Propuesta de mejora del control interno para los procesos administrativos y financieros by Pontificia Universidad Católica del Ecuador sede Santo Domingo PUCE SD

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Dirección Académica - Escuela Ciencias Administrativas y Contables

PROPUESTA DE MEJORA DEL CONTROL INTERNO PARA LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA CONCLISAN CÍA. LTDA. EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2014.

Disertación de Grado previo la obtención del título de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA

Línea de Investigación: Evaluación de Control Interno

Autoras: Silvana Elizabeth Cumbicus Jaramillo Alexandra Thalía Pacheco Trujillo

Director: Mg. Luis Evangelio Morejón Armijo

Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2014

PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO

Escuela Ciencias Administrativas y Contables HOJA DE APROBACIÓN PROPUESTA DE MEJORA DEL CONTROL INTERNO PARA LOS PROCESOS ADMINISTRATIVOS Y FINANCIEROS DE LA EMPRESA CONCLISAN CÍA. LTDA. EN LA CIUDAD DE SANTO DOMINGO, AÑO 2014.

Línea de Investigación: Evaluación de Control Interno Autoras: SILVANA ELIZABETH CUMBICUS JARAMILLO ALEXANDRA THALÍA PACHECO TRUJILLO

Luis Evangelio Morejón Armijo, Mg.

f. _____________________

DIRECTOR DE LA DISERTACIÓN DE GRADO

María Esther González Ludeña, Lcda.

f. _____________________

CALIFICADOR

Víctor Hugo Ruiz Núñez , Lcdo.

f. _____________________

CALIFICADOR

Jajaira Elizabeth Miranda Rojas, Ing. DIRECTORA DE LA ESCUELA DE CAC

f. _____________________

Santo Domingo – Ecuador Septiembre, 2014

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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD

Nosotras, Silvana Elizabeth Cumbicus Jaramillo portadora de la cédula de ciudadanía N° 172310401-2 y Alexandra Thalía Pacheco Trujillo portadora de la cédula de ciudadanía N° 172267263-9, declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de Ingenieras en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.

En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal académica.

Silvana Cumbicus

Thalía Pacheco

CI. 172310401-2

CI. 172267263-9

AGRADECIMIENTO

Nuestro agradecimiento a Dios por brindarnos la vida, salud y ser guía en cada momento; también a nuestras familias por su apoyo moral y económico que nos permitieron realizar nuestros estudios superiores.

Al Mg Luis Morejón, director de la disertación de grado, por su colaboración para poder cumplir la tarea propuesta.

Al Lcdo. Víctor Ruiz, docente de la Escuela de Ciencias Administrativas y Contables quien con su tiempo, paciencia, predisposición y motivación ha sabido apoyarnos con sus conocimientos y experiencias antes y durante la realización del presente trabajo.

A las personas que conforman la Clínica Santiago por facilitarnos la información necesaria para poder realizar el trabajo.

Finalmente, a todos quienes han colaborado directa e indirectamente para que este proyecto haya sido culminado.

Silvana y Thalía

DEDICATORIA

A Dios, por ser la guía y la luz de todas las actividades que realizo. A mis padres Bolívar y Servelia por su comprensión en este largo camino de aprendizaje; por su confianza, un factor primordial para seguir adelante y sobre todo por su gran cariño y apoyo. A mis hermanos y hermanas por brindarme ánimos en todo momento y creer en mí; su cariño es fundamental. Silvana

A mis padres Hernán y Kerly quienes con su amor, esfuerzo y perseverancia han sabido ser ejemplo en mi vida y a través de sus enseñanzas han fomentando la importancia y el valor de la familia; a mi hermano David por brindarme su apoyo, amistad incondicional y ser parte fundamental durante todo este tiempo; a mis abuelitas Marina y Angélica por su cariño, ánimo y consejos invaluables; gracias por ser el motor de mi vida y ayudarme a culminar ésta etapa, los quiero. Thalía

RESUMEN

La presente disertación de grado tiene como finalidad proponer mejoras de control interno en las áreas administrativa y financiera de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. dedicada a la prestación de servicios médicos en la ciudad de Santo Domingo. Para evaluar el control interno se aplicó el método descriptivo con el fin de conocer los procesos efectuados en la organización y el método explicativo que permitió interpretar la realidad del negocio; fue necesaria la utilización de instrumentos de recogida de datos como son: la observación y descripción de los procesos que se realizan en la compañía a través de narrativas, con la información recolectada, se procedió a la graficación de flujogramas y elaboración de cuestionarios con el propósito de conocer los controles aplicados en los departamentos a ser evaluados; los datos obtenidos fueron utilizados en la detección de riesgos y planteamiento de recomendaciones con sus respectivos indicadores. Posterior al análisis realizado se determinó que el nivel de riesgo de la empresa es medio y bajo, siendo relevante considerar ciertos aspectos que le permitan mejorar sus controles y cumplir los objetivos propuestos.

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ABSTRACT

The aim of this dissertation is to propose internal control improvements in the administrative and financial areas of the company CONCLISAN CIA. LTDA. dedicated to the provision of medical supplies in the city of Santo Domingo. To evaluate internal control descriptive method was applied in order to understand the processes performed in the organization and the explanatory method that allowed to interpret the reality of the business; it was necessary to use data collection instruments such as: observation and description of the processes that are taking place in the company through narratives, with the information collected, it proceeded to the graphing of flowcharts and development of questionnaires for the purpose of knowing the controls applied in the departments to be evaluated; data obtained were used in the detection of risks and recommendations approach with indicators. After analysis, it was determined that the level of business risk is medium and low, being important to consider certain aspects to improve its controls and meet the proposed objectives.

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ÍNDICE DE CONTENIDOS

PORTADA…………….…………………………..…………………………………..i HOJA DE APROBACIÓN .......................................................................................... ii DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD ......................... iii AGRADECIMIENTO ................................................................................................ iv DEDICATORIA .......................................................................................................... v RESUMEN.................................................................................................................. vi ABSTRACT ............................................................................................................... vii ÍNDICE DE CONTENIDOS……………………………………………………….viii ÍNDICE DE TABLAS ............................................................................................... xii ÍNDICE DE FIGURAS ............................................................................................. xiv ÍNDICE DE ANEXOS ............................................................................................ xviii INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1 CAPÍTULO I................................................................................................................ 3 1.

Planteamiento del Problema:................................................................................ 3

1.1 Antecedentes .......................................................................................................... 3 1.2 Problema de investigación ..................................................................................... 5 1.2.1 Formulación del problema de investigación ....................................................... 5 1.2.2 Sistematización del problema ............................................................................. 5 1.3 Justificación de la investigación............................................................................. 5 1.4 Objetivos de la investigación ................................................................................. 7 1.4.1 Objetivo General ................................................................................................. 7 1.4.2 Objetivos Específicos .......................................................................................... 7 CAPÍTULO II .............................................................................................................. 8

Marco Referencial ................................................................................................ 8

2.1 Revisión de la literatura y fundamentos teóricos ................................................... 8 2.1.1 Empresa ............................................................................................................... 8 2.1.2 Administración .................................................................................................... 8 2.1.3 Contabilidad ........................................................................................................ 9 2.1.4 Auditoría ............................................................................................................. 9 2.1.4.1 Auditoría financiera ....................................................................................... 10 2.1.4.2 Auditoría de gestión ....................................................................................... 10 2.1.4.3 Auditoría operacional ..................................................................................... 10 2.1.4.4 Auditoría de cumplimiento ............................................................................ 11 2.1.4.5 Auditoría administrativa................................................................................. 11 2.1.4.6 Auditoría de control interno ........................................................................... 11 2.1.4.7 Evidencia de auditoría .................................................................................... 11 2.1.4.8 Procedimientos de Auditoría .......................................................................... 12 2.1.5 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission.......... 12 2.1.6 Control interno .................................................................................................. 13 2.1.6.1 Objetivos del control interno. ......................................................................... 14 2.1.6.2 Control interno administrativo. ...................................................................... 14 2.1.6.3 Control interno contable. ................................................................................ 15 2.1.6.4 Elementos del control interno ........................................................................ 15 2.1.6.4.1 Ambiente de control .................................................................................... 16 2.1.6.4.2 Valoración de riesgos .................................................................................. 19 2.1.6.4.3 Información y comunicación ...................................................................... 19 2.1.6.4.4 Actividades de control................................................................................. 20 2.1.6.4.5 Monitoreo .................................................................................................... 21 2.1.6.5 Técnicas de obtención de información ........................................................... 22 2.1.6.5.1 La entrevista ................................................................................................ 22

2.1.6.5.2 Observación personal y directa ................................................................... 23 2.1.6.5.3 Revisión, lectura y estudio de documentación y antecedentes ................... 23 2.1.6.5.4 Cuestionarios ............................................................................................... 23 2.1.6.6 Métodos de evaluación ................................................................................... 24 2.1.6.6.1 Método de cuestionarios ............................................................................. 24 2.1.6.6.2 Método narrativo o descriptivo ................................................................... 25 2.1.6.6.3 Método gráfico o diagrama de flujo ............................................................ 25 2.1.6.7 Evaluación de las operaciones de control interno .......................................... 27 2.1.6.8 Pruebas de cumplimiento ............................................................................... 28 2.1.6.9 Riesgo............................................................................................................. 28 2.1.6.9.1 Identificación de riesgos ............................................................................. 29 2.1.6.9.2 Clasificación del riesgo ............................................................................... 29 2.1.6.9.3 Análisis del riesgo ....................................................................................... 30 2.1.6.9.4 Calificación del riesgo................................................................................. 30 2.1.6.9.5 Mapa de riesgos .......................................................................................... 30 2.1.6.10 Hallazgos ...................................................................................................... 31 2.1.6.10.1 Atributos de los hallazgos ......................................................................... 31 2.1.6.11 Fraude........................................................................................................... 32 2.1.6.11.1 Condiciones del Fraude ............................................................................. 32 2.1.6.12 Personal responsable del Control Interno .................................................... 33 2.1.6.12.1 Administración. ......................................................................................... 33 2.1.6.12.2 Junta de directores. .................................................................................... 33 2.1.6.12.3 Auditores internos. .................................................................................... 34 2.1.6.12.4 Otro personal. ............................................................................................ 34 2.1.6.12.5 Partes externas........................................................................................... 34 2.2 Investigaciones o experiencias empíricas vinculadas con el problema de investigación .............................................................................................................. 35

2.3 Hipótesis de la investigación ................................................................................ 35 CAPÍTULO III ........................................................................................................... 36 3. Metodología de la Investigación ............................................................................ 36 3.1 Diseño / Tipo de investigación............................................................................. 37 3.2 Población / Universo ............................................................................................ 37 3.3 Muestra................................................................................................................. 38 3.4 Instrumento de recogida de datos ......................................................................... 38 3.5 Técnicas de análisis de datos................................................................................ 40 CAPÍTULO IV ........................................................................................................... 41 4. Resultados .............................................................................................................. 41 4.1 Discusión y análisis de resultados ........................................................................ 41 4.1.1 Propuesta de mejora del control interno para los procesos administrativos y financieros de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. en la ciudad de Santo Domingo, año 2014 .................................................................................................... 41 4.1.1.1 Obtener información de los procesos administrativos y financieros de la empresa ...................................................................................................................... 42 4.1.1.1.1 Antecedentes ............................................................................................... 42 4.1.1.1.2 Planeación estratégica ................................................................................. 43 4.1.1.1.3 Análisis FODA ............................................................................................ 47 4.1.1.1.4 Análisis preliminar del control interno ....................................................... 48 4.1.1.1.5 Descripción de los procesos ........................................................................ 49 4.1.1.2 Conocer el control interno que aplica la entidad a cada proceso. ................ 122 4.1.1.2.1 Administración .......................................................................................... 123 4.1.1.2.2 Servicios operacionales ............................................................................. 125 4.1.1.2.3 Compras .................................................................................................... 127 4.1.1.2.4 Consumo de inventarios ............................................................................ 130 4.1.1.2.5 Personal ..................................................................................................... 133 4.1.1.2.6 Caja de recaudaciones ............................................................................... 136

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4.1.1.2.7 Caja chica .................................................................................................. 139 4.1.1.2.8 Cuentas por cobrar .................................................................................... 141 4.1.1.2.9 Contabilidad .............................................................................................. 143 4.1.1.2.10 Presupuesto ............................................................................................. 145 4.1.1.2.11 Bancos ..................................................................................................... 147 4.1.1.2.12 Pasivo - Patrimonio ................................................................................. 149 4.1.1.3 Identificar los riesgos de control, su importancia y la probabilidad de ocurrencia. ................................................................................................................ 151 4.1.1.3.1 Administración .......................................................................................... 152 4.1.1.3.2 Servicios operacionales ............................................................................. 155 4.1.1.3.3 Compras .................................................................................................... 157 4.1.1.3.4 Consumo de inventarios ............................................................................ 160 4.1.1.3.5 Personal ..................................................................................................... 162 4.1.1.3.6 Caja recaudaciones .................................................................................... 165 4.1.1.3.7 Caja chica .................................................................................................. 167 4.1.1.3.8 Cuentas por cobrar .................................................................................... 168 4.1.1.3.9 Contabilidad .............................................................................................. 170 4.1.1.3.10 Presupuesto ............................................................................................. 172 4.1.1.3.11 Bancos ..................................................................................................... 173 4.1.1.3.12 Pasivo – Patrimonio ................................................................................ 175 4.1.1.4 Proponer mejoras en el área administrativa y financiera. ............................ 177 4.1.1.4.1 Área Administrativa .................................................................................. 177 4.1.1.4.2 Área Financiera ......................................................................................... 204 CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES ....................................................... 221 FUENTES DE REFERENCIA O DE INFORMACIÓN ......................................... 223

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ÍNDICE DE TABLAS

Tabla Nº 1. Medicamento seleccionado para la constatación física. ....................... 132 Tabla Nº 2. Formato nivel de riesgo y de confianza ................................................ 151 Tabla Nº 3. Nivel de riesgo y de confianza administración. .................................... 152 Tabla Nº 4. Nivel de riesgo y de confianza servicios operacionales ....................... 155 Tabla Nº 5. Nivel de riesgo y de confianza compras ............................................... 157 Tabla Nº 6. Nivel de riesgo y de confianza consumo de inventarios ...................... 160 Tabla Nº 7. Nivel de riesgo y de confianza personal ............................................... 162 Tabla Nº 8. Nivel de riesgo y de confianza caja recaudaciones ............................... 165 Tabla Nº 9. Nivel de riesgo y de confianza caja chica ............................................. 167 Tabla Nº 10. Nivel de riesgo y de confianza cuentas por cobrar ............................. 168 Tabla Nº 11. Nivel de riesgo y de confianza contabilidad ....................................... 170 Tabla Nº 12. Nivel de riesgo y de confianza presupuesto........................................ 172 Tabla Nº 13. Nivel de riesgo y de confianza bancos ................................................ 173 Tabla Nº 14. Nivel de riesgo y de confianza pasivo - patrimonio ........................... 175

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ÍNDICE DE FIGURAS

Figura Nº 1. Organigrama .......................................................................................... 46 Figura Nº 2. Proceso de hospitalización..................................................................... 50 Figura Nº 3. Flujograma proceso de hospitalización. ................................................ 51 Figura Nº 4. Proceso de realización de exámenes. ..................................................... 53 Figura Nº 5. Flujograma proceso de realización de exámenes. ................................. 53 Figura Nº 6. Proceso de trámite posterior al fallecimiento de un paciente. ............... 55 Figura Nº 7. Flujograma proceso de trámite posterior al fallecimiento. .................... 55 Figura Nº 8. Proceso de facturación. .......................................................................... 56 Figura Nº 9. Flujograma proceso de facturación........................................................ 57 Figura Nº 10. Proceso de otorgamiento de crédito clientes. ...................................... 58 Figura Nº 11. Flujograma proceso de otorgamiento de crédito clientes. ................... 59 Figura Nº 12. Proceso de cobranza. ........................................................................... 60 Figura Nº 13. Flujograma proceso de cobranza. ........................................................ 61 Figura Nº 14. Proceso de provisiones de las cuentas. ................................................ 62 Figura Nº 15. Flujograma proceso de provisiones de las cuentas. ............................. 63 Figura Nº 16. Proceso de compra de inventario. ........................................................ 65 Figura Nº 17. Flujograma proceso de compra de inventario. .................................... 66 Figura Nº 18. Proceso de consumo de inventarios. .................................................... 68 Figura Nº 19. Flujograma proceso de consumo de inventarios.................................. 69 Figura Nº 20. Proceso de baja de medicamentos. ...................................................... 71 Figura Nº 21. Flujograma proceso de baja de medicamentos. ................................... 71 Figura Nº 22. Proceso de compra de propiedad, planta y equipo. ............................. 73

Figura Nº 23. Flujograma proceso de compra de propiedad, planta y equipo. .......... 74 Figura Nº 24. Proceso de baja de propiedad, planta y equipo. ................................... 75 Figura Nº 25. Flujograma proceso de baja de propiedad, planta y equipo. ............... 76 Figura Nº 26. Proceso de contratación de personal. ................................................... 78 Figura Nº 27. Flujograma proceso de contratación de personal. ............................... 79 Figura Nº 28. Proceso de capacitación. ...................................................................... 81 Figura Nº 29. Flujograma proceso de capacitación.................................................... 81 Figura Nº 30. Proceso de descuento por servicios médicos otorgados a empleados. 83 Figura Nº 31. Flujograma descuento por servicios otorgados empleados. ................ 84 Figura Nº 32. Proceso de nómina. .............................................................................. 86 Figura Nº 33. Flujograma proceso de nómina. .......................................................... 86 Figura Nº 34. Proceso de evaluación del personal. .................................................... 88 Figura Nº 35. Flujograma proceso de evaluación del personal. ................................. 89 Figura Nº 36. Proceso de sanciones. .......................................................................... 90 Figura Nº 37. Flujograma proceso de sanciones. ....................................................... 91 Figura Nº 38. Proceso de terminación de la relación laboral. .................................... 93 Figura Nº 39. Flujograma proceso de terminación de la relación laboral. ................. 93 Figura Nº 40. Proceso de control del efectivo recaudado. ......................................... 95 Figura Nº 41. Flujograma proceso de control del efectivo recaudado. ...................... 96 Figura Nº 42. Proceso de manejo de caja chica. ........................................................ 98 Figura Nº 43. Flujograma proceso de manejo de caja chica. ..................................... 99 Figura Nº 44. Proceso de presupuesto. ..................................................................... 101 Figura Nº 45. Flujograma proceso de presupuesto. ................................................. 102 Figura Nº 46. Proceso de declaración de impuesto al valor agregado. .................... 104 Figura Nº 47. Flujograma proceso de declaración de IVA. .................................... 105

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Figura Nº 48. Proceso de declaración de retenciones. ............................................. 106 Figura Nº 49. Flujograma proceso de declaración de retenciones. .......................... 107 Figura Nº 50. Proceso de declaración de impuesto a la renta sociedades. ............... 109 Figura Nº 51. Flujograma proceso de declaración de impuesto a la renta. .............. 110 Figura Nº 52. Proceso de anexo transaccional simplificado. ................................... 112 Figura Nº 53. Flujograma proceso de anexo transaccional simplificado. ................ 113 Figura Nº 54. Proceso de pago a proveedores. ......................................................... 114 Figura Nº 55. Flujograma proceso de pago a proveedores. ..................................... 115 Figura Nº 56. Proceso de emisión de cheques. ........................................................ 116 Figura Nº 57. Flujograma proceso de emisión de cheques. ..................................... 118 Figura Nº 58. Proceso de retenciones....................................................................... 120 Figura Nº 59. Flujograma proceso de retenciones. .................................................. 121 Figura Nº 60. Cuestionario de control interno de administración. ........................... 123 Figura Nº 61. Cuestionario de control interno de servicios operacionales. ............. 125 Figura Nº 62. Cuestionario de control interno de compras. ..................................... 127 Figura Nº 63. Cuestionario de control interno de consumo de inventarios. ............ 130 Figura Nº 64. Cuestionario de control interno de personal. ..................................... 133 Figura Nº 65. Cuestionario de control interno de caja de recaudaciones. ................ 136 Figura Nº 66. Cuestionario de control interno de caja chica. ................................... 139 Figura Nº 67. Cuestionario de control interno de cuentas por cobrar. ..................... 141 Figura Nº 68. Cuestionario de control interno de contabilidad. ............................... 143 Figura Nº 69. Cuestionario de control interno de presupuesto. ............................... 145 Figura Nº 70. Cuestionario de control interno de bancos. ....................................... 147 Figura Nº 71. Cuestionario de control interno de pasivo - patrimonio. ................... 149 Figura Nº 72. Formato de matriz de riesgo. ............................................................. 152

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Figura Nº 73. Nivel de riesgo y de confianza administración .................................. 153 Figura Nº 74. Matriz de riesgo administración ........................................................ 154 Figura Nº 75. Nivel de riesgo y de confianza servicios operacionales .................... 156 Figura Nº 76. Matriz de riesgo servicios operacionales. .......................................... 156 Figura Nº 77. Nivel de riesgo y de confianza compras ............................................ 157 Figura Nº 78. Matriz de riesgo compras .................................................................. 158 Figura Nº 79. Nivel de riesgo y de confianza consumo de inventarios ................... 160 Figura Nº 80. Matriz de riesgo consumo de inventarios .......................................... 161 Figura Nº 81. Nivel de riesgo y de confianza personal ............................................ 162 Figura Nº 82. Matriz de riesgo personal .................................................................. 163 Figura Nº 83. Nivel de riesgo y de confianza caja recaudaciones ........................... 165 Figura Nº 84. Matriz de riesgo caja de recaudaciones ............................................. 166 Figura Nº 85. Nivel de riesgo y de confianza caja chica.......................................... 167 Figura Nº 86. Matriz de riesgo caja chica ................................................................ 168 Figura Nº 87. Nivel de riesgo y de confianza cuentas por cobrar ............................ 169 Figura Nº 88. Matriz de riesgo cuentas por cobrar .................................................. 169 Figura Nº 89. Nivel de riesgo y de confianza contabilidad...................................... 170 Figura Nº 90. Matriz de riesgo contabilidad ............................................................ 171 Figura Nº 91. Nivel de riesgo y de confianza presupuesto ...................................... 172 Figura Nº 92. Matriz de riesgo presupuesto ............................................................. 173 Figura Nº 93. Nivel de riesgo y de confianza bancos .............................................. 174 Figura Nº 94. Matriz de riesgo bancos ..................................................................... 175 Figura Nº 95. Nivel de riesgo y de confianza pasivo – patrimonio ......................... 176 Figura Nº 96. Matriz de riesgo pasivo - patrimonio................................................. 176 Figura Nº 97. Formato de arqueo de caja. ................................................................ 207

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ÍNDICE DE ANEXOS Anexo Nº 1. Documentación de la cuenta de una persona hospitalizada ................ 226 Anexo Nº 2. Informe de pacientes hospitalizados con sus historias clínicas ........... 227 Anexo Nº 3. Normas del departamento de logística ................................................ 228 Anexo Nº 4. Órdenes de compra inventarios y sus respectivos asientos contables . 229 Anexo Nº 5. Orden de compra con su respectiva factura ........................................ 231 Anexo Nº 6. Nota de egreso de emergencia con tachones ....................................... 233 Anexo Nº 7. Nota de egreso de emergencia modificada .......................................... 233 Anexo Nº 8. Nota de egreso / requisición alterada .................................................. 234 Anexo Nº 9. Nota de egreso / requisición sin firmas ............................................... 234 Anexo Nº 10. Informe del inventario de medicinas e insumos ................................ 235 Anexo Nº 11. Arqueo de botiquín ............................................................................ 240 Anexo Nº 12. Informe de actividades del personal de limpieza y enfermería ......... 242 Anexo Nº 13. Planilla de nómina ............................................................................. 243 Anexo Nº 14. Acción de personal ............................................................................ 244 Anexo Nº 15. Cierre de caja ..................................................................................... 245 Anexo Nº 16. Recepción de producción. ................................................................. 248 Anexo Nº 17. Documento emitido por el banco del efectivo recibido .................... 249 Anexo Nº 18. Informe de los desembolsos de caja chica......................................... 250 Anexo Nº 19. Consolidado de cuentas a créditos facturado (convenios)................. 251 Anexo Nº 20. Consolidado de cuentas a créditos facturado (pacientes) .................. 251 Anexo Nº 21. Informe de créditos a empleados por atención médica ..................... 252 Anexo Nº 22. Factura de compra de propiedad, planta y equipo ............................. 253

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Anexo Nยบ 23. Acta de entrega de recepciรณn de propiedad, planta y equipo ............ 254 Anexo Nยบ 24. Comprobante de egreso con su respectiva factura de compra .......... 255 Anexo Nยบ 25. Tabla de amortizaciรณn ....................................................................... 256

INTRODUCCIÓN

El presente trabajo de disertación de grado está orientado a la evaluación del control interno y propuesta de mejoras para los procesos de mayor relevancia en la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. dedicada a la prestación de servicios de salud en la ciudad de Santo Domingo. El control interno hace referencia a las políticas y procedimientos que una entidad aplica para salvaguardar sus recursos, su característica principal es la documentación de los procesos lo cual proporcionará una base para su evaluación y aplicación de mejoras continuas.

Para la realización del trabajo se han considerado los siguientes aspectos:

Primero, se detallan los antecedentes de la empresa, formulación y sistematización del problema, mediante los cuales fueron establecidos los objetivos del proyecto y finalmente se elaboró la justificación de la investigación.

Con la finalidad de presentar las principales definiciones referentes al tema de análisis se realizó la revisión de la literatura y fundamentos teóricos que permitirán una mejor comprensión por parte del lector.

Como tercer punto se mencionan los tipos de investigación que serán utilizados en la ejecución del trabajo y los instrumentos de recogida de datos con sus respectivas técnicas de análisis.

En el último capítulo se detallan los resultados de la investigación, para esto ha sido necesario conocer el tipo de negocio, la manera cómo se ejecutan las actividades, las personas involucradas y los controles utilizados en cada tarea; posteriormente, se procederá a identificar las causas que originan que un proceso no se realice de la manera más eficiente y los impactos que éstos pueden generar, en base a ello se diseñará una propuesta de mejora para los procesos administrativos y financieros.

CAPÍTULO I

1. Planteamiento del Problema:

1.1 Antecedentes

La empresa inició sus actividades prestando servicios médicos en la ciudad de Santo Domingo en 1981 bajo la dirección del Doctor Alfredo Curipoma junto a su esposa Beatriz Cobos, en el año 1996 gracias a una alianza estratégica con algunos médicos se crea AMECLISA CÍA. LTDA. Posteriormente, en el año 2005 se creó un proyecto de salud que revolucionaría la atención médica en la ciudad, dando así inicio a GRUHCLISAN CÍA. LTDA.

Sin embargo, debido a la necesidad emergente de la provincia, el Ministerio de Salud Pública compró el bien inmueble donde funcionaba la clínica por lo que se tuvo que replantear las metas existentes.

A raíz de este acontecimiento con el Gobierno, las familias Curipoma y Mendoza tomaron la iniciativa de empezar un nuevo proyecto de salud en su antiguo local ubicado en la avenida Quito #118 y Oranzonas, denominándose “CONCLISAN CÍA. LTDA.” el 11 de julio del 2011, la cual inició sus actividades el 15 de diciembre del mismo año, con el nombre comercial “CLÍNICA SANTIAGO”.

La compañía está conformada por diez socios con un capital social de un mil dólares americanos, divididos en cien participaciones de diez dólares americanos cada una, que están representadas por certificados de aportación correspondientes de conformidad por la ley.

La actividad principal de la empresa es la prestación de servicios médicos, quirúrgicos y de reposo, la atención de pacientes ambulatorios u hospitalizados y servicios complementarios de diagnóstico.

Actualmente, mantiene un control interno débil que no permite el correcto seguimiento de los procesos que se ejecutan en la organización, generando dificultad para la gerencia en la aplicación de medidas correctivas que conlleven a la consecución de los objetivos y la optimización de los recursos financieros, materiales, tecnológicos y de talento humano.

La falta de un adecuado control interno, origina la existencia de debilidades como pueden ser: la demora en el procesamiento de la información, negligencias del personal en el desarrollo de sus funciones, la inexactitud de los registros contables y la falta de segregación de funciones, provocando que el negocio no se desarrolle eficientemente.

1.2 Problema de investigación

1.2.1 Formulación del problema de investigación

¿De qué forma se podrían mejorar los procesos administrativos y financieros para salvaguardar los recursos de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA., en la ciudad de Santo Domingo, año 2014?

1.2.2 Sistematización del problema



¿Cómo se podrán conocer los procedimientos que aplica la organización?



¿Cómo se podrán determinar las debilidades de control interno en el área administrativa y financiera?



¿De qué manera se podrá mejorar el control interno en el área administrativa y financiera?



¿De qué forma se podrá salvaguardar los recursos de la compañía?

