Issuu on Google+

• MODUL 9

Sistem Otomasi di Perpustakaan Drs. B. Mustafa, M.Lib.

Pendahuluan

M

odul ini membahas prinsip penerapan sistem otomasi perpustakaan dalam kaitannya dengan organisasi informasi dan dokumen di perpustakaan. Namun

sebelumnya akan dibahas dasar-dasar penerapan sistem otomasi dalam menjalankan fungsi-fungsi dan kegiatan di perpustakaan secara umum. Juga akan dibahas secara umum dan ringkas mengenai penggunakan hardware dan software atau teknologi informasi tertentu tertentu dalam mendukung sistem otomasi perpustakaan. Sistem otomasi perpustakaan dapat dijelaskan secara sederhana adalah “Menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara terpadu.� Bagian kegiatan di perpustakaan yang biasa diotomasikan adalah: 1. Pengembangan koleksi (survei bahan pustaka, seleksi, verifikasi dan pemesanan serta pembelian buku dsb). 2. Pengolahan bahan pustaka yang akan dilayankan (penentuan nomor klasifikasi, penentuan subjek, pembuatan dan pemasangan sistem barcode dan sistem keamanan koleksi, dsb). 3. Pelayanan kepada pengguna: a. Penelusuran katalog melalui sarana OPAC (Online Public Access Catalog) b. Sistem peminjaman, pengembalian, penagihan keterlambatan, denda, pemesanan (reservasi). Semua kegiatan bagian ini biasa dikenal sebagai sistem layanan sirkulasi. c. Sistem pelaporan dan pembuatan statistik. 1

d. Sistem pencatatan anggota dan sistem pencatatan otomatis bagi pengunjung perpustakaan. Setelah mempelajari modul ini, Anda diharapkan memahami dan mampu menjelaskan: 1. Pengertian tentang prinsip sistem otomasi di perpustakaan secara umum dan dalam kaitannya dengan organisasi informasi dan dokumen. 2. Ruang lingkup kegiatan sistem otomasi perpustakaan. 3. Berbagai jenis contoh software dan hardware serta teknologi informasi yang banyak diterapkan untuk sistem otomasi perpustakaan di Indonesia. 4. Sistem otomasi yang biasa dimanfaatkan pada berbagai kegiatan dalam perpustakaan. 5. Sistem database dan teknik pengelolaannya. 6. Sumberdaya manusia dalam sistem otomasi perpustakaan.

1 Sistem Otomasi Perpustakaan Pengertian

Y

ang dimaksud dengan sistem otomasi disini secara sederhana adalah “Menjalankan seluruh (sebagian besar) kegiatan di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan dengan menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara

terpadu.� Ada beberapa kata kunci yang telah dicetak tebal pada kalimat penjelasan diatas, yaitu seluruh atau sebagian besar kegiatan. Jadi Suatu sistem perpustakaan baru dapat dikatakan menggunakan sistem otomasi kalau sudah memanfaatkannya untuk seluruh atau paling tidak sebagian besar kegiatan yang dilakukan.

Kalau hanya untuk satu

kegiatan, misalnya hanay untuk menginput dan menampilkan katalog perpustakaan, belumlah dapat dikatakan menerapkan sistem otomasi. Kalau penggunaan komputer hanya untuk satu atau dua kegiatan, itu

2

berarti hanay menggunakan komputer di perpustakaan. Belum dapat dikatakan sistem otomasi perpustakaan. Kata kunci lain yang dicetak tebal adalah meningkatkan mutu layanan.

Tujuan utama dari

penerapan sistem otomasi di perpustakaan, adalah untuk meningkatkan mutu layanan di perpustakaan. Karena itu, sistem otomasi yang tidak dapat meningkatkan mutu layanan, tidak dapat dikatakan suatu sistem otomasi.

Kata kunci terakhir yang tentu saja penting adalah

menggunakan sarana teknologi informasi atau komputer secara terpadu.

Ini berarti tidak hanya komputer yang digunakan dalam

mengembangkan sistem otomasi di perpustakaan, melainkan ada pula bentuk teknologi informasi lainnya. Walaupun tentu saja intinya adalah perangkat keras dan perangkat lunak komputer, seperti yang biasa digunakan pada umumnya di kantor-kantor. Semua sistem dan sarana itu digunakan secara terpadu atau saling terkait satu sama lain. Biasanya dilakukan dalam suatu sistem jaringan.

Seperti telah disebutkan diatas, bahwa suatu sistem seharusnya bermanfaat dalam meningkatkan mutu layanan perpustakaan. Tentu ini menyangkut pula dua hal. Yaitu sistem otomasi akan bermanfaat bagi pengguna yang akan memerlukan layanan perpustakaan dan akan pula bermanfaat bagi petugas perpustakaan yang akan melakukan tugas pelayanan, termasuk petugas penyiapan pelayanan perpustakaan,

misalnya

bagian

pengembangan

di bagian lain koleksi,

bagian

pengolahan bahan pustaka dan bermanfaat pula bagi petugas di berbagai bagian lain yang ada di perpustakaan.

Keuntungan bagi pengguna dan petugas perpustakaan dengan adanya sistem otomasi perpustakaan:

Keuntungan bagi pengguna perpustakaan dengan adanya sistem otomasi: •

Pengguna akan lebih mudah dalam mencari informasi.

•

Pengguna mendapat lebih banyak pilihan titik pencarian (kata kunci, subjek, pengarang pertama, pengarang kedua dan seterusnya, semua kata atau istilah yang terdapat pada judul buku). Bandingkan dengan sistem katalog manual, yang biasanya sebuah buku hanya bisa

3

dicari pada sistem katalog manual melalui nama pengarang, atau melalui kata pertama dari judul buku, atau melalui kata atau istilah subjek yang diangkat sebagai tajuk pencarian. •

Pengguna akan lebih nyaman menggunakan sistem temu-balik. Diharapkan tentu saja akan lebih nyaman bagi pengguna dalam mencari informasi, karena pengguna cukup menekan tombol-tombol pada papan-ketik komputer, data katalog yang dicari dapat segera muncul di layar komputer.

Pengguna tidak perlu menarik laci

katalog, dan memilih-milih dari ratusan kartu katalog yang berjejer dalam laci, seperti yang sering dialami pada pencarian katalog buku pada sistem kartu katalog. •

Waktu layanan lebih cepat. Rata-rata pencarian informasi katalog koleksi menggunakan komputer akan jauh lebih cepat dibandingkan pencarian melalui katalog sistem manual. Tentu saja karena memang komputer, apalagi menggunakan perangkat komputer yang paling mutakhir, maka sistem kerja komputer semakin cepat, jauh lebih cepat dibandingkan kemampuan manusia mencari informasi tertentu dalam kumpulan informasi yang berjumlah banyak sekali.

Ada kepastian bagi pengguna tentang keberadaan dokumen yang dicari sebelum menuju rak penyimpanan koleksi. Hal ini karena dalam sistem pencarian informasi pada katalog (OPAC) yang biasa digunakan pada sistem otomasi, status keberadaan bahan pustaka dapat diketahui melalui sistem katalog online yang diterapkan.

Selain itu data pada sistem katalog terotomasi dengan mudah dapat disalin (dicopy) jika diinginkan untuk berbagai keperluan, serta berbagai keuntungan lain sistem otomasi perpustakaan yang dapat dimanfaatkan oleh pengguna.

Keuntungan bagi petugas perpustakaan dengan adanya sistem otomasi: •

Petugas akan lebih mudah dalam melaksanakan kegiatan dan pekerjaannya.

Petugas dapat memanfaatkan hasil pekerjaannya yang sudah dilakukan untuk berbagai keperluan lain. Misalnya jika petugas sudah melakukan input

data untuk membuat katalog buku pada

sistem OPAC, maka data yang sama dapat pula dimanfaatkan untuk

4

membuat bibliografi dengan penampilan dan susunan yang berbeda dengan data katalog. Namun data yang diolah tetap sama. Hal ini merupakan kelebihan utama dari sistem otomasi. Ini dikenal dengan istilah reusable (dapat digunakan kembali) atau dikenal juga bahwa sistem otomasi mengurangi atau menghilangkan kegiatan yang bersifat redundan atau menghilangkan pengulangan pekerjaan yang sesungguhnya tidak perlu. •

Pekerjaan tentu akan lebih cepat diselesaikan.

Misalnya akan

mengurutkan atau mengabjad kartu katalog, yang pada sistem manual dilakukan sendiri oleh petugas. Dengan sistem otomasi pengabjadan atau pengurutan dapat dilakukan secara otomatis dengan komputer dalam waktu yang sangat cepat, walau data akan yang diabjad atau diurut berdasarkan nomor atau sistem tertentu berjumlah sampai puluhan ribu. Pekerjaan seperti ini dengan mudah dapat diselesaikan dengan cepat menggunakan sarana komputer dalam sistem otomasi. •

Bahkan dengan memanfaatkan sarana teknologi informasi yang semakin beragam bentuk, format dan tujuannya, berbagai kegiatan yang dahulu susah payah dan memakan enerji banyak dan waktu yang lama, kini dapat dilakukan dengan cepat dan mudah. Cobalah misalnya menduplikasi gambar berwarna secara manual. Akan sulit dan lama dilakukan.

Tetapi dengan sistem terotomasi, gambar

berwarna dapat dipindai (discan) menggunakan peralatan document scanner, lalu setelah gambar diubah ke dalam bentuk digital, dapat dicetak (diprint) dengan printer berwarna sehingga dihasilkan duplikasi gambar yang serupa. Bahkan gambar tersebut dapat pula dimanipulasi (diedit dan diubah-ubah) sedemikian rupa sesuai dengan keinginan baik ukuran, ketajaman warna dan sebagainya. •

Dengan sistem otomasi petugas dapat mengembangkan atau meningkatkan sistem layanan baru secara lebih proaktif yang sebelumnya sulit dilakukan secara manual. Misalnya pengguna yang lokasinya jauh dari perpustakaan akan mudah dilayani menggunakan sarana teknologi informasi. Bahkan jam layanan perpustakaan dapat diperpanjang sampai 24 jam dalam sehari. Semua sistem layanan tambahan ini dapat dilakukan secara otomatis, tanpa dilakukan langsung oleh manusia atau pustakawannya.

5

•

Petugas dapat lebih kreatif memikirkan dan mengembangkan cara kerja untuk kemudahan dalam memberi layanan yang semakin bermutu kepada penggunanya.

