newsletter 02 30 aprile 2015 in questo numero: Verso una giustizia digitale Digitalizzazione dei procedimenti penali e cambiamento organizzativo: il caso Tribunale di Napoli di Luca Iandoli La digitalizzazione del Processo Penale: le attività in corso presso la Procura della Repubblica di Napoli di Simone Rossi
Nel corso degli ultimi anni quello della digitalizzazione è diventato un tema fondamentale non solo per le istanze tecnologiche di cui è portatore, quanto per il suo potenziale di miglioramento dei sistemi organizzativi più o meno complessi. In questo quadro, quello della Giustizia rappresenta uno dei settori in cui tale potenziale mostra ampi margini di applicazione, anche alla luce della particolare necessità di adottare innovazioni in grado di supportare il miglioramento dell’efficienza e delle prestazioni degli uffici giudiziari. Nell’ambito della Pubblica Amministrazione, molto spesso al tema della ‘digitalizzazione’ si sovrappone quello della ‘dematerializzazione’, ossia quel progressivo incremento della gestione documentale mediante procedure informatizzate e la conseguente sostituzione dei supporti tradizionali della
documentazione amministrativa (carta) a favore del documento informatico. In comparti particolarmente affetti da un utilizzo ancora massivo della carta, come ad esempio quello della Giustizia, tale sovrapposizione comporta spesso una necessità di valorizzare la visione della dematerializzazione come componente fondamentale, ma circoscritta, del più complesso processo di digitalizzazione. Digitalizzare, infatti, significa incidere in modo diretto e significativo non solo su prodotti e strumenti, quanto sul cambiamento della cultura organizzativa, secondo valori e azioni che vedono nell’abbandono della carta il principio guida dell’intero ripensamento della macchina organizzativa. In altri termini digitalizzare significa abbandonare la carta con la visione e la determinazione di creare procedure digitali, di assicurare piani di conservazione sosti-
tutiva dei documenti e di disaster recovery e, soprattutto, di reingegnerizzare i processi organizzativi in una logica di nuova relazione e trasparenza con i pubblici di riferimento sia interni che esterni all’organizzazione. L’azione condotta negli ultimi anni con l’introduzione del processo civile telematico, con le politiche di razionalizzazione, consolidamento ed integrazione dei sistemi ICT, ma anche e soprattutto con la sperimentazione e l’accompagnamento all’innovazione tecnologica ed organizzativa vanno esattamente in questa direzione. Gli interventi in corso di realizzazione con il progetto OpenGiustizia Napoli sul tema della digitalizzazione ed illustrati nelle pagine successive, muovono da una logica di innesto del cambiamento culturale di relazione con gli interlocutori interni ed esterni alla Procura e al Tribunale di Napoli.
newsletter 02 I 30 aprile 2015
gli interventi in tribunale Digitalizzazione dei procedimenti penali e cambiamento organizzativo: il caso Tribunale di Napoli di Luca Iandoli*
La digitalizzazione offre alla Pubblica Amministrazione preziose opportunità per il recupero di efficienza interna e il miglioramento dei servizi all’utenza. Ciò è ancora più evidente nel caso della Giustizia Penale poiché sia l’attività inquirente, sia quella giudicante consistono in larga parte in analisi, produzione e distribuzione di informazioni che si muovono attraverso una filiera che coinvolge vari Uffici Giudiziari, gradi di giudizio e interlocutori esterni. Il Progetto OpenGiustizia Napoli ha avviato numerose attività finalizzate a raggiungere un livello più spinto di digitalizzazione dei procedimenti e dei servizi presso il Tribunale di Napoli, tra i quali l’adozione del sistema GIADA per l’assegnazione delle udienze al dibattimento, il potenziamento dei servizi digitali all’utenza, l’utilizzo più spinto e organico dei sistemi informativi disponibili. Fattor comune a tutti i progetti è la necessità di modificare flussi e prassi di lavoro che sono stati pensati per la gestione cartacea ed in tempi in cui gli organici registravano numeri più elevati. Gli studi sulla economia digitale hanno dimostrato che per ogni euro speso in hardware è necessario spenderne altri 10 in cambiamenti organizzativi affinché i vantaggi dell’informatizzazione diventino pienamente visibili. È qui che il sistema Giustizia sconta una delle principali cause del ritardo digitale, ed è questa la principale leva di intervento su cui il Progetto OpenGiustizia Napoli intende agire. * Responsabile Cantiere ’Tribunale’ OpenGiustizia Napoli
