dato’). Debe tener cuidado con esta instrucción ya que si no especifica una condición WHERE, estará borrando todos los datos de la tabla.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Otras opciones importantes Reparación de tablas con DBISAM Cuando por alguna causa (falla eléctrica entre otras) se daña alguna de las tablas del sistema DBISAM provee de una herramienta que permite la reparación inmediata de la tabla (tomando en cuenta no sea un daño mayor irreparable) con sólo indicar cuál es la tabla que desea reparar. • • •

Seleccione la opción Repair (Reparar) del menú Utilities (Utilidades) Seleccione la tabla que se desea reparar. Hacer Clic en el botón “Abrir”

Indique los siguientes parametros

Connection Type (Tipo de conexión) Especificar si la conexión será Local o Remota. En nuestro caso se debe seleccionar “Local”. Avalaible Databases (Bases de datos Disponibles). Se mostrará de inicio la dirección de datos especificada inicialmente en Options del menú File. En caso de ser necesario indicar una nueva ruta de datos para tener disponible debe hacer clic en el btón “Select” para especificarla. Avalaible Table (Tablas Disponibles). Una vez indicada la ubicación de la Base de Datos se observará en esta lista las tablas disponibles para trabajar. Estas tablas se podrán seleccionar individualmente, por rango continuo o por individuales salteadas tal como se seleccionarían los archivos en una lista de Windows. Seleccione la tabla que desea reparar y haga clic en el botón “Repair”. Una vez ejecutado el proceso de Reparación se mostrara el siguiente mensaje si la reparación fue exitosa de lo contrario mostrará un mensaje indicando que la tabla no puede ser reparada.

Reestructure (Reestructurar) Permite seleccionar una tabla para cambiar la estructura de los campos o sus tipos de datos. También permite crear indices de búsqueda, con lo cual el usuario podrá ir a la ventana info de los archivos maestros y realizar búsquedas con los indices creados. En el siguiente ejemplo se agregará el índice RIF a la ventana de Info de Clientes.

Paso a paso Pasos para crear Indices de Búsqueda. Clic en el menu Utilities seleccionar la opción Reestructure. Elegir la tabla a modificar por ejemplo, sclientes.dat.

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Seleccionar la pestaña Indexes y luego desplazar el apuntador una fila más debajo de la ultima fila con información.

Escribir el nombre que desea darle al campo de búsqueda, en el ejemplo: FC_KEYRIF. Desplazar el apuntador hasta la columna denominada Indexed fields y hacer clic en ella aparecerá entonces un icono con tres puntos haga clic en este botón.

Aparecerá entonces una ventana donde debe elegir el campo de la tabla con el que se desea hacer la búsqueda y pasarlo hacia la lista “Index Fields” utilizando los botón de desplazamiento que se encuentran en la parte central de esta ventana.

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Posteriormente haga Clic en el botón Ok. Definidos todos los elementos del campo hacer Clic en el botón Alter (Alterar).

El mensaje de confirmación de la reestructuración realizada es el siguiente.

Verifiquemos en la ventana de Clientes que aparezca en la ventana de información y búsqueda la opción RIF.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable Módulo a2 Administrativo - Versión 4.2 Anexar librerías dll y programas ejecutables en el menú de a2 a2 Herramienta administrativa configurable le permite incorporar en el menú de a2 programas ejecutables o librerías dll, a través de la generación de archivos de texto con el formato que se especifica a continuación logrando los resultados que muestra la Figura: Se recomienda la elaboración de librerías dll debido a que de esa manera el programa siempre tendrá el control de la aplicación, sin embargo podrá invocar cualquier ejecutable a través de esta técnica.

Paso a Paso: Crear un archivo texto con el nombre SMenuTerceros.Cfg en el directorio data de a2. Este archivo lo busca la aplicación automáticamente al iniciarse y registra las opciones que se hayan incluido. En caso de querer crear opciones diferentes para cada uno de los usuarios, el archivo debe ser creado con el sufijo que corresponda al código del usuario. Por ejemplo si un usuario tiene código 3 (Campo “code” en el archivo SUsuarios.Dat) el archivo debe ser creado como SMenuTerceros3.Cfg. A continuación un ejemplo de un archivo de configuración. • • •

Aplicaciones a2Softway,[04/10],, a2 Contabilidad,[04/10/01],c:\a2contabilidad\a2contabilidad.exe a2 Nómina,[04/10/02],c:\a2nomina.exe

Cada uno de los campos debe estar separado por coma y representa lo siguiente: Titulo de la opción: Aplicaciones a2Softway

Posición a ocupar [04/10]. Significa que esta opción será ubicada en el menú 4 (Compras) en la posición 10.

Directorio

que

ocupa.

C:\a2Contabilidad. Identificamos el directorio donde se encuentra la librería o programa a ejecutar. Nombre del procedimiento: Nombre que identifica la rutina que se va a ejecutar en el referido dll. Si lo que vamos a ejecutar es un archivo .exe, la línea de texto deberá ser: A2 Contabilidad,[04/10/01],C:\a2contabilidad\a2contabilidad.exe.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 INSTALACIÓN 1. Ubique el archivo InstalarPunto ejecútelo realizando Doble Clic sobre el archivo o seleccionando el mismo y presionando la tecla Enter.

Aparecerá el siguiente cuadro donde se muestra el directorio por defecto donde será instalado inicialmente el programa. Esta dirección puede ser modificada de ser necesario.

Botón Comenzar: Inicia la instalación del punto de venta el directorio por defecto es: a2PuntoDeVenta pero este puede ser modificado según se requiera.

Botón Examinar: Permite seleccionar el directorio destino de la aplicación.

