Mülkiyet 3473 sayılı Kanunun kapsamına giren ve elinde arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme bulunduran kurum ve kuruluşlar, ellerinde bulundurdukları arşiv malzemesi ile arşivlik malzemeyi her türlü zararlı tesir ve unsurlardan korumak, asli düzenlerine göre tasnif edip saklamakla ve Devlet Arşivleri Yönetmeliğinde belirtilen bekleme ve saklama süreleri sonunda Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’ne teslim ve muhafazasına lüzum kalmayan evrak ve malzemeyi yok etmekle mükelleftirler. Arşiv malzemesi ve arşivlik malzeme tasarruf amacıyla kullanılamaz, üzerinde değişiklik yapılamaz, yok edilemez ve yurt dışına çıkartılamazlar. Mükellefler Genel ve katma bütçeli dairelerle (saklama, ayıklama ve imha işlemleri kendi mevzuatına tabi olmak kaydıyla Cumhurbaşkanlığı, TBMM, Genel Kurmay Başkanlığı, Milli Savunma Bakanlığı, İçişleri Bakanlığı ve Milli İstihbarat Teşkilatı hariç) yerel yönetimler, üniversiteler ve bunlara bağlı sabit ve döner sermayeli kuruluşlar, kamu iktisadi teşebbüsleri, özel kanunlarla kurulan kamu bankaları ve teşekküllerdir.
3.1.2. Arşiv Çeşitleri
Birim Arşivleri
Günlük iş akışı içerisinde birimlerde malzemelerin geçici bir süre saklanmasıdır. Yapılan işlerin özelliğine göre birimde gün gün biriken bilgelerden oluşan birim arşivleri, birimin ihtiyaç anında elinin altında hazır bulunması birim çalışmaları açısından önemlidir.
Kurum Arşivleri
Merkez arşivleri, birim arşivlerinden farklı olarak merkez kurum veya kuruluşta oluşturulur. Belgelerin saklanma süresi, birim arşivlerine göre daha uzundur. Bu nedenle birim arşivlerinde bulunmayan bilgilere merkez arşivden ulaşmak mümkündür.
Özel Arşivler
Kamu kurum ve kuruluşlarının haricindeki gerçek veya tüzel kişilerin kendi bünyelerinde oluşturdukları arşivlerdir. İhtiyaç anında, Devlet Arşivleri Genel Müdürlüğü’nün belirleyeceği rayiç bedel üzerinden satın alınabilir.
44