GESTﾃグ DO TEMPO
ANEXOS
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Gestão do Tempo
Mód.I: A Importância de Gerir o Tempo
ANEXOS
ANEXO 1
“7 HÁBITOS DOS EMPREENDEDORES EFICAZES"
O guru da eficiência está de volta. Desta vez, ele promete que quem seguir estes sete conselhos à risca vai tornar-se um empreendedor bem sucedido:
“Ser um empreendedor é uma das carreiras mais excitantes que se pode escolher, mas é um verdadeiro desafio à sua vida profissional e pessoal. Eu próprio construí um negócio e sei os desafios que você terá de enfrentar. O que muitos homens de negócios desconhecem é que,
seguindo os princípios usados por empreendedores bem sucedidos, podem melhorar substancialmente a qualidade das suas vidas e potenciar as probabilidades de alcançar os objectivos que se propuseram. Eu sei que estes métodos funcionam. Praticar estes sete hábitos permitiu-me construir uma equipa capaz de transformar uma pequena empresa de consultoria – o Covey Leadership Center – na FranklinCovey, uma empresa que gera receitas de 105 milhões de contos.
1.º Seja pró-activo
Muitas pessoas só decidem avançar para novos projectos quando os ventos correm de feição.
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Perdem tempo preocupadas com isso ou a reagir a circunstâncias que não controlam. Em vez de agirem, são obrigadas a reagir a forças exteriores.
O empreendedor decide embarcar nos projectos mesmo que as condições sejam desfavoráveis e que tenha que remar contra a maré. Ele encontrará sempre razões para acreditar que o projecto vai funcionar. Se está a planear enveredar por esta via, tem de se obrigar a tomar atitudes mesmo nas circunstâncias mais adversas.
A pro-actividade é essencial para um empreendedor, mas não deve levá-la ao extremo. Os empreendedores são geralmente pessoas orientadas para a acção e muitos tendem a ser precipitados.
Na verdade, muitas empresas novas falham porque o fundador se lançou para novos projectos sem ter assegurado o capital para sustentar o negócio.
Ideia importante Aprendi uma técnica simples, que me mantém afastado de problemas. Conto até 10 – por vezes até 50 – quando tenho uma ideia de negócio. Durante a contagem, perguntome: “O que devo fazer?” Esta técnica evita que seja estupidamente exuberante e precipitado.
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2.º Comece pelo fim
A cultura duma empresa começa a formar-se logo nos primeiros tempos, por isso é importante começar com uma ideia clara sobre a sua visão, valores e objectivos. Criar uma declaração de missão pessoal ajuda-o a começar com o pé direito.
Uma forma simples de fazer uma declaração é imaginar que só tem mais três anos de vida. O que gostaria que a sua família, amigos e colaboradores recordassem de si após a sua morte?
Liste os principais papéis que desempenha na sua vida. Podem ser: pai ou mãe, marido ou mulher, empreendedor, membro dum culto religioso ou corredor de longas distâncias. Para cada papel, pense sobre um ou dois grandes objectivos nessa área. Desenvolva uma declaração de missão, descrevendo os seus propósitos que integrem esses objectivos. Por exemplo, se você é um empreendedor, o seu objectivo é criar uma empresa bem administrada, que gere um bom volume de negócios e que se envolva activamente em projectos para tornar a comunidade em que se insere num local melhor. Redigir esta declaração vai ajudá-lo a excluir actividades que não contribuam para alcançar os objectivos que se propôs.
Dê prioridade aos objectivos que se enquadrem na sua declaração de missão sempre que planear o seu dia. Recomendo que guarde 20 ou 30 minutos todas as semanas nos quais programe o que vai fazer na próxima semana. Gosto de fazer isso aos domingos, quando estou mais tranquilo, mas pode tentá-lo no dia em que ache que é mais oportuno. Durante o seu planeamento, anote duas ou três coisas que tenha que alcançar essa semana para concretizar
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os objectivos nos diferentes papéis que desempenha na sua vida. O seu maior desafio no negócio para esta semana pode ser, por exemplo, preparar uma apresentação para um grande cliente que você queira agarrar.
Uma vez estabelecidos os objectivos para a próxima semana, encontre espaço no calendário para cada um deles. Não sobrecarregue a sua agenda.
Geralmente as coisas correm mal quando você não tem tempo para olhar para as tarefas do dia-a-dia. Ao estabelecer prioridades, muitos empreendedores ficam confusos pela necessidade de distinguir entre o que é urgente e o que é importante. Gastam o seu dia respondendo a telefonemas e a apagar fogos. Apesar de muitas destas situações parecerem importantes, algumas não o são. Se vai responder a todas à medida que acontecem, não conseguirá alcançar nenhum dos seus objectivos de longo prazo. E, se vai continuar a comportar-se desta forma, corre o risco de negligenciar a família, a saúde e os amigos, chegando ao ponto de não ter uma vida extra profissional.