KOMPONEN SISTEM OTOMASI Sistem otomasi perpustakaan, sebagaimana sistem otomasi pada umumnya, secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen. Komponen itu adalah (1) hardware, (2) software, (3) data atau database dan yang juga penting dibahas disini adalah komponen (4) sumberdaya manusia (SDM). Hardware atau perangkat keras, yaitu benda atau peralatan teknologi informasi yang digunakan dalam sistem otomasi perpustakaan. Termasuk disini adalah perangkat komputer, printer, document scanner, barcode scanner, peralatan sistem keamanan koleksi, modem untuk fasilitas internet, hub untuk keperluan sistem jaringan dan berbagai peralatan teknologi mutakhir lainnya yang semakin banyak digunakan di perpustakaan. Penjelasan mengenai hardware untuk sistem otomasi perpustakaan akan dibahas secara ringkas saja dalam Modul 9 ini. Software atau perangkat lunak, yaitu program komputer yang digunakan untuk menjalankan suatu pekerjaan dengan sistem otomasi. Ada beberapa jenis software yang banyak digunakan, misalnya software sistem operasi (misalnya Windows, Linux, dsb), software tool (misalnya program pengelola database dsb), software aplikasi (misalnya MS Office, CDS/ISIS) dan jenis software lain misalnya untuk hiburan (Game dsb). Penjelasan mengenai software untuk sistem otomasi perpustakaan akan dibahas secara ringkas pula dalam Modul 9 ini. Data atau database adalah kumpulan informasi terstruktur dan saling terkait yang akan diolah dan dimanfaatkan melalui sistem otomasi. Istilah lain yang sering digunakan untuk pengertian yang sama adalah basisdata atau pangkalan data. Dalam modul ini akan digunakan istilah database. Database untuk sistem otomasi perpustakaan adalah database katalog koleksi perpustakaan (misalnya katalog buku, majalah) atau database lain, misalnya database anggota perpustakaan, database pegawai perpustakaan dsb. Komponen ini akan dibahas secara lebih mendalam dalam Modul 9 ini, karena sesuai dengan keseluruhan modul.

6

pokok bahasan dari

Sumberdaya manusia (SDM) sebagai komponen sistem otomasi tidak kalah pentingnya untuk dibahas dalam modul ini. SDM otomasi adalah orang yang akan mengoperasikan sistem otomasi. SDM sistem otomasi di perpustakaan dapat terdiri atas petugas perpustakaan sebagai operator sistem, manajer sistem, dan pengguna sistem. Semua komponen SDM ini perlu pula dikaji secara ringkas untuk mengetahui peranan dan fungsi serta pembagian dan cara kerjanya masing-masing dalam mendukung sistem otomasi perpustakaan secara keseluruhan.

Hardware Sistem Otomasi Perpustakaan

Hardware

atau

perangkat

keras

dalam

sistem

perpustakaan merupakan komponen yang cukup penting.

otomasi

Tentu saja

penting karena sistem otomasi tidak akan bisa dimulai tanpa adanya peralatan untuk mendukung sistem otomasi. Dalam hal ini hardware misalnya adalah perangkat komputer sebagai bagian inti dari penyiapan peralatan sistem otomasi.

Sistem otomasi tidak akan bisa dijalankan

tanpa adanya peralatan. Perangkat komputer biasanya adalah peralatan pertama yang diadakan untuk memulai suatu pengembangan kearah sistem otomasi perpustakaan. Saat ini perkembangan hardware sudah sedemikian maju. Beragam jenis dan fungsi hardware sudah dibuat untuk mendukung beragam jenis pekerjaan, termasuk pekerjaan dalam bidang perpustakaan. Berikut adalah uraian ringkas, dengan spesifikasi teknis sesuai dengan kondisi pada saat buku ini ditulis, mengenai hardware yang dapat digunakan untuk mendukung kegiatan di perpustakaan.

(1) KOMPUTER: Monitor dengan ukuran 14, 15, 17, 21 inci dst (maksud dari ukuran ini adalah panjang diagonal layar monitor) Keyboard dengan tipe biasa dengan kabel (serial, PS/2 dan USB), optical atau wireless Mouse dengan tipe Serial (bulatan ujungnya besar) dan PS/2 (bulatan kecil), USB (berbentuk pipih). Sekarang ada tipe wireless dan tipe optical. CPU (Central Processsing Unit) Casing (Wadahnya CPU) dengan tipe Desktop dan Tower, ATX (otomatis mati saat shutdown) dan nonATX. Mainboard/motherboard dengan tipe OnBoard dan Tidak OnBoard. Cards (Kartu) berupa Kartu VGA dan kartu lainnya (jaringan-LAN Card, suara-Sound Card). Processor tipe Intel Pentium IV, AMD, dll.

7

Memory (RAM = Random Access Memory) ukuran 128, 256, 512Mb dst HARDDISK: Pada mulanya hanya DUA MEGABYTE, kini sudah sampai puluhan dan ratusan GIGA BYTE. 1 GB=1000 MB, 1 MB=1000KB, 1 KB=1000 (sebenarnya 1024) Byte, 1 Byte=8 bit. Ukurannya 1300, 1700 sampai 7000 KBPS (Kilo Byte Per Second), jauh lebih tinggi kecepatan aksesnya dari pada CD. CD-READER: Berfungsi untuk membaca data/informasi digital dalam CD (Compact Disc). Tipe internal (pada umumnya, artinya bersatu dalam casing CPU) Tipe eksternal (saat pertama kali muncul, kecepatannya baru 2X) Diukur dengan kecepatan membaca, saat ini 48, 56, 62 X (maksudnya dapat membaca 62X150 Kilobyte per detik) CD-WRITER: Berfungsi untuk merekam/menulis (burning) data/informasi digital ke CD. Internal, dipasang bersatu dengan casing. Eksternal, dipasang diluar tidak bersatu dengan casing. Diukur dengan kecepatan, misalnya 32/12/40, maksudnya menulis (burning=membakar) data ke CD-R dengan kecepatan maksimum 32X, menulis ke CD-RW dengan kecepatan maksimum 12X dan membaca dengan kecepatan maksimum 40X. DOCUMENT SCANNER: Non-ADF (Single feed), memindai (scanning) lembar per lembar. ADF (Automatic Document Feeder), dapat memindai secara beruntun banyak lembaran dokumen sekaligus. OCR (Optical Character Recognized), dokumen digital yang masih bisa diedit TMA (Transparent Materials Adapter), dapat memindai klise foto atau slide. Image, teks dokumen digital yang tidak bisa lagi diedit Editable text, dokumen yang dapat diedit dan dicopy-paste. BARCODE READER/SCANNER: Alat untuk membaca kode barcode atau kode garis Tipe handheld dan static Jenis CCD (Closed Contact Device) dan LRD (Long Range Device=Laser) Jenis lainnya: wand (sensor biasanya di bawah permukaan meja konter pasar swalayan), dan lightpen (seperti pena).

PRINTER: Tipe berwarna atau hitam putih. Jenis Laser. DeskJet, BubbleJet dan DotMatrix. Tipe 4 in 1 (Fax, modem, fotocopy sekaligus printer) HUB:

8

Penghubung/penyambung/pembagi/penguat arus data dalam suatu sistem jaringan. Tipe 10 atau 100 MBPS (Mega Byte Per Second). MODEM: Untuk mengakses internet secara dial-up. Tipe internal dan eksternal. Diukur dengan kecepatan akses data: misalnya 56 Kbps (Kilo byte per second) KABEL: BNC, mirip kabel antene TV, baik untuk jarak jauh, walau lebih lambat dari UTP. UTP berisi delapan lembar kabel warna-warni kecil. FO (Fiber Optic) kabel jaringan yang mengantar sinya dengan kecepatan tinggi. CD (Compact Disc): CD-ROM (Compact Disc Read Only Memory), hanya dapat dibaca, tidak dapat dihapus dan ditulisi (burn) lagi. Biasanya CD yang diperoleh langsung dari penerbitnya. CD-R (CD-Recordable), dapat diisi lagi, sering juga disebut CD-WORM (Write Once Read Many) CD-RW (CD-Rewritable), dapat diisi, dihapus dan diisi ulang seperti layaknya disket atau floppy-disk. CD-Audio, CD yang berisi rekaman suara (hanya suara saja), misalnya CD musik. VCD (Video CD), yang berisi gambar gerak (motion dan suara) DVD (Digital Versatile Disc), jenis disc tipe baru yang daya tampungnya jauh lebih besar, serta tampilan resolusi gambarnya jauh lebih baik dari disc biasa. CD-DUPLICATOR: Alat yang dapat memperbanyak CD master. Ada yang dapat menduplikat 1 CD ke 1 CD, ada yang dapat 1 CD ke 5 CD, dst. CARD-READER: Alat yang dapat membaca kartu memory (memory card). Ada yang tipe 8 in 1, artinya satu alat dapat membaca delapan macam tipe kartu memori. Ada pula yang tipe 12 in 1 (satu alat dapat membaca 12 macam kartu memori) atau tipe All in One. MEMORY CARD: Kartu memori berbentuk pipih kecil yang dapat menampung data dalam jumlah cukup besar. Tipenya macam-macam yaitu : SD (Secure Digital Card), CF (Compact Flesh Card), MS (Memory Stick), MMC (Multi Media Card), SM (Smart Media), xD (Extra Secure Card), dsb. FLAHSDRIVE: Media penyimpanan data yang bentuknya kecil tetapi dapat menyimpan data besar dari 32 MB, 62 MB, 128 MB sampai giga byte. Dapat berfungsi seperti layaknya disket. MEDIA KOMUNIKASI:

9

Beberapa media atau saluran komunikasi antar peralatan misalnya Infrared, Bluetooth, USB (Universal Serial Bus), WiFi, RFID (Radio Frequency Indentification).

Software Sistem Otomasi Perpustakaan

Software sistem otomasi perpustakaan adalah perangkat lunak yang digunakan

untuk

menjalankan

fungsi-fungsi

atau

pekerjaan

di

perpustakaan. Seperti diketahui secara garis besar fungsi atau kegiatan di perpustakaan terdiri atas fungsi atau kegiatan (1) pengembangan koleksi, (2) pengolahan koleksi dan (3) pelayanan kepada pengguna. Untuk semua fungsi dan kegiatan tersebut dapat dibuatkan software aplikasi untuk mendukungnya dalam sistem otomasi.

