Consejería de Educación, Ciencia y Cultura
ASESORÍA DEL ÁMBITO LINGÜÍSTICO José Manuel Garrido – josemanuel.garrido@edu.jccm.es
ABIES: COMPACTAR, REPARAR, INVERSOS Y OTRAS SOLUCIONES.
5.1. COMPACTAR Y REPARAR Para asegurarnos un buen rendimiento es necesario compactar la base de datos del catálogo con frecuencia. En el proceso de compactación y reparación se revisa la estructura interna de la base de datos para localizar y subsanar posibles inconsistencias, y posteriormente se compactan los datos para reducir el espacio en disco que ocupa el archivo, que es una ventaja importante para mejorar el rendimiento de la aplicación. La opción de compactar y reparar se encuentra dentro del menú Archivo. La siguiente ventana se muestra mientras se realiza la operación de compactación. No es posible realizar otras operaciones con ABIES simultáneamente. Además se requiere acceso exclusivo a la base de datos para realizar esta tarea, por lo que no podrá ejecutarla si el catálogo está siendo accedido desde otros puestos.
5.2. GENERAR INVERSOS El catálogo de genera de forma automática una estructura que relaciona los términos significativos con los registros en que aparecen. De esta manera se consigue recuperar los registros de manera rápida y eficaz en las consultas al catálogo o al depósito. Para que este sistema conserve su eficacia es necesario que los inversos estén actualizados. Abies informa del estado de los inversos en la barra de estado del programa. En condiciones normales el mensaje que aparece es: Al modificar entradas de los auxiliares, por ejemplo nombres de editoriales, los inversos quedan sin actualizar, por lo que aparece este otro mensaje: Cuando se produzca esta situación hay que actualizar los inversos. Esta opción se encuentra dentro del menú Archivo. También puede acceder al asistente de generación haciendo clic directamente sobre el mensaje informativo de la barra de estado. El proceso lleva varios minutos, dependiendo del volumen del catálogo y de la potencia del equipo. Se trata de una tarea delicada en la que se recorre el catálogo extrayendo los términos significativos e incluyéndolos en una tabla sobre la cual se harán las consultas. Es conveniente que no se realicen otras operaciones con el ordenador mientras se ejecuta este proceso. Además no debe estar ningún otro usuario accediendo a los datos desde otro puesto de la red, ya que al finalizar la operación Abies intentará compactar el archivo de datos. No es necesario que ejecute esta opción si los inversos están actualizados.
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5.3. 2090_problema_maxlocksperfile Problema: Tras instalar las actualizaciones de Abies, el ordenador puede mostrar el siguiente error: “Se excedió el número de bloqueos de archivos compartidos. Aumente el valor de la entrada MaxLocksPerFile del Registro.” Este error aparece en bibliotecas donde tienen activo un depósito auxiliar con un número elevado de referencias bibliográficas. Causas del problema: El problema radica en una limitación del motor de base de datos que viene incorporado en Windows, cuya configuración por defecto no está ajustada convenientemente para el manejo de grandes volúmenes de datos. El problema se presenta tanto desde Abies como desde Microsoft Access cuando se intenta ampliar el tamaño del campo que recoge el ISBN de 10 a 13 caracteres. Solución: Acceder al equipo como administrador del mismo. Bajar el archivo 2090_problema_maxlocksperfile.zip. Lo puedes hacer desde el Aula Virtual del CEP de Albacete en: http://www.abcep.es/moodle/mod/resource/view.php?id=3689 O desde el área de Archivos de la Comunidad de Abies, donde se encuentran comprimidos los siguientes archivos: Abies_MaxLocksPerFile15k.reg, Abies_MaxLocksPerFile20k.reg, Abies_MaxLocksPerFile25k.reg. Entre los archivos facilitados durante el curso hay una carpeta denominada abies_actualizacion_parches, dentro de ella hay otra carpeta denominada Modificación del registro. En ella encontraremos estos tres archivos. Preferentemente se usará el primero de los archivos (15). Únicamente en el caso de que el problema no se solucione se usará el segundo (20) y en última instancia el tercero (25). Contestar Sí a la pregunta de si se desea agregar la información contenida en el archivo al registro de Windows. Volver a abrir el Abies. La primera vez llevará un cierto tiempo la apertura del depósito, pero sucesivas aperturas se realizarán ágilmente.