1.3 Justificación de la investigación

En las empresas públicas y privadas es necesario establecer controles internos con la finalidad de proteger los recursos con los que cuenta el ente contable y así dar continuidad al desarrollo de las actividades. Al momento de evaluar el control interno se tiene como prioridad detectar las debilidades que surjan en la organización, las que pueden ocasionar que se tomen decisiones desacertadas por no disponer de información fiable, íntegra y oportuna.

La disertación ha sido realizada con fines académicos para poner en práctica los conocimientos adquiridos en la carrera universitaria, por lo cual se ha seleccionado a la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA., dedicada a la prestación de servicios de salud, con varios años en el mercado y experiencia en el ámbito médico; la misma que no cuenta con políticas y procesos definidos, comunicación entre departamentos y confiabilidad en los informes financieros, ocasionando que el control interno sea débil y por lo tanto la empresa se vea en la necesidad de realizar correctivos que le permitan mejorar sus controles.

Para el desarrollo del trabajo se enfocará en aquellos departamentos que generan riesgos dentro de la entidad como son: operativo, logística, recursos humanos, contabilidad, tesorería, entre otros; al finalizar la evaluación se realizará una propuesta de mejora para las áreas críticas que permita el desempeño eficiente de las actividades y el cumplimiento de los objetivos propuestos por la administración y propietarios.

Por lo mencionado anteriormente, se ha llegado a la conclusión de que ésta investigación aportará información útil para diferentes usuarios que requieren de conocimientos acerca del control interno en las empresas, para conseguir una presentación oportuna y confiable de la información financiera, eficiencia y eficacia de sus procesos y aplicación de las normativas vigentes.

1.4 Objetivos de la investigación

1.4.1 Objetivo General

Proponer la mejora del control interno para los procesos administrativos y financieros de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. en la ciudad de Santo Domingo, año 2014.

1.4.2 Objetivos Específicos



Obtener información de los procesos administrativos y financieros de la empresa.



Conocer el control interno que aplica la entidad a cada proceso.



Identificar los riesgos de control, su importancia y la probabilidad de ocurrencia.



Proponer mejoras en las áreas administrativa y financiera.

CAPÍTULO II

2. Marco Referencial

2.1 Revisión de la literatura y fundamentos teóricos

2.1.1 Empresa

“Es todo ente económico cuyo esfuerzo se orienta a ofrecer a los clientes bienes y/o servicios que, al ser vendidos, producirán una renta que beneficia al empresario, al Estado y a la sociedad en general.” (Zapata, 2011, pág. 5)

Es un conjunto de personas que se encuentran organizadas con la finalidad de realizar una inversión y obtener beneficios económicos.

2.1.2 Administración

“La administración es el conjunto de funciones y procesos básicos encaminados a coordinar los distintos elementos y actividades de trabajo de las organizaciones para que alcancen sus objetivos de manera eficaz y eficiente.” (Sánchez, y otros, 2011, pág. 23)

Es un proceso mediante el cual se busca cumplir con los objetivos planteados por la gerencia a través del correcto uso de los recursos y la aplicación de las fases de

planificación, organización, dirección y control.

2.1.3 Contabilidad

“Es la ciencia, el arte y la técnica que permite el análisis, clasificación, registro, control e interpretación de las transacciones que se realizan en una empresa con el objeto de conocer su situación económica y financiera al término de un ejercicio económico o periodo contable.” (Bravo, 2011, pág. 1)

Es aquella que permite registrar, interpretar y analizar las transacciones de la actividad económica del negocio para determinar al finalizar un periodo la existencia de pérdida o ganancia y proporcionar a la gerencia información para la toma de decisiones.

2.1.4 Auditoría

“Auditoría es la acumulación y evaluación de la evidencia basada en la información para determinar y reportar sobre el grado de correspondencia entre la información y los criterios establecidos.” (Arens & Elder, 2007, pág. 4)

Es la revisión de la información proporcionada por la empresa con la finalidad de atestar que esta cumpla los parámetros establecidos por la organización y la normativa emitidas por los entes reguladores.

2.1.4.1 Auditoría financiera

“La auditoría financiera tiene como objetivo el examen de los estados financieros por parte de un contador público distinto del que preparó la información financiera y de los usuarios, con la finalidad de establecer su racionalidad, dando a conocer los resultados de su examen, a fin de aumentar la utilidad que la información posee.” (Blanco, 2012, pág. 322)

2.1.4.2 Auditoría de gestión

“Es aquella que se realiza para evaluar el grado de eficiencia y eficacia en el logro de los objetivos previstos por la organización y con los que se han manejado los recursos, para la toma de decisiones que permitan la mejora de la productividad de la organización.” (Maldonado H. , 2009, pág. 45)

2.1.4.3 Auditoría operacional

“El termino auditoría operacional se refiere al análisis integral de una unidad operativa o de una organización completa para evaluar sus sistemas, controles y desempeño, según se mide en función de los objetivos de la administración.” (Whittington, 2007, pág. 699)

2.1.4.4 Auditoría de cumplimiento

“Para concluir si las operaciones financieras, administrativas, económicos y de otra índole se han realizado a las normas legales, reglamentarias y estatutarias de procedimientos que le son aplicables.” (Blanco, 2012, pág. 11)

2.1.4.5 Auditoría administrativa

“Se ha adicionado la palabra administrativa, para denotar la expansión de las actividades de examen y evaluación a ciertas áreas o funciones operacionales, no relacionadas directamente con los aspectos cubiertos por la auditoría financiera (tradicional).” (Rodriguez, 2010, pág. 32)

2.1.4.6 Auditoría de control interno

“El propósito es evaluar el diseño y funcionamiento de las disposiciones adoptadas por una organización para fomentar la eficiencia operativa, salvaguardar sus activos y obtener información cierta y oportuna.” (Gonzales, 2013, pág. 24)

2.1.4.7 Evidencia de auditoría

“La evidencia de la auditoría es toda la información que utiliza el auditor para llegar a la conclusión en que se basa su opinión. Una evidencia no puede ser competente si al mismo tiempo no es relevante y válida.” (Whittington, 2007, pág. 122)

“La evidencia puede ser tangible y por lo tanto es posible de que sea incluida en papeles de trabajo, pero también puede ser intangible, consistiendo en, por ejemplo, actitudes o acciones de los miembros de la administración que sugieren que se asuman posiciones agresivas respecto de la información financiera.” (Mantilla, 2007, pág. 173)

Es la documentación e información que se obtiene de las áreas evaluadas con la finalidad de conocer y respaldar los resultados que se van a manifestar.

2.1.4.8 Procedimientos de Auditoría

“Es la instrucción detallada para la recopilación de un tipo de evidencia de auditoría que se ha de obtener en cierto momento durante la auditoría. Al diseñar procedimientos de auditoría, es común presentarlos en términos muy específicos para que puedan utilizarse como instrucciones durante la auditoría.” (Arens & Elder, 2007, pág. 163)

2.1.5 Committee of Sponsoring Organizations of the Treadway Commission (COSO)

“COSO es una organización voluntaria (sin ánimo de lucro) del sector privado dedicada a orientar, sobre una base global, a la administración ejecutiva y a las entidades de gobierno hacia el establecimiento de operaciones de negocio más efectivas, eficientes y éticas. Patrocina y difunde estructuras conceptuales

(frameworks) y orientación (guidance) con base en investigación en profundidad, análisis y mejores prácticas.” (Mantilla, 2009, pág. 65)

2.1.6 Control interno

“El control interno se definen como un proceso ejecutado por personal de la entidad, diseñado para cumplir objetivos específicos.” (Commission COSO, 2012, pág. 13)

“El control interno se define como todos aquellos mecanismos de control que dispone una empresa para poder asegurar sus activos y resultados.” (Pallerola & Monfort, 2013, pág. 55)

“Se define el control interno como "un proceso", realizado por el consejo de administración, los directivos y otro personal cuyo fin es ofrecer una seguridad razonable en la consecución de objetivos en las siguientes categorías: -Confiabilidad en los informes financieros. -Eficacia y eficiencia en las operaciones. -Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables.” (Whittington, 2007, pág. 213)

Son aquellos procedimientos y políticas que la entidad ha establecido con la finalidad de otorgar seguridad razonable a los recursos que manejan, la optimización de éstos y cumplir con los objetivos propuestos por la gerencia.

2.1.6.1 Objetivos del control interno.

“Proteger los recursos de la organización buscando su adecuada administración ante posibles riesgos que los afecten.

b) Garantizar la eficacia, la eficiencia y economía en todas las operaciones promoviendo y facilitando la correcta ejecución de las funciones y actividades definidas para el logro de la misión institucional. c)

Velar porque todas las actividades y recursos de la organización estén dirigidos al cumplimiento de los objetivos de la entidad.

d) Garantizar la correcta evaluación y seguimiento de la gestión organizacional. e)

Asegurar la oportunidad y confiabilidad de la información de sus registros.

Definir y aplicar medidas para prevenir los riesgos, detectar y corregir las desviaciones que se presenten en la organización y que puedan afectar el logro de sus objetivos.

g) Garantizar que el sistema de control interno disponga de sus propios mecanismos de verificación y valuación. h) Velar porque la entidad disponga de mecanismos de planeación adecuados para el diseño y desarrollo organizacional.” (Isaza, 2012, pág. 34)

2.1.6.2 Control interno administrativo.

“Es el plan de organización que adopta cada empresa, con sus correspondientes procedimientos y métodos operacionales y contables, para ayudar, mediante el establecimiento de un medio adecuado, al logro del objetivo administrativo de: 

Mantenerse informado de la situación de la empresa;



Asegurarse de que se están logrando los objetivos establecidos.



Determinar si la empresa está operando conforme a la políticas establecidas.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 7)

2.1.6.3 Control interno contable.

“Como consecuencia del control administrativo sobre el sistema de información, surge, como un instrumento, el control interno contable, con los siguientes objetivos: 

Que todas las operaciones se registren: oportunamente, por el importe correcto; en las cuentas apropiadas, y, en el período contable en que se llevan a cabo.



Que todo lo contabilizado exista y que lo que exista esté contabilizado.



Que la operaciones se realicen de acuerdo con autorizaciones generales y específicas de la administración.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 8)

2.1.6.4 Elementos del control interno

“El control interno consta de cinco componentes interrelacionados que se derivan de la forma cómo la administración maneja el negocio y están integrados a los procesos administrativos.” (Blanco, 2012, pág. 198)

“El control interno, no consiste en un proceso secuencial, en donde alguno de los componentes afecta sólo al siguiente, sino en un proceso multidireccional repetitivo y permanente, en el cual más de un componente influye en los otros y conforman un

sistema integrado que reacciona dinámicamente a las condiciones cambiantes.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 26)

2.1.6.4.1 Ambiente de control

“Consiste en el establecimiento de un entorno que estimule e influencie la actividad del personal con respecto al control de sus actividades. Es en esencia el principal elemento sobre el que se sustenta o actúan los otros cuatro componentes e indispensable, a su vez, para la realización de los propios objetivos de control.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 27)

Integridad y valores éticos

“La efectividad de los controles no puede estar por encima de la integridad y los valores éticos de la gente que los crea, administra, y supervisa. La integridad y los valores éticos son elementos esenciales del ambiente de control e influyen en el diseño, administración, y supervisión y seguimiento de los otros componentes.” (Blanco, 2012, pág. 199)

Compromisos para la competencia

“La competencia debe reflejar el conocimiento y las habilidades necesarios para realizar las tareas que definen los trabajos individuales. Que también se requiere que se cumplan esas tareas es generalmente una decisión de la administración, quien

considerará los objetivos de la entidad, las estrategias y planes para la consecución de los objetivos.” (Commission COSO, 2012, pág. 29)

Consejo de administración o comité de auditoría

“El ambiente dc control se ve profundamente afectado por la eficiencia del consejo de administración o el comité de auditoría. He aquí los factores de los que depende su eficacia: grado de independencia de la gerencia, experiencia y prestigio de sus miembros, plantear ante la gerencia cuestiones difíciles y resolverlas, interacción con los auditores internos y externos.” (Whittington, 2007, pág. 215)

Filosofía y estilo operativo de los ejecutivos

“Las filosofías de los directivos hacia los informes financieros y sus actitudes ante la aceptación de los riesgos de negocios son diferentes. Algunos son extremadamente agresivos en los informes financieros y conceden gran importancia a cumplir con las proyecciones o a superarlas. Quizás estén dispuestos a emprender actividades de alto riesgo dada la perspectiva de un alto rendimiento. Otros equipos son extremadamente conservadores y evitan el riesgo. Estas filosofías y estilos operativos tan diferentes afectan a la confiablidad global de los estados financieros.” (Whittington, 2007, pág. 215)

Estructura organizacional

“La estructura organizacional de una entidad proporciona la estructura conceptual mediante la cual se planean, ejecutan, controlan y monitorean sus actividades para la consecución de los objetivos globales. Los aspectos significativos para el establecimiento de una estructura organizacional incluyen la definición de las áreas claves de autoridad y responsabilidad y el establecimiento de las líneas apropiadas de información.” (Commission COSO, 2012, pág. 31)

Asignación de autoridad y de responsabilidades

“El personal de la empresa necesita conocer bien sus responsabilidades, así como las normas y reglas que las rigen. Por eso, para mejorar el ambiente de control los directivos preparan descripciones de puestos y definen claramente la autoridad y la responsabilidad en el seno de la organización.” (Whittington, 2007, pág. 216)

Políticas y prácticas de los recursos humanos

“En último término, las características del personal influyen en la eficacia del control interno. Así pues, las políticas y prácticas de contratación, la orientación, la capacitación, la evaluación, el asesoramiento, la promoción y compensación de los empleados influyen mucho en la idoneidad del ambiente de control.” (Whittington, 2007, pág. 216)

2.1.6.4.2 Valoración de riesgos

“Cada entidad enfrenta una variedad de riesgos derivados de fuentes internas y externas, los cuales deben valorarse. Una condición previa para la valoración de riesgos es el establecimiento de objetivos, enlazados en niveles diferentes y consistentes internamente. La valoración de riesgos es la identificación y análisis de los riesgos relevantes para la consecución de los objetivos, formando una base para la determinación de cómo deben administrarse los riesgos.” (Commission COSO, 2012, pág. 39)

2.1.6.4.3 Información y comunicación

“Debe identificarse, capturarse y comunicarse información pertinente en una forma y oportunidad que facilite a la gente cumplir sus responsabilidades. El sistema de información produce documentos que contienen información operacional, financiera y relacionada con el cumplimiento, la cual hace posible operar y controlar el negocio. Ella se relaciona no solamente con los datos generados internamente, sino también con la información sobre sucesos, actividades y condiciones externas necesarios para la toma de decisiones y la información externa de negocios. También debe darse una comunicación efectiva en un sentido amplio, que fluya hacia abajo, a lo largo y hacia arriba de la organización. Todo el personal debe recibir un mensaje claro por parte de la alta administración respecto a que las responsabilidades de control deben asumirse seriamente.” (Commission COSO, 2012, pág. 71)

2.1.6.4.4 Actividades de control

“Son aquellas que realiza la gerencia y demás personal de la organización para cumplir diariamente con las actividades asignadas. Estas actividades están expresadas en las políticas, sistemas y procedimientos. Las actividades de control tienen distintas características. Pueden ser manuales o computarizadas, administrativas u operacionales, generales o específicas, preventivas o detectivas.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 32)

Revisión de alto nivel

“Las revisiones se realizan sobre el desempeño actual frente a presupuestos, pronósticos, periodos anteriores y competidores. Las iniciativas principales se rastrean - tales como arremetidas de mercadeo, mejoramiento de procesos de producción y programas, para contener o reducir costos – a fin de medir la extensión en la cual los objetivos están siendo logrados.” (Commission COSO, 2012, pág. 60)

Procesamiento de información

“Se desarrolla una variedad de controles para verificar la exactitud, integridad, y autorización de las transacciones. Los dos agrupamientos más amplios de los procedimientos de control de los sistemas de información son controles de aplicación y controles generales.” (Blanco, 2012, pág. 204)

Controles físicos

“A este tipo de control pertenecen los que dan seguridad física respecto a los registros y otros activos. Una de las actividades con que se protegen los registros consiste en mantener el control siempre sobre los documentos pre numerados que no se emitan, lo mismo que sobre otros diarios y mayores, además de restringir el acceso a los programas de computación y a los archivos de datos.” (Whittington, 2007, pág. 220)

Segregación de funciones

“La asignación de gente diferente para las responsabilidades de autorizar transacciones, registrar transacciones y mantener la custodia de los activos, tiene la intención de reducir las oportunidades de permitirle a cualquier persona que se encuentre en posición de perpetrar y ocultar errores o fraudes en el curso normal de las obligaciones del auditor.” (Blanco, 2012, pág. 205)

2.1.6.4.5 Monitoreo

“Es un proceso consistente en evaluar su calidad con el tiempo. Hay que vigilarlo para determinar si funciona como se preveía o si se requieren modificaciones. Para monitorear pueden efectuarse actividades permanentes o evaluaciones individuales. Entre las actividades permanentes de monitoreo se encuentran las de supervisión y administración como la vigilancia continua de las quejas de los clientes o revisar la

verosimilitud de los informes de los ejecutivos. Las evaluaciones individuales se efectúan en forma no sistemática.” (Whittington, 2007, pág. 221)

2.1.6.5 Técnicas de obtención de información

“El análisis de técnicas de obtención de información se debe efectuar bajo: Análisis por puesto de trabajo, la información se obtiene indagando que tareas realiza una determinada persona dentro de una oficina o departamento. Análisis por sistemas de información, se indagan las operaciones que componen un procedimiento, lo cual se hace efectivo mediante el seguimiento de los documentos o formularios y registro que intervienen.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 165)

Son herramientas que se utilizan para recolectar información necesaria para el entendimiento y evaluación del control interno.

2.1.6.5.1 La entrevista

“Permite ahondar más en la realidad, obtener además de una respuesta, una opinión sobre los hechos, ya que las preguntas se complementan y apoyan unas con otras, y puede esperarse que algunas respuestas confirmen, corrijan o inclusive contradigan a otras.” (Mancillas, 2007, pág. 108)

2.1.6.5.2 Observación personal y directa

“Es una técnica que se aplica frecuentemente como complemento de otras. Se utiliza también para verificar información recogida por otros medios. La observación personal del auditor abarca la disposición de los sectores de trabajo, ubicación de equipos y archivos, medios de comunicación, etc.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 170)

2.1.6.5.3 Revisión, lectura y estudio de documentación y antecedentes

“Los antecedentes documentados pueden existir en la organización, serán útiles en la medida en que contenga información afín con el estudio encarado.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 170)

2.1.6.5.4 Cuestionarios

“El cuestionario es un documento redactado en forma de interrogatorio, integrado por preguntas estrictamente relacionadas con el tema que se investiga. Está normalmente dirigido a empleados y funcionarios que realizan una determinada tarea y su finalidad es suplir la entrevista cuando los interrogatorios se encuentren diseminados o a gran distancia entre sí.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 171)

2.1.6.6 Métodos de evaluación

“Al obtener los auditores independientes un conocimiento funcional del control interno, han de incluirlo en sus documentos de trabajo. El tipo y el alcance de la documentación se ve afectado por el tamaño y la complejidad del cliente, lo mismo que por la índole de su control interno. Casi siempre se presenta en forma de cuestionarios, relaciones escritas o diagramas de flujo.” (Whittington, 2007, pág. 225)

2.1.6.6.1 Método de cuestionarios

“Este método consiste en diseñar cuestionarios con base en preguntas que deben ser contestadas por los funcionarios y personal responsable de las distintas áreas de la empresa bajo examen. Las preguntas son formuladas de tal forma que la respuesta afirmativa indique un punto óptimo en el sistema de control interno y una respuesta negativa indique una debilidad o un aspecto no muy confiable.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 161)

Es un conjunto de preguntas cerradas estandarizadas que se utiliza para recolectar información y detectar debilidades cuando la respuesta es negativa; también, sirve para medir el nivel de confianza del control interno en el área evaluada.

2.1.6.6.2 Método narrativo o descriptivo

“Es la descripción detallada de los procedimientos más importantes y las características del sistema de control interno para las distintas áreas clasificadas por actividades, departamentos, funcionarios y empleados, mencionando los registros y formularios que intervienen en el sistema.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 161)

Es el relato de una determinada actividad por parte de la persona que lo ejecuta, con la finalidad obtener información que permita a la persona que evalúa el control interno comprender el desarrollo de los procesos.

2.1.6.6.3 Método gráfico o diagrama de flujo

“Es una representación simbólica de un sistema o serie de procedimientos en que éstos se muestran en secuencia. Al lector experto le da una imagen clara del sistema: muestra la naturaleza y la secuencia de procedimientos, la división de responsabilidades, las fuentes y distribución de documentos, los tipos y ubicación de los registros y archivos contables.” (Whittington, 2007, pág. 227)

Son un conjunto de gráficos que detallan la secuencia de las actividades que se realizan en un determinado proceso, este proporciona un entendiendo global y facilitará la detección de debilidades.

“Documento: cualquier documento de papel; por ejemplo, un cheque o una factura de ventas.

Proceso: cualquier operación, tanto la realizada manualmente como la realizada mecánicamente o por computadora. A menudo se usa con el símbolo de proceso del manual.

Líneas de flujo: líneas que indican el flujo direccional de los documentos. Normalmente hacia abajo o hacia la derecha salvo que se indique lo contrario mediante puntas de flecha.

Anotación: se usa en los comentarios explicativos; por ejemplo, secuencia de archivo (por fecha, por orden alfabético, etc.).

Conector: salida o entrada de otra parte del diagrama de flujo. Sirve para evitar que las líneas de flujo se crucen demasiado. Los conectores de entrada y de salida se presentan con letras o números.

Conector fuera de página: indica la fuente o el destino de lo que entra en el diagrama de flujo o de lo que sale.

Decisión: indica decisiones alternas ocasionada por una decisión afirmativa o negativa.” (Whittington, 2007, pág. 186)

“Inicio – fin: representa el “Punto de Inicio” o el “Punto de Fin” del diagrama, es decir, los límites del proceso representado.

Almacenamiento sistema: sistema informático, base de datos o similar. Representa una entrada desde, o una salida hacia, un almacén de datos de un sistema de información o similar.

Proceso predefinido: representa un proceso o actividad compleja, cuyo detalle se desarrolla (se especifica o detalla) en otro documento, por ejemplo, en otro Diagrama de Flujo donde se hace un “zoom” sobre esta actividad compleja o en una instrucción de trabajo específica.” (Ramonet, 2013)

“Almacenamiento: Indica el depósito permanente de un documento o información dentro de un archivo. También se puede utilizar para guardar o proteger el documento de un traslado no autorizado.

Demora: Indica cuando un documento o el proceso se encuentra detenido, ya que se requiere la ejecución de otra operación o el tiempo de respuesta es lento.” (Calderón & Ortega, Julio)

2.1.6.7 Evaluación de las operaciones de control interno

“Además de entender el diseño de los controles internos, el auditor debe evaluar si los controles diseñados en realidad se han puesto en operación. En la práctica, el

conocimiento del diseño y operación se puede hacer de forma simultánea.” (Arens & Elder, 2007, pág. 285)

2.1.6.8 Pruebas de cumplimiento

“Las pruebas de cumplimiento están diseñadas para obtener seguridad razonable de que se cumplen los procedimientos establecidos de control contable interno. Sirven además para detectar desviaciones respecto a los procedimientos del control y para decidir si el grado de tales desviaciones son significativas respecto a lo que se espera de que existan controles adecuados.” (Estupiñán, 2007, pág. 83)

“Las pruebas de cumplimiento se guían generalmente por el procedimiento de control que se comprueba. Dichas pruebas requieren: a) pruebas de detalle que generalmente se refieren a la inspección de documentos y b) pruebas que emplean técnicas de observación e indagación.” (Estupiñán, Control Interno y fraudes, 2009, pág. 151)

2.1.6.9 Riesgo

“Todo aquello (positivo o negativo, de origen interno o externo) que puede (probabilidad) afectar (impacto) el negocio.” (Mantilla, 2009, pág. 253)

Son aquellas circunstancias que pueden afectar el desempeño normal de las operaciones que se realizan en una empresa.

2.1.6.9.1 Identificación de riesgos

“La identificación de los riesgos se realiza a nivel del Componente de Direccionamiento Estratégico, identificando los factores interno y externos a la entidad, que pueden ocasionar riesgos que afecten el logro de los objetivos.” (Isaza, 2012, pág. 260)

2.1.6.9.2 Clasificación del riesgo

“Riesgos de mercado: debidos a variaciones de los precios/tipos negociados en los mercados financieros. Se subdividen en riesgos de tasa de interés, de tasa de cambio, de renta variable, de mercancías (commodities), de volatilidad, de correlación, etc.” (Mantilla, 2009, pág. 264)

“Riesgos de crédito: debidos al incumplimiento de contratos, básicamente por insolvencia; incluyen los riesgos de liquidez, debidos a dificultades para financiar con un costo ‘normal’ los negocios y su crecimiento.” (Mantilla, 2009, pág. 264)

“Riesgos operacionales: debidos a caídas en el volumen del negocio o de sus márgenes (riesgos de negocio), a causa de errores humanos o de los medios de procesamiento, producción o gestión (riesgos operativos), o por la incapacidad legal para ejercer los derechos que se consideraban como propios, o si se deriva del propio incumplimiento de la ley o de la regulación (riesgos legales).” (Mantilla, 2009, pág. 264)

2.1.6.9.3 Análisis del riesgo

“El análisis del riesgo busca establecer la probabilidad de ocurrencia de los riesgo y el impacto de sus consecuencias, calificándolos y evaluándolos con el fin de obtener información para establecer el nivel de riesgo y las acciones que se van a implementar.” (Isaza, 2012, pág. 263)

2.1.6.9.4 Calificación del riesgo

“Hace referencia a la utilización de formas descriptivas para presentar la magnitud de las

consecuencias

potenciales

(impacto)

posibilidad

ocurrencia

(probabilidad). Tomando las siguientes categorías: Leve, moderada y catastrófica en relación con el impacto y alta, media y baja respecto a la probabilidad.” (Isaza, 2012, pág. 263)

2.1.6.9.5 Mapa de riesgos

“El mapa de riesgos contiene a nivel estratégico los mayores riesgos a los cuales está expuesta la entidad, permitiendo conocer las políticas inmediatas de respuesta ante ellos tendientes a evitar, reducir, dispersar o transferir el riesgo; o asumir el riesgo residual, y la aplicación de acciones.” (Isaza, 2012, pág. 270)

2.1.6.10 Hallazgos

“Se refiere a cualquier situación deficiente y relevante que se determine mediante procedimientos de auditoría sobre áreas críticas. Surgen de un proceso de comparación entre “lo que debe ser” y “lo que es”.” (Cartaya, 2011)

Son aquellos hechos inusuales que son detectados al momento de realizar un análisis entre lo que sucede en la entidad y los aspectos que deberían cumplirse.

2.1.6.10.1 Atributos de los hallazgos

“Condición: Situaciones actuales encontradas. Lo que es. Este término se refiere al hecho irregular o deficiencia determinada por el auditor interno, cuyo grado de desviación debe ser demostrada y sustentada con evidencias.” (Cartaya, 2011)

“Criterio: Unidades de medidas o normas aplicables. Lo que debe ser. Es la norma o estándar técnico-profesional, alcanzable en el contexto evaluado, que permiten al auditor tener la convicción de que es necesario superar una determinada acción u omisión de la entidad, en procura de mejorar la gestión.” (Cartaya, 2011)

“Parámetro de comparación por ser la situación ideal, el estándar, la norma, el principio administrativo apropiado o conveniente.” (Maldonado M. , 2011, pág. 69)

“Causa: Razones de desviación. ¿Por qué sucedió? Es la razón fundamental por la cual ocurrió la condición, o el motivo por el que no se cumplió el criterio o norma.

Su identificación requiere de la habilidad y juicio profesional del auditor y es necesaria para el desarrollo de las recomendaciones constructivas que prevenga la ocurrencia de la condición.” (Cartaya, 2011)

“Efecto: Importancia relativa del asunto, preferible en términos monetarios. La diferencia entre lo que es y lo que debe ser. Es la consecuencia real o potencial cuantitativa o cualitativa, que ocasiona la observación, indispensable para establecer su importancia y recomendar a la administración activa que tome las acciones requeridas para corregir la condición. Siempre y cuando sea posible, el auditor debe revelar en su informe la cuantificación del efecto.” (Cartaya, 2011)

2.1.6.11 Fraude

“Cualquier acto ilegal caracterizado por engaño, ocultación o violación de confianza. Estos actos no requieren la aplicación de amenaza de violencia o de fuerza física. Los fraudes son perpetrados por individuos y por organizaciones para obtener dinero bienes o servicios para evitar pagos o pérdidas de servicios o para asegurarse de ventajas personales o de negocios.” (EDICONTAB, 2010, pág. 58)

2.1.6.11.1 Condiciones del Fraude

“Oportunidad: La cultura pobre y la carencia de procedimientos inadecuados de control interno a menudo crean la confianza detectado.

de que el fraude podría no ser

Presión: Esto a menudo es generado por necesidades inmediatas (tales como tener deudas personales significantes o satisfacer las expectativas de utilidad de un analista o del banco) que sean difíciles de compartir con otros. Racionalización: Racionalización es la creencia de que realmente no se ha cometido fraude. Por ejemplo, quien lo comete racionaliza “esto no es un gran negocio” o “Yo sólo estoy tomando lo que merezco.” (Mantilla, 2008, pág. 161)

2.1.6.12 Personal responsable del Control Interno

Cada quien en una organización es responsable del control interno.