Mientras se desarrolla el proceso de instalación van apareciendo diferentes ventanas mostrando características de la aplicación.

2. Luego de instalar satisfactoriamente la aplicación se despliegan dos pantallas; la primera contiene los accesos directos de las aplicaciones que se encuentren instaladas en el sistema.(a2 Administrativo, a2 Administrativo Básico, a2 Consulta de Precios, a2 Manager, a2 Sistema, a2 Punto de Venta, a2 Visor, a2 Contabilidad).

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 La segunda pantalla (Instalando su Punto de Venta), permite direccionar el punto de venta. En este momento la carpeta a2PuntoDeVenta ya fue creada, se debemos entonces abrir dicha carpeta y crear dentro de ella una carpeta con el nombre “Licencia” donde se debe colocar la licencia del punto de venta (a2cash.a2).

Una vez realizado este paso continuamos con el direccionamiento de los directorios en la ventana “Instalando su Punto de Venta”. • • •

Ubicación del a2 Administrativo (ejecutable y archivo de personalización) Dirección de la carpeta data. Ubicación del archivo de personalización del punto de venta

Ubicación del a2 Administrativo (ejecutable y archivo de personalización) Dirección de Carpeta Data.

la

Ubicación del archivo de personalización del punto de venta (a2Cash.a2). Usuario del punto: Permite asignar un usuario para la apertura del punto de venta; a su vez éste se guarda en la herramienta administrativa Configurable. Puede crear un usuario para el punto de venta y agregarlo a los demás usuarios, para modificarlo desde a2sistema de ser necesario, cabe destacar que el usuario que se cree desde la instalación del punto de venta tendrá las direcciones indicadas arriba en la misma ventana, y si está instalado en una estación solo ese usuario tendrá entrada al punto de venta, debe ser asignado desde la configuración del punto de venta. Recuerde que el punto de venta solo funcionara si el archivo de personalización corresponde a la misma empresa que el Administrativo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Instalando con Mapeo de unidades. En el servidor la carpeta donde se instalo a2 Herramienta Administrativa Configurable debe estar compartida. Debe crear la conexión con el servidor y la carpeta donde se encuentra instalado el a2Softway herramienta administrativa configurable utilizando para ello el mapeo de unidades. Asigne una letras a la conexión tomando en cuenta que debe ser la misma para todos los puntos de venta de manera que todos los usuarios puedan trabajar desde cualquier punto de venta, la única restricción de acceso será definida por la asignación de usuarios en la configuración del punto de venta. Los pasos para crear la conexión en caso de existir son los siguientes: Conectarse al servidor mapeando la unidad de red y asignándola a una letra, en el ejemplo Z:

Seleccionamos la letra para este caso la Z: S e hace clic en examinar Aparece la siguiente ventana donde se selecciona el equipo y la carpeta a la que se quiere hacer la conexión.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11

Una vez realizado este paso aparece definida la conexión.

Realizados estos pasos se procede a realizar la instalación del punto de venta. Se hace doble Clic en el icono de instalar Punto de Venta. Cuando aparece la siguiente ventana se hace clic en el botón Comenzar.

Aparecerá una ventana que ira mostrando el progreso de la instalación hasta llegar a la ventana que sigue.

En esta ventana debe indicarse la ruta donde se encuentra el a2softway en el servidor de la red.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Recuerde que al realizar la instalación en una red debe existir previamente la conexión al servidor la cual se ubicará como muestra la siguiente imagen.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11

Antes de proceder a indicar donde se encuentra la licencia del punto de venta (a2cash.a2), debe crearse en la carpeta a2puntodeventa una carpeta llamada “LICENCIA”, como muestra la siguiente imagen.

Una vez realizado el paso anterior se procede a copiar en dicha carpeta el archivo a2cash.a2 el cual representa la licencia del punto de venta. Procedemos entonces a indicar la ubicación de la licencia del punto de venta

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Se especifica entonces el usuario del punto de venta y su correspondiente clave de acceso al punto de venta.

Por último se hace clic en el botón iniciar para completar la instalación.

Instalando con dirección del Servidor. Debe compartir en el servidor la carpeta donde se instalo el a2 Herramienta Administrativa Configurable. Para indicar la ruta que se solicita para la conexión en la ventana “Instalando su Punto de Venta” debe seguir la siguiente sintaxis, \\nombre de la máquina\nombre del recurso compartido\ruta del sistema (a todos los usuarios). Ejemplo: Si el nombre de la máquina donde se encuentra instalado el a2 Herramienta Administrativa Configurable es Servidor y usted instaló el sistema en la carpeta llamada a2softway, comparta esta carpeta y escriba lo siguiente: \\Servidor\a2softway \\Servidor\a2softway\EMPRE001\DATA\ \\Servidor\a2puntodeventa\Licencia donde se encuentra el archivo de personalización del punto de venta.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Ventana principal del punto de venta antes de la apertura de caja En este momento se puede realizar 2 operaciones, la apertura de la caja para comenzar a trabajar o utilizar el menú de sistema para configurar la aplicación hacer mantenimiento y asignar usuarios.

