Digizine

DigiZine UITGAVE VAN IDB GROEP

Hazenberg Bouw Over de rol van digitaliseren en het Nieuwe Werken

Rehamij moderniseert ICT-infrastructuur Grip op proces vergroot de kans op succes Stappen en handvatten voor optimalisatie bedrijfsprocessen

“DigiOffice past bij ons�

Salverda over projectgebonden werken

DigiZine

1

Inhoudsopgave

12 14 14 Bedrijfsprocessen 6 3 Voorwoord

4 DigiOffice Uitgelicht

DigiOffice voor SharePoint - Vrije entiteiten - DigiOffice voor Outlook.

6 Klantcase Salverda

“DigiOffice past bij ons.”

Bouwbedrijf Salverda over projectgebonden werken.

11 Netwerk

MarktMonitor over naar Office 365.

optimaliseren Stappen en handvatten voor procesverbetering. De rol van DigiOffice.

Nieuwe DigiOffice klanten Een afspiegeling van nieuwe DigiOffice klanten.

22

22

24 Klant in Beeld - Hazenberg

Over bundeling van krachten, digitalisering en Het Nieuwe Werken.

De kracht van DigiLunches - kennisoverdracht DigiOffice.

De speciale SharePointsite voor project Eusebiustoren van Aannemingsmaatschappij Nico de Bont.

29 Column ‘Lessons learned’

door Jacques Pet, Senior Consultant, over ervaringen en ‘lessons learned’ uit de werkstroompraktijk.

Partnerpagina: GMS IDB Groep werkt met verschillende partners samen. Deze keer aandacht voor GMS Digitaliseert, specialist in het scannen van archieven.

24

12 Digitale servers optimalise- 30 ren processen bij Rehamij Leverancier van persoonlijke beschermingsmiddelen moderniseert ICT-omgeving voor optimalisatie van bedrijfsprocessen.

30

Colofon DigiZine is een uitgave van IDB Groep en wordt verspreid onder haar klanten en geïnteresseerden.

Redactie en vormgeving Arjan Kronenburcht (vormgeving) Margolize Sieverink (redactie) Redactieadres Postbus 121, 3440 AC Woerden T (0348) 46 55 00 digizine@idbgroep.nl

2

DigiZine

Fotografie, afbeeldingen Fotograaf Bart van Vlijmen - foto project Tilburg Groeseind voor Janssen de Jong Projectontwikkeling.

Druk Ecodrukkers Nieuwkoop

Internet www.idbgroep.nl www.digioffice.nl Copyright Niets in deze uitgave mag zonder voorafgaande schriftelijke toestemming van de redactie worden overgenomen, gekopieerd, vermenigvuldigd en gebruikt.

Voorwoord Niels van der Steenhoven

Plan, do, check & act!

In deze DigiZine komen in meerdere artikelen de onderwerpen optimalisatie, vernieuwing, verbetering en verandering van bedrijfsprocessen ter sprake. In het ontwikkeltraject komen deze termen ook veelvuldig terug.

Ieder ontwikkelproces bestaat daarbij uit de repeterende onderdelen ‘Plan’, ‘Do’, ‘Check’ & ‘Act’. Altijd uitgevoerd op de, voor heel IDB Groep kenmerkende, pragmatische wijze.

Op de ontwikkelafdeling werken we dagelijks aan uitbreiding en verbetering van programma’s om ze nog mooier te maken. Daarbij lopen er allerlei processen tegelijkertijd. Zo zijn onze software engineers hard bezig met aanvullingen in DigiOffice zodat u het straks nog gemakkelijker aan kunt laten sluiten op processen uit andere business applicaties zoals bijvoorbeeld uw ERP- of HRM-systeem. Een voorbeeld hiervan is onder

andere ‘Vrije entiteiten’ dat u in staat stelt uw eigen gegevensmodel in DigiOffice op te zetten zoals de auto’s uit uw wagenpark, inkooporders of verkooporders van uw klanten.

Een ander deel van het ontwikkelteam is met een vertegenwoordiging uit de klantgroep aan de slag gegaan met de modernisering van DigiBouw.

Dit softwareprogramma, dat ingezet wordt bij bouw- , techniek- en infrabedrijven, ondergaat een metamorfose van traditionele lokale software naar een webbased versie. Het is een enorm traject met een doorlooptijd van enkele jaren waarin we alle bestaande DigiBouw functionaliteiten evalueren en waar nodig verbeteren.