2.1.6.12.1 Administración.

“Asignan responsabilidades por el establecimiento de políticas y procedimientos de control interno más específicos al personal responsable de las funciones de las unidades. Es una responsabilidad que se traslada en cascada, un administrador es efectivamente un director ejecutivo en su esfera de responsabilidad.” (Mantilla, 2009, pág. 72)

2.1.6.12.2 Junta de directores.

“La administración es responsabilidad de la junta de directores, lo cual proporciona gobierno, guía y supervisión reguladora. Los miembros de una junta efectiva son objetivos, competentes e inquisitivos. También tienen un conocimiento de las

actividades y del ambiente de la entidad, y aportan el tiempo necesario para cumplir plenamente sus responsabilidades como junta.” (Mantilla, 2009, pág. 72)

2.1.6.12.3 Auditores internos.

“Los auditores internos juegan un papel importante en la evaluación de la efectividad de los sistemas de control, y contribuyen a la efectividad on going. A causa de su posición organizacional y su autoridad en una entidad, la función de auditoria interna juega a menudo un papel de monitoreo significativo.” (Mantilla, 2009, pág. 73)

2.1.6.12.4 Otro personal.

“Todo el personal debe ser responsable por la comunicación hacia arriba de los problemas en las operaciones, del no - cumplimiento con el código de conducta, y de otras violaciones de las políticas o acciones ilegales.” (Mantilla, 2009, pág. 73)

2.1.6.12.5 Partes externas

“No son responsables puesto que no constituyen parte del sistema de control interno de la entidad.” (Mantilla, 2009, pág. 73)

2.2 Investigaciones o experiencias empíricas vinculadas con el problema de investigación

En la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. no existen trabajos relacionados a nuestro tema de estudio, debido a que a nivel local algunas organizaciones mantienen controles internos empíricos, sin tener en cuenta la importancia de documentarlo y a su vez dar seguimiento apropiado con la finalidad de brindar seguridad en el desarrollo de las operaciones.

2.3 Hipótesis de la investigación

Si se elabora una propuesta de mejora para el control interno en los procesos administrativos y financieros, entonces se reducirán las deficiencias y errores que permitirán salvaguardar los recursos de la empresa CONLISAN CÍA. LTDA.

Variable Independiente.- Propuesta de mejora para el control interno en los procesos administrativos y financieros.

Variable dependiente.- Reducción de las deficiencias y errores.

CAPÍTULO III

3. Metodología de la Investigación

La metodología permitirá obtener el conocimiento necesario para la realización del trabajo y los procesos a seguir para la obtención del resultado; en nuestra investigación se aplicarán los siguientes métodos:

Método de observación.- permitirá conocer, analizar y explicar el funcionamiento y la información de mayor relevancia de la institución, además, servirá para constatar que los datos proporcionados por la organización sean adecuados y fiables para ser usados como sustento en la propuesta de mejora.

Método Inductivo.- servirá para la obtención de conocimiento a través de la observación de aspectos particulares como son: documentación, debilidades, controles aplicados y procesos de las distintas áreas objeto de estudio, con la finalidad de obtener como premisa general si la información proporcionada es adecuada para la toma de decisiones.

Método deductivo.- se partirá de datos generales, es decir, la no documentación de controles internos en una empresa originará el estudio particular, que son cada uno de los procesos efectuados en la institución.

Método Analítico.- permite establecer la relación causa – efecto de las particularidades encontradas al evaluar los procesos de las áreas administrativa y financiera, es decir, al detectar la falta de controles en cada proceso se analizarán los riesgos a los que está expuesto y su impacto en el desarrollo de las operaciones.

3.1 Diseño / Tipo de investigación

Para realizar el presente trabajo de investigación se utilizará dos tipos de investigación:

 Descriptiva: ayudará a detallar situaciones relacionadas al objeto de estudio, conociendo las condiciones, personal que interviene y prácticas aplicadas en cada uno de los procesos administrativos y financieros que permita emitir un criterio sobre el nivel de confianza de cada área evaluada.

 Explicativa: este tipo de investigación permite interpretar la realidad de los aspectos evaluados, basándose en el estudio de la causa de cada comportamiento; se fundamentará la importancia de la aplicación de controles que mermarán las debilidades en el desarrollo de los procesos.

3.2 Población / Universo

El universo para la presente investigación es la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. conformada por las área administrativa, financiera y médica, sobre éstas se recopilará información necesaria para el desarrollo del estudio.

3.3 Muestra

Dado el tipo de investigación la muestra es una parte de la población que se analizará en función del tamaño de la empresa; conformada por las áreas administrativa y financiera, entre ellas están: gerencia y las siguientes jefaturas: financiera y contable, recursos humanos, tesorería, logística y operacional.

3.4 Instrumento de recogida de datos

Los instrumentos son medios que permiten obtener información necesaria de las áreas objeto de estudio, con la finalidad de conocer las actividades que se ejecutan, quién lo realiza y los documentos generados; éstas servirán de sustento para su posterior análisis y evaluación.

En la recolección de datos se han aplicado instrumentos directos e indirectos, detallados a continuación:

Indirecto



Documentación: se refiere a la obtención de datos e información de manera escrita, provenientes de las diferentes áreas a evaluar, con el objetivo de conocer aspectos relevantes que servirán para ratificar la información verbal proporcionada

por

los

funcionarios,

como

por

ejemplo:

reglamentos, estados financieros y otros documentos internos.

políticas,

Directo



Observación: se observarán los procesos administrativos y financieros desempeñados por el personal de la institución, con el propósito de cerciorarse la manera en la que se ejecutan las operaciones, la persona responsable, el tiempo de desarrollo y cuándo se realiza determinada actividad.



Narrativas: es la descripción ordenada de los procesos más relevantes e información complementaria del área objeto de estudio por parte de la persona que desempeña y conoce el desarrollo de la actividad.



Cuestionarios: es la aplicación de un conjunto de preguntas cerradas, seleccionadas de cuestionarios estándares a los que se les ha realizado adaptaciones según la necesidad del negocio y de cada área, estás serán contestadas por los funcionarios responsables; los cuestionarios serán utilizados para conocer si existen controles y detectar debilidades.



Flujogramas: se representarán gráficamente los procesos de cada departamento a evaluar, con el propósito de visualizar la secuencia de las actividades que realiza la empresa, este enfoque directo y global nos permitirá determinar los departamentos susceptibles a riesgos.

3.5 Técnicas de análisis de datos

Con los datos obtenidos a través de los instrumentos se procederá a su respectivo análisis mediante la utilización de las siguientes técnicas:

Cualitativas.- en base a la información recolectada por medio de los instrumentos aplicados se procederá al análisis global, con la finalidad de determinar los riesgos y debilidades que puedan afectar al normal desempeño de la organización y con ello emitir recomendaciones para eliminar o disminuir la probabilidad de ocurrencia en las operaciones.

Cuantitativas.- esta técnica se utilizará al momento de evaluar los cuestionarios, mediante la ponderación de cada una de las preguntas que permitirá asignar el nivel de importancia según un rango previamente definido, con el resultado obtenido se podrá establecer el nivel de riesgo y de confianza de cada uno de los procesos estudiados.

CAPÍTULO IV

4. Resultados

4.1 Discusión y análisis de resultados

4.1.1 Propuesta de mejora del control interno para los procesos administrativos y financieros de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. en la ciudad de Santo Domingo, año 2014

La presente disertación de grado tiene como finalidad proponer mejoras en el desarrollo de los procesos de la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. en las áreas administrativa y financiera, lo que permitirá describir las actividades que intervienen directamente en la vida económica del negocio, con el propósito de comparar la realidad del control interno con métodos idóneos que deberían aplicarse para minimizar los riesgos y de esta manera contribuir en la toma de decisiones de la gerencia con mayor eficiencia y eficacia.

Para el desarrollo del trabajo se aplicarán entrevistas a los responsables de cada departamento evaluado, luego se realizará la observación directa de los procesos para la graficación y se aplicarán cuestionarios de control interno para la detección de riesgos; finalmente con la información recopilada se procederá a elaborar la propuesta de mejoras.

4.1.1.1 Obtener información de los procesos administrativos y financieros de la empresa

4.1.1.1.1 Antecedentes

CONCLISAN CÍA. LTDA. cuenta con los siguientes recursos físicos para prestar sus servicios: 

15 Salas individuales



35 Consultorios médicos



2 Salas múltiples (1 de tres camas y 1 de dos camas)



1 Sala de cuidados intensivos



1 Quirófano



3 Camas de recuperación



1 Sala de partos



Neonatología (1 sala de cuidados intermedios, infecciosos y de preparación)



1 Laboratorio clínico



1 Densitómetro



1 Sala de emergencia (4 camillas)

En lo que respecta al recurso humano cuenta con:  28 Médicos activos  15 Médicos asociados  5 Médicos residentes  14 Enfermeras  4 Licenciados en laboratorio

 24 Personal administrativo

Actualmente se encuentra dirigido por el ingeniero Timoteo Mendoza, el señor Benjamín Curipoma y el ingeniero Germán Castillo, nombrados por la junta general de socios como gerente general, presidente y jefe financiero respectivamente.

4.1.1.1.2 Planeación estratégica

La compañía ha establecido la visión, misión, valores corporativos, objetivos, metas y estrategias que se presentan a continuación:

Visión

Ser una institución que brinde servicios de salud integral con calidad certificada que exceda las expectativas y necesidades de la región.

Misión

Prevenir y satisfacer las necesidades de salud integral de la población, sin distinción de nacionalidad, condición social, etnia o religión, a través de nuestro personal altamente calificado y con principios éticos y morales, contando con tecnología moderna; respetando y aceptando los principios de cada paciente.

Valores corporativos



Respetar la sangre y la vida.



Dar importancia a la ética y moral.



Lealtad.



Honradez.



Puntualidad.



Tratar a nuestros clientes y colaboradores como nos gustaría que nos traten.



Trabajar en equipo.



Otorgar sin discriminación alguna las prestaciones asistenciales a pacientes que demanden nuestros servicios.



Respetar y cuidar el medio ambiente.



Cumplir con el juramento hipocrático.

Objetivos y metas

Objetivo general

Satisfacer las necesidades de salud integral que contribuya a una mejor calidad de vida para la población de Santo Domingo, año 2014.

Meta general

Posicionamiento a nivel local a través de personal altamente calificado y equipamiento moderno.

Objetivos específicos



Contar con equipos médicos con tecnología de punta para la prestación de servicios de salud a la población, año 2014



Alcanzar el 75% de utilización de la capacidad instalada en el año 2014.

Metas específicas



Adquirir equipo médico de vanguardia conforme a los cambios tecnológicos que permitan cumplir las necesidades del mercado.



Captar mayor cantidad de clientes.

Estrategias



Incremento de liquidez que permita adquirir equipo médico con tecnología moderna.



Financiamiento de capital.



Aumento de publicidad.



Aprovechamiento de la experiencia en el mercado para captar mayor cantidad de clientes.



Ampliación de servicios a través del incremento de especialistas.

Estructura organizacional Figura Nº 1. Organigrama JUNTA GENERA L DE ACCIONISTAS

PRESIDENTE

GERENTE

JEFE FINANCIERO

JEFE RRHH

ASISTENTE CONTABLE

AUXILIAR RR HH

AUXILIAR CONTABLE

JEFE TESORERÍA

CAJA IM ÁGENES LABORATORIO

JEFE MANTENIMIENTO

JEFE LOGÍSTICA

AUXILIAR M ANTENIMIENTO

AUXILIAR LOGÍSTICA

CAJA EM ERGENCIA

JEFE SISTEMAS

JEFE SERVICIOS GENERA LES

AUXILIAR PROGRAM ACIÓN

AUXILIAR LIM PIEZA

AUXILIAR M ANTENIMIENTO

AUXILIAR LAVANDERÍA

JEFE LABORATORIO

LICENCIADOS LABORATORIO

DIRECTOR MÉDICO

JEFE ENFERM ERÍA

M ÉDICO

LICENCIADA ENFERM ERÍA

ESPECIALISTAS

AUXILIAR LABORATORIO AUXILIAR ENFERM ERÍA

CAJA PERSONALIZADA

GUARDIANÍA Y PARQUEO

AUXILIAR DE DEPÓSITOS

AUXILIAR DE LENCERÍA

DESECHOS HOSPITALARIOS

RESTAURANTE

046

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

4.1.1.1.3 Análisis FODA

Análisis interno

Fortalezas: 

Existencia de los equipos necesarios en los departamentos para el desarrollo de las actividades.



Infraestructura adecuada para la realización de las tareas.



El ambiente de trabajo es agradable para la ejecución de las tareas.



Promueve la capacitación continua del personal en cuanto a medicamentos.

Debilidades: 

El sistema informático utilizado tiene deficiencias para el proceso de la información en determinados departamentos.



Ausencia de manuales de procedimientos para el desarrollo de las actividades.



El personal no conoce de las metas planteadas.



Los presupuestos no son presentados oportunamente.



La escasa comunicación de los departamentos con el área contable.



Inexistencia de un seguimiento posterior a los pacientes.



Falta de profesionales en el área de enfermería.



Las remuneraciones en las entidades públicas son mayores a las que paga la empresa.

Análisis externo

Oportunidades: 

Falta de cobertura de la demanda por el sector público.



Arrendamiento de consultorios médicos para aumentar el número de especialistas.



La utilización de tecnología que mejore la eficiencia dentro de la organización.

Amenazas: 

Creación de centros de salud públicos.



Cambios en la normativa laboral.



Falta de recurso monetario.



Regulaciones estatales que exijan la implementación de nuevos procesos y procedimientos.



La alteración del sistema por agentes externos a la organización.

4.1.1.1.4 Análisis preliminar del control interno

Con el objetivo de conocer los procesos que realiza la entidad en las áreas administrativa y financiera, se han aplicado técnicas de recolección y métodos de evaluación de datos como son: narrativa, observación directa y diagrama de flujo que nos permitirán como primer punto conocer mediante una descripción completa los procesos por parte de las personas encargadas para su ejecución, posteriormente en medida de lo posible constatar la narrativa mediante observación de los procesos,

su secuencia, personal que intervienen y documentos usados como sustento de la transacción. Finalmente, con los datos que han sido ratificados con la observación se realizó la graficación de los procesos para comprender de manera rápida y general su secuencia y poder identificar los posibles riesgos.

Además se aplicó muestreo no estadístico para corroborar la información documental.

4.1.1.1.5 Descripción de los procesos

Con el objetivo de recolectar información y conocer los procesos y controles respectivos que se aplican en el desarrollo de las operaciones, se procedió a realizar narrativas a las jefaturas de las áreas administrativa y financiera que se detallan a continuación.

Proceso administrativo

Hospitalización

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de hospitalización Abril 08, 2014

El proceso de hospitalización inicia con la llegada del paciente, ya sea por el área de emergencias o a través del diagnóstico médico por medio de consulta externa; en los

dos casos se evalúa si es necesaria la hospitalización, posteriormente se indica al familiar o paciente que se debe acercar a caja personalizada con la finalidad de conocer la cantidad de dinero que requiere por el servicio a prestarse, esto dependerá del tipo de habitación, los días de hospitalización y los medicamentos e insumos requeridos, si se decide ingresar se deberá seleccionar el tipo de habitación, la clínica cuenta con diecinueve habitaciones individuales conformadas por: diez de cincuenta dólares, siete de sesenta dólares y dos de ochenta dólares, también se firma un documento de responsabilidad aceptando la cancelación del valor generado y se solicita un desembolso inicial de cien dólares, los abonos deberán realizarse diariamente según los días a internarse.

La encargada de caja se comunica con el departamento de enfermería para verificar la disponibilidad del tipo de habitación seleccionada, una vez confirmada se pide un tiempo de espera aproximado de 15 minutos en el cual se revisará si la habitación se encuentra en óptimas condiciones para la instalación del paciente; al efectuarse la constatación la enfermera procede al traslado de la persona hacia la habitación.

Figura Nº 2. Proceso de hospitalización. N° 1 2 3 4 5

Responsable Cliente Médico

6 7 8 9 10 11

Cajera de hospitalización

Enfermera

Actividad Llegada del paciente por consulta externa o por emergencia. Evalúa si es necesaria la hospitalización. En caso de no ser necesario pasa a facturación. Solicitar al paciente o familiar se acerque a caja personalizada. Emitir proforma del servicio de hospitalización. Se inicia la hospitalización con los parámetros establecidos en la proforma. Seleccionar el tipo de habitación. Verificación de la disponibilidad de la habitación seleccionada. Firmar documento de responsabilidad de los gastos. Cobrar el desembolso inicial. Espera aproximada de 15 minutos para supervisar de las condiciones de la habitación.

12 Trasladar al paciente a la habitación. 13 Médico Periodo de hospitalización. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 3. Flujograma proceso de hospitalización. Cajera hospitalización

Médico

Enfermera

Inicio 1

Cliente

Si 7

Si 9 Si

Cliente

3.1

13 Si B

Fin Documentos 1.Proforma 2.Documento de responsabilidad 3.Recibo

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Laboratorio

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de realización de exámenes Abril 08, 2014

El paciente para la realización de exámenes debe tener un pedido de un profesional médico, en caso de no tenerlo deberá dirigirse al médico general para que le emita el pedido sin costo alguno; a continuación se pide al cliente se acerque a caja para la facturación, toma de datos personales y cancelación, la cajera le entrega la factura original y la copia adjunta al pedido, con estos documentos se dirige al laboratorio.

Las personas encargadas del laboratorio receptan la copia de la factura con el pedido y verifican que todo lo solicitado se encuentre facturado, posteriormente, dependiendo del examen se receptan las muestras o ingresan para la toma de éstas, a las muestras para su identificación se les coloca el código que consta en la factura, las encargadas de tomar la muestra le comunican al cliente la fecha y hora para el retiro de resultados.

Las muestras ingresan para ser analizadas en los respectivos equipos, los cuales arrojan los resultados que son ingresados e impresos para la entrega.

El cliente se acerca a partir de la fecha y hora indicada con la factura original para el retiro de los resultados.

Figura Nº 4. Proceso de realización de exámenes.

N° 1

Responsable

Actividad Llegada del paciente.

Personal de caja

2 3 4 5 6 7

Médico general

Personal de caja

8 9 10 11 12

Asistente de laboratorio

El paciente tiene pedido médico para la realización de exámenes. Solicitar el pedido médico. Llenar datos personales. Facturar lo requerido en el pedido médico. Cobrar el valor generado en la factura. Emitir la factura y su respectiva copia. Comunicar al cliente se acerque con la copia de la factura y el pedido del médico al laboratorio. Receptar la copia de la factura y el pedido. Verificar lo solicitado con lo facturado. Receptar las muestras. Codificar las muestras. Comunicar al cliente la fecha y hora de retiro de resultados.

14 Laboratorista Analizar las muestras. 15 Registrar en el sistema los resultados. Asistente de 16 Imprimir los resultados. laboratorio 17 Entregar los resultados. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 5. Flujograma proceso de realización de exámenes. Personal de caja

Médico general

Asistente de laboratorio

Inicio 1

Si 4 2

2.1

6 7

2 2.1

de pág. 1

Cliente

Laboratorista

a pág. 2

2.1

11 12

13 14

15 3

Cliente

Fin Documentos 1. Pedido médico 2. Factura 2.1 Copia de factura 3. Resultados exámenes

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Fallecimiento CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de trámite posterior al fallecimiento Abril 08, 2014

Posterior al fallecimiento de un paciente, el médico tratante llena un documento de defunción, especificando las razones por las que solicitó la atención y las causas del fallecimiento, una vez realizado este procedimiento, el documento es firmado por el médico y se coloca el sello de la clínica; este es entregado al familiar para que pueda

realizar los trámites post mortem, mismo que puede ser retirado al momento o luego del traslado del fallecido.

El difunto es movilizado a un área específica hasta que acudan a retirarlo, en caso de no ser así, se solicita a enfermería se comuniquen al ECU 911 para que ellos se encarguen de llamar a medicina legal y el cuerpo sea trasladado.

Figura Nº 6. Proceso de trámite posterior al fallecimiento de un paciente.

N° 1 2 3 4 5

Responsable

Actividad Elaborar el acta de defunción.

Médico

Firmar el acta de defunción.

Director médico

Existe una persona responsable de retirar el cuerpo.

Enfermera

Médico

Enfermera

Colocar el sello de la clínica en el acta de defunción. Solicitar al ECU 911 el retiro del cuerpo. Entregar acta de defunción. Entregar el cuerpo.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 7. Flujograma proceso de trámite posterior al fallecimiento. Director médico

Médico

Enfermera

Inicio 1 2

No 4 Si 6

Familiar

1 1.1

7 Fin

Documentos 1. Acta de defunción

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Facturación

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de facturación Abril 08, 2014

El proceso inicia con la cancelación de un servicio que será brindado por la clínica, para lo cual el cliente se debe acercar a una de las cuatro cajas, primero se solicitarán los datos personales del paciente como son: nombres completos y fecha de nacimiento; también, se requerirán los datos de la persona para la emisión de la factura: nombre, RUC o cédula de ciudadanía, dirección, teléfono y ciudad; la cajera procederá a ingresar el detalle y el valor

del servicio; todos estos datos son

ingresados al sistema.

Posteriormente, se imprime la factura y se colocan las firmas de autorización por parte de la cajera y de recibido del cliente; se entrega la factura original y se archivan las copias en orden secuencial; finalmente, se recepta el dinero para la cancelación y de ser el caso se entrega la diferencia.

Figura Nº 8. Proceso de facturación. N°

Responsable

Cliente

2 3 4 5

Actividad Llegar a cancelar el servicio ofrecido por la clínica.

Solicitar datos personales del paciente. Requerir datos de la persona para la emisión de la factura. Ingresar el detalle y el valor del servicio en el sistema. Personal de caja Imprimir la factura.

Colocar firma de autorización.

Solicitar la firma del cliente.

Cliente

Firmar recibido en la factura.

Recibir el dinero.

Existe diferencia.

11 12

Personal de caja Entregar la diferencia. Entregar la factura original.

Archivar las copias.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 9. Flujograma proceso de facturación. Cliente

Personal de caja

Inicio 1

4 1

1.1

1.2

No 10

Si 11

1.1

Fin Documentos 1. Factura original. 1.1 Factura copia I. 1.2 Factura copia II.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Cliente

1.2

Otorgamiento de crédito clientes

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de otorgamiento de crédito clientes Abril 08, 2014

Se inicia con la llegada del cliente al área de tesorería y solicita se le conceda un crédito; el otorgamiento de crédito se puede efectuar por dos motivos; primero, cuando el cliente cuenta con un garante, que pueden ser el gerente, los socios y los médicos; la cajera ingresa la cuenta pendiente con los datos del cliente y del garante, el tiempo máximo de cobro será de uno a tres meses.

Segundo, cuando el cliente no cuenta con garante y no está en posibilidades de cancelar por los servicios adquiridos, se le solicita que firme una letra de cambio, la entrega de un bien en calidad de prenda, la firma de un documento que certifique la propiedad de éste y la autorización para vender o hacer uso del mismo en caso de la no cancelación en un periodo máximo de un mes.

Figura Nº 10. Proceso de otorgamiento de crédito clientes. N°

Responsable

Cliente

Actividad Solicitar el crédito.

Cuenta el cliente con garante.

Verificar los requisitos.

Registrar en el sistema la cuenta pendiente.

Jefa de tesorería

Solicitar el llenado de la letra de cambio.

Recibir el bien que respalde el pago de la deuda con su respectivo documento de autorización.

Plazo concedido para el pago de la deuda.

Cobro de valores pendientes

Registro del pago de la deuda en el sistema

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 11. Flujograma proceso de otorgamiento de crédito clientes. Cliente

Jefa de tesorería

Inicio 1

No 2

9 Fin

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Proceso de cobranza

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de cobranza Abril 08, 2014

Para efectuar el proceso de cobranza se espera que transcurra el tiempo acordado para la cancelación, éste se puede generar por las siguientes formas: primero, cuando

se otorgó el crédito al cliente se procederá a llamarlo para que se acerque a realizar la cancelación, en el caso de no cancelar en el tiempo acordado se procederá a efectuar el cobro al garante, caso contrario se ejecutará la venta del artículo prendado.

Segundo, cuando es por convenios, todas las facturas del mes son enviadas del 15 al 18 del siguiente mes a cada una de las empresas (Salud, Cruz Blanca, ECUASANITAS, Hispana de seguros, Mediasist, AIG metropolitana, Federación, SOAT y FONSAT) para que procedan a su cancelación, los pagos son receptados al finalizar el mes siguiente, luego de recibidos, la jefatura de tesorería se encarga de dar de baja en el sistema y envía el cheque al banco para que sea depositado.

Figura Nº 12. Proceso de cobranza. N°

Responsable

Actividad

Tiempo de espera para el vencimiento.

El crédito se realizó por convenios.

3 4

Jefa de tesorería

Contactar al deudor. La deuda fue cancelada.

Existe un garante para la deuda.

Proceder a la venta del artículo prendado.

Personal de convenios

Enviar factura de las personas atendidas por convenios a las empresas con las que se mantiene convenios.

Receptar el pago por medio de cheque.

Cobrar la deuda al garante.

10 11

Jefa de tesorería

Depositar el dinero cobrado. Dar de baja la cuenta en el sistema.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 13. Flujograma proceso de cobranza. Jefa de tesorería

Personal de convenios

Inicio 1

3 2

4 No

Si 9

Banco

11 Fin

Documentos 1. Facturas 2. Cheque

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Empresas

Provisiones de las cuentas

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de provisiones de las cuentas Abril 08, 2014

Para la provisión de las cuentas por cobrar clientes, el departamento de tesorería procede a enviar mensualmente al departamento contable la información de aquellas cuentas que aún no han sido canceladas a partir de los 30 días, éste realiza la provisión bajo las políticas previamente establecidas por la junta general de socios y la normativa tributaria que es: dependiendo del tiempo en que las cuentas por cobrar se encuentren vencidas, de 1 a 180 días se provisionará el 1%, de 181 a 360 días se provisiona el 10%, de más de 360 días el 50%; una vez que han sido analizadas las cuentas, verificado el tiempo de retraso del pago y la existencia de documentos de respaldo, se procede a registrar contablemente la provisión en el sistema por la asistente contable.

Figura Nº 14. Proceso de provisiones de las cuentas. N°

Responsable

Jefa de tesorería

Actividad Elaborar listado de cuentas no canceladas de más de 30 días.

Verificar el tiempo de retraso para el pago.

Revisar documentos de respaldo.

El crédito tiene fecha de vencimiento de 1 a 30 días.

5 6

Jefe financiero

Provisionar el 1%. El crédito tiene fecha de vencimiento de 31 a 60 días.

Provisionar el 10%.

Provisionar el 50%.

Registrar la provisión contablemente.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 15. Flujograma proceso de provisiones de las cuentas. Jefa de tesorería

Jefe financiero

Inicio 1

3 No

Si 5

9 Fin Documentos 1. Listado de cuentas por cobrar Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Compra de inventarios

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de compra de inventario Abril 04, 2014

Inicia con la revisión del inventario promedio emitido por el sistema, éste es calculado según los consumos de inventarios en los últimos tres meses; la asistente de logística compara el promedio emitido con el stock existente para la elaboración

del listado con las cantidades que se necesitan para cubrirlo, esto se realiza en los últimos días del mes a través de un formato emitido en el sistema; con el documento obtenido se solicitan cotizaciones a los proveedores para su selección, que será dependiendo de: precios, cantidades, límite de crédito y bonificaciones; en base a los proveedores seleccionados se elabora el pedido que será revisado y aprobado por la jefatura de logística.

El pedido es enviado a dirección médica para la revisión del tipo y cantidad de medicina solicitada, si es aprobado se remite a gerencia para una segunda revisión y autorización con respecto a la parte económica y presupuestaria, en caso de no ser así regresa al área de logística con las respectivas correcciones y restricciones.

Con la aprobación de dirección médica y gerencia se procede a comunicarse con los proveedores seleccionados de la siguiente manera: con los proveedores de Quito vía telefónica y con los proveedores locales se lo realiza personalmente, a excepción de un proveedor que se efectúa vía correo electrónico; cada proveedor confirma la mercadería a despachar y el tiempo de entrega.

Para la recepción del pedido se encuentran autorizadas las asistentes y la jefa de logística, al momento de recibir la mercadería las asistentes se encargan de verificar que todo lo que esté facturado se encuentre despachado; en caso de no estar correcto se le comunica al proveedor las inconsistencias encontradas para su rectificación y de estar correcto, las asistentes deciden si primero lo perchan o ingresan en el sistema.