1. Aplikasi Untuk Pengembangan Koleksi Aplikasi untuk mendukung sistem otomasi kegiatan pengembangan koleksi yang mencakup pemilihan, pemesanan dan pembelian bahan pustaka kini banyak beredar, baik yang gratis maupun yang harus dibeli. Ada yang dengan mudah dapat didownload dari internet secara gratis, adapula yang harus dipesan dan dibeli dengan harga tertentu. Kebanyakan memang aplikasi seperti ini menjadi bagian dari suatu software aplikasi lengkap sistem otomasi perpustakaan. Jarang ada aplikasi yang khusus menyediakan fitur untuk sistem pengembangan koleksi.

Namun ada sejumlah penerbit atau distributor buku yang

menerbitkan semacam katalog penerbit berbentuk digital dan disebarkan ke seluruh dunia kepada calon pembeli buku dalam jumlah besar misalnya perpustakaan. Katalog penerbit dalam bentuk digital tersebut, selain memuat data dan informasi mengenai buku-buku yang akan dijual, terdapat pula didalamnya software untuk melakukan pencarian informasi dan melakukan pemesanan.

Sebagai contoh

adalah BookWise yang diterbitkan oleh Booksellers Association di Inggris. Lihat gambar berikut.

Pada aplikasi ini terdapat fungsi

pencarian informasi buku yang dapat dibeli pada sejumlah penerbit luar negeri, terutama di Eropah. Pencarian dan pemilihan judul buku dapat dilakukan melalui kata kunci pada judul, nama pengarang, kata atau istilah subjek dan berbagai titik-carian lain.

10

Dengan menggunakan aplikasi yang ada dalam paket promosi buku dalam format digital ini, kita dapat mencari nomor klasifikasi sebuah buku dalam subjek tertentu. Sehingga produk ini dapat pula digunakan untuk membantu kegiatan di bagian pengolahan dalam menentukan nomor klasifikasi suatu judul buku tertentu. Dalam produk seperti ini biasanya yang digunakan adalah bagan klasifikasi DDC (Dewey Decimal Classification). Bahkan seluruh data bibliografis dapat dengan mudah dicopy untuk digunakan dalam database yang akan dibangun. Hal ini karena dari BookWise on CD ini dapat dicopy data mengenai judul, pengarang, penerbitan, kolasi, ISBN dan informasi lain yang dibutuhkan untuk membangun suatu database katalog perpustakaan. Ini akan berguna meringankan pekerjaan petugas katalogisasi. Cara pengatalogan seperti ini biasa disebut sistem copy cataloging (katalog salinan).

2. Aplikasi Untuk Pengolahan bahan Pustaka Software aplikasi yang dapat digunakan untuk pengolahan bahan pustaka juga semakin banyak dibuat oleh putera-putera Indonesia. Aplikasi semacam ini digunakan untuk mengolah bahan pustaka semacam proses katalogisasi.

Dengan software seperti ini petugas

perpustakaan melakukan kegiatan input data bibliografi bahan pustaka ke dalam database yang sudah dirancang. Data bibliografis ini pada umumnya sama saja dengan data bibliografi yang dibuat dengan sistem manual.

Hanya tekniknya saja yang berbeda. Ada kalanya suatu

11

aplikasi tertentu menuntut cara pemasukan tertentu. Ada kalanya pula format tertentu yang digunakan, misalnya format INDOMARC (Indonesian Machine Readable Catalog) yang digunakan menuntut cara pemasukan data tertentu. Misalnya dengan menggunakan tanda ^ (tudung) dalam pengetikan data pada ruas-ruas data untuk menandai sub-ruas. Mengenai format INDOMARC ini akan dibahas lebih mendalam pada bagian lain modul ini. Aplikasi lain yang banyak digunakan di Indonesia untuk pengolahan bahan pustaka adalah yang dikenal

dengan

CDS/ISIS

(Computerized

Document

Service/Integrated Set of Information System). CDS/ISIS dibuat oleh UNESCO dan disebarkan secara gratis untuk digunakan di seluruh dunia, terutama di negara berkembang, termasuk Indonesia. CDS/ISIS yang kini sudah dalam versi Windows termasuk aplikasi yang paling banyak digunakan di perpustakaan di Indonesia. Bahkan aplikasi ini dapat dikembangkan lagi fitur-fiturnya sehingga dapat melakukan fungsi-fungsi yang lebih lengkap dari software aslinya. Misalnya dapat ditambahkan fitur-fitur untuk sistem sirkulasi, OPAC, pencatatan pengunjung perpustakaan dan sebagainya. Pemanfaatan aplikasi CDS/ISIS versi windows ini akan dibahas lagi lebih mendalam pada bagian lain.

3. Aplikasi untuk Pelayanan kepada Pengguna Aplikasi lain adalah untuk keperluan layanan kepada pengguna. Termasuk di dalamnya adalah fungsi untuk mempermudah pencarian informasi atau katalog perpustakaan. Fitur seperti ini misalnya dikenal dengan istilah OPAC yang sudah dissinggung di bagian depan. OPAC dengan kepanjangan Online Public Access Catalog berarti sistem katalog yang dapat diakses pengguna secara umum secara online menggunakan sistem komputer. Kelebihan fitur OPAC dibandingkan dengan katalog berbentuk kartu antara lain adalah bahwa dengan fitur ini, pengguna bukan saja dapat mencari informasi dari berbagai titik carian (nama seluruh pengarang, setiap kata-kata dalam judul, subjek dan sebagainya) namun lebih jauh lagi, pengguna dapat mengecek apakah sebuah buku sedang dipinjam atau ada tersimpan di jajaran rak sesuai dengan nomor penempatannya. Fitur aplikasi lain untuk layanan kepada pengguna adalah fitur untuk sirkulasi buku yang akan

12

dipinjamkan.

Umumnya fitur-fitur untuk sirkulasi mencakup

peminjaman, pengembalian, pemesanan, dan denda bagi yang terlambat mengembalikan buku pinjaman jika diperlukan. Selain itu terdapat fitur untuk pencatatan pengunjung perpustakaan secara otomatis. Sebagai pengganti sistem pencatatan secara manual yang banyak dipraktekkan oleh perpustakaan di Indonesia.

PEMILIHAN SOFTWARE APLIKASI OTOMASI PERPUSTAKAAN Dalam mengembangkan sistem otomasi perpustakaan, banyak pilihan yang dapat dilakukan. Sebagai pedoman dalam memilih sistem aplikasi untuk otomasi perpustakaan, berikut diberikan daftar hal-hal yang perlu diperhatikan: 1. Alasan dan tujuan untuk mengembangkan sistem otomasi. Apakah

sudah

perlu

mengembangkan

sistem

otomasi

perpustakaan atau belum saatnya. Untuk ini perlu dilihat atau disurvei kebutuhan pengguna perpustakaan. 2. Anggaran yang tersedia apakah berbasis rutin atau berbasis proyek. Pendanaan berbasis proyek biasanya cocok untuk pengembangan awal,

tetapi untuk pemeliharaan sistem

sebaiknya menggunakan sistem anggaran rutin. Dana proyek biasanya

cukup

besar

untuk

memulai

suatu

proyek

pengembangan yang memerlukan dana besar untuk investasi peralatan, software dan kegiatan awal. Tetapi perlu dipikirkan dan diantisipasi apakah ada dana rutin untuk memelihara sistem tersebut.

Biasanya perangkat otomasi memerlukan dana

pemeliharaan yang cukup besar secara rutin. Termasuk yang perlu diperhatikan adalah kemampuan untuk melakukan pekerjaan besar dan lama yaitu kegiatan input data. 3. Apakah tersedia cukup SDM, baik kuantitas maupun kualitas yang diperlukan untuk pengembangan dan pemeliharaan sistem otomasi? Kebutuhan SDM sesungguhnya dapat pula dipenuhi dengan memanfaatkan SDM dari luar, jika tidak ada SDM yang mampu yang dimiliki perpustakaan. Karena memang sistem 13

otomasi memerlukan SDM dengan keterampilan tertentu dan khusus. Tentu saja ini pun menuntut tersedianya dana yang cukup. 4. Dukungan infrastruktur lingkungan. Ini dimaksudkan bahwa perpustakaan sering tidak bisa bekerja sendiri untuk memelihara sistem otomasi. Diperlukan dukungan dan kerja sama dengan unit lain dalam suatu lembaga induk. Misalnya unit lain yang penya fasilitas atau SDM untuk perbaikan sistem otomasi. 5. Dukungan pengambil kebijakan apakah cukup baik? Pimpinan perlu mendukung sepenuhnya program pengembangan sistem otomasi. Kalau tidak, maka biasanya sistem otomasi tidak akan bertahan lama, karena pimpinan kurang tertarik untuk mengembangkannya. Mungkin pimpinan punya prioritas lain di perpustakaan yang ingin dikembangkan pula yang juga menuntut dana besar. 6. Secara teknis perlu diperhatikan fasilitas atau fitur yang disediakan pada sistem otomasi tersebut. Apakah sesuai dengan kebutuhan perpustakaan. 7. Jalur pengembangan sistem otomasi. Apakah akan membeli software jadi atau sesungguhnya ada kemampuan untuk membuat sendiri sistem otomasi. Kemampuan itu mungkin terdapat pada unit lain dalam instansi induk yang sama. Misalnya di unit komputer dalam instansi yang sama ada SDM yang mampu membuat sistem otomasi perpustakaan. Tentu ini merupakan salah satu pilihan. Namun secara umum, pilihan jalur ini sering kurang berhasil. Karena harus mulai dari awal dalam tahap pengembangan. Akan lebih baik, kalau ada dana, untuk membeli sistem yang sudah jadi dan sudah lama teruji kehandalannya. 8. Kalau dapat carilah sistem yang murah atau kalau perlu yang gratis. Kini di internet tersedia banyak software gratis. Tentu saja perlu dicari yang sesuai kebutuhan dan selanjutnya dapat dipelihara dan diperbaiki sendiri oleh SDM perpustakaan. 14

9. Kalau terpaksa harus membeli, sebaiknya aplikasi yang dipilih yang mempunyai sistem pemeliharaan purna jual yang baik. 10. Kalau dapat pilih aplikasi yang dapat dikembangkan lagi atau diupgrade..

Data dalam Sistem Otomasi Perpustakaan

Data atau database dalam suatu sistem otomasi perpustakaan merupakan komponen yang sangat penting atau bahkan paling penting dari suatu sistem otomasi. Tanpa adanya data atau database yang baik dan benar, maka akan sia-sialah investasi besar dalam pengembangan sistem otomasi. Karena itu tidak salah kiranya kalau diibaratkan bahwa data merupakan jiwa dari suatu sistem otomasi. Ketiadaan database yang baik dan benar secara berkesinambungan, akan membuat tujuan dari sistem otomasi perpustakaan itu sendiri yaitu meningkatkan mutu layanan tidak akan tercapai. Oleh karena itu, pembahasan mengenai data ini akan diberikan secara lebih lengkap dan mendalam dalam kegiatan belajar ini.