Botones disponibles en el punto de venta cuando se apertura caja

Consulta de Artículos Haga clic en el botón “Consulta” o presione la combinación de teclas Ctrl+F3. Escriba el código del artículo en el cuadro “Indique Item” si existe el artículo en la base de datos de a2 le mostrará el precio. Si usted tiene una fotografía del producto asociada a la ficha del artículo, se mostrara en el espacio ocupado por el logotipo de a2. Haga clic en Cancelar o presione la tecla ESC para salir de esta pantalla. Bloqueo de Caja Si por algún motivo el cajero requiere ausentarse de la caja puede bloquear la misma al hacer Clic en el botón denominado Bloqueo ó las teclas Ctrl+F3, este quedará temporalmente inactivo fíjese que en la parte superior derecha de la ventana se muestra la frase “CAJA BLOQUEADA”, para activarlo nuevamente deberá indicar su nombre de usuario y clave, al hacerlo se podrán continuar las operaciones en el punto de venta, es importante resaltar que las transacciones efectuadas por este quedan activas para ese turno.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Manejo de Caja Este nos permite controlar desde el punto de venta entrada y salida de efectivo, proceso que es muy común en la operación de un cajero, ejemplos de esto: • Pago de Fletes en efectivo. • Cambios de Cheques a empleados. • Corte de efectivo al supervisor

Corte X Es la operación que se realiza cuando se cambia de turno en el punto de venta, totalizando todas las operaciones efectuadas por él cajero en su turno. Al seleccionar la opción Corte X con un clic o con la combinación de teclas Ctrl + X aparece una ventana donde el cajero debe indicar los montos en efectivo, cheques, tarjeta de debito y tarjeta de crédito y pueden existir otros montos no monetarios como la cesta ticket. Una vez ingresado los montos, oprime el botón Aceptar, seguidamente se imprime el corte, que nos es más que lo que ingreso el cajero al efectuarlo, quedando la caja cerrada para ese turno. Una vez efectuado el corte X ó cierre de caja para ese turno podemos visualizar desde la opción arqueo de caja, el cuadre de la misma y las diferencias si estas existieran.

Clientes Alt-F1 Para comenzar el registro de las transacciones se debe indicar el cliente esto se puede realizar de varias formas: 1.- Escribir el código del cliente. 2.- Utilizar la combinación de teclas Alt+F1. 3.- Hacer clic en el botón señalado con Alt+F1. En caso de utilizar la opción 2 o la opción 3 aparecerá la lista de clientes desde donde se procederá a seleccionar el cliente que corresponda. Una vez

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 seleccionado el cliente el código y la descripción del mismo será mostrado en el área central de la ventana debajo del TOTAL. Selección de artículos. Una vez seleccionado el cliente tendremos la posibilidad de ingresar los artículos que formaran parte de la transacción. Para comenzar el ingreso de los artículos se puede utilizar varias formas: 1.- Escribir el código del artículo. 2.- Leer el código con un scanner o lector óptico. 3.- Utilizar la combinación de teclas Alt+F1. 4.- Hacer Clic en el botón Alt+F1.

En caso de utilizar la opción 2 o la opción 3 aparecerá la lista de artículos desde donde se procederá a seleccionar el artículo que corresponda.

F2 - Devolución Esta operación tiene una doble función, permite realizar devoluciones de artículos en la transacción que se está realizando o hacer devoluciones de facturas desde el punto de venta. Inicialmente se explicara la función de devolución de artículos. Esta opción nos permite a la hora de que se desee obligar al operador en una transacción en proceso a utilizar cantidades negativas, para los casos que necesite corregir las cantidades de un ítem seleccionado como lo muestra la figura. - El operador selecciona el ítem a facturar, pudiéndolo hacer en forma manual es decir no utilizando la captura del código de barra si no digitalizándolo por medio del teclado. - Una vez seleccionado el ítem, en este caso el Mouse Inalámbrico, el operador se da cuenta que no son 5 piezas si no 3, en este caso puede ser útil la opción de “DEVOLUCION” - Para efectuar la devolución a un ítem en particular se hace clic en el botón “devolución” o se presiona la tecla F2, en la parte superior derecha de la ventana aparecerá la palabra “DEVOLUCION” indicando que el proceso esta activado.

- Seleccionamos el artículo nuevamente indicando su código, luego se especifica la cantidad que se pretende devolver y presionamos la tecla “Enter” para que el artículo ingrese al área de lista de artículos con la cantidad especificada en negativo, como muestra la figura.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11

F3 – Anular. Permite cancelar una operación en su totalidad limpiando el grid de artículos y colocando nuevamente la opción de selección del cliente para la facturación.

F4 – Eliminar. Permite seleccionar un artículo y eliminarlo de la lista que se muestra en el grid.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 F5 – Cantidad: Permite seleccionar un articulo y cambiar la cantidad asignada inicialmente al artículo.

F6 – Cargar. Permite seleccionar alguno de los documentos que se encuentren pendientes para facturar (almacenados con la opción F7 Guardar). F7 – Guardar. Permite almacenar los artículos de una transacción con status “Pendiente” para su posterior facturación. F8 – Preliminar. Permite visualizar una factura antes de impresión. F9 – Reimprimir. Permite reimprimir el último documento impreso.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Las funciones de los botones anteriormente descritos pueden varían tomando en cuenta las políticas que se activen para el trabajo desde el punto de venta. F10 - Totalizar. Una vez incluidos todos los artículos de la transacción se procede a totalizar la misma presionando la tecla F10 o haciendo clic al botón totalizar. Una vez iniciada la totalización aparece la siguiente ventana, donde se procederá a indicar la naturaleza del pago de la transacción, el monto del pago y finalmente presionar la tecla F9 o hacer clic en el botón Aceptar. Una vez realizado este procedimiento se imprimirá el documento. La cantidad de opciones para el tipo de pago (Efectivo, Cheque, T. Debito, T. Crédito) pueden variar según la configuración que se realice del punto de venta. Además podrán especificarse otros elementos de trabajo tales como: Vendedores, Fletes, Descuentos, entre otros, todo esto dependiendo de la configuración del punto de venta.

F11 – Precios. Permite cambiar el tipo que se aplicará en la transacción tomando en cuenta los precios configurados desde le a2 Herramienta Administrativas Configurable.

F12 – Detalles. Permite agregar un comentario complementario al artículo seleccionado en ese momento.