Weer een ander proces is onze verbinding met SharePoint. Er zijn allerlei stappen ondernomen om bedrijven die SharePoint als startpunt zien, te

kunnen bedienen met DigiOffice-functionaliteit. Soms met de volledige DMS-module, in andere gevallen met afgeslankte maar functionele huisstijltoepassingen. We werken er naartoe dat er op termijn vanaf iedere plek huisstijldocumenten aangemaakt kunnen worden zonder dat er lokale software nodig is. Daarvoor onderzoeken we de koppelingsmogelijkheden met SharePoint Online en Office 365.

Veel processen dus die tegelijkertijd lopen, drukke tijden voor de ontwikkelaars. Waar wij als bedrijf en ontwikkelteam erg trots op zijn, is dat onze inspanningen voor DigiOffice vanuit de Rijksdienst voor Ondernemend Nederland (RVO) al jaren aangemerkt en gewaardeerd wordt als ‘Speur- en Ontwikkelwerk’.

Plan, do, check & act. Geen loze term, maar praktijk. Welke rol DigiOffice, IDB Groep en uzelf daarin kunnen spelen, vindt u terug in de verschillende items in deze DigiZine.

Veel leesplezier!

Niels van der Steenhoven Directeur Ontwikkeling

DigiZine

3

DigiOffice Uitgelicht

Vrije entiteiten Uw eigen gegevensmodel in DigiOffice DigiOffice is sterk in het registreren van documenten, dossiers, projecten, relaties, personen en acties. Dit zijn vaste, ingebouwde DigiOffice entiteiten met aanverwante functionaliteit.

Maar wat als uw organisatie voornamelijk werkt met bijvoorbeeld auto’s, producten, vastgoed, licenties, installaties, polissen, reizigers, schepen, vergaderingen, klachten of patiënten?

Tot nu toe konden deze gegevens minder goed of niet ondergebracht worden bij de vaste entiteiten. De oplossing hiervoor is vrije entiteiten.

Met vrije entiteiten bent u zelf in staat om eenvoudig een gegevensmodel op te zetten. Vrije entiteiten hebben standaard de beschikking over krachtige DigiOffice functies zoals

werkstromen, navigatiestructuur, taken, objectbeveiliging, weergave- en zoekfuncties, logboek, synchronisatie en het koppelen van documenten.

Er kunnen ook associaties (verbindingen) gelegd worden tussen vrije entiteiten en/of met vaste DigiOffice entiteiten. Als voorbeeld dient wagenparkbeheer. Bij de vrije entiteit ‘auto bestuurder’ is dan een associ-

atie te maken naar de vaste entiteit ‘persoon’. Bovendien kunt u documenten koppelen aan de auto zoals verzekeringen, offerte, schaderapporten, bekeuringen, etc. Zo houdt u overzicht op uw wagenpark.

De module ‘vrije entiteiten’ is beschikbaar vanaf DigiOffice release 2015.1.

DigiOffice voor SharePoint Veel bedrijven gebruiken SharePoint als samenwerkplatform en startpunt voor hun werkzaamheden. Wie werkt vanuit portalen, wil documenten die

al in SharePoint staan gemakkelijk kunnen registreren, nieuwe documenten kunnen aanmaken en snel relevante dossiers en stukken terug kunnen vinden. DigiOffice voor SharePoint komt aan die wensen tegemoet en vult deze aan met de mogelijkheid om documenten direct in huisstijl op te stellen.

DigiOffice voor SharePoint is qua ribbon, knoppen en functionaliteit vergelijkbaar met bijvoorbeeld WhiteOffice en MailOffice - enkele van de Office-applicaties in DigiOffice.

De plug-in DigiOffice voor SharePoint kan documenten volledig automatisch met de gewenste metadata registreren. Ook zijn er opties om DigiOffice de opslag van een document te laten bepalen of om het op de bestaande SharePoint-locatie vast te leggen.

Met DigiOffice voor SharePoint is er een optie bij gekomen om de aanmaak en registratie van documenten gecontroleerd te laten verlopen.

Alle documenten in één systeem. Het maakt niet uit of u een document nu start vanuit een Microsoft Officeapplicatie, vanuit een project in DigiOffice of vanuit SharePoint.

4

DigiZine

DigiOffice Uitgelicht

Actuele voorbeeldweergave document Bij het opzoeken van digitale documenten is het fijn om naast de algemene gegevens ook een beeld te hebben van de inhoud. Zeker als het gaat om afbeeldingen, presentaties of Office-bestanden. De werkruimte documenten van DigiOffice laat daarom in een leesvenster een voorbeeldweergave van ieder document zien.