5.4. CATALOGAR UNA COLECCIÓN COMPLETA Se cataloga el primer ejemplar de la colección y se coloca el ISBN de la colección en la pestaña de datos adicionales, y el ISBN de ese ejemplar en concreto en datos del ejemplar. Las colecciones tienen dos ISBN uno para toda la colección, el mismo, y otro para cada uno de los ejemplares de la colección, Abies guarda el ISBN de la colección en la pestaña de datos adicionales y el ISBN del ejemplar de ese volumen en concreto en datos del ejemplar. El segundo ejemplar se cataloga normalmente, Abies buscará en la base de datos y aparecerá que hay un ejemplar en la base de datos del catálogo de la biblioteca. Se cambia el número de volumen y se escribe en la pestaña de datos del ejemplar el ISBN de ese ejemplar en concreto, el tipo de ejemplar y aceptamos.
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5.5. FUSIONAR VARIAS BASES DE DATOS EN UNA ÚNICA. No hay un proceso automático que fusione las bases de datos. Se deberá enviar al responsable de la comunidad correspondiente las que se quieran añadir para que las devuelva desprotegidas y posteriormente importarlas tal y como se explica en el manual de ABIES oficial. Hay que tener cuidado con los códigos de ejemplar que son únicos y seguramente estén repetidos en cada base de datos.
5.6. UNIFICACIÓN DE AUXILIARES A. Introducción Para que la biblioteca esté correctamente automatizada es necesario que los valores normalizados de la biblioteca estén correctamente designados. Al importar datos desde otras aplicaciones, como es el caso de Rebeca, es fácil que se nos estén duplicando valores para designar un mismo valor, entidad o persona. Para entenderlo mejor veamos dos ejemplos: a) Supongamos que se han importado datos desde una base de datos y se incluyen estas dos editoriales, que en realidad son la misma: Alianza Alianza Editorial b) Supongamos que en el proceso de catalogación se han creado las siguientes entradas para el mismo autor: Tolstoi, León Tolstoy, Conde Tolstoy, Lev Entonces es necesario determinar la forma correcta y unificar en ella todos los fondos asociados a dichas entradas. Esto se realiza con el Asistente para unificación auxiliares. Lo podéis descargar en la web de Abies y en este enlace del Aula Virtual de CEP de Albacete: http://www.abcep.es/moodle/mod/resource/view.php?id=3691 B. Ejecución del Asistente para unificación de auxiliares Cuando se instala el programa se crea un acceso directo dentro del grupo de programas de Abies. Lo encontramos en inicio/programas. Para ejecutar el programa basta con hacer clic en el acceso directo:
Una vez lanzado se nos presenta la siguiente pantalla en la que se informa de las precauciones que hay que tomar para un Archivo actualizado de diciembre de 2010
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ABIES: COMPACTAR, REPARAR, INVERSOS Y OTRAS SOLUCIONES. uso apropiado del programa: • Es conveniente realizar una copia de seguridad antes de hacer modificaciones. Los cambios que se efectúen no se pueden deshacer. La única manera de anular los cambios consiste en restaurar la copia de seguridad que se realizara previamente a las modificaciones. • No puede haber más usuarios accediendo simultáneamente al catálogo. Si el catálogo es accesible desde una red de área local hay que impedir que desde otros puntos se intente acceder al catálogo. Una vez verificados estos dos puntos pasamos a la pantalla siguiente: En ella se presenta un listado de los elementos normalizados que se incluyen en los registros. Estos elementos normalmente se gestionan desde el menú Auxiliares de Abies. Ahora se selecciona el elemento en el que queremos unificar valores y pasamos a la siguiente pantalla: La pantalla nos presenta un listado alfabético con los valores declarados para el elemento seleccionado. En este caso observamos que se ha seleccionado el elemento Editoriales. El siguiente paso consiste en seleccionar los valores que se van a unificar. En este caso se van a unificar los valores Alianza y Alianza Editorial. Para seleccionar los valores hay que localizarlos en la lista y posteriormente realizar un doble clic de ratón en ellos. Los valores así seleccionados se irán añadiendo a la lista que hay en la parte inferior:
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Si por equivocación se selecciona un valor que no corresponde, se puede sacar de la lista inferior haciendo un doble clic sobre él. Es importante verificar que los valores seleccionados son los correctos pues como se indicó anteriormente, no es posible deshacer las modificaciones:
Una vez hecha la verificación, se pasa a la siguiente pantalla: Ahora hay que escoger el valor apropiado en el que se van a unificar todos los seleccionados. Este valor será uno de los valores previamente seleccionados. En caso de que el valor apropiado no coincida con uno de los valores seleccionados, se escogerá uno cualquiera de ellos, se efectuará la unificación, y posteriormente desde el menú Auxiliares de Abies se procederá a corregir el valor que se seleccionó. Posteriormente es necesario actualizar los inversos.