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Configuración Del Punto De Venta Para acceder al modulo de configuración del Punto de Venta se debe entrar al menú Sistema, pero debe tomar en cuenta de no realizar la apertura de la caja porque el menú Sistema tendría opciones diferentes y no aparecería la opción de configuración.

Una vez activada la opción de configuración aparecerá la siguiente ventana. Página de Configuración Básicos:

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 1.- Entrada de datos. Por Clientes. Indicar si la lectura inicial será seleccionando clientes Por Autorizados. Indicar si la lectura inicial será seleccionando clientes Cliente por Defecto Cuál de los clientes aparecerá predeterminado al inicio de la transacción Permitir modificaciones al momento de la transacción Define si el cliente podrá ser modificado al momento de iniciar la transacción. Centro de Costo. Si está conectado a la Contabilidad permite seleccionar un Centro de Costo si está asignado para el punto de Venta Deposito Defecto. Permite indicar el depósito predeterminado para descargar los artículos del inventario Vendedor defecto. Indicar el vendedor predeterminado. Permitir modificar el vendedor al momento de la transacción. Modificar el vendedor predeterminado.

2.- Configuración Básica. Permitir cambiar de turno al momento de la apertura. Muestra al momento de apertura de caja una ventana donde se selecciona el turno de trabajo. Poder cerrar y cortar caja sin clave de autorización. Permite al usuario del punto realizar corte de caja o cierre de caja sin solicitar clave de autorización. Autorizar transacciones a crédito. Permite realizar operaciones a crédito Activar foto del cliente al inicio de la transacción. Si en la ficha del cliente se ha agregado la foto podrá verse desde el punto de venta. Activar foto del producto durante la selección Si en la ficha del artículo se ha agregado la foto podrá verse desde el punto de venta. Mínimo número de líneas por factura. Permite especificar la cantidad de líneas que deberán aparecer en cada factura. Serie activa contado. Serie activa crédito. Entrada de productos. Permite indicar como se hará el ingreso de los artículos en el Punto de Venta, se tiene disponible tres modalidades: por Código, por Referencia o Código único asociado.

3.- Datos adicionales Los datos adicionales que se refieren a los clientes permiten hacer uso de los de la modalidad de clientes eventuales al momento de facturar. Modificar la descripción del Cliente. Permite indicar el nombre del Cliente que será impreso en la factura. Modificar el R.I.F. Permite indicar el R.I.F. del Cliente que será impreso en la factura. Modificar el N.I.T. Permite indicar el N.I.T. del Cliente que será impreso en la factura.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Modificar la dirección de Despacho Permite indicar la dirección que aparecerá en la factura del Cliente. Modificar el teléfono Permite indicar número de teléfono del Cliente que será impreso en la factura. Activar flete del documento Visualizará al momento de totalizar un cuadro donde se puede ingresar el valor del flete. Activar documento de origen Permite que se muestre al momento de cargar un documento el número y tipo de documento de donde vienen los datos. Activar clasificación Muestra la selección de clasificación. Activar teléfonos para mensajería de texto Permite ver los teléfonos que se utilizarán para el envío de mensajes de texto. Clasificación por defecto. Indicar la clasificación que aparecerá de inicio para las transacciones. Modificable. Permite que la lista de clasificación pueda abrirse y cambiar la selección por defecto. Nota: Documento origen, selección de Clasificación y teléfonos de mensajería de texto se visualizan presionan el botón F11 antes de totalizar la factura.

4.- Cargar y Guardar operaciones. Permitir guardar transacciones pendientes. Al activar esta opción se puede almacenar las transacciones tomando status de pendientes para ser cargadas y facturadas posteriormente. Estas transacciones guardadas se refieren a las operaciones elaboradas en el punto de venta. Permitir cargar presupuestos en tránsito. Permitir cargar pedidos en tránsito. Permitir cargar apartados en tránsito. Permitir cargar notas de entrega en tránsito. Las opciones de Cargar presupuestos, pedidos, apartados y notas de entregas, permiten tomar desde el punto de venta (para su facturación) documentos con status de tránsito. Las operaciones con status de tránsito son las totalizadas desde el modulo administrativo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Página de Configuración: Avanzado.

1.- Precios y cantidades X defecto Precio por defecto Permite indicar el precio con el que inicialmente aparecerán los productos seleccionados. Recuerde que en herramienta administrativa configurable se pueden manejar hasta 6 precios. Volver al precio por defecto cada vez que se cambia Permite regresar automáticamente al precio que se utilizaba antes de cambiar el mismo. Trabajar con céntimos Cantidad por defecto Permite especificar cuál será la cantidad que aparecerá al momento de seleccionar los artículos. Por defecto la cantidad es 1. Repetir el último producto facturado con la tecla Enter. Permite una vez que un articulo ingresa al grid que al presionar enter se repita el articulo.

2.- Topes y Montos máximos Activar monto tope en ventas Se activa para que el punto de venta pueda emitir un mensaje que nos permita hacer un corte de caja en un momento específico. Monto máximo en retiros Permite indicar cuál es el valor máximo acumulado para poder realizar retiros de caja. Ejemplo si se especifica 30 se podrán realizar retiros acumulando el monto hasta alcanzar los 30, una vez que se ha llegado a ese valor no se podrán realizar más retiros. Monto máximo acumulable en ventas Permite especificar una cantidad que al ser alcanzada, indicará en el punto de venta un mensaje para hacer un corte X. % mínimo para procesar un apartado. Permite indicar cuál es el momento necesario para procesar un apartado. Clave de configuración del punto Permite indicar la clave de acceso a la opción de configuración del punto de venta. Clave autorización Punto Permite indicar la clave que se utilizará para las transacciones en el punto de venta.