Zo kunt u snel kennis nemen van de inhoud zonder over de betreffende applicatie te hoeven beschikken of deze te openen. Het document is vanuit dit leesvenster zelfs te printen.

Als voorbeeldformaat is gekozen voor het algemeen gangbare PDF dat de meeste bestandstypen goed weergeeft. De tool is zo ontwikkeld dat de voorbeeldweergave ook beschikbaar is als het document van buitenaf, via internet of extranet, wordt opgevraagd. Als het geregistreerde document verandert, ververst DigiOffice ook de weergave. Als er aan een geregistreerd document andere registraties zijn gekoppeld (zoals een bijlage bij een factuur), zijn deze via de voorbeeldweergave ook in te zien.

In combinatie met de huisstijlmodule WhiteOffice kunt u in Word een samenvoegdocument uitsplitsen naar meerdere documenten. Het voordeel daarvan is dat ieder document zijn eigen voorbeeldweergave krijgt en u daarmee de optie hebt om ze via DigiOffice extranet aan de juiste personen beschikbaar te stellen.

Voorbeelden Dat u het document direct in PDF kunt inzien is handig omdat u alle informatie direct en overzichtelijk bij de hand hebt. Stelt u zich bijvoorbeeld de volgende situatie voor. Een leverancier belt met de vraag wanneer een bepaalde factuur betaald wordt.

U zoekt tijdens het telefoongesprek

Na het uitklappen van de voorbeeldweergave zijn alle pagina’s direct inzichtelijk.

de firma en de betreffende factuur op in DigiOffice. De voorbeeldweergave ziet u direct in uw scherm terug. In combinatie met werkstromen is dan ook te achterhalen in welke fase de factuur zich bevindt. Door een koppeling met het boekhoudpakket kunt u met een druk op de knop in hetzelfde scherm ook de betaalgegevens inzien.

U kunt uw leverancier dus direct een duidelijk antwoord geven.

Een ander voorbeeld is die van een projectteam waarin collega’s, leveranciers en opdrachtgever samen aan een project werken. Alle in DigiOffice geregistreerde projectinformatie kan via het Extranet gecontroleerd en beveiligd gedeeld worden met derden.

De weergave maakt het mogelijk dat zij de inhoud kunnen lezen zonder de juiste softwareapplicatie te hebben of te openen.

DigiOffice voor Outlook DigiOffice voor Outlook is een optionele module voor Outlook waarmee e-mails sneller zijn te registreren in het DMS. Dat gebeurt via het slepen van de email(s) naar een paneel aan de rechterzijde van het Outlook scherm. Het plaatsen van de e-mails in het paneel zorgt op de achtergrond voor de vastlegging in het DMS. Het paneel bevat vergelijkbare opties – navigatie en verkenners – als de DigiOffice werkruimte ‘Documenten’, maar dan nu bedoeld om de e-mails hier in te slepen zodat ze direct met de juiste metadata worden geregistreerd.

DigiOffice voor Outlook is beschikbaar vanaf DigiOffice release 2014.3 en hoger en werkt in Microsoft Outlook 2010 en hoger.

DigiZine

5

Klantcase Salverda

“DigiOffice past bij ons” Bouwbedrijf Salverda over projectgebonden werken.

v.l.n.r. Wilbert van de Weg (projectleider), Rick Maljaars (werkvoorbereider) en Jan Pieter Trapman (ICT).

6

DigiZine

Klantcase Salverda Bouwbedrijf Salverda realiseert zich een aantal jaar geleden naar aanleiding van een verouderd CRM, een uitpuilend archief en de wens om projectgebonden te werken dat intern het roer om moet.

De bouwer uit de omgeving Zwolle, met projecten uiteenlopend van nieuwbouw tot renovatie en van kantoorpanden tot kunstwerken (infra), kiest in de zoektocht naar een oplossing voor DigiOffice.

Dat de op het oog eenvoudige wens ‘projectgebonden werken’ nogal wat voeten in aarde heeft, blijkt als we in de voormalige archiefruimte van Salverda in gesprek gaan met betrokken medewerkers Wilbert van de Weg (projectleider), Rick Maljaars (werkvoorbereider) en Jan Pieter Trapman (ICT).

Rode lijn is dat een andere manier van werken grote impact heeft en inspanning en commitment vergt van een organisatie.

