PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO
Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE INVENTARIOS DEL ALMACÉN DE LA “ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO ASOGAN-SD”, PERIODO PRIMER SEMESTRE AÑO 2016 Trabajo de Titulación previo a la obtención del título de Ingenieros en Contabilidad y Auditoría CPA Línea de Investigación: Implementación de Control Interno Autores: MORALES CEDEÑO KAREN ALEJANDRA RODRÍGUEZ TINIZARAY DIANA CRISTINA Director: ING. PIEDAD ELIZABETH ALARCÓN TOABANDA T. MDE Santo Domingo– Ecuador Febrero, 2017
PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÓLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO Dirección Académica – Escuela de Ciencias Administrativas y Contables
HOJA DE APROBACIÓN EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE INVENTARIOS DEL ALMACÉN DE LA “ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO ASOGAN-SD”, PERIODO PRIMER SEMESTRE AÑO 2016 Línea de Investigación: Implementación de Control Interno
Autores: MORALES CEDEÑO KAREN ALEJANDRA RODRÍGUEZ TINIZARAY DIANA CRISTINA
Ing. Piedad Elizabeth Alarcón Toabanda T.MDE
f.____________________
DIRECTOR DEL TRABAJO DE TITULACIÓN Ing. Ximena Leticia García Zambrano Mg. C.A. CALIFICADOR
f.______________________
Ing. Patricio Rodrigo Portero López Mg. CALIFICADOR
f.______________________
Doris Celi Mg. f._____________________ DIRECTOR DE LA ESCUELA DE CIENCIAS ADMINISTRATIVAS Y CONTABLES
Santo Domingo– Ecuador Febrero, 2017
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DECLARACIÓN DE AUTENTICIDAD Y RESPONSABILIDAD
Nosotras Morales Cedeño Karen Alejandra con número de cédula 2300138852 y Rodríguez Tinizaray Diana Cristina portadora de la cédula de ciudadanía No. 2300464654 declaramos que los resultados obtenidos en la investigación que presentamos como informe final, previo la obtención del Grado de Ingenieros en Contabilidad y Auditoría CPA son absolutamente originales, auténticos y personales.
En tal virtud, declaramos que el contenido, las conclusiones y los efectos legales y académicos que se desprenden del trabajo propuesto de investigación y luego de la redacción de este documento son y serán de nuestra y exclusiva responsabilidad legal y académica.
Morales Cedeño Karen Alejandra CI. 2300138852
Rodríguez Tinizaray Diana Cristina C.I. 2300464654
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AGRADECIMIENTO Dirijo mi más sincero agradecimiento a Dios, por permitirme culminar una etapa más de mi vida, por darme la oportunidad de vivir y por estar conmigo en cada paso que doy, fortalecer mi corazón e iluminar mi mente. Quiero expresar mi más profundo agradecimiento a mis padres que hicieron que esto fuera posible, por todo su esfuerzo y sacrificio laboral para darme una carrera profesional para mi futuro, su apoyo incondicional, moral y económico, y a quien debo mi inspiración para la culminación de mi profesión, especialmente a mi madre por su lucha constante e infinito amor, quien a lo largo de mi vida ha velado por mi bienestar y educación, siendo mi apoyo en todo momento, presentando su confianza en mí inteligencia y capacidad. Aunque hemos pasado momentos difíciles, los hemos sabido superar, gracias por estar a mi lado, para ellos mi amor, obediencia y respeto. A Diana Rodríguez, me brindó su respeto y amistad durante todo el proceso de nuestro trabajo de titulación, superando obstáculos para alcanzar un objetivo en común, juntas hemos podido lograrlo con apoyo y perseverancia. Las palabras nunca serán suficientes para testimoniar mi aprecio y agradecimiento a ustedes, mi mayor reconocimiento y gratitud.
Karen Alejandra Morales Cedeño
v Agradezco principalmente a Jehová Dios, por permitirme la vida cada día, y así poder cumplir con una de mis metas, también a mis padres y mis hermanos por su apoyo incondicional en este proceso, a todos mis amigos que me dieron apoyo moral en diferentes circunstancias de mi vida estudiantil. A mi compañera de tesis, Alejandra Morales, ya que juntas hemos podido llegar a este punto de una nueva etapa en nuestras vidas, compartimos apoyo, esfuerzos y motivación mutuamente en el proceso y a los docentes que ayudaron en la formación de mi carrera universitaria por sus conocimientos impartidos. A la Pontificia Universidad Católica del Ecuador Sede Santo Domingo, por permitirme formarme con conocimientos necesarios para ser una profesional y aplicarlo exitosamente en el ámbito laboral. Expreso mi agradecimiento también a la Mg. Piedad Alarcón quién nos guió, apoyándonos y compartiendo información de gran relevancia para mejorar en el proceso del presente trabajo así como al Auditor Elvis Flores que nos apoyó en un inicio de gran manera con sus conocimientos. Agradezco también a los integrantes de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD por haber contribuido con la información necesaria para proceder a realizar el presente trabajo con éxito. Diana Cristina Rodríguez Tinizaray
vi
DEDICATORIA Mi trabajo, producto de constante esfuerzo y sacrificio, se lo dedico a Dios con todo mi amor y mi cariño, el que me da fortaleza para continuar cuando a punto de caer he estado, me dio la oportunidad para salir adelante, de vivir y regalarme la familia maravillosa que tengo, se la dedico a él, mi Dios del cielo. A Jorge Morales mi padre, quiero compartir este logro con él, porque creyó en mí, siempre ha estado presente en mi vida, sé que está orgulloso de la persona que me he convertido, lo que hizo hoy posible, que haya alcanzado uno de mis más anhelados sueños. A Deccy Cedeño mi madre, por ser mi mejor amiga y estar siempre conmigo, por su valioso apoyo moral con sus palabras de aliento que fue el mayor impulso para seguir, por haber confiado en mí plenamente sin dudar de mi inteligencia ni un segundo, por su lucha para que salga adelante y no deje de estudiar, motivándome, de ella es mi victoria, por ella soy lo que soy, es mi vida. La amo. A mi mamita Luisa Gutiérrez, por su gran amor y generosidad, que me ha consentido y me ha apoyado, ha sido pilar fundamental en mi vida, siendo mi más grande motivación para salir adelante y ser mejor día a día. A mis hermanos por ser el soporte diario, me han impulsado a continuar sin derrotas, con ansias de superación en todo momento, los amo.
Karen Alejandra Morales Cedeño
vii Dedico este trabajo a mis padres Hernán Rodríguez y Norma Tinizaray, ya que fueron la base fundamental de que pueda llegar a esta gran meta, gracias a sus esfuerzos me dieron apoyo moral, material y emocional, sobre todo su amor incondicional lo que hizo posible que siga adelante hacia mis objetivos planteados. A mis queridos hermanos Yomaly y Jair Rodríguez que también me apoyaron en el proceso y motivación para ser un excelente ejemplo para ellos como hermana mayor en todos los aspectos de mi vida, también a mis familiares y amigos por su ánimo constante y profesores que me motivaron a seguir progresando en mi carrera profesional y de vida. Diana Cristina Rodríguez Tinizaray
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RESUMEN El presente trabajo de Disertación de Grado expone sobre la realización de un Examen especial al ciclo de inventarios del almacén de la “Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD”, periodo primer semestre año 2016. Con este examen especial se intenta crear bases para una evaluación de los inventarios del almacén ganadero, para evaluar la posibilidad de que existan errores, algún fraude o deficiencia dentro del proceso. Es necesario mantener registros contables adecuados, oportunos y actualizados, proporcionando información básica para una acertada toma de decisiones que permita mejorar la rentabilidad del almacén. Para obtener una adecuada evaluación se debe contar con procesos y políticas claramente definidas que permitan mejorar eficientemente las actividades realizadas en el almacén. En el proyecto de la investigación se presentan las bases epistemológicas suficientes para el desarrollo del examen especial, se utilizó además técnicas que fueron de vital importancia para aplicar directamente en el ciclo de los inventarios que existe en el almacén ganadero, como la constatación física, con el fin de evaluar los procedimientos que tiene la empresa en este departamento. Como resultado se encuentra plasmado el informe final de auditoría en el cual indica las deficiencias detectadas en el ciclo de inventarios, por consiguiente los hallazgos obtenidos durante la ejecución del examen especial de los cuales surgieron las conclusiones y recomendaciones a aplicar para la mejora de procesos en la Asociación. Además se formularon conclusiones referentes al trabajo de titulación y relacionados a los objetivos propuestos inicialmente que fueron cumplidos con éxito.
ix
ABSTRACT The present work of Degree Dissertation exposes on the realization of a special Exam to the inventory cycle of the warehouse of the "Asociaciรณn de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD", period first semester year 2016. This special examination tries to create bases for an evaluation of inventories of the stockyard to assess the possibility of errors, fraud or deficiency in the process. It is necessary to maintain adequate, timely and updated accounting records, providing basic information for a sound decision making to improve the profitability of the warehouse. In order to obtain an adequate evaluation, it is necessary to have clearly defined processes and policies to efficiently improve the activities carried out in the warehouse. In the research project, the epistemological foundations sufficient for the development of the special examination were presented. Techniques were also used that were of vital importance to apply directly to the inventory cycle that exists in the livestock store, such as physical verification, with In order to evaluate the procedures that the company has in this department. As a result, the final audit report shows the deficiencies detected in the inventory cycle, consequently the findings obtained during the execution of the special review, from which the conclusions and recommendations to be applied for the improvement of processes in the Association. In addition, conclusions were drawn regarding the work of titling and related to the initially proposed objectives that were successfully fulfilled.
x
ÍNDICE AGRADECIMIENTO ..................................................................................................... IV DEDICATORIA ............................................................................................................... VI RESUMEN ..................................................................................................................... VIII ABSTRACT ...................................................................................................................... IX ÍNDICE ............................................................................................................................... X ÍNDICE DE TABLAS ..................................................................................................... XV ÍNDICE DE FIGURAS ................................................................................................. XVI 1.
INTRODUCCIÓN ....................................................................................................... 1
2
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA .................................................................. 3 2.1
ANTECEDENTES ...................................................................................................... 3
2.2
PROBLEMA DE INVESTIGACIÓN ............................................................................... 5
2.2.1 Delimitación del Problema ................................................................................ 6 2.2.1.1 2.3
Sistematización .......................................................................................... 6
JUSTIFICACIÓN DE LA INVESTIGACIÓN .................................................................... 6
2.3.1 Objetivos de la Investigación ............................................................................. 8
3
2.3.1.1
Objetivo General ........................................................................................ 8
2.3.1.2
Objetivos específicos ................................................................................. 9
MARCO REFERENCIAL ........................................................................................ 10 3.1
REVISIÓN DE LA LITERATURA O FUNDAMENTOS TEÓRICOS ................................... 10
3.1.1 Auditoría .......................................................................................................... 10 3.1.1.1
Definición ................................................................................................ 10
3.1.1.2
Importancia de la Auditoría ..................................................................... 10
xi 3.1.1.3
Clasificación de la Auditoría ................................................................... 11
3.1.1.4
Auditoría Financiera ................................................................................ 14
3.1.1.5
Clases de Riesgo de Auditoría ................................................................. 14
3.1.1.6
Fases de la Auditoría ................................................................................ 15
3.1.1.7
Clases de auditores ................................................................................... 17
3.1.1.8
Principios del Auditor .............................................................................. 18
3.1.1.9
Procedimientos de Auditoría.................................................................... 20
3.1.2 Examen Especial .............................................................................................. 21 3.1.2.1
Enfoque del examen especial ................................................................... 22
3.1.2.2
Ejecución del trabajo................................................................................ 23
3.1.2.3
Los papeles de trabajo:............................................................................. 23
3.1.2.4
Referencia o índices de Auditoría ............................................................ 25
3.1.2.5
Marcas de comprobación o Tic-Mac ....................................................... 27
3.1.2.6
Marcas De Auditoría ................................................................................ 27
3.1.3 Control interno ................................................................................................. 28 3.1.3.1
Definición ................................................................................................ 28
3.1.3.2
Clasificación del control interno .............................................................. 28
3.1.3.3
Componentes del control interno según COSO-ERM ............................. 29
3.1.3.4
Evaluación del sistema de Control Interno .............................................. 31
3.1.3.5
Hallazgos.................................................................................................. 32
3.1.3.6
Comunicación de resultados .................................................................... 33
3.1.4 Inventario de Mercaderías................................................................................ 37 3.1.4.1
Finalidad de los Inventarios ..................................................................... 38
3.1.4.2
Sistemas de Control ................................................................................. 38
3.1.4.3
Ciclo de Inventarios ................................................................................. 40
xii 3.1.4.4
Tipos de existencias ................................................................................. 41
3.1.4.5
Métodos de valoración ............................................................................. 41
3.1.4.6
Ubicación de las existencias .................................................................... 43
3.1.4.7
Mercaderías que se encuentran en el recinto del almacén. ...................... 43
3.1.4.8
Mercancías en situaciones especiales. ..................................................... 43
3.1.4.9
Mercancías que se encuentran fuera del recinto del almacén. ................. 44
3.1.4.10 Normas de contabilización y valoración .................................................. 44 3.1.5 Auditoría en existencias: .................................................................................. 45 3.1.5.1
Definición ................................................................................................ 45
3.1.5.2
Objetivos de Auditoría del área de existencias ........................................ 46
3.1.5.3
Procedimientos de Auditoría en el área de existencias ............................ 47
3.1.6 Normativa ........................................................................................................ 49 3.1.6.1
Normas de Auditoría ................................................................................ 49
3.1.6.2
Normas Internacionales de Auditoría (NIA)............................................ 50
3.1.6.3
Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA) .............................................. 51
3.1.6.4
Guías de Auditoría ................................................................................... 53
3.1.6.5
Normas contables ..................................................................................... 53
3.1.7 Normas Internacionales ................................................................................... 54 3.1.7.1
Norma OHSAS 18001:2007 .................................................................... 54
3.1.8 Asociación........................................................................................................ 54
4
3.1.8.1
Definición de Asociación ......................................................................... 54
3.1.8.2
Constitución de una Asociación............................................................... 55
3.1.8.3
Obligaciones tributarias ........................................................................... 57
3.1.8.4
Asociación de ganaderos.......................................................................... 58
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN ....................................................... 60
xiii 4.1
ENFOQUE/TIPO DE INVESTIGACIÓN ....................................................................... 60
4.1.1 Enfoques de investigación ............................................................................... 60 4.1.1.1
Enfoque Cuantitativo: .............................................................................. 60
4.1.1.2
Enfoque Cualitativo: ................................................................................ 60
4.1.2 Tipos de Investigación ..................................................................................... 60
4.2
4.1.2.1
Investigación de campo: .......................................................................... 61
4.1.2.2
Investigación Bibliográfica ...................................................................... 61
4.1.2.3
Método Analítico: .................................................................................... 61
4.1.2.4
Investigación empírica: ............................................................................ 61
4.1.2.5
Investigación Explicativa ......................................................................... 62
4.1.2.6
Investigación no experimental ................................................................. 62
POBLACIÓN/MUESTRA .......................................................................................... 62
4.2.1 Población.......................................................................................................... 62 4.2.2 Muestra ............................................................................................................ 63 4.3
TÉCNICAS E INSTRUMENTACIÓN DE RECOGIDA DE DATOS ..................................... 63
4.3.1 Técnicas ........................................................................................................... 63 4.3.2 Instrumentos ..................................................................................................... 64 4.4 5
TÉCNICAS DE ANÁLISIS DE DATOS ........................................................................ 64
RESULTADOS .......................................................................................................... 65 5.1
DISCUSIÓN Y ANÁLISIS DE LOS RESULTADOS ........................................................ 65
5.2
PROPUESTA DE INTERVENCIÓN.............................................................................. 68
5.2.1 Fase I Planificación de Auditoría ..................................................................... 68 5.2.1.1
Informe de visita preliminar..................................................................... 68
5.2.1.2
Alcance de la auditoría............................................................................. 69
5.2.1.3
Conocimiento de la entidad ..................................................................... 69
xiv 5.2.1.4
Programa de Trabajo ................................................................................ 71
5.2.2 Fase II Ejecución de la Auditoría..................................................................... 74 5.2.3 Cuestionario de Control Interno....................................................................... 74 5.2.3.2
Informe de Control Interno ...................................................................... 81
5.2.4 Fase III: Resultados.......................................................................................... 93 5.2.4.1
Ciclo de Inventarios ................................................................................. 93
5.2.5 Propuesta de Intervención .............................................................................. 113 5.3
CONCLUSIONES ............................................................................................. 114
5.4
RECOMENDACIONES .................................................................................... 116
BIBLIOGRAFÍA ............................................................................................................. 118 LINKOGRAFÍA .............................................................................................................. 121 ANEXOS .......................................................................................................................... 124
xv
ÍNDICE DE TABLAS TABLA 1. REFERENCIAS DE AUDITORÍA ................................................................................... 26 TABLA 2.MARCAS DE AUDITORÍA............................................................................................. 27 TABLA 3. RESULTADOS AMBIENTE INTERNO ............................................................................ 82 TABLA 4. RESULTADOS ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS ....................................................... 83 TABLA 5. RESULTADOS EVALUACIÓN DE RIESGO ..................................................................... 85 TABLA 6. RESULTADO RESPUESTA AL RIESGO.......................................................................... 86 TABLA 7. RESULTADO ACTIVIDADES DE CONTROL .................................................................. 87 TABLA 8. INFORMACIÓN Y COMUNICACIÓN .............................................................................. 88 TABLA 9. SUPERVISIÓN ............................................................................................................. 89 TABLA 10. MATRIZ RESUMEN EVALUACIÓN CONTROL INTERNO .............................................. 90 TABLA 11. MATRIZ DE SEGUIMIENTO DE CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES .................. 113
xvi
ÍNDICE DE FIGURAS FIGURA 1. CLASIFICACIÓN DE LOS TIPOS DE AUDITORÍA .......................................................... 11 FIGURA 2. CLASES DE RIESGOS DE AUDITORÍA ......................................................................... 14 FIGURA 3. ASPECTOS A CONSIDERAR EN LA PLANIFICACIÓN DE AUDITORÍA ............................. 15 FIGURA 4. FUNCIONES DEL CICLO DE INVENTARIOS Y ALMACENAJE ......................................... 41 FIGURA 5. ORGANIGRAMA ASOGAN-SD ................................................................................ 70
1
1. INTRODUCCIÓN Según el Plan de Desarrollo y Ordenamiento Territorial la Población Económicamente Activa (PEA) de la zona es de 663.321 habitantes, es decir, el 37,25% de la población zonal; el 26,34% se dedica a la agricultura, la ganadería, la silvicultura y la pesca; el 17,03%, al comercio al por mayor y menor; finalmente, el 7,57%, a la industria manufacturera. Como se pudo notar es un dato representativo, lo que destaca la importancia de este en las empresas de nuestra zona. Las actividades donde se concentra el trabajo de la mayor parte de los ciudadanos del cantón son las actividades consideradas del sector terciario como el comercio con el 23,46%, y el sector primario (agricultura, ganadería y silvicultura) que emplea al 20.77% de la población, según el Censo Económico realizado por el INEC en el 2010. Ciertamente la ganadería potencialmente en desarrollo es considerada como una fortaleza de nuestra provincia. Se dice que hace mucho tiempo atrás se practicaba auditoría, era como una exigencia realizarlo, esto se debía a que existía muchos fraudes y errores en su actividades empresariales o en los procesos administrativos que llevaba la entidad, viendo estos aspectos se decidió realizar examen especial a las diferentes partidas, primero realizando una inspección para consiguiente hacer lo que se necesitaba, que era determinar algún inconveniente existente en la organización, desde entonces la profesión de auditoría ha ido creciendo y sumándose cada vez más esta actividad que beneficia a terceras personas y a la alta gerencia, con la finalidad de eliminar los fraudes y robos que se han ido suscitando cada día. El examen especial ayuda a detectar verificar, estudiar y evaluar una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa, para consiguiente
2 realizar la respectiva ejecución, tomando en cuenta las técnicas y procedimientos de auditoría de acuerdo al proceso que se va a evaluar. Un diagnóstico de la productividad de la provincia de Santo Domingo de los Tsáchilas incluye identificar a los actores públicos y privados, los negocios existentes y los negocios potenciales que son quienes mueven la economía del sector, las necesidades específicas para mejorar el servicio prestado, teniendo en cuenta los procesos que lleven en el ciclo de inventario, tomando en cuenta que exista manuales de función y políticas, de manera que se pueda diversificar las actividades correctamente y llevar un mejor control del procedimiento para no realizarlo de manera empírica e informal. El presente trabajo de investigación se compone de: Introducción donde se resalta la importancia del tema, y el aporte a la Asociación en estudio. Planteamiento del problema están relacionados entre sí: los objetivos que persigue la investigación, las preguntas de investigación y la justificación del estudio; marco referencial el cual contiene las bases conceptuales sobre las variables del tema y la fundamentación teórica comprendiendo los conceptos, teorías, normas y principios que han servido de base para la ejecución de este trabajo, metodología de la investigación indican cómo se desarrolló cada uno de los objetivos describiendo los métodos, técnicas y procedimientos utilizados. Luego constan los resultados donde se encuentra el análisis del cuestionario del control interno aplicado y la práctica referente al examen especial realizado a la cuenta Inventarios, en sus tres fases: planificación, ejecución, que destaca el trabajo de campo en sus tres fases culminando con la presentación del informe del examen especial del ciclo de inventarios.
3 2 2.1
PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA
Antecedentes
La ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO está ubicada en la Vía a Quinindé Km. 7 margen derecho. La ASOGAN-SD, es una entidad de derecho privado, constituida sin fines de lucro y con domicilio en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados, en el año 1969 fue creada con un total de 15 socios fundadores. Mediante Acuerdo Ministerial Nº 336, de 6 de agosto de 1979, este Ministerio, otorgó la personería jurídica a la Asociación de Ganaderos del cantón Santo Domingo de los Colorados. Este gremio fue fundado con el propósito de agrupar a pequeños, medianos y mayores ganaderos para facilitar servicios en el área de producción y comercialización, generando desde entonces un incremento de la ganadería, además este gremio se dedica a proveer servicios que apoyan al fortalecimiento de la producción ganadera de la región a través de su centro de mercadeo, exposiciones ganaderas, registro genealógicos, insumos agropecuarios, capacitación y difusión de tecnología adecuada al medio, incubadora de proyectos que promuevan la creación de empresas que le den valor agregado a sus productos, mejorando la calidad de vida de los involucrados y acercando al productor con el consumidor. Se provee la mayor parte de bovinos que alimentan a las ciudades de la región sierra y costa, se creó un centro de comercialización de ganado bovino, porcino y equino. En la actualidad la Asociación cuenta con 450 socios activos, un Almacén Ganadero en el cual ofrece descuentos especiales en sus productos a los mejores precios del mercado, brindando un servicio de calidad también con un centro de comercialización de ganado en el cual se da el servicio de arrendamiento de corrales y báscula, mueven 7000 bovinos, 1000 equinos, y 3000 porcinos por semana y con una hacienda donde se cría ganado para llevar un control de costos de producción y generar información a los Ganaderos.
4 ASOGAN-SD, también es un pilar fundamental en el entretenimiento por su gran feria de exposiciones artesanales y Ganaderas más conocidas como FERIA EXPOGAN, que se desarrollan anualmente en el mes de junio, mostrando grandes atractivos y generando más trabajo y circulante para la Provincia. Se puede caracterizar a ASOGAN-SD como una institución elite por su trabajo y entrega, por la solidez lograda a través de sus socios, y principalmente por el amor al campo y a la ganadería. ASOGAN-SD, la mejor y más grande feria Ganadera del País. El ciclo de inventarios en el almacén de Asociación de Ganaderos de Santo Domingo “ASOGAN-SD” en la actualidad presenta los siguientes problemas: •
No existe una supervisión adecuada del proceso de constatación física del inventario
en el almacén ganadero, que genera que exista pérdida, faltante, sobrante, extravío, caducidad de productos, lo que conlleva a que existan riesgos e incrementen los costos. •
Las constataciones físicas del inventario en el almacén ganadero no son realizadas por
alguien independiente al almacén para garantizar su efectividad y el estricto cumplimiento del procedimiento, lo que implica que haya extorción en los reportes mensuales y la información sea poco confiable. •
La falta de un manual de funciones y políticas aplicables en el ciclo de inventarios
implica que sea deficiente la segregación de funciones y no que
haya una relación
corporativa entre el almacén y los otros departamentos involucrados en el proceso. •
No hay una revisión periódica o continua del ingreso de los productos al almacén
ganadero, la cantidad de productos que se debe situar en la orden de pedido se la realiza por intuición, tomando las decisiones sin basarse en datos reales.