3.- Mostrar en la ventana de selección de productos Permite mostrar los artículos solo con la descripción o con el código/Referencia y la descripción.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 4.- Configuración de Descuentos y Ofertas. Autorizar un descuento total en la transacción Permitir realizar descuentos al totalizar las transacciones. Obligar los descuentos en porcentajes. Se activa para indicar que los descuentos sean solo en porcentajes y no en montos. Porcentajes máximos en Descuentos Globales. Permite indicar el monto máximo de descuento al momento de la totalización. Activar clave para autorizar descuentos por arriba del máximo permitido. Clave para autorizar descuentos por encima del máximo indicado para los totales. Autorizar un descuento parcial en la transacción Permitir realizar descuentos por artículo en la transacción. Obligar los descuentos parciales en porcentajes Se activa para indicar que los descuentos sean solo en porcentajes y no en montos. Porcentaje máximo en descuentos por ítem. Permite indicar cuál es el máximo descuento permitido por artículo. Activar Ofertas y Presentaciones. Permite visualizar al momento de agregar los artículos las ofertas y las presentaciones para poder seleccionarlas

Página de Políticas Básicas / Avanzadas. El punto de venta cuenta con dos tipos de políticas: Básicas y Avanzadas. Éstas son independientes de las políticas del a2 administrativo.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11

Página Periféricos. Permite la configuración de dispositivos adicionales como son: Gaveta de dinero, Scanner seriales, Visor y balanzas. Asi como las etiquetas para el manejo de las balanzas de Peso y Precio.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Etiquetas de Balanza Algunas balanzas permiten elaborar la etiquetas de código de barra, éstas contienen los datos del código del producto (PLU) ó referencia + el peso ó el precio del producto; la aplicación captura ésta información en una sola lectura. Para ejecutar esta acción es necesario realizarlo a través de la configuración del punto de venta en la pestaña de periféricos. Balanza con etiqueta de peso:

Ejemplo Balanza por Peso. El código que se refleja en la etiqueta es: 3 003566 002201 Los últimos 6 dígitos son 002201 si se observa la sección superior derecha de la etiqueta indica que el peso es: 0.220 lo que nos indica que estamos en presencia de una etiqueta de balanza por peso. •

Dígito identificador: En este campo debe indicarse el número de dígitos (longitud) que conforman el dígito verificador. Con él la aplicación podrá determinar si la etiqueta maneja el precio ó el peso. En el ejemplo 1.

Longitud del código (PLU): Corresponde al número de dígitos del código del producto. En el ejemplo 6. Código de la Balanza: Corresponde al código ó a la referencia del producto. En el ejemplo Código. Digito Verificador: Pudiendo indicar cuándo es peso ó precio el digito que lo identifica. En el ejemplo 3. Longitud de la Medida: Corresponde al número de dígitos que conforman el peso del producto. En el ejemplo 6. Decimales: Representan los decimales de la medida. En el ejemplo 4. Aplicar redondeo: Activar etiquetas de balanzas: Se activa para indicarle a la aplicación que maneja etiquetas de balanzas.

• • • • • •

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Balanza con etiqueta de precio.

Ejemplo Balanza por Precio. (1) Digito Verificador (2) PLU Código del artículo. (3) Longitud de medida. (4) Muestra el Precio de artículo. El código que se refleja en la etiqueta es: 2 861399 009030 Los últimos 6 dígitos son 009030 si se observa la sección inferior derecha de la etiqueta (4) indica que el precio es: Bs. 9.03 lo que nos indica que estamos en presencia de una etiqueta de balanza por precio. • Dígito identificador (1): En este campo debe indicarse el número de dígitos (longitud) que conforman al dígito verificador. Con él la aplicación podrá determinar si la etiqueta maneja el precio ó el peso. En el ejemplo 1. • Longitud del código (PLU)(2): Corresponde al número de dígitos del código del producto. En el ejemplo 6. • Código de la Balanza: Corresponde al código ó a la referencia del producto. En el ejemplo Código. • Digito Verificador (1): Pudiendo indicar cuándo es peso ó precio el digito que lo identifica. En el ejemplo 2. • Longitud de la Medida (3): Corresponde al número de dígitos que conforman el precio del producto. En el ejemplo 6. • Decimales: Representan los decimales de la medida. En el ejemplo 3. • Precio incluye impuesto: • Activar etiquetas de balanzas: Se activa para indicarle a la aplicación que maneja etiquetas de balanzas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Página Configuración de Restricciones. Permite la limitación de ciertas operaciones tomando en cuenta Departamentos, Productos, Clientes, Autorizados y Productos para Adultos.

Departamentos. Permite seleccionar el o los departamentos que tendrán restricciones de manejo, es decir que los artículos asociados a los departamentos no podrán ser seleccionados. Productos. Permite seleccionar artículos para especificar la cantidad que podrá ser vendida. Clientes. Permite seleccionar clientes a los que no se les podrá realizar operaciones desde el punto de venta. Autorizados. Permite seleccionar autorizados a los que no se les podrá realizar operaciones desde el punto de venta. Productos para Adultos. Permite indicar los artículos que tendrán restricción de edad para la venta.

Página Configuración de Forma de Pago. En esta página definir las formas de pago disponibles para los usuarios, formas de pago no monetarias y el manejar el monto para los vueltos. Formas de Pago Disponibles. Permite indicar cuáles son las formas de pago permitidas desde el punto de venta, entre ellas están: 1.- Efectivo. 2.- Cheque. 3.- Tarjeta de Debito. 4.- Tarjeta de Crédito. Para las formas 2, 3, y 4 puede indicarse el monto mínimo para la aceptación del mismo. Por ejemplo Al indicar un monto mínimo para los cheques de Bs.F 20 y tratar de efectuar una transacción por debajo de este monto la aplicación le indicará el siguiente mensaje “El monto mínimo permitido es de: 20”, como lo indica la figura.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11

Formas de Pago No Monetarias. Por lo general se utilizan para pagos con Cesta Ticket. Se pueden indicar hasta 3 tipos.