DESCRIZIONE Configurazione e dispiegamento del sistema per l’assegnazione dei processi penali ai Giudici/Collegi. OBIETTIVI L’applicativo GIADA, se adottato congiuntamente in Procura e Tribunale, digitalizza totalmente la procedura di assegnazione dei processi ai Giudici/Colleghi. L’intervento si pone l’obiettivo di accompagnare gli Uffici del Tribunale di Napoli nella verifica di fattibilità e nell’adozione di Giada quale strumento utile per supportare il lavoro del settore penale e la sua integrazione in SICP. AMBITO DI APPLICAZIONE Tribunale di Napoli. DESTINATARI Utilizzatori Procura, Utilizzatori GIP, Utilizzatori Tribunale, Amministratore di sistema PARTNER RISULTATI ATTESI - Ridurre i tempi di assegnazione dei procedimenti - Equilibrare i carichi di lavoro - Ottimizzare l’organizzazione delle udienze - Ridurre gli errori di pesatura e dei tempi di elaborazione delle statistiche - Ridurre i tempi di svolgimento del processo penale STATO DI AVANZAMENTO Progetto avviato e in corso
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gli interventi in procura DESCRIZIONE Estensione atti in TIAP e condivisione documenti digitalizzati con il Tribunale. OBIETTIVI L’intervento si pone l’obiettivo di estendere il sistema di gestione documentale basato su TIAP e su SICP e di altri strumenti di condivisione di informazione a tutti i procedimenti individuati in accordo con i referenti della Procura e del Tribunale (GIP-GUP e Dibattimento) al di estendere la tipologia di atti disponibili in formato digitale, velocizzare passaggi documentali tra uffici e limitare gli invii di atti cartacei. AMBITO DI APPLICAZIONE Procura della Repubblica di Napoli. DESTINATARI Procura e settore penale del Tribunale PARTNER Tribunale RISULTATI ATTESI - Estensione della tipologia di atti disponibili in formato digitale - Velocizzazione dei passaggi documentali tra uffici - Limitazione negli invii degli atti cartacei STATO DI AVANZAMENTO Progetto avviato e in corso
DESCRIZIONE Accompagnamento all’adozione di nuovi strumenti e modelli operativi per la Protocollazione informatica, la gestione di workflow telematici, l’archiviazione sostitutiva della documentazione amministrativa. OBIETTIVI L’intervento si pone l’obiettivo di accompagnare l’Ufficio nella sostituzione del sistema di Protocollo (da Proteus a Script@), di implementare nuove soluzioni di gestione del protocollo coinvolgendo la rete degli uffici e di dematerializzare i flussi documentali e le logiche archivistiche. AMBITO DI APPLICAZIONE Procura della Repubblica di Napoli. DESTINATARI Uffici amministrativi PARTNER RISULTATI ATTESI - Semplificare e velocizzare il passaggio dei documenti in entrata e in uscita - Facilitare le operazioni di archiviazione e successivo reperimento dei documenti - Incrementare la leggibilità degli archivi protocollari nel tempo STATO DI AVANZAMENTO Progetto avviato e in corso
La digitalizzazione del Processo Penale: le attività in corso presso la Procura della Repubblica di Napoli di Simone Rossi*
Negli ultimi anni il sistema Giustizia ha assistito ad un processo di informatizzazione a due velocità. Un settore civile con un Processo Telematico già a regime e a forte impatto; basti pensare che oggi vi è l’obbligo del deposito telematico degli atti endoprocedimentali nel contenzioso civile e che grazie alle comunicazioni telematiche di cancelleria del civile nel solo 2014 lo Stato ha risparmiato oltre 44 milioni di euro (fonte DGSIA). Nel settore penale, invece, è mancata fino ad oggi una strategia nazionale univoca per la digitalizzazione degli atti e la telematizzazione dei rapporti con i singoli attori coinvolti. Diversi i progetti in corso lungo lo Stivale ma nulla di paragonabile a quanto fatto nel civile. Prendendo atto della situazione, nei cantieri di innovazione OpenGiustizia Napoli si sta intervenendo per portare a sistema alcune soluzioni già oggi disponibili, massimizzandone l’utilizzo e la resa, benché non sempre integrate e interoperabili. Presso la Procura della Repubblica di Napoli, infatti, è in fase di avvio l’attività di digitalizzazione dei fascicoli per i quali il PM ha fatto richiesta di esercizio dell’azione penale, anche noti come “415bis”, e dei fascicoli archiviati cui è stato recapitato l’avviso al richiedente ai sensi dell’art. 408 cpp. Questo intervento porterà a una vera e propria rivoluzione nei rapporti con l’utenza, abbattendo gli accessi presso le Segreterie dei PM e presso l’Ufficio Dibattimento della Procura, razionalizzando le attività di front- e back-office e migliorando la qualità del lavoro di tutti gli operatori, con impatti positivi anche sulla organizzazione del Tribunale. * Responsabile Cantiere ’Procura’ OpenGiustizia Napoli
newsletter 02 I 30 aprile 2015
gli interventi trasversali DESCRIZIONE Accompagnamento all’adozione di nuovi strumenti e modelli operativi per le Comunicazioni di Cancelleria nel processo.