5 Por las razones anteriormente, es necesario realizar un “Examen especial al ciclo de inventarios del almacén de la “Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD”, periodo primer semestre año 2016, para evaluar si los procedimientos utilizados son eficientes. 2.2
Problema de Investigación
En este siglo XXI, en todas las actividades humanas predomina la globalización. Nadie puede aislarse porque eso impediría su progreso, los individuos dependen del cambio y de la misma forma otros dependen de ellos. Todo en definitiva está sujeto a constante cambio. Todos esperan un servicio rápido, eficiente y con calidad, una actitud positiva, satisfacción de expectativas y valores agregados a cambio del precio o del impuesto que pagan. Los dueños del capital exigen productividad a sus empleados; el objetivo en definitiva es que el trabajo debe hacerse bien, optimizando recursos y a la primera vez. Eso se puede obtener mediante un correcto sistema de control interno. Pero lo que suele suceder en las empresas es que en cierto momento el control interno en sus operaciones se vuelve deficiente con el tiempo, por ello surge la necesidad de las auditorías en los diferentes ciclos y sus procedimientos, ya que el funcionamiento de las mismas inciden en la efectividad de las operaciones y en el aspecto económico de la entidad. El proceso de auditoría permitirá obtener recomendaciones para el mejoramiento del control interno, basándose en las circunstancias, problemas, y necesidades de la empresa auditada. Uno de los ciclos anteriormente mencionados es el de inventarios, estos dentro de una empresa permiten contar con una organización de la mercadería y un control adecuado, así como a las personas responsables de su manejo en la empresa. Han existido diversos métodos para el control de los inventarios y a medida que pasa el tiempo han surgido los llamados
6 sistemas contables que facilitan el registro de las entradas y salidas de mercadería y obtener un reporte de la cantidad disponible del mismo y tomar las respectivas decisiones. Por las razones anteriormente mencionadas se realizará un examen especial al ciclo de inventarios de la Asociación de Ganaderos ASOGAN SD, ya que las disertantes de este trabajo de titulación apoyó en la constatación del almacén de dicha entidad, hubo ciertas deficiencias, evaluando lo que había en los registros del sistema y lo que existía físicamente, para efectuar el proceso en este ciclo en especial se buscará responder a las siguientes preguntas: 2.2.1 Delimitación del Problema ¿De qué manera se puede verificar la existencia de un ciclo de inventarios correcto en el almacén de la Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD para mejorar la eficiencia en los procedimientos utilizados? 2.2.1.1 Sistematización • ¿Qué tipo de información será útil para identificar la situación actual de la empresa y el funcionamiento del ciclo de inventarios para el examen especial? • ¿Qué procedimientos de auditoría se aplicará para analizar la información proporcionada por la empresa? • ¿Qué características deberá tener la información analizada para la correcta evaluación al ciclo de inventarios? • ¿De qué forma se presentarán los hallazgos encontrados al realizar el examen especial al ciclo de inventarios? 2.3
Justificación de la Investigación
El presente trabajo de titulación se relaciona con el Plan Nacional del buen vivir 20132017 en el objetivo 8.1 que hace referencia a Invertir los recursos públicos para generar
7 crecimiento económico sostenido y transformaciones estructurales en las organizaciones. De igual manera habla sobre priorizar los recursos públicos para la satisfacción de las necesidades, con la inversión pública habrá un mejor desarrollo local lo cual permitirá un mejor movimiento de la economía en las empresas. Así mismo, Articular la inversión del Estado Central con las empresas públicas, las entidades del sistema de seguridad social, las universidades y escuelas politécnicas, la banca pública y otros niveles de gobierno, en el marco de la planificación nacional lo cual permite ser un apoyo para las empresas privadas tanto financiero como de otro tipo. El marco de la planificación nacional permite ser un apoyo a las empresas privadas, las autoridades públicas son las responsables de establecer un marco legal que garantice un entorno empresarial predecible proporcionado de financiación a empresas con limitaciones de crédito, contribuyendo a salvar los vacíos del mercado financiero, algo que se conoce como la adicionalidad financiera de las instituciones públicas de desarrollo frente a las instituciones financieras privadas. Están al servicio de estrategias nacionales de desarrollo económico y de políticas industriales, canalizando el apoyo a los sectores económicos y las empresas que se considera que tienen una importancia estratégica para el país. En el objetivo 10.5 hace referencia a Fortalecer la economía popular y solidaria- EPS; y las micro, pequeñas y medianas empresas-Mi pymes en la estructura productiva. Menciona que se debe crear mecanismos para la incorporación del mismo, unidades productivas y de servicios vinculadas directa o indirectamente a los sectores que tengan mayor prioridad dentro del sector económico, de concordancia con las características, la intensidad de mano de obra y la generación de ingresos. De conformidad al Plan Nacional de Buen Vivir, el Plan de Desarrollo Cantonal Provincial, manifiesta el promover el fortalecimiento empresarial ganadero, comercial y de
8 servicios, alineado a los principios de equidad, justicia, responsabilidad, social, ambiental, con cultura tributaria y reinversión en el sector. La Empresa objeto de estudio “ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO ASOGAN-SD”, no tienen un manual de funciones ni políticas aplicables al ciclo de inventarios que definan las obligaciones de los trabajadores lo que, en consecuencia, acredita que posea debilidades en cuanto al proceso. El presente trabajo de titulación permitirá ejercer un control adecuado sobre el proceso de inventarios, por cuanto se detectará si existen o no errores, negligencias que pueden estar impidiendo el cumplimiento de metas y objetivos establecidos por la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD. El Examen Especial permitirá determinar las debilidades del proceso de inventarios para sugerir mejoras a la administración en el control y registro de este rubro y se podrá identificar las responsabilidades de quienes están a cargo de este proceso, en base a lo cual se emitirá un informe que contenga las conclusiones y recomendaciones. Con los resultados obtenidos en esta investigación se beneficiará en forma directa al almacén ganadero de ASOGAN-SD y por ende al área Administrativa y de Bodega, ya que tendrán información que permita corregir errores sobre el control de este proceso, se podrán sugerir soluciones que vayan en beneficio de la institución objeto de estudio. 2.3.1 Objetivos de la Investigación 2.3.1.1 Objetivo General Elaborar un examen especial al ciclo de inventarios del almacén de la “Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD”, periodo primer semestre año 2016
9 2.3.1.2 Objetivos específicos
Obtener información de la empresa auditada y lo pertinente en cuanto a los estados financieros, además de los documentos de respaldo del proceso que realizan en el almacén ganadero.
Realizar una evaluación de control interno para verificar si se están cumpliendo los resultados que se esperan y así determinar los procedimientos aplicables.
Determinar si se cumple correctamente con el ciclo de inventarios verificando su existencia y veracidad mediante la evaluación de los mismos.
Elaborar un informe de Auditoría en donde se determine el estudio realizado y consten las conclusiones y recomendaciones propuestas para mejora en el ciclo de inventarios.
10 3 3.1
MARCO REFERENCIAL
Revisión de la literatura o fundamentos teóricos
3.1.1 Auditoría 3.1.1.1 Definición “El vocablo de Auditoría es sinónimo de examinar, verificar, investigar, consultar, revisar, comprobar y obtener evidencias sobre informaciones, registros, procesos, circuitos, etc. Hoy en día, la palabra Auditoría se encuentra relacionada con diversos procesos de revisión o verificación que, aunque todos ellos tienen en común el estar de una u otra forma vinculados a la empresa” (Peña, 2011, pág. 5) “Es el proceso que efectúa un contador público independiente al examinar los estados financieros preparados por una entidad económica, con el fin de reunir elementos de juicio suficientes, con el propósito de emitir una opinión profesional sobre la credibilidad de dichos estados financieros, la cual se expresa en un documento formal denominado dictamen” (Mendívil Escalante, 2010). Se puede concluir en base a las definiciones anteriores mencionadas que Auditoría es el examen que se realiza de manera minuciosa y programada a un proceso con el fin de emitir una opinión razonable mediante un informe final, él cuál servirá a la empresa como base de estrategias de mejora en sus procesos. 3.1.1.2 Importancia de la Auditoría De la Auditoría generalmente se tiene la idea preconcebida de un medio de disciplina, lo cual es totalmente erróneo, más bien ayuda con la evaluación de los procesos aporta con
11 recomendaciones para mejorar los mismos. Cabe recalcar las siguientes razones de su relevancia:
Es una necesidad indiscutible
Es requerido por el administrador y el inversionista para tomar decisiones
Permite conocer la situación financiera de la empresa
Tener certeza de que la situación financiera de la empresa corresponde a la realidad que vive el negocio.
3.1.1.3 Clasificación de la Auditoría
POR SU LUGAR DE ORIGEN • Auditoría Externa
POR SU ÁREA DE APLICACIÓN • Auditoría Financiera • Auditoría Administrativa • Auditoría Operacional • Auditoría Gubernamental • Auditoría de Sistemas
ESPECIALIZADAS EN AREAS ESPECÍFICAS • Auditoría al área médica • Auditoría al desarrollo de obras y construcciones • Auditoría Fiscal • Auditoría Laboral • Auditoría de Proyectos de Inversión • Auditoría a la Caja Chica o Caja mayor(arqueos) • Auditoría al manejo de mercancías(inventarios) • Auditoría Ambiental • Auditoría de Sistemas
Figura 1. Clasificación de los Tipos de Auditoría Fuente: chsosunal201791251. (21 de Marzo de 2016). auditoriainformaticaunal.wordpress.com. Obtenido de https://auditoriainformaticaunal.wordpress.com/2016/03/21/clasificacion-de-los-tipos-de-auditoria/
La Auditoría puede clasificarse atendiendo a diferentes criterios de los cuales se pudo basar, Segovia (2011, págs. 27 y 28), cabe destacar dependerá de las necesidades y
12 circunstancias de la entidad auditada, se destacó los siguientes de ambas fuentes de información para el presente trabajo como referencia: A) Por el sujeto que realiza la Auditoría, encontramos:
La Auditoría Externa: También llamada Auditoría independiente se caracteriza por ser efectuada por profesionales sin vínculo alguno a la empresa auditada por lo que evidencia un juicio imparcial que se merece la confianza de terceros.
La Auditoría Interna: La desarrollan personal propio de la empresa y actúan revisando, en particular, a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de registro de la empresa. Es la realizada por personal de la propia empresa.
La Auditoría Gubernamental: O Denominada Pública es llevada a cabo por organismos de la Administración, tales como la Intervención General de la Administración del Estado y Tribunal de Cuentas, pudiendo abarcar Auditorías de administraciones públicas y de empresas públicas. Cabe recalcar que esta Auditoría puede ser tanto de carácter externo como internos.
B) Por el enfoque dado al trabajo:
Auditoría Formal o de Transacciones: Simplemente tiene en cuenta que el sistema contable sea idóneo para representar las necesidades informativas del ante sujeto a revisión.
Auditoría de fondo, de valoración o sustancial: El auditor se ocupa fundamentalmente de los criterios establecidos y aplicados por la empresa al elaborar sus estados financieros.
Auditoría de Legalidad: Está encaminada a verificar si los estados financieros se han elaborado de acuerdo con la legislación vigente.
13
Auditoría de Cumplimiento: Se dirige a revisar el respecto en la ejecución de determinados puntos o acuerdos contractuales.
Auditoría Financiera, contable o verificativa: Se encarga de emitir una opinión sobre las cuentas anuales expresan en todos los aspectos significativos la imagen fiel de la empresa de acuerdo al marco normativo de información financiera que resulta de aplicación y, en particular con los principios y criterios contables contenidos en el mismo.
Auditoría Operativa o de Gestión: Consisten en revisar el sistema, y los procedimientos internos aplicados, así como comprobar el grado de cumplimiento de los objetivos y proponer condiciones de mejora, con la finalidad de incrementar la eficiencia dentro de la empresa. Este tipo de Auditoría es el que se aplicó en su mayoría en el presente trabajo de titulación.
De acuerdo a Mendívil (2010, pág. 3), se puede clasificar de forma
sencilla y
comúnmente conocidas y aplicadas en nuestro medio las siguientes clases de Auditoría, las cuáles también se estudió cabalmente en la carrera estudiada y se pudo obtener conocimientos útiles para la práctica de este trabajo:
Auditoría Interna: La desarrollan las personas que dependen del negocio y actúan revisando, las más de las veces, aspectos que interesan, en particular, a la administración, aunque pueden efectuar revisiones programadas sobre todos los aspectos operativos y de registro de la empresa.
Auditoría Externa: Conocida también como Auditoría independiente, la efectúan profesionales que no dependen de la empresa, ni económicamente ni bajo cualquier otro concepto.
14
Auditoría de operación y Auditoría Administrativa: En la Auditoría de operación se juzga la eficiencia de las operaciones, en tanto la Auditoría Administrativa se juzga la eficiencia de la estructura personal con la que cuenta la empresa y los procesos administrativos en que actúa dicho personal.
3.1.1.4 Auditoría Financiera Este tipo de Auditoría es en la que se va a enfocar en parte para realizar el respectivo procedimiento de examen especial al ciclo de inventarios, porque es “aquella que emite un dictamen u opinión profesional en relación con los estados financieros de una unidad económica en una fecha determinada y sobre el resultado de las operaciones y los cambios en la posición financiera” (Montaño, 2013). 3.1.1.5 Clases de Riesgo de Auditoría Abolacio (2013) considera al riesgo de Auditoría como “aquel que el auditor asume”, por la
posibilidad de emitir un informe inadecuado al existir omisiones o errores significativos, ignorados por el sistema de control de la entidad o por el mismo proceso de Auditoría en sí, el cual a su vez se subdivide en tres tipos de riesgos y éstos son: Inherente, de Control y de Detección que se los define a continuación:
Figura 2. Clases de Riesgos de Auditoría Fuente: Planificación de Auditoría (2013) Abolacio M.
15 3.1.1.6 Fases de la Auditoría 3.1.1.6.1 Planificación de la Auditoría “Consiste en elaborar una lista de renglones que se van a examinar y los procedimientos a seguir”
(Rodríguez, 2010). Desde luego, lo importante es que dichos renglones vayan
enfocados en los principales objetivos de la Auditoría. Según lo establece Palleroal & Monfort (2012, pág. 35) dicho trabajo se suele realizar habitualmente en las oficinas de la Auditoría, en esta fase es relevante tener un conocimiento de:
La actividad del cliente
Análisis económico financiero
Establecimiento del nivel de materialidad
Resumen de la estrategia global de la Auditoría
Evaluación de los procesos de control interno
Conocimiento de las transacciones de la empresa
Figura 3. Aspectos a considerar en la planificación de Auditoría Fuente: Auditoría (2012, pág. 35) Palleroal & Monfort.
Para esta fase de Auditoría es necesario utilizar como técnicas principales: la observación, encuesta y entrevista. Permitirán obtener la información necesaria para proceder a realizar el proceso correctamente según las circunstancias y necesidades de la empresa auditada, además de conocer las limitaciones con las se encontrará en el proceso.
16 3.1.1.6.2 Fase de ejecución del trabajo de revisión La fase de ejecución se inicia con la aplicación de los programas específicos producidos en la fase anterior, continúa con la obtención de información, la verificación de los resultados financieros, la identificación de los hallazgos y las conclusiones por componentes importantes y la comunicación a la administración de la entidad para resolver los problemas y promover la eficiencia y la efectividad en sus operaciones. (Contraloría General del EstadoEcuador, S/F). En la etapa de ejecución se pone en práctica el plan de Auditoría y los procedimientos planificados a fin de obtener suficiente evidencia que respalde la elaboración del informe. 3.1.1.6.3
Fase de redacción del informe
Una vez finalizados todos los trabajos es necesaria y obligatoria una revisión de parte de otro auditor al objeto de tener la seguridad que se ha cumplido con las normas de Auditoría actualmente vigentes, siendo esta fase una de las más importantes por su función de supervisión de toda la Auditoría. Esta es la última fase en la realización de una Auditoría. En el informe de Auditoría debe presentarse, por lo menos en forma general, lo que implicará la implantación de las recomendaciones. Éstas deberán ser detalladas y concisas para que el cliente pueda entenderlas y llevar a cabo sin problemas. Habrá que indicar entre ellos los siguientes aspectos (Rodríguez, 2010):
Objetivos de la implantación de recomendaciones
Plan de acción y programa de implantación.
Integración de los recursos necesarios.
Ejecución del programa.
17 La toma de decisiones al respecto la deberá tomar el propietario o el gerente general que contrató los servicios profesionales para realizar la Auditoría respectiva. Deberá determinarse el tiempo para realizar las tareas de análisis y diseño que abarcará el plan de acción de implantación de recomendaciones. Al hablar de tiempos se tendrá en cuenta la capacidad financiera de la empresa, sistemas diseñados, disponibilidad de recursos humanos y materiales y el costo correspondiente. Todo esto podrá ser presentado en un programa que ilustre el plan de acción.
3.1.1.7 Clases de auditores 3.1.1.7.1 Auditor externo “La misión primordial de los auditores externos es ofrecer una opinión independiente de los estados contables anuales de la organización. Su enfoque es histórico por naturaleza, dado que evalúan si los estados cumplen con principios contables de aceptación general, si presentan adecuadamente la situación financiera de la organización, si los resultados de las operaciones para un período dado están representados con precisión, y si los estados contables han sido materialmente manipulados.” (Instituto de Auditores Internos del Perú, 2016) 3.1.1.7.2 Auditor interno “Es un profesional que ejerce dentro de las empresas, no tiene responsabilidades de gestión para garantizar su independencia y objetividad. Tienen conocimientos profundos de la cultura de la empresa, los sistemas y los procesos de control.” (Salgaria, S.F.) Es una actividad independiente y objetiva de aseguramiento y consulta, concebida para agregar valor y mejorar las operaciones de una organización.
18 3.1.1.8 Principios del Auditor 3.1.1.8.1 Independencia Profesional La AICPA (Comité sobre procedimientos de Auditoría) define que la independencia demuestra sincero desinterés por parte del auditor en la formulación y expresión de su opinión, lo que significa un juicio obtenido y la consideración imparcial de los hechos, con factores determinantes de su opinión. (Fernández & Alvarado, 2014, pág. 173). “Deberán ser independientes, en el ejercicio de su función, de las entidades auditadas, debiendo abstenerse de actuar cuando su independencia en relación con la revisión y verificación de los estados financieros u otros documentos contables pudiera verse comprometidos” (Peña, 2011, pág. 25)y se presupone que no existe independencia en el auditor en los siguientes supuestos:
Por relaciones
Por actividad
Por conflicto de intereses
Por disposiciones específicas
Importancia en la Auditoría para preservarle de las presiones e influencias a las que se pudiera ver sujeto en el desarrollo de su función, fundamentalmente por parte de la gerencia de la compañía y, al mismo tiempo, ofrecer una imagen de objetividad ante los terceros que evite cualquier suspicacia frente al informe. 3.1.1.8.2 Competencia del Auditor Este principio le permitirá al auditor detectar errores contenidos en las cuentas anuales, e independiente para comunicar dichas falencias a las personas interesadas.
“Son la
19 competencia y la independencia las dos características más importantes que debe reunir la persona del auditor para poder otorgar a la información financiera auditada la credibilidad social necesaria para que dicha información puede ser útil a sus usuarios” (Peña, 2011) 3.1.1.8.3 Responsabilidad del auditor La actividad de Auditoría constituye una figura de prestación de servicios profesionales que trasciende de la responsabilidad privada ante su cliente. La opinión que constituye el objetivo de su informe condiciona las decisiones de terceros ante los que el auditor puede incurrir en responsabilidad por las figuras que corresponden a conductas inadecuadas al ejercicio de su trabajo profesional, fundamentalmente de carácter civil y penal (Fernández & Alvarado, 2014, pág. 202) Los auditores de cuentas responderán por los daños y perjuicios que se deriven del incumplimiento de sus obligaciones según las reglas generales del derecho privado. En definitiva, los auditores están sometidos a una triple responsabilidad en los ámbitos administrativo, civil y penal. (Peña, 2011) 3.1.1.8.4 Objetividad del Auditor Implica una actitud imparcial en todas sus funciones, para ello debe gozar de una total independencia en sus relaciones con la entidad auditada. Debe ser justo y no permitir ningún tipo de influencia o perjuicio. (Montaño , Control Interno, auditoría y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo, 2013) 3.1.1.8.5 Integridad del Auditor “Debe entenderse como la rectitud intachable en el ejercicio profesional, que le obliga a ser honesto y sincero en la realización de su trabajo y en la emisión de su informe. En
20 consecuencia, todas y cada una de las funciones que realice han de estar presididas por su honradez profesional irreprochable” (Montaño , Control Interno, auditoría y aseguramiento revisoría fiscal y gobierno corporativo, 2013) 3.1.1.8.6 El control de calidad de la Auditoría El sistema de control de calidad estará organizado de tal manera que sea independiente de los auditores legales y sociedades de Auditoría sometidos a control, y esté sujeto a supervisión pública según lo establecido en la propia Directiva. (Fernández & Alvarado, 2014, pág. 201) 3.1.1.9 Procedimientos de Auditoría “Son la agrupación de distintas técnicas aplicables al estudio particular de una cuenta o transacción” (Cardozo, 2006) Según la Guía 6070 de Auditoría establece detalladamente los siguientes procedimientos en el proceso, lo cual es una ayuda para los principiantes en Auditoría como es el caso de los autores del presente trabajo: 3.1.1.9.1 Planeación De acuerdo a la NIA 300, en esta fase el auditor efectúa los mecanismos necesarios para alcanzar, totalmente, sus objetivos en la forma más eficiente posible considerando siempre los aspectos de materialidad y riesgo de Auditoría anterior mencionado. Porque un Auditor debe dar una opinión razonable no absoluta de su evaluación a la entidad. 3.1.1.9.2 Revisión Analítica El auditor utilizará los procedimientos y técnicas de revisión analítica durante el proceso de planeación, para conocer las operaciones y funcionamiento de la entidad, localizar e identificar cambios significativos para la misma. Éste se caracterizará por ser minucioso y
21 tomando en cuenta las circunstancias y necesidades de la entidad auditada, asumiendo los posibles riesgos que se presenten en el proceso. 3.1.1.9.3 Evidencia de la Auditoría Este aspecto abarca todos los medios de información de los que se vale el auditor para llegar a conclusiones en que se basa su opinión. Los datos obtenidos deben destacarse por ser suficientes y competentes, esto determinará que el trabajo aplicado sea confiable, relevante y válido. El auditor reúne una combinación de muchos tipos de evidencia para reducir satisfactoriamente el riesgo de Auditoría. Whittington&Pany (2005, pág.122) ofrece los siguientes tipos de evidencias:
Sistema de información contable
Evidencia documental
Declaraciones de terceros
Evidencia física
Cálculos
Interrelaciones de datos
Declaraciones de los clientes
3.1.2 Examen Especial “Se encarga de verificar, estudiar y evaluar los aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiente, con posterioridad a su ejecución, se aplicarán las técnicas y procedimientos de Auditoría de acuerdo con la materia del examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones”. (Jauditag, 2015) El examen especial
22 es una evaluación a un determinado proceso, bajo el pedido del dueño o socios, lo cual al ser enfocada a un solo aspecto permitirá un estudio a fondo del mismo, más minucioso. Según la Contraloría General del Estado este proceso “verificará, estudiará y evaluará aspectos limitados o de una parte de las actividades relativas a la gestión financiera, administrativa, operativa y medio ambiental, con posterioridad a su ejecución, aplicará las técnicas y procedimientos de auditoría, de la ingeniería o afines, o de las disciplinas específicas, de acuerdo con la materia de examen y formulará el correspondiente informe que deberá contener comentarios, conclusiones y recomendaciones” 3.1.2.1 Enfoque del examen especial El examen especial puede enfocarse en los siguientes aspectos que ayudarán al tipo de Auditoría o mecanismos a utilizar para la respetiva evaluación(Fonseca, 2007):
Manejo financiero de recursos por una entidad durante un período en relación a la normativa legal y reglamentos aplicables.
