2.5. Процедуры оформления и представления результатов
2.5.1. Документальное оформление результатов проведенных внутренних контрольных мероприятий Основными отчетными документами по результатам проведенных внутренних контрольных мероприятий могут являться: • рабочий отчет (или реестр нарушений) по итогам проведенных внутренних контрольных мероприятий; • отчет о внутренней проверке; • отчет о внутренней ревизии; • акт внутренней ревизии; • аналитический отчет; • рабочий отчет проверяющего (рабочая тетрадь); • докладная записка (или краткая аналитическая справка, если не были выявлены нарушения или характер нарушений несущественный); • презентация. Рабочий отчет (реестр нарушений) Предварительным отчетным документом проверяющего (ревизора, контролера) является рабочий отчет или реестр нарушений. Данный документ фактически представляет собой хронологию событий всех дней, в течение которых проводилось внутреннее контрольное мероприятие, и в обязательном порядке обязан содержать: номер, дату и время составления, факты нарушений, характер нарушений, правовую основу (ссылку на нарушение законодательных, нормативно-правовых актов или внутренних приказов и распоряжений), сведения о предполагаемых причинах нарушений, возможные и фактические последствия и предварительную оценку возможных и фактических последствий выявленных нарушений. Также приводится предварительный расчет суммы предполагаемого и фактического ущерба, причиненного и который впоследствии мог быть причинен в результате совершенного нарушения, злоупотребления и т.д. На основании информации рабочего отчета (реестра нарушений) формируется краткое описание нарушений и их возможных последствий для включения в итоговый отчет о внутренней проверке или ревизии.
139
2. Формирование комплексной системы
Отчет о внутренней проверке Отчет о внутренней проверке или ревизии должен содержать только проверенные факты, их объективную и четкую оценку и ограничиваться изложением наиболее значимых результатов проведенного внутреннего контрольного мероприятия. Отчет о внутренней проверке или внутренней ревизии должен иметь четкую структуру и давать пользователю исчерпывающую информацию о предмете и результатах проведенного внутреннего контрольного мероприятия. Во вводной части отчета о внутренней проверке или внутренней ревизии требуется привести следующие сведения: • наименование документа (отчет); • наименование внутреннего контрольного мероприятия (внутренняя проверка или ревизия); • дата и номер приказа (решения собственников) о проведении внутренней проверки или ревизии; • объект внутреннего контрольного мероприятия (наименование организации); • предмет внутреннего контрольного мероприятия (наименование бизнес-процессов, направлений или участков хозяйственной деятельности, наименование хозяйственных операций, по отношению к которым проводится внутреннее контрольное мероприятие); • установленные сроки проведения внутреннего контрольного мероприятия; • период фактического проведения внутреннего контрольного мероприятия; • состав группы проверяющих с обязательным указанием ФИО, должности; • дата подготовки отчета. В первой части отчета о внутренней проверке или внутренней ревизии необходимо отразить ключевые элементы проведения внутренней проверки или ревизии, дать описание обстоятельств, краткие основные выводы по результатам проведенной внутренней проверки или ревизии с общим описанием всех нарушений,
140
2.5. Процедуры оформления и представления результатов
недобросовестных действий, злоупотреблений, недостатков, выявленных в ходе внутренней проверки или ревизии (выводы могут приводиться в конце отчета в зависимости от формата, установленного в организации и утвержденного собственниками), рекомендации по устранению недостатков и пресечению мошеннических действий, предложения по мерам воздействия в отношении подозреваемых. Во второй части отчета о внутренней проверке или внутренней ревизии рекомендуется указывать основные сведения об организациях и физических лицах, имеющих непосредственное отношение к фактам нарушений и злоупотреблений. В третьей части отчета о внутренней проверке или внутренней ревизии следует отразить все выявленные механизмы мошенничества с указанием хронологии действий лиц, подозреваемых в мошенничестве (в случае, если в ходе проведения контрольного мероприятия выявлены различные временные периоды). Эта информация может быть проиллюстрирована схемами и рисунками, которые целесообразно привести в приложениях к отчету. Четвертая часть отчета о внутренней проверке или внутренней ревизии должна содержать обоснования, расчеты, данные инвентаризаций, контрольных выборок и иную информацию, которые прямо или косвенно доказывают факты совершения мошеннических действий, и комментарии о предположительных причинах их возникновения. В данном разделе рекомендуется указать ориентировочные суммы ущерба, в том числе расчет фактически причиненного ущерба в результате мошеннических действий (если таковой имеется), и расчетный потенциальный (прогнозируемый) ущерб с применением обоснованного метода его оценки, с указанием расчета издержек, связанных с проведением текущего внутреннего и последующего контрольного мероприятия для более точного установления величины ущерба от мошеннических действий. Каждый отчет о внутренней проверке или ревизии должен быть подписан всеми членами группы проверяющих, непосредственно
141
2. Формирование комплексной системы
принимавшими участие в проведении внутренней проверки или ревизии. В качестве приложений к отчету о внутренней проверке или ревизии могут приводиться дополнительные схемы, рисунки, отдельные документальные свидетельства и объяснительные записки. По итогам проведенного внутреннего контрольного мероприятия на основании обобщения, классификации и анализа всей имеющейся информации сотрудниками службы внутреннего контроля формируется предварительный аналитический отчет. Имеющаяся первичная документация (записи бесед, объяснительные и докладные записки, копии первичных документов и т.д.) прилагается к аналитическому отчету. В аналитическом отчете должны быть освещены следующие вопросы: • способ совершения мошенничества; • причины его совершения; • возможности, которыми воспользовались участники мошеннических действий; • способы и методы контроля, оказавшиеся неэффективными для предупреждения случаев мошенничества; • характеристика психологического климата в коллективе и оценка самими работниками проверяемой организации выявленных фактов мошенничества; • действия и роль непосредственного руководителя подразделения, по результатам работы которого проверяющими были выявлены факты мошенничества; • наличие и влияние ошибок при реализации кадровой политики на предприятии или в холдинге; • обзор состояния внешней среды с учетом действующих законодательных норм; • мнения отдельных работников проверяемой организации в отношении решений и действий должностных лиц, оценка поведения и мнения руководящего состава. Примерная форма докладной записки, составленной по результатам расследования фактов подозрений в мошенничестве, представлена в приложении 2.Г к настоящей работе.
