Event pod klucz Lokacje, czyli miejsca eventowe, są bardzo zróżnicowane oraz odpowiednio dopasowane do określonej atmosfery spotkań, ich różnorodności i przeżyć z nimi związanymi. Dlatego największe znaczenie ma wybór właściwej lokacji. Jest to kwestia dokonania racjonalnych i często intuicyjnych wyborów. We wskazówkach poniżej przeczytają Państwo jak dochodzić do najlepszych, najczęściej zaskakujących a także najbardziej praktycznych wyborów miejsca spotkań.
JAKIE SĄ ŻYCZENIA ODNOŚNIE LOKACJI? Zanim dokonają Państwo wyboru lokalu, najlepiej zrobić gruntowny i bardzo szczegółowy przegląd swoich oczekiwań i wymagań. W tym celu trzeba zadać sobie następujące pytania: – Ilu gości Państwo oczekują minimalnie i maksymalnie, jakich pomieszczeń Państwo potrzebują? – Jaką maksymalną kwotę mogą Państwo wydać? – Jaki stopień zabezpieczeń chcieliby Państwo w nich posiadać? – Jaki zakres usług jest potrzebny? – Czy lokal powinien pasować do tematu eventu/konferencji? – Czy potrzebne są specjalne warunki audiowizualne lub udogodnienia sceniczne? – Czy potrzebne są zakryte bądź odkryte tereny umożliwiające przeprowadzenie zajęć sportowych? – Czy są preferencje dotyczące położenia geograficznego? – Czy można dojechać samochodem i/albo środkiem publicznego transportu? – Czy chcieliby Państwo posiadać ekskluzywny lokal na wyłączność, czy też dzielić go z innymi? – Czy jest wyznaczony konkretny termin, czy też jest więcej opcji i możliwości? CZYM KIEROWAĆ SIĘ PRZY WYBORZE LOKACJI? Lokal jest jednym z najważniejszych elementów każdego przedsięwzięcia. Określa on funkcjonalność, atmosferę, stopień zabezpieczeń oraz nastrój gości. Dlatego też warto wybrać starannie, na podstawie wielu kryteriów. JAK SZUKAĆ NAJBARDZIEJ ODPOWIEDNIEGO LOKALU? Niektórzy z łatwością znajdują odpowiedni lokal, przede wszystkim przy pomocy najnowszego wydania katalogu Lokacje Eventowe 2010, oraz internetowych serwisów (w tym www.lokacje.pl), gdzie według określonych kryteriów szukania, mogą szybko dokonać pierwszego wyboru. Innymi pomocnymi mediami mogą okazać się fachowe gazety i branżowe czasopisma, gdzie reklamuje się wiele lokacji. SZCZEGÓŁOWA LISTA KONTROLNA Po pierwszej orientacji wśród obiektów, powinni Państwo odwiedzić wyselekcjonowane lokale i zwróć uwagę na następujące rzeczy:
opis trasy miejsce parkowania i sposób zapłaty maszty flagowe recepcja możliwość garderoby i sposób zapłaty recepcja, odbiór gości foyer toalety oddzielne pomieszczenia artystyczne, organizacyjne i dla rozmówców zorganizowanie odpowiedniej atmosfery poziom i możliwość usług horeca [hotelowych, restauracyjnych, cateringowych] powierzchnie i podział sal oraz otwartych przestrzeni środki audiowizualne akustyka nadmierny hałas utrudnienia w widoczności obiektów jako filarów obniżonego terenu zdolność udogodnień elektrycznych i telekomunikacyjnych windy dla osób i towarów klimatyzacja obecność światła dziennego i warunki umożliwiające przyciemnienie stopień utrzymania wszystkich sal i otwartych przestrzeni komfort, kwalifikacja i stopień utrzymania umeblowania ogólna higiena możliwość obecności własnej obsługi technicznej / audiowizualnej zobowiązanie do przyjęcia dostawców udogodnienia dla osób niepełnosprawnych i inwalidów bezpieczeństwo, wyjścia bezpieczeństwa i apteczki pierwszej pomocy oddziaływanie, gotowość serwisowa, doświadczenie i troskliwość personelu kierownictwo i ich zdolności oraz doświadczenie ekskluzywność min. innych wynajmujących i rozrywki w momencie planowanego wydarzenia ewentualnie: położenie i wyposażenie pokoi hotelowych