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En la parte inferior se presenta una casilla de selección para determinar si se borrarán o se conservarán los valores liberados. Es recomendable que esta casilla esté activa. Sólo para el caso de valores que deseamos utilizar en el futuro o de los que se desea conservar constancia deberá desactivarse. En el paso siguiente el programa procede a efectuar la unificación. Una vez concluida presenta la siguiente pantalla:
La pantalla confirma que el proceso se ha llevado a cabo sin que aparecieran errores. Este proceso hay que repetirlo tantas veces como sea necesario hasta unificar todos los valores. El modo de proceder es utilizar el botón Atrás para volver a la pantalla de selección del elemento. Una vez hechos los cambios se seleccionará la opción Finalizar. Para garantizar la correcta consistencia del catálogo es necesario regenerar las tablas de inversos. Esto se realiza desde el menú Archivo de Abies.
5.7. CONFIGURACIÓN DE LAS MALETAS VIAJERAS. Las maletas viajeras son una forma de préstamo especial por lo que deberán tener una consideración y tratamiento específico. Las maletas viajeras (con su contenido) deberá ser material susceptible de préstamo individual, por lo que contará con la consideración de “ejemplar prestable”. El tema de cada maleta viajera vendrá determinado por las demandas de los usuarios, sus intereses, las temáticas trabajadas desde el centro, etc. Las maletas viajeras del centro podrán variar de un año a otro y su contenido será determinado por el Equipo de la Biblioteca pudiendo comprender entre 6 y 15 ejemplares. El contenido de las maletas será diverso y se intentará que incluya una variedad de fondos como pueden ser: Un libro para ver. Un libro para sorprenderse. Un libro para leer solo. Archivo actualizado de diciembre de 2010
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ABIES: COMPACTAR, REPARAR, INVERSOS Y OTRAS SOLUCIONES. Un libro para que te lean. Un libro para aprender. Un libro para mamá. Un libro para papá. Una revista. Un libro juego. Una película. Una hoja plastificada con instrucciones sobre el uso de la maleta viajera y la enumeración de los fondos que contiene. Un libro en blanco o libreta para dejar reflejadas experiencias relacionadas con la maleta viajera y los comentarios de cada uno de los usuarios o familias que la han disfrutado. Cada una de las maletas viajeras deberá tener dos consideraciones o registros: a) Maleta viajera – lector. Cada maleta se da de alta como un lector, a la que se prestan los ejemplares que contiene durante un período amplio, mínimo de un curso completo. b) Maleta viajera – documento. Cada maleta se configura como un ejemplar prestable concreto, que puede ser prestado (con lo prestado dentro a la Maleta viajera – lector) a un usuario de la biblioteca. De esta forma cada maleta se identificará con dos códigos de barras, uno como lector (para contener los diversos ejemplares) y otro como documento o ejemplar prestable (para ser prestada como otro ejemplar de la biblioteca). Ambos códigos de barras serán plastificados juntos y se incluirán en dos lugares de la maleta: se plastificarán juntos, uno por cada cara, para ser colgados del asa de la maleta viajera; y, también, se incluirán en la hoja plastificada de instrucciones del interior de la maleta. Para introducir documentos en una de las maletas deberemos introducir el código de “Maleta viajera – lector” y para prestarla a un usuario introduciremos el código de la “Maleta viajera – documento”.
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