Cuando se totaliza aparecen disponibles las nuevas formas de pago.

Manejo de vuelto. Activar Vuelto en las operaciones en efectivo. Para que la aplicación maneje e indique el vuelto al operador se deberá activar esta opción. Veamos cómo funciona: Monto a Pagar: 6.960 y el cliente entrega al cajero 10.000 en efectivo como lo indica la figura:

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11

Máximo vuelto a permitir. Nos permite controlar que los operadores puedan entregar vueltos superiores al indicado en esta opción para cuando se encuentran activadas “Activar vuelto en las transacciones en efectivo” y “Permitir vuelto en pago que no sea efectivo”

En este ejemplo estamos indicando que el máximo vuelto permitido es 50,00 y está permitido el vuelto para pagos en efectivo. Al tratar de pagar con un monto que supere a los 50 aparecerá el siguiente mensaje. Se está cancelando con 100 si restamos 100 – 32 el total seria 68 que es mayor que 50 el mensaje será como muestra la siguiente imagen.

Activar vuelto en las transacciones en efectivo. Esta opción debe permanecer desactivada Si se desea establecer que los operadores no puedan manejar vueltos en pago en efectivo. De lo contrario se permitirá el vuelto pero hasta el monto que se indique en la opción “Máximo vuelto a permitir”

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Permitir vuelto en pago que no sea efectivo. Esta opción debe permanecer desactivada Si se desea establecer que los operadores no puedan manejar vueltos en pago que no sean efectivos. De lo contrario se permitirá el vuelto pero hasta el monto que se indique en la opción “Máximo vuelto a permitir” Ejemplo el cliente posee una transacción que el monto a pagar es de 21.15, y este lo desea efectuar con la emisión de un cheque por un monto de 30.000, con la finalidad que el cajero le entregue un vuelto, para poder obtener un efectivo por la diferencia. Al hacerlo y oprimir la opción F9-Aceptar, la aplicación le indicará el siguiente mensaje “El monto no efectivo supera el monto total”

Activar desglose de moneda. Al estar desactivada el corte x ó cierre de caja el operador indica solo el monto total en efectivo, como lo indica la figura:

Si esta opción es activada como se muestra en la siguiente figura, cuando se ejecuta el corte de caja se visualizara diferente mostrando la escala que se defina en la página de “Forma de Pago” en figura.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Página Configuración de Impresión y Directorios

1.- Impresora Fiscal. Corte de papel automático. Activar si la impresora fiscal tiene la capacidad de corte de papel (Hoy en día todas las impresoras fiscales pueden realizar esta tarea por defecto). Posee gaveta de dinero. Indicar si tiene gaveta de dinero conectada al equipo. Incluir descripción detallada de los ítems. Agregar la Descripción detallada incluida en la ficha del artículo en el documento. Activar archivo de monitoreo (Debug Fiscal). Es un archivo que va generando a2 para llevar un chequeo de las transacciones enviadas a la impresora fiscal. Activar la impresión standard al ejecutar un preliminar. Si la opción esta desactivada la impresión del preliminar saldrá por la impresora fiscal de lo contrario se mostrara por la impresora asociada al formato que se indique en la sección derecha de la ventana para la impresora No Fiscal. Esta opción es útil en caso de Tascas o pequeños restaurantes donde el cliente pide un corte de cuenta. Activar la impresión estándar al guardar un documento. Permite imprimir un formato al momento de guardar una transacción. Esto puede ser útil para empresas como las lavanderías donde al momento de dejar la ropa se emite un documento especificando la entrada de los artículos y que debe ser presentado al momento de retirar la misma para proceder a elaborar la factura. Activar la impresión standard para los recibos de caja. Permite imprimir el recibo de pago cuando desde el punto de venta se están manejando las cuentas por cobrar. Activar cierre directo de impresora fiscal. Las impresoras BMC/SAMSUNG/ACLAS/OKI en algunas ocasiones no expulsaban por completo el Ticket fiscal por lo que se debía tener activada esta opción. Realizar primero la impresión del documento. Activada la opción se realiza primero la impresión del documento y posteriormente se registra la transacción en el sistema. De lo contrario primero registra la transacción en el sistema y luego es enviada a la impresora Fiscal. Es una impresora de 80 Columnas. Se utiliza para indicar que la impresora instalada es de 80 Columnas en el caso específico de la OKI ML-1120.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Incluir el código del producto en la impresora fiscal. Esta opción permite que se imprima la descripción del artículo junto con el código del mismo. Seleccione modelo de impresora Fiscal. Permite especificar que impresora fiscal está instalada con el sistema. A la derecha de la lista se muestra un botón llamado Configurar que dependiendo del modelo de la impresora se activa o no. Próximo comprobante fiscal. Cuando se instala el sistema y la impresora fiscal ya ha registrado transacciones debe colocarse el correlativo correspondiente para la continuidad correcta del Ticket Fiscal. Próximo Reporte Z. Cuando se instala el sistema y la impresora fiscal ya ha registrado los cortes Z debe colocarse el correlativo correspondiente para la continuidad correcta de la información. Tolerancia Céntimos al Totalizar. Serial de la impresora. Indicar el serial de la impresora Caracteres x Línea. Cantidad de caracteres que imprimirá por línea dependiendo de las características de la impresora. Puerto Indicar el puerto por donde está conectada la impresora fiscal.