La jefatura de logística se encarga de revisar con la factura si se han ingresado todos los ítems adecuadamente, de no ser así, se realiza la corrección del caso; finalmente, se procede a recolectar todas las facturas para el envío hacia contabilidad los días viernes a las cinco de la tarde para que ellos realicen la retención y emisión del cheque.

Figura Nº 16. Proceso de compra de inventario. N°

Responsable

Actividad

Revisar el inventario promedio emitido por el sistema.

Comparar el promedio emitido por el sistema con el stock existente.

Asistente de logística

Elaborar el listado de la cantidad que se necesita para cubrir el promedio.

Revisar el pedido.

Aprobar el pedido.

Revisar el tipo y la cantidad de medicina solicitada en el pedido.

Jefa de logística

Verificar si el pedido está correcto.

Aplicar respectivas correcciones y restricciones.

Aprobar la solicitud de pedido.

10 11 12

Revisión y aprobación de la solicitud. Gerente Jefa de logística

Comunicar a la jefa de logística la aprobación de la solicitud. Comunicar a los proveedores seleccionados.

Periodo de espera para la recepción de mercadería.

Recibir la mercadería.

Comparar la mercadería recibida con la factura y el pedido.

Asistente de logística

Está correcta la información.

Inicia el proceso de devolución de mercadería.

Trasladar la mercadería a los lugares correspondientes.

Ingresar al sistema la mercadería recibida.

Revisar en el sistema la mercadería ingresada con las facturas.

Jefa de logística

Existen inconsistencias.

Corregir las inconsistencias halladas.

Recolectar las facturas cada semana.

Verificar los documentos recibidos con lo ingresado al sistema.

Auxiliar contable

Modificar la retención.

Inicia el proceso de pago.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 17. Flujograma proceso de compra de inventario. Asistente de logística

Jefe de logística

Director médico

Gerente

Auxiliar contable

Inicio 1 2 3

4 1

6 No

Si 9

10 11

14 15 No

16 Si de pág. 1

a pág. 2

No 23

24 25

26 A

Fin Documentos 1. Pedido 2. Factura

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Consumo de inventarios

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de consumo de inventarios Abril 04, 2014

Se inicia con la requisición del área de enfermería, se puede efectuar por dos motivos: primero, para la reposición diaria de los botiquines, el área de enfermería cuenta con ocho botiquines que son utilizados en casos de emergencia o en ausencia del personal de logística.

La enfermera para la entrega de los medicamentos al paciente deberá llenar una nota de egreso interna, la cual al siguiente día será llevada a logística para su reposición, la asistente de logística recibe la nota de egreso y la registra en el sistema en la cuenta del paciente para su posterior cobro.

Segundo, para las prescripciones de medicamentos del paciente, las enfermeras se encargan todos los días de llevar el documento denominado kardex de enfermería hacia el área de logística, las asistentes de logística entregan los medicamentos solicitados y proceden a ingresar en la cuenta del paciente los ítems requeridos en el kardex de enfermería.

El consumo puede ser de manera parcial o total; en caso de no haberse consumido en su totalidad el producto, será actualizado el precio referente a la cantidad sobrante en la factura del cliente, este producto regresará al área de logística para su registro en el sistema como otros ingresos de medicina.

Figura Nº 18. Proceso de consumo de inventarios. N° 1 2 3 4 5 6 7 8

Responsable

Actividad La reposición es para botiquín. Llenado de nota de egresos. Enfermera Llenado kardex de enfermería. Requisición de los medicamentos. Verificación de lo solicitado. Asistente de logística Entrega de lo solicitado. Registro en el sistema en la cuenta del paciente. Enfermera Verificar si el consumo de medicina fue en su totalidad. Actualización del precio por el consumo parcial en la 9 factura del paciente. Cajera de hospitalización Registrar la totalidad del consumo en la factura del 10 paciente. 11 Recepción los medicamentos sobrantes. Asistente de logística 12 Registrar en el sistema los medicamentos como sobrantes. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 19. Flujograma proceso de consumo de inventarios. Cajera hospitalización

Enfermera

Asistente de logística

Inicio

No 2

3 4

6 7 Si 10

8 No

Fin

Documentos 1. Nota de egreso 2. Kardex de enfermería Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Baja de medicina

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de baja de medicamentos Abril 07, 2014

El personal de logística, cada mes realiza una revisión física de los medicamentos que están próximos a caducarse, en base a esto se elabora un listado de los ítems que tienen un plazo de caducidad máximo de tres meses y proceden a retirarlos de la percha; este documento es enviado a gerencia para su conocimiento.

Para los medicamentos que son especiales psicotrópicos, estupefacientes y anestésicos, el personal de logística se comunica y envía a los correspondientes laboratorios un oficio informándoles el tipo y la cantidad de medicinas que se encuentran próximas a vencerse y se solicita se acerquen para su respectivo retiro; en caso de no haber respuesta por parte de los laboratorios se procede a enviar un segundo oficio bajo el mismo formato; finalmente, si no existe respuesta a los oficios emitidos la supervisora de farmacia, se comunica y envía al ministerio de salud pública una acta de entrega - recepción de los medicamentos vencidos, adjuntando una copia de los oficios que se han enviado a los laboratorios.

La medicina que no es considerada especial se la desecha; en ambos casos las responsables de logística se encargan de darlas de baja en el sistema.

Figura Nº 20. Proceso de baja de medicamentos. N°

Responsable

Actividad

Revisar los medicamentos por caducar.

Elaborar listado de medicamentos que tienen un plazo de caducidad de tres meses.

Retirar de la percha los medicamentos por caducarse.

Asistente de logística

Elaborar informe para gerencia detallando los medicamentos próximos a caducarse.

Elaborar oficios a los laboratorios especificando el tipo y cantidad de medicamentos por caducar para que se acerquen a retirarlos.

Existe respuesta por parte de los laboratorios.

7 Química farmacéutica

8 9

Asistente de logística

Comunicar a la química farmacéutica la ausencia de respuesta por parte de los laboratorios. Elaborar para el ministerio de salud un acta de entrega - recepción de los medicamentos vencidos y copias de los oficios enviados. Entregar los productos caducados. Dar de baja en el sistema.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 21. Flujograma proceso de baja de medicamentos. Asistente de logística

Jefe de logística

Inicio 1 2

3 2

Gerencia Laboratorios

3.1 3.2

Si 6 No 7

4 3.2

de pág. 1

Ministerio

a pág. 2

9 10 Fin

1. 2. 3. 4.

Documentos Listado de medicamentos caducados Informe de medicamentos caducados Oficio para laboratorio solicitando retiro de medicamentos caducados Acta de entrega - recepción de medicamentos

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Compra de propiedad, planta y equipo

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de compra de propiedad, planta y equipo Abril 07, 2014

La compra de propiedad planta y equipo comienza por dos situaciones: la primera cuando el responsable de alguna área requiere adquirir un equipo faltante se comunica con la jefatura de mantenimiento; la segunda cuando el responsable de alguna área solicita al área de mantenimiento la revisión del equipo, a consecuencia de su verificación la persona responsable de mantenimiento indica que el equipo se encuentra dañado u obsoleto y necesita ser reemplazado.

Con el requerimiento, el área de mantenimiento procede a solicitar varias proformas según las especificaciones necesarias y se encargan de seleccionar de dos a tres proveedores con las condiciones más favorables para la clínica; posteriormente, se envían a gerencia para la selección y aprobación del proveedor; con esta el personal

de mantenimiento se comunica con el proveedor seleccionado para efectuar la adquisición del equipo.

Figura Nº 22. Proceso de compra de propiedad, planta y equipo. N°

Responsable

Existe la necesidad de adquirir PPE.

2 3

Actividad Verificar obsolescencia o daño del bien.

Jefe departamental

Está en condiciones adecuadas para su utilización.

Continuar con la utilización del bien.

Solicitar compra de PPE.

6 7

Jefe de mantenimiento

8 9

Solicitar proformas a varios proveedores. Seleccionar las tres mejores proformas. Seleccionar el proveedor.

Gerente

Autorizar la compra.

Comunicar al jefe de mantenimiento que la compra ha sido autorizada.

Contactar con el proveedor seleccionado.

12 13 14

Jefe de mantenimiento

Solicitar el bien. Tiempo de espera para la recepción del bien. Recepción del bien.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 23. Flujograma proceso de compra de propiedad, planta y equipo.

Jefe departamental

Jefe de mantenimiento

Gerente

Inicio

5 No

1 2

2 3

8 2

9 10

11 12

14 Fin Documentos 1. Proforma A 2. Proforma B 3. Proforma C Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Baja de propiedad, planta y equipo

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de baja de propiedad, planta y equipo Abril 07, 2014

La baja de propiedad planta y equipo puede darse por dos razones: por la pérdida o deterioro.

Cuando ocurre la pérdida del bien se efectúa la denuncia en la fiscalía en caso aplicable y éste documento es presentado al SRI, se envía un informe a gerencia sobre la pérdida y se adjunta la denuncia realizada; finalmente se comunica al departamento financiero para que sea registrado contablemente y archivado el informe y la denuncia.

Por deterioro, se recibe la acta de baja elaborada por el jefe de mantenimiento detallando la descripción del bien y se certifica que ha cumplido el tiempo de vida útil o el daño, éste documento es firmado por el jefe de mantenimiento y aprobado por el gerente, éste informe es archivado y registrado en el departamento contable.

Figura Nº 24. Proceso de baja de propiedad, planta y equipo. N° 1 2

Responsable

Jefe departamental

4 5

Actividad Conocer que se debe dar de baja el bien. Se perdió el bien. En caso de pérdida se debe efectuar la denuncia en la fiscalía si es aplicable. Presentar la denuncia en el SRI. Elaborar informe con las descripciones de la pérdida y la denuncia del bien.

6 Verificar la obsolescencia del bien. Jefe de mantenimiento. Elaborar acta del bien con todas sus descripciones para gerencia. 7 8 Revisión de informes. Gerente 9 Comunicar aprobación de baja a contabilidad. 10 Asistente contable Realizar el registro contable. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 25. Flujograma proceso de baja de propiedad, planta y equipo.

Jefe departamental

Jefe de mantenimiento

Gerente

Asistente contable

Inicio 1

Si 3

SRI

1 1.1

4 5

2 1.1

2 3 1.1

1.1

10 Fin

Documentos 1. Denuncia por pérdida 2. Informe por pérdida 3. Informe por deterioro del bien Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Contratación de personal

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de contratación de personal Abril 08, 2014

La contratación del personal inicia con el requerimiento de la jefatura, considerando el perfil necesario y su existencia, de no ser así primero se deberá crear el perfil de la vacante, por medio de ésta se procede al reclutamiento ya sea interno o externo; si es de manera externa la realizan a través de medios publicitarios y se receptan las carpetas en el tiempo determinado por el área de recursos humanos; si es interno se envía por correo electrónico a todo el personal, informando de la vacante y también se publica en cartelera para que se comuniquen con recursos humanos en caso de estar interesados en el cargo; en ambos casos se analizan las hojas de vida de los candidatos y se comunica vía telefónica para: entrevistas, pruebas psicológicas y pruebas de conocimiento.

Recursos humanos es responsable de realizar las entrevistas y pruebas; según la solicitud del área y los resultados obtenidos, se selecciona una terna que se evaluará conjuntamente con la jefatura y se seleccionará al candidato idóneo para ocupar la vacante; a continuación se solicita la presencia de la persona seleccionada con la finalidad de establecer las condiciones del trabajo.

Se elabora un documento denominado acción de personal con dos copias en las que constan: jefe inmediato, cargo, horario, remuneración, funciones y otros; se realiza el

contrato a prueba con la firma del representante legal y de la persona a contratar, este se legaliza a través del Ministerio de Relaciones Laborales.

Se realiza la inducción a cargo de la jefatura de recursos humanos y por parte de la jefatura del área solicitante con duración de una a dos semanas

Al concluir el periodo de prueba, se decide si se realiza el contrato por tiempo definido o se da por terminada la relación laboral.

Figura Nº 26. Proceso de contratación de personal. N°

Responsable

Jefe departamental

Actividad Requerir el personal para la vacante.

Se realiza por reclutamiento interno.

Enviar correo electrónico a todo el personal.

Publicar en la cartelera de la empresa la vacante.

Anunciar en el periódico la vacante.

Jefa de RRHH

Receptar las carpetas de los postulantes.

Analizar las hojas de vida de los postulantes.

Convocar a pruebas y entrevistas.

Realizar pruebas y entrevistas.

Evaluar al personal idóneo para el cargo.

Jefe departamental

Evaluar al personal idóneo para el cargo.

Aprobar el personal para el cargo.

Solicitar se acerque la persona seleccionada.

14 15

Jefa de RRHH

Elaborar acción de personal. Firmar el contrato a prueba.

Legalizar el contrato a prueba.

Realizar inducción inicial al personal.

Inducción al personal en el puesto y las actividades a realizar.

Jefe departamental

20 21

Es aprobado el periodo de prueba el trabajador. Inicio de proceso nómina.

Jefa de RRHH

Firmar el contrato por tiempo definido.

22 Legalizar el contrato por tiempo definido. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 27. Flujograma proceso de contratación de personal. Jefe departamento requiriente

Jefa de RRHH

Inicio 1

7 8 9

12 13 14

15 16

19 Si 21

Fin Documentos 1. Acción de personal

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Capacitación

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de capacitación para el área administrativa y financiera Abril 08, 2014

Para realizar el proceso de capacitación se inicia con la solicitud del jefe del departamento hacia recursos humanos, el requerimiento surge por los siguientes motivos: cuando el jefe departamental considera necesario se instruya al personal, cuando el personal solicita capacitación y por requerimiento de la gerencia; ésta se desarrollará con el fin de mejorar el desempeño del personal.

Una vez recibida la solicitud, el departamento de recursos humanos se encargará de analizar la petición, si la jefatura de recursos humanos lo considera necesario procede a la aprobación; dependiendo del tipo de capacitación se buscará la persona o entidad que pueda brindar el servicio, éste puede ser impartido por personal de la institución o personal externo; se contactará con los ofertantes con la finalidad de solicitar las propuestas que deberán contener: persona encargada, tiempo de capacitación, horarios, contenido de la capacitación y de ser el caso los costos.

Posteriormente, se envía a gerencia las propuestas recibidas para que sean evaluadas y se apruebe la más conveniente, gerencia envía un documento aprobando la capacitación a recursos humanos quien procederá a comunicarse con el representante de la oferta seleccionada para la confirmación, luego se informará al jefe solicitante los datos pertinentes para el inicio de la capacitación.

Figura Nº 28. Proceso de capacitación. N° 1 2 3 4 5 6 7 8

Responsable Jefe departamental

Actividad Presentar la solicitud. Analizar la petición. Es aceptada la solicitud. Aprobar la petición. Buscar la persona o entidad que brinde el servicio. Receptar las propuestas. Analizar las ofertas recibidas. Seleccionar el proveedor para la capacitación. Elaborar documento dirigido a la jefa de RRHH aprobando la capacitación y el nombre del proveedor seleccionado. Comunicar a la persona o entidad que ha sido seleccionada.

Jefa de RRHH

Gerente

9 10 11

Jefa de RRHH

Informar al jefe del área para inicio de la capacitación.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 29. Flujograma proceso de capacitación. Jefe departamental

Jefa de RRHH

Gerente

Inicio

3 Si 4

5 1

6 1

de pág. 1

a pág. 2

11 Fin Documentos 1. Propuesta de capacitación 2. Informe de aprobación de capacitación Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Descuento por servicios médicos otorgados a empleados

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de descuento por servicios médicos otorgados a empleados Abril 08, 2014

Al momento que un empleado requiere de los servicios que presta la clínica, éste tiene que acercarse a recursos humanos a comunicar su malestar para que se proceda a remitirlo con el médico.

En caja se generará la factura y se registrará una cuenta pendiente del empleado. Los días 22 de cada mes la jefatura de tesorería revisa todas las cuentas por cobrar de los empleados y envía un reporte al área de recursos humanos para que éstos procedan a comunicarse con el empleado y coordinen los plazos en los que se descontarán los valores de la cuenta adeudada, según el acuerdo recursos humanos emite un reporte de descuentos mensuales por cada empleado a tesorería.

Al finalizar el mes, recursos humanos envía la nómina a contabilidad, el área contable se encarga de realizar el total de los descuentos a empleados por servicios o medicamentos otorgados por la clínica; éste es enviado al área de tesorería para comparar esa lista con la enviada por recursos humanos y liquidar la cuenta en el sistema e imprimir un recibo para enviarlo a contabilidad.

Figura Nº 30. Proceso de descuento por servicios médicos otorgados a empleados. N°

Responsable

Jefa de RRHH

2 3 4 5 6 7

Médico Personal de caja Jefa de tesorería

Actividad Remitir al empleado para que sea evaluado por el médico. Evaluar al paciente. Diagnosticar al paciente. Emitir factura al empleado. Registrar como cuenta por cobrar empleados. Revisar las cuentas por cobrar a empleados al final del mes. Elaborar reporte de las cuentas por cobrar empleados.

Comunicar al empleado el valor a descontar.

Coordinar los plazos de pago.

Jefa de RRHH

Elaborar el reporte de descuentos mensuales.

Aplicar descuento a la nómina.

Elaborar un listado total de descuentos.

Comparar con el listado anterior de descuentos.

14 15

Jefa de tesorería

Liquidar cuentas por cobrar en el sistema. Imprimir recibo.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 31. Flujograma descuento por servicios otorgados empleados. Jefa de RRHH

Médico

Personal de caja

Jefa de tesorería

Inicio 1

2 3

Empleado

3 4

15 Fin Documentos 1. Factura 2. Reporte de cuentas por cobrar empleados 3. Reporte de descuentos mensuales 4. Listado total de descuentos 5. Recibos

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Nómina

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de nómina Abril 08, 2014

La jefatura de recursos humanos los días 20 de cada mes envía un correo a los jefes departamentales solicitando toda la información del personal referente a nómina, la cual comprende: horas extras, permisos, multas y todas las novedades referentes a los trabajadores; esta información deberá ser enviada hasta el 24 de cada mes por parte de las jefaturas a recursos humanos.

Recursos humanos revisa toda la información receptada y hasta el 28 o 29 de cada mes, se encarga de realizar la consolidación para la elaboración del rol de pagos con todos los rubros que son: sueldos, los ingresos, las deducciones por aporte personal y los descuentos informados; luego se revisa conjuntamente con la gerencia para su aprobación.

Posteriormente, se encarga de presentar los roles a cada empleado para que sean verificados, de ser aceptados se solicita la respectiva firma; el consolidado de la nómina es enviado a contabilidad para el registro y la realización de transferencias bancarias a cada una de las cuentas de los beneficiarios.

Figura Nº 32. Proceso de nómina. N°

Responsable

Actividad

Solicitar la información del personal a los jefes de los departamentos.

Receptar información del personal.

Jefa de RRHH

Revisar la información del personal.

Realizar la consolidación de la información proveniente del personal.

Elaborar el rol de pagos.

Presentar rol de pagos a los empleados.

7 8 9 10

Verificar la información.

Empleado

El empleado está de acuerdo con los valores y rubros presentados.

Jefa de RRHH

Empleado

Jefa de RRHH

Efectuar las correcciones necesarias. Aceptar el rol presentado.

13 14

Analizar la información junto al empleado.

Enviar rol de pagos consolidado a contabilidad. Registrar contablemente en el sistema.

Asistente contable

Realizar las transferencias bancarias a las cuentas de los empleados.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 33. Flujograma proceso de nómina.

Jefa de RRHH Inicio 1

2 3 4 5 de pag. 1

Empleado

Asistente contable

a pág. 2

7 No

2.1

13 14 Fin

1. Rol de pagos 2. Rol de pagos consolidado 2.1 Copia del rol de pagos

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Evaluación del personal

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de evaluación del personal Abril 08, 2014

Para la medición de la evaluación del personal se realizan preguntas respecto a la atención prestada por las enfermeras y por el área de limpieza a las personas hospitalizadas.

Todos los días la asistente de recursos humanos pide información a enfermería acerca del número de habitaciones ocupadas, en base a esto se realiza una muestra no estadística para la ejecución de las preguntas, éstas miden el grado de satisfacción con respecto a la calidad del servicio recibido por enfermería y personal de limpieza.

Finalmente, se elabora un informe de las preguntas realizadas, este es aprobado por la dirección de recursos humanos y posteriormente enviado a gerencia para su conocimiento.

Figura Nº 34. Proceso de evaluación del personal. N°

Responsable

Actividad Solicitar información a enfermería del número de habitaciones ocupadas.

1 2

Seleccionar una muestra del total de habitaciones ocupadas. Asistente de RRHH

Realizar encuestas a las personas hospitalizadas de las habitaciones seleccionadas del servicio ofrecido por enfermería y personal de limpieza.

Elaborar informe diario junto con las novedades encontradas.

5 6 7 8 9

Jefa de RRHH Asistente de RRHH Jefa de RRHH

Revisar informe diario. Se deben realizar correcciones del informe diario. Aplicar correcciones Aprobar el informe diario. Enviar informe por medio de correo electrónico a gerencia.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura N潞 35. Flujograma proceso de evaluaci贸n del personal.

Asistente de RRHH

Jefa de RRHH

Inicio 1

2 3

5 Si

6 No 8 9 Fin

Documentos 1. Informe diario Fuente: Investigaci贸n de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thal铆a

Sanciones

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de sanciones Abril 08, 2014

En caso de incumplimiento de alguna norma del reglamento interno por primera vez, la jefatura de recursos humanos recepta la acción de personal emitida por el jefe de la persona que incurrió en la falta, recursos humanos se encarga de verificar el reglamento interno y de ser el caso se realiza la respectiva constatación, según la gravedad de la falta se analiza si el llamado de atención queda internamente o se manda a la inspectoría de trabajo; en caso de que el empleado reincida en la falta, se realiza la amonestación escrita mediante el memorándum y la aplicación de la sanción respectiva, documento que es comunicado a la inspectoría del Ministerio de Relaciones Laborales.

Figura Nº 36. Proceso de sanciones. N°

Responsable

Jefe departamental

Actividad Elaborar la acción de personal.

Receptar la acción de personal.

El incumplimiento de la norma es por primera vez.

Verificar falta en el reglamento interno de la empresa.

Evidenciar la falta cometida.

Jefa de RRHH

La falta cometida es grave.

Emitir un llamado de atención interno.

Realizar memorándum por la falta cometida.

Enviar memorándum al Ministerio de Relaciones Laborales.

Finaliza la relación laboral con el visto bueno.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura N潞 37. Flujograma proceso de sanciones.

Jefe departamental

Jefa de RRHH

Inicio 1

3 Si 4

6 Si

8 9 10

Fin

Documentos 1. Acci贸n de personal 2. Memorandum Fuente: Investigaci贸n de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thal铆a

MRL

Terminación de la relación laboral

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de terminación de la relación laboral Abril 08, 2014

La terminación de la relación laboral ocurre por las siguientes formas: renuncia voluntaria y terminación de contrato.

En caso de realizarse por renuncia voluntaria, el empleado presenta su carta de renuncia al jefe de área, quien decidirá si acepta la renuncia o renegocia con el empleado para que siga en sus funciones, según los informes diarios que se envía a gerencia se comunica el nombre de la persona que ha renunciado, posterior a esto, dentro de los plazos establecidos por la ley se procede a solicitar una cita al inspector de trabajo y asistir a la misma al momento de cancelar la liquidación correspondiente al trabajador.

Los contratos de trabajo son realizados por un año a todo el personal de la institución, al cumplirse el año, en el caso de dar por terminado el contrato se procede a comunicar al empleado y realizar los procesos necesarios para la cancelación de la liquidación, caso contrario se da por entendido su contratación a tiempo indefinido.

Figura Nº 38. Proceso de terminación de la relación laboral. N°

Responsable

Empleado

2 3

Actividad Termina el vínculo laboral por renuncia voluntaria. Presentar carta de renuncia al jefe inmediato. Se acepta la renuncia.

Jefe departamental

Renegociación de los parámetros establecidos en el contrato.

Comunicar a RRHH para que se realicen los trámites pertinentes.

Comunicar a gerencia mediante los informes diarios.

Jefa de RRHH

Solicitar cita en el Ministerio de Relaciones Laborales. Asistir con el inspector a cancelar los haberes pertinentes.

Jefe departamental

Dar por terminado el contrato, los mismos pasos que en la renuncia voluntaria.

10 Jefa de RRHH Ejecuta contrato indefinido. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 39. Flujograma proceso de terminación de la relación laboral. Empleado

Jefe departamental

Jefa de RRHH

Inicio

1 1

Jefatura

3 Si 5

7 8 A

Fin

Documentos 1. Renuncia 2. Informes diarios

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Gerencia

Área Financiera

Control del efectivo recaudado

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de control del efectivo recaudado Abril 08, 2014

Para la recaudación de dinero se cuenta con seis cajas que son: hospitalización, emergencia, dos para laboratorio e imágenes, restaurante y heladería; a la llegada del cliente éstas cajas proceden a la toma de datos y elaboración de la factura, ese valor es cobrado y custodiado por cada una de las cajeras; para efectos de control se mantiene una copia de la factura en caja.

Al finalizar la jornada de trabajo las responsables emiten dos reportes: el de ventas que contiene todos los ingresos, la secuencia de las facturas y los montos; también un reporte de producción en el cual se detalla lo que ingresa a caja y aquellas cuentas que quedaron pendientes de cobro. Además, se imprime un resumen en el cual consta el valor total que deberá tener caja, posteriormente se cuenta el dinero y se llena la papeleta de depósito con el nombre de la responsable y su número de cédula, éstos se colocan en una funda y se grapan.

Los resúmenes de cuenta, las copias de las facturas y el dinero enfundado, son enviados a la jefatura de tesorería, la cual se encarga de revisar la secuencia, el

ingreso de las facturas, el cuadre de la caja y que el valor de la papeleta de depósito sea el correcto.

Una vez realizada la comprobación, se coloca el dinero en la caja fuerte, a la cual sólo tiene acceso la jefatura de tesorería; los días: lunes, miércoles y viernes, personal del banco del pacífico se acerca a la clínica a retirar la valija de dinero; posteriormente, se envía a una persona designada por la clínica para el retiro de las papeletas de depósito; en el caso de existir inconsistencias, el banco devuelve el dinero y documentos; si existen faltantes o es incorrecto el llenado de los cheques, la responsable de la caja deberá reponer el mismo día el valor para su depósito.

Los depósitos y los reportes son enviados al departamento contable esa misma tarde para su revisión, para el respaldo de tesorería se anota de manera informal: el nombre de la responsable en emitir el reporte y el valor de la papeleta; al estar correcto, personal de contabilidad coloca la firma de recibido.

Figura Nº 40. Proceso de control del efectivo recaudado. N°

Responsable

Cliente

Actividad Llegada del cliente.

Tomar datos del cliente.

Elaborar la factura.

El cliente cuenta con recursos monetarios para cubrir el servicio.

Si no cuenta con dinero para cancelar la deuda, se inicia con el proceso de cuentas por cobrar clientes.

Personal de caja

Cobrar valores.

Entregar factura al cliente.

Tiempo de espera hasta finalizar turno de caja.

Imprimir reporte de ventas.

Imprimir reporte de producción.

Imprimir resumen de valores que debe tener caja.

Revisar que el cuadre de caja esté correcto.

Contar dinero para cuadrar la caja.

El dinero cuadra con el resumen de caja.

Llenar la papeleta de depósito.

Colocar el efectivo y la papeleta en una funda.

Enviar a tesorería para su revisión.

Revisión del cuadre de caja y correcto llenado de la papeleta de depósito.

Colocación del efectivo en caja fuerte.

Jefa de tesorería

Comunicar las inconsistencias encontradas.

Tiempo de espera para la entrega de valores que serán depositados.

Entregar efectivo al personal de banco.

Asistente administrativo

Retirar comprobantes de depósito.

Recibir papeletas de depósito.

Revisar que el total de papeletas y los valores enviados estén correctos.

Jefe de tesorería

Adjuntar la papeleta de depósito a la respectiva caja.

Entrega semanal de reportes de producción al área financiera.

Enviar reportes de producción a contabilidad.

29 30

Auxiliar contable

Revisión de comprobante de depósito y reportes. Firmar la recepción de los documentos.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 41. Flujograma proceso de control del efectivo recaudado. Cliente

Personal de caja

Jefa de tesorería

Inicio 1

2 3 No 4

Si 6

Cliente

1 1.1

de pág. 1

Asistente administrativo

Auxiliar contable

a pág. 2

No 20

Si 2

3 4

5.1

25 5

27 2

3 4

4 5

30 A Fin

Documentos 1. Factura 1.1 Copia de factura 2. Reporte de ventas 3. Reporte de producción 4. Resumen de valores 5. Papeleta de depósito 5.1 Copia de papeleta de depósito

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Manejo de caja chica

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de manejo de caja chica Abril 08, 2014

La caja chica se encarga de cubrir gastos menores de las áreas de hospitalización y logística, éstas no deberán sobrepasar los 50 dólares por transacción; para caja chica se cuenta con un fondo de $ 2000,00 a cargo de la jefatura de tesorería.