SDM dalam Sistem Otomasi Perpustakaan

Sumberdaya manusia atau SDM dalam sistem otomasi perpustakaan adalah petugas perpustakaan yang akan mengoperasikan sistem otomasi. Namun dalam kegiatan belajar ini akan disinggung pula sedikit mengenai pengguna perpustakaan sebagai pengguna akhir dari sistem otomasi perpustakaan yang akan dibangun. SDM sistem otomasi di perpustakaan sama halnya dengan SDM sistem otomasi pada umumnya, yaitu ada yang berfungsi sebagai operator yang akan menjalankan sistem otomasi dan ada yang disebut sebagai manajer sistem otomasi yang akan mengelola sistem otomasi. Sesungguhnya masih ada SDM lain dalam suatu sistem otomasi, misalnya SDM perancang sistem dan SDM yang berfungsi untuk memelihara sistem otomasi agar dapat digunakan untuk meningkatkan mutu layanan perpustakaan secara berkesinambungan dan berkembang. Namun SDM perancang sistem tidak akan dibahas disini.

Sedangkan fungsi

pemeliharaan dan pengembangan sistem akan dicakup dalam fungsi manajer sistem otomasi.

15

Operator Sistem Otomasi Operator sistem adalah orang yang akan mengoperasikan dan menjalankan fungsi-fungsi sistem otomasi untuk mendukung kegiatan di perpustakaan, misalnya memilih buku pada katalog penerbit dalam bentuk digital, melakukan pemesanan buku melalui internet, input data bibliografi di bagian pengolahan, melaksanakan proses peminjaman buku di bagian sirkulasi, atau membantu pengguna mencari data katalog buku melalui OPAC. Operator sistem otomasi seperti ini perlu menguasai penggunaan aplikasi.

Untuk itu mereka perlu mengikuti pelatihan-pelatihan dasar

komputer dan pelatihan mengenai aplikasi yang digunakan. Selain itu, operator sistem perlu mengetahui karakteristik sistem secara keseluruhan, agar dapat menggunakan aplikasi secara baik. Meskipun seorang operator sistem tidak perlu menguasai sepenuhnya masalah sistem otomasi yang digunakan. Karena tugasnya utamanya hanya akan menjalankan sistem, bukan untuk

memperbaiki

dan

mengembangkan sistem.

Selain

kemampuan teknis, seorang operator perlu pula memiliki sifat yang teliti dan apik dalam bekerja menggunakan sistem otomasi. Hal ini karena agar suatu sistem

otomasi dapat dimanfaatkan dengan dengan baik, sistem

memerlukan data yang benar dan tepat, serta sistem diperlukan secara apik, dalam arti tidak sembrono oleh operator sehingga cepat rusak.

Manajer Sistem Otomasi Manajer sistem adalah orang yang bertanggungjawab memelihara sistem otomasi secara keseluruhan.

SDM ini perlu mengetahui secara

menyeluruh dan mendalam mengenai karakteristik dari sistem otomasi dan menguasai aplikasi yang digunakan. Hal ini karena jika terjadi gangguan, diharapkan manajer sistem dapat melakukan perbaikan-perbaikan kecil seperlunya agar sistem layanan otomasi tetap dapat berjalan dengan baik dan lancar. Bahkan seorang manajer sistem dapat saja mencoba mengembangkan sistem ke arah yang lebih baik sesuai dengan kebutuhan pengguna. Dalam hal terjadi gangguan berat sedemikian rupa pada sistem otomasi, sehingga manajer sistem sendiri tidak sanggup melakukan perbaikan sistem, maka manajer sistem inilah yang dapat berkomunikasi dengan perancang sistem tentang jenis kerusakan dan mekanisme perbaikannya. Manajer sistem harus dapat menjelaskan dengan baik gangguan yang timbul.

16

Manajer sistem otomasi juga dapat bertugas dalam hal peliharaan data yang dikelola dalam sistem otomasi. Hal ini jika memang jumlah SDM dalam perpustakaan yang menerapkan sistem otomasi agak terbatas, sehingga terjadi kerja rangkap dalam pengelolaan sistem otomasi.

Untuk lebih memantapkan pemahaman Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1, kerjakanlah latihan di bawah ini ! 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan sistem otomasi perpustakaan? 2. Sebutkan dan jelaskan komponen yang ada dalam sistem otomasi perpustakaan! 3. Sebutkan dan jelaskan mengenai sumberdaya manusia yang diperlukan dalam pengembangan sistem otomasi perpustakaan!

Petunjuk Jawaban Latihan

Langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengerjakan soal nomor 1 adalah: 1. Pelajari Kegiatan Belajar 1, pada bagian awal. 2. Bayangkan apa hakekat dan tujuan pengembangan suatu sistem otomasi perpustakaan.

Langkah-langkah yang diambil untuk mengerjakan soal nomor 2 adalah: 1. Pelajari bagian tengah dari Kegiatan Belajar 1 2. Bayangkan dan catat hal-hal apa yang kiranya diperlukan dalam pengembangan suatu sistem otomasi perpustakaan

Langkah-langkah yang diambil untuk mengerjakan soal nomor 3 adalah: 1. Pelajari bagian ke akhir dari Kegiatan Belajar 1 2. Bayangkan siapa dan kemampuan apa kiranya yang diperlukan untuk mengelola sistem otomasi perpustakaan.

Rangkuman

Yang dimaksud dengan sistem otomasi perpustakaan secara sederhana adalah

“Menjalankan

perpustakaan

untuk

seluruh

(sebagian

meningkatkan

besar)

mutu

kegiatan

layanan

di

dengan

menggunakan sarana teknologi informasi (komputer) secara terpadu.�

17

Sistem otomasi perpustakaan, sebagaimana sistem otomasi pada umumnya, secara sederhana dapat terdiri atas beberapa komponen. Komponen itu adalah (1) hardware, (2) software, (3) data atau database dan yang juga penting dibahas disini adalah komponen (4) sumberdaya manusia (SDM). Sistem otomasi perpustakaan yang baik diharapkan akan bermanfaat bukan saja bagi petugas perpustakan, namun lebih penting lagi akan bermanfaat

untuk

kemudahan

dan

kenyamanan

bagi

pengguna

perpustakaan. Sistem otomasi perpustakaan dapat dilakukan pada semua bidang kegiatan di perpustakaan, mulai dari bagian pengembangan koleksi, bagian pengolahan bahan pustaka dan terutama sistem otomasi dapat dilakukan pada bagian-bagian yang berhubungan dengan layanan kepada pengguna perpustakaan.

Tes Formatif 1

Beri tanda (X) pada jawaban yang Anda anggap paling tepat. 1) Yang dimaksud dengan otomasi perpustakaan adalah : a. Menggunakan komputer untuk mengerjakan satu atau dua jenis kegiatan di perpustakaan. b. Memanfaatkan komputer dan sarana teknologi lainnya di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan. c. Memanfaatkan komputer dan sarana teknologi lainnya secara terpadu di perpustakaan untuk meningkatkan mutu layanan. 2) Komponen dari sistem otomasi perpustakaan adalah: a. Hardware, software dan data. b. Hardware, software, data dan sumberdaya manusia. c. Hardware, software, data dan dana. 3)

Bagian di perpustakaan yang dapat diotomasikan: a. Pengembangan koleksi dan pengolahan b. Pengembangan koleksi dan pelayanan saja. c. Pengembangan koleksi, pengolahan bahan pustaka dan pelayanan

4) Dalam mengembangkan sistem otomasi perpustakaan, aplikasi dapat diadakan melalui cara:

18

a. Membuat sendiri atau membeli jadi b. Membuat sendiri sesuai dengan kebutuhan c. Membeli saja aplikasi yang sudah jadi. 5)

Manfaat sistem otomasi OPAC bagi pengguna perpustakaan dibawah ini semua benar, KECUALI : a. Dapat mencari dari berbagai titik carian b. Dapat mengetahui status keberadaan suatu dokumen sebelum dicari di rak c. Dapat digunakan untuk mencetak sistem barcode.

Cocokanlah hasil jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes formatif 1 yang berada di bagian belakang modul ini. Hitung jumlah jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk menentukan tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 1.

Rumus: Jumlah jawaban yang benar Tingkat penguasaan : __________________________ x 100 % 5

Artinya tingkat penguasaan yangAnda capai : 90 % - 100 % = baik sekali 80 % - 89 % = baik 70 % - 79 % = cukup < 70 %

= kurang

Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, Anda dapat meneruskan ke modul berikutnya. Bagus ! Tetapi bila tingkat penguasaan Anda di bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1 terutama bagian yang belum Anda kuasai.

19

2 Database pada Sistem Otomasi Perpustakaan Seperti telah disinggung pada kegiatan belajar yang lalu bahwa database dapat dianggap sebagai jiwa dari suatu sistem otomasi perpustakaan. Tanpa adanya database yang benar sesuai dengan kondisi bahan pustaka yang dimiliki perpustakaan dan sesuai dengan pengguna yang menjadi anggota perpustakaan, maka sistem otomasi tidak akan berjalan dengan baik. Dalam kegiatan belajar ini, akan diuraikan secara lebih lengkap mengenai prinsip-prinsip database dalam bidang perpustakaan. Istilah database sering juga disebut sebagai basisdata atau pangkalan data. Namun dalam kegiatan belajar ini akan digunakan saja istilah database. Database dalam konteks sistem otomasi perpustakaan adalah kumpulan data bibliografi atau data mengenai pengguna secara terstruktur dan saling berkaitan. Contoh database di perpustakaan adalah database koleksi buku atau database koleksi majalah yang dimiliki oleh perpustakaan.

Dapat juga berupa kumpulan data pengguna anggota

perpustakaan atau database anggota perpustakaan atau database petugas perpustakaan. Unsur database adalah cantuman atau record. Jadi database terdiri atas kumpulan cantuman (selanjutnya disebut saja cantuman). Satu cantuman terdiri atas beberapa ruas atau field. Setiap ruas (selanjutnya disebut saja ruas) dapat terdiri atas sub-ruas. Dalam ruas atau sub-ruas inilah data bibliografi diketikkan pada komputer.