A solução: pare de gerir com interrupções que não são importantes e responda-lhes apenas quando tiver tempo para isso - ou forme o seu staff, para que lhe possa delegar algumas destas tarefas. Você deve concentrar-se apenas no que é verdadeiramente importante, pois é isso mesmo que é a liderança.
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3.º Defina prioridades
Muitos empreendedores que usam este sistema vacilam quando se trata de aderir aos objectivos diários. Eles são seduzidos pelos acontecimentos e dão prioridade ao que não é importante.
Como resultado, perdem o rumo.
Para alcançar a paz interior que se atinge com a prática religiosa destes sete hábitos, você tem de dizer “não” – delicadamente – às distracções.
Ideia importante Se foi honesto no registo dos seus objectivos na declaração de missão, terá mais facilidade em fugir às actividades que não são importantes. As pessoas podem sentir-se infelizes por já não lhes dispensar tanta atenção, mas você não está a disputar um concurso de popularidade.
Mas lembre-se: dê a devida atenção àquelas situações inesperadas, mas importantes, que também acontecem - algumas podem ser mesmo mais importantes do que os planos ou objectivos que traçou inicialmente. Quando estas situações surgem, é crucial encontrar tempo para redefinir as prioridades e ter coragem para agir de acordo com os seus princípios.
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4.º Pense nos outros
É impossível criar um negócio bem sucedido sem a ajuda de outras pessoas, mas, infelizmente, muitos empreendedores esquecem isso na gestão diária. Eles tentam que as pessoas compitam dentro da própria empresa, não prevendo as consequências.
Pensam que isso vai aumentar a produtividade, mas a única coisa que faz é criar conflitos e rivalidades entre departamentos.
Se você já sofre com a competição do mercado, não necessita de criar competição internamente.
Um presidente duma companhia perguntou-me o que deveria fazer para que os empregados trabalhassem melhor em conjunto. Ele pensava que estava a encorajá-los a agirem como membros duma equipa. Pedi-lhe então que olhasse atentamente para um poster que tinha atrás da secretária, com uma bela paisagem das Bermudas e uma frase que dizia: “Quem vai ganhar esta viagem?”
Expliquei-lhe que aquele tipo de iniciativa pode parecer que encoraja as pessoas a trabalhar mais arduamente, mas, na verdade, provoca-lhes o sentimento de que, se uma pessoa ganha, as outras vão perder. É preferível pensar num programa em que todos ganhem uma viagem às Bermudas, se os objectivos do grupo forem alcançados.
Quando todos sabem que têm a possibilidade de ganhar através do seu próprio trabalho, a produtividade dispara.
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5.º Escute quem sabe
Muitos empreendedores não abrem mão do negócio e insistem em assumir todas as decisões. Eles concentram-se de tal forma no seu ponto de vista, que rapidamente passam a contratar apenas “yes-men”. Gradualmente, eliminam qualquer opinião contrária à sua.
O problema é que os empregados não deixam o cérebro à porta da empresa. Ainda que pareçam concordar com as suas ideias, lá bem no fundo não lhe serão leais, a menos que você lhes dê uma parte do negócio. Se isso não acontecer, eles acabarão por perder a motivação.
Você pode obter mais riqueza, empenhamento dos empregados e oportunidades se aprender a partilhar ideias, informação, liderança e poder. Isso implica que deve ser capaz de escutar a
opinião dos seus empregados, mesmo que não concorde com ela. Uma forma de começar é pedir ao seu staff que proponha soluções para os problemas mais urgentes com que tem de lidar no seu negócio e que, normalmente, você resolve sozinho. É impressionante como as pessoas se podem revelar quando você coloca as questões certas.
Muitos empreendedores que reclamam que os seus empregados não colaboram são geralmente aqueles que não sabem escutar os outros. Você deve rodear-se de empregados que o possam ajudar. Para isso, deve contratar profissionais com talentos complementares aos seus e que tenham a coragem de lhe dizer sempre o que pensam, mesmo quando sabem que você não partilha da mesma opinião.
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Ideia importante Se está a lançar-se num negócio, precisa de se rodear de um grupo de pessoas fortes, independentes e objectivas, que também tenham experiência em outras áreas de negócio.
Estas pessoas ajudam-no dizendo-lhe não o que você quer ouvir, mas aquilo que deve ouvir.