El proceso se genera por la necesidad de una compra eventual, el jefe departamental envía a la jefatura de tesorería una autorización de manera informal, solicitando se entregue una determinada cantidad de dinero a la persona designada para que realice la adquisición; posteriormente, se deberá entregar la factura en caso de haberlo a nombre de CONCLISAN CÍA. LTDA. con el detalle de los artículos comprados y la diferencia de dinero si existiera.

Todas las facturas de los desembolsos efectuados en la semana, son archivadas para el envío al área de contabilidad los días viernes; en esta área, se procede a revisar cada una de las facturas y a la elaboración de las retenciones de ser el caso, una vez aprobadas se emite un cheque por la totalidad de los gastos para reponer la caja chica.

Figura Nº 42. Proceso de manejo de caja chica. N°

Responsable

Jefe

Actividad Elaborar la autorización informal.

departamental

Envío de autorización firmada.

Recepción de la autorización.

Entregar dinero solicitado a la persona designada.

Transcurso de tiempo para la recepción de la factura en caso de haberlo.

Recibir factura de las compras efectuadas.

Jefa de tesorería

Existe sobrante de dinero.

Recibir vuelto del dinero entregado.

Transcurso de la semana.

Realizar informe de gastos de caja chica.

Ordenar las facturas y recibos que respaldan los desembolsos.

Enviar informe a contabilidad.

13 14

Asistente de contabilidad

Revisar los gastos efectuados del informe recibido. Reponer caja chica.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 43. Flujograma proceso de manejo de caja chica. Jefe departamental

Jefa de tesorería

Asistente de contabilidad

Inicio 1

7 Si 8

de pág. 1

100

a pág. 2

13 3

14 Fin

Documentos 1. Autorización informal 2. Factura 3. Informe de gastos de caja chica Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Presupuesto

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de presupuesto Abril 22, 2014

El presupuesto es elaborado por el jefe financiero de la empresa al finalizar cada año, para la estimación de ingresos se consideran las siguientes variables: para hospitalización se toma en cuenta la capacidad instalada y el incremento previsto de la capacidad utilizada, además la tasa de inflación; en laboratorio influye el incremento de arriendos de consultorios y la revisión de tarifas en base a la inflación.

101

Los gastos son estimados de acuerdo a: remuneraciones

según el número de

empleados directos, eventuales y en base a las tablas sectoriales del sector salud del Ministerio de Relaciones Laborales, gastos variables como: medicinas, insumos médicos, reactivos, material de oficina y aseo, se presupuestan en base a la producción (se estima que los servicios de la clínica crecen en un 15%) y aquellos servicios fijos como arriendo se incrementa el 10%, gasto de publicidad en el 1% de las ventas, capacitación para el personal fijo el 3% de las ventas.

Provisiones de sueldos adicionales: décimo cuarto, décimo tercero, fondos de reserva, desahucios, aporte patronal y pago de vacaciones; provisiones de depreciaciones, está en base a las políticas NIIF.

Una vez elaborado el presupuesto, el jefe financiero lo presenta a la gerencia y a la junta general de socios para que sea revisado y en caso de ser aceptado se proceda a la aprobación, caso contrario se solicita se hagan las respectivas correcciones; luego de ser aprobado, éste será monitoreado trimestralmente.

Figura Nº 44. Proceso de presupuesto. N°

Responsable

Obtener información de los factores internos y externos que tengan un impacto en la elaboración del presupuesto.

1 2

Actividad

Jefe financiero

Revisar la tendencia de los presupuestos de años anteriores.

Estimar ingresos.

Estimar gastos variables y fijos.

Elaborar el presupuesto.

6 7

Junta general

Revisar el presupuesto. Se deben realizar modificaciones.

Jefe financiero

Aplicar las correcciones.

Junta general

Aprobar el presupuesto.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

102

Figura Nº 45. Flujograma proceso de presupuesto.

Jefe financiero

Junta general

Inicio 1

4 5 6

7 Si 9 Fin

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

103

Declaración de impuesto al valor agregado

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso declaración de impuesto al valor agregado Mayo 05, 2014

La declaración de impuesto al valor agregado (IVA) formulario 104 se la debe efectuar hasta el día 24 de cada mes, se tiene como política realizarlo entre los días 20 al 24 por la asistente contable, para este procedimiento se necesita la siguiente información: los egresos de la empresa que son obtenidos de manera física del archivo del área contable, el cuadre de ventas y devoluciones que es realizado con la información proveniente de los reportes de producción consolidados (ventas) obtenidos del sistema UNIMED y con la verificación de los registros contables de las ventas realizadas por servicio de arriendos; los desembolsos efectuados con caja chica, éstos son enviados por la jefatura de tesorería con la respectiva documentación.

La asistente contable realiza el informe de retenciones de IVA que se han efectuado, en base a esto se verifica y compara con los registros contables.

Una vez que se ha verificado y analizado toda la información generada en el mes, se procede a la respectiva elaboración del formulario en excel por parte de la asistente contable, posteriormente es enviado por correo electrónico al contador para su respectiva aprobación y registro contable, luego se ingresan los datos en el programa del SRI DIMM formularios para la respectiva declaración, se procede a cargar el

104

documento en la página del SRI, en caso de generar impuesto a pagar se imprime el comprobante electrónico y se realiza el cheque para el pago de los valores correspondientes.

Figura Nº 46. Proceso de declaración de impuesto al valor agregado. N° 1 2 3

Responsable

Asistente contable

Actividad Recolectar información de los egresos de la empresa. Elaborar el cuadre de ventas y devoluciones. Verificar el informe de caja chica.

Elaborar el informe de retenciones.

Verificar el informe de retenciones con los registros contables.

Jefe financiero

Corregir las inconsistencias encontradas. Aprobar informe de retenciones.

Asistente contable

Elaborar el formulario en excel.

Jefe financiero

Verificar el formulario en excel.

Asistente contable

11 12

Jefe financiero

Aplicar las correcciones. Aprobar el formulario. Registrar contablemente.

Realizar la declaración en el DIMM formularios.

Cargar la declaración en el sistema del SRI.

Asistente contable

Se ha generado impuesto a pagar.

Imprimir el comprobante electrónico de pago.

Realizar el pago.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

105

Figura N潞 47. Flujograma proceso de declaraci贸n de IVA. Asistente contable

Jefe financiero

Inicio 1 2 3 4

No 5

Si 7

8 No

9 Si 11 12

13 14 No 15

Si 16

Fin

Fuente: Investigaci贸n de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thal铆a

106

Declaración de retenciones

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso declaración de retenciones Mayo 05, 2014

La declaración de retenciones en la fuente del impuesto a la renta formulario 103, se debe efectuar hasta el día 24 de cada mes, se tiene como política realizarlo entre los días 20 al 24 por la asistente contable, para este procedimiento se necesita las retenciones realizadas durante el mes obtenidas del sistema UNIMED y la verificación física de los comprobantes de retención. Con esta información se elabora en excel el borrador de la declaración y se envía mediante correo electrónico al contador para su respectiva verificación y aprobación, posteriormente en caso que esté correcta la información, se procede a entrar a la página del SRI, ingresar la cuenta de la persona jurídica y la clave, seleccionar el formulario 103 e ingresar los datos obtenidos de excel de cada uno de las retenciones realizadas.

Una vez efectuado, se guarda la información y se carga para dar por terminado la declaración, finalmente se imprime el comprobante electrónico y se realiza el cheque para el pago de los valores correspondientes.

Figura Nº 48. Proceso de declaración de retenciones. N°

Responsable

1 2 3 4

Actividad Tiempo de espera para presentar la declaración de retenciones.

Asistente contable

La fecha se encuentra entre el 20 y 24 del mes. Bajar reporte de retenciones del sistema UNIMED. Verificar comprobantes de retenciones físicos.

107

Verificar que todos los comprobantes se encuentren ingresados en el sistema.

Elaborar el formulario en excel.

Enviar formulario de excel al jefe financiero.

Descargar documento enviado por la asistente contable.

Verificar el formulario en excel.

Está correcto.

Jefe financiero

En caso de no estar correcto se realizan las respectivas modificaciones.

Cuando esta correcto se envía el formulario en excel por medio de correo electrónico.

Descargar formulario de excel revisado por el jefe financiero.

Ingresar a la página del SRI.

Ingresar el usuario y la clave para acceder al sistema de declaraciones en línea.

Asistente contable

Seleccionar formulario 103. Ingresar los datos del formulario elaborado en excel a la página del SRI.

Cargar la información.

Imprimir comprobante electrónico de pago.

Emitir cheque para el pago de retenciones.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 49. Flujograma proceso de declaración de retenciones. Asistente contable Inicio 1

2 Si 3 4 5 6

de pág. 1

Jefe financiero

108

a p谩g. 2

10 Si 12

17 18

20 Fin Documentos 1. Comprobante electr贸nico de pago Fuente: Investigaci贸n de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thal铆a

109

Declaración de impuesto a la renta sociedades

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso declaración de impuesto a la renta sociedades Mayo 05, 2014

Para realizar la declaración del impuesto a la renta de sociedades se utiliza el formulario 101, se debe efectuar hasta el 24 de abril del año siguiente, el responsable de este proceso es la asistente contable, se tiene como política realizarlo entre los días del 20 al 24 de abril, para este procedimiento es necesario el estado de situación financiera y el estado de resultados integral, impresión y revisión de mayores analíticos; con esta información se realiza el registro de ajustes, posteriormente se elabora la conciliación tributaria tomando en cuenta los parámetros establecidos por el SRI. Finalmente se elabora el borrador del formulario en excel y se envía mediante correo electrónico al contador para su respectiva verificación y aprobación, en el caso que esté correcta la información, se ingresan los datos en el programa del SRI DIMM formularios para la respectiva declaración, se procede a cargar el documento en la página del SRI previa apertura de la cuenta de la persona jurídica, si genera impuesto a pagar se imprime el comprobante electrónico y se realiza el cheque para el pago de los valores correspondientes.

Figura Nº 50. Proceso de declaración de impuesto a la renta sociedades. N°

Responsable

Revisar el estado de situación financiera y el estado de resultados integral.

1 2

Actividad

Asistente contable

Imprimir los mayores analíticos.

Revisar los mayores analíticos.

Registrar los ajustes.

110

Elaborar la conciliación tributaria.

Elaborar el formulario en excel.

Jefe financiero

Verificar el formulario en excel.

Asistente contable

Jefe financiero

Asistente contable

Aplicar las correcciones. Aprobar el formulario. Registrar contablemente.

Ingresar los datos en el programa del SRI DIMM formularios.

Ingresar en la cuenta del usuario para acceder al sistema de declaraciones en línea.

Asistente contable

Cargar la declaración en el sistema del SRI.

Se ha generado impuesto a pagar.

Imprimir el comprobante electrónico de pago.

Emitir cheque para pago.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 51. Flujograma proceso de declaración de impuesto a la renta.

Asistente contable Inicio 1

de pág. 1

Jefe financiero

111

a p谩g. 2

No 7

Si 9

No 14

Si 15

Fin

Documentos 1. Comprobante electr贸nico de pago Fuente: Investigaci贸n de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thal铆a

112

Anexo transaccional simplificado

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de anexo transaccional simplificado Mayo 05, 2014

El proceso de anexo transaccional simplificado se debe elaborar hasta el 24 de cada mes, se tiene como política realizarlo entre los días del 20 al 24 por la asistente contable, para realizar este procedimiento se debe cargar toda la información al sistema UNIMED y validarla, si existen errores se procede a la corrección, caso contrario se genera el archivo comprimido, éste es cargado al sistema del SRI; se debe esperar cuarenta y ocho horas para que la información sea validada por el SRI, finalmente se procede a imprimir el talón resumen y archivarlo.

Figura Nº 52. Proceso de anexo transaccional simplificado. N°

Responsable

Actividad

Cargar la información al sistema UNIMED.

Validar la información.

Está correcta la información.

Corregir las inconsistencias. 5 Cargar en la página del SRI. Tiempo de espera de 48 horas para la validación de la 6 información. 7 La información ha sido validada por el SRI. 8 Imprimir el talón resumen. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía Asistente contable

113

Figura N潞 53. Flujograma proceso de anexo transaccional simplificado.

Asistente contable Inicio 1

Si 5 6 No 7 Si 8

Fin Documentos 1. Tal贸n de resumen Fuente: Investigaci贸n de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thal铆a

114

Pago a proveedores

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de pago a proveedores Abril 22, 2014

El proceso inicia con la recepción de facturas los días viernes en el área de contabilidad, éstas provienen por dos situaciones:

Primero, cuando las compras se realizan por los jefes de área, las facturas son entregadas al auxiliar contable quien se encarga de recibir, revisar las firmas de autorización para la respectiva compra, constatar que la factura sea válida y se encuentre correctamente llenada; luego ingresa la factura al sistema, verifica el asiento contable y procede a realizar la retención.

Segundo, cuando las compras son efectuadas por el área de logística, las facturas son entregadas al auxiliar de contabilidad para la revisión de los datos de la factura en el sistema, la generación del asiento y la modificación de la retención.

En ambos casos se procede a la elaboración del cheque para su pago posterior.

Figura Nº 54. Proceso de pago a proveedores. N° 1

Responsable

Recepta y revisa las facturas. Las facturas provienen del departamento de logística.

2 3

Actividad

Auxiliar contable

Revisar los datos de la factura en el sistema.

Registrar en el sistema la factura.

Verificar el asiento contable.

115

Revisar y completar la retención.

Emitir el cheque. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 55. Flujograma proceso de pago a proveedores.

Auxiliar contable

Inicio 1

No 2 Si

5 6 1

Proveedor

Fin Documentos 1.Factura 2.Cheque Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

116

Emisión de cheques

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de emisión de cheques Abril 22, 2014

Los cheques se elaboran los días lunes y martes según la revisión manual de las facturas que están por vencerse en la semana, a la vez se imprime el comprobante de egreso en el cual está el detalle de la compra y los espacios para la firma de la asistente contable, el contador, el gerente y otra persona responsable (esposa de uno de los socios, no tiene ningún cargo); el auxiliar contable envía los documentos al asistente de contabilidad para su revisión y firma del comprobante de egreso, luego se envía al jefe financiero para una segunda revisión y firma de aprobado; los días miércoles se remiten a gerencia estos tres documentos para su revisión, aprobación del comprobante de egreso y firma de cheque; finalmente la esposa de uno de los socios revisa, autoriza el comprobante de egreso y firma el cheque para su devolución a contabilidad.

Los días jueves contabilidad entrega a tesorería los comprobantes de egreso, adjunto con las retenciones y cheques para su entrega al proveedor.

Figura Nº 56. Proceso de emisión de cheques. N°

Responsable

Actividad Revisión de las facturas recibidas con sus respectivas retenciones.

1 Auxiliar contable 2

Las facturas tienen fecha de vencimiento en los próximos siete días.

117

Separar las facturas pendientes de pago.

Elaborar el comprobante de egreso.

Elaborar el cheque.

Revisar que los documentos realizados por el auxiliar contable se encuentren correctos.

Asistente contable

8 9

Aplicar las correcciones. Autorizar el comprobante de egreso.

Jefe financiero

Revisar los documentos emitidos por la asistente contable.

Autorizar el comprobante de egreso.

Revisar los documentos emitidos de contabilidad.

Gerente

Autorizar el comprobante de egreso.

Firmar el cheque.

Revisar los documentos emitidos de contabilidad

Esposa del socio

16 17 18 19

Autorizar el comprobante de egreso. Firmar el cheque.

Auxiliar contable

Jefa de tesorería

Retirar los documentos (factura, retención, comprobante de egreso y cheque). Receptar los documentos para realizar el respectivo pago. Entregar cheque y comprobante de retención al proveedor.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

118

Figura Nº 57. Flujograma proceso de emisión de cheques.

Jefa de tesorería

Auxiliar contable

Asistente contable

Jefe financiero

Gerente

Esposa del socio

Inicio

Si 3

No 7

Si 8

1 2

9 2 3

1 2

de pág. 1

118

119

a pág. 2

11 2

12 13

1 2

14 2

1 2

18 2 3

1 2 3

Proveedor

Fin Documentos 1.Factura 2.Comprobante de egreso 3.Cheque

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

119

120

Retenciones

CONCLISAN CÍA. LTDA Proceso de retenciones Abril 22, 2014

Posterior a la recepción de las facturas el auxiliar contable analiza si se debe realizar la retención, en caso de estar correcto se ingresa en el módulo de retenciones y se procede a seleccionar el porcentaje de retención de renta y de IVA de ser aplicable; se ingresa en el sistema el número de retención, se imprime la retención y se coloca la firma de elaborado.

Se separan las retenciones de las facturas emitidas por logística y se las remite a este departamento para que realice el respectivo envío a través del correo electrónico, una vez enviado se devuelve las retenciones a contabilidad para que sea adjuntando al cheque del proveedor.

Figura Nº 58. Proceso de retenciones. N°

Responsable

Actividad

La factura está sujeta a retención.

Ingresar en el módulo de retenciones.

Se debe realizar la retención en la fuente impuesto a la renta.

Auxiliar contable

Seleccionar el porcentaje de retención en la fuente impuesto a la renta.

Efectuar la retención con el porcentaje de renta correspondiente.

Se debe realizar la retención del IVA.

Seleccionar el porcentaje de retención del IVA.

121

Efectuar la retención con el porcentaje de IVA correspondiente.

Ingresar el número de retención en el sistema.

Imprimir la retención

Colocar la firma de elaborado.

Separar las retenciones que son de las facturas provenientes de logística.

Enviar las retenciones por correo electrónico a los proveedores.

Asistente de logística

14 15 16

Reenviar las retenciones al departamento contable. Receptar las retenciones.

Auxiliar contable

Adjuntar las retenciones con el cheque del proveedor.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Figura Nº 59. Flujograma proceso de retenciones.

Auxiliar contable Inicio

Si 2

No 3

Si 4

6 Si 7 de pág. 1

Asistente de logística

122

a pág. 2

11 1

Proveedor

16 B

1.1

Fin Documentos 1. Comprobante de retención. 1.1 Copia comprobante de retención. Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

4.1.1.2 Conocer el control interno que aplica la entidad a cada proceso.

Con la finalidad de conocer el control interno se procedió a la elaboración de cuestionarios con preguntas estandarizadas pero adecuadas según las necesidades de la empresa, éstos fueron aplicados a las jefaturas de los departamentos evaluados con el objetivo de detectar debilidades existentes.

123

Para la medición de las respuestas obtenidas se asignó una ponderación a cada cuestionario según la importancia de cada pregunta, esta es de cuatro (menor relevancia) y ocho (mayor relevancia), con la finalidad de obtener cien puntos en todos los cuestionarios; la calificación se estableció según el cumplimiento y verificación de cada control interno aplicado, esta fue desde cero hasta el puntaje asignado en la ponderación.

Además se realizó la constatación de documentos en base a las preguntas del cuestionario con el objetivo de corroborar la información proporcionada.

4.1.1.2.1 Administración

Figura Nº 60. Cuestionario de control interno de administración.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Gerencia DEPARTAMENTO: Gerente ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Martes, 09 de Abril de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 ADMINISTRACIÓN ¿Se realiza una planificación a Mediano plazo sí. 1.1 X 8 4 Largo plazo no. mediano y largo plazo? ¿Es apropiada y actualizada la 1.2 X 6 4 estructura organizacional? ¿Está definida la organización 1.3 de la empresa en un reglamento X 7 7 debidamente aprobado? ¿Las personas que conforman la Se evalúa para 1.4 institución conocen su misión, X 5 2 ingresar a laborar en la empresa. visión y objetivos principales? ¿Se establece un compromiso 1.5 de comportamiento ético para X 6 6 los miembros de la institución?

124

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

1.11

1.12

1.13

1.14

1.15

¿Otorga la gerencia incentivos que puedan fomentar el interés de cumplir con objetivos y metas? ¿Se realiza por parte de la gerencia el seguimiento o evaluación periódica del cumplimiento de metas y objetivos propuestos por la empresa? ¿Se encuentran asignadas formalmente las responsabilidades a todos los trabajadores de la empresa? ¿Se ha realizado un análisis interno determinando los riesgos que pueden afectar el cumplimiento de las actividades y metas? ¿Se ha realizado un análisis externo para conocer los posibles riesgos que pueden afectar al correcto desempeño del negocio? ¿Se han establecido indicadores que permitan evaluar su gestión y el impacto de los servicios que presta la institución? ¿Se realizan encuestas para medir la satisfacción del cliente interno y externo? ¿Existen acciones de control y seguimiento para cada departamento? ¿Se generan por parte de las jefaturas reportes periódicos de sus actividades? ¿Considera que el sistema de información que dispone es seguro, ágil, oportuno y útil para la toma de decisiones?

Se evalúa pero no se documenta un análisis.

Solamente paciente.

para

Se emite diarios.

reportes

Se estableció un manual de funciones.

125

¿Se presta una apropiada atención por parte de la 1.16 X gerencia sobre el control interno? ¿Mantiene la clínica una con X 1.17 infraestructura mantenimiento adecuado? TOTAL

100

En ciertas áreas, no en todas.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

4.1.1.2.2 Servicios operacionales

Figura Nº 61. Cuestionario de control interno de servicios operacionales.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Dirección médica DEPARTAMENTO: Responsable de caja personalizada ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Jueves, 01 de Mayo de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 SERVICIOS OPERACIONALES ¿Existen procedimientos y políticas 1.1 diseñadas por escrito para la X prestación de servicios de la clínica?

¿Se cuenta con médicos especialistas 1.5 y enfermeros suficientes para la X prestación de los servicios?

¿Cuentan con habitaciones 1.6 individuales y múltiples que X satisfagan la demanda?

¿Conocen los empleados del área 1.2 operacional sus manuales y X políticas? ¿Existe una persona responsable de 1.3 X la custodia de las historias clínicas? ¿Existe alguna categorización para 1.4 X las historias clínicas?

126

¿Existe un área encargada de la 1.7 X coordinación de habitaciones?

Caja personalizada enfermería.

¿Existe un especialista encargado de 1.8 la alimentación necesaria para los X pacientes?

Nutricionista.

No es respetado el horario por los pacientes. Hasta las 9 pm.

¿Se ha establecido un horario de 1.9 visitas para las personas X hospitalizadas?

1.10

1.11

1.12

1.13 1.14

1.15

1.16 1.17 1.18

¿Se realizan encuestas de satisfacción al usuario hospitalizado al momento de su estadía y culminación del servicio? ¿Existe documentación que sustente la deuda de los pacientes hospitalizados? ¿Existe una persona encargada de la verificación de los valores adeudados del paciente previo a su salida? ¿Existe un médico de planta en el área de emergencia? ¿Son recibidos en emergencia los pacientes independientemente de su condición económica? ¿Son entregados los exámenes de laboratorio en la fecha y hora indicada? ¿Los desechos tienen un tratamiento según normas sanitarias preestablecidas? ¿Se mantienen convenios con otras instituciones?

Lo realiza RRHH a las personas hospitalizadas.

Cortes de cuenta diarios. Caja personalizada, tesorería gerencia.

¿Existe un documento de constancia X cuando fallece un paciente?

Acta defunción.

Se sabe causas.

las

100

¿Realizan seguimiento para 1.19 determinar las causas de los fallecimientos? TOTAL Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Área de desechos.

127

Constatación de documentación.



Se revisaron las cuentas de tres personas hospitalizadas que fueron dados de alta en los últimos días, de los cuales se verificó la proforma y firma de responsabilidad para el pago de la deuda, el corte de cuenta de hospitalización y los abonos respaldados por su comprobante de ingreso; estos pacientes contaban con toda la documentación mencionada anteriormente, también se obtuvo copias de uno de ellos que se encuentran detallados en el anexo 1.



Se verificó el informe que se emite a la responsable de caja de emergencia en el que se detallan los pacientes hospitalizados con sus respectivas historias clínicas, al día siguiente las entregan a tesorería y éstas son comparadas con el listado; este documento no cuenta con firmas de entrega ni de recepción. (Ver anexo 2)

4.1.1.2.3 Compras

Figura Nº 62. Cuestionario de control interno de compras.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Logística DEPARTAMENTO: Jefe de Logística ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Lunes 07 de Abril de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 COMPRAS ¿El departamento cuenta con un reglamento debidamente 1.1 X 8 6 aprobado para el manejo de las compras?

128

1.2

1.3

1.4

1.5

1.6

1.7

¿Se encuentra diseñado un flujo de proceso para compras? ¿Las normas y procedimientos se actualizan con frecuencia para el cumplimiento del objetivo de compras? ¿La empresa analiza e identifica eventos potenciales que afecten el proceso de compras? ¿Existe una persona responsable para realizar las compras? ¿Se requiere de una autorización previa para realizar la compra? ¿Se realizan reportes de las adquisiciones para que sean revisadas por un funcionario ajeno al área de compras?

1.10 1.11 1.12 1.13 1.14 1.15 1.16

¿Se sigue algún método para la selección de proveedores? ¿Se preparan órdenes o solicitudes de compra para todas las adquisiciones? ¿Las órdenes de compra están debidamente autorizadas? ¿Se verifica con la orden de compra las existencias recibidas? ¿Existe un adecuado seguimiento de las compras? ¿Existen firmas de responsabilidad en las facturas recibidas? ¿Se registra oportunamente la compra? ¿Se envía a contabilidad las facturas recibidas de las compras?

0 Se actualizan de seis a doce meses por la jefa de logística.

Jefa de logística.

Dr. Alfredo Curipoma. Ing. Timoteo Mendoza.

Área de contabilidad.

Establecidas por gerencia de manera informal.

Logística evalúa.

Se las archiva.

¿Existen políticas que se 1.8 X relacionen con los proveedores? 1.9

X X

Las auxiliares se encargan de revisar.

Retraso.

129

¿La recepción de mercadería es 1.17 realizada por personal de X logística? TOTAL

100

A veces caja.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Constatación de documentación.



El departamento de logística elaboró normas que deben ser aplicadas por el personal, el mismo que fue aprobado por la jefa de Recursos Humanos. (Ver anexo 3)



Fueron revisadas las órdenes de compra en las que se detectó que la firma de realizado y revisado es por la misma persona, como se puede observar en el anexo 4.



Las órdenes de compra no contienen las cuatro firmas que fueron establecidas para su aprobación, se observó la falta de firma de gerencia por lo que la jefa de logística mencionó que en algunas situaciones sucede debido a la ausencia del gerente.



Se verificó que las órdenes de compra se realizan con valores promedio de cada medicamento y en ocasiones se ha facturado más de lo que se solicita en la orden de compra. (Ver anexo 5)



Se revisaron 20 facturas conjuntamente con las órdenes de compra y se pudo verificar que la mercadería demora en llegar aproximadamente dos días,

130

también se detectó que las órdenes de compra no son revisadas ni adjuntadas con su respectiva factura.



En las facturas no se coloca la fecha y hora de recibida la mercadería para tener constancia de los productos receptados.

4.1.1.2.4 Consumo de inventarios

Figura Nº 63. Cuestionario de control interno de consumo de inventarios.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Logística DEPARTAMENTO: Jefe de Logística ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Lunes, 07 de Abril de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 CONSUMO DE INVENTARIOS ¿El departamento cuenta con 1.1 reglamentos o políticas para el X 8 5 Informalmente. manejo de inventarios? Registran y ¿Las funciones de registro, custodia y custodian las 1.2 autorización se encuentran X 8 0 auxiliares de debidamente segregadas? logística. ¿El custodio de los inventarios ha 1.3 X 5 0 entregado algún tipo de garantía? Verificación de fechas de ¿Existen controles en los 1.4 X 6 6 caducidad, procedimientos de almacenamiento? inventarios rotos, limpieza. ¿El almacenamiento de inventarios se 1.5 encuentra en un lugar que cuente con todas las seguridades necesarias?

Puerta insegura.

131

¿Existe un ordenamiento en las 1.6 mercaderías para mayor X identificación?

Por perchas, orden alfabético y tipo de producto.

¿Existen controles para valorar los 1.7 productos en cuanto a calidad y X caducidad?

Revisión mensual.

¿Existe control de stocks mínimos y 1.8 X máximos de inventarios?

¿Se realizan constataciones físicas 1.9 periódicamente y por muestreo de los X inventarios?

¿La persona encargada de constatar es X diferente del custodio? ¿Existen informes de las 1.11 constataciones físicas realizadas X anteriormente? 1.10

1.12

¿Existe algún control para inventario caducado y obsoleto?

¿Se registran diariamente los X movimientos de los inventarios? ¿Existen notas de requisición para las 1.14 salidas de mercadería hacia otros X departamentos? ¿Se revisa que las notas de requisición 1.15 internas se encuentren debidamente X firmadas? 1.13

¿Las órdenes son aceptadas sin 1.16 tachones o corrector? ¿Se ha establecido un horario determinado para la entrega de 1.17 X mercadería hacia los otros departamentos? TOTAL Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Cada mes al realizar los pedidos. Una vez al mes a los inventarios con mayor rotación, por personal de logística.