Berikut contoh pengetikan salah satu ruas pada database buku yang menggunakan format INDOMARC, yaitu ruas Impresum (Penerbitan):

260 Impresum (abc)

^aBandung^bMQS Publishing^c2005

Data bibliografi diatas adalah cara pengetikan dengan format INDOMARC pada ruas impresum (penerbitan). Terketik data mengenai kota terbit yaitu Bandung pada sub-ruas 260a (ditandai dengan tanda tudung a), penerbit

20

MQS Publishing pada sub-ruas 260b (ditandai dengan tudung b) dan tahun terbit 2005 pada sub-ruas 260c (ditandai dengan dengan tudung c).

Kumpulan ruas impresum, bersama dengan ruas lain misalnya ruas pengarang, judul, ISBN, Nomor Klasifikasi, dan ruas lainnya akan membentuk suatu cantuman dalam suatu database di komputer yang misalnya seperti berikut:

999 No. Induk (a) [R]

^a001/05%^a002/05%^a003/05

980 Jumlah Eksemplar (a)

^a3

20 ISBN (a)

^a979-3503-96-3

100 Pengarang (a)

^aGymnastiar, Abdullah

245 Judul (ab)

^aTaushiayah satu menit

260 Impresum (abc)

^aBandung^bMQS Publishing^c2005

300 Kolasi (a)

^avii, 100 hlm

650 Subjek (axyz)

^aAkhlak

695 Kata Kunci(ax) [R]

^aTaushiyah%^akepribadian^aIslam

99 Nomor Panggil (lab)

^a297.3^bGYM t

Contoh cantuman diatas pada layar komputer, dalam bentuk tampilan katalog model tradisional kira-kira seperti berikut: 297.3 GYM Gymnastiar, Abdullah T

Taushiyah satu menit. Bandung: MQS Publishing, 2005. vii, 100 hlm. ISBN: 979-3503-96-3 Akhlak; Taushiyah; Kepribadian; Agama-Islam

Uraian mengenai format INDOMARC akan dibahas lebih mendalam pada bagian lain modul ini.

Kumpulan cantuman yang terdiri atas informasi bibliografi seperti diatas untuk judul-judul buku yang lain, akan membentuk suatu database.

21

Misalnya selain buku karangan Abdullah Gymnastiar diatas, perpustakaan masih memiliki ratusan, ribuan atau bahkan puluhan ribu buku lain dalam berbagai subjek, dan semua data bibliografinya yang sudah diinput ke dalam komputer dengan format INDOMARC seperti diatas, maka kumpulan data itulah yang disebut database buku untuk perpustakaan tersebut.

INDOMARC INDOMARC (Indonesian MAchine Readable Catalog) adalah suatu format

cara

menuliskan

data

bibliografi

pada

sistem

komputer.

INDOMARC dibuat pertama kali oleh sebuah tim yang dibentuk Perpustakaan Nasional tahun 1986.

Namun sesungguhnya sejak tahun

1984, Pusat Dokumentasi dan Informasi Ilmiah (waktu itu masih bernama PDIN=Pusat Dokumentasi dan Informasi Nasional), sebenarnya sudah menggunakan sistem MARC, tetapi bukan INDOMARC, karena sistem penomoran ruasnya berbeda dengan INDOMARC. Lagi pula memang waktu itu belum ada INDOMARC. Tahun 1988, Direktorat Pendidikan Tinggi (DIKTI) melalui Unit Koordinasi Kegiatan Perpustakaan (UKKP), membuat INDOMARC sendiri dengan mengadopsi INDOMARC yang dibuat tim Perpustakaan Nasional tahun 1986. Kedua versi INDOMARC ini pada dasarnya mengadopsi USMARC (United States of America MAchine Readable Catalog), yang sudah lama ada dan diterapkan di Amerika.

Sebelumnya beberapa negara ASEAN sudah punya MARC

tersendiri, misalnya PHILMARC, MALMARC, SINGMARC. Juga negara tetangga kita Australia telah lama menerapkan AUSMARC.

INDOMARC versi yang dibuat DIKTI inilah yang akhirnya banyak digunakan oleh perpustakaan di Indonesia, terutama perpustakaan perguruan tinggi, dan jenis perpustakaan lain selain perpustakaan daerah. Perpustakaan daerah di tiap provinsi semuanya menggunakan INDOMARC versi yang dibuat Perpustakaan Nasional, karena memang secara historis perpustakaan daerah dibawah koordinasi Perpustakaan Nasional.

INDOMARC seperti telah disinggung diatas mengatur format pengisian data bibliografi menggunakan komputer. MARC menggunakan ISO 2907 sebagai standar pertukaran data elektronik.

22

Memang tujuan

dibuatnya MARC ini adalah untuk mengatur standar format database agar memudahkan sistem pertukaran data elektronik terutama untuk buku. Berikut daftar ruas INDOMARC versi Dikti lebih lengkap yang banyak digunakan di Indonesia.

RUAS DATABASE BUKU DENGAN FORMAT INDOMARC :

Nama Ruas

Kode Ruas (TAG)

Kode Subruas

Tanggal Pemasukan Data

980

-

Bahasa

990

-

ISBN

20

ab

No. Kendali

35

a

Kode Bahasa

41

abh

No. Panggil

80

a

No. Panggil Setempat

99

lab

Entri Utama [Orang]

100

aq

Entri Utama Badan Korporasi

110

ab

Entri Utama Nama Pertemuan

111

andc

Judul

245

abc

Edisi

250

ab

Impresum

260

abc

Kolasi

300

abce

Seri

440

anvx

Catatan Umum

500

aa

Entri Tambahan Subjek ( R )

650

axyz

Kata Kunci ( R )

695

a

Entri Tambahan [Orang] ( R )

700

aq

Entri Tamb. Badan Korporasi

710

ab

Entri Tamb. Konperensi

711

andc

Badan Pemilik

850

a

Jumlah Eksemplar

985

abc

23

Kode Operator Nomor Induk (Nomor Barcode)

(R)

986

-

999

a

Catatan: ( R ) berarti ruas terulangkan atau isi datanya bisa lebih dari satu terulang-ulang. Kode abcd dan seterusnya adalah sub-ruas. Kode ruas dengan format INDOMARC ini dapat dijadikan kode standar saat memberi nama atau kode ruas-ruas database yang akan dibuat. Dengan demikian akan menjadi standar dan sama untuk semua database yang dibuat oleh perpustakaan yang berbeda-beda. Keuntungannya adalah pada suatu saat jika perpustakaan akan bertukar data, struktur databasenya sudah sama, sehingga tidak perlu lagi ada proses konversi atau penyesuaian struktur database.

DUBLIN CORE Dublin Core adalah standar format penulisan metadata atau database untuk untuk sharing dokumen digital. Dublin Core banyak digunakan dalam membangun metadata dokumen digital pada sistem perpustakaan digital untuk tujuan sharing dokumen digital melalui internet. Gagasan membuat suatu standar baru dipengaruhi oleh rasa kurang puas dengan standar lama pertukaran data elektronik seperti MARC. MARC dianggap terlampau rumit sehingga hanya dapat dimengerti dan bisa diterapkan oleh pustakawan yang sudah ahli.

MARC dianggap kurang bisa digunakan

untuk mengelola sumber-sumber informasi di internet.

Dublin Core

dikembangkan sejak tahun 1995 di Dublin OHIO Amerika Serikat. Dublin Core yang lebih sederhana dibandingkan dengan MARC diharapkan bisa diterapkan secara luas oleh berbagai kalangan. Hal ini karena (Aditirto, 2003): 1. Dublin Core dibuat sesederhana mungkin agar dapat digunakan baik oleh awam (bukan pengatalog) maupun profesional. Diharapkan bahwa pencipta resource itu sendiri akan dapat membuat metadata (deskripsi) karya mereka tanpa memerlukan pelatihan khusus 2. Semua unsur bersifat opsional dan dapat diulang apabila diperlukan 3. Unsur-unsur diterima secara internasional, dan dapat diterapkan oleh semua disiplin ilmu 4. Setiap unsur dapat diperluas agar data yang lebih khusus (misalnya untuk disiplin ilmu atau aplikasi khusus) dapat tertampung 5. Dapat ditempatkan di dalam Web page (embedded) biasanya sebagai bagian dari header, sehingga dapat dideteksi oleh web robot atau spider

24

Dublin Core terdiri atas 15 ruas yaitu: Title, Creator, Subject, Description, Publisher, Contributor, Date, Type, Format, Identifier, Source, Language, Relation, Coverage, Rights. Berikut adalah penjelasan mengenai ke 15 ruas tersebut: 1. Title. Nama atau judul dari sumber informasi. 2. Creator. Pembuat, yaitu orang atau badan yang paling bertanggung jawab atas pembuatan suatu sumber informasi. 3. Subject. Topik atau subjek, biasanya dinyatakan dalam bentuk kata kunci atau nomor kode klasifikasi. Dianjurkan agar ruas ini diisi dengan menggunakan panduan standar istilah misalnya tajuk subjek atau thesaurus, atau bagan klasifikasi standar. 4. Description. Keterangan atau penjelasan tentang isi dari sumber informasi, misalnya berupa abstrak, daftar isi, uraian. 5. Publisher. Orang atau badan mempublikasikan sumber informasi.

yang

menayangkan

atau

6. Contributor. Orang atau badan yang ikut menciptakan suatu sumber informasi, misalnya editor, ilustrator, penerjemah, dsb. Peran orang atau badan tersebut cukup penting, namun tidak sama dengan creator 7. Date. Tanggal pembuatan atau tanggal publikasi di internet. 8. Type. Jenis atau kategori sumber informasi, misalnya situs, video, audio, buku elektronik (e-book), laporan, prosiding, peta, foto, dsb. 9. Format. Format fisik, misalnya jenis media, ukuran, durasi, warna, dsb, yang berkaitan dengan perangkat lunak dan keras yang akan digunakan untuk menampilkan informasi. 10. Identifier. Nomor atau angka dan huruf yang mengidentifikasi sumber informasi, seperti Uniform Resource Locator (URL) atau alamat situs web, Uniform Resource Number (URN), Uniform Resource Identifier (URI), Digital Object Identifier (DOI), atau ISBN (untuk sumber nondigital). 11. Source. Rujukan ke sumber asal suatu sumber informasi, misalnya ISBN dari buku yang menjadi asal suatu informasi. 12. Language. Bahasa yang digunakan dalam sumber informasi. 13. Relation. Hubungan sumber informasi dengan sumber yang lain. Misalnya asal gambar dari suatu dokumen, bab yang diambil dari sebuah buku. 14. Coverage. Cakupan isi ditinjau dari segi geografis (nama negara, wilayah, dsb.), atau periode (tahun, kurun waktu).