6.º Crie sinergias
Para ser bem sucedido nos negócios é necessário juntar um staff heterogéneo. Você deve procurar pessoas que compensem os seus pontos fracos. Quando criei o Covey Leadership Center estava muito confiante no material que tinha, mas havia alturas em que os problemas de cash--flow eram tão prementes que eu ficava atemorizado. Finalmente, fui forçado a admitir que, apesar de ter grande capacidade para escrever e para ensinar, não era fadado para conduzir um negócio. Estava a precisar de ajuda. Precisava de pessoas à minha volta que soubessem como gerir custos, fazer inventários, controlar a contabilidade e o cash-flow.
Como conseguimos formar uma equipa de gestão equilibrada, fomos capazes de conduzir com sucesso uma fusão com a FranklinQuest, em 1997, por isso, se pudesse voltar atrás e mudar alguma coisa na forma como geri este negócio, apenas dedicaria mais tempo ao recrutamento das pessoas. Quando se é um empreendedor deve sempre encontrar-se tempo para conduzir extensas entrevistas e analisar bem as pessoas. Se assim não for, você arrisca-se a recrutar pessoas que não têm a competência ou o carácter que procurava, mas apenas a aparência de que possuem essas qualidades.
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Pessoas interdependentes - mais do que independentes – são aquelas que considero fundamentais para o crescimento duma companhia. As pessoas interdependentes são eficientes porque sabem como trabalhar bem com os outros. As independentes podem ser
capazes de assumir muita responsabilidade, mas não conseguem manter a equipa sempre a trabalhar.
7.º Equilibre a sua vida
Mesmo os empreendedores que conseguem levar uma vida equilibrada precisam de carregar as baterias periodicamente. Dispor de tempo para se exercitar entre três a seis horas por semana não é um luxo - é essencial. Feitas as contas, isso não representa mais do que 30 minutos diários, o que é um investimento muito pequeno, tendo em conta os enormes benefícios que isso trará à sua saúde.
É também importante procurar renovar a sua dimensão espiritual. Faça isso através da meditação e da oração diárias. Mas não fique por aqui. Renove o seu intelecto, cortando com a televisão, lendo bons livros ou escrevendo cartas com significado a amigos. Disponha também de tempo para reavivar as suas relações com pessoas realmente importantes na sua vida.
Encontre formas de ajudar os outros, através de voluntariado. Estas actividades vão ajudá-lo a manter o equilíbrio.
Observando estes sete hábitos, perceberá que estão pensados para funcionar a longo prazo. 10 www.nova-etapa.pt
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Pode parecer difícil saltar do barco para pensar um pouco mais na vida, quando se é alvo das pressões diárias da gestão dum negócio. Haverá alturas em que será difícil escapar mas, se conseguir incorporar gradualmente estes hábitos na sua rotina, o stress provocado pelas longas horas de trabalho e pelo pouco tempo que passa com as pessoas que ama vai-se reduzindo.
O seu negócio e a sua vida tornar-se-ão mais compensadores."
O PERCURSO DE STEPHEN COVEY é prova de que tudo é possível. Aos 50 anos ele deixava uma amorfa carreira universitária e construía uma das mais influentes companhias americanas. Aos 63 anos, Covey, que foi pastor mórmon, lamenta apenas uma coisa em relação à sua vida de empreendedor: “Não ter começado cinco anos antes”, diz o guru da gestão do tempo. “Nunca me senti tão entusiasmado profissionalmente como agora.”
Em 1984 Covey deixou o seu emprego como professor na Harvard Business School, aos 50 anos, para transformar o negócio de consultoria, que geria em part-time a partir de casa, no Covey Leadership Center. Inicialmente, dava formação em liderança em várias cidades dos
Estados Unidos. Gradualmente, começou a entrar nas grandes empresas e em 1996 saía na capa da revista Time como um dos 25 americanos mais influentes.
Mas o que catapultou Stephen Covey para o centro das atenções foi The 7 Habits of Highly Effective People, publicado em 1989 e que se tornou o livro de negócios mais vendido nos Estados Unidos – mais de 10 milhões de exemplares. Os princípios que enumera são de senso comum e o próprio Covey o reconhece: “Não os inventei, apenas os juntei, articulei e embalei.” Depois deste primeiro livro, Covey não mais parou de dar conselhos a todos: The 7 Habits of Highly Effective Families (1997), The Nature of 11 www.nova-etapa.pt
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Leadership (1999) e Living the 7 Habits (1999), entre outros. Senso comum, ou nem por isso, os seus livros sistematizam princípios que todos conhecemos, mas que nem sempre aplicamos.
Stephen R. Covey e Elaine Podeldt Executive Digest, Maio 2000
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