podstawowa kwota za wynajem wynajęcie podczas rozbudowy i przebudowy do określonego wydarzenia włącznie z udogodnieniami, materiałami, pomieszczeniami i personelem catering Warto zwrócić Państwa uwagę także na dodatkowe koszty takie, jak: parkowanie garderoba obsługa toalet ochrona / kontrola przy wejściu dodatkowe sprzątanie klimatyzacja (chłodzenie i ogrzewanie) przebieralnie artystyczne osobne pomieszczenia dla organizacji, rozmówców, zarządu i administracji, reżyserii oddzielnie za techniczną i logistyczną aparaturę, materiały oddzielnie za umeblowanie oddzielnie za personel wykorzystanie prądu koszty telekomunikacyjne kwota za dostawę cateringową oddzielnie za dekorację i ozdoby kwiatowe i roślinne Kolejną istotną sprawą, na którą powinni Państwo zwrócić uwagę, to dopilnowanie tego, aby otrzymali Państwo pisemne potwierdzenie szczegółowej oferty, w której zostały uwzględnione następujące punkty: okazja spotkania opis grupy docelowej przewidziana ilość gości cel przebieg programu i ramy czasowe potrzebne rzeczy budżet Wybierając określoną ofertę firmy należy się sugerować następującymi rzeczami:
Osoba kontaktowa
Bezpieczeństwo
Po wyborze lokalu bardzo duże znaczenie ma osoba z którą będziecie Państwo w kontakcie.
Oddzielnym punktem, na który powinni Państwo zwrócić uwagę, to bezpieczeństwo lokalu. Należy obejrzeć dokładnie obiekt i zwrócić uwagę na wyjścia bezpieczeństwa. Jeśli nie są one zablokowane (od wewnątrz i zewnątrz), trzeba zapytać się o alarm antywłamaniowy, popatrzeć na obecność węży gaśniczych i gaśnic oraz czy karetki pogotowia mogą podjechać blisko do lokalu. Jeśli wnoszą Państwo takie materiały jak: dekoracje, materiały stojące, nakrycia sceniczne i inne łatwopalne materiały, należy pamiętać, że tekstylia trzeba zawsze stosować z materiałem impregnującym, który utrudnia pożar. Jeśli uważają Państwo, że lokal wymaga dodatkowych zabezpieczeń, należy poważnie rozważyć takie środki ostrożności.
Przede wszystkim musi trzymać się warunków umowy, terminu realizacji, a tym samym będzie się cieszyć Państwa uznaniem i zaufaniem przy kolejnych projektach.
Opcje W zależności od lokalu, każdy z nich posiada ciekawe opcje dla klienta. Wiadomo, że przed uzgodnionym terminem żaden inny zdecydowany klient nie może zarezerwować wybranego przez Państwa lokalu. Taka opcja jest niezobowiązująca i bezpłatna. Kiedy jesteście Państwo pierwszą uprawnioną osobą, wtedy przysługuje prawo do zabukowanego lokalu. Jeśli natomiast są Państwo drugą osobą i definitywnie chcą zarezerwować lokal, to pierwsza osoba musi zrezygnować z uprawnienia do lokalu, aby Państwo mogli z niego skorzystać. W takim przypadku powinni Państwo razem z obsługą lokalu umówić się, jak długo ta opcja może być zatrzymana oraz jaka jest procedura obowiązująca przy terminie rezerwacji.
6 |
Powinni Państwo także ocenić wysokość cen wyselekcjonowanych lokali według następujących kryteriów:
Kontrola, pilnowanie i zachowanie wszelkiej ostrożności w lokalu podczas przyjęcia zawsze jest ważna, także jeśli nie uczestniczą w nim żadne znane publiczne osobistości. Ponadto zabezpieczenia mogą obejmować kilka kategorii, mianowicie ochronę poszczególnych osób, grup ludzi, pomieszczeń, artykułów i informacji. W wypadku gdy uważają Państwo za konieczną jedną z określonych form ochrony, należy złożyć zlecenie przy możliwie najmniejszym rozgłosie. Zabezpieczenie może być aktywnie sprawowane przez osoby (hostessy, portier, policja czy wynajęci ochroniarze), lub biernie przez kamery, sygnalizację świetlną, klucze i haki. Obok przestrzegania zasad ostrożności, dobrze jest również popatrzeć na dozór medyczny Państwa gości: zobaczyć czy w pobliżu znajduje się apteczka pierwszej pomocy lub lekarze.
Event pod klucz
Lokacje2011.indb 6
2010-10-18 00:14:30