Cumplimiento de la normativa legal en cuanto a los registros contables.
Cumplimiento de la norma legal en los procesos licitarios, adquisición de bienes y servicios.
Adquisición de bienes y servicios.
Denuncias
Está dirigido a un área o asunto específico, las actividades durante el planteamiento consisten, principalmente, en la obtención de una adecuada comprensión de los aspectos específicos que serán examinados, las líneas de autoridad y responsabilidad funcional, las normas reglamentarias y normas internas aplicables, que concuerden con el alcance del examen.
23 3.1.2.2 Ejecución del trabajo Según Estupiñan (2013) “El auditor externo deberá documentar los asuntos que son importantes para apoyar la opinión de Auditoría y dar evidencia de que se llevó a cabo de acuerdo con las normas internacionales de Auditoría”. Estos documentos deben ser debidamente resguardados y manejados de la forma correcta, siendo organizados para una fácil búsqueda en caso de que el cliente los pida para asegurar el trabajo. 3.1.2.3 Los papeles de trabajo: Los Papeles de trabajo incluyen evidencia obtenida por el auditor para mostrar el trabajo que ha realizado, los métodos y procedimientos que ha seguido y las conclusiones que ha obtenido durante ese proceso, mediante esto tiene las bases para preparar su informe. Todas estas diferentes cédulas, hojas de análisis, listas y documentos, forman parte de los papeles de trabajo del auditor. Cumplen con las siguientes funciones según Estupiñán (2013):
Auxilian en la planeación y desempeño de la Auditoría.
Auxilian en la supervisión y revisión del trabajo en Auditoría.
Registran la evidencia de Auditoría resultante del trabajo de Auditoría desempeñado, para apoyar la opinión del auditor extremo.
3.1.2.3.1 Objetivos de los papeles de trabajo Los papeles de trabajo constituyen una compilación de toda evidencia obtenida por el auditor y cumplen los siguientes objetivos fundamentales, que destaca la importancia de que el Auditor sepa manejarlos y organizarlos, ya que evidenciará su profesionalismo. Según Estupiñán (2013) son:
Facilitar la preparación del informe de Auditoría y revisoría fiscal.
24
Comprobar y explicar en detalle las componentes y conclusiones resumidas en el informe.
Proporcionar información para la preparación de las declaraciones de impuestos y documentos de registro para la comisión nacional de valores y otros organismos de control y vigilancia del estado.
Coordinar y organizar todas las fases de trabajo de la Auditoría.
Proveer un registro histórico permanente de la información examinada y los procedimientos de Auditoría aplicados.
Servir de guía en exámenes subsecuentes.
3.1.2.3.2 Clases de Papeles de Trabajo Según (Mendívil, 2010) Se acostumbra a clasificar los papeles de trabajo desde dos puntos de vista: por su uso y su contenido, los cuáles ayudaran al auditor en su trabajo a aplicar los que crea convenientes y de acuerdo a las circunstancias dadas por la empresa, deben ser organizados correctamente 3.1.2.3.2.1 Por su uso Los papeles de trabajo pueden contener información útil para varios ejercicios. Por su utilidad más o menos permanente, se acostumbra a conservar este tipo de papeles en un expediente especial, en particular cuando los servicios del auditor son requeridos para varios ejercicios contables. a) Papeles de uso continuo b) Papeles de uso temporal
25 3.1.2.3.2.2 Por su contenido Los papeles de trabajo son tan variados como la propia imaginación, en la secuela del trabajo de Auditoría existen papeles clave cuyo contenido está más o menos definido. a) Hoja de trabajo es la cédula que muestra los grupos o rubros que integran los estados financieros. b) Cédulas sumarias o de resumen muestran las cuentas de mayor que conforman un rubro de los estados financieros c) Cédulas de detalle o descriptivas relacionan las partidas que componen una cuenta mayor de la balanza de comprobación. d) Cédulas analíticas o de comprobación contienen el trabajo efectuado para verificar el grado de corrección de una partida u operación. 3.1.2.4 Referencia o índices de Auditoría Según (Estupiñan, 2013) existen varios tipos de índices a utilizar en los papeles de trabajo, éstos deben aplicarse organizadamente en los mismos para presentar oportunamente en caso de que exista alguna incongruencia o duda en el proceso de Auditoría. El autor ofrece el siguiente modelo:
26 Tabla 1. Referencias de Auditoría
IA B/G
CENTRAL Informe de auditoría. Balance general.
P/G ESF
ECP NEF IS B/G AJES RECL
PASIVOS Obligaciones Cuentas por pagar.
A
Caja y bancos.
AA BB
Estado de resultados.
B
Inversiones realizables.
CC
Obligaciones laborales
Estado de cambios en la situación financiera.
C
Documentos y cuentas por cobrar.
CC
Impuestos y referencias por pagar.
D
Inventarios.
DD
E
Gastos anticipados y otros cargos diferidos.
Estado de flujo de efectivo. Estado de cambios de patrimonio. Notas a los estados financieros.
EFE
ACTIVOS
Información suplementaria.
F
Propiedades planta y equipo depreciables acumulada.
Balance general. Asiento de ajustes. Reclasificación.
G
Hasta L,
EE FF GG
P/G1 P/G2
Otros pasivos y provisiones no Otras obligaciones no corrientes. Otros pasivos y provisiones no corrientes Patrimonio de los socios o accionistas. Estado de resultados Ingresos de operación. Costos de operación.
Nota: Ejemplos de tipos de referencias utilizadas en la Auditoría. Estupiñan, R. (2013). Papeles de trabajo en la auditoría financiera. Bogotá: Eco Ediciones.
Cada planilla o cédula de Auditoría debe llevar un índice o referencia que la identifique o clasifique por medio de letras sencillas o dobles, las cuales deben ser anotados con lápiz de color, preferiblemente rojo, en el vértice superior derecho. Las plantillas principales normalmente llevarán la letra del número; no obstante, las auxiliares se identificarán por el sistema alfanumérico.
Las cédulas sumarias. Se pueden considerar como aquella que se clasifican con una sola letra sencilla o doble.
Las cédulas sub-sumarias. Son las que se resumen una parte de la cédula sumaria, llevaría igualmente a las analíticas, el sistema alfanumérico, es decir A1, A2, A3, A4. Etc. Para el disponible. Para inventarios B1, B2, B3, B4, Etc. O para cuentas por pagar BB1, BB2, BB3, Etc. Estas referencias deberán ser escritas con lápices de color en el margen superior derecho de cada papel de trabajo. Siempre que en un papel de trabajo se haga referencia a otro, deberá existir un adecuado índice cruzado.
27 3.1.2.5 Marcas de comprobación o Tic-Mac Según Estupiñan (2013) “se utilizan marcas o Tic-Mac de Auditoría en lápiz o de otro color, preferiblemente rojo, cuando se requieran mencionar evidencias que no están dentro de otras planillas” .Pueden tener significados diferentes pero en la misma un solo significado. De cada marca se pueden establecer varias, se hará al lado derecho y en la parte final y se explicarán con detalle su significado. 3.1.2.6 Marcas De Auditoría Según (Curiel, 2006) “una marca de Auditoría es un símbolo que equivale a procedimientos de Auditoría aplicados sobre el contenido de los papeles de trabajo; constituye una declaración personal, individual sobre el auditor”. Aparecen en el encabezado y estas son: Tabla 2.Marcas de Auditoría
Fuente: Sánchez, C. (2006). Auditoría de Estados Financieros (Segunda ed.). México: PEARSON EDUCACION. Nota: Modelo de marcas a utilizar en el proceso de Auditoría.
28 3.1.3 Control interno 3.1.3.1 Definición Según Blanco (2012) es “un proceso efectuado por la junta directiva de una entidad gerencia y otro personal, diseñado para proveer seguridad respecto del logro de objetivos” un mecanismo de evaluación en las empresas que sirve cuya importancia radica en los objetivos del mismo:
Efectividad y eficiencia de operaciones Confiabilidad de la información financiera Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables. Estupiñán (2013, pág. 157) define que “el Control Interno contempla una seguridad razonable, pero no absoluta, de que los objetivos del sistema se cumplirán”. Es un proceso realizado por un encargado por la alta gerencia para proveer seguridad razonable sobre un área específica a los directivos de una empresa para proveer una base en elevar la productividad del control. 3.1.3.2 Clasificación del control interno Abolacio, L. (2013) manifiesta que el control interno se lo puede clasificar dependiendo de la atención de sus objetivos, éstos se clasifican en control contable y administrativo el cual se diferencian por su enfoque, la manera en que se lo aplicará, lo cual es muy oportuno ya que conllevaría problemas ejercer un control de manera general, se podrían omitir datos representativos, se define a continuación cada tipo:
Control contable: se relaciona con la contabilidad y la situación económica y financiera de la empresa. En este tipo de control se emplean una serie de métodos
29 encaminados a salvaguardar la fiabilidad de los registros contables de los activos de la empresa.
Control administrativo: en este control se emplean una serie de medidas y controles las cuales guardan relación con las normas establecidas y demás reglamentos establecidos por la organización, cuyo objetivo se centra en la medición del nivel de eficiencia y eficacia alcanzado.
3.1.3.3 Componentes del control interno según COSO-ERM Según Mantilla (2013) el COSO-ERM que surgió en el año 2004 como ampliación del informe COSO I es de relevancia para administrar riesgos existentes en una empresa originados por un deficiente control y al haber notado ese caso en el almacén ganadero se decidió aplicar la evaluación del COSO ERM, sus componentes son los siguientes:
El ambiente de control
Establecimiento de objetivos
Identificación de eventos.
Valoración del riesgo.
Respuesta al riesgo.
Las actividades de control
Información y Comunicación
Monitoreo
3.1.3.3.1 Ambiente interno Comprende el tono de la organización y establece la base para cómo el riesgo es percibido y abordado por el personal de la entidad, incluyendo la filosofía de administración del riesgo
30 y el apetito por el riesgo, integridad y valores éticos, y el ambiente en el cual operan. Cabe destacar que éste es la base del resto de componentes del COSO, dependiendo de su organización influirá en la manera en que enfrentan los riesgos. 3.1.3.3.2 Establecimiento de objetivos Los objetivos tienen que existir antes que la administración pueda identificar los eventos potenciales que afecten su logro. La administración de riesgos del emprendimiento asegura que la administración tiene en operación un proceso para establecer los objetivos y que los objetivos seleccionados respaldan y están alineados con la misión de la entidad y son consistentes con su apetito por el riesgo. 3.1.3.3.3 Identificación de eventos Se tienen que identificar los eventos internos o externos que afectan el logro de los objetivos de la entidad, diferenciando entre eventos y oportunidades. Las oportunidades se canalizan hacia la estrategia de la administración o hacia el proceso de establecimiento de objetivos. 3.1.3.3.4 Valoración del riesgo Los riesgos se analizan, considerando su probabilidad e impacto, como la base para determinar cómo se deben administrar. Los riesgos se valoran sobre una base inherente y una base residual. Los procedimientos aplicables para el mismo serán evaluados, porque incide en las posibles soluciones para enfrentar los riesgos. 3.1.3.3.5 Respuesta al riesgo La administración selecciona las respuestas al riesgo-evitar, aceptar, reducir o compartir el riesgo-desarrollando un conjunto de acciones para alinear los riesgos con las tolerancias al
31 riesgo y con el apetito que por el riesgo tiene la entidad. Llevarlo a cabo exitosamente requiere una planificación eficiente. 3.1.3.3.6 Actividades de control Se establecen e implementan políticas y procedimientos para ayudar a asegurar que las respuestas al riesgo se llevan a cabo de manera efectiva. En el caso de ASOGAN-SD se notó que este tipo de actividades son carentes por lo cual fue uno de los motivos por determinar necesario el estudio en el almacén. 3.1.3.3.7 Información y comunicación Se identifica, captura y comunica la información relevante en una forma y en cronograma que le permita a la gente llevar a cabo sus responsabilidades. La comunicación efectiva también ocurre en un segundo amplio, fluyendo hacia abajo, a través y hacia arriba de la entidad. 3.1.3.3.8 Monitoreo Se monitorea la totalidad de la administración de riesgos del emprendimiento y se realizan las modificaciones necesarias. El monitoreo se logra mediante actividades administrativas continuas, evaluaciones independientes o ambas. Es de vital importancia que éste sea de manera constante para corregir deficiencias oportunamente. 3.1.3.4 Evaluación del sistema de Control Interno Según Peña (2011) deberá efectuarse un estudio y evaluación adecuada del control interno como base fiable para la determinación del alcance, naturaleza y momento de realización de las pruebas a las que deberán concretarse los procedimientos de Auditoría. Tomando en cuenta que los objetivos establecidos se hayan cumplido eficientemente.
32 El auditor deberá revisar y evaluar la eficacia del sistema de control interno implantado en la entidad auditada con el fin de establecer las pruebas y los alcances de las mismas. (Segovia, Herrador, & Segundo, Teoría de la Auditoría Financiera, 2011). Las hojas narrativas y el flujo diagramación también son herramientas válidas para evaluar el control interno. 3.1.3.4.1 El cuestionario de control interno Según (Peña, 2011) es uno de los métodos más extendidos, tanto entre las firmas de auditores externos como entre la de auditores internos. Consiste en una encuesta sistemática, presentada bajo la forma de preguntas referidas a aspectos básicos del sistema, en la que, por lo general, una persona negativa evidencia una ausencia de control. Ayuda a asegurar que todos los puntos básicos de control son considerados. Pero presenta el inconveniente de que las preguntas, al ser modelos estándar, resultan rígidas y restrictivas, a menudo precisan de un replanteamiento general y no siempre permiten al auditor tener una visión clara del sistema, dado lo voluminoso que resulta a veces, no permitiendo distinguir entre las deficiencias importantes y las de escasa relevancia. 3.1.3.5 Hallazgos Según (Maldonado, 2001) el concepto de “hallazgo de Auditoría” implica que este tenga 4 atributos. Cabe destacar que estos cuatro atributos constituyen parte importante de donde surgirán las respectivas conclusiones, recomendaciones y comentarios del informe que se espera que sean objetivos y concretos para realizar las mejoras.
CONDICIÓN. Lo que sucede o se da en la realidad dentro de la entidad.
CRITERIO. Parámetro de comparación por ser la situación ideal, el estándar, la norma, el principio administrativo apropiado o conveniente.
33
CAUSA. Motivo, razón por el que se dio la desviación o se produjo el área critica.
EFECTO. Daño, desperdicio, pérdida.
3.1.3.6 Comunicación de resultados 3.1.3.6.1 El informe de Auditoría Según Peña (2011) el informe de Auditoría es el producto principal que se obtiene del trabajo del auditor, ya que en él va a reflejar su opinión sobre la veracidad del contenido de las cuentas anuales analizadas. A la hora de redactar este informe el auditor debe tener en cuenta la normativa al respecto que se expone a continuación. 3.1.3.6.2 Elementos del informe de Auditoría Un informe de Auditoría se caracteriza por ser muy formal y presentar de manera objetiva los resultados del proceso de Auditoría, los cuáles deben estar bien sustentados por papeles de trabajo de los cuáles surgen los hallazgos y por ende conclusiones y recomendaciones de los mismos, todo debe estar en congruencia. Por lo cual debe ser realizado correctamente, el modelo debe contener los siguientes aspectos:
Título
Identificación de los destinatarios
Entidad auditada
Párrafo de alcance
Párrafo de opinión
Párrafo sobre el informe de gestión
Identificación del auditor
Firma y fecha
34 3.1.3.6.3 Clases de informes Según (Peña, 2011) al término de su trabajo deberá “evaluar la evidencia obtenida y comunicar sus resultados a los diversos interesados”. Dos son los informes en los que el auditor va a manifestar dichos resultados en función de la finalidad perseguida con los mismos y de sus destinarios:
El informe a la gerencia sobre las debilidades encontradas en el sistema de control interno.
El informe de Auditoría.
3.1.3.6.4 Características para la redacción del informe Según Peña (2011) el informe de Auditoría para que sea eficiente y característico de un profesional calificado debe contener las siguientes características: Claro: El auditor deberá expresar de forma clara y precisa su opinión, eludiendo emplear al exponer la misma terminología que dificulte su comprensión por parte de un lector medio. Objetivo: La opinión manifestada por el auditor en su informe debe estar sustentada en la evidencia obtenida que, a su vez, debe estar soportada en los correspondientes papeles de trabajo. Conciso: El auditor debe evaluar el contenido de las cuentas anuales de la forma más breve posible, pero incluyendo siempre aquellos aspectos necesarios para comprender su opinión. Esto implica que debe evitarse incluir otros aspectos de la empresa que no aporten al lector información relevante sobre las cuentas anuales. Oportuno: La opinión del auditor sobre los estados financieros debe considerar toda la información relevante producida hasta la fecha de emisión del informe, incluidos los hechos
35 posteriores al cierre del ejercicio producidos antes de la emisión del mismo, en la medida en que sean significativos para la presentación de las cuentas anuales. 3.1.3.6.5 Tipos de opinión Según Orta, Castrillo, & Sierra (2012) existen los siguientes tipos de opinión, de los cuales el auditor se basará para emitir su dictamen, de acuerdo a las circunstancias de la empresa y la información percibida que al no ser oportuna o completa influye en el alcance de Auditoría: 3.1.3.6.5.1 Opinión favorable El auditor manifiesta de forma clara y precisa que las cuentas anuales expresan, la imagen fiel del patrimonio, de la situación financiera, de los resultados de las operaciones y de los flujos de efectivo, de conformidad con el marco normativo de información financiera que resulta de aplicación y, en particular, con los principios y criterios contables contenidos en el mismo. Este tipo de opinión solo podrá expresarse cuando concurran las circunstancias siguientes: 1. Se haya realizado el trabajo sin limitaciones de acuerdo con las normas técnicas de Auditoría. 2. Las cuentas anuales se hayan formulado, en todos los aspectos significativos, de acuerdo con el marco normativo de información financiera que resulta de aplicación y, en particular, con los principios y criterios contables contenidos en el mismo. 3.1.3.6.5.2 Opinión con salvedades, denegada y desfavorable Es aplicable cuando el auditor concluye que existen una o varias de las circunstancias que siempre que sean significativos en relación con las cuentas tomadas en su conjunto. En pocas
36 palabras éste tipo de opinión indica que “hay un problema”, no está exento de falta. Pero se debe disminuir el “terror” que surgen por este tipo de situaciones en las empresas, más bien fomentar a la mejora continua mediante los procedimientos de Auditoría. 3.1.3.6.6 Partes contenidas en un Informe de Auditoría (Whittington & Pany, 2005) Nos ofrece desde su perspectiva lo que debería contener un informe de auditoría, que servirá como base o dará los parámetros necesarios para desarrollar un dictamen correctamente sin omitir información relevante, cabe destacar que dependerá del Auditor si se atiene a dichas bases o lo realiza según su experticia: 3.1.3.6.6.1 Párrafo introductorio En este párrafo inicial se debe destacar dos aspectos, los cuales ayudarán a definir las responsabilidades de los directivos y de los auditores, estableciendo así las limitaciones de la Auditoría aplicada para que no surjan problemas o controversias por el mismo, se debe especificar los siguientes aspectos: 1) El cliente es el principal responsable de los estados financieros: Los directivos tienen la obligación de mantener registros contables adecuados y de preparar estados financieros precisos para que los usen los accionistas y los acreedores. Cabe recalcar que una vez reconocido que los estados financieros son declaraciones de la compañía
y no de los
auditores, advertimos que éstos no tienen derecho a introducir cambios. 2) Los auditores presentan un informe sobre los estados financieros, no sobre los registros contables
37 3.1.3.6.6.2 Párrafo de alcance en el informe En este párrafo se describe la naturaleza de la Auditoría. Se indica que fue realizada conforme a las Normas Internacionales de Auditoría, se indica además que, a pesar de que tiene por objeto brindar una seguridad razonable de que los estados financieros no contienen errores materiales, los procedimientos se aplican como una prueba 3.1.3.6.6.3 Párrafo de opinión del informe Este párrafo indica la opinión del auditor sobre el proceso aplicado y especifica si hubieron errores por parte de la empresa y sus involucrados en el periodo estudiado, se determina si es una opinión: sin salvedades, con salvedades o si el auditor se priva de dar un comentario por insuficiente información como lo muestra el siguiente ejemplo: “En nuestra opinión, los estados financieros antes mencionados presentan razonablemente, en todos los aspectos importantes, la posición financiera de XYZ Company al 31 de diciembre de 20X1, y los resultados de sus operaciones y de sus flujos de efectivo de efectivo del año terminado en esa fecha de conformidad con las NIIF” 3.1.4 Inventario de Mercaderías Por inventarios se entiende el conjunto de mercancías y materias primas o materiales cuya transformación y/o venta constituyen el objeto principal de la empresa. (Mendívil Escalante, 2010, pág. 83). Debe aparecer, contablemente, dentro del activo como un activo circulante y deber estar correctamente especificado en los estados financieros y libros contables si es que existen varios tipos de productos. Bastos, (2010) manifiesta que en el lenguaje económico se denominan inventarios o stocks al conjunto de mercancías acumuladas en un almacén en espera de ser vendidas o utilizadas durante
38 el proceso de producción. Si es manejado adecuadamente representa un indicador de utilidad y operacionabilidad de la empresa según el movimiento de los productos en venta.
3.1.4.1 Finalidad de los Inventarios Míguez y Bastos, (2010). Opina que las funciones más utilizadas de los inventarios son las siguientes:
Permitir que las operaciones continúen sin que se produzcan parones por falta de productos o materias primas.
Obtener ventajas por volumen de compra, ya que si la adquisición de artículos se produce en grandes cantidades, el coste de cada unidad suele disminuir.
Proporcionar unas reservas de artículos para satisfacer la demanda de los clientes y que no se queden sin el deseado.
Separar los procesos de producción y distribución. Así por ejemplo, si la demanda de un producto es elevada sólo durante el invierno, la empresa puede elaborarlo a lo largo de todo el año y almacenarlo, evitando de este modo su escasez en invierno.
Salvaguardarse de la inflación y de los cambios de precio.
Protegerse de las roturas de inventario que pueden producirse por productos defectuosos, el mal tiempo, fallos de suministro de los proveedores, problemas de calidad o entregas inadecuadas.
3.1.4.2 Sistemas de Control Los sistemas de control de la cuenta mercaderías son según Sigcho (2011): El Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico y el Sistema de Inventario Permanente o Inventario
39 Perpetuo. Depende de la empresa y sus circunstancias el sistema que le crea conveniente aplicar 3.1.4.2.1 Sistema de Cuenta Múltiple o Inventario Periódico Controla el movimiento de la cuenta mercaderías en varias o múltiples cuentas que por su nombre nos indican a que se refiere cada una de ellas, además se requiere la elaboración de inventarios periódicos que se obtienen mediante la constatación física de las mercaderías existentes contando, midiendo, pesando y valorando el costo de las mercaderías o artículos para la venta. Las cuentas que intervienen en este sistema son las siguientes:
Mercaderías
Devolución en ventas
Compras
Descuento en ventas
Devolución en compras
Costo de Ventas
Descuento en Compras
Utilidad Bruta en Ventas
Ventas
Perdida en ventas
3.1.4.2.1.1 Regulación de la cuenta Mercaderías: Al finalizar el periodo contable es necesario realizar la Regulación o Ajuste de mercaderías para determinar:
Compras netas
Ventas Netas
Mercaderías disponibles para la venta
Registrar contablemente el valor del Inventario Final
Costo de Ventas
40
Utilidad Bruta en ventas o pérdidas en ventas
3.1.4.2.2 Sistema de Inventario Permanente o Inventario Perpetuo Controla el movimiento de la cuenta mercaderías mediante la utilización de tarjetas Kárdex las mismas que permiten conocer el valor y la existencia física de mercaderías en forma permanente. Las cuentas que intervienen y caracteriza éste tipo de sistema son las siguientes:
Inventario de Mercaderías
Ventas
Costo de Ventas
Utilidad Bruta en Ventas o Pérdida en Ventas
3.1.4.3 Ciclo de Inventarios Arens (2007, pág. 638) destaca la importancia de este ciclo, declara que “es único debido a su estrecha relación con otros ciclos de operaciones. La materia prima y la mano de obra directa entran en el ciclo de inventario y almacenamiento a partir del ciclo de adquisición y pago y del ciclo de nómina y personal, respectivamente. El ciclo de inventario y almacenamiento termina con la venta de los productos en el ciclo de ventas y cobranza” El mismo autor también ofrece un gráfico en dónde especifica cada parte del ciclo estudiado, además de los documentos fuente que conforman cada parte del proceso, se resalta la estrecha relación que tiene el ciclo de inventarios y almacenamiento con el ciclo de compras y ventas como se mencionó en la definición: (Arens, Elder , & Beasley , 2007)
41 Procesamiento Recepción de de órdenes de materias compra primas FLUJO DE INVENTARIO
DOCUMENTACIÓN Requisición de RELACIONADA compra
Recepción de materias primas
Informe de recepción
Almacenamiento de materias primas
Procesamiento de productos
Almacenamiento de productos terminados
Embarque de productos terminados
Salida de mercadería
Depósito de materiales en almacén
Colocación de materiales en producción
Depósito de productos terminados en almacén
Embarque de productos terminados
Venta de productos terminados
Requisición de materias primas
Archivo maestro de inventario perpetuo de producto terminados
Registro de contabilidad de costos
Registro de contabilidad de costos
Archivo maestro de inventario perpetuo de materias primas
Factura del proveedor
Archivo maestro de inventario perpetuo de producto terminados Registro de contabilidad de costos
Orden de Pedido
Despacho de mercadería Facturación y cobranza
Figura 4. Funciones del ciclo de inventarios y almacenaje
Fuente: Auditoría un enfoque integral. (Arens, Elder, & Beasley, 2007) Nota: al flujo original se le agregó la función de ventas para evidenciar como termina el ciclo.