2.- Impresora No Fiscal. Activar Cierre de caja resumido (40 Columnas) Se activa cuando se está utilizando una impresora de Ticket que por lo general tienen ancho de 76 mm aproximadamente 40 columnas, para que el corte Z y el corte X se impriman si problemas a través de esa impresora. Estos cortes también pueden imprimirse por la impresora fiscal como documentos No Fiscales. Permitir cambiar la impresora al momento del corte o cierre. Para poder especificar la impresión en una impresora diferente a la definida en el punto de venta. Tamaño de la fuente para el Corte X y Z Cambiar el tamaño de la fuente para los caracteres en el Corte X y Z. Tipo de fuente (Corte X/Z) Cambiar el tipo de fuente para los caracteres del corte X y Corte Z. Formato Impresión Preliminar. Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de. Impresión de Factura Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de facturas cuando no se trabaja con una impresora fiscal. Formato al Guardar. Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión cuando se guardan transacciones con el botón F7 Guardar. Devolución de Venta. Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de las devoluciones. Entradas o Salidas (Vale). Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de las entradas y salidas a través de la opción de Manejo. Formato de Apartados. Permite especificar el formato que será utilizado para la impresión de los apartados.

3.- Activando archivos Locales. Activar archivos locales para archivos de solo lectura. Al activar esta opción se permitirá al usuario seleccionar aquellos archivos que serán considerados de uso local para aligerar de esta forma el transito en la red. Estos archivos serán ubicados en la carpeta a2Softway\a2Local

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Editar archivos para archivos de sólo lectura. Al hacer Clic en este botón aparecerá una lista de archivos para indicar cuáles de ellos serán considerados archivos locales. Se debe tomar en cuenta los archivos que realmente no serán actualizados desde el punto de venta. Por ejemplo: Smonedas, sinstituciones, sbancos, entre otros. Sincronizar archivos. La sincronización permite actualizar de forma automática o manual los archivos que se encuentran condicionados como archivos locales.

4.- Directorios Directorio Local del Punto de Venta. Viene asignado por defecto y no deberá modificarse ya que en él se registra toda la configuración del punto. Directorio Local Datos a2 Administrativo. En él se guardan los archivos locales que solo serán de lectura. Como estos no se actualizan desde el punto de venta ayuda a disminuir el tráfico en la red. Directorio Local de Formatos de Impresión. Permite definir un directorio local para los formatos de impresión de forma que dichos formatos se utilizados por el punto de venta de manera particular. Para utilizar esta opción debe crearse una carpeta con el nombre CONFIGR con los formatos que serán utilizados como local, dentro de la carpeta donde se encuentra instalado el Punto de Venta y posteriormente especificar la ruta en esta lista. Directorio para Guardar operaciones (Facturas). Permite enviar las facturas desde un punto de venta sin impresora a otro que si este capacitado para imprimir. Debe indicarse la ruta donde serán guardadas las facturas para su posterior facturación. Configuración de Teclas Configuración de Teclas – Principal En el Punto de Ventas se tiene la posibilidad de agregar a la configuración inicial de botones nuevas páginas de botones. Un total de cuatro páginas adicionalmente a la página principal, cada una de estas páginas podrá contener hasta doce botones asignados a diferentes artículos. En la configuración inicial tenemos una página de teclas básicas que se identifica como principal. Sin embargo se puede crear hasta cuatro grupos de teclas básicas. En la imagen siguiente se puede observar el grupo de teclas básicas de la página Principal que van desde la tecla F2 hasta F12. En la parte derecha de la ventana se observan dos secciones en la parte superior. Botones Principales Se refiere a los que aparecen en la parte superior de la ventana del punto de venta que están asociados a las combinaciones de teclas Ctrl+F2, Ctrl+F3, Ctrl+F4, Ctrl+F6, Ctrl+F7 y Ctrl+F10 como muestra la imagen siguiente.

Activación de Teclas Básicas. Permite crear nuevas páginas de teclas para agilizar las operaciones de selección de artículos desde el punto de venta. Configuración de Teclas – Teclas de Función. Botones de Operación. Se refiere a los botones Que se encuentran en la página Principal de Teclas básicas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11

Configuración de Teclas – Otras Teclas. Se refiere a las teclas de las operaciones de totalización y búsqueda.

Creación de una Nueva página de Teclas Básicas.

1.

Seleccionar la etiqueta Principal

2.

En la sección Activación de Teclas Básicas Ingresar el nombre de la nueva tecla básica. En el ejemplo le daremos el nombre de: “Ofertas” como muestra la imagen.

3.

Asignarle una tecla de control para acceder a ella. Por defecto tenemos disponible Ctrl+F12.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 4.

Hacer clic sobre la tecla básica creada (Ofertas).

5.

Indicar el nombre de los botones de operación (se pueden integrar hasta 12 botones de operación por cada Página de botones creada), luego indicar las teclas de control, observe que a medida que se escriben los nombres para los botones y se selecciona la combinación de teclas estas van apareciendo en los espacios correspondiente a la izquierda de la ventana. Seleccionar el ítem de inventario que se va a situar en cada botón.

6.

Por último Guardar los cambios.

Una vez realizados estos pasos al ingresar a la aplicación el ambiente será el que muestra la siguiente imagen cuando se haga clic en Ofertas o se utilice las Ctrl+F12.