Aanleiding De vraag om verandering kwam destijds vanuit de ICT-afdeling en van projectleiders. ICT’er Jan Pieter Trapman vertelt: “Indertijd liep de hoeveelheid ongestructureerde data uit de hand. Dat kwam onder meer door de tientallen inspectiefoto’s die dagelijks binnen kwamen. We hadden wel een filestructuur, maar het was niet meer beheersbaar. Ook ontbrak een document lifecycle. Daarnaast werden er veelvuldig bestekken op CD gebrand, plottertekeningen uitgedraaid én ook nog eens verstuurd per post. Een hoge kostenpost.”

Voor projectleiders kwam de aanleiding uit een andere hoek. Wilbert van de Weg: “We hebben werken van zes miljoen, maar ook van vijftig euro.

Jaarlijks zo’n 6000 projecten. Voor de crisis werden er vaste teams op projecten gezet. Betonwerk, woning- en utiliteitsbouw waren strikt gescheiden. Dat kon toen nog omdat er voldoende projecten waren in al die sectoren. De crisis heeft de markt ingrijpend veranderd. Daar moet je als bouwbedrijf in mee wil je niet kopje onder gaan. Er kwam dus een einde aan de vaste teams. Er moest worden gerouleerd. De vraag om projectgebonden te gaan werken kwam dan ook niet uit de lucht vallen.”

Aanpak Van de Weg wordt bij het project betrokken op het moment dat Salverda voor de keuze voor DigiOffice staat.

Het selectietraject voor een leveran-

cier heeft ICT reeds doorlopen en er is een referentiebezoek ingepland.

Het bezoek verloopt positief. Salverda kiest voor DigiOffice.

Voor de aanpak werkt IDB Groep altijd volgens de PRINCE2-projectmanagement principes. Dat betekent dat de invoering in fasen wordt opgedeeld en uitgevoerd Bij beide bedrijven zijn projectleiders aangewezen. Ook is er een stuurgroep en een werkgroep gevormd.

Bij Salverda bestond de werkgroep uit ICT, een calculator, een projectleider, een directiesecretaresse en een werkvoorbereider. Zij hebben samen met de projectleider en consultant van IDB Groep de inrichting bepaald van DigiOffice. Toen dit eenmaal vast stond, zijn er testers uitgezocht

Over Salverda Salverda is al meer dan 60 jaar een begrip in Zwolle en omgeving. Het bedrijf bouwt nieuwe woningen en utiliteitspanden, doet onderhouds- en renovatieprojecten voor zowel woningcorporaties, bedrijfspanden als hotels en is daarnaast operationeel in betonbouw en -renovatie. Salverda maakt deel uit van de Schagen Groep dat zich richt op wegenbouw en over een eigen betoncentrale beschikt.

Salverda is al jaren ISO-9001 en VCA**-gecertificeerd, werkt volgens ISO26000 en voldeed als één van de eerste bouwbedrijven in Nederland aan de ISO14001 norm. Ook zijn ze in bezit van een FSC®- een CO2prestatieladder certificaat. Geen doelen op zich, maar onderdeel van krachtige ambities om als bedrijf continu te verbeteren en bij te dragen aan een gezonde, duurzame samenleving.

Vakmanschap, vertrouwen en betrokkenheid zijn kernbegrippen voor Salverda. Ieder project in elke discipline steunt op betrokken vakmensen, zowel uit de eigen gelederen als bij toeleveranciers, die hun specialistische kennis inzetten om goed werk en kwaliteit af te leveren.

DigiZine

7

Klantcase Salverda die op kleine schaal testprojecten hebben uitgevoerd. Om de gehele organisatie kennis te laten maken met de look and feel van DigiOffice organiseerde Wilbert van de Weg een kantinebijeenkomst. Zo kreeg iedereen een eerste indruk van DigiOffice.

In een later stadium is in kleine groepen de cursus DigiOffice gegeven door IDB Groep.

Leerweg De implementatie van DigiOffice bij Salverda is een leerweg geweest voor beide partijen. Terugkijkend zegt projectleider Van de Weg: “Voor de consultant is DigiOffice gesneden koek en onze ICT snapte het allemaal wel, maar wij gebruikers niet. We spraken niet dezelfde taal. Dat is af en toe best frustrerend geweest. We wilden ook alles in één keer. Daardoor hebben we teveel hooi op onze vork genomen.” Een intern projectleider is extreem belangrijk om een project te laten slagen. Ook de rol van de werkgroep moet niet worden onderschat. Hoewel een consultant DigiOffice het beste kent en weet hoe het bedrijfsprocessen kan ondersteunen en vergemakkelijken, is hij bij de

inrichting van DigiOffice sterk afhankelijk van de werkgroep. Zij kennen de bedrijfscultuur en werkwijze.