Archivos en logística y gerencia. Informe de la química farmacéutica y fotografía.

Consumos internos.

Revisa la jefa de logística.

100

La política no lo permite, pero si se aceptan. De 3 a 5 pm los lunes, miércoles y viernes. Enfermería no lo cumple.

132

Constatación de documentación.



Se revisaron 20 notas de egreso de un total de 200 del mes de abril, en las que se encontraron tachones (ver anexo 6), alteraciones (ver anexo 7), aumentos para evitar reimpresiones (ver anexo 8) y falta de firmas de la persona que entrega los medicamentos (ver anexo 9).



Se verificaron 5 notas de egreso y se constató que todas estaban correctamente ingresadas en la cuenta del paciente.



Fueron comprobados los informes que realiza la jefa de logística de los inventarios de medicina e insumo que se encuentran bajo su custodia, en el cual se reflejan los sobrantes y faltantes. (Ver anexo 10)



Se inspeccionaron los arqueos de botiquín en los cuales se visualizó la existencia de sobrantes y faltantes. (Ver anexo 11)



Se solicitó la constatación física de 5 productos que fueron seleccionados aleatoriamente del sistema UNIMED en los cuales no se encontró diferencia al momento de la comparación con lo que tienen en bodega y enfermería, a continuación se muestra el detalle:

Tabla Nº 1. Medicamento seleccionado para la constatación física.

Producto Inflacor

Cantidad Cantidad Cantidad sistema bodega botiquín 7

Total Físico

Diferencia encontrada

133

Avelox Acrosin Albumia Cloranfenicol

2 22 6 22

2 14 5 13

0 8 1 9

2 22 6 22

0 0 0 0

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía



Fueron verificadas las facturas con respecto al tiempo de caducidad con que son adquiridos los medicamentos y estos oscilan entre 2 a 3 años.



Se verificó que los productos que se encuentran por caducar dentro de un año se los diferencia con un adhesivo amarillo y los que caducan dentro de tres meses se los coloca en una percha diferente.

4.1.1.2.5 Personal

Figura Nº 64. Cuestionario de control interno de personal.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Recursos humanos DEPARTAMENTO: Jefe de recursos humanos ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Lunes, 05 de Mayo de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 PERSONAL ¿La empresa dispone de Manual de selección 1.1 manuales de funciones, políticas X 8 8 de personal, y procedimientos? reglamento interno. ¿Actualizan periódicamente los 1.2 manuales de políticas y X 7 0 Se está ejecutando. procedimientos existentes? ¿Se lleva a cabo un análisis y 1.3 X 5 0 En proceso. valuación de puestos? Evaluación y ¿Se evalúa el desempeño de los 1.4 X 6 4 conocimiento en el empleados? periodo de prueba.

134

1.5

1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

1.11

1.12

1.13

1.14

¿Se investigan las referencias de las hojas de vida de los candidatos previo a su contratación? ¿Se encuentran establecidos criterios y objetivos que impidan preferencias subjetivas al momento de seleccionar al personal? ¿Se elaboran contratos de trabajo y afiliación al I.E.S.S. desde el primer día de ingreso del personal nuevo a la Compañía? ¿Existen controles independientes que aseguren que los pagos individuales y sus totales concuerdan con la planilla de aportes al IESS? ¿Existe un presupuesto anual para el desarrollo de las capacitaciones? ¿Existe programa de capacitación y desarrollo de personal? ¿Es enviada oportunamente al área de recursos humanos la información requerida para el cálculo de nómina? ¿Existen controles independientes que aseguren que el total de empleados a los que se les cancelan los sueldos están prestando servicios en la empresa? ¿Existen autorizaciones de contratación del personal y aprobación de las remuneraciones por parte de la administración? ¿Es el pago efectuado directamente al beneficiario?

Dependiendo, la mayoría referido.

Religión, preferencia testigos de Jehová.

Después de una a dos semanas. Primeros días del mes.

Se aplican controles mensuales.

Porque no hay presupuesto.

Retraso de dos días de lo que se solicita y otros que no llegan.

Cuentas personales de un solo banco.

135

¿Se obtiene constancia firmada X del pago? ¿Comprueba que el personal 1.16 inicie sus actividades a tiempo - X sistema biométrico? ¿Se legalizan de forma oportuna en el Ministerio de Relaciones 1.17 X Laborales las liquidaciones de personal saliente? TOTAL 1.15

Rol de pago.

La jefatura encarga verificación.

En el mes, según plazos.

100

se de

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Constatación de documentación.



Se observaron los informes que se emiten diariamente a gerencia, en el cual constan las novedades obtenidas de la evaluación realizada al área de limpieza y enfermería. (Ver anexo 12)



Se revisaron seis contratos de trabajo seleccionados aleatoriamente en los que se observó: que algunos no tenían pruebas psicológicas, de conocimiento y firma del afiliado en el documento de ingreso al IESS; también presentaban multas por ingreso tardío al IESS y todas las carpetas tenían el contrato legalizado en el Ministerio de Relaciones Laborales.



Se verificaron los roles de pago de 30 empleados de los últimos meses, en los cuales se encontró que en la mayoría se establece como sueldo el valor del básico y la diferencia es registrada como bono de responsabilidad (ver anexo 13); además, varios roles no tenían la firma de recibido.

136



Se pudo observar que no todos los empleados de nómina se encuentran prestando servicio a la empresa; se tomó una muestra de 10 trabajadores y se pudo verificar que estaban cumpliendo sus actividades normalmente en su puesto de trabajo.



El lunes 05 de abril de 2014 se constató el ingreso del personal administrativo y financiero a las 8 am, según una muestra de 10 personas, 8 llegaron antes de la hora de ingreso e inmediatamente se incorporaron a las actividades laborales y 2 personas llegaron atrasadas en un tiempo menor a 10 minutos.



El departamento de recursos humanos utiliza un escrito denominado acción de personal para documentar las novedades referentes al personal. (Ver anexo 14)

4.1.1.2.6 Caja de recaudaciones

Figura Nº 65. Cuestionario de control interno de caja de recaudaciones.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Tesorería DEPARTAMENTO: Jefe de Tesorería ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Jueves, 01 de Mayo de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 CAJA RECAUDACIONES ¿Existen manuales de funciones y 1.1 procedimientos debidamente X 7 7 autorizados?

137

1.2

1.3 1.4 1.5

¿Las funciones de los responsables del efectivo son independientes de X los de preparación y manejo de registros contables? ¿Es restringido el acceso al lugar donde están los recursos de caja de X recaudaciones? ¿Existe caja fuerte para la custodia X del efectivo y sus equivalentes? ¿El custodio de caja ha entregado algún tipo de documento en calidad X de garantía?

1.6

¿Las cajas cuentan con montos X mínimos para su funcionamiento?

1.7

¿Se recibe únicamente efectivo por el cobro de los servicios prestados?

1.8

¿Existe alguna restricción para el X pago de compras con dinero de caja?

¿Se restringe el cambio de cheques a X terceros con fondos de caja? ¿Los reportes y el efectivo son 1.10 X enviados a tesorería todos los días? ¿Los reportes emitidos por caja 1.11 X llevan firmas de responsabilidad? 1.9

1.12

¿Los depósitos son diariamente e intactos?

realizados

¿Se realizan arqueos de caja X periódicamente? ¿La persona que realiza el arqueo de 1.14 caja recaudaciones es diferente del X custodio? 1.13

¿Se verifica que el personal 1.15 encargado de la recolección del X dinero sea enviado del banco?

Cincuenta emergencia y veinticinco para cajas múltiples. Tarjetas de crédito y cheques. Si autoriza gerencia, no muy a menudo.

Receptados diariamente, depositados pasando un día.

Jefe de tesorería.

Listado con fotografía enviada del banco.

138

¿Existe un documento con firma de recepción en el que se detallen los 1.16 X valores entregados para su depósito en el banco? ¿Se archivan en un lugar seguro y 1.17 apropiado todos los documentos que X soportan los ingresos? ¿Se ha establecido algún 1.18 procedimiento cuando existe X sobrante o faltante de caja? TOTAL

Emitido por el banco.

Pasa a contabilidad pasando un día.

Reglamento interno.

100

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Constatación de documentación.



Se revisaron dos cajas con sus respectivos ingresos de caja, reporte de producción, reporte de cuentas por cobrar, reporte de consumo con descuento y los comprobantes de depósito, se concluyó que estaban correctos. (Ver anexo 15)



Fue verificado el documento de recepción de las producciones recibido por parte del departamento de contabilidad. (Ver anexo 16)



Se observó el arqueo a caja realizado por la jefa de tesorería a la encargada de caja de emergencia, se pudo constatar que no hubo ni sobrantes ni faltantes, éste se lo realiza de manera informal debido a que no existe un documento de constancia que respalde el control realizado.



Existe documento con firma de recepción por la entrega de valores al personal del banco para su depósito. (Ver anexo 17)

139

4.1.1.2.7 Caja chica

Figura Nº 66. Cuestionario de control interno de caja chica.

CAJA CHICA

¿Existe un manual de procedimientos y políticas para 1.1 el manejo de fondo de caja chica?

¿El manual y las políticas están debidamente autorizados?

¿Han sido entregadas las 1.3 políticas y el manual al responsable de caja chica?

1.2

No por escrito.

1.4

¿Existe un monto determinado X para caja chica?

$2000.

1.5

¿Existe un monto límite para los X desembolso de caja chica?

$50.

Semanalmente se repone.

¿Se ha establecido un monto 1.6 mínimo para la reposición de caja chica?

¿La reposición es realizada a 1.7 X través de cheque? ¿Los desembolsos son 1.8 autorizados por una persona X distinta al custodio? ¿La entrega de dinero de caja chica está soportada por 1.9 X documentos debidamente autorizados? ¿Se realizan arqueos 1.10 X permanentes de caja chica?

A nombre de la clínica, lo cambian en caja. Contabilidad, gerente financiero, gerencia y socio. Facturas con retención, recibo para hacer liquidación de compra.

140

¿La persona que realiza el 1.11 arqueo es diferente del X custodio? ¿Son revisados los desembolsos 1.12 de caja chica por una persona X diferente al custodio?

¿El custodio de caja chica es 1.13 diferente del que realiza los X registros contables?

¿Se restringe el uso de fondos 1.14 de caja chica para hacer X efectivo cheques?

100

¿Es restringido el acceso al 1.15 lugar donde están los recursos X de caja chica? TOTAL

Manejada por auxiliar y jefatura.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Constatación de documentación.



Se revisaron las facturas de caja chica en las que se encontró que habían montos con desembolsos mayores a los establecidos por gerencia que es cincuenta dólares, no constaba con firmas de autorización y existían cancelaciones de honorarios. (Ver anexo 18)

141

4.1.1.2.8 Cuentas por cobrar

Figura Nº 67. Cuestionario de control interno de cuentas por cobrar.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Tesorería DEPARTAMENTO: Jefe de Tesorería ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Jueves, 01 de Mayo de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 CUENTAS POR COBRAR ¿Existen políticas definidas en No por escrito a 1.1 cuanto al plazo y otorgamiento del X 7 4 tesorería. crédito? ¿Los créditos son autorizados por un 1.2 X 7 7 Gerente y socios. funcionario específico? 1.3

¿Se aplican políticas para cuentas X incobrables o de difícil recuperación?

Envío a gerencia.

Llamadas al garante.

¿Se cuenta con un listado actualizado 1.10 con direcciones, teléfonos y otros X datos de los clientes?

En las historias clínicas, sistema.

1.4

1.5

1.6 1.7 1.8 1.9

¿Las funciones de custodia y el registro contable de la cartera están claramente separadas? ¿Se determinan los saldos de las cuentas de clientes por lo menos una vez al mes y se comparan con los registros contables? ¿Se ha establecido un monto límite para el otorgamiento del crédito? ¿Se preparan mensualmente informes de las cuentas por cobrar según antigüedad de saldos? ¿Los informes son revisados por gerencia? ¿Existe seguimiento constante y efectivo sobre los vencimientos y cobranzas?

Junta de socios.

Cada mes.

142

1.11

1.12

1.13

1.14

1.15

1.16

1.17

¿Se realizan confirmaciones periódicas de los saldos pendientes de cobro? ¿Son investigadas las diferencias reportadas por los clientes, por una persona distinta a la encargada de cuentas por cobrar? ¿Se reciben garantías como respaldo de la deuda? ¿Se cuenta con documentos que autoricen la venta o el uso del bien prendado en caso de no ser cancelados? ¿Se comunica oportunamente a RRHH las cuentas por cobrar de empleados para que se realice su respectivo descuento? ¿Existe seguimiento adecuado para las cuentas por cobrar con convenios? ¿Las facturas canceladas son archivadas e identificadas bajo parámetros establecidos? TOTAL

100

Artículos personales.

Persona de convenios.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Constatación de documentación.



Se verificó que no se cumple con el tiempo estipulado para la cancelación de las deudas contraídas por los clientes y convenios. (Ver anexos 19 y 20)



Fue constatado el reporte emitido por la jefa de tesorería al departamento de recursos humanos, en el cual se detallan los valores adeudados por los empleados. (Ver anexo 21)

143

4.1.1.2.9 Contabilidad

Figura Nº 68. Cuestionario de control interno de contabilidad.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Contabilidad DEPARTAMENTO: Jefe de Contabilidad ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Martes, 06 de Mayo de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 CONTABILIDAD ¿Se concilian periódicamente los Cada mes, ingresos 1.1 auxiliares con las cuentas de X 7 7 todos los días. mayor correspondientes? ¿Existe soporte documental de 1.2 todos los ingresos o egresos X 7 7 registrados? ¿Se analiza la rentabilidad de las 1.3 diversas unidades de negocios y/o X 5 4 Cada tres meses. líneas de productos? ¿Se generan reportes de balances en forma periódica para la Cada tres meses y 1.4 X 6 5 revisión por parte de la Jefatura algunos cada mes. Financiera? ¿Los estados financieros se ajustan a las características 1.5 X 6 4 cualitativas según el marco conceptual de las NIIF? ¿Los estados financieros están sujetos a revisión de auditoría 1.6 X 7 0 externa o de un comisario asignado por la entidad? ¿Se determinan provisiones para 1.7 X 7 7 cuentas por cobrar? ¿Para la baja de las cuentas 1.8 incobrables se toma en cuenta la X 6 6 Políticas NIIF. LRTI y otras variables? ¿Son autorizadas las bajas de cuentas incobrables por algún Tesorería y 1.9 X 5 5 funcionario independiente al área gerencia. contable?

144

1.10

1.11

1.12

1.13 1.14

1.15

1.16

1.17

¿Se han establecido normas adecuadas para diferenciar las adiciones y los gastos en la compra de propiedad, planta y equipo? ¿Los procedimientos de la empresa requieren que se realice una autorización escrita previa a la venta, retiro y desmantelamiento de propiedad, planta y equipo? ¿Existen procedimientos que garanticen la información y el registro apropiado para la venta o uso de artículos retirados? ¿Se han establecido políticas para efectuar el cálculo de la depreciación? ¿Se calcula el deterioro para la propiedad, planta y equipo? ¿El proceso de la declaración de impuestos se realiza oportunamente, evitando el pago de multas y/o intereses por faltas reglamentarias? ¿Las declaraciones de impuestos se realizan en fechas anteriores al límite de presentación? ¿Los anexos transaccionales se cargan al sistema de rentas dentro de los plazos establecidos? TOTAL

No documentado.

Baja si está documentada con actas.

100

X X

Bases históricas.

Tres, cuatro, cinco días antes.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Constatación de documentación.



Fueron verificados algunos asientos contables de provisiones y beneficios sociales, detectando inconsistencias en la presentación debido a que los valores del debe se encontraban en el haber y viceversa.

145



Las depreciaciones son realizadas bajo los parámetros de la Ley de Régimen Tributario Interno.



Se verificó la factura de compra de un bien de propiedad, planta y equipo (ver anexo 22) con su respectivo registro contable y el acta de entrega recepción. (Ver anexo 23)



Las declaraciones son realizadas los últimos días previo a su presentación; se revisaron tres meses los cuales no registran multas; las fechas de las declaraciones han sido: -

Enero que fue declarado el 18 de febrero.

Febrero que fue declarado el 24 de marzo.

Marzo que fue declarado el 22 de abril.

4.1.1.2.10 Presupuesto

Figura Nº 69. Cuestionario de control interno de presupuesto.

146

¿Se ha establecido un proceso 1.3 para la elaboración del X presupuesto? ¿En la elaboración del 1.4 presupuesto participan todas X las jefaturas? 1.5 ¿Es aprobado el presupuesto? 1.6

1.7

1.8

1.9

1.10

1.11 1.12

1.13

1.14

1.15

¿Se basa el presupuesto anual en metas y objetivos claramente definidos? ¿Contribuye el presupuesto al cumplimiento de las metas propuestas? ¿Se ha logrado ser más eficiente en el desarrollo de las operaciones con el presupuesto? ¿Se realiza el presupuesto sobre datos históricos, análisis interno y externo? ¿Las jefaturas de la empresa conocen los rubros y valores establecidos para cada actividad? ¿Los presupuestos son elaborados de forma oportuna? ¿Se revisa y ajusta el presupuesto de manera eficiente? ¿Es supervisado el presupuesto por personal que cuente con adecuado nivel jerárquico? ¿Se llevan a cabo comparaciones entre lo presupuestado y lo real, con sus respectivas variaciones? ¿Son analizadas y explicadas las variaciones que se presentan? TOTAL

Algunas.

Junta de accionistas.

Enero o febrero.

A veces.

100

X X

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Análisis externo no se usa.

147

Constatación de documentación.



En el mes de mayo del 2014 aún no ha sido aprobado el presupuesto para el presente año.

4.1.1.2.11 Bancos

Figura Nº 70. Cuestionario de control interno de bancos.

CONCLISAN CÍA. LTDA. CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Contabilidad DEPARTAMENTO: Jefe de Contabilidad ENCUESTADO: Silvana Cumbicus, Thalía Pacheco ENCUESTADOR: Martes, 06 de Mayo de 2014 FECHA DE APLICACIÓN: No. Preguntas Si No Pond Calif Observaciones 1 BANCOS ¿Son manejadas varias cuentas 1.1 X 4 4 Dos. bancarias? Honorarios ¿Cada una de las cuentas médicos, impuestos 1.2 corrientes tiene un objetivo X 4 4 - proveedores, específico? servicios. ¿Las firmas de las cuentas Gerente y 1.3 X 7 4 corrientes son conjuntas? presidente. Estado de cuenta ¿Hay controles que eviten un 1.4 X 5 3 diario. Verificación posible sobregiro bancario? disponible. ¿Es verificado el número de cheques, al momento de ser 1.5 X 7 7 recibidas las chequeras por parte del banco? ¿Hay un control adecuado y de 1.6 forma consecutiva con respecto a X 6 4 Sistema. la emisión de cheques? ¿Los pagos con cheque son Solicitante, 1.7 X 8 8 previamente autorizados? financiera, gerencia.

148

¿Se limita la emisión de cheques 1.8 X post fechados? 1.9 1.10

1.11

1.12 1.13

1.14

1.15 1.16

1.17

¿Está prohibido expedir cheques en blanco, al portador o a la vista? ¿Se encuentran archivados en orden secuencial los cheques anulados? ¿Los cheques sin usar están convenientemente guardados de tal manera que se evite sean usados sin autorización? ¿Se realiza confirmación telefónica por parte del banco para pagos por superiores a $ 3000? ¿Existen horarios y días especiales para la entrega de cheques? ¿Existe alguna clase de política que contemple la posibilidad de dar de baja en un tiempo determinado aquellos cheques en tránsito que no hayan sido cobrados? ¿Se hacen conciliaciones bancarias mensualmente? ¿La conciliación bancaria es aprobada por el contador? ¿Están segregadas las funciones de autorización, cobranza y registro de las operaciones relacionadas con los bancos? TOTAL

Fecha de cancelación se lo entrega.

Custodia asistente contable, bajo llave.

Al presidente.

Jueves.

Solo al final del año.

Asistente contable.

100

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Constatación de documentación.



Se verificaron que existen cheque que superan los 13 meses y no han sido dados de baja, tampoco se ha revisado el motivo por el cual no se ha suscitado el cobro.

149



Se observó aleatoriamente cheques que se encuentran anulados en el sistema y se procedió a la verificación física, constatando su existencia y que éstos se encuentran archivados ordenadamente.



Se revisaron las conciliaciones bancarias de los últimos tres meses y se corroboró que éstas se encontraban al día, pero no tenían firma de revisado ni aprobado.

4.1.1.2.12 Pasivo – Patrimonio

Figura Nº 71. Cuestionario de control interno de pasivo - patrimonio.

150

1.6

1.7

1.8 1.9 1.10 1.11 1.12

1.13

1.14 1.15

¿Las obligaciones contraídas con relacionados se presentan en los estados financieros por separado? ¿El capital social, así como los aumentos posteriores, han sido autorizados por la Superintendencia de compañías? ¿Se lleva un registro adecuado de los socios? ¿Existen registros de la emisión de títulos valores? ¿Existe una persona encargada del manejo del capital? ¿Se han establecido políticas para la distribución de utilidades? ¿Se tiene autorización y procedimientos adecuados para el pago de dividendos? ¿El pago de dividendos decretados, se efectúa en una cuenta bancaria especial, mantenida como fondo fijo para este propósito? ¿Existen políticas referentes a la creación de reservas patrimoniales? ¿Se han entregado talonarios de participaciones a los socios? TOTAL

Área financiera.

No documentadas.

Directamente.

Estatutos.

100

X X

Libros de socios.

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Constatación de documentación.



Fueron revisados 20 comprobantes de egreso constatando que todos tenían las 5 firmas que son: hecho por, visto bueno, aprobado, autorizado y recibí conforme. (Ver anexo 24)

151



En el departamento de contabilidad no existe un reporte de cuentas por pagar según antigüedad de saldos, ellos solo receptan las facturas y las ordenan de acuerdo a la fecha de vencimiento.



No existe de un listado que detalle las cuentas por pagar a relacionados, únicamente se dispone de una tabla de amortización con uno de los socios (ver anexo 25), en otros casos no se han establecido los periodos ni intereses para efectuar el pago.

. 4.1.1.3 Identificar los riesgos de control, su importancia y la probabilidad de ocurrencia.

Para determinar el nivel de confianza y riesgo de los controles establecidos por la empresa, se elaboró una tabla en base a los puntajes obtenidos en cada cuestionario, éstos se ubicarán en uno de los rangos para medir si su riesgo y confianza es alto, moderado o bajo.

A continuación se presenta el formato que se usó para evaluar cada uno de los cuestionarios de control interno aplicados.

Tabla Nº 2. Formato nivel de riesgo y de confianza RANGO DE NIVEL DE CONFIANZA

CONFIANZA

RIESGO

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

152

Con la aplicación de narrativas, observación directa, constatación de documentos, flujogramas y cuestionarios de control interno se detectaron factores que pueden generar riesgos en los procesos que realiza la empresa; para su presentación se elaboró una matriz que permitirá la descripción y calificación del factor de riesgo, con esta información se podrá analizar las posibles consecuencias.

Para la calificación del factor de riesgo se tomaron en cuenta las siguientes ponderaciones: 

De 1 a 3 se considera de bajo riesgo.



De 4 a 6 se considera de medio riesgo.



De 7 a 10 se considera de alto riesgo.

A continuación se presenta el formato utilizado en la matriz de riesgo.

Figura Nº 72. Formato de matriz de riesgo. Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

Calificación

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

4.1.1.3.1 Administración

Tabla Nº 3. Nivel de riesgo y de confianza administración. Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

153

Nivel de confianza

62%

Nivel de riesgo

38%

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

Figura Nº 73. Nivel de riesgo y de confianza administración ADMINISTRACIÓN

Nivel de confianza

38% 62%

Nivel de riesgo

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

En el cuestionario realizado a gerencia se pudo determinar que el nivel de confianza es del 62% y el nivel de riesgo es del 38%, obteniendo como resultado un nivel moderado tanto de riesgo y de confianza.

La organización tuvo un cambio en la estructura organizacional hace dos años, motivo por el cual aún no se actualiza el manual de funciones con los respectivos cargos de trabajo que se manejan.

La empresa ha planificado a mediano plazo sus objetivos, sin embargo no se han establecido los objetivos a largo plazo.

154

Se ha realizado un análisis no documentado de los posibles factores que pueden afectar el desempeño normal de las operaciones del negocio, generando que la empresa no tome en cuenta el impacto de los factores analizados.

Figura Nº 74. Matriz de riesgo administración Descripción del riesgo Estructura

organizacional

actualizada.

Posibles consecuencias

Calificación

está El personal desconozca el nivel jerárquico o categoría a la que pertenece.

Los trabajadores no conozcan la razón de ser de la empresa, lo que se espera No se ha comunicado formalmente a alcanzar;

por

los empleados la misión, visión y contribuir

objetivos

principales

organización.

tanto

cumplimiento

puedan de

los

la objetivos, debido a que cada uno aporta lo

que considera conveniente, sin tomar en cuenta los fines propuestos por los dueños del negocio. No se ha considerado los factores que generan

fortalezas,

oportunidades,

Carecen de un análisis claro de los debilidades y amenazas (FODA) del factores interno y externo.

mercado, para poder minimizar posibles riesgos

y aprovechar

los

elementos

positivos. Se generen malas interpretaciones de los Falta de políticas y procedimientos procesos o políticas por parte de los documentados departamento.

para

cada empleados, la documentación

servirá

para tener planteado lo que espera se ejecute en la empresa. Carezca de un correcto seguimiento de los

No disponen de un manual de control procesos que se realizan, al no tener de procedimientos.

controles se generen errores en las actividades que perjudiquen a la empresa.

155

control

interno

aplicado

determinadas áreas es débil.

No se detecten situaciones anómalas en los procesos que desempeña la compañía. 10 Se genere pérdida de recursos en los departamentos con menor control.

Falta de indicadores para evaluar la gestión y el impacto de los servicios que presta la institución.

No se pueden medir y plantear acciones para que se mejore el desempeño del

personal por lo tanto se logará una mayor captación de clientes. No se consideren aspectos importantes

Falta de medición de la satisfacción para los clientes en el servicio prestado, del cliente.

evitando que se planteen acciones de mejora.

Las

responsabilidades

los No exista evidencia en el cumplimiento

trabajadores no son asignadas de de alguna actividad que debería ser

manera formal, solamente lo realizan realizada por el personal, no se pueda verbalmente.

ratificar la atribución de algo a alguien.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

4.1.1.3.2 Servicios operacionales

Tabla Nº 4. Nivel de riesgo y de confianza servicios operacionales Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

87% 13%

156

Figura Nº 75. Nivel de riesgo y de confianza servicios operacionales SERVICIOS OPERACIONALES

13% Nivel de confianza

Nivel de riesgo

87%

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

El cuestionario aplicado a la parte operativa de la empresa dio como resultado un nivel de confianza alto del 87% y un nivel de riesgo bajo del 13%.

Se han establecido horarios de visitas para las personas hospitalizadas, pero, no son respetados, porque es una institución privada, es complicado exigir que se cumpla lo establecido, lo que se busca es la satisfacción y comodidad del paciente.

Se evalúa el servicio y la atención brindados por parte del personal durante la estadía del paciente.

Figura Nº 76. Matriz de riesgo servicios operacionales. Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

Las historias clínicas no han sido categorizadas adecuadamente. No

existe

respaldo

Calificación

No sea fácil la ubicación, por lo tanto se pierda tiempo en la búsqueda de los

documentos. de

información médica en el sistema.

Pérdida de información de los pacientes.

157

La falta de personal en el área de enfermería.

No se atienda la demanda de pacientes.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

4.1.1.3.3 Compras

Tabla Nº 5. Nivel de riesgo y de confianza compras Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

65%

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

35%

Figura Nº 77. Nivel de riesgo y de confianza compras COMPRAS

35%

Nivel de confianza 65%

Nivel de riesgo

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

Se aplicó el cuestionario al área de logística con respecto a la compra de medicamentos y suministros de oficina, determinando que el nivel de confianza es moderado puesto que representa el 65%, al igual que el nivel de riesgo con un 35%.

158

La empresa ha creado ciertas normas que se deben cumplir por parte del personal de logística y son actualizadas de seis a doce meses por parte de la jefatura, sin embargo, no se han establecido los procedimientos y políticas que se deben seguir para el proceso de compras.

Figura Nº 78. Matriz de riesgo compras Descripción del riesgo Las

políticas

departamento

establecidas no

Posibles consecuencias en

ejecutan

adecuadamente.

El proceso de compras no ha sido establecido detalladamente.

Calificación

Se generen robos o mal utilización de los recursos de la empresa.

La realización de actividades que no contribuyan al proceso de compras,

omisión de tareas y controles.

Falta de verificación de los productos y valores recibidos con las órdenes de compra.

Se encuentre facturado una cantidad mayor o inferior a la solicitada y que los valores estén incrementados con respecto

a lo convenido. No respalde el gasto por no cumplir con todas las formalidades tributarias.