Por supuesto que el aspecto puede ser mejorado colocando imágenes a los botones sobre todo para cuando sea utilizado el punto de venta con un monitor TouchScreen.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Colocar imágenes a los botones del Punto de Venta. Las imágenes que serán utilizadas para que aparezcan en los botones deben copiarse en la Carpeta a2Botones ubicada en el Directorio del Punto de Venta. Las imágenes deben estar en formato (jpg) y tener un tamaño de 75 x 49 píxeles (ancho x alto). Una vez copiadas las imágenes en la carpeta se debe proceder de la siguiente forma: -

El nombre de la imagen debe ser modificado y colocado uno nuevo con la siguiente estructura así: Imagexxyy; donde xx es el número de la Tecla Básica (del 02 al 05) este se refiere a la cantidad de etiquetas. yy es el número del Botón de Operación (del 01 al 12) es decir la posición dentro de la página de botones.

Observe que al hacer clic y mantener presionado el botón se muestra el mismo sin imagen.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Se puede ingresar una segunda imagen que representa al botón de operación cuando se presiona. El nombre de la imagen debe colocarse así: ImageDxxyy.jpg En el ejemplo el Monitor lo cambiamos por IMAGE0201, la Nevera por IMAGE0202 y el Mouse por IMAGE0203. Y a las imágenes que se colocaran de fondo de los botones le colocaremos IMAGED0201 a la que aparecerá de fondo del Monitor, IMAGED0202 a la que aparecerá de fondo para la nevera y le modificaremos el nombre por IMAGED0203 para la imagen de fondo del Mouse.

Una vez hechos los cambios los botones se mostrarán de la siguiente forma.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Otros Cuando se está trabajando con el a2 Manager de Punto de Ventas debemos configurar las características especificas con las que trabajaran los puntos de venta esto se realizará desde esta página.

Otros – Esquema de Actualización. Modo de actualización.

En Línea Nos permite trabajar con una conexión en red, actualizando las transacciones en tiempo real. Al estar activo el punto de venta en modo en línea ninguna de las opciones de configuración quedan disponibles ya que estas no son requeridas.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Modo de Falla Nos permite trabajar con una conexión en red la cual si por cualquier motivo inesperado presenta una falla en la comunicación con el servidor, automáticamente todas las transacciones pasan al estatus de modo local es decir son registradas en la maquina donde está instalado el punto de venta, para esto a2 manager ejecuta una aplicación que verifica de manera transparente para el operador (cajero) la comunicación entre la estación de trabajo (punto de venta) y el servidor, una vez restaurada la misma todas las transacciones que fueron procesadas en modo local son subidas al servidor, actualizando todos los archivos de datos de la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable

Diferida. Todas las transacciones son registradas en la estación de trabajo es decir en modo local, para que en un proceso posterior estas sean registradas en el servidor actualizando los archivos correspondientes.

Correlativo local de facturas y de devoluciones. Nos permite cuando el punto de venta está en modo local (Diferida) poder llevar un correlativo independiente al registrado en el a2 Herramienta administrativa para las facturas así como para las devoluciones, para que estas opción esté disponible se hace necesario indicarle Activar correlativos locales. Autorizar la activación en Modo de Falla de forma Manual. Posibilidad de hacerlo en forma automática ó manual, automática se define que cuando se presenta la falla en la comunicación con el servidor, el punto de venta automáticamente queda en modo de actualización en diferido, autorizar la activación de forma manual le permite al responsable establecer el punto de venta en modo de falla cuando lo requiera.

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Manual a2 Herramienta Administrativa Configurable A2 Punto de Venta – Versión 4.11 Activar correlativos Locales Para los modos de actualización, Falla y diferida, requieren el manejo de correlativos locales, y esta opción deberá estar activa, no así para el modo en línea ya que estos son tomados de la aplicación a2 Herramienta Administrativa Configurable, este paso es muy importante tomarlo en cuenta ya que de el depende que cada punto de venta pueda manejar sus propios correlativos locales para el manejo de todas las transacciones que se procesen en ellos. Sincronizar automáticamente al momento de abrir la caja. Para mantener la información relacionada con el manejo de las operaciones en el punto de venta de forma local se hace necesario que esta esté actualizada, el poder definir este proceso de actualización de forma automática nos permitirá al momento de la apertura de la caja, garantizar que todas las transacciones procesadas en el punto de venta sean registradas con datos actualizados para el momento que se efectuó dicha apertura. Ejemplo: Precios de Ventas Archivos locales: • Cierres de cajas • Cuentas por cobrar • Detalle de Inventario • Detalle de partes de productos compuestos • Históricos de clientes • Operaciones de inventario • Proveedores • Retenciones • Transacciones bancos • Transacciones cuentas bancarias Tiempo de Chequeo en (segundos) Es aquel que se define para que la aplicación verifique el estatus de la comunicación, dicho cheque nos permitirá una vez restablecida esta actualizar las transacciones procesadas en modo local. Copiar las operaciones al Servidor Al estar el punto de venta en modo diferido tenemos la posibilidad de copiar los cortes X así como los cierres Z al servidor ó no hacerlo es decir Nunca. Directorio a2Manager Se debe indicar la ubicación (directorio) donde se encuentra instalado a2 Manager. Configurar el punto de Venta - Monitoreo: Activar monitoreo para el punto de venta Se deberá indicar que el punto de venta pueda ó no ser monitoreado por a2 Manager. Aplicar los puntos a través de Posibilidad de indicar el esquema de puntos que maneja la aplicación a2 manager lo cuales serán explicados más adelante en cuál de las tres formas de pagos no monetarias disponibles serán manejados. Activar mensajería interna Posibilidad de interactuar con cada uno de los puntos de ventas ó cajeros por medio de un facilidad que nos permite enviar mensajes de texto a cada uno de los puntos. Tiempo de Refrescamiento para la mensajería (Segundos) El tiempo que la aplicación verifica la recepción de los mensajes enviados. Indique nombre del servidor (Mensajería) Se debe indicar el nombre de la maquina ó servidor.

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