3.1.4.4
Tipos de existencias
Según Montaño F. (2014) se pueden encontrar los siguientes tipos de existencias dependiendo del giro del negocio, lo cual es muy oportuno ante la diversidad de empresas que existe en nuestra ciudad con sus diferentes necesidades, cabe recalcar que en el caso del presente trabajo sería el primero tipo:
Bienes adquiridos directamente para su comercialización.
Materias primas para el proceso de transformación en el proceso productivo.
Otros materiales
3.1.4.5 Métodos de valoración Los métodos de valoración establecidos a continuación son los aceptados según la normativa de las NIC, en este caso específicamente la NIC 2 “Inventarios” que abarca este aspecto, que servirá como base de evaluación en la auditoría ,existen varios pero se ha decido definir sólo los que competen al tema.
42 3.1.4.5.1 Precio Medio Ponderado (PMP) Consiste en calcular una media ponderada en función de las cantidades compradas y de los precios de cada una de las compras, aplicando el precio medio así obtenido a las distintas salidas del almacén que se vayan produciendo. (Montaño H., 2014). La NIC 2 ofrece la siguiente definición de este método de valoración, que es comúnmente usado en el medio “Si se utiliza el método o fórmula del coste medio ponderado, el coste de cada unidad de producto se determinará a partir del promedio ponderado del coste de los artículos similares, poseídos al principio del ejercicio, y del coste de los mismos artículos comprados o producidos durante el ejercicio” 3.1.4.5.2 FIFO (First in, First out) Este criterio se basa en asignar a los elementos que salen del almacén los precios por los que fueron entrando los primeros lotes de existencias hasta que dichos lotes se hayan consumido. Es decir, considera que la primera existencia que entra es la primera que sale. (Montaño H., 2014) 3.1.4.5.3 Método del coste estándar Los costes estándares se establecerán a partir de niveles normales de consumo de materias primas, suministros, mano de obra, eficiencia y utilización de la capacidad. En este caso, las condiciones de cálculo se revisarán de forma regular y, si es preciso, se cambiarán los estándares siempre y cuando esas condiciones hayan variado. (IASB, 2005) 3.1.4.5.4 Método de los minoristas Según la NIC 2 se utiliza generalmente cuando haya un gran número de artículos que rotan frecuentemente, que tienen márgenes similares y para los cuales resulta impracticable
43 utilizar otros métodos de cálculo de costes. En este método, el coste de las existencias se determinará deduciendo, del precio de venta del artículo en cuestión, un porcentaje apropiado de margen bruto. 3.1.4.6 Ubicación de las existencias Es muy importante tomar en cuenta, cómo se ha organizado la empresa para ubicar los productos ya sea en la bodega o cerca del lugar de venta, dependiendo del sitio asignado se definirá el adecuado manejo de los mismos, ya que influye en la eficacia del proceso del manejo de los productos, definiéndolos de la siguiente forma según Díaz (2015): 3.1.4.7 Mercaderías que se encuentran en el recinto del almacén.
Mercancías en el área de expediciones. Clasificación no administrativa que identifica las mercancías recibidas pendientes de almacenar y los envíos pendientes de cursar y cuya responsabilidad de custodia corresponde al área de expediciones.
Mercancías con destino a los canales normales de venta.
Disponibles. No sometidas a ninguna condición.
Reservadas. Sometidas a reserva por el departamento comercial en relación con proyectos o con operaciones especiales.
3.1.4.8 Mercancías en situaciones especiales.
En inspección, preventa o control de calidad. Mercancías en situación de espera hasta que se reciba un informe técnico, generalmente estos surgen por mercancías adquiridas a terceros.
Procedentes de devoluciones. Mercancías pendientes de abonar a clientes y, por tanto, propiedad de terceros. Generalmente, se trata de mercancías pendientes de
44 que se dictamine su estado o aceptabilidad por parte de los servicios técnicos y comerciales
Procedentes de clasificar. Mercancías procedentes generalmente de devoluciones, pendientes hasta que el departamento comercial o industrial decida su destino.
Irreparables. Mercancías con defectos técnicos y pendientes de destrucción o de desguace.
3.1.4.9 Mercancías que se encuentran fuera del recinto del almacén.
En consignación. Mercancías en poder de terceros, empleados o departamentos con fines diversos.
En transferencia. Mercancías en tránsito entre almacenes.
Géneros en camino. Mercancías en tránsito con suministradores.
3.1.4.10 Normas de contabilización y valoración Se realizará según lo dispuesto por el PGC y normas de desarrollo, respecto de los subgrupos o cuentas (según corresponda):
30, “Comerciales”
327, “Envases”
31, “Materias primas”
328, “Material de oficina”
32, “Otros aprovisionamientos”
33, “Productos en curso
320, “Elementos y conjuntos
34, “Productos terminados”
incorporables”
35, “Productos terminados”
321, “Combustibles”
36, “Subproductos terminados”
322, “Repuestos”
39, “Deterioro de valor de las
325, “ Materiales diversos”
326, “Embalajes”
existencias”
407, “Anticipos a proveedores”
45
610, “Variación de existencias
de mercaderías”
611, “Variación de existencias
de productos semiterminados”
de materias primas”
612, “Variación de existencias
711, “Variación de existencias
712, “Variación de existencias de productos terminados”
713, “Variación de existencias
de otros aprovisionamiento”
de subproductos, residuos y
710, “Variación de existencias
materiales recuperados”
de productos en curso” 3.1.5 Auditoría en existencias: 3.1.5.1 Definición Cuando el auditor revisa esta área, tendrá que considerar los siguientes aspectos como base en relación con las afirmaciones de veracidad, integridad, valoración y presentación para determinar un dictamen adecuado y razonable de éste ciclo: (Segovia, Herrador , & Segundo , Teoría de la Auditoría Financiera, 2011): A) Veracidad: Las afirmaciones sobre este criterio se refieren fundamentalmente a la comprobación de la titularidad real de las existencias, es decir, verificar si todas las existencias que tienen registrados, referente al tema a estudiar, un ejemplo de un aspecto que se tendría que comprobar en la empresa auditada es:
Los bienes contabilizados existen físicamente, es decir, la empresa auditada tiene la titularidad de los mismos, independientemente de su ubicación física.
B) Integridad: Hace referencia a si se han registrado todas las operaciones en los estados financieros. Son entre otras las siguientes:
46
Los costes relacionados con los ingresos están registrados en el mismo período, con la consecuente comprobación de la corrección del corte de operaciones.
C) Valoración: Consiste en la aplicación correcta de las normas de valoración aplicables en el área de existencias:
Los criterios de valoración aplicados son los mismos que en el ejercicio anterior y, en caso de no serlo, comprobar la correcta justificación.
D) Presentación: El auditor deberá comprobar los siguientes extremos:
Se cumplen las normas de presentación correspondiente en relación con las existencias y coste de ventas, así como a la información que se ha de suministrar con la memoria.
Se cumple con el principio de uniformidad.
3.1.5.2 Objetivos de Auditoría del área de existencias El examen del área de las existencias va dirigido a comprobar su organización funcionamiento, en lo que se refiere a su (Montaño H., 2014):
Almacenamiento y custodia
Clasificación
Controles de presencia(inventarios)
Valoración, obsolencia y uniformidad de criterios
Tramitación administrativa en los almacenes
y
47 3.1.5.3 Procedimientos de Auditoría en el área de existencias Este se establecerá de acuerdo se trate de obtener evidencia a través de pruebas sobre transacciones y registros o sobre saldos finales. Los procedimientos a aplicar son los siguientes (Pallerola & Monfort, 2012);
Control Interno: Se comentará si se detectan debilidades significativas.
Realización de la hoja sumaria de las cuentas que componen esta área, comparativa con el ejercicio anterior, y comprobar los saldos con el Mayor y con el Balance.
Inventario físico:
Con anterioridad al inventario físico se prepararán con la empresa las instrucciones para su correcta realización.
En la fecha del inventario físico se asistirá al mismo y se verificará que aplican correctamente los procedimientos establecidos.
Realización de recuentos de las partidas seleccionadas, y comprobación con las que figuren en las tarjetas de inventario y con las que figuren en los listados de inventario.
Anotación de la existencia de algún producto determinado, obsoleto o de lento movimiento.
Al finalizar el auditor se llevará el listado ajustado de inventario físico, y los últimos comprobantes de entrada y salida.
Existencias en depósito
Obtención de un listado de existencias propiedad de la empresa en poder de terceros, pedirá confirmación de las mismas por escrito.
48
Obtención de un listado de existencias propiedad de terceros, en depósito en la empresa pedirá confirmación de las mismas por escrito. Se verificará que no están incluidas en el inventario.
Obtención de un listado de existencias en tránsito y comprobación que esté contabilizada la compra del ejercicio , y verificación de las unidades físicas y su valoración con la factura de compra y la entradas posterior de los bienes.
Obtención de la empresa del listado definitivo de existencias valoradas, que incluya: código, artículo, descripción, cantidades, coste unitario y valor total.
Verificación de dicho listado con el obtenido el día del inventario físico y con los de las existencias en poder de terceros o en tránsito.
Realización de algunas pruebas de operaciones aritméticas.
Valoración: Análisis y descripción de los criterios de valoración aplicados por la empresa y los métodos y procedimientos de cálculo.
Valoración de materias primas y mercadería: o Definición del criterio de valoración aplicado y conclusión sobre si es aceptable contablemente y fiscalmente. o Selección de las más importantes, obtención de las hojas de coste y verificación si se aplicaron correctamente el método elegido. Se deberán efectuar pruebas de test FIFO.
49 3.1.6 Normativa 3.1.6.1 Normas de Auditoría 3.1.6.1.1 Normas de Auditoría generalmente aceptadas (NAGA) “Incorporan los requisitos exigibles relativos a la personalidad del auditor, al trabajo que desempeña y al informe que debe elaborar como resultado de la evidencia obtenida mediante la puesta en práctica del trabajo de Auditoría”. (Fernández & Alvarado, 2014) Las normas tienen que ver con la calidad de la auditoría realizada por el auditor independiente. Los socios del AICPA han aprobado y adoptado diez normas de auditoría generalmente aceptadas (NAGA), que se dividen en tres grupos (Tu Guía Contable, 2013): 1. Normas generales: a. Entrenamiento y capacidad profesional b. Independencia c. Cuidado o esmero profesional. 2. Normas de la ejecución del trabajo d. Planeamiento y Supervisión e. Estudio y Evaluación del Control Interno f. Evidencia Suficiente y Competente 3. Normas de información. g. Aplicación de los Principios de Contabilidad Generalmente Aceptados. h. Consistencia i. Revelación Suficiente j. Opinión del Auditor
50 3.1.6.2 Normas Internacionales de Auditoría (NIA) Las NIA contienen principios y procedimientos básicos y esenciales para el auditor. Estos deberán ser interpretados en el contexto de la aplicación en el momento de la auditoría. (aob auditores, 2013)
NIA 300. Planeación de la auditoría de estados financieros. “El auditor deberá efectuar una planeación adecuada para alcanzar totalmente sus objetivos en la forma más eficiente posible, considerando siempre los aspectos de materialidad y riesgo de auditoría”.
NIA 315. Identificación y valoración de los riesgos de incorrección material mediante el conocimiento de la entidad y de su entorno. “El propósito de esta Norma Internacional de Auditoría (NIA) es establecer normas y proporcionar guías para obtener un entendimiento de la entidad y su entorno, incluyendo su control interno, y para evaluar los riesgos de representación errónea de importancia relativa en una auditoría de estados financieros. La importancia de la evaluación del riesgo por el auditor como base para procedimientos adicionales, de auditoría se discute en la explicación del riesgo de auditoría en la NIA 200, Objetivo y principios generales que gobiernan una auditoría de estados financieros”
NIA 501. Evidencia de Auditoría. La administración ordinariamente establece procedimientos bajo los cuales el inventario es contado físicamente, cuando menos una vez al año, para servir como base para la preparación de los estados financieros o para asegurar la confiabilidad del sistema de inventario perpetuo.
51 5. Cuando el inventario es de importancia relativa para los estados financieros, el auditor deberá obtener evidencia suficiente apropiada de auditoría respecto de su existencia y condición, asistiendo al conteo físico del inventario a menos que no sea factible. La asistencia del auditor sirve como prueba de controles o procedimiento sustantivo sobre el inventario dependiendo de la evaluación del riesgo y el enfoque planeado del auditor. Dicha asistencia hará posible al auditor inspeccionar el inventario, observar el cumplimiento con la operación de procedimientos de la administración para registrar, así como controlar los resultados del conteo y proporcionar evidencia respecto de la confiabilidad de los procedimientos de la administración. 3.1.6.3 Normas Ecuatorianas de Auditoría (NEA) “Contienen los principios básicos y los procedimientos esenciales (identificados en letra negrilla) juntos con los lineamientos relacionados en forma de material explicativo y de otro tipo. Los principios básicos y los procedimientos esenciales deben interpretarse en el contexto del material explicativo y de otro tipo que proporciona lineamientos para su aplicación”. (Ecuador Contable, 2016) Se tomarán en cuenta para el presente estudio las siguientes normas:
NEA 8. Conocimientos del negocio. “Al efectuar una Auditoría de estados financieros, el auditor debería tener u obtener un conocimiento del negocio suficiente para que sea posible al auditor identificar y comprender los eventos, transacciones y prácticas que, a juicio del auditor, puedan tener un efecto importante sobre los estados financieros o en el examen o en el dictamen de Auditoría”.
52
NEA 9. Carácter significativo de la Auditoría. “El auditor deberá considerar el carácter significativo y su relación con el riesgo de Auditoría cuando conduzca una Auditoría”.
La información contará con dicha característica si su omisión o
exposición errónea pudiera influir en las decisiones económicas de los usuarios según lo define el Marco de Referencia para la Preparación y Presentación de Estados Financieros”
NEA 10. Evaluación de riesgo y control interno. “El auditor deberá obtener una comprensión suficiente de los sistemas de contabilidad y de Control Interno para planificar la auditoría y desarrollar un enfoque de auditoría efectivo. El auditor debería usar juicio profesional para evaluar el riesgo de Auditoría y diseñar los procedimientos de Auditoría para asegurar que el riesgo se reduce a un nivel aceptablemente bajo”.
NEA 13. Evidencia de la Auditoría. Con respecto a los Inventarios dicha norma menciona “ Cuando el Inventario es de carácter significativo para los estados financieros, el auditor debería obtener una apropiada suficiente evidencia de auditoría respecto de su existencia y condición asistiendo al conteo físico del inventario a menos que no sea factible”
NEA 15. Procedimientos analíticos. “El auditor deberá aplicar procedimientos analíticos en la etapa de planificación para ayudar en el conocimiento del negocio y en identificar potenciales áreas de riesgo”. “Cuando los procedimientos analíticos identifican fluctuaciones o relaciones significativas que son inconsistentes con otra información relevante, o que se desvían de las cantidades pronosticadas, el auditor debería investigar y obtener explicaciones adecuadas y evidencia corroborativa apropiada”
53
NEA 16. Muestreo en la Auditoría y otros procedimientos de pruebas selectivas. “Cuando utilice métodos de muestreo ya sea estadísticos o no estadísticos el auditor debería diseñar y seleccionar una muestra de Auditoría, realizar procedimientos de Auditoría a partir de ahí y evaluar los resultados de la muestra a modo de proveer una apropiada suficiente evidencia de Auditoría”
3.1.6.4 Guías de Auditoría
Guía 6120. Inventarios y Costo de Ventas. El objetivo de ésta guía es establecer los procedimientos de auditoría recomendados para el examen de los rubros de inventarios y costo de ventas, los cuales deberán ser diseñados por el auditor en forma específica en cuanto a su naturaleza, oportunidad y alcance, tomando en cuenta las condiciones y características de cada empresa.
3.1.6.5 Normas contables 3.1.6.5.1 Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF) Son el conjunto de estándares internacionales de contabilidad promulgadas por el International Accounting Standars Board (IASB), que establece los requisitos de reconocimiento, medición, presentación e información a revelar sobre las transacciones y hechos económicos que afectan a una empresa y que se reflejan en los estados financieros. (Deloitte , 2016) 3.1.6.5.2 Normas Internacionales de Contabilidad (NIC)
NIC 2. Inventarios. “Prescribir el tratamiento contable de las existencias. Un tema fundamental en la contabilidad de las existencias es la cantidad de coste que debe reconocerse como
54 un activo, y ser diferido hasta que los correspondientes ingresos ordinarios sean reconocidos. Esta Norma suministra una guía práctica para la determinación de ese coste, así como para el posterior reconocimiento como un gasto del ejercicio, incluyendo también cualquier deterioro que rebaje el importe en libros al valor neto realizable. También suministra directrices sobre las fórmulas de coste que se utilizan para atribuir costes a las existencias”. 3.1.7 Normas Internacionales 3.1.7.1 Norma OHSAS 18001:2007 Esta norma especifica los requisitos para un sistema de gestión de seguridad y salud ocupaciones que permita a una organización controlar sus riesgos SySO (Seguridad y Salud Ocupacional) y desempeño SySO. (RAPPORT CONSULTORES, 2007). Ésta norma ha sido desarrollada para ser compatible con las normas de gestión ISO 9001:2000(Calidad) e ISO 14001:2004(Ambiental), con el propósito de facilitar la integración de los sistemas de gestión de la calidad, ambiental y de la seguridad y salud ocupacional, en las organizaciones que lo deseen hacer. 3.1.8 Asociación 3.1.8.1 Definición de Asociación No persiguen el lucro de sus asociados, sino que suelen tener carácter benéfico, cultural, artístico, entre otros y actúan en aras de difundir o poner en práctica aquello que constituye su fin último. (Buján, 2013). Las asociaciones se sostienen principalmente de los ingresos procedentes de las cuotas de los asociados, aunque también suelen recibir subvenciones y
55 donaciones. Si obtienen beneficio, éste debe reinvertirse en el cumplimiento de los fines recogidos en los estatutos de su fundación.
“Es una empresa con dos o más propietarios, llamados socios, que comparten el capital del negocio. Por lo general, este tipo de sociedades estipula cómo se tomarán las decisiones y cómo se compartirán las utilidades las pérdidas. A menos que se indique lo contrario, los socios tienen responsabilidad ilimitada”. (Bodie & Merton, 2003). Este tipo de empresa debe mantener un objetivo o meta con actividades para cumplirlas, deben cumplir funciones democráticas y sin ánimo de lucro. 3.1.8.2 Constitución de una Asociación Los Estatutos constituyen el elemento primordial de toda asociación al configurarse como norma propia y superior y base del vínculo con los socios. Los contenidos mínimos que deben conformar el texto estatutario para la constitución de una Asociación son (Sánchez, 2004): – Lugar y fecha de aprobación. – Denominación. – Finalidad y actividades. – Domicilio social. – Duración temporal. – Ámbito territorial. – Criterios de garantía para el correcto funcionamiento democrático. – Normas sobre los órganos de gobierno y representación. – Requisitos de admisión y baja de los asociados, derechos, deberes y tipología de los socios. – Patrimonio fundacional (si existe). – Causas de disolución. Según el Acuerdo Ministerial de Concesión de Personería Jurídica a las Asociaciones los requisitos son los siguientes (Trámites Ecuador.com, 2009): 1. Solicitud de aprobación del Estatuto, dirigida al Ministro de Bienestar Social y Director Nacional de Cooperativas firmado por el Presidente Provisional y Abogado Patrocinador.
56 2. Certificación del técnico, difusor o promotor de Asociación que haya asesorado a los aspirantes a socios de la pre-asociación. 3. Copia certificada del Acta Constitutiva de Asamblea General en la que se haya resuelto la creación de la Cooperativa y designado al Directorio Provisional. Deberá constar en la misma la nómina de sus miembros, y deberá estar firmada por todos los aspirantes socios fundadores de la Cooperativa. 4. Tres ejemplares del Estatuto que contendrá las siguientes especificaciones:
a. Nombre, domicilio y responsabilidad de la cooperativa. b. Finalidad y ámbito de acción. c. Derechos y obligaciones de los socios. d. Estructura y organización interna. e. Medidas de control y vigilancia. f. Forma de constituir, pagar o incrementar el capital social, g. Principio y el término del año económico. h. Uso y distribución de los excedentes. i. Causas de disolución y liquidación de la cooperativa. j. Procedimiento para reformar el estatuto; y, k. Las demás disposiciones que se considere necesarias para el buen funcionamiento de la Cooperativa. 1. Al final del Estatuto deberá firmar el Secretario, indicando las fechas de las tres sesiones en que fue discutido y aprobado. 2. Tres listas de los socios fundadores, con las siguientes especificaciones: Nombres y apellidos, número de cédula de identidad, domicilio, estado civil, ocupación, nacionalidad,
57 número y valor de los certificados de aportación que suscribe y que paga de contado y la firma. 3. Al final de la lista, certificación de la Autoridad Competente con la indicación de que los miembros de la Cooperativa en creación la firmaron en su presencia. La certificación podrá extender el Gobernador, Jefe Político, Teniente Político o un funcionario de la Dirección Nacional de Cooperativas. 4. Comprobante del depósito bancario, por lo menos el 50% del valor de los certificados de aportación que hayan suscrito los socios. 3.1.8.3 Obligaciones tributarias Las Sociedades están obligadas a inscribirse en el RUC; emitir y entregar comprobantes de venta autorizados por el SRI por todas sus transacciones y presentar declaraciones de impuestos de acuerdo a su actividad económica. Los plazos para presentar estas declaraciones se establecen conforme el noveno dígito del RUC que el SRI provee en su página web. Las Sociedades deberán llevar la contabilidad bajo la responsabilidad y con la firma de un contador público legalmente autorizado e inscrito en el Registro Único de Contribuyentes (RUC), por el sistema de partida doble, en idioma castellano y en dólares de los Estados Unidos. El numeral 5 del artículo de la Ley Orgánica de Régimen Tributario Interno considera “como ingreso exentos de Impuesto a la Renta, los obtenidos por las instituciones sin fines de lucro legalmente constituidas, siempre y cuando, éstos se destinen a sus fines específicos y solamente se invierta directamente en ellos”
58 En el caso de la ASOGAN-SD los impuestos que declara son del impuesto a la renta y la retención del IVA, los cuáles están detallados en un documento que se encuentra en Anexos proporcionado por el SRI como validez de la existencia de la empresa y sus obligaciones tributarias, qué también sirve de apoyo para el presente trabajo en cuanto a la veracidad de la información. 3.1.8.4 Asociación de ganaderos Para la ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE LA SIERRA Y EL ORIENTE (AGSO) su misión es: “Impulsar el desarrollo sustentable del sector, representar y defender los derechos de los ganaderos, brindar servicios especializados de calidad a nuestros asociados, para contribuir a mejorar los niveles de vida de la población” (AGSO, 2014) Según la ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO (ASOGAN-SD) se define como: “Gremio que se dedica a proveer servicios que apoyan al fortalecimiento de la producción ganadera de la región a través de su centro de mercadeo, exposiciones ganaderas, registros genealógicos, insumos agropecuarios, capacitación y difusión de tecnología adecuada al medio, manejo de un sistema de información actualizada al medio, manejo de un sistema de información actualizada, incubadora de proyectos que promuevan la creación de empresas que le den valor agregado a sus productos, mejorando la calidad de vida de los involucrados y acercando al productor con el consumidor” Analizando las misiones de cada asociación, dependerá mucho la definición del sector en que se haya formado la sociedad, teniendo como principal objetivo ayudar al crecimiento económico de la zona a la que pertenezcan mediante el apoyo a los ganaderos.