Las asistentes de logística al momento de la recepción de facturas no colocan firma de recibido.

No se valide lo que fue recibido con la cantidad expresada en la factura y al momento inconsistencia

generarse no

alguna

conozca

responsable. No se registran oportunamente las Los saldos no reflejen cantidades exactas compras.

en un momento determinado.

Los productos no se envíen a logística La

recepción

mercaderías

realizada por personal diferente al de logística.

oportunamente, por lo tanto éstos no son registrados a tiempo.

No se compare la orden de pedido con la mercadería recibida.

159

Puedan generarse pérdidas de productos al momento de ser recibidos por otros departamentos. Omisión de firma de gerencia en las Se genere iliquidez al no tomarse en autorizaciones de compra.

cuenta la parte económica para la compra.

El proceso no funcione adecuadamente. Las órdenes de compra son realizadas y revisadas por la misma persona.

Al no haber segregación de funciones no

exista la revisión adecuada. El valor de las facturas y órdenes de compra no coinciden.

Se realicen compras no autorizadas con lo cual se adquieran productos en exceso y a

precios altos. Al no haber segregación de funciones puede generar que no se realicen ninguno de los trabajos adecuadamente por el

La jefa de logística también se encarga exceso de tareas y tiempo limitado; al ser del sistema informático de la empresa.

la persona que supervisa las compras y

tiene acceso a los controles del sistema informático puede generarse algún tipo de manipulación de los inventarios. La

selección

puede

estar

sujeta

influencias de factores subjetivos o de La

selección

únicamente

de lo

proveedores interés personal. considera

departamento de logística.

8 No se realice una adecuada evaluación del proveedor a seleccionar con la finalidad de minimizar los costos.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

160

4.1.1.3.4 Consumo de inventarios

Tabla Nº 6. Nivel de riesgo y de confianza consumo de inventarios Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

59%

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

41%

Figura Nº 79. Nivel de riesgo y de confianza consumo de inventarios

CONSUMO DE INVENTARIOS

Nivel de confianza 41%

59%

Nivel de riesgo

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

En el cuestionario aplicado al área de logística se encontró que el nivel de confianza representa el 59% y el nivel de riesgo es del 41%, estando ambos en un nivel moderado.

El control que se realiza para los productos adquiridos es de caducidad y se lo hace mensualmente.

161

Figura Nº 80. Matriz de riesgo consumo de inventarios Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

Calificación

No existe segregación de funciones en No exista revisión de la actividad por otra el

registro

custodia

los persona, por lo tanto puedan existir

inventarios.

errores que no pueden ser detectados.

El custodio de inventarios no ha No entregado garantía.

exista

respaldo

los

bienes

custodiados al existir una pérdida.

No se haya suministrado la totalidad de la Existencia de faltantes y sobrantes de medicamentos.

dosis recetada, en el caso de existir faltantes se genere pérdida de dinero debido a la reposición que debe realizar la

empresa.

realizan

constataciones

eficientes debido a que solamente se realizan inspecciones físicas de los inventarios con mayor rotación.

Al conocer que ciertos inventarios no son inspeccionados,

podrían

generarse

pérdidas que no son informadas a tiempo

o que se desconozca el manejo de los inventarios.

El custodio es el encargado de realizar No exista seguridad de la información al las constataciones de inventarios.

no tener segregación de funciones.

Alteración de las órdenes con respecto a Se acepta órdenes con tachones y la corrector.

cantidad

producto,

genera

desconfianza al momento de validar la

orden.

Los horarios establecidos para la entrega

medicamentos

suministros no se cumplen.

Omisión de firma de la persona que entrega el medicamento.

Retraso en el trabajo realizado por el personal de logística por la entrega de medicamentos y suministros en horarios

no establecidos.

No existe responsable de la entrega y registro, por lo tanto se puede omitir el cobro de la medicina al paciente.

162

La infraestructura no brinda seguridad para los inventarios.

El área de bodega no se encuentra debidamente separada de las oficinas de logística.

Se generen robos.

Se generen pérdidas debido a que no solamente ingresa el personal de logística, sino también proveedores, enfermeras, doctores y otros.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

4.1.1.3.5 Personal

Tabla Nº 7. Nivel de riesgo y de confianza personal Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

48%

Nivel de confianza

52%

Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

Figura Nº 81. Nivel de riesgo y de confianza personal PERSONAL

48%

Nivel de confianza Nivel de riesgo

52%

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

163

En el área de recursos humanos se determinó que el nivel de confianza es moderado al igual que el nivel de riesgo, en un 48% y 52% respectivamente.

La entidad para la contratación de empleados mantiene un periodo de prueba, una vez terminado se evalúa si la persona cumplió con lo requerido por la administración y de ser aceptado se la contrata.

No todos los roles de pagos se encuentran entregados a los respectivos empleados, porque no son retirados oportunamente, transcurrido el tiempo establecido por el departamento de recursos humanos los archiva en conjunto con las copias de los roles de meses anteriores.

Figura Nº 82. Matriz de riesgo personal Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

Calificación

No se establece que tareas deben llevar a No se han actualizado los manuales de cabo, la delimitación de funciones, el funciones para los cargos de la nivel jerárquico que ocupa, esto puede empresa.

generar

duplicidad

omisión

actividades. Descontento

con

las

remuneraciones

actuales. No se ha establecido el análisis y valuación de puestos.

El personal prefiera trabajar con la

competencia, generando costos en la contratación

inducción

del

nuevo

personal. Evaluación del personal a enfermería y No se estén cumpliendo las funciones limpieza, al resto únicamente en el encomendadas, por lo tanto no se tomen periodo de prueba.

medidas correctivas.

164

La referencias de los candidatos para No se comprueba la veracidad de la ocupar un puesto de trabajo no son información, ocasionando que la persona verificados en algunos casos.

contratada no sea la más idónea.

No se ha establecido un sistema de contratación de personal.

La persona contratada no cumpla con el perfil profesional, no sea tomado en

cuenta al mejor postulante.

No existe programa de capacitación para el personal.

No llevar un control de las capacitaciones impartidas

las

personas

que

necesiten posteriormente de éstas.

La información no es entregada a tiempo

por los departamentos a Retraso del cálculo para el pago de

recursos humanos para el cálculo de la nómina.

nómina. La existencia en nómina de personas que

encuentran

prestando Erogaciones de dinero no sustentado.

servicio a la empresa.

Los roles de pagos no se encuentran con las firmas de recibido.

Ingreso tardío del nuevo personal al IESS.

Generación de problemas laborales por la falta de un documento que respalde el valor cancelado al empleado. Generación de multas e intereses y un mayor control por parte del IESS para la

El valor de la remuneración está conformado por el sueldo básico y la diferencia es establecida como bono de responsabilidad.

empresa.

Los perfiles no están de acuerdo al No se cumpla con los reglamentos manual de funciones.

establecidos por la empresa.

Se originen problemas con el IESS al no cancelar

por

valor

total

remuneración y con los trabajadores al momento de realizar el pago de la liquidación.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

165

4.1.1.3.6 Caja recaudaciones

Tabla Nº 8. Nivel de riesgo y de confianza caja recaudaciones Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

61%

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

39%

Figura Nº 83. Nivel de riesgo y de confianza caja recaudaciones

CAJA RECAUDACIONES

Nivel de confianza

39% 61%

Nivel de riesgo

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

El cuestionario aplicado al departamento de tesorería con respecto a caja recaudaciones obtuvo como resultado 61% y 49% representando éste un nivel moderado en riesgo y confianza.

166

Al momento de realizar el cierre de caja diario y se encuentren faltantes, se debe reponer por parte de la cajera, en caso de no contar con el recurso monetario suficiente en ese momento, se procede a descontarlo en el rol de pagos.

Cuando se realiza la entrega de dinero al personal de banco, éste emite un documento que respalda los valores asignados para el depósito.

Figura Nº 84. Matriz de riesgo caja de recaudaciones Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

No existe documento de garantía entregado por el custodio.

Calificación

Al momento de efectuarse una pérdida no exista un respaldo para la reposición de

ésta. Los cheques recibidos no puedan ser

Recepción de cheques como pago de cobrados por las siguientes razones: falta los servicios brindados.

de fondo, firma inconforme y cuenta

cerrada.

Pagos a terceros con dinero de caja No se cumpla con las políticas, se genere mediante autorización de gerencia.

confusión o pérdida de efectivo en caja.

Los depósitos se los realiza pasando un día.

Los

El dinero recaudado sea destinado a fines diferentes a los de la organización,

pérdida y acumulación del recurso.

arqueos

documentados.

caja

son No exista un respaldo para futuros análisis y toma de medidas correctivas.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

167

4.1.1.3.7 Caja chica

Tabla Nยบ 9. Nivel de riesgo y de confianza caja chica Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

50%

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigaciรณn de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

50%

Figura Nยบ 85. Nivel de riesgo y de confianza caja chica CAJA CHICA

50% 50%

Nivel de confianza Nivel de riesgo

Fuente: Investigaciรณn de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

El cuestionario aplicado para la cuenta de caja chica, determinรณ que tanto el nivel de confianza y nivel de riesgo es moderado representado en un 50%.

168

Figura Nº 86. Matriz de riesgo caja chica Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

Calificación

Se realicen desembolsos de efectivo para No existen políticas para el manejo de caja chica.

situaciones

establecidas,

desconocimiento de las actividades que deben

desarrollarse

con respecto

manejo de caja chica. Exceso del monto límite para los La caja chica quede insolvente para cubrir desembolsos de caja chica.

los gastos necesarios.

No existe un monto mínimo para la Se puede quedar sin recurso monetario reposición de caja chica.

No se realizan arqueos de caja chica.

realizan

cambios

para efectuar los gastos de caja chica.

cheques

cuando lo autoriza gerencia.

El dinero sea utilizado para fines distintos

a los permitidos. La caja chica no disponga del dinero suficiente para realizar los desembolsos

que le competen.

Carencia de firmas de autorización en Se otorgue dinero para gastos que no han compras.

sido autorizados.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

4.1.1.3.8 Cuentas por cobrar

Tabla Nº 10. Nivel de riesgo y de confianza cuentas por cobrar Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

71% 29%

169

Figura Nº 87. Nivel de riesgo y de confianza cuentas por cobrar CUENTAS POR COBRAR

29% Nivel de confianza Nivel de riesgo 71%

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

En el cuestionario aplicado a cuentas por cobrar se pudo determinar que el nivel de confianza es alto, debido a que representa el 71% y el nivel de riesgo es bajo con un 29%.

Las políticas definidas en cuanto al plazo y otorgamiento del crédito se han dado a conocer de manera informal a tesorería.

Figura Nº 88. Matriz de riesgo cuentas por cobrar Descripción del riesgo

existen

políticas

Posibles consecuencias

establecidas

formalmente.

por

El desconocimiento de las acciones que se deben hacer al momento de otorgar un

cobrar

con

departamento de contabilidad.

El saldo presentado no sea el correcto para realizar la provisión.

No se ha establecido montos límites Los créditos otorgados sean de valores para el crédito.

crédito.

No existe la comparación de las cuentas

Calificación

altos y no se los pueda cobrar.

170

No se preparan informes de las cuentas por cobrar según la antigüedad de saldos.

No se realicen los planes para la

recuperación de cartera.

No se realizan confirmaciones de los La cuenta haya sido cobrado y no éste saldos pendientes de cobro.

dado de baja.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T.

4.1.1.3.9 Contabilidad

Tabla Nº 11. Nivel de riesgo y de confianza contabilidad Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

68%

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

32%

Figura Nº 89. Nivel de riesgo y de confianza contabilidad CONTABILIDAD

32%

Nivel de confianza Nivel de riesgo 68%

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

171

En el cuestionario aplicado a contabilidad se determinó, que el nivel de confianza es alto, pues representa el 68% y el nivel de riesgo es bajo, representado en un 32%.

Figura Nº 90. Matriz de riesgo contabilidad Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

No se han establecido políticas para diferenciar las adiciones de los gastos de propiedad planta y equipo.

No se comunica a tiempo al área de contabilidad la baja o venta de propiedad planta y equipo.

Se haya sobrevalorado o subestimado a la propiedad planta y equipo.

Calificación

Registro tardío de la baja o venta de propiedad planta y equipo, ocasionando que no se presenta información confiable

y oportuna.

No se calcula el deterioro para la propiedad planta y equipo.

Los activos se encuentren sobrevalorados, por lo tanto la información no es

confiable.

Las declaraciones se realizan en las Se generen multas e intereses por fechas límites.

presentación tardía.

Al realizarse la venta no se pueda No se realiza medición de inventarios.

recuperar el monto por el que está

valorado el inventario.

sistema

informático

tiene

deficiencias en el registro contable.

Pérdida de tiempo en la revisión y corrección previa a la presentación de balances.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

172

4.1.1.3.10 Presupuesto

Tabla Nยบ 12. Nivel de riesgo y de confianza presupuesto Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

51%

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigaciรณn de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

49%

Figura Nยบ 91. Nivel de riesgo y de confianza presupuesto PRESUPUESTO

51% 49%

Nivel de confianza Nivel de riesgo

Fuente: Investigaciรณn de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

En el cuestionario aplicado se determinรณ que el nivel de confianza en presupuestos es del 51% y el nivel de riesgo el 49%, representando ambos un nivel moderado.

173

Figura Nº 92. Matriz de riesgo presupuesto Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

No hay participación de las jefaturas en la elaboración del presupuesto.

se toma en cuenta la tendencia de

remuneración

Existan desembolsos que no hayan sido considerados

momento

realización del presupuesto.

En la elaboración del presupuesto no

creciente

Calificación

empleados.

Genere un déficit de recurso monetario por

haber

considerado

éste

desembolso.

No se comunica el presupuesto a los Limitaciones al momento de realizar departamentos ni el valor asignado consumos o actividades por motivo del para cumplir con sus actividades.

desconocimiento del valor asignado. Ocasiona

que

exista

tiempo

pertinente para revisarlo y efectuar las correcciones respectivas. El

presupuesto

elaborado

oportunamente.

No se conozca desde los primeros meses del año los ingresos y desembolsos que se deben

generar

para

cumplir

presupuesto.

El presupuesto no está sujeto a modificaciones.

Limitación de aquellos rubros que no han sido considerados para la elaboración del

presupuesto.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

4.1.1.3.11 Bancos

Tabla Nº 13. Nivel de riesgo y de confianza bancos Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

174

78%

Nivel de confianza Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

22%

Figura Nº 93. Nivel de riesgo y de confianza bancos BANCOS

22% Nivel de confianza Nivel de riesgo 78%

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

Del cuestionario aplicado se obtuvo los siguientes resultados: nivel de confianza alto de 78% y el nivel de riesgo bajo en 22%.

Los resultados se ven afectados debido a que las firmas de autorización y emisión de cheques están a cargo del gerente y de la esposa de uno de los socios, la cual no ocupa ningún puesto en la compañía.

Además, los cheques son elaborados antes de que se cumpla el tiempo de pago de la obligación, periodo en el cual se encuentra en el departamento de tesorería.

175

Figura Nº 94. Matriz de riesgo bancos Descripción del riesgo

Posibles consecuencias Se

presenten

sobregiros

Calificación

bancarios,

No se cuenta con controles que eviten generando cobro de intereses; y si estos sobregiros bancarios.

son recurrentes pueden afectar en una solicitud de crédito posterior. No se respeten las fechas estipuladas para

Se emiten cheques post fechados.

el pago, generando un desequilibrio en el

flujo de caja. Los cheques que sobrepasan los 13 meses no son dados de baja en el sistema. Las conciliaciones bancarias no son revisadas

mensualmente

por

contador.

cuenta

bancos

encuentre

subvalorada en el sistema. La

conciliación

bancaria

esté

elaborada fiablemente.

Se hayan omitido o incrementado valores. En los valores debitados hayan errores,

Las conciliaciones bancarias no se emisión de cheques no autorizados o realizan mensualmente.

duplicados de las cuentas bancarias de la empresa.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

4.1.1.3.12 Pasivo – Patrimonio

Tabla Nº 14. Nivel de riesgo y de confianza pasivo - patrimonio Rango de nivel de confianza

Confianza

Riesgo

0% - 35%

Baja

Alta

36% - 65%

Moderada

66% - 100%

Alta

Baja

Nivel de confianza

52%

176

48%

Nivel de riesgo Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

Figura Nº 95. Nivel de riesgo y de confianza pasivo – patrimonio PASIVO - PATRIMONIO

52%

Nivel de confianza

Nivel de riesgo

48%

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

Del cuestionario aplicado se obtuvo los siguientes resultados: nivel de confianza moderado de 52% y el nivel de riesgo moderado de 48%.

Figura Nº 96. Matriz de riesgo pasivo - patrimonio Descripción del riesgo

Posibles consecuencias

No existen provisiones por jubilación Al momento de realizar el pago no se patronal.

disponga del efectivo necesario.

No se reclasifican la parte corriente de No se considere los pagos a corto plazo la no corriente.

para la toma de decisiones.

Calificación

No se presentan las obligaciones con No se observe claramente las obligaciones relacionados de manera separada en en los Estados Financieros para la los Estados Financieros.

correcta toma de decisiones.

177

No se ha establecido la forma de pago ni los intereses de los préstamos con partes relacionadas.

Se genere iliquidez para el cumplimiento de la deuda.

Fuente: Investigación de campo. Elaborado por: Cumbicus, S. & Pacheco, T

4.1.1.4 Proponer mejoras en el área administrativa y financiera.

Con los resultados obtenidos de la evaluación del control interno en el área administrativa y financiera, se generarán recomendaciones para la mejora de los procesos, considerando los responsables de su aplicación, el plazo estimado para su ejecución, la forma de realizarlo y la medición a través de indicadores.

4.1.1.4.1 Área Administrativa

Gerencia

Condición reportable

La compañía no posee un organigrama, situación por la cual los empleados desconocen su nivel jerárquico, las funciones y las responsabilidades asignadas.

Recomendación

Elaborar el organigrama de la empresa por el gerente en un periodo de treinta días y éste deberá ser aprobado por la junta general de socios en los tres días siguientes a su

178

recepción.

Se considerarán los departamentos que mantiene actualmente la empresa, la relación entre éstos y las funciones que realizan; también deberá ser actualizado cada vez que existan cambios que afecten su estructura.

Condición reportable

El personal de la empresa desconoce la misión, visión y objetivos institucionales, lo cual no permite el cumplimiento de las metas trazadas por la administración.

Recomendación

Informar al personal la misión, visión y objetivos por parte de la jefa de recursos humanos al momento de la contratación.

Monitoreo

Para el control, se ha determinado los siguientes indicadores:

Número de empleados que conocen la misión de la empresa Total de empleados en la organización

100

Número de empleados que conocen la visión de la empresa Total de empleados en la organización

100

Número de empleados que conocen los objetivos de la empresa Total de empleados en la organización

100

179

Si el porcentaje obtenido es el 100% significa que todos los empleados conocen la misión, visión y objetivos de la empresa, de lo contrario el porcentaje faltante para completar el cien por ciento lo desconocen.

Condición reportable

El gerente no ha elaborado el análisis de factores internos: proveedores, competencia y clientes; y externos: político y legal, económico, social y cultural, tecnológico y ambiental; ocasionando el desconocimiento de aquellos aspectos que tienen un impacto en el desempeño normal de las actividades de la empresa.

Recomendación

Realizar anualmente por parte del gerente el análisis de los tres factores internos: proveedores, competencia y clientes; y los 5 factores externos: político y legal, económico, social y cultural, tecnológico y ambiental; considerando aquellos aspectos que afectan positiva y negativamente las actividades en la organización.

A continuación se presenta la propuesta del análisis de los factores internos y externos para el presente el año:

180

Análisis micro ambiente

Competencia

En la competencia se ha tomado en cuenta tanto al sector público como al privado; el primero representado por las instituciones del servicio público de la ciudad de Santo Domingo que son: el hospital del IESS, hospital Dr. Gustavo Domínguez, hospital Santo Domingo y los demás centros y sub centros de atención médica; todos estos son considerados la principal competencia debido a que el servicio brindado es gratuito.

En el sector privado se encuentran todas las clínicas de la ciudad; consideradas como las que tienen mayor concentración de clientes están: clínica Bermúdez, Araujo, San Andrés, Cuba Center, Santa Anita y la clínica de Especialidades.

Las clínicas privadas son las encargadas de satisfacer la demanda que no puede ser atendida por el sector público y la demanda insatisfecha que prefiere un servicio más oportuno; varias clínicas han realizado convenios con el sector público con la finalidad de acaparar una mayor cantidad de clientes a diferencia de la empresa objeto de estudio, quien no mantiene convenios por razones ideológicas.

Un factor importante es la cantidad de especialistas que disponen las clínicas privadas en comparación con la empresa, debido a que ésta no cuenta con los suficientes profesionales en el área de la salud por las condiciones económicas y de religión.

181

Clientes

El segmento de mercado al que se dirige la empresa son las personas de nivel económico medio bajo, debido a que ellos cuentan con el recurso monetario para poder acceder al servicio; las personas de clase media alta prefieren viajar a ciudades como Guayaquil o Quito para ser atendidas; la población de clase económica baja acceden al servicio de salud por medio de las instituciones del sector público en donde la atención es gratuita.

Las características por las que los clientes prefieren acceder a los servicios de la clínica son: por la tecnología en los equipos médicos, el prestigio en la ciudad, la atención ágil que oferta y la afinidad religiosa.

Poder de negociación de los proveedores

El grado de dependencia de los proveedores es medio, ya que ciertos medicamentos pueden ser escogidos y otros no; es compleja la selección de laboratorios clínicos, pues se trata de productos para la salud de las personas, por lo que la clínica debe elegir un laboratorio que esté certificado y avalado por un profesional médico para su respectivo uso.

Es por ello que para la negociación con los proveedores se toma en consideración el volumen de la compra para lograr obtener un mejor precio en la adquisición del producto, así como descuentos, ofertas e incrementos en el plazo de pago.

182

Análisis macro ambiente

Este análisis tiene como finalidad evaluar varios factores que se encuentran relacionados directamente con el mercado en el que se desarrolla la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA., entre los factores del macro ambiente están: análisis político y legal, económico, social y cultural, tecnológico y ambiental.

Estos factores pueden tener un impacto positivo o negativo para el desempeño de la empresa, una correcta evaluación nos permitirá aprovechar las oportunidades del mercado y minimizar sus amenazas.

Análisis Político y legal

Una de las políticas de gobierno es dar atención médica gratuita a la ciudadanía, por lo que el presidente lleva a cabo el plan “Ecuador Saludable”, éste consiste en captar y retener la mayor cantidad de profesionales médicos ecuatorianos y extranjeros que cuenten con conocimiento y experiencia, con el fin de satisfacer una necesidad básica en los lugares considerados como críticos y desabastecidos; entre los beneficios que ofrece el país para atraer especialistas están: sueldos según su formación académica y experiencia laboral, viáticos, bonificaciones dependiendo del lugar en el que prestarán el servicio y beneficios de ley.

En el ámbito legal se realizó una reforma al Código Orgánico Integral Penal generando incertidumbre para los profesionales, según el artículo 146 de éste proyecto, se señala como homicidio culposo por mala práctica profesional:

183

La persona que al infringir un deber objetivo de cuidado, en el ejercicio o práctica de su profesión, ocasione la muerte de otra, será sancionada con pena privativa de libertad de uno a tres años. El proceso de habilitación para volver a ejercer la profesión, luego de cumplida la pena, será determinado por la Ley.

Será sancionada con pena privativa de libertad de tres a cinco años si la muerte se produce por acciones innecesarias, peligrosas e ilegítimas.

Para la determinación de la infracción al deber objetivo de cuidado deberá concurrir lo siguiente:

1. La mera producción del resultado no configura infracción al deber objetivo de cuidado. 2. La inobservancia de leyes, reglamentos, ordenanzas, manuales, reglas técnicas o lex artis aplicables a la profesión. 3. El resultado dañoso debe provenir directamente de la infracción al deber objetivo de cuidado y no de otras circunstancias independientes o conexas. 4. Se analizará en cada caso la diligencia, el grado de formación profesional, las condiciones objetivas, la previsibilidad y evitabilidad del hecho.

Análisis económico

Los factores económicos que pueden afectar el normal desenvolvimiento de la salud privada en el país, es que éste se encuentra atravesando un cambio significativo en la economía con miras a mejorar la calidad de vida de las personas, mediante una

184

mayor cobertura de los servicios que son considerados primordiales para la población.

El crecimiento económico está siendo utilizado para financiar y mejorar la salud pública, lo que dificulta el crecimiento del sector privado en este ámbito.

Análisis social y cultural

En el mercado ecuatoriano al incrementar los servicios de salud de manera gratuita se disminuye notoriamente la necesidad de acudir a centros privados, pero el servicio público aún no se encuentra en la capacidad de suministrar atención médica por lo que ese mercado insatisfecho debe ser cubierto por el sector privado.

Un aspecto importante es que las personas prefieren asistir a un lugar en el que pueden ser atendidos de una manera más ágil permitiendo así cumplir con sus labores diarias.

Análisis tecnológico y ambiental

El avance tecnológico en el país se encuentra rezagado en comparación al avance mundial, para la prestación de los servicios de salud existe mayor apertura a la importación con la finalidad de otorgar servicios de calidad.

La importancia del impacto ambiental es de gran consideración, no solo por los grupos ecologistas, sino también por el estado y empresas independientes que se

185

dedican al otorgamiento de certificados sobre estándares de responsabilidad social corporativa.

Monitoreo

Para el control propuesto se aplicará la siguiente interrogante: ¿Se ha realizado el análisis de factores internos y externos para el presente año?

Número de factores internos y externos analizados Factores internos y externos propuestos

100

El 100% representará el cumplimiento del análisis de factores internos y externos.

Condición reportable

Las políticas, procedimientos y controles no documentados ocasionan malas interpretaciones por parte del personal.

Recomendación

Elaborar las políticas, procedimientos y controles en cada departamento por el jefe respectivo en un periodo de dos meses y presentarlo a gerencia para su aprobación.

Monitoreo

Se ha determinado el siguiente indicador: Departamentos que han documentado las políticas, procedimientos y controles Total departamentos en la empresa

100

186

El resultado obtenido representará el nivel de cumplimiento sobre la documentación de políticas, procedimientos y controles de los departamentos.

Condición reportable

Existencia de quejas de los pacientes, detectadas en los informes diarios realizados por el personal de recursos humanos, provocando inconformidades por los servicios otorgados.

Recomendación

Evaluar la satisfacción del cliente por medio de encuestas elaboradas por la gerencia y aplicadas por la recepcionista trimestralmente, según una muestra no estadística. Las encuestas aplicadas deberán ser analizadas con la finalidad de efectuar acciones preventivas y correctivas que permitirán mejorar el servicio que brinda la entidad.

Monitoreo

Para la verificación del control propuesto se aplicará el siguiente indicador:

Pacientes insatisfechos Pacientes encuestados

100

Medirá el grado de satisfacción de los pacientes, el 0% demostrará la inexistencia de inconformidades y a mayor valor representa la presencia de quejas por el servicio recibido.

187

Servicios operacionales

Condición reportable

Las historias clínicas que se encuentran en el sistema informático no cuentan con un respaldo y en caso de existir daño en el sistema, se pierda la información referente a los pacientes.

Recomendación

Generar respaldos por parte de los asistentes del departamento sistemas de la información proveniente del sistema UNIMED, esto se realizará diariamente en la aplicación Dropbox que permite almacenar información de manera gratuita en la nube.

Logística

Condición reportable

En el departamento de logística no existen políticas de compra de inventarios, situación por la cual dicho proceso no se realiza adecuadamente.

Recomendación

Establecer políticas de compra por el gerente, director médico y jefa de logística en

188

el periodo de un mes; considerando los criterios que serán aplicados al momento de efectuar el proceso de compra detallado en la figura Nº16.

A continuación se presentan políticas propuestas para el proceso de compra:



Verificar la rotación de mercadería de los últimos tres meses al finalizar cada mes.



Al fin de mes realizar los pedidos según las cantidades que permitan cubrir el stock promedio de mercadería.



Los pedidos deberán ser revisados y aprobados por la jefatura de logística, dirección médica y gerencia.



La recepción de mercadería debe ser realizada únicamente por las asistentes de logística.



Las facturas recibidas deben llevar firma, fecha y hora de recepción.



Las órdenes de pedido deben ser comparadas con las facturas recibidas.



Actualizar mensualmente la base de datos de los proveedores y los precios de la mercadería.

Condición reportable

El departamento de logística no cuenta con políticas de manejo de inventarios que le permitan tener un control de los requerimientos de productos hacia los otros departamentos.

189

Recomendación

Establecer políticas de manejo de inventarios por la jefa de logística en el periodo de treinta días y aprobado por la gerencia en la siguiente semana.

A continuación se presentan políticas propuestas para el manejo interno de inventarios:



Los productos despachados deben ser respaldados a través de notas de egresos, ésta debe contener la firma de la persona que entrega el producto y de recibido.



El jefe de área deberá autorizar cualquier préstamo de medicina e insumos a otras instituciones y emitir un acta de entrega - recepción con la firma de los responsables.