PARTNER CISIA (Coordinamenti interdistrettuali sistemi informativi automatizzati), Tribunale, Ordine degli avvocati
OBIETTIVI L’intervento si pone l’obiettivo di implementare il nuovo sistema SNT o i sistemi interoperativi già esistenti (TIAP, SICP) per le comunicazioni telematiche di cancelleria. Inoltre mira all’accompagnamento degli uffici nella definizione di nuovi modelli organizzativi e operativi e alla dematerializzazione dei flussi di comunicazione nel processo.
RISULTATI ATTESI - Semplificare e velocizzare le comunicazioni di cancelleria - Semplificare il percorso di perfezionamento e garantire la certezza dei tempi - Favorire il recupero di tempo nella gestione delle comunicazioni di cancelleria
AMBITO DI APPLICAZIONE Procura della Repubblica di Napoli - Tribunale di Napoli.
STATO DI AVANZAMENTO Progetto avviato e in corso
DESCRIZIONE Coordinamento e integrazione degli interventi finalizzati alla digitalizzazione del Processo Penale (PPT). OBIETTIVI L’intervento si pone l’obiettivo di supportare il coordinamento e l’integrazione degli interventi finalizzati alla reingegnerizzazione dei processi di lavoro e all’ottimizzazione dell’utilizzo delle tecnologie informatiche disponibili, allo scopo di renderli coerenti con un piano complessivo di digitalizzazione del processo penale. AMBITO DI APPLICAZIONE Procura della Repubblica di Napoli – Tribunale di Napoli.
PARTNER RISULTATI ATTESI - realizzare le linee guida per la progettazione dell’architettura del PPT - presentare le linee guida al Ministero della Giustizia - promuovere una sensibilizzazione a livello locale e nazionale nei confronti del PPT STATO DI AVANZAMENTO Progetto avviato e in corso
DESTINATARI Segreterie magistrati, Ufficio statistica, Commissione Flussi, Consiglio Giudiziario, personale di magistratura.
DESCRIZIONE Applicativo per la gestione amministrativa del personale di magistratura. OBIETTIVI L’intervento si pone l’obiettivo di introdurre l’applicativo per la gestione amministrativa del personale di magistratura. Lo strumento MAGI è stato progettato per rispondere alle esigenze di differenti attori coinvolti nel processo di gestione delle attività del personale di magistratura: le segreterie magistrati, gli uffici che si occupano della gestione dei buoni pasto, l’ufficio statistica e la Commissione Flussi, il Consiglio Giudiziario, il personale di magistratura. L’applicativo MAGI, infatti, permette di unire tutte le informazioni disperse tra diversi applicativi utilizzati dagli uffici del personale Magistrati e, gestendole in un unico Data Base, consente di ridurre la duplicazione e la ridondanza dei dati.
AMBITO DI APPLICAZIONE Procura della Repubblica di Napoli – Tribunale di Napoli. DESTINATARI Segreterie magistrati, gli uffici che si occupano della gestione dei buoni pasto, l’ufficio statistica e la Commissione Flussi, il Consiglio Giudiziario, il personale di magistratura PARTNER RISULTATI ATTESI - Diffondere l’applicativo nei due Uffici (Procura e Tribunale) - Semplificare la tenuta delle informazioni relative ai magistrati - Razionalizzare i database esistenti e delle informazioni STATO DI AVANZAMENTO Progetto avviato e in corso
Pubblicazione realizzata con il cofinanziamento dell’Unione Europea OBIETTIVO OPERATIVO POR FSE 2007/2013 ASSE VII ‘CAPACITÀ ISTITUZIONALE’ OBIETTIVO OPERATIVO P.1)
DESTINATARI Segreterie dei PM, cancellerie dei magistrati, ordine degli avvocati