59 3.1.8.4.1 Gremio “Corporación formada por personas que desarrollan una misma profesión, oficio o actividad. Se trata de organizaciones que suelen estar regidas por estatutos especiales y distintas ordenanzas”. (Pérez & Merino, 2009). Se vio oportuno definir el término “Gremio” ya que fue utilizado como parte de la definición de una Asociación de Ganaderos, el cual es una parte importante ya que es la base del estudio realizado.
60 4 4.1
METODOLOGÍA DE LA INVESTIGACIÓN
Enfoque/Tipo de investigación
4.1.1 Enfoques de investigación 4.1.1.1 Enfoque Cuantitativo: Parte del estudio del análisis de datos numéricos, para dar solución a preguntas de investigación, sirve como constancia exacta para fundamentar conclusiones obtenidas, en este caso se procederá a efectuar un cuestionario de control interno con el personal involucrado en el ciclo de inventarios, que servirá como base para medir la eficiencia del almacén de ASOGAN-SD. 4.1.1.2 Enfoque Cualitativo: Se realizó una entrevista al Gerente de ASOGAN-SD, en la cual se obtuvo información acerca de la empresa, los procesos de las existencias del almacén, sistema contable para llevar un control de los inventarios y datos relevantes a tomar en cuenta para realizar el examen especial al personal involucrado en el procedimiento relacionado al ciclo de inventarios. 4.1.2 Tipos de Investigación Considerando la importancia que tiene la investigación del ciclo de inventarios, dentro de las variables a estudiar y el alcance que se quiere dar para el tema investigativo se tomó en cuenta lo siguientes tipos que se destaca como los más aplicables en el desarrollo del presente trabajo:
61 4.1.2.1 Investigación de campo: Se aplicó directamente en el objeto de estudio, los instrumentos utilizados en este proceso fue Guía de entrevista, la entrevista, observación, Cuestionario de control interno; el cuál se llevó a cabo al Gerente Dr. Juan Zambrano y a los involucrados del almacén, partiendo de ello para realizar el análisis respectivo del ciclo de inventarios. 4.1.2.2 Investigación Bibliográfica Se aplicó al momento de recopilar la mayor cantidad de información de textos de la biblioteca, como libros que respaldaron la investigación efectuada en ASOGAN-SD, debido a que para el entendimiento de los objetos estudiados y el análisis de los datos obtenidos respecto al ciclo de inventarios, se tuvo de apoyo diferentes obras referentes al tema. 4.1.2.3 Método Analítico: Se analizó la situación actual de la Asociación, en específico al ciclo de inventarios del almacén, de esa forma, se formuló hallazgos, de acuerdo a la situación encontrada al proceso realizado con los fundamentos necesarios, para defender los mismos y formular el informe final. 4.1.2.4 Investigación empírica: En efecto se realizó en este proceso de auditoría, un análisis al ciclo de inventarios del almacén de ASOGAN-SD, se procedió a determinar una solución mediante recomendaciones que se planteó en el informe final, las cuales al conversar con el gerente en la visita inicial, dio a conocer que necesita dichas recomendaciones sean claras, para llevarlas a cabo.
62 4.1.2.5 Investigación Explicativa Mediante la aplicación a esta investigación se determinó la razón de los procedimientos dados en el proceso de ciclo de inventarios son deficientes, para conocer y entender la situación que presenta ASOGAN-SD presentando en el informe final donde se detallan los hallazgos que fueron encontrados en todo el proceso. 4.1.2.6 Investigación no experimental Se realizó la investigación sin manipulación o cambios en la variable independiente, que se dio en la realidad sin la intervención directa, dada la incapacidad de influir, permitió obtener información mediante las variables que se presentan, es decir cómo se encuentra actualmente la ASOGAN-SD, determinando las deficiencias que están ocurriendo. 4.2
Población/Muestra
4.2.1 Población La Población de Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD es de 2217 personas repartidas en todas las áreas de la empresa. Tabla 1: Población de ASOGAN-SD POBLACIÓN DE ASOGAN-SD Gerente General 1 Contador 1 Auxiliar Contable Almacén Ganadero Clientes Proveedores Administrativo Servicios Generales Socios Total Elaborado por: Morales A; Rodríguez D Fuente: Investigación propia
1 3 1500 250 6 5 450 2217
63 4.2.2 Muestra Debido a que se analizó una cuenta en específico, no fue necesario aplicar una fórmula estadística, determinamos la muestra de la siguiente manera: Personal administrativo, responsables del almacén de la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD: 6 integrantes relacionados con la actividad a realizar al ciclo de inventarios requeridos para su análisis y al área contable que servirá como base para la recolección de información necesaria. Además se aplicó una muestra selectiva debido a la gran magnitud de la empresa y el límite tiempo y disponibilidad de las personas objeto de estudio, pero cabe recalcar que la información obtenida por parte de clientes y proveedores fue muy significativa tanto para el estudio como para el desarrollo de recomendaciones efectivas con el fin de mejorar los procesos del almacén ganadero. 4.3
Técnicas e instrumentación de recogida de datos
4.3.1 Técnicas Observación: Esta técnica se utilizó interactuando directamente en el proceso de los inventarios que se desarrollan en el almacén ganadero, orientando a la capacitación de la realidad del procedimiento existente, para luego organizarlo de forma directa ante el problema del ciclo, para consiguiente tomar la información y proceder al análisis de inventarios. Entrevista A través de la entrevista realizada al Gerente Dr. Juan Zambrano en el área de existencia la cual se obtendrá información que permita obtener una visión general de la situación actual
64 que presente el almacén de ASOGAN- SD al mismo tiempo identificar los posibles errores existentes en el ciclo de inventarios. 4.3.2 Instrumentos Ficha de Observación: Se realizó una ficha previa para describir las actividades que se realizaron en el proceso del ciclo de inventarios del almacén. Guía de entrevista: Lista de preguntas en la cual sirvió de apoyo y ayuda de memoria para el entrevistador, tanto en un sentido temático (ayuda a recordar los temas de la entrevista) como conceptual (presenta los tópicos de la entrevista en un lenguaje cotidiano, propio de las personas entrevistadas). 4.4
Técnicas de Análisis de Datos
Se obtuvo información cuantitativa a través de la aplicación de técnicas financieras, como herramientas de comparación de indicadores del año 2014-2015 que se obtendrán de los Estados Financieros proporcionados por ASOGAN-SD. Una vez que se obtuvo la información en cuanto a los balances financieros, se procedió
a realizar el análisis,
comparación e interpretación de la información obtenida la cual permitió evaluar de manera integral la información obtenida.
65
5 5.1
RESULTADOS
Discusión y Análisis de los resultados
1. ¿Tiene usted conocimiento de lo que es un examen especial? Si, hablando de examen especial en la parte contable es como una auditoría que se le hace lógicamente a una institución. 2. ¿Se ha realizado anteriormente un examen especial a la empresa? Si, normalmente se realiza cada año una auditoría o examen especial terminando el año fiscal, en diciembre o primeros días de enero se pone un auditor externo contratado por ASOGAN, siempre son alternos, los tres mejores se escoge para que realice la respectiva auditoría a toda la entidad en general. 3. ¿Cree usted que un examen especial puede lograr eficiencia en el ciclo de inventarios? Creo que si es muy
importante por la razón que como directivos y parte de la
administración tengamos una evaluación de nuestro trabajo, ya que uno como Gerente no se sabe todo en cuanto números lo que sucede dentro, es por ello que está el contador que es perito en ese aspecto y ver dónde está la falla al terminar el año y realizar el ajuste, los inventarios específicamente se realiza todos los meses el inventario especial, se califica al personal en cuanto a si perdió, caducó, rotación del producto, para llegar al fin de año y tener conocimiento de cuánto se ha vendido, cuánto produjo el almacén y en cuanto hay en
66 pérdida. Creo que es el único almacén en el país que no tiene pérdida en productos por caducidad por la eficiencia como se lleva. 4. ¿Qué gestión realiza ASOGAN- SD para tener conocimientos de las existencias que hay en el almacén? Los pedidos exclusivamente lo realiza el Gerente, las necesidades lo da el almacenista, el departamento técnico con los encargados, ahí se maneja con el contador la parte de facturación. 5. ¿Tiene ASOGAN-SD un plan concreto para la modernización del sistema contable para llevar un control de los inventarios existentes en el almacén? Si, se lleva un control de inventarios, exclusivamente hay una ayudante en contabilidad que está manejando esta actividad, pero se necesita ser más eficiente en los controles del inventario. 6. ¿Cuenta la empresa con un departamento exclusivo para ventas y compras? No, el departamento de ventas es el almacén; el departamento de compras no hay, ya que es autorizado por la gerencia, se lleva de esa manera porque el almacenista puedo pedir demás o muy poco, se maneja de acuerdo al stock que se tiene 7. ¿Han establecido políticas sobre el manejo de los inventarios del almacén de ASOGAN-SD? Si, una de las primeras políticas es el control mensual de manejo de los inventarios que se ha dado desde el 2013
67 8. ¿Considera usted que es necesario realizar un examen especial de forma periódica al almacén para tener conocimiento si las actividades que se realizan son eficaces y eficientes? Si, así como lo realizamos de forma mensual ya que se ha visto la necesidad de realizarlo 9. ¿Pondría en práctica las recomendaciones determinadas en el informe resultante del examen especial aplicado al almacén ASOGAN-SD? Si, exactamente siempre y cuando sean específicas y que hagan ver las falencias se pondrá en práctica para mejorar.
68 5.2
Propuesta de intervención
5.2.1 Fase I Planificación de Auditoría 5.2.1.1 Informe de visita preliminar Antecedentes Se llevó a cabo un examen en el ciclo de inventarios a ASOGAN-SD, con el fin de lograr la eficiencia del personal en el manejo de este rubro. Motivo de la auditoría Ejercer un control adecuado sobre la Cuenta Inventarios de Mercadería, por cuanto se detectará si existen o no errores, negligencias que pueden estar impidiendo el cumplimiento de metas y objetivos establecidos por la Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD, el cual permitirá obtener información que ayude a mejorar el control, se podrá identificar las responsabilidades de quienes están a cargo de los inventarios, en base a lo cual se emitirá un informe que contenga las conclusiones y recomendaciones. Objetivo Elaborar un examen especial al ciclo de inventarios del almacén de la “Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD”, periodo primer semestre año 2016 Objetivos específicos
Obtener información de la empresa auditada y la pertinente en cuanto a los estados financieros y el informe de los inventarios recientes.
Realizar una evaluación de control interno, aplicando los procedimientos respectivos
Analizar la información obtenida sea eficaz y pertinente, de acuerdo al ciclo examinado.
69
Elaborar un informe de auditoría en donde se determine el estudio realizado y consten las conclusiones y recomendaciones propuestas.
5.2.1.2 Alcance de la auditoría La auditoría a la cuenta de ciclo de inventarios se realizará en el periodo del 01 de Enero al 30 de Junio del 2016, con el fin de:
Verificar la existencia de los inventarios
Comprobar la veracidad de los registros que soportan el sistema contable de los inventarios
Determinar si se utiliza el método adecuado para realizar la valuación de los inventarios
5.2.1.3 Conocimiento de la entidad La ASOGAN-SD, es una entidad de derecho privado, constituida sin fines de lucro y con domicilio en la ciudad de Santo Domingo de los Colorados, en el año 1969 fue creada con un total de 15 socios fundadores. Mediante Acuerdo Ministerial Nº 336, de 6 de agosto de 1979, este Ministerio, otorgó la personería jurídica a la Asociación de Ganaderos del cantón Santo Domingo de los Colorados. Misión La Asociación de Ganaderos Santo Domingo ASOGAN-SD, es un gremio que se dedica a proveer servicios que apoyan al fortalecimiento de la producción ganadera de la región a través de su centro de mercadeo, exposiciones ganaderas, registros genealógicos, insumos agropecuarios, capacitación y difusión de tecnología adecuada al medio, manejo de un sistema de información actualizada al medio, manejo de un sistema de información
70 actualizada, incubadora de proyectos que promuevan la creación de empresas que le den valor agregado a sus productos, mejorando la calidad de vida de los involucrados y acercando al productor con el consumidor. Visión Somos un gremio que convoca y organiza a los ganaderos de la región del trópico húmedo, en busca de que sus socios cuenten con unidades productivas competitivas y su manejo tenga una relación amigable con el medio ambiente. Somos un referente a nivel nacional entre las organizaciones dedicadas al desarrollo de la ganadería. Estructura organizacional
Presidente
Gerente
Contabilidad
Pagaduría
Dep. Técnico
De. Técnico
Centro Mercadeo
Mensajería
Secretaria
Almacén Ganadero
Almacén Ganadero
Hacienda Asogan
Figura 5. Organigrama ASOGAN-SD Elaborado por: Alejandra Morales en base al modelo proporcionado por la empresa
Servicios Generales
Soldador
Mensajería
71 5.2.1.4 Programa de Trabajo Se ha formulado el siguiente programa de auditoría aplicable a la asociación de ganaderos ASOGAN-SD, el cual deberá estar fundamentado debidamente con los papeles de trabajo que respalden los procedimientos aplicados o que no se han podido realizar los mismos con su respectiva razón:
" D &R CIA "M SO A
OS
PROGRAMA DE TRABAJO Entidad Ejercicio Auditoras Fecha Área de trabajo:
Asociación de Ganaderos ASOGAN SD 1 de enero 2015 a 31 diciembre 2015 Morales Alejandra, Rodríguez Diana 16/07/2016 Área de inventarios del almacén
OBJETIVOS General
EXAMEN ESPECIAL AL CICLO DE INVENTARIOS DEL ALMACÉN DE LA “ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO ASOGAN-SD”, PERIODO PRIMER SEMESTRE AÑO 2016. Específicos
Obtener información de la empresa auditada y lo pertinente en cuanto a los estados financieros, además de los documentos de respaldo del proceso que realizan en el almacén ganadero. Realizar una evaluación de control interno para verificar si se están cumpliendo los resultados que se esperan y así determinar los procedimientos aplicables. Determinar si se cumple correctamente con el ciclo de inventarios verificando su existencia y veracidad mediante la evaluación de los mismos. Elaborar un informe de Auditoría en donde se determine el estudio realizado y consten las conclusiones y recomendaciones propuestas para mejora en el ciclo de inventarios. Referencia
Pruebas
Realizado por
Tiempo
A01
Realizar una visita a la empresa *Morales Alejandra auditada *Rodríguez Diana
1 hora
A02
Enviar un oficio de solicitud de información requerida
1 hora
Morales Alejandra
72
A03
B01
C01 C02
Enviar notificación inicial para realizar la auditoría Organizar un expediente con la siguiente información actualizada: -Copia del informe mensual de inventarios Formular el cuestionario evaluación de control interno Realizar la evaluación de control interno según los 8 componentes del COSO-ERM
Morales Alejandra
1hora
Morales Alejandra
4 horas
Rodríguez Diana
4 horas
Rodríguez Diana
3 horas
C03
Emitir un informe del COSO- ERM
Rodríguez Diana
1 horas
D01,D02
Realizar una encuesta a una muestra de clientes y proveedores para obtener información relevante del proceso del almacén
Rodríguez Diana
4 horas
G06
Revisar la realización del inventario mediante la presencia física en el mismo, observando que: -Los elementos están físicamente bien ordenados -Los equipos de trabajo están efectivamente verificando y contando las existencias. -Existe una supervisión adecuada -No existe movimiento de materiales -Se ha realizado la oportuna segregación de movimientos, tanto de entrada como de salida de existencia, que dificulten el recuento.
*Morales Alejandra *Rodríguez Diana
8 horas
E01, E02, E03,E04
Dejar constancia en los papeles de trabajo de la existencia de productos caducados, productos de cambio y faltantes
Rodríguez Diana
1 hora
F01,F02
Cuando la empresa posea plan de inventarios, verificar si las diferencias son cualitativamente razonables y se analizan y se ajustan de acuerdo con las normas en vigor y por personas facultadas para ello.
Rodríguez Diana
2 horas
G01
Revisar los procedimientos y las políticas aplicados para la valoración de las existencias.
Morales Alejandra
1 hora
G02-G7
Verificar la existencia del ciclo de inventarios
*Morales Alejandra *Rodríguez Diana
8 horas
73
H01
Resumir las diferencias observadas en cuanto a la valoración indicada en el punto anterior.
Morales Alejandra
2 horas
F01,F02
Si la empresa realizara cálculos para cuantificar los elementos obsoletos, verificar su corrección y su razonabilidad.
Rodríguez Diana
2 horas
IF
Elaborar el informe y percatarse de que en la carta de la gerencia conste confirmación de que: -Se ha dispuesto de toda la información sobre existencias. -Todas las existencias son propiedad de la empresa y están registradas en sus cuentas. -Ni la fecha de cierre del ejercicio ni a la determinación del trabajo del auditor existía gravamen alguno sobre existencias.
Rodríguez Diana
3 horas
74 5.2.2 Fase II Ejecución de la Auditoría 5.2.3 Cuestionario de Control Interno 5.2.3.1.1 Ambiente Interno
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Entidad: Asociación de Ganaderos ASOGAN-SD Eje rcicio: 1 de enero al 31 de Junio del año 2016 Auditor: Rodríguez Diana y Morales Alejandra
C01
Compone nte : Ambiente Interno Fe cha 22 de Julio de 2016 N°
1
2
3
4
Pre guntas
Re s pue s tas Si No
¿Cuenta la empresa con un manual de control interno? ¿Dentro del almacén se ha establecido un entorno organizacional favorable al ejercicio de prácticas, valores, conductas y reglas apropiadas, para sensibilizar a los miembros de la entidad ? ¿La empresa cuenta con un manual de funciones y procedimientos? ¿La máxima autoridad asume la responsabilidad junto con el personal, sobre la importancia del control interno y su incidencia sobre las actividades y resultados?
Ponde ración Calif. Pond.
x
3
0
x
3
0
x
3
0
3
2
x
Obs e rvacion
No existe un manual, ni políticas de control. Todo se lo realiza de manera empírica, improvisando
5
¿El personal es influenciado a realizar las tareas de manera eficiente para cumplir los objetivos?
x
3
0
6
¿La empresa cuenta con políticas contables para la administración del inventario?
x
3
0
x
3
0
x
3
3
El método ponderado
x
3
3
Están actualmente personas responsables
x
3
0
x
3
0
3
2
x
3
0
x
3
0
42
10
7
8 9
10
11
12
13
14
¿La gerencia ha establecido un código de ética en cuanto al manejo adecuado de los inventarios con los que cuenta la empresa? ¿La Empresa tiene definido algún método de control de inventarios? ¿Se ha determinado personal responsable para la administración del inventario? ¿La máxima autoridad, en su calidad de responsable por el sistema de control interno, muestra constantemente una actitud de apoyo a las medidas de control implantadas en el almacén de ASOGAN-SD? ¿El personal del almacen es tratado y conducido de forma tal que se consiga su más elevado rendimiento? ¿El delegado del almacen es responsable de las decisiones y omisiones con relación al cumplimiento de su trabajo en el àrea? ¿El personal observa las políticas generales y específicas aplicables a sus respectivas áreas de trabajo, emitidas y divulgadas por la máxima autoridad y directivos? ¿Se ha propuesto el area del almacen, metas alcanzables en cuanto al mejoramiento del inventario actualmente? TOTAL
x
La Secretaria del almacén y la contadora de la empresa coincidieron en esta respuesta.
No existen aplicables a esta trabajo
promedio 4
políticas área de
75 Ambiente Interno 10 NIVEL DE CONFIANZA 42 NIVEL DE RIESGO
24%
Baja
76%
Alto
5.2.3.1.2 Establecimiento de objetivos
CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Entidad: Asociación de Ganaderos ASOGAN-SD Eje rcicio: 1 de enero al 31 de Junio del año 2016 Auditor: Rodríguez Diana y Morales Alejandra Compone nte : Establecimiento de Objetivos Fe cha 22-jul-16 Re spue stas N°
Pre guntas
1
¿Están claramente definidas y difundidas la visión y la misión de la entidad?
2
¿Tienen definidos: objetivos estratégicos, operativos,de reporte y de cumplimiento?
3
4
5
6
7
8
9
10
Si
¿Se realiza monitoreo de los logros de estos objetivos?
¿Existe calidad de la información relacionados con los objetivos, principalmente los estratégicos y de operación? SUMA TOTAL
Ponde ración Calif.
Pond.
3
2
x
3
0
x
3
0
x
3
0
x
3
0
x
3
0
x
3
0
x
3
0
3
2
x
¿Están bien definidos los objetivos relacionados y los estratégicos? ¿Los objetivos estratégicos, la formulación de la estrategia de la entidad, los objetivos operativos, de reporte y de cumplimiento están basados en la visión y la misión corporativas?
¿Los objetivos son fácilmente entendibles y, de manera que se facilite el monitoreo del logro de estos objetivos? ¿El apetito de riesgo definido por la entidad obedece a un equilibrio adecuado entre crecimienro, riesgo y rendimiento? ¿Existen indicadores y medidores sobre el cumplimiento de objetivos del Almacén ? ¿Son armónicos los planes de este departamento con relación a los demás departamentos de la empresa?
No
x
x
0 27
4
Obse rvacion
Tienen pero no han difundido
Estan escritos pero el personal no los conoce
76 5.2.3.1.3 Identificación de eventos La empresa no cuenta con departamento o actividades para identificar riesgos o prevenir riesgos en el futuro, todo lo realizan de forma empírica, al no existir tampoco información que fundamente la veracidad de este componente se abstuvo de realizar un dictamen sobre la forma que identifican eventos.
Idetificación de eventos Nulo
5.2.3.1.4 Evaluación de Riesgos
77 Evaluación de Riesgos NIVEL DE CONFIANZA
13 45
29%
Bajo
71%
NIVEL DE RIESGO
Alto
5.2.3.1.5 Respuesta al Riesgo CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Entidad: Asociación de Ganaderos ASOGAN-SD Ejercicio: 1 de enero al 31 de Junio del año 2016 Auditor: Rodríguez Diana y Morales Alejandra Componente: Respuesta al riesgo Fecha 22-jul-16 N° 1 2 3
4
5
6
7
8
9
10
Preguntas ¿ Son monitoreados y reportados los riesgos dentro de su organización? ¿Con qué efectividad está usted manejando los riesgos identificados en su área? ¿Se cuenta con medidas de control sobre el inventaio que se encuentre en mal estado o que puede llegar a estarlo? ¿Tienen documentación que fundamente la constatación de inventarios mensual? ¿Se comunica a las diferentes areas de ASOGAN , las decisiones adoptadas por la Gerencia? ¿Existe la evidencia suficiente que respalde al análisis de alternativas y toma de decisiones? ¿ Está la función de almacenes centralizada en un departamento separado de los de contabilidad, embarque y recepción? El área del almacen emite reportes de las ventas a gerencia para que sean revisadas y controladas? ¿Cuenta el almacén con una copia de las órdenes de compra para verificar la cantidad y la calidad del material recibido? ¿Existen acciones adecuadas para prevenir:-Peligro de accidentes(fuego, explosivos,etc.) -Robos de productos o datos de archivos?