Los consumos internos deben llevar firma del jefe de área para ser despachados.



Realizar constataciones físicas de los medicamentos e insumos mensualmente y emitir a gerencia el informe respectivo detallando los sobrantes y faltantes.



Colocar un distintivo (adhesivo amarillo) a los productos que estén por caducar en un año.



Retirar de percha la mercadería que esté próxima a caducarse en los tres meses.



Respetar el horario de entrega de inventarios: lunes, miércoles y viernes de tres a cinco de la tarde.

190

Condición reportable

Las facturas no son verificadas con las órdenes de compra, generando que no se corrobore el detalle, precio y cantidad solicitado.

Recomendación

Verificar las facturas con las órdenes de compra por parte de las asistentes de logística al momento de la recepción de la mercadería; en caso de estar correcto adjuntar la orden de compra con la factura y de ser incorrecto no aceptar el pedido.

Monitoreo

Se aplicarán los siguientes indicadores:

Facturas que coinciden con el pedido X 100 Total facturas El resultado obtenido determinará la recepción de los productos solicitados con los facturados, siendo el 100% el nivel óptimo de cumplimiento.

Pedidos rechazados Total pedidos recibidos

X 100

El 0% representa que todos los pedidos recibidos cumplen con las especificaciones solicitadas por la compañía.

191

Condición reportable

En las facturas de compras no existe firma de recibido que garantice la recepción de los productos, generando que no haya un responsable por faltantes o mercadería dañada.

Recomendación

Colocar la firma, fecha y hora en las facturas de compras por parte de la persona que reciba la mercadería con la finalidad de avalar los productos receptados

Monitoreo

Se verificará con la utilización del siguiente indicador:

Pérdida económica de inventarios asumidos por la compañía X 100 Costo total de los inventarios en bodega

El resultado obtenido significa el porcentaje que debe asumir la compañía por daños y pérdidas de los productos recibidos que no cuentan con responsable por no tener firma en la factura, para obtener el valor monetario, el porcentaje será multiplicado por el costo del total de inventarios.

Condición reportable

Retraso en los registros de compra y consumo de inventarios en el departamento de logística, provocando que los saldos no se encuentren con valores reales.

192

Recomendación

Registrar la mercadería en el sistema máximo 24 horas después de recibidas por parte de las asistentes de logística y revisadas posteriormente por la jefa departamental.

Monitoreo

A continuación se presenta el siguiente indicador: Registro de mercadería en el día Total facturas recibidas en el día

100

El resultado obtenido representa el porcentaje de consecución del control propuesto.

Condición reportable

Selección inadecuada de proveedores por parte de logística, generando que no se consideren los siguientes aspectos: minimizar costos, mejorar plazos de pago, el control de la calidad, actualizar la base de datos, entre otros.

Recomendación

Seleccionar a los proveedores conjuntamente con la gerencia y dirección médica considerando los siguientes parámetros: costos, plazos de pago, calidad en los productos, tiempo de entrega y volúmenes de productos, esto será realizado anualmente según la base de datos y las ofertas recibidas.

193

Monitoreo

Se efectuará el siguiente indicador:

Proveedores que cumplen con los parámetros establecidos Total proveedores

X 100

Permitirá establecer el porcentaje de proveedores que han sido seleccionados según los parámetros establecidos.

Condición reportable

Las constataciones no son realizadas a todo el inventario provocando que no se detecten faltantes y sobrantes a tiempo.

Recomendación

Realizar constataciones de todo el inventario anualmente y mensualmente realizarlo mediante muestreo; esto lo deberá ejecutar la jefa de logística bajo la supervisión del personal de contabilidad.

Monitoreo

El control será establecido bajo el siguiente indicador:

Diferencia encontrada en inventarios $ X 100 Total de inventarios $ El 0% representa que todo el inventario registrado contablemente se encuentra en bodega.

194

Condición reportable

Las órdenes que recibe el departamento contienen tachones, alteraciones y borrones generando que no exista confiabilidad en la información presentada.

Recomendación

Informar por parte del gerente al personal que no serán aceptadas las órdenes de requisición con alteraciones, tachones y borrones.

Monitoreo

A continuación se presenta el siguiente indicador: Errores en el registro por requisiciones con tachones, alteraciones y borrones Total órdenes de requisición

100

El 0% representará la inexistencia de errores en el registro de las órdenes de requisición.

Condición reportable

Los consumos internos son facturados directamente al paciente y el medicamento sobrante es aplicado como descuento en la factura, generando falta de control sobre el inventario.

195

Recomendación

Llevar el control del consumo de los medicamentos de manera interna y facturar en la cuenta del paciente únicamente lo que ha sido utilizado; este procedimiento deberá ser comunicado inmediatamente por el gerente a las asistentes de logística.

Monitoreo

Para la evaluación del control se presenta el siguiente indicador: Facturas con descuento por consumo parcial realizadas en el mes Total facturas en el mes

100

El porcentaje obtenido detallará el nivel de cumplimiento para éste control.

Condición reportable

Las funciones de la jefa de logística y asistente de sistemas están bajo la responsabilidad de una misma persona, generando que no se cumplan adecuada y oportunamente las actividades encomendadas.

Recomendación

Desvincular las funciones entre la jefa de logística y asistente de sistemas por parte del gerente en los próximos tres meses.

196

Condición reportable

Las oficinas de logística no están separadas de la bodega de inventarios, provocando pérdidas de los productos por el ingreso de personal ajeno al área.

Recomendación

Contratar por parte de la gerencia una persona que se encargue de dividir el espacio físico entre las oficinas y la bodega, en el periodo de un mes.

Monitoreo

A continuación se presenta el siguiente indicador:

Pérdida de productos Total productos en bodega

X 100

El 0% representa la inexistencia de productos perdidos de bodega.

Condición reportable

Las asistentes de logística no han entregado garantía que respalde el valor custodiado, con la finalidad de salvaguardar los recursos controlados.

Recomendación

Solicitar la firma de una letra de cambio por parte de la gerencia al custodio de inventarios al momento de la asignación de ésta responsabilidad, al finalizar la

197

relación laboral será devuelta la letra de cambio.

Personal

Condición reportable

El manual de funciones de la empresa no se encuentra actualizado, ocasionando malas interpretaciones, omisiones o duplicidad de actividades por parte de los empleados.

Recomendación

Elaborar el manual de funciones en un mes por parte de la jefa de recursos humanos, en el cual se describirá para cada cargo: el perfil, los superiores y todas las actividades que deberán ser realizadas. Se deberá actualizar cada que existan cambios en la estructura organizacional e incremento o disminución de las funciones en los cargos de la empresa.

Monitoreo

El indicador planteado para el control propuesto se muestra a continuación:

Errores detectados en la ejecución de las funciones Total funciones asignadas

100

El porcentaje obtenido representará la presencia de errores en la ejecución de las funciones por parte de los empleados.

198

Condición reportable

El departamento de recursos humanos no ha realizado análisis y valuación de puestos, provocando que los empleados se encuentren atraídos por propuestas para laborar en la competencia.

Recomendación

Elaborar el análisis y valuación de puestos anualmente por parte de la jefa de recursos humanos en base al promedio del salario establecido por el ministerio de relaciones laborales y las remuneraciones pagadas en la competencia.

Monitoreo

Representado bajo el siguiente indicador:

Personal inconforme con el sueldo recibido Total empleados

100

El resultado obtenido refleja el porcentaje de empleados inconformes con el sueldo recibido.

Condición reportable

Las evaluaciones del personal son realizadas únicamente en el periodo de prueba, generando que no exista control sobre el cumplimiento de las tareas atribuidas.

199

Recomendación

Evaluar a todo el personal semestralmente por parte del jefe inmediato de la persona evaluada, considerando el cumplimiento de las tareas asignadas en cada departamento.

Monitoreo

El siguiente indicador permitirá verificar la aplicación del control propuesto:

Tareas realizadas Tareas asignadas

100

El 100% demuestra que las tareas asignadas han sido cumplidas en su totalidad.

Condición reportable

Las referencias de los postulantes no son verificadas, ocasionando que no se constate la autenticidad de la información proporcionada por el candidato previo a su contratación.

Recomendación

Verificar las referencias de los postulantes por parte de la asistente de recursos humanos antes de la contratación del candidato.

200

Monitoreo

A continuación se presenta el siguiente indicador: Personal al que se verificó la referencia en el año Personal contratado en el año

100

El indicador propuesto permitirá verificar el control establecido.

Condición reportable

La compañía carece de un esquema definido para la contratación del personal, generando que no se seleccione el candidato más idóneo.

Recomendación

Establecer un esquema de contratación considerando parámetros técnicos y objetivos, como por ejemplo estudios académicos, experiencia laboral, cursos realizados, entre otros, antes de la contratación del empleado por parte de la jefa de recursos humanos y el jefe del departamento que requiere el personal.

Monitoreo

Para la evaluación del control se presenta el siguiente indicador que será aplicado anualmente:

Personal contratado según el esquema establecido por la compañía X 100 Personal contratado La respuesta obtenida reflejará el acatamiento del control establecido.

201

Condición reportable

El departamento no realiza evaluaciones de las condiciones de trabajo del personal generando sanciones por incumplimiento de la normativa laboral.

Recomendación

Elaborar capacitaciones que contribuyan al cumplimiento del reglamento interno de seguridad y salud de trabajo por parte de la jefa de recursos humanos y presentarlo para su aprobación a gerencia en el periodo de un mes.

Monitoreo

Se aplicará el siguiente indicador anualmente:

Horas de capacitación impartida Total capacitación programada

X 100

El 100% representa el cumplimiento de la capacitación programada para los empleados.

Condición reportable

Los departamentos de la empresa no envían a tiempo la información de nómina generando retraso para el cálculo y pago.

202

Recomendación

Entregar por parte de los jefes departamentales mensualmente la información requerida para el cálculo de nómina a la jefa de recursos humanos, máximo hasta el día 24.

Monitoreo

Para la medición se ha establecido el siguiente indicador:

Rol de pagos con errores Total rol de pagos

X 100

El resultado obtenido permitirá verificar la existencia de errores en el rol de pagos y tomar acciones correctivas.

Condición reportable

Existe personal afiliado a la compañía que físicamente no presta ningún servicio en la misma, generando posibles sanciones por parte del IESS.

Recomendación

Iniciar proceso de finiquito por parte de la jefa de recursos humanos del personal que no presta servicio a la empresa.

203

Monitoreo

A continuación se presenta el siguiente indicador: Personal ficticio retirado de nómina Total personal ficticio

100

El indicador determinará el nivel de cumplimiento del control establecido.

Condición reportable

Los empleados al momento de recibir los roles de pago no colocan la firma, provocando que no exista respaldo de la cancelación por el servicio prestado.

Recomendación

Requerir la firma por parte de la jefatura de recursos humanos máximo en los tres días siguientes de realizada la cancelación.

Monitoreo

El indicador propuesto permitirá evaluar el control establecido:

Roles de pago firmados Total de roles de pago

X 100

El 100% representará que los roles de pago cancelados han sido firmados.

204

Condición reportable

Existencia de bonificaciones que se encuentran dentro de la remuneración y que no son consideradas para el cálculo de aportación al IESS, situación por la cual se está asumiendo responsabilidad patronal.

Recomendación

Reemplazar la bonificación por subsidio de transporte y/o alimentación que puede representar hasta un 30% de la remuneración y no es aportable según la ley de seguridad social, esto debe ser realizado por el contador.

4.1.1.4.2 Área Financiera

Tesorería

Condición reportable

La gerencia no ha solicitado garantías a los custodios de caja como respaldo de los recursos controlados.

Recomendación

Solicitar garantías mediante la firma de letra de cambio a los custodios de caja, esto será realizado por parte de la gerencia al momento de asignar la responsabilidad.

205

Condición reportable

Se receptan cheques como pago de los servicios brindados, generando riesgo en la recaudación del efectivo al no poder efectuarse el cobro.

Recomendación

Establecer como controles por parte de la gerencia: la validación de fondos al momento de la recepción de cheques y la aceptación de cheques que estén respaldados por un garante que pueden ser: socios, doctores que prestan servicio a la institución y jefes departamentales.

Monitoreo

A continuación se presenta el siguiente indicador:

Cheques validados o garantizados X 100 Cheques recibidos

El resultado obtenido representa el porcentaje de cheques validados o garantizados recibidos en el mes.

Condición reportable

El dinero de caja es utilizado para realizar pagos a proveedores, generando falta de control en la recaudación de efectivo.

206

Recomendación

Establecer por parte de la gerencia como política que el dinero de caja no sea utilizado para el pago a proveedores, sino que se emita cheques para cancelar la deuda, esto aplicará a los departamentos de contabilidad y tesorería.

Monitoreo

Se efectuará el control propuesto mediante el siguiente indicador:

Reportes con faltantes Total reportes emitidos

100

El 0% representará la inexistencia de faltantes del dinero de caja.

Condición reportable

El dinero recaudado en caja no es depositado diariamente, generando acumulación, malversación o pérdida del recurso monetario.

Recomendación

Depositar diariamente el efectivo recaudado en caja, la jefatura de tesorería debe comunicarse con el personal del banco para que éstos retiren todos los días el efectivo para ser depositado.

Monitoreo

207

A través del siguiente indicador: Número de veces en que se realizaron los depósitos en el mes Número de veces programados para efectuar depósitos en el mes

100

Los resultados obtenidos representarán el porcentaje de cumplimiento.

Condición reportable

Los arqueos de caja no son documentados, provocando la inexistencia de un respaldo del control efectuado.

Recomendación

Establecer un formato para el arqueo de caja por parte de tesorería, en el cual se detallen los valores verificados, la firma de la responsable de caja y la persona que lo realiza. Los arqueos serán realizados una vez al mes y se emitirá un informe para gerencia de las novedades encontradas.

A continuación se presenta una propuesta de formato para el arqueo de caja.

Figura Nº 97. Formato de arqueo de caja.

Empresa CONCLISAN CÍA. LTDA. Arqueo de Caja Fecha: Hora inicio: Hora terminación:

Cantidad

Efectivo Detalle

Valor $

208

$ $ $ Total $ Cheques Detalle

Cantidad

Valor $ $ $ Total $

Documentos Concepto

Fecha

Valor

$ $ $ $ Total $ Total presentado $ Ventas realizadas en efectivo (+) Cobro de cuentas pendientes (+) Fondo asignado por la empresa = Saldo contable

$ $ $ $ $

Diferencia Firmas

Responsable de caja

Delegado

Fuente: Investigación de campo, 2014 Elaborado por: Cumbicus Silvana / Pacheco Thalía

Monitoreo

Para constatar lo planteado anteriormente se presenta el siguiente indicador que será aplicado trimestralmente:

Arqueos en los que se ha encontrado diferencias Total arqueos

100

209

El resultado obtenido representará las diferencias encontradas en los arqueos realizados.

Condición reportable

La gerencia no ha establecido políticas para el manejo de caja chica provocando que el responsable tome decisiones inadecuadas.

Recomendación

Establecer políticas por parte de gerencia para el manejo de caja chica en el periodo de un mes.

A continuación se presenta una propuesta de políticas para el control de caja chica:

1. La caja chica está a cargo de la jefa de tesorería y será destinada para cubrir gastos menores de los departamentos. 2. El fondo de caja chica será de dos mil dólares ($ 2.000) debido a que se ha considerado el dato histórico de desembolsos en la semana. 3. Los desembolsos de caja chica no deben ser superiores a los cincuenta dólares por transacción. 4. Para la entrega de dinero deberá existir un documento de autorización por el jefe del departamento que solicita los recursos. 5. La reposición de caja chica se realizará semanalmente o cuando el monto sea igual o inferior a doscientos dólares ($ 200).

210

6. Para la reposición se deberá emitir un reporte hacia la gerencia por parte de la responsable, detallando los gastos y adjuntando los documentos de respaldo. 7. Para la entrega de dinero se deberá firmar un documento por parte de la persona que recibe el efectivo, el mismo que deberá estar previamente autorizado por el jefe departamental. 8. El fondo de caja chica será protegido con llave y únicamente el responsable tendrá acceso al efectivo.

Condición reportable

Las políticas para el manejo de cuentas por cobrar no han sido establecidas, por lo que existen problemas al momento de otorgar un crédito y en su recuperación.

Recomendación

Establecer políticas para el manejo de cuentas por cobrar por parte de la gerencia en el periodo de un mes.

A continuación se detallan las políticas que deberían llevarse a cabo: 1. Se otorgará crédito por un plazo de 30 días. 2. La responsable del manejo de cuentas por cobrar es la jefa de tesorería. 3. Para el otorgamiento de crédito se debe contar con un garante que pueden ser los socios o los especialistas que laboran en la empresa.

211

4. Al no existir el pago en el plazo acordado, como primera opción se llamará al garante, segundo llamar al deudor y de no existir la cancelación se cobrará los valores al garante. 5. Solicitar la firma de una letra de cambio y la entrega de un bien que respalde el servicio brindado en el caso de no existir la cancelación del servicio brindado. 6. El monto máximo para el otorgamiento de crédito es de dos mil dólares ($ 2.000). 7. Emitir reportes mensuales de las cuentas por cobrar. 8. Realizar confirmaciones con las personas que tienen cuentas pendientes con la empresa. 9. Efectuar comparaciones de las cuentas por cobrar con el registro contable.

Monitoreo

Verificado a través del siguiente indicador:

Errores detectados en el otorgamiento de créditos Créditos otorgados

100

El 0% representará que no existen errores en el otorgamiento de créditos.

212

Contabilidad

Condición reportable

Los estados financieros no son elaborados según las NIIF para pymes, provocando que la gerencia no tome las decisiones adecuadas por carecer de información real y fiable.

Recomendación

Cumplir con la normativa NIIF para pymes para el procesamiento y presentación de estados financieros por parte del contador.

Condición reportable

El personal de contabilidad realiza las declaraciones en los últimos días de su presentación y en ocasiones no son elaboradas a tiempo, generando sanciones por incumplimiento de la normativa tributaria.

Recomendación

Realizar las declaraciones con cinco días de anticipación por parte del contador para validar que el anexo transaccional cuadre con la declaración del IVA y con los mayores contables.

213

Monitoreo

El siguiente indicador ha sido planteado para controlar la aplicación de la propuesta de manera semestral:

Multas generadas por declaraciones X 100 Valores cancelados al SRI El resultado obtenido determinará el porcentaje cancelado al SRI por concepto de multas generadas en las declaraciones.

Condición reportable

El sistema informático no se encuentra correctamente configurado para la elaboración de los asientos contables, provocando que el personal retrase sus actividades por la corrección de inconsistencias.

Recomendación

Configurar el sistema informático para un adecuado registro contable por parte del departamento de sistemas en base a las observaciones realizadas por contabilidad, en el periodo de un mes.

Monitoreo Se ha establecido el siguiente indicador:

Horas utilizadas para la corrección de asientos Horas laboradas en el mes

X 100

214

El resultado representará el porcentaje del tiempo utilizado para corregir los asientos contables originados por el sistema.

Presupuesto

Condición reportable

Las jefaturas no elaboran el presupuesto para sus departamentos, ocasionando que el jefe financiero realice el presupuesto sin considerar sus requerimientos.

Recomendación

Elaborar el presupuesto por parte de las jefaturas de cada departamento, máximo en los dos últimos meses del año y enviarlo al jefe financiero para que realice la consolidación.

Condición reportable

La compañía no elabora el presupuesto oportunamente, provocando que no se conozcan los valores asignados para cada departamento.

Recomendación

Elaborar el presupuesto anual consolidado, máximo en los dos primeros meses del año por parte del jefe financiero, para que sea aprobado por la junta general de socios

215

y comunicado inmediatamente a los departamentos.

Condición reportable

El presupuesto no es revisado ni ajustado, provocando que la información presentada no sea confiable y por lo tanto se generen falsas expectativas de la situación económica financiera llevando a que se tomen malas decisiones.

Recomendación

Ajustar el presupuesto por parte del jefe financiero en el mes de julio en caso de existir cambios en las condiciones del negocio o errores de elaboración.

Bancos

Condición reportable

La gerencia no ha establecido controles para evitar sobregiros bancarios, generando pago por concepto de intereses y al ser recurrentes cuando se solicite un crédito no sea aprobado.

Recomendación

Verificar en el presupuesto el monto asignado para desembolsos cada vez que sea girado un cheque por parte del jefe financiero evitando así los sobregiros bancarios.

216

Condición reportable

El departamento contable mantiene cheques emitidos superiores a los trece meses en sus registros, generando que la cuenta bancos se encuentre subvalorada en el sistema.

Recomendación

Evaluar en la conciliación bancaria mensualmente aquellos cheques emitidos a la vista que no han sido cobrados en seis meses, monitorear las razones por la falta de cobro y de no existir la deuda se procederá a dar de baja y registrar la cuenta como otros ingresos; este procedimiento será realizado por la asistente de contabilidad.

Condición reportable

Las conciliaciones bancarias no son realizadas mensualmente, generando la inexistencia de ajustes contables y la verificación del saldo exacto de la cuenta bancos.

Recomendación

Elaborar mensualmente las conciliaciones bancarias entre los quince a veinte días del mes siguiente por parte de la asistente contable.

217

Monitoreo

Verificado a través del siguiente indicador cualitativo:

Conciliaciones bancarias elaboradas antes del 20 del mes siguiente X 100 Conciliaciones bancarias El resultado obtenido determinará el porcentaje de conciliaciones bancarias elaboradas oportunamente.

Condición reportable

Las conciliaciones bancarias no son aprobadas por el contador, provocando que no sean detectadas las partidas pendientes de registro.

Recomendación

Aprobar mensualmente las conciliaciones bancarias por parte del contador, con el objetivo de verificar que no existan partidas pendientes de registro que afecten la información contable.

Monitoreo

A continuación se detallan los siguientes indicadores a emplear: Conciliaciones bancarias aprobadas Conciliaciones bancarias

X 100

El 100% representará que todas las conciliaciones bancarias han sido aprobadas por el contador.

218

Conciliaciones bancarias con cuentas pendientes de registro X 100 Conciliaciones bancarias El 0% representará que no existen cuentas pendientes de registro en las conciliaciones bancarias.

Condición reportable

El jefe financiero no lleva un control sobre la emisión de cheques posfechados, esta situación genera problemas como son: cobro anticipado, multas y cierres de cuenta.

Recomendación

Llevar el control de los cheques posfechados emitidos y en caso de ser cobrados antes de la fecha establecida se disponga de los recursos para cancelarlos.

Monitoreo

Será verificado a través de los siguientes indicadores: Cheques posfechados que han sido cobrados antes de la fecha estipulada Cheques posfechados emitidos

100

El 0% representará que el control se está cumpliendo.

Multas generadas por emisión de cheques posfechados Cheques posfechados emitidos

100

El 0% representará que no se han generado multas por emisión de cheques posfechados.

219

Pasivo

Condición reportable

La empresa no ha tomado en cuenta la provisión para jubilación patronal de sus empleados, situación que genera problemas de iliquidez en el futuro por no haber considerado éstos desembolsos en la empresa.

Recomendación

Realizar el cálculo de la provisión para la jubilación patronal de los empleados por parte de un actuario calificado y registrarlo por la asistente contable.

Condición reportable

En las obligaciones a largo plazo no se clasifica la parte corriente, ocasionando que no se presente correctamente en los estados financieros las deudas con terceros, ni se considere los pagos a corto plazo.

Recomendación

Clasificar anualmente la parte corriente de la no corriente con respecto a las obligaciones con terceros por parte del contador.

220

Condición reportable

La empresa tiene obligaciones con partes relacionadas que no son presentadas por separado, se encuentran en la cuenta general obligaciones por pagar; generando que los usuarios no conozcan la existencia de las obligaciones con partes relacionadas.

Recomendación

Presentar las obligaciones con partes relacionadas por separado de las obligaciones por pagar; deberá ser realizado cada vez que se adquiera una obligación con los socios, por parte del contador.

Condición reportable

La gerencia no ha establecido la periodicidad de pago ni la tasa de interés de los préstamos otorgados por los socios, provocando que no estén documentados los parámetros del préstamo.

Recomendación

Establecer las condiciones de pago de los préstamos otorgados por los socios, desde que se adquiere la obligación; esto se realizará por parte del gerente y del prestamista para un adecuado control del recurso monetario.

CONCLUSIONES Y RECOMENDACIONES

CONCLUSIONES



De la evaluación realizada se ha determinado que el control interno que se mantiene es débil, a causa de que las normas, políticas y procedimientos que se aplican en los procesos administrativos y financieros no se realizan de forma ordenada, ni se contempla la documentación necesaria, provocando que la toma de decisiones sea equivocada.



Del análisis realizado al área administrativa se identificó que los riesgos de mayor impacto son: la inexistencia de un organigrama que establezca los niveles jerárquicos en la compañía y la falta de comunicación de la misión, visión, objetivos y políticas de la empresa a los empleados, provocando el incumplimiento de las metas propuestas.



El área financiera denota la falta de interacción entre los departamentos que lo conforman, generando retraso en la documentación y registro, lo cual conlleva a que la información solicitada por los usuarios no sea fiable por no estar actualizada.



En el levantamiento de información por medio de la observación, entrevistas y cuestionarios, se ha podido determinar que existen varios riesgos en los diferentes departamentos de la compañía que no permiten su correcto funcionamiento.

222

RECOMENDACIONES



Establecer, documentar y comunicar las normas, políticas y procedimientos que permitan mejorar el control interno de los departamentos que conforman la empresa CONCLISAN CÍA. LTDA.



Se defina una estructura organizacional, perfiles y funciones para cada cargo, y también se comunique la misión, visión y objetivos de la compañía a los empleados para que establezcan los objetivos departamentales que contribuyan al cumplimiento del objetivo general planteado por la junta general de socios.



Entre los departamentos de la empresa debe existir comunicación eficiente a través de reportes que permitan agilitar el procesamiento de la información, para que las áreas involucradas tengan conocimiento de las situaciones positivas y negativas que afectan el desempeño del negocio.



Implementar las recomendaciones orientadas a mejorar el control interno con la finalidad de ser más eficientes en el uso de los recursos y minimizar los riesgos existentes en los departamentos evaluados, permitiendo así dar continuidad al negocio en el mercado y alcanzar los beneficios esperados por los socios.

223

FUENTES DE REFERENCIA O DE INFORMACIÓN

Fuentes Bibliográficas

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Fuentes Lincográficas Calderón, S., & Ortega, J. (2009 de Julio). Guía para la elaboración de diagramas de flujo. Recuperado el 20 de Enero de 2014, de http://documentos.mideplan.go.cr/alfresco/d/d/workspace/SpacesStore/6a88e be4-da9f-4b6a-b366-425dd6371a97/guia-elaboracion-diagramas-flujo2009.pdf Cartaya, C. (2011). IDEAF. Recuperado el 12 de Diciembre de 2013, de http://www.ideaf.org/?ideaf=articulos&id=30 Ramonet, J. (2013). Análisis y diseño de procesos empresariales. Recuperado el 20 de Enero de 2014, de http://www.jramonet.com/sites/default/files/adjuntos/Diagramas_Flujo_JRF_ v2013.pdf

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Anexo N潞 1. Documentaci贸n de la cuenta de una persona hospitalizada

227

Anexo NÂş 2. Informe de pacientes hospitalizados con sus historias clĂnicas

228

Anexo NÂş 3. Normas del departamento de logĂstica

229

Anexo NÂş 4. Ă&#x201C;rdenes de compra inventarios y sus respectivos asientos contables

230

231

Anexo Nยบ 5. Orden de compra con su respectiva factura

232

233

Anexo Nยบ 6. Nota de egreso de emergencia con tachones

Anexo Nยบ 7. Nota de egreso de emergencia modificada

234

Anexo N潞 8. Nota de egreso / requisici贸n alterada

Anexo N潞 9. Nota de egreso / requisici贸n sin firmas

235

Anexo Nยบ 10. Informe del inventario de medicinas e insumos

236

237

238

239

240

Anexo Nº 11. Arqueo de botiquín

241

242

Anexo NÂş 12. Informe de actividades diarias del personal de limpieza y enfermerĂa

243

Anexo N潞 13. Planilla de n贸mina

244

Anexo N潞 14. Acci贸n de personal

245

Anexo Nยบ 15. Cierre de caja

246

247

248

Anexo N潞 16. Recepci贸n de producci贸n.

249

Anexo Nยบ 17. Documento emitido por el banco del efectivo recibido

250

Anexo Nยบ 18. Informe de los desembolsos de caja chica

251

Anexo Nº 19. Consolidado de cuentas a créditos facturado (convenios)

Anexo Nº 20. Consolidado de cuentas a créditos facturado (pacientes)

252

Anexo Nº 21. Informe de créditos a empleados por atención médica

253

Anexo Nยบ 22. Factura de compra de propiedad, planta y equipo

254

Anexo N潞 23. Acta de entrega de recepci贸n de propiedad, planta y equipo

255

Anexo Nยบ 24. Comprobante de egreso con su respectiva factura de compra

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Anexo N潞 25. Tabla de amortizaci贸n