25

15. Rights. Hak cipta dan hak lain yang harus diperhatikan dalam proses mengakses, menggunakan, atau menyebarluaskan suatu sumber informasi. Kini format metadata Dublin Core sudah banyak digunakan di Indonesia, terutama oleh perpustakaan yang sudah mulai merintis layanan perpustakaan digital.

IndonesiaDLN (Indonesian Digital Library

Network) yang dirintis oleh KMRG ITB Bandung, kini anggotanya sudah banyak sekali di Indonesia dan bahkan di luar negeri.

Partner atau

anggotanya yang juga menyumbangkan informasinya untuk ditayangkan di internet,

menggunakan

format

Dublin

Core

untuk

metadatanya.

Kebanyakan partner IndonesiaDLN menggunakan GDL (Ganesha Digital Library) sebagai aplikasinya untuk mengelola dokumen full-text yang ditayangkan di internet.

WINISIS Database dapat dibuat menggunakan berbagai program aplikasi database yang ada dan banyak beredar di kalangan perpustakaan di Indonesia. Salah satu program aplikasi database yang dapat digunakan adalah CDS/ISIS versi Windows. CDS/ISIS Versi Windows atau lebih dikenal sebagai Winisis adalah suatu program yang dapat digunakan untuk mengelola database perpustakaan. Sesungguhnya memang software aplikasi ini dibuat untuk digunakan pada perpustakaan, pusat-pusat informasi dan dokumentasi serta kearsipan. Program ini dapat diperoleh secara gratis dari UNESCO. Jadi bukan merupakan program komersial, dimana kita harus membeli untuk dapat menggunakannya. Pada awalnya CDS/ISIS versi DOS yang dirilis tahun 1985 hanya dapat digunakan untuk mengelola data berupa teks. Namun dengan kemajuan dan perkembangan teknologi, kini CDS/ISIS versi Windows atau WINISIS dapat pula digunakan untuk menangani data berbentuk selain teks. Dengan kata lain WINISIS dapat pula menangani data multimedia.

Yang dimaksud dengan data multimedia adalah

kombinasi data berupa teks, gambar diam atau gambar gerak (video), serta data berupa suara. Versi beta dari WINISIS dirilis bulan Oktober 1996 oleh Divisi Pengembangan Software UNESCO.

Versi beta dari suatu program

aplikasi adalah versi uji coba yang sengaja diluncurkan untuk digunakan

26

oleh masyarakat secara umum. Diharapkan masyarakat umum yang menggunakan program tersebut dapat memberi masukan berupa saran dan kritik untuk perbaikan versi tersebut. Versi resmi yaitu veri 1.31 baru diluncurkan bulan November 1998. Tanggal 17 Desember 1998 disket program yang terdiri atas dua buah disket floppy secara resmi dikirimkan ke distributor di seluruh dunia. Di Indonesia distributor resminya adalah PDII-LIPI (Pusat Dokumentasi Informasi Ilmiah - Lembaga Ilmu Pengetahuan Indonesia). Disket program juga disertai dengan contoh data dari CDS/ISIS versi DOS (yaitu database dengan nama CDS dan THES) dengan penambahan format tampilan yang sesuai untuk versi windows. WINISIS sudah memenuhi kriteria standar yang diharapkan bagi programprogram berbasis windows. WINISIS versi 1.4 Build 19 telah diluncurkan lagi pada bulan Januari 2001.

Versi ini lebih lengkap dari versi

sebelumnya. Versi selanjutnya adalah versi 1.5 Build 2 yang diluncurkan bulan Okrober 2003. Akhirnya pada tahun Desember 2003 dirilis versi 1.5 build 3 yang dianggap paling stabil. Pengguna WINISIS yang sebelumnya sudah pernah menggunakan CDS/ISIS versi DOS akan lebih mudah menggunakan program ini. Karena prinsip-prinsip dasar program berbasis Windows ini sama dengan program pendahulunya yang berbasis DOS. WINISIS dapat dijalankan pada komputer berbasis Windows, baik Windows versi 3.XX atau Windows versi 9X keatas. Windows versi 3.XX adalah Windows 3.1 dan versi 3.11 (Work-groups) yang kini sudah sangat jarang digunakan. Sedangkan yang dimaksusd dengan Windows 9X keatas adalah Windows versi 95, atau Windows versi lebih baru yaitu versi 98, 2000, Me, NT atau Windows XP. File Instalasi WINISIS sangat mudah diinstal. Program sumber versi 1.5 berupa file yang sebagian termampatkan (terkompres) dapat dimuat dalam satu CD yaitu file yang dapat mekar sendiri (self-extracting) pada saat proses instalasi.

Ini berarti jika Anda melakukan instalasi maka program

instalasinya (INSTALL.EXE) akan mengekstrak file termampatkan tersebut sehingga menjadi sejumlah file berikut foldernya, yang dibutuhkan untuk menjalankan program. Selama proses instalasi berlangsung sejumlah pertanyaan (pilihan) harus dijawab, misalnya nama grup windows, path dari

27

data dan program, bahasa default (misalnya EN=English atau IT=Italy) serta jenis font yang akan digunakan (S=small atau L=large).

Proses

menginstal program ini pada komputer sangat mudah, sebagaimana menginstal program pada umumnya. Pembaca hanya perlu mengikuti perintah yang diberikan di layar saat proses instalasi berlangsung. Pembaca dapat memperoleh sumber program dari PDII-LIPI Jalan Gatot Subroto Jakarta.

Sebenarnya program ini dapat pula diperoleh

dengan mudah di beberapa perpustakaan perguruan tinggi yang sudah menginstalnya. Program dapat pula didownload dari internet pada alamat: http://www.unesco.org/pub. Berikut adalah contoh tampilan awal Winisis, setelah membuka cantuman awal database contoh yaitu database CDS.MST.

KETERBATASAN DAN KAPASITAS WINISIS Seperti diketahui Winisis dapat mengelola data teks dan data multimedia. Winisis sudah banyak dimanfaatkan di bidang perpustakaan untuk mengelola database koleksi perpustakaan seperti buku, majalah, laporan penelitian, koleksi tugas akhir mahasiswa dan berbagai database jenis koleksi lain seperti koleksi video dan rekaman suara. Winisis yang sudah banyak digunakan di Indonesia, selain mempunyai kelebihan, mempunyai keterbatasan pula dalam mengelola database. Berikut adalah daftar kemampuan dan kapasistas Winisis dalam mengelola database:

28

Fitur dan Jenis Kemampuan Winisis Maksimum jumlah database Maksimum jumlah cantuman dalam database Maksimum ukuran cantuman (record) Maksimum ukuran ruas (field) Maksimum jumlah ruas Maksimum jumlah baris FST Maksimum jumlah kata dalam Stopwords Maksimum jumlah karakter dalam format tampilan Maksimum ukuran buffer display format

Kemampuan dan Kapasistas Tak terbatas 16 juta 32000 karakter 32000 karakter 200 (diluar repeatable) 600 799 10000 karakter 64000 karakter

Prinsip Membuat Nama Database, Ruas dan Struktur Database pada Winisis Dalam membuat nama database, beberapa prinsip berikut perlu diperhatikan: 1. Nama database sebaiknya MNEMONIC atau nama sesuai dengan isi database. Jadi kalau isinya adalah data buku, sebaiknya diberi nama BUKU. Kalau isinya adalah jurnal, sebaiknya diberi nama JURNAL. Jangan memberi nama suatu database sesuai dengan nama orang yang membuat database tersebut. Hal ini sering terjadi pada para pemula dalam membuat database. Namun jika database akan digunakan oleh umum, sebaiknya perhatikan prinsip nomor satu ini. 2. Nama harus singkat.

Bahkan jika akan digunakan Winisis untuk

membuat struktur databasenya, maka panjang nama maksimal 6 (enam) digit. 3. Ruas-ruas database harus sesuai dengan unsur data yang diperlukan. 4. Ruas-ruas perlu diberi kode secara sistematik, atau sebaiknya sesuai dengan standar format INDOMARC. 5. Perhatikan tipe data yang akan diisikan dalam ruas-ruas database. Apakah huruf saja, angka saja atau campuran huruf dan angka, atau data yang berpola, misalnya: HH/BB/TTTT. Ini misalnya berarti data yang akan diisikan berpola DUA DIGIT TANGGAL lalu garis miring kemudian DUA DIGIT BULAN lalu garis miring kemudian EMPAT DIGIT TAHUN. Contoh: 30/11/2005, yang artinya tanggal 30 November 2005. 6. Apakah data yang akan diisikan dalam ruas akan terulangkan (Repeatable) atau tidak?

Data terulangkan adalah data yang dapat

muncul lebih dari satu kali yang dapat diisikan kedalam satu ruas

29

dengan kedudukan setara. Misalnya ruas Kata Kunci pada database BUKU, mungkin kata kuncinya lebih dari satu. Atau ruas Pengarang Kedua dan Ketiga, bisa berisi lebih dari satu nama pengarang, dengan kedudukan setara dalam database untuk diakses dan ditampilkan. 7. Apakah ada sub-ruas atau tidak? Sub-ruas adalah bagian kecil dari satu ruas. Biasanya ada ruas yang masih terdiri dari sub-ruas lagi, karena isi sub-ruas ini sangat berkaitan dengan isi sub-ruas lain, sehingga ditempatkan dalam satu ruas saja. Pada format INDOMARC misalnya, penerbitan (impresum) yaitu kota terbit, penerbit dan tahun terbit diletakkan dalam satu ruas yaitu ruas 260, tetapi dalam sub-ruas yang berbeda yaitu kota terbit pada sub-ruas 260^a ,penerbit pada sub-ruas 260^b dan tahun terbit pada sub-ruas 260^c. Ketiga unsur data ini sangat erat kaitannya, sehingga ditempatkan dalam satu ruas yang sama, walau berbeda sub-ruas.

CONTOH RUAS-RUAS BUKU Perhatikan contoh berikut, yaitu struktur database BUKU yang akan dibuat dengan program Winisis menggunakan format INDOMARC yang sangat disederhanakan.

Sebagian ruas saja yang dibuat karena hanya

sebagai contoh saja. Ruas lainnya yang tentu saja diperlukan dapat dibuat sendiri oleh pembaca. Ruas yang dibuat adalah ruas Pengarang dengan kode INDOMARC 100a, ruas Judul dengan kode INDOMARC 245ab, Impresum dengan kode INDOMARC 260abc dan ruas Kolasi dengan kode INDOMARC 300abc.