Werkgroepleden moeten daarom een eenduidige visie formuleren over hoe het systeem voor hen moet gaan werken. Die visie moet intern sterk uitgedragen worden om draagvlak te creëren voor de andere werkwijze. Een optimale inzet van DigiOffice komt dan de hele organisatie ten goede.

IDB Groep Ronald van der Draai, consultant Implementatie & Ondersteuning van IDB Groep, vertelt: “Van de implementatie bij Salverda hebben wij ook geleerd. In latere projecten zijn de diverse modules al niet meer tegelijkertijd ingericht en opgeleverd.

Wij adviseren altijd eerst het CRM en Huisstijlgedeelte van DigiOffice neer te zetten.”

Over het verloop van het traject vertelt ICT’er Jan Pieter Trapman: “De mogelijkheden van DigiOffice zijn enorm. Wij hebben in het begin misschien iets te veel geprobeerd om onze werkwijze in DigiOffice te brengen. In plaats van andersom.

Daar zijn we wel met zachte hand op gewezen. Dat er eerst een basis moet staan voordat je verder kunt.”

De samenwerking tussen Salverda/ Schagen Groep en IDB Groep noemt hij goed. Het contact is direct en issues worden direct opgepakt. “Er zijn altijd dingen die beter kunnen, maar dat geldt aan onze kant ook,” aldus Trapman.

Intussen is het DMS volwassen geworden. De zienswijze van IDB Groep op product en projectaanpak is ook standvastig. “Tijdens de implementatie bij Salverda zijn we begonnen om een standaard basisimplementatie DMS op papier te zetten. Dankzij de kritische houding van de projectleden van Salverda en de ervaringen die we bij andere bedrijven hebben opgedaan, is er nu een basisinrichting beschikbaar. Die wordt als eerste neergezet bij een klant. Daarna wordt van alle andere specifieke en afwijkende wensen goed gekeken hoe deze zich verhouden tot de standaard.

Daarnaast hameren we bij mogelijke opdrachtgevers niet alleen op het belang van draagvlak en de interne projectleiding, we vertellen ook over de impact van een andere manier van werken. Men denkt vaak naadloos over te kunnen stappen omdat medewerkers toch al gewend zijn aan de computer. Dat is echt te kort door de bocht,” aldus Van der Draai.

Wilbert van de Weg Wilbert van de Weg werkt sinds 1999 bij Salverda. Begon na zijn opleiding MTS Bouwkunde als werkvoorbereider. Heeft dit zeven jaar gedaan; vooral seriematige woningbouw. Nu is hij projectleider op zowel betonwerk, woning- als utiliteitsbouw. Daarnaast is Wilbert lid van het managementteam. In beide hoedanigheden maakt hij zich sterk voor een goed gebruik van DigiOffice. Hij wordt niet voor niets binnen Salverda ook wel Mr. DigiOffice genoemd.

8

DigiZine

Resultaat Een aantal jaar werkt Salverda nu met DigiOffice. Het is bedrijfsbreed uitgerold. Projectleider Van de Weg is heel enthousiast omdat DigiOffice het projectmatig werken mogelijk heeft gemaakt. Hij is een absolute DigiOffice ambassadeur. “Ik ben ervan overtuigd dat DigiOffice past bij Salverda.

De beoogde doelstelling is gehaald.

We hebben alle lopende en nieuwe projecten in DigiOffice overgenomen.

Klantcase Salverda Het pakket is leidend. De rechten zijn goed ingericht en er zit snelheid in de manier van werken,” aldus de projectleider die van zijn overige teamleden eist dat zij DigiOffice goed gebruiken.

Bij een van de eerste projecten na invoering van DigiOffice werkten projectleider Van de Weg en werkvoorbereider Rick Maljaars samen. Bij een gemiddelde bouw zijn zo’n vijftig partijen betrokken. Een werkvoorbereider heeft met allemaal op enig moment contact: van de grondwerker tot de kozijnenmaker, van de betonbewapening tot de dakpannenleverancier.

Vooral de timing is erg belangrijk.

Iedereen moet op tijd aan de slag, digitale tekeningen moeten gedeeld, offertes vergeleken en levertijden in de gaten gehouden worden.

Maljaars is vanaf de testfase betrokken bij de invoering van DigiOffice en een enthousiast DigiOffice-gebruiker: “Er is een enorm verschil