142
2.5. Процедуры оформления и представления результатов
Акт внутренней ревизии По итогам проведения внутренней ревизии составляется акт внутренней ревизии. Оптимальный объем акта внутренней ревизии не должен превышать 5–10 страниц. Акт внутренней ревизии обязан содержать строго фиксированные и доказанные факты без выводов и рекомендаций (в отдельных случаях по требованию собственников в акты внутренней ревизии могут включаться выводы и рекомендации). Помимо выявленных недостатков и ошибок, нарушений и злоупотреблений, требующих устранения, в документе отражаются ошибки, которые были устранены в ходе проверки. Акт внутренней ревизии рекомендуется составлять четким и профессиональным языком – не следует применять сослагательное наклонение и причастные обороты. Акт внутренней ревизии может направляться строго в адрес собственников проверяемой организации. По решению собственников проверяемой организации акт внутренней ревизии и приложения к нему могут направляться в адрес исполнительных органов проверяемой организации, которые должны в течение от трех до семи дней подготовить план устранения недостатков, выступить с предложением о наказании сотрудников, виновных в нарушениях и злоупотреблениях. План устранения недостатков, выявленных в ходе проверки, рассматривается и утверждается с участием ревизоров, непосредственно проводивших внутреннюю ревизию. Дополнительно к акту внутренней ревизии может создаваться специальный отчет или докладная записка (специальный отчет) с изложением выводов, предположений, рекомендаций и оценок действий должностных лиц, допустивших умышленно или по неосторожности случаи нарушений и злоупотреблений. Как правило, докладная записка направляется исключительно в адрес собственников проверяемой организации. В докладной записке приводятся основные выводы, а также предложения и рекомендации, производится неформальная оценка стиля управления проверяемой организации, приводятся имеющиеся данные по фактам выявленных нарушений.
143
2. Формирование комплексной системы
Приложением к акту внутренней ревизии может являться аналитический отчет, который содержит описание и оценку рисков, описание контрольной среды, выводы относительно эффективности управления, результаты анализа основных финансовых показателей, имеющиеся резервы и предложения по экономии ресурсов организации. После подведения результатов проверки и подготовки отчета в адрес собственников или инициатора внутреннего контрольного мероприятия направляется письмо руководителя контрольного органа с приложением к нему акта (справки), докладной записки аналитического отчета. Для доклада и представления результатов всех проведенных внутренних контрольных мероприятий собственникам бизнеса целесообразно подготовить наглядную презентацию, в которой следует осветить основные итоги проведенного внутреннего контрольного мероприятия и выявленные факты нарушений. Рекомендуемый объем презентации должен составлять 3–4 листа формата А4 или А3. По результатам проведенных внутренних контрольных мероприятий после согласования и утверждения итоговых документов с руководителем органа внутреннего контроля и инициатором внутренних контрольных мероприятий (собственники, органы управления) на основании предложений и рекомендаций органа внутреннего контроля, изложенных в докладной записке, готовится распоряжение по устранению выявленных недостатков. В адрес исполнительного органа по согласованию с собственниками направляются материалы проверки: акт, аналитический отчет (в отдельных случаях), распоряжение руководства или резолюция руководителя на документе. На основании полученных материалов руководство проверяемой организации составляет план мероприятий по исправлению выявленных нарушений и недостатков с назначением ответственных лиц и сроков по каждому мероприятию. После согласования плана с контрольным органом издаются соответствующие внутренние приказы и распоряжения по организации.
144
2.5. Процедуры оформления и представления результатов
По результатам проведенного контрольного мероприятия руководитель принимает решение о соответствии виновного сотрудника занимаемой должности. По итогам деятельности контрольного органа, например, за месяц (квартал, год) составляется специальный отчет, в котором обобщаются все основные итоги всех проведенных внутренних контрольных мероприятий, указываются важные замечания и суммы нанесенного ущерба, даются рекомендации по устранению нарушений и их последствий, указываются работники, ответственные за их осуществление. Пример акта внутренней проверки представлен в приложении 2.В к настоящей работе. Форма акта внутренней проверки по содержанию обычно совпадает с формой акта внутренней ревизии, отличием является наличие в акте внутренней ревизии более жестких и детальных формулировок и выводов, тогда как в акте внутренней проверки выводы носят общий и обзорный характер. Данная форма может использоваться для подготовки актов внутренней ревизии и представления собственникам бизнеса, а также позволяет оценить экономическую эффективность деятельности контрольного органа за определенный период.
2.5.2. Оценка результатов внутренних контрольных мероприятий и выработка рекомендаций При формировании выводов по результатам проведенной проверки важно правильно классифицировать причины ошибок в действиях персонала проверяемой организации, повлекших за собой выявленные нарушения, злоупотребления и недостатки. Различают следующие виды ошибок: • технические (по неосторожности, вследствие невнимательности); • ошибки, связанные с некомпетентностью персонала; • умышленные ошибки (фальсификация данных);
145