30

Gambar diatas menunjukkan tampilan pada Winisis, saat kita akan membuat struktur database BUKU dengan pilihan ruas-ruas dan sub-ruas tertentu. Pembaca diharapkan menginstal dan mencoba sendiri, jika akan mempraktekkan langsung pembuatan struktur database BUKU dengan program aplikasi Winisis. Masih diperlukan langkah-langkah selanjutnya untuk menjadikannya suatu database utuh di Winisis.

Disini hanya

disinggung secara ringkas saja. Perhatikan bahwa ruas-ruas yang dibuat ada yang mempunyai dua sub-ruas yaitu ruas Judul, yakni untuk informasi judul utama dan anak judul atau judul paralel; ada yang mempunyai tiga sub-ruas yaitu ruas Impresum, yang akan menampung kota terbit, penerbit dan tahun terbit. Ruas Pengarang dan Kolasi walau diberi kode sub-ruas a, namun dalam praktek, kebanyakan hanya diisi satu sub-ruas. Pengarang yaitu ruas 100 biasa hanya diisi dengan data seperti berikut: ^aGymnastiar, Abdullah. Sedangkan Kolasi, ruas 300, kini disarankan hanya diisi jumlah halaman, jadi hanya diisi: ^avii, 100 hlm. Sub-ruas b yaitu catatan bibliografi dan ilustrasi serta sub-ruas c yaitu informasi mengenai tinggi buku dalam ukuran sentimeter (cm), yang dalam sistem manual masih digunakan, pada umumnya dianjurkan tidak diisi lagi, karena manfaatnya sangat kurang dalam sistem otomasi. Dalam modul ini, petunjuk dan teknik menggunakan Winisis untuk membuat database hanya diberikan secara sekilas dalam bentuk uraian teori saja.

Agar dapat menggunakan dengan baik program Winisis untuk

membuat dan mengelola database, pembaca dianjurkan mencari dan menginstal

program Winisis, lalu mencari buku petunjuk mengenai

Winisis untuk dipelajari secara lebih lengkap. Kini ada beberapa buku telah ditulis mengenai pemanfaatan Winisis dalam mengelola database perpustakaan. Sesungguhnya jika kita sudah berhasil menginstal program Winisis, maka otomatis akan terbentuk pula file buku panduan yang menjelaskan secara rinci dan lengkap bagaimana menggunakan Winisis untuk berbagai keperluan di perpustakaan. Setelah program Winisis diinstal dengan benar, maka pada sub-folder WINISIS/DOC, akan terbentuk secara otomatis beberapa file, yang antara lain berisi buku panduan menggunakan Winisis sebanyak kurang lebih 123 hakaman.

31

STRUKTUR DATABASE LAIN Selain koleksi BUKU, tentu saja di perpustakaan ada jenis koleksi lain, misalnya MAJALAH atau JURNAL, dan koleksi multimedia misalnya CD dan sebagainya. Semua jenis koleksi ini tentu kalau diperlukan dapat dibuatkan pula databasenya agak dapat dimanfaatkan menggunakan sistem otomasi yang diterapkan. Prinsip pembuatan database untuk jenis koleksi lain sesungguhnya sama saja dengan cara pembuatan database untuk jenis koleksi buku. Perbedaannya hanya pada nama dan jumlah ruas atau sub-ruas serta cara pengisian data pada ruas dan subruas tersebut. Pada koleksi majalah atau jurnal misalnya, tentu akan ada ruas ISSN (International Standard Serial Number), dan bukannya ISBN (InternationalStandr Book Number) seperti pada database buku. Pada jurnal tentu ada informasi mengenai frekwensi terbit, nomor dan edisi terbitan majalah atau jurnal, dan sebagainya. Pada database multimedia tentu saja akan ada ruas yang berisi informasi mengenai format media, misalnya apakah media dalam bentuk atau format VCD atau DVD, film ril atau kaset. Akan ada ruas yang berisi informasi mengenai durasi atau lamanya suatu media dapat dijalankan, biasanya dalam satuan menit; akan ada ruas yang akan diisi dengan informasi mengenai peralatan untuk menjalankan media tersebut dan berbagai ruas lain yang akan diisi informasi sesuai dengan jenis media. Pembaca dapat secara kreatif memikirkan informasi apa kiranya yang diperlukan oleh calon pengguna media tersebut. Semua informasi yang kiranya akan diperlukan oleh pengguna, jika seorang pengguna akan menggunakan media yang disediakan di perpustakaan, perlu dibuatkan ruas atau sub-ruasnya dan datanya diisikan dalam database, sehingga pada akhirnya dapat disajikan dalam tampilan di layar komputer, jika ada pengguna yang memerlukannya. Teknik pemberian kode untuk ruas atau sub-ruas tersebut, dapat mengikuti estĂĄndar jika sudah ada estĂĄndar format penulisannya. Tetapi jika belum ada, maka sistem penamaan ruas dan sub-ruas dapat dibuat sendiri oleh perancang database.

Yang perlu diperhatikan adalah kemudahan, manfaat serta

konsistensi dalam pembuatan struktur database.

Konsistensi dalam

pembuatan kode ruas dalam struktur database akan membantu dalam pembuatan struktur database lain, serta kemudahan jika di kemudian hari akan dilakukan pengintegrasian beragam database.

Hal ini karena untuk

nama ruas yang sama, kodenya sudah sama. Misalnya jika pada database

32

buku, pengarang buku diberi kode 100 (sesuai dengan standar format INDOMARC), maka pada database Multimedia misalnya, nama pencipta produk sebaiknya digunakan pula angka 100 sebagai kode ruas database multimedia tersebut.

PEMELIHARAAN DATABASE Mengelola database mencakup kegiatan pembuatan database, pemasukan, penghapusan

dan pengeditan serta pemeliharaan data,

termasuk pembuatan data cadangan (backup). Pada bagian ini akan dibahas mengenai pemeliharaan database, khususnya pembuatan dan pemanfaatan data cadangan. Pemeliharaan database adalah mengelola database secara rutin dan teratur agar semua cantuman dapat digunakan dengan baik dalam waktu yang lama dengan isi data yang benar dan mutakhir. Pemeliharaan data diperlukan karena ada banyak gangguan yang dapat terjadi. Gangguan ini dapat mengakibatkan data dalam jumlah besar yang sudah dibangun dalam waktu yang lama dan menghabiskan dana besar dapat saja hilang tanpa bekas dalam waktu sekejap. Tentu saja kejadian ini tidak diinginkan. Dari waktu ke waktu, ada kalanya kita mengalami â&#x20AC;&#x2DC;musibahâ&#x20AC;&#x2122; berupa kehilangan atau kerusakan data. Karena musibah itu, maka data kita yang jumlahnya mungkin sudah banyak sekali tidak bisa dimanfaatkan. Tentu ini merupakan musibah yang sangat merugikan. Karena mungkin data itu sudah dibangun selama bertahun-tahun. Kerusakan atau kehilangan data itu dapat membuat kita repot karena tidak ada data cadangan. Untuk mengetik ulang data itu diperlukan waktu, tenaga dan dana yang tidak sedikit. Tentu semua orang tidak ingin mengalami kerepotan seperti itu. Kerusakan atau kehilangan data dapat disebabkan karena kerusakan komputer (harddisk) secara fisik, terserang virus atau komputer dicuri orang. Agar terhindar dari masalah yang tidak perlu seperti itu, salah satu jalan yang paling efektif adalah dengan secara rutin dan teratur membuat data cadangan. Masalah virus adalah suatu fenomena yang umum dialami kalau kita bekerja dengan komputer. Gangguan virus dapat menghilangkan program atau

data.

Kehilangan program sesungguhnya tidak terlalu menjadi

masalah karena dengan mudah kita dapat mencari dan mengcopy lagi program yang hilang tersebut.

33

Tetapi tidak demikian halnya kalau

kehilangan data. Oleh karena data kita tidak bisa didapatkan dari pihak lain, melainkan dari kita sendiri. Karena itulah maka sangat diperlukan pembuatan data cadangan. Agar apabila suatu saat data hilang, karena virus misalnya, maka kita masih mempunyai data cadangan yang disimpan di tempat lain. Kehilangan program masih mungkin didapatkan dari toko komputer atau pembuat program, tetapi kehilangan data tidak bisa didapatkan dari toko-toko komputer. Data dapat pula hilang karena kerusakan hardware atau komputer tempat menyimpan data dicuri orang. Kembali pembuatan data cadangan yang disimpan pada komputer lain sangat perlu disini.

Kalau satu

komputer yang memuat data hilang, kita masih punya komputer lain yang juga memuat data cadangan. Berkas cadangan sebaiknya dibuat beberapa copy dan disimpan di tempat yang berbeda. Lain dari pada itu perlu dibuatkan catatan atau keterangan mengenai nama, lokasi penyimpanan dan tanggal melakukan pembuatan data cadangan serta jumlah cantuman yang dibuat. Data cadangan sebaiknya disimpan pada media lain, baik berupa harddisk lain, disket atau CD-R. Semua media penyimpanan ini sebaiknya dibuat beberapa copy dan disimpan pada tempat yang aman dan berbeda. Kita selalu berharap dan berdoa agar data cadangan tidak perlu dimanfaatkan. Jika data cadangan tidak dimanfaatkan, berarti data ril yang sedang digunakan sehari-hari dalam keadaan utuh dan tidak terganggu. Meskipun dalam waktu yang lama tidak pernah terjadi gangguan pada data ril yang digunakan sehari-hari, jangan lalai melakukan pembuatan data cadangan. Secara rutin dan berkala kita harus senantiasa melakukan proses pembuatan data cadangan. Tidak ada seorang pun yang mutlak senantiasa terhindar dari malapetaka kehilangan data. Yang penting dijaga adalah bahwa jangan sampai layanan dengan sistem otomasi yang sudah dirintis dan dibangun lama jangan sampai gagal total atau kembali ke titik awal hanya karena kita kehilangan data.

