197
8. Departamentul secretariat şi procesele aferente
Angajaţii firmei de exerciţiu pot realiza (sau pot stabili în ROF) o procedură privind circuitul documentelor departamentului secretariat.
Arhivarea documentelor în firma de exerciţiu
DE CE este important să arhivăm documentele firmei de exerciţiu? CUM se face arhivarea? Întocmirea catalogului de documente ajută la reţinerea treptelor de registratură (locul de păstrare a actelor), cât şi a termenelor de păstrare. Este foarte utilă arhivarea documentelor sub formă electronică.
Exemplu de catalog de documente
Frecvenţa accesului / loc păstrare Tip document
Documente înregistrare firmă ROCT
Mare În birou (verde)
Medie Registratură (albastru)
Mică Arhivă (roşu)
Responsabil
Dep. secretariat
Permanent
Oferte diverse
1 lună ( sau cât este valabilă oferta)
Dep. comercial
Alocarea de culori treptelor de registratură: • verde – acces frecvent/ birou; • albastru – acces mediu/ registratura intermediară; • roşu – acces rar/ arhivă; • negru – distrugere.
Arhivaţi periodic documentele!
Număr curent
Denumirea actului
Data arhivării de la – până la