TOTAL SUMAN
Si
Respuestas No x
Ponderación Calif. Pond. 3
0
x
3
3
x
3
3
x
3
3
x
3
3
x
3
2
x
3
3
x
3
3
x
3
2
x
3
2
30
24
Observacion
A veces se comunica y respalda las deciciones tomadas sobre el almacén, sólo son imposiciones
78 Re spue sta al Rie sgo 24 NIVEL DE CONFIANZA 30 NIVEL DE RIESGO
80%
Media
20%
Media
5.2.3.1.6 Actividades de control CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Entidad: Asociación de Ganaderos ASOGAN-SD Ejercicio: 1 de enero al 31 de Junio del año 2016 Auditor: Rodríguez Diana y Morales Alejandra Componente: Actividades de Control Fecha 22/07/2016 N° 1 2 3
Preguntas ¿La empresa realiza evaluaciones de la calidad del producto? ¿Se realizan constataciones físicas de los productos recibidos al momento que llega a la empresa? ¿Cuéntan con un proceso de revisión para las políticas y procedimientos?
4
¿Se realiza la constatacion de inventarios, cuando el almacen no está en funcionamiento?
5
¿La empresa aplica actividades para el control específico de los inventarios del almacén?
6
¿El inventario de existencias es realizado por una persona independiente al almacén?
7 8 9
¿No presenta problemas el sistema de control de inventarios que utiliza ASOGANSD en el almacen? ¿Se controla debidamente la entrada y salida del inventario? ¿Se realizan actualizaciones o cambios en el sistemas de control de inventarios que uiliza la empresa?
Respuestas Si No
Ponderación Calif. Pond.
x
3
2
x
3
2
x
3
0
x
3
0
3
1
3
0
x
3
2
x
3
2
x
3
3
x
x
10
¿Se cumplen todos los procedimientos para el control y manejo del inventario?
x
3
3
11
¿Existe un acuerdo de abastecimiento de las unidades físicas?
x
3
2
12
Los reportes de existencias están debidamente detalladas, con nombre del producto, costo, ubicación, proveedor?
13 14
15
16
¿Al realizar una compra, se verifican que los datos de la facturan estén correctos? ¿Los pagos a los proveedores son cancelados al tiempo establecido? ¿Se obtienen copias firmadas del documento, de depósito y movimiento que se reciban en el departamento de contabilidad y que estén firmados por personal responsable del almacén depositario? ¿Analiza el departamento de contabilidad periodicamente que la entrega de productos esté de acuerdo con el resumen total del movimiento de stocks? TOTAL SUMAN
x
3
1
x
3
3
x
3
2
x
3
3
3
0
48
26
x
Observacion
Importante
No tomamos en cuenta la ubicación del producto ni el proveedor
79 Actividades de Control 26 NIVEL DE CONFIANZA 48
54,17%
Moderado
46%
NIVEL DE RIESGO
Moderado
5.2.3.1.7 Información y Comunicación CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Entidad: Asociación de Ganaderos ASOGAN-SD Ejercicio: 1 de enero al 31 de Junio del año 2016 Auditor: Rodríguez Diana y Morales Alejandra Componente: Información y Comunicación Fecha 22/Julio/206 Respuestas Si No
Ponderación Calif. Pond.
N°
Preguntas
1
¿ Comunica el almacén la información y los riesgos relacionados que intervienen en el area?
x
3
3
2
¿Existen canales efectivos de comunicación a todos los niveles de la organización para identidicar, evaluar y responder a los riesgos, y para dirigir la entidad y conseguir sus objetivos?
x
3
2
x
3
2
3
0
x
3
2
x
3
2
x
3
2
x
3
3
24
16
3
4 5 6
7
8
¿Existen sistemas de comunicación efectivos con terceros, tales como clientes, proveedores, reguladores y accionistas? ¿La gerencia comunica los planes y estrategias a realizar en relaciòn al almacen? ¿Existe el manejo de oficios y comunicaciones internas? ¿Existe comunicación entre los departamentos relacionados al área de inventarios? ¿Se comunica al personal sobre los problemas que está presentado su área de trabajo? ¿Existe el reporte oportuno cuando se generan faltantes o sobrantes en unidades de inventario? TOTAL SUMAN
x
Información y Comunicación 16 NIVEL DE CONFIANZA 67% 24 NIVEL DE RIESGO
33%
Observacion Pero acera de los riesgos comunicados, no se han tomado medidas para
Moderado Moderado
80 5.2.3.1.8 Supervisión CUESTIONARIO DE CONTROL INTERNO Entidad: Asociación de Ganaderos ASOGAN-SD Ejercicio: 1 de enero al 31 de Junio del año 2016 Auditor: Rodríguez Diana y Morales Alejandra Componente: Supervisión Fecha22/07/2016 Respuestas Si No
N°
Preguntas
1
¿Se toman acciones adecuadas y oportunas para corregir deficiencias detectadas y se hacen las modificaciones necesarias?
2
¿El control de inventarios se realiza mediante actividades administrativas permanentes o continuas, evaluaciones independientes, o ambas?
3
¿Responde oportunamente la Gerencia a las observaciones de los auditores independientes y a sus recomendaciones para reducir los riesgos en el almacen ?
4
¿Utiliza la Gerencia la función de Auditoría externa o interna para que la asista y apoye en sus actividades de monitoreo en el area del almacen?
5
¿Es adecuado el nivel del personal, el direccionamiento que reciben y las habilidades que poseen, en relación con el entorno de riesgos, de manera que sus actividades contribuyan al reforzamiento y mejoramiento de los sistemas de control?
6
¿Existen personal delegado en el área del almacen para supervisar y controlar las actividades del manejo de inventarios?
7
¿Se hace seguimiento de las diferencias importantes entre la existencia física y la contable?
8
Ponderación Calif. Pond.
x
3
x
3
3
2
x
3
0
x
3
0
3
2
3
0
x
3
3
¿Se toman acciones correctivas para reducir el índice de errores cometidos?
x
3
3
9
¿Existe seguimiento de los errores cometidos en el control de inventarios?
x
3
3
10
¿Se efectúan comparaciones de compras mensuales con ventas históricas?
3
0
30
16
x
x
x
Total
Supervisión 16 NIVEL DE CONFIANZA 30 NIVEL DE RIESGO
53% 47%
Observacion
Porque el control de inventarios son evaluados por los mismos encargados del almacén
Moderado Modero
81 5.2.3.2 Informe de Control Interno
C03
ASOCIACIÓN DE GANADEROS DE SANTO DOMINGO ASOGAN-SD Santo Domingo, 15 de agosto de 2016 Doctor Juan Zambrano Gerente de ASOGAN-SD Presente, En relación al convenio que existe entre la entidad que usted dirige y la PONTIFICIA UNIVERSIDAD CATÒLICA DEL ECUADOR SEDE SANTO DOMINGO, para realizar un “Examen especial al ciclo de inventarios del almacén de la Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD, periodo primer semestre año 2016 tenemos a bien comunicarle las novedades encontradas al realizar la evaluación del control interno encontradas en la empresa que usted dirige. OBJETIVO DEL CONTROL INTERNO: El sistema de control interno para las entidades es un mecanismo de control orientado a detectar cualquier desviación aplicando los siguientes objetivos:
Suficiencia y confiabilidad de la información financiera,
Efectividad y eficiencia de las operaciones
Cumplimiento de las leyes y regulaciones aplicables
82 Los aspectos anteriores mencionados servirán de guía para que la empresa evalúe si lo que está haciendo contribuye a las metas institucionales propuestas. COMPONENTES DEL CONTROL INTERNO: 1. AMBIENTE DE CONTROL: En el ambiente de control se analizan aspectos importantes tales como: organización de la empresa, manual de funciones y todos aquellos principios básicos que están muy ligados al funcionamiento de ser de la Empresa y que se asume que el personal debe conocerlos en su totalidad. En este caso se obtuvo un riesgo y nivel de confianza moderado en la aplicación de este componente, las respuestas fueron distribuidas de la siguiente manera: Tabla 3. Resultados Ambiente Interno
Respuesta
Calif. Eficiente
Cant. 0
% 0%
Si
Moderado Deficiente
2 2
14% 14%
10 14
71% 100%
No 0 Total Preguntas
Cómo se pudo notar en la tabla se obtuvo un porcentaje representativo del 71% de respuestas “No”, que indican que carecen de manual de control interno, manuales de funciones, políticas, incentivos a los empleados y también un descuido por parte de la gerencia hacia el almacén ya que hay falta de control y supervisión en esta área. Recomendaciones: Al ser el ambiente de control la base de los otros componentes y proveer disciplina y estructura, se recomienda al Gerente de ASOGAN-SD considerar en un manual todas
83 las estructuras de la entidad, establecer líneas de reporte para permitir la ejecución de la autoridad y responsabilidad y flujo de la información para gestionar las actividades de la entidad. Además definir, asignar y fijar los límites de las autoridades y responsabilidades. Todos los aspectos anteriores mencionados pueden ser aplicados eficientemente con la formulación de un manual de funciones, que por ende debe ser correctamente aplicado con la colaboración de los empleados. 2. ESTABLECIMIENTO DE OBJETIVOS Los objetivos tienen que existir antes que la administración pueda identificar los eventos potenciales que afecten su logro. La administración de riesgos del emprendimiento asegura que la administración tiene en operación un proceso para establecer los objetivos y que los objetivos seleccionados respaldan y están alineados con la misión y visión de la entidad. El almacén presentó un nivel alto de riesgo, que indica una deficiente formulación e implantación de objetivos, así como la falta de conocimiento e incentivo de los involucrados para alcanzar los mismos, las respuestas fueron distribuidas de la siguiente manera: Tabla 4. Resultados Establecimiento de Objetivos
Respuesta
Calif. Eficiente Moderado Si Deficiente No 0 Total Preguntas
Cant. 0 2 0 8 10
% 0% 20% 0% 80% 100%
Deben existir objetivos antes que la Dirección pueda identificar, evaluar y manejar
84 los riesgos para su obtención. Por lo que al haber carencia de los mismos, los involucrados en el área de inventarios del almacén no sabrán a dónde los llevará lo que hacen, qué es lo que se espera de ellos y cómo pueden apoyar a la misión y visión de la entidad. Recomendación: Al Gerente de ASOGAN-SD se recomienda formular objetivos estratégicos, operacionales, de información financiera y de cumplimiento. Estos si además son monitoreados periódicamente ayudarán a que tanto el almacén como la empresa contribuyan mutuamente a alcanzar la visión de ASOGAN-SD. 3. IDENTIFICACIÓN DE EVENTOS Se tienen que identificar los eventos internos o externos que afectan el logro de los objetivos de la entidad, diferenciando entre eventos y oportunidades. Las oportunidades se canalizan hacia la estrategia de la administración o hacia el proceso de establecimiento de objetivos. Nos vimos imposibilitados de evaluar este componente ya que la entidad no proporcionó evidencias de que no realiza un proceso para evaluar riesgos. Recomendaciones: Al Gerente de ASOGAN-SD se recomienda formular un plan de identificación de riesgos y oportunidades tanto interno como externo, para a continuación poder evaluarlos y planificar las medidas que confronten los sucesos no esperados en el futuro.
85
4. EVALUACIÓN DEL RIESGO Los riesgos se analizan, considerando su probabilidad e impacto, como la base para determinar cómo se deben administrar. Los riesgos se valoran sobre una base inherente y una base residual Debido a la situación mencionada anteriormente en este caso se obtuvo un riesgo y nivel de confianza moderado. Las respuestas fueron distribuidas de la siguiente manera: Tabla 5. Resultados Evaluación de Riesgo
Respuesta Si
Calif. Eficiente
Cant. 2
% 13%
Moderado
4
27%
Deficiente
1
7%
8 15
53% 100%
No 0 Total Preguntas
La empresa carece de
planificación acerca del manejo de los riesgo, cómo
identificarlos y afrontarlos. Cuestiones como la falta de seguridad para los empleados debido a que algunos productos son tóxicos y dañinos para la salud, además de que no existen procedimientos para manejar el riesgo de que ciertos productos estén vencidos o halla faltantes de los mismos, evidencia un deficiente control interno en este componente. Recomendaciones: Al Gerente de ASOGAN-SD, formular un plan para evaluar los riesgos desde las perspectivas de probabilidad en impacto, para este objeto será necesario un análisis de la estructura de la entidad, la complejidad de sus procesos, funciones y el grado de
86 regulación de las actividades en este caso del almacén específicamente. 5. RESPUESTA AL RIESGO El componente actividades de control reúne aquellas acciones que están relacionadas con la supervisión, control y cumplimiento de las funciones, procesos y desempeño del personal. Analizando el puntaje obtenido de la evaluación de respuesta al riesgo se tiene que éste alcanza un nivel de confianza del 80% y un nivel de riesgo del 20%. Cabe recalcar que las respuestas a estas preguntar fueron directamente sobre los procedimientos de la persona a cargo del manejo de inventarios. Las respuestas fueron distribuidas de la siguiente manera: Tabla 6. Resultado Respuesta al Riesgo
Respuesta
Calif. Eficiente Moderado Si Deficiente No 0 Total Preguntas
Cant. 6 3 0 1 10
% 60% 30% 0% 10% 100%
Se puede concluir que las personas que trabajan dentro del almacén hacen lo posible por seguir las indicaciones por parte de la gerencia aunque a veces estás sean imposiciones y no se les comunique o tomen en cuenta su opinión en cuanto al área en la que trabajan. Además de que no existen medidas suficientes para evitar peligros de accidentes o robos. Recomendaciones: Al Gerente de ASOGAN-SD se recomienda que mediante un proceso formal, mejorar la forma en que manejan los riesgos es decir, cómo detectarlos, evaluarlos y por
87 último como enfrentarlos de manera oportuna, con una buena planificación se puede lograr la eficiencia en sus procedimientos. 6. ACTIVIDADES DE CONTROL Este componente mide el riesgo que tiene la empresa, en el control de aquellos recursos que son de vital importancia para el funcionamiento de la misma. Analizando el puntaje obtenido que resultó en un nivel de confianza del 54,17% y un nivel de riesgo del 45,83%. Lo que significa que este componente requiere atención por parte de la administración en cuanto a las actividades control aplicado, se pueden mejorar para el cumplimiento de objetivos. Las respuestas fueron distribuidas de la siguiente manera: Tabla 7. Resultado Actividades de Control
Respuesta
Calif. Eficiente Moderado Si Deficiente No 0 Total Preguntas
Cant. 3 6 2 4 15
% 20% 40% 13% 27% 100%
Entre los aspectos negativos que se encontró al realizar la evaluación es que la empresa realiza la constatación de inventarios mientras siguen atendiendo a los clientes, por ende aunque se realice de la correcta forma, puede presentar riesgos en cuanto a la deficiente exactitud de los resultados. Pueden existir riesgos como alteración u omisión de datos cada vez que hacen la constatación física, esto surge debido a que cuando ya detectan errores alteran datos para que el documento se presente sin novedades y no se les aplique alguna sanción.
88 Recomendaciones: Al Gerente de ASOGAN-SD, se puede mejorar sus actividades de control mediante llevar a cabo políticas y procedimientos que ayudan a asegurar que la respuesta al riesgo, así como otras directivas de la entidad son aplicadas. Entre una de esas actividades es asegurarse de que la constatación de inventarios se realice de correcta forma sin omitir o alterar algún dato, con la correspondiente supervisión además de que se lo realice con el almacén totalmente cerrado. 7. COMUNICACIÓN DE LA INFORMACIÓN Este componente consiste en evaluar la comunicación entre el personal, la misma que debe realizarse en forma oportuna para que los empleados puedan cumplir con sus obligaciones. Analizando el puntaje obtenido de la evaluación de actividades de control se tiene que éste alcanza un nivel de confianza del 67% y un nivel de riesgo del 33%. Lo que significa que personal no se mantiene informado de todos los aspectos que involucra para apoyar la misión de la entidad y dirigirse hacia la visión de la misma. Las respuestas fueron distribuidas de la siguiente manera: Tabla 8. Información y Comunicación
Respuesta
Calif. Eficiente Moderado Si Deficiente No 0 Total Preguntas
Cant. 2 5 0 1 8
% 25% 63% 0% 13% 100%
Al presentar un resultado moderado de nivel de confianza y nivel de riesgo, se puede concluir que la empresa aún necesita mejorar el tipo de comunicación por parte de la
89 gerencia a los empleados. Recomendaciones: Al Gerente de ASOGAN-SD, mejorar la comunicación de decisiones, estrategias y objetivos que se formule la empresa y que estén estrechamente involucrados al área de inventarios. Lo cual se llevará registros de las comunicaciones efectuadas. 8. SUPERVISIÓN Y MONITOREO Consiste en evaluar las actividades de monitoreo constante del sistema de inventarios y asegurar que el proceso se encuentre operando bien y comprobar que son efectivos. Como resultado obtenido de la evaluación de supervisión y monitoreo se tiene que éste alcanza un nivel de confianza del 53% y un nivel de riesgo del 47%. Lo que significa que este componente no se está cumpliendo en su totalidad. Esto es debido a que no existen funcionarios que supervisen y dejen evidencias de haber realizado esa actividad. Las respuestas fueron distribuidas de la siguiente manera: Tabla 9. Supervisión
Respuesta
Calif. Eficiente Moderado Si Deficiente No 0 Total Preguntas
Cant. 4 2 0 4 10
% 40% 20% 0% 40% 100%
La empresa presenta deficiencia en cuanto a la supervisión en el área del almacén, según lo que se pudo observar en la constatación del inventario, el personal que efectúa las ventas es el mismo que se encarga de realizar las constataciones físicas y no hay una persona independiente que los supervise.
90
Tabla 10. Matriz resumen evaluación Control Interno
N°
Componentes COSO ERM
1 Ambiente Interno 2 Definición de objetivos 3 Identificación de Eventos 4 Valoración de Riesgos 5 Respuesta al Riesgo 6 Actividades de Control 7 Información y Comunicación 8 Monitoreo Total
Bajo Medio Alto
Porcentajes Valores Nivel de Positivos Confianza
Calificación valores positivos
Valores Negativos
Total
24% 15% 0%
4 2 0
1 0 0 0
29% 80% 54% 67%
7 9 11 7
1 0 2 0
4 3 6 5
2 6 3 2
8 1 4 1
15 10 15 8
53%
6 46
0 3
2 24
4 19
4 36
10 82
Calificación Total Ponderación Total Nivel de Confianza Nivel de Riesgo Nivel de confianza 15-50% 51%-75% 76%-95%
56%
2 2 2 0
3 2 0 0
10 8 0
14 10 0
Alto Medio Bajo
46 82 56,10% 43,90% Nivel de Riesgos 50%-95% 49%-25% 24%-5%
44%
Recomendación: Al Gerente de ASOGAN-SD, realizar periódicamente una supervisión de los procedimientos efectuados en almacén así como a los involucrados en el mismo. También asegurarse de que los informes de constatación de inventarios presentados sean oportunos y veraces.
91 Al supervisor del almacén ganadero se recomienda realizar un control exhaustivo así como la participación en cada constatación física de los inventarios para validar los reportes surgidos mensualmente por las personas asignadas del almacén. En conclusión se obtiene como resultado global un control interno deficiente, por el mismo hecho de que no se aplican los componentes del COSO-ERM, los involucrados de ASOGAN desconocen de las metas y objetivos de la entidad y de cómo apoyar para lograrlos, por lo que se recomienda aplicar las recomendaciones formuladas en el presente trabajo así como un sistema de control interno, como es el COSO-ERM que aplicamos para evaluar el mismo, que le ayudará a mejorar sus procesos, mediante la evaluación de riesgos, establecimiento de objetivos y comunicación de los mismos a los empleados, lo cual será en beneficio de la entidad y de cada uno de los integrantes. Atentamente;
Morales Alejandra
Rodríguez Diana
92
" DO &R CIA "M SO A
S
EMPRESA: DEPARTAMENTO: OBJETIVO:
Elaborado por:
Rodríguez Diana
D02
Fecha: 20/12/2016 ASOGAN-SD Almacén Ganadero Revelar la información significativa obtenida de las encuestas a proveedores
Aspectos positivos
Aspectos negativos
• Están definidos como parte del proceso la facturación y despacho. • Existe cobertura de productos, además de reposición de productos vencidos en cierto límite de tiempo así como ciertas condiciones a cumplir. • Los proveedores aseguran personal especializado para el tratamiento de sus productos. • Existe disponibilidad de evaluar el procesamiento de los productos para ASOGAN-SD. • Cuentan con un reglamento interno.
• Sólo a algunos proveedores se les aplicó una evaluación previa al contrato. • Con algunos proveedores tienen problemas de pago, referente al plazo.
Comentario: Existen riesgos que al tomar medidas preventivas como una administración de riesgos en control interno, con el fin de mejorar su relación con los proveedores. Además al entrevistar a los proveedores se notó que a aquellos que ofrecen uno de sus productos estrella, se cumple con todos los requerimientos y formalidades mientras que aquellos proveedores que no son tan importantes sus prouctos presentaron como aspecto negativo la deficiencia en algunos de sus pagos.
93 5.2.4 Fase III: Resultados 5.2.4.1 Ciclo de Inventarios Se procedió a realizar una cédula narrativa en dónde se explica parte del proceso en el almacén ganadero, información que fue dada por parte del gerente, la contadora y la auxiliar contable. Sirvió de base para familiarizarse con los procedimientos que realizan ya que no cuentan con un flujograma de procesos ni manual de funciones.
O R" AD & CI "M SO A
S
Elaborado Alejandra Morales por: Fecha:
G01
12/09/2016
EMPRESA AUDITORA DEPARTAMENTO:
ASOGAN-SD Inventario Almacén Ganadero Conocer el proceso de compra y manejo del almacén ganadero OBJETIVO: Enero a Junio del año 2016 PERIODO: -Los pedidos y compras las realiza el Gerente, después de que las secretarias y el encargado del Departamento Técnico del almacén hayan realizado un reporte de productos que ya no hay en stock pasan la nota de pedido para que apruebe. -Tienen como política el control mensual de los inventarios mediante las constataciones. Utilizan el método de valoración de inventarios Promedio Ponderado mediante Kárdex en el sistema contable Fénix. -Cuando existen variaciones en el resultado de constatación de inventarios, se procede a hacer ajustes con cargo a los responsables del almacén. Dichos ajustes se los realiza afectando al inventario y a una cuenta contable de faltantes o sobrantes o de anticipo a empleados de ser necesario. -Disponen de 2 bodegas aparte del almacén, que se encuentran bien resguardadas con candado. Según nos comunicó el Gerente realizan una constatación de inventarios de forma mensual.
Elaborado por: Morales Alejandra
Supervisado por: Rodríguez Diana
94 5.2.4.1.1 Fase de compra En ésta fase se realizó una comprobación mediante documentos que fundamenten el proceso que mencionaban, se pudo destacar que exitosamente realizan órdenes de pedido que son dirigidas al Gerente de ASOGAN-SD quien es el que aprueba que se efectúe dicha compra. Se observó que para realizar las órdenes no existe un análisis sobre si existe realmente el producto o si puede haber posibilidad de acumulación en algunos de ellos, los cuáles a los largo del tiempo se pueden deteriorar o vencer y dicha situación representa un riesgo de capital de trabajo.
R" IADO & "M SOC A
S
Elaborado por:
Rodríguez Diana
Fecha:
12/09/2016
G02
EMPRESA: ASOGAN-SD DEPARTAMENTO: Almacén Ganadero Determinar si se cumple correctamente con el proceso de compra en relación OBJETIVO: al ciclo de inventarios PERIODO: Primer semestre del año 2016
Se puede destacar que existen documentos que respaldan el proceso previo al realizar compras para el almacén. Condición: Según las constataciones realizadas existen faltantes, productos vencidos y deteriorados y las compras sólo se basan en la necesidad que asume la persona responsable del almacén. Criterio: En el proceso de compra debe existir sistema que abarque una análisis para determinar si se necesita realmente ciertos productos para no acumular en stock y que rote normalmente el inventario. Causa: Deficiente análisis de necesidades en el almacén previamente de realizar las compras. Efecto: No existe seguridad en cuanto a si realmente existe la necesidad de compra o si hay acumulación de productos.