PENGEMBANGAN KE ARAH PERPUSTAKAAN DIGITAL Sistem otomasi yang sudah berjalan dengan baik, selanjutnya dapat dikembangkan lagi kearah pengembangan perpustakaan digital. Kini trend

34

untuk mengembangkan layanan perpustakaan digital semakin besar.Yang dimaksud dengan perpustakaan digital adalah suatu sistem layanan perpustakaan yang memberi layanan berupa sharing dokumen dalam bentuk teks lengkap (full-text). Dengan kata lain pengguna layanan perpustakaan

digital

dapat

memanfaatkan

koleksi

lengkap

suatu

perpustakaan dalam bentuk digital. Layanan seperti ini biasa digunakan dengan memanfaatkan sarana teknologi informasi seperti internet atau melalui pemanfaatan media optik seperti CD dan DVD. Jika dimanfaatkan menggunakan fasilitas internet, maka layanan dokumen fulltext bahkan dapat dimanafaatkan oleh pengguna yang lokasinya berada jauh dari lokasi perpustakaan. Bahkan pengguna dapat berjarak lain kota atau lain negara dengan perpustakaan yang memberikan layanan. Waktu layanannya pun bisa berlangsung selama 24 jam dalam sehari. Hal ini karena layanan digital dilakukan menggunakan sistem komputer yang stand-by setiap saat. Sesungguhnya layanan perpustakaan digital dapat pula memberikan layanan kepada pengguna bukan saja dalam bentuk teks, tetapi dapat dalam format lain seperti video, gambar, suara dan sebagainya. Namun semua dalam format digital Perpustakaan digital atau digital library didefinisikan oleh Witten dan Bainbridge (2003) sebagai berikut: A focused collection of digital objects, including texts, video, and audio, along with methods for access and retrieval, and selection, organization, and maintenance of the collection Jadi sesungguhnya, dengan mempelajari definisi diatas, perpustakaan digital sesungguhnya sama saja dengan perpustakaan konvensional. Hal ini karena tetap mengoleksi berbagai jenis dokumen dalam bidang tertentu (khusus atau fokus), ada pemilihan koleksi, sistem organisasi dan pemeliharaan koleksi, ada sistem temu balik informasi.

Yang

membedakannya hanya format dari koleksinya yaitu dalam bentuk digital. Karena

itu

cara

memanfaatkannya

pun

berbeda.

Karena

harus

menggunakan srana teknologi informasi, misalnya komputer.

Karena format dokumen yang dikelola dan dilayankan dalam perpustakaan digital berbeda,

maka tentu saja sistem dan teknik

pengelolaan serta pelayanan dokumennya berbeda.

Standar yang

digunakan untuk mengelola dokumen dan databasenya pun berbeda. Untuk

35

perpustakaan digital, seperti telah diuraikan di bagian depan, standar format metadatanya menggunakan standar Dublin Core. Pilihan perpustakaan mengembangkan layanan perpustakaan digital tentu saja disesuaikan dengan kebutuhan pengguna dan kemampuan perpustakaan.

Untuk lebih memantapkan pemahaman Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2, kerjakanlah latihan di bawah ini ! 1. Jelaskan apa yang dimaksud dengan database, cantuman dan ruas serta sub-ruas? 2. Sebutkan dan jelaskan standar format yang digunakan dalam merancang database! 3. Apakah persamaan dan perbedaaan prinsip antara perpustakaan konvensional dengan perpustakaan digital?

Petunjuk Jawaban Latihan

Langkah-langkah yang dapat diambil untuk mengerjakan soal nomor 1 adalah: 1. Pelajari Kegiatan Belajar 1, pada bagian awal. 2. Bayangkan apa hakekat dan tujuan suatu data akan dimanfaatkan oleh pengguna.

Langkah-langkah yang diambil untuk mengerjakan soal nomor 2 adalah: 1. Pelajari bagian tengah dari Kegiatan Belajar 2 2. Bayangkan kesulitan yang akan dihadapi kalau akan membuat database tanpa adanya panduan-panduan.

Langkah-langkah yang diambil untuk mengerjakan soal nomor 3 adalah: 4. Pelajari bagian ke akhir dari Kegiatan Belajar 2

5. Bayangkan apa unsur dan kegiatan pada sistem layanan perpustakaan konvensional, lalu bayangkan pula jika dokumen yang dilayankan berformat digital, yang tidak bisa dibaca secara manual.

Rangkuman

Database dalam konteks sistem otomasi perpustakaan adalah kumpulan data bibliografi atau data mengenai pengguna secara terstruktur dan saling berkaitan. Contoh database di perpustakaan adalah database koleksi buku atau database koleksi majalah yang dimiliki oleh perpustakaan. Dapat juga berupa kumpulan data pengguna anggota perpustakaan atau database

36

anggota perpustakaan atau database petugas perpustakaan. Unsur database adalah cantuman atau record.

Jadi database terdiri atas kumpulan

cantuman. Satu cantuman terdiri atas beberapa ruas atau field. Setiap ruas dapat terdiri atas sub-ruas. Dalam ruas atau sub-ruas inilah data bibliografi diketikkan pada komputer. Untuk membuat database diperlukan software aplikasi yang dapat membuat database.

Salah satu aplikasi untuk membuat database yang

banyak digunakan perpustakaan di Indonesia adalah CDS/ISIS versi Windows atau lebih dikenal dengan nama Winisis. Winisis dibuat oleh UNESCO dan dibagikan secara gratis ke seluruh dunia, terutama ke negara berkembang.

Winisis dapat mengolah database berupa teks dan

multimedia. Untuk merancang database di perpustakaan, misalnya untuk database koleksi buku atau majalah atau jurnal di perpustakaan, diperlukan standar format pengkodean ruas dan sub-ruas apabila diperlukan. Perpustakaan Indonesia biasa menggunakan INDOMARC sebagai standar penulisan format data bibliografi untuk sistem otomasi. Selain INDOMARC, dikenal pula Dublin Core, sebagai standar pembuatan ruas-ruas dalam metadata untuk perpustakaan digital atau digital library. Dublin Core lebih sederhana dibandingkan INDOMARC.

Tes Formatif 2

Beri tanda (X) pada jawaban yang Anda anggap paling tepat.

1) Yang dimaksud database adalah : a. Kumpulan data yang saling berkaitan. b. Kumpulan data terstruktur. c. Kumpulan data yang saling berkaitan dan terstruktur. 2) Suatu cantuman dalam suatu database perpustakaan, terdiri atas: d. Ruas-ruas dan sub-ruas e. Sejumlah jenis koleksi perpustakaan. f.

Format INDOMARC dan Dublin Core.

3) Winisis sebagai aplikasi pembuat database dapat digunakan untuk mengelola: a. Data teks dan data format multimedia b. Data teks saja. c. Data format multimedia saja

37

4) INDOMARC adalah: a. Salah satu software yang banyak digunakan di Indonesia b. Sistem otomasi layanan perpustakaan c. Format standar penentuan kode ruas database koleksi perpustakaan. 5) Dublin Core adalah: a. Software yang digunakan untuk sistem perpustakaan digital b. Sistem layanan perpustakaan digital c. Format standar format metadata untuk dokumen digital.

Cocokanlah hasil jawaban Anda dengan Kunci Jawaban Tes formatif 2 yang berada di bagian belakang modul ini. Hitung jumlah jawaban Anda yang benar. Kemudian gunakan rumus di bawah ini untuk menentukan tingkat penguasaan Anda terhadap materi Kegiatan Belajar 2.

Rumus:

Jumlah jawaban yang benar Tingkat penguasaan : __________________________ x 100 % 5

Artinya tingkat penguasaan yangAnda capai : 90 % - 100 % = baik sekali 80 % - 89 % = baik 70 % - 79 % = cukup < 70 %

= kurang

Kalau Anda mencapai tingkat penguasaan 80 % ke atas, Anda dapat meneruskan ke modul berikutnya. Bagus ! Tetapi bila tingkat penguasaan Anda di bawah 80 %, Anda harus mengulangi Kegiatan Belajar 1 terutama bagian yang belum Anda kuasai.

KUNCI JAWABAN TES FORMATIF Tes Formatif 1 38

1. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C. Karena hanya pilihan jawaban C yang memberikan manfaat sistem otomasi paling lengkap. Dua pilihan jawaban lainnya (a dan b) tidak lengkap memberi manfaat sistem otomasi perpustakaan. 2. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban B. Karena hanya pilihan jawaban B inilah yang secara tepat mendaftar semua komponen sistem otomasi perpustakaan. Pilihan jawaban A kurang lengkap dan pilihan jawaban B, keliru mendaftar dana sebagai komponen tetapi tidak mendaftar sumberdaya manusia sebagai komponen penting sistem otomasi. 3. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C, karena paling lengkap mendaftar bagian di perpustakaan yang dapat diotomasikan. Pilihan A dan B kurang lengkap mendaftar bagian di perpustakaan yang dapat diotomasikan. 4. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban A. Pilihan jawaban B dan C hanya memuat satu pilihan yang dapat ditempuh dalam mengadakan aplikasi sistem otomasi perpustakaan. 5. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C, karena pilihan jawaban A dan B memuat manfaat yang sesungguhnya dari OPAC, padahal yang diminta adalah yang bukan manfaat OPAC, yang ditandai dengan kata KECUALI pada bagian pertanyaan.

Tes Formatif 2

1. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C. Karena hanya pilihan jawaban C yang memberikan pengertian database secara lengkap. Dua pilihan jawaban lainnya (a dan b) tidak lengkap memberi penjelasan tentang arti database. 2. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban A. Karena hanya pilihan jawaban A inilah yang secara tepat menjelaskan unsur-unsur dari suatu cantuman yaitu ruas dan sub-ruas. Pilihan jawaban B dan C salah memberi penjelasan. 3. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban A, karena paling lengkap mendaftar data yang dapat dikelola dengan aplikasi Winisis, yakni data tekls dan data multimedia. Pilihan B dan C kurang lengkap mendaftar jenis data yang dapat dikelola dengan progrm Winisis. 4. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C. Karena INDOMARC bukan program aplikasi komputer dan bukan pula sistem pelayanan, melainkan standar format database. Karena itu pilihan jawaban A dan B salah.

39

5. Jawaban yang benar adalah pilihan jawaban C, karena Dublin Core bukan software dan bukan pula sistem layanan perpustakaan digital, melainkan format standar metadata dokumen digital. Karena itu pilihan A dan B salah.

40

DAFTAR PUSTAKA Aditirto, Irma U. Dublin Core: Format metadata untuk web resources. Majalah

Marsela. Vol. 10. No. 5, 2003: 15-18. Mustafa, B. Winisis: Software tepat guna untuk pengelolaan perpustakaan, dokumentasi dan informasi. Bogor: IPB Pres, 2005. Myburgh, Sue. The New information profesional: how to thrive in the information age doing what you love. Oxford, England: Chandos Publishing, 2005. Witten, Ian H. dan Bainbrigde, David. How to build a digital library. Amsterdam: Morgan Kaufmann, 2003.

41


Pengolahan Bahan Pustaka