Elaborado por: Diana Rodríguez
Supervisado por: Alejandra Morales
95
O " R D & IA C "M SO A
Elaborado por:
S
EMPRESA: DEPARTAMENTO: OBJETIVO: FECHA:
Alejandra Morales
G03
Fecha: 12/09/2016 ASOGAN-SD Almacén Ganadero Verificar el cumplimiento del ciclo de compra y determinar si se retiene el impuesto al valor agregado Junio del 2016
Comentario: En factura N° 23080 no se ha establecido a la base imponible para el valor retenido. Según El Régimen tributario interno manifiesta que: en la tabla de las retenciones del impuesto al valor agregado entre Sociedades no se retiene en bienes ni servicios. La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD cumple con la normativa estableciendo correctamente esta norma.
Elaborado por: Morales Alejandra
Supervisado por: Rodríguez Diana
96
R" D & CIA "M SO A
O
Elaborado por:
S
EMPRESA: DEPARTAMENTO: OBJETIVO: FECHA:
Alejandra Morales
G04
Fecha: 12/09/2016 ASOGAN-SD Almacén Ganadero Verificar el cumplimiento del ciclo de compras y determinar se realiza la respectiva retención a la base imponible Primer semestre del año 2016
Comentario: En el comprobante de retención N° 19896 se ha establecido la base imponible para el valor retenido. Según la Ley de Régimen tributario interno en el artículo 4 manifiesta que: los sujetos pasivos del impuesto a la renta las personas naturales, las sucesiones indivisas y las sociedades, nacionales o extranjeras, domiciliadas o no en el país, que obtengan ingresos gravados de conformidad con las disposiciones de esta Ley, obligados a llevar contabilidad, pagarán el impuesto a la renta en base de los resultados que arroje la misma. La Asociación de Ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD cumple con la normativa estableciendo correctamente el porcentaje de retención.
Elaborado por: Morales Alejandra
Supervisado por: Rodríguez Diana
97
5.2.4.1.2 Fase de Almacenamiento En ésta fase se analizó si se cumple adecuadamente con el sistema de valoración de inventarios estipulado en las normas contables y los debidos cálculos aritméticos, se realizó una observación y evaluación del proceso de constatación física de inventarios.
" DO R & CIA "M SO A
S
Elaborado
Alejandra Morales
Fecha
12/9/216
G05
EMPRESA AUDITORA ASOGAN-SD DEPARTAMENTO: Inventario Almacén Ganadero Determinar si el método de valoración es el correcto y las OBJETIVO: operaciones aritméticas fueron realizadas adecuadamente. PERIODO: Junio del 2016 Entrada
Detalle Fecha Refencia 14/01/16 16639
Tipo Org
Cant.
Salida
Valor Cantidad
EN
CPA
19/01/16 133029 SA
FAC
80
20/01/16 133060 SA
FAC
20/01/16 133071 SA
130
Saldo Valor Cantidad
9,828
Valor
Total
130
9,82
1277,8
9,828
50
9,82
491,44
1
9,828
49
9,82
481,61
FAC
1
9,828
48
9,82
471,78
25/01/16 133184 SA
FAC
3
9,828
45
9,82
442,3
29/01/16 133386 SA
FAC
1
9,828
44
9,82
432,47
01/02/16 17333
EN
CPA
304
9,82
2988
01/02/16 133400 SA
FAC
1
9,828
303
9,82
2978,2
02/02/16 133447 SA
FAC
4
9,828
299
9,82
2938,8
02/02/16 133453 SA
FAC
2
9,828
297
9,82
2919,2
02/02/16 133523 SA
FAC
1
9,828
296
9,82
2909,4
03/02/16 133586 SA
FAC
8
9,828
288
9,82
2830,7
03/02/16 133587 SA
FAC
1
9,828
287
9,82
2820,9
03/02/16 133611 SA
FAC
10
9,828
277
9,82
2722,6
05/02/16 133682 SA
FAC
1
9,828
276
9,82
2712,8
10/02/16 133744 SA
FAC
10
9,828
266
9,82
2614,5
11/02/16 133800 SA
FAC
4
9,828
262
9,82
2575,2
260
9,828
98
12/02/16 133828 SA
FAC
1
9,828
261
9,82
2565,3
12/02/16 133834 SA
FAC
1
9,828
260
9,82
2555,5
13/02/16 133849 SA
FAC
5
9,828
255
9,82
2506,4
15/02/16 133873 SA
FAC
1
9,828
254
9,82
2496,5
15/02/16 133875 SA
FAC
1
9,828
253
9,82
2486,7
16/02/16 133994 SA
FAC
2
9,828
251
9,82
2467,1
16/02/16 134033 SA
FAC
1
9,828
250
9,82
2457,2
16/02/16 134035 SA
FAC
1
9,828
249
9,82
2447,4
17/02/16 134079 SA
FAC
2
9,828
247
9,82
2427,7
18/02/16 134092 SA
FAC
3
9,828
244
9,82
2398,3
23/02/16 134214 SA
FAC
1
9,828
243
9,82
2388,4
23/02/16 134302 SA
FAC
1
9,828
242
9,82
2378,6
23/02/16 134311 SA
FAC
5
9,828
237
9,82
2329,5
24/02/16 134343 SA
FAC
2
9,828
235
9,82
2309,8
25/02/16 134345 SA
FAC
8
9,828
227
9,82
2231,2
25/02/16 134366 SA
FAC
1
9,828
226
9,82
2221,3
02/03/16 134647 SA
FAC
2
9,828
224
9,82
2201,7
08/03/16 134805 SA
FAC
1
9,828
223
9,82
2191,8
10/03/16 134945 SA
FAC
1
9,828
222
9,82
2182
14/03/16 135043 SA
FAC
1
9,828
221
9,82
2172,2
14/03/16 135046 SA
FAC
1
9,828
220
9,82
2162,4
14/03/16 135064 SA
FAC
5
9,828
215
9,82
2113,2
15/03/16 135205 SA
FAC
1
9,828
214
9,82
2103,4
15/03/16 135212 SA
FAC
5
9,828
209
9,82
2054,2
19/03/16 135291 SA
FAC
1
9,828
208
9,82
2044,4
99
21/03/16 135352 SA
FAC
5
9,828
203
9,82
1995,3
22/03/16 135385 SA
FAC
1
9,828
202
9,82
1985,4
22/03/16 135423 SA
FAC
2
9,828
200
9,82
1965,8
22/03/16 135453 SA
FAC
3
9,828
197
9,82
1936,3
23/03/16 135464 SA
FAC
1
9,828
196
9,82
1926,5
24/03/16 135506 SA
FAC
1
9,828
195
9,82
1916,6
28/03/16 135557 SA
FAC
1
9,828
194
9,82
1906,8
29/03/16 135630
SA
FAC
1
9,828
193
9,82
1896,98
30/03/16 135689
SA
FAC
1
9,828
192
9,82
1887,15
31/03/16 135749
SA
FAC
1
9,828
191
9,82
1877,32
05/04/16 135867
SA
FAC
2
9,828
189
9,82
1857,66
05/04/16 135901
SA
FAC
1
9,828
188
9,82
1847,83
05/04/16 135909
SA
FAC
1
9,828
187
9,82
1838
05/04/16 135923
SA
FAC
5
9,828
182
9,82
1788,86
07/04/16 136050
SA
FAC
2
9,828
180
9,82
1769,2
12/04/16 136248
SA
FAC
20
9,828
160
9,82
1572,62
12/04/16 136252
SA
FAC
2
9,828
158
9,82
1552,96
14/04/16 136317
SA
FAC
5
9,828
153
9,82
1503,82
19/04/16 136444
SA
FAC
1
9,828
152
9,82
1493,99
19/04/16 136499
SA
FAC
2
9,828
150
9,82
1474,33
20/04/16 136507
SA
FAC
1
9,828
149
9,82
1464,5
20/04/16 136530
SA
FAC
2
9,828
147
9,82
1444,85
100 22/04/16 136570
SA
FAC
1
9,828
146
9,82
1435,02
22/04/16 136588
SA
FAC
1
9,828
145
9,82
1425,19
25/04/16 136661
SA
FAC
1
9,828
144
9,82
1415,36
26/04/16 136730
SA
FAC
8
9,828
136
9,82
1336,73
26/04/16 136756
SA
FAC
3
9,828
133
9,82
1307,24
27/04/16 136798
SA
FAC
1
9,828
132
9,82
1297,41
28/04/16 136826
SA
FAC
1
9,828
131
9,82
1287,58
28/04/16 136850
SA
FAC
2
9,828
129
9,82
1267,93
29/04/16 136866
SA
FAC
1
9,828
128
9,82
1258,1
02/05/16 136910
SA
FAC
2
9,828
126
9,82
1238,44
02/05/16 136920
SA
FAC
1
9,828
125
9,82
1228,61
03/05/16 136994
SA
FAC
2
9,828
123
9,82
1208,95
03/05/16 137055
SA
FAC
1
9,828
122
9,82
1199,12
05/05/16 137100
SA
FAC
10
9,828
112
9,82
1100,83
06/05/16 137157
SA
FAC
1
9,828
111
9,82
1091,01
10/05/16 137290
SA
FAC
6
9,828
105
9,82
1032,03
11/05/16 137346
SA
FAC
2
9,828
103
9,82
1012,37
12/05/16 137378
SA
FAC
1
9,828
102
9,82
1002,54
12/05/16 137406
SA
FAC
1
9,828
101
9,82
992,72
13/05/16 137419
SA
FAC
6
9,828
95
9,82
933,74
16/05/16 137475
SA
FAC
2
9,828
93
9,82
914,08
17/05/16 137511
SA
FAC
1
9,828
92
9,82
904,26
17/05/16 137529
SA
FAC
2
9,828
90
9,82
884,6
17/05/16 137585
SA
FAC
2
9,828
88
9,82
864,94
17/05/16 137607
SA
FAC
1
9,828
87
9,82
855,11
101 23/05/16 137767
SA
FAC
10
9,828
77
9,82
756,82
24/05/16 137845
SA
FAC
1
9,828
76
9,82
746,99
24/05/16 137868
SA
FAC
1
9,828
75
9,82
737,16
24/05/16 137873
SA
FAC
1
9,828
74
9,82
727,34
24/05/16 137880
SA
FAC
1
9,828
73
9,82
717,51
24/05/16 137889
SA
FAC
1
9,828
72
9,82
707,68
24/05/16 137899
SA
FAC
1
9,828
71
9,82
697,85
24/05/16 137902
SA
FAC
2
9,828
69
9,82
678,19
24/05/16 137910
SA
FAC
1
9,828
68
9,82
668,36
25/05/16 137941
SA
FAC
2
9,828
66
9,82
648,7
26/05/16 137988
SA
FAC
5
9,828
61
9,82
599,56
30/05/16 138071
SA
FAC
2
9,828
59
9,82
579,9
31/05/16 138135
SA
FAC
2
9,828
57
9,82
560,24
31/05/16 138180 SA
FAC
1
9,828
56
9,82
550,41
31/05/16 138195 SA
FAC
1
9,828
55
9,82
540,59
31/05/16 138199 SA
FAC
2
9,828
53
9,82
520,93
31/05/16 138231 SA
FAC
1
9,828
52
9,82
511,10
01/06/16 138279 SA
FAC
4
9,828
48
9,82
471,78
01/06/16 138282 SA
FAC
1
9,828
47
9,82
461,95
01/06/16 138295 SA
FAC
47
9,828
0
9,82
03/06/16 021906-16EL
REC
100
8,69
869,94
07/06/16 138515 SA
FAC
1
8,699
99
8,69
861,24
07/06/16 138562 SA
FAC
2
8,699
97
8,69
843,84
09/06/16 138649 SA
FAC
1
8,699
96
8,69
835,14
11/06/16 138717 SA
FAC
1
8,699
95
8,69
826,44
100
8,699
102 13/06/16 138802
SA
FAC
12
8,699
83
8,69
722,05
14/06/16 138907
SA
FAC
1
8,699
82
8,69
713,35
14/06/16 138962
SA
FAC
13
8,699
69
8,69
600,25
15/06/16 138969
SA
FAC
8
8,699
61
8,69
530,66
15/06/16 138970
SA
FAC
2
8,699
59
8,69
513,26
15/06/16 138996
SA
FAC
1
8,699
58
8,69
504,56
16/06/16 139018
SA
FAC
2
8,699
56
8,69
487,16
16/06/16 139024
SA
FAC
3
8,699
53
8,69
461,06
16/06/16 139027
SA
FAC
1
8,699
52
8,69
452,36
16/06/16 139006
SA
FAC
2
8,699
50
8,69
434,97
17/06/16 139051
SA
FAC
4
8,699
46
8,69
400,17
21/06/16 139248
SA
FAC
1
8,699
45
8,69
391,47
21/06/16 139273
SA
FAC
2
8,699
43
8,69
374,07
22/06/16 139341
SA
FAC
2
8,699
41
8,69
356,67
28/06/16 139499
SA
FAC
2
8,699
39
8,69
339,27
28/06/16 139514
SA
FAC
1
8,699
38
8,69
330,57
28/06/16 139536
SA
FAC
1
8,699
37
8,69
321,87
30/06/16 23080
EN
CPA
245
9,65
2366,29
30/06/16 139660
SA
FAC
244
9,65
2356,63
208
9,828
1
9,658
Comentario: La Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD no tiene novedades en cuanto al método manejado contablemente de los inventarios del almacén ganadero, pero vale hacer notar el registro del producto en el sistema, no identificando correctamente el tipo de unidad, éste es aplicado en el nombre del producto más no en el casillero correcto que ofrece el sistema.
Elaborado por: Alejandra Morales
Supervisado por: Diana Rodríguez
103
" D &R IA "M SOC A
OS
Elaborado por:
Rodríguez Diana
Fecha
13/09/2016
G06
EMPRESA AUDITORA:ASOGAN-SD DEPARTAMENTO: Almacén ganadero OBJETIVO: Verificar el reporte que utilizan para la constatación de los inventarios con las diferencias encontradas PERIODO: Del 1 de enero al 30 de Junio del año 2016 Existencia Resultado N° Código Artículo Unidad Observaciones Diferencia según sistema constatación Productos Veterinarios 1 00000001546 SUPER CAN 8 LBS 3,00 ? No ha sido constatado N/A 2 00000001548 CERDO CRECIMIENTO F2 (92-126 DIAS ) 1,00 ? No ha sido constatado N/A 3 00000001574 SUPERCAN CHAMPION 9K 4,00 ? No ha sido constatado N/A 4 00000001576 SUPER CACHORRO 25K 6,00 ? No ha sido constatado N/A 5 00000001591 SUPER LECHE PREMIUM 14 3,00 ? No ha sido constatado N/A 6 00000001637 MULTIVIT CH JERINGA 20 ML 14,00 5 Revisar faltante -9 7 7707274710125 ANKOFEN POMADAX60GR 1,00 0 Revisar faltante -1 8 7707274710514 CEFTIOVET 1 GR 2,00 0 Revisar faltante -2 9 7707274710736 COMPLEMIL 500X50ML 15,00 5 Revisar faltante -10 10 7707274713331 CITRAZ 500 ML 4,00 2 Revisar faltante -2 11 7898019863920 SINCROCP(PRONACA) 7,00 6 Revisar faltante -1 12 00000001482 CHINA VAC 50 ML/25 DOSIS 92800,00 X -92800 13 00000001483 CHINA VAC 20MIL/10 DOSIS 26900,00 X -26900 14 00000001499 TYLOFAR POLVO 4G 79,00 78 Revisar -1 15 00000001564 AMIRVOSS 20,8% X 500 ML 6,00 3 Cruzado -3 16 00000001577 FOSFOPLEX 20ML 9,00 8 Faltante -1 MAQUINARIA 17 00000001680 AISLADOR CLAW X 25 UNIDADES 1,00 1 Lleva Sr. Viteri 0 18 00000001687 CABEZAL METALICO NEGRO(22000-92812) 3,00 ? Mal Ingreso ? 19 9414731375985 MANIJA PARA PUERTA 8,00 8 Lleva Sr. Viteri 0 MATERIALES 20 00000001284 AISLADORES ESQUINEROS 25 UND 4,00 4 Hoy se vendieron 3 0 21 743184003060 ACEITE ECHO POWER BLEND 80,00 35 Constatación incompleta -45 MATERIALES DE CAMPO 22 00000001465 BOTAS LLANERAS BLANCA T/39 7,00 9 Sobran 2 unidades 2 23 00000001466 BOTAS LLANERA GRIS T/37-38 13,00 ? No ha sido constatado ? 24 00000001467 BOTAS LLANERA AZUL T/39-40-41-42-43 18,00 ? No ha sido constatado ? 25 00000001468 BOTAS ANDINA GRIS FUCSIA T/36-37-38 19,00 ? No ha sido constatado ? 26 00000001469 BOTAS ANDINA CELESTE T/36-37-38 6,00 ? No ha sido constatado ? 27 00000001537 BOTAS NINO FUTBOLISTA SM AZ AM 32-31 8,00 ? No ha sido constatado ? 28 00000001538 LONAS AZUL T40 CLG AZ BL 2,00 ? No ha sido constatado ? 29 00000001540 BOTAS NINO FUTBOLIST AZ AM T 33 4,00 ? No ha sido constatado ? 30 00000001667 BOTAS LLANERA AZUL T/36/37/38 17,00 ? No ha sido constatado ? 31 00000001668 BOTAS LLANERA NEGRAS T: 36/37/38 15,00 ? No ha sido constatado ? 32 00000001669 BOTAS LLANERAS AMARILLA T: 36/37/38 16,00 ? No ha sido constatado ? MATERIALES Y HERRAMIENTAS 34 00000001424 BOTAS ANDINAS NEGRAS 36-37-38 8,00 ? No ha sido constatado ? 35 00000001425 BOTAS ANDINA AZUL 36-37-38 4,00 ? No ha sido constatado ? 36 00000001426 BOTAS LLANERA AMARILLA 39-40-41-42 10,00 ? No ha sido constatado ? 37 00000001427 BOTAS LLANERAS BLANCA 40-41-42 11,00 ? No ha sido constatado ? 38 00000001428 BOTAS LA FIERA 41-42 5,00 ? No ha sido constatado ? GRAMINEAS El sistema refleja 14 39 00000001587 PANICUM MAXIMUM TANZANIA 2KL 16,00 13 ? unidades INSUMOS 40 00000001515 AMINANE 720 5 GALONES 12,00 16 Sobrantes 4 41 00000001684 CALY FLY POUR ON LITRO PRONACA 5,00 6 Sobrantes 1 MAQUINARIA 42 00000001057 BOMBA DE FUMIGAR MS0735W 3,00 ? No agro ? 43 00000001182 DESMALEZADORA B-530 2,00 1 Mal Ingreso -1 44 00000001295 DESMALEZADORA C-270 2,00 1 Faltante -1 45 00000001296 DESMALEZADORA C-350 1,00 1 Está medio 0 46 00000001299 NEBULIZADORA DM6110 23 LITROS 1,00 1 1er Bomba 0 47 00000001300 PODADORA DE EXTENSION 2400STD 1,00 ? Revisar Sr.Mesias ? 48 00000001306 PICADORA JK 40P 1,00 ? Llevó Agosto ? 49 00000001498 VITAVAX 300 PM DE 250 GRAMOS 13,00 16 Sobrantes 3 FERTILIZANTES 50 00000001611 BALA 55 DE MEDIO LITRO 8,00 4 Faltante -4 51 00000001597 DREXELX900 GR 16,00 18 Sobrantes 2
104 VETERINARIOS 7861009814004 7861009818415 7862102661557 7896185907868 7898019862473 8422320036729 8422320303302 00000001418 00000001532 00000000882 00000000023 00000000326 00000000353 00000000437 00000000868 7702302128033 7702302128088 7702302128095 7703889069573 7707007402808 7861009812758 7891268254266 00000000407 00000000408 00000000418 00000000541 00000000693 7862102660024 7862102660055 00000000238 7862102660307 00000001390 00000001391 MATERIALES 85 00000001393 86 00000001394 87 00000001395 88 00000001396 89 00000001397 90 7707297413591 91 7861038120077 92 7861038120213 93 00000000192 94 7707297411047 95 7861081703043 96 7861038120138 97 7861038120190 98 7861081704996 PASTO 99 00000001120 PRODUCTOS 100 77072243927844 QUIMICOS 101 00000001038 102 00000001337 103 00000001388 104 78610098841604 105 00000000008 106 00000000009 107 00000000047 108 00000000048 109 00000000281 110 7702302120044 111 7703889018045 112 7862102660444 113 00000000333 114 7701700000507 115 00000000034 52 53 54 55 56 57 58 59 60 61 62 63 64 65 66 67 68 69 70 71 72 73 74 75 76 77 78 79 80 81 82 83 84
LIVANAL AMPOLLA DE 10ML SEISMIN ORAL DESTROSA+CALCIO+MAGNESIO MATAGUSANOS 100ML BUTOX 500ML OUROTETRA LA IMODULEM 50CC REBORANTE 100ML DERBY COMPETENC PEL CO SP 40KG DERBY POTROS PEL CO SP 40KG MALBAN SOBRE DE 18 GRAMOS ERRASIN 60% DE 15 GRAMOS DECTOMAX DE 20ML EMICINA DE 250 ML IVERMEC MEGAFORTE DE 500 ML LUTAPROST 250 DE 2ML FOSBEGAN DE 250 ML FOSBEGAN DE 100 ML UND FOSBEGAN DE 50 ML CLORDELIN 300 MG. FCOX20 ML BOLDENONA DE 500 ML IVERLIF L.A. OMEA 3 DE 100 ML DECTOMAX DE 50ML HEMATOFOZ B12 X 100ML HEMATOFOZ B12 X 250ML ICTIOVIT FRASCO DE 100 ML OXITER L.A. DE 100 ML VITAMINA ADE DE 250 ML RELAMPAGO DE 2 ML RELAMPAGO DE 5 ML 6 MINERALES DE 500 ML BROWNI-VIT BOLO DE 5ML BOTAS INDUSTRIALES BLANCAS 38-41 BOTAS INDUSTRIALES AMARILLAS 38-39-40.
131,00 40,00 26,00 14,00 20,00 4,00 6,00 12,00 12,00 199,00 278,00 24,00 9,00 31,00 19,00 7,00 23,00 27,00 13,00 1,00 6,00 33,00 66,00 3,00 14,00 35,00 23,00 71,00 3,00 40,00 1417,00 3,00 3,00
125 40 25 13 ? 4 5 13 20 186 ? 25 10 29 ? 17 15 9 38 0 0 ? ? 4 ? 34 22 35 38 55 ? ? ?
Ver cuaderno Revisar Cruzado Faltante Cruzado, faltante Debe proveedor Caducado Faltante Sobrantes Sobrantes Faltante No ha sido constatado Sobrante cruzado Sobrantes Faltante Ingresar Sobrantes Faltante Faltante Sobrante Faltante Debe proveedor Cruzado 20 ml Cruzado Sobrante Debe proveedor Faltante Faltante Revisar Pocy Revisar Factura Sobrante No ha sido constatado No ha sido constatado No ha sido constatado
-6 0 -1 -1 ? 0 -1 1 8 -13 ? 1 1 -2 ? 10 -8 -18 25 -1 -6 ? ? 1 ? -1 -1 -36 35 15 ? ? ?
BOTAS LLANERAS NEGRA 39-40-41-42 BOTAS CAMPERAS 37-38 BOTAS LA FIERA 37-38 BOTAS LA FIERA T 39/40 BOTA CAMPERA 39-40-41 JERINGA PISTOLA METALICA JERINGA DESECHABLE 5ML JERINGA DESECHABLE 1CC JERINGA DESCARTABLE DE 3CC JERINGA PISTLA LAURA DE 50ML(AMARILLO) JERINGA DESCARTABLE DE 50-60 ML. JERINGA DE 10 ML/ CC JERINGA DESECHABLE DE 20 ML VENOCLISIS PARA SUEROS
20,00 5,00 12,00 12,00 3,00 8,00 146,00 2,00 555,00 14,00 256,00 885,00 385,00 149,00
? ? ? ? ? 9 143 102 553 13 261 959 424 ?
No ha sido constatado No ha sido constatado No ha sido constatado No ha sido constatado No ha sido constatado Sobrante Faltante Sobrante Faltante Cruzado Sobrante Sobrante Sobrante Constataciรณn incompleta
? ? ? ? ? 1 -3 100 -2 -1 5 74 39 ?
GERMIPASTO BRACH BRIZANTA MARANDU 2KG
20,00
19
Faltante
-1
MARSCHALL DE LITRO
6,00
7
Sobrante
1
5,00 297,00 21,00 41,00 76,00 50,00 29,00 20,00 12,00 12,00 1,00 128,00 9,00 30,00 14,00
? 310 26 55 83 ? 43 19 15 ? 0 202 10 4 22
CRESOL DESINFECTANTE DE LITRO ARRASADOR 757 X KG GRANULADO FULLMINA GALON ETHIOKILL FASCO X 1000 ML ARRASADOR CANECA (GLIFOSATO) ARRASADOR DE LITRO(GLIFOSATO) QUEMAX DE LITRO(PARACUAT) QUEMAX GALON(PARACUAT) BIORVOSS X 500 ML PAREX DE 1000 ML FULMINADO FCO DE 100 ML MATAGUSANOS 500 ML DERIBANTE DE 1000 ML (LT) RANGER 480 LITRO GILFOSATO 480X CANECA
LIT
No ha sido constatado Sobrante Sobrante Sobrante Sobrante No ha sido constatado Sobrante Faltante Cruzados No ha sido constatado Faltante Sobrante Sobrante Faltante Sobrante
? 13 5 14 7 ? -14 1 -3 ? 1 -74 -1 26 -8
105 SEMILLAS 116 00000001263 SEMI CEB BLANC X 5GR 117 00000001415 LECHUGA MEZCLA DE CORTE SUPLEMENTOS MINERALISADOS 118 00000001109 BIOSALMI ESPECIAL HDA X 20 KILOS 119 00000001110 BIOSALMI SUPERIOR PH X 20 KILOS 120 00000000957 GANASAL ENGORDE 20 KG 121 7861063600100 GANASAL PLUS 20 KILOS LECHE 122 7861063600117 GANASAL NORMAL 20 KILOS CARNE Condición Criterio Causa Efecto
15,00 5,00
19 ?
Sobrante No ha sido constatado
-4 ?
5,00 11,00 43,00 112,00 248,00
7 6 44 114 250
Sobrante Faltante Sobrante Sobrante Sobrante
2 -5 1 2 2
HALLAZGOS Se ha detectado que el reporte que arroja el sistema no está bien organizado, existen muchas inconsistencias en el inventario. Guía de Auditoría.6120. Se ofrece parámteros acerca del procedimiento de constatación, de los cuales se exige una supervisión correcta y un plan organizado para disminuir riesgos en los resultados El sistema que utiliza la empresa no está bien manejado, no se realiza una supervisión del área de inventarios, específicamente al proceso de constatación de inventarios Surgen muchas novedades que en su momento no son resueltas,además existe una categoría de Unidades de medida en el reporte que no es utilizada cabalmente, éstas se encuentran detalladas en el nombre del producto más no en la fila definida para ésta característica.
Elaborado por: Diana Rodríguez
Supervisado por: Alejandra Morales
El producto que se analizó “GANASAL ENGORDE 20 KG” según la constatación realizada tenía como sobrante un producto, él cuál no fue considerado en el reporte enviado al departamento de contabilidad, por lo que se puede ver existe una variación en los reportes, los cuáles son originados por la ineficiente supervisión y gestión de su proceso.
106 5.2.4.1.3 Fase de Venta
" D &R CIA "M SO A
OS
EMPRESA: DEPARTAMENTO: OBJETIVO: PERIODO
Elaborado por: Fecha: ASOGAN-SD Almacén Ganadero
Rodríguez Diana
G07
12/09/2016
Determinar si se cumple correctamente con el proceso de venta en relación al ciclo de inventarios Primer semestre del 2016
Las ventas se realizan correctamente, consultando siempre al cliente si requiere factura de su compra, se realiza el respectivo cálculo del IVA para posterior declaración de sus impuestos, éstas facturas son llevadas a la Srta. Auxiliar contable diariamente para su respectivo registro en el sistema contable. Además de que se revisó la salida de la mercadería especificada en la Kárdex.
Elaborado por: Diana Rodríguez
Supervisado por: Alejandra Morales
107
" DO R & CIA "M SO A
S
Elaborado:
A.M IF
Fecha:
24/01/2016
INFORME FINAL DE AUDITORÍA Dr. Juan Zambrano Gerente de ASOGAN-SD Por medio del presente se comunica que se realizó un examen especial el ciclo de inventarios correspondientes a la empresa “Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD”, que comprenden el periodo primer semestre año 2016, cuya formulación es responsabilidad del departamento Gerencial, nuestra responsabilidad es expresar una opinión sobre el proceso de inventarios llevado a cabo dentro del almacén ganadero. Este trabajo fue realizado de acuerdo con las Guías de auditoría generalmente aceptadas, y la normativa vigente que incluyen el examen, mediante la realización de pruebas, de la evidencia justificativa de los informes del inventario mensual y la evaluación de su presentación, los principios contables aplicados y de las estimaciones realizadas. Con respecto a la evaluación de control interno referente específicamente al ciclo de inventarios, se obtuvo resultados en cuanto al manejo de riesgos y eficiencia de sus procesos, según la información proporcionada por los encargados del proceso en la empresa en cada componente. Como opinión, el ciclo de inventarios que ha sido evaluado, presentó al aplicar el proceso de auditoría, de las cuales hemos podido determinar las posibles razones de las mismas que serán detalladas en las conclusiones del presente informe CONCLUSIONES Observación N° 1 Los clientes entrevistados indicaron su preocupación hacia la falta de productos originales, ya que el almacén les provee en algunos casos productos genéricos. Además creen necesario un técnico de
108 planta para que asesore a los clientes, dando lo mejor así para satisfacer sus necesidades. Cabe destacar que se sienten satisfechos con el servicio al cliente prestados. Observación N° 2 Cumplen eficientemente con la fase de compra, con documentos que respaldan el proceso, sin embargo según las constataciones realizadas existen faltantes, productos vencidos y deteriorados y las compras sólo se basan en la necesidad que asume la persona responsable del almacén, este problema surge debido al deficiente análisis de necesidades en el almacén previas a adquirir productos lo que ocasiona una escasa seguridad en cuanto a si realmente existe la necesidad de compra o si hay acumulación de productos. Observación N° 4 La empresa cumple con todas sus obligaciones tributarias, siendo éstas la declaración del impuesto a la renta e Impuesto al Valor Agregado (IVA), al hacerlo oportunamente permite que realice sus actividades normalmente sin ningún impedimento. Siendo una empresa que rota inventarios diariamente se destaca su organización en el manejo de los documentos y procesos necesarios para declarar impuestos. Observación N° 5 La Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD presenta pérdida de productos en el almacén ganadero del informe mensual del 1 de Enero al 30 de Junio del 2016, se debe a que no existe un manejo inadecuado en la fecha de vencimiento de los productos por falta de inspecciones periódicas de la mercadería. Además no han formalizado sus procesos, éstos se realizan de manera empírica. Observación N° 6
109 EL almacén ganadero muestra en sus inventarios productos extraviados registrados en los reportes que se realizan mensualmente, la razón es que hay una falta de inspección por la alta Gerencia, con la custodia del encargado del almacén en la realización del conteo de los inventarios mensualmente. Observación N° 7 La Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD en el área de almacén ganadero presenta productos de cambio realizado a los proveedores, esto se debe a que no existe un control del manejo adecuado de la recepción de los productos. Observación N° 8 Surgen muchas novedades que en su momento no son resueltas, además existe una categoría de Unidades de medida en el reporte que no es utilizada cabalmente, éstas se encuentran detalladas en el nombre del producto más no en la fila definida para ésta característica, esto se debe a que el sistema que utiliza la empresa no está bien manejado, no se realiza una supervisión del área de inventarios, específicamente al proceso de constatación de inventarios Observación N° 9 Se determinó que el
método de valoración de inventarios utilizado por
La Asociación de
ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD en el área de almacén ganadero es el correcto el cual no presenta novedades en cuanto al método manejado contablemente. Observación N° 10 El proceso de ventas se realiza correctamente, consultando siempre al cliente si requiere factura de su compra, se realiza el respectivo cálculo del IVA para posterior declaración de sus impuestos, estas facturas son llevadas a la Srta. Auxiliar contable diariamente para su respectivo registro en el
110 sistema contable. Sin embargo ha habido ciertas quejas por errores en el registro, no en gran magnitud, pero representan un riesgo. En General al analizar los hallazgos encontrados, hay una deficiente aplicación de las normas vigentes en este sector de la empresa, y existen riesgos, por lo cual se deberían tomar las medidas necesarias, como una capacitación a los empleados de dicha normativa y el registro de la mercadería en los documentos respectivos como son las Kárdex, así como una revisión periódica exhaustiva de este proceso, para evitar pérdida de recursos en el futuro. RECOMENDACIONES Observación N° 1 Se recomienda no sólo por parte de la Auditoría sino también como una necesidad requerida por los clientes, el apoyo de un técnico de planta o como otra opción capacitaciones a los vendedores del almacén ganadero, de esa forma no sólo cumplirán con una excelente atención al cliente, brindarán asesoramiento a los clientes para que continúen exitosamente con sus actividades ganaderas Observación N° 2 En el proceso de compra debe existir sistema que abarque un análisis para determinar si se necesita realmente ciertos productos para no acumular en stock y que rote normalmente el inventario. Para conseguirlo se recomienda diseñar políticas y procedimientos para el manejo de mercadería ingresada y su respectiva supervisión, además cada cierto periodo el Sr. Gerente y Contador/a deberá llevar a cabo una observación y análisis del tipo y cantidad de productos adquiridos por la empresa Observación N° 3 Se recomienda a pesar de que cumplen satisfactoriamente sus obligaciones tributarias como una
111 sociedad ganadera, es vital que no descuiden los documentos y procedimientos que exige el SRI para que en un futuro no perjudique su imagen corporativa ni sus operaciones como entidad que apoya significativamente en el desarrollo de la provincia Santo Domingo de los Tsáchilas. Observación N° 4 Llevar un mejor control de los productos, así como de los responsables de llevar a cabo el conteo del producto para que no haya faltantes, la Guía de auditoría 6120 manifiesta que deberá planearse en forma adecuada y llevarse a cabo periódicamente la verificación de fecha de vencimiento de los productos. Observación N° 5 Salvaguardar físicamente , verificar y evaluar los inventarios exigiendo que sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados, contados físicamente, embarcados y facturados para que no exista productos extraviados dentro del almacén, y que cumpla con las normas de auditoría vigentes. Observación N° 6 Realizar una verificación posterior recepción de los inventarios entregados por los proveedores, comprobar la actualización de cifras de productos. Observación N° 7 Exigir una supervisión correcta y un plan organizado para disminuir riesgos en los resultados que se manifiesta en la Guía de auditoría 6120. Además se recomienda la aplicación de un sistema de control interno que le ayudará a administrar sus riesgos de la mejor manera para prevenir o enfrentar problemas futuros.
112 Observación N° 8 Se recomienda realizar la constatación de inventarios con la ayuda de un supervisor constante, además de que se efectuaría eficientemente si la empresa dejara de prestar servicios mientras se procede a revisar inventarios para evitar riesgos y omisiones en los informes y por consiguiente afecte las decisiones en éste ciclo. Observación N° 9 Continuar utilizando el método de valoración de inventarios método promedio ponderado que se revela en la Norma Internacional de Contabilidad, ya que se adecúa mejor a sus necesidades. En cuanto a la organización de sus productos se recomienda aplicar sistemas como el ABC o mínimos y máximos para una eficiente atención y proceso de venta del personal en el almacén. Observación N° 10 Se recomienda administrar eficientemente el uso del sistema contable así como la supervisión del correcto registro de los datos, aún si llega haber errores, poderlos solucionar oportunamente y considerando al cliente. Una recomendación general, se aconseja diseñar una guía de políticas y procedimientos para que se sustenten los procesos del ciclo de inventario realizados por los encargados del almacén ganadero e implementación de un manual de funciones para lograr una mayor eficiencia y estandarizar las operaciones que posteriormente van hacer realizadas en el ciclo.
Elaborado por: Morales Alejandra Auxiliar
Supervisado por: Rodríguez Diana Jefe de Equipo
113 5.2.5 Propuesta de Intervención Tabla 11. Matriz de seguimiento de cumplimiento de recomendaciones
MATRIZ DEL PROCESO DE SEGUIMIENTO A CUMPLIMIENTO DE RECOMENDACIONES DEL INFORME DE AUDITORÍA Examen especial al ciclo de inventarios del almacén de “Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD, periodo primer semestre año 2016. Recomendaciones Llevar un mejor control de los productos, así como de los responsables de llevar a cabo el conteo del producto para que no haya faltantes. Salvaguardar físicamente , verificar y evaluar los inventarios exigiendo que sean debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados, contados físicamente, embarcados y facturados para que no exista productos extraviados dentro del almacén, y que cumpla con las normas de auditoría vigentes. Realizar una verificación posterior recepción de los inventarios entregados por los proveedores, comprobar la actualización de cifras de productos. Exigir una supervisión correcta y un plan organizado para disminuir riesgos en los resultados Continuar utilizando el método de valoración de inventarios método promedio ponderado que se revela en la Norma Internacional de Contabilidad. Diseñar una guía de políticas y procedimientos para que se sustenten los procesos del ciclo de inventario realizados por los encargados del almacén ganadero e implementación de un manual de funciones para lograr una mayor eficiencia y estandarizar las operaciones que posteriormente van hacer realizadas en el ciclo.
Responsables del cumplimiento
Duración
Almacén Ganadero
1 mes
-Almacén Ganadero - Gerencia -Departamento contable
1 mes
Almacén Ganadero
2 meses
Almacén Ganadero
3 meses
Departamento contable
0 meses
Gerencia
1 mes
114 5.3
CONCLUSIONES
Después de haber realizado un Examen especial al ciclo de inventarios del almacén de la “Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD”, periodo primer semestre año 2016, se llegaron a las siguientes conclusiones relacionadas a los objetivos planteados inicialmente en el presente trabajo de titulación:
Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD utiliza el sistema de control de inventarios permanente con el método de valoración promedio ponderado el cual afirma que están cumpliendo con lo que dice la Norma Internacional de Contabilidad NIC 2.
Al evaluar el proceso con el cuestionario de control interno que ha sido realizado se evidencia que existe un limitado control por parte de la Gerencia en el ciclo de inventarios, en lo referente a las normas vigentes de contabilidad obligatorias en el cumplimiento de las operaciones contables y financieras, y en el proceso evaluado, que permitan complementar y respaldar las funciones que se realizan en el almacén ganadero.
Se evaluó el sistema de control interno mediante el cuestionario donde se evidenció que el nivel de riesgo que se presenta en el ciclo de inventarios de ASOGAN-SD es medio, con un porcentaje que corresponde al
44%, mientras que
el nivel de
confianza es medio con un porcentaje del 56%.
Se analizó los procedimientos que conllevan el ciclo de inventarios y registro de las existencias de la entidad al momento de realizar la constatación física mediante la revisión de la documentación soporte que se utiliza en ASOGAN-SD, donde se encontraron varias deficiencias en el llenado de la documentación y el formato de los que respaldan las transacciones contables, presentaban diferencias comparado con lo
115 que contaba físicamente el almacén, situación que perjudica en gran parte el eficiente control de entidad.
En el análisis del proceso de compra se determinó que no hay una perfecta planificación dentro del almacén ganadero ya que se basan en requerir lo que asume la persona responsable, contrae un deficiente análisis de necesidades previamente al realizarlo, lo cual dio como resultado que no existe seguridad en cuanto a si realmente existe la necesidad de compra o si hay acumulación de productos, el cual no refleja un buen resultado dentro del procedimiento.
En el análisis del proceso de ventas se constató que se lo lleva a cabo de forma correcta, emitiendo una factura al cliente de la compra realizada, siempre y cuando anterior a esto se le consulta si lo desea, se realiza la retención del IVA para posterior declaración de sus impuestos cumpliendo con las normas de tributación.
Resultado de la revisión limitada que se obtuvo en cuanto a los Estados Financieros, no pudo ser analizado a la cuenta de inventarios, no se ha llegado a un conocimiento de los estados financieros adjuntos correspondiente al periodo primer semestre del año 2016 por lo que no han sido preparados en todos los aspectos significativos, ya que lo realizan una vez finalizado el año.
Se elaboró el informe final de auditoría del examen especial a la cuenta de Inventarios, el mismo que contiene comentarios, conclusiones y recomendaciones orientadas a mejorar la toma de decisiones por parte de la Gerencia en Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD.
116 5.4
RECOMENDACIONES
Se recomienda a la Asociación de ganaderos de Santo Domingo ASOGAN-SD continuar con el método actual de valoración de inventarios el costo promedio ponderado, se determinó que el inventario está valuado correctamente por las Normas Internacionales de Información Financiera NIIF, así mismo no requiere de alguna operación compleja para su aplicación y se ajusta al registro en el sistema de inventarios permanente
Realizar un control y evaluación periódico sobre el proceso que se realiza al ciclo de inventarios tomando en cuenta las normativas vigentes de contabilidad para disminuir el riesgo que se presenta en los reportes mensuales de la mercadería, para que la información sea oportuna y fiable.
Según los resultados realizados de la evaluación del control interno de ASOGAN-SD; se recomienda a la Gerencia tomar las medidas correctivas en forma inmediata en cuanto a que se suscita en el ciclo de inventarios del almacén ganadero de la entidad, para resolver varios inconvenientes como el control y custodia de la mercadería, mediante la elaboración de un reglamento interno, normas y políticas donde se presenten la elaboración de cada uno de los procedimientos.
Aplicar las recomendaciones formuladas en el presente trabajo así como un sistema de control interno, como es el COSO-ERM que aplicamos para evaluar el ciclo de inventarios que le ayudará a mejorar sus procesos, mediante la evaluación de riesgos, establecimiento de objetivos y comunicación de los mismos a los empleados del almacén ganadero, lo cual será en beneficio de la entidad y de cada uno de los involucrados.
117
En el proceso de compra haya una supervisión por parte de Gerencia para verificar la constatación de los productos y no realizar el orden de pedido de una forma empírica, deberían tener un sistema que permita determinar si hay la necesidad de solicitar productos que no están en bodega, para que no haya una acumulación innecesaria en stock y que rote normalmente el inventario, porque perjudica a la posibilidad de que existan productos caducados, sobrantes, deterioro, con un control periódico, la planificación que hay en el almacén ganadero será eficiente.
En el proceso de venta las facturas de venta deben contener todos los ítems realmente solicitados por los clientes, ya que existen errores de la cantidad de productos recibidos a lo que consta en la factura, se debe realizar seguimiento de aquellas que han sido devueltas para verificar que no se trata de ventas ficticias, el vendedor debe continuar con la consulta de que el cliente requiera la factura de venta, para cumplir con las normas tributarias y no tener inconvenientes con el Servicio de rentas internas.
Realizar los respectivos Estados Financieros Estados Financieros aplicando las Normas Internacionales de Información Financiera (NIIF), al menos una vez por mes para obtener una análisis junto con la constatación de inventarios para detectar los riesgos y responder a ello.
Acoger en consideración todas las recomendaciones que han sido concedidas en el informe final de auditoría del examen especial realizado al ciclo de inventarios, las cuales están orientadas a que exista una mejora en ASOGAN-SD en cuanto al procedimiento realizado en esta área y la toma de decisiones por parte de la Gerencia.
118
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de
124
ANEXOS
Dificultad para solucionar problemas y crear estrategias de mejora en el almacén.
Deficiente proceso de constatación de inventarios
Información poco confiable del inventario del almacén de reportes mensuales
Falta de análisis en cuanto al origen de que existían productos faltantes
Deficiente segregación de funciones y actividades a realizar
Deficiente manejo de Inventarios del almacén ganadero de ASOGAN-SD
Inadecuada distribución de la mercadería en el almacén.
Las constataciones físicas no son realizadas por alguien independiente al almacén
Carente conocimiento acerca del manejo de los riesgos surgidos en el almacén. Departamentos
No existe un manual de funciones ni políticas a aplicar en el ciclo de inventarios
125
Carta de convenio
A01
126 Notificaciรณn de Inicio
127
A03
128
A02
129
130
B01
131
132
133 " DO R & CIA "M SO A
S Elaborado por: Fecha: ASOGAN-SD Almacén Ganadero Determinar si la cantidad de los productos caducados en el inventario es de 4 Junio del 2016
EMPRESA DEPARTAMENTO: OBJETIVO: PERIODO:
Alejandra Morales
E01
12/09/2016
CÓDIGO
PRODUCTOS CADUCADOS
CANTIDAD
OBSERVACIÓN
8422320036729
IMODULEM X 100 ML
4
Pronaca
HALLAZGOS Condición El inventario del almacén ganadero cuenta con cuatro productos caducados La Guía de auditoría 6120 deberá planearse en forma adecuada y llevarse a cabo periódicamente la verificación de fecha de Criterio: vencimiento de los productos No existe un control del manejo adecuado en la fecha de vencimiento de los productos por falta de inspecciones periódicas de la Causa mercadería Efecto Pérdida de productos en el almacén ganadero
Elaborado por: Morales Alejandra
O " R D & IA C "M SO A
Supervisado por : Rodríguez Diana
S
EMPRESA: DEPARTAMENTO: OBJETIVO: FECHA:
ASOGAN-SD
Elaborado por:
Alejandra Morales
I02
Fecha: 12/09/2016 ASOGAN-SD Almacén Ganadero Constatar que los productos faltantes en inventarios son los mismos que hay en el sistema Junio del 2016
CÓDIGO
PRODUCTOS FALTANTES
CANTIDAD
OBSERVACIÓN
437
INVERMEC X 500 ML
2
REVISAR SISTEMA
48
QUEMAX GALON
1
INTEROC
33
GLISOFATO GALON
1
ESPAGROTEC
7703889018045
FULLMINADO X 100 ML
1
JAMES BROWN
1587
TANZANIA X 2 KG
1
ESPAGROTEC
882
MALBAN SOBRE
5
INTEROC
238
6 MINERALES X 500 ML
1
QUIMICA SUIZA
7707007402808
BOLDENONA X 500 ML
1
SERVINSUMOS
HALLAZGOS Condición El inventario del almacén ganadero cuenta con trece productos faltantes Según la Guía de auditoría 6120 se debe salvaguardar físicamente , verificar y evaluar los inventarios exigiendo que sean Criterio: debidamente pedidos, recibidos, controlados, segregados, usados, contados físicamente, embarcados y facturados. Causa Falta de inspección por la alta Gerencia, con la custodia del encargado del almacén en la realización del conteo de los inventarios Efecto Productos extraviados en el almacén ganadero
Elaborado por: Morales Alejandra
Elaborado por:
Supervisado por : Rodríguez Diana Morales Alejandra Rodrígue
Supervisado por:
134
O " R D & IA C "M SO A
S
EMPRESA: DEPARTAMENTO: OBJETIVO: FECHA:
Elaborado por:
Alejandra Morales
Fecha:
12/09/2016
E03
ASOGAN-SD Almacén Ganadero Productos entregados Junio del 2016
CÓDIGO
PRODUCTOS DE CAMBIO
CANTIDAD
OBSERVACIÓN
7898019862473
OUROTETRA LA
20
FARMAGRO DR CARLOS RUIZ
7702302128095
FOSBEGAN X 50 ML
28
FAVESA DR ANDRES CORNEJO
7702302128088
FOSBEGAN X 100 ML
14
FAVESA DR ANDRES CORNEJO
7861009812758
IVERLIF OMEGA 100 ML
6
LIFE
418
ICTIOVIT X 100 ML
14
LIFE
HALLAZGOS Condición La Empresa ASOGAN-SD entrega productos al proveedor para cambio Criterio: Según la Guía de auditoría 6120 hay que verificar la posterior recepción de los inventarios entregados por los proveedores, comprobrar Causa No existe un control del manejo adecuado de la recepción de los productos Efecto Cambio de productos
Elaborado por: Alejandra Morales
Elaborado por:
Supervisado por : Diana Rodríguez Morales Alejandra Rodrígue
Supervisado por:
135
136
137
H01
138 Estatutos de ASOGAN-SD
139
Asistencia al proceso de constataciĂłn de Inventarios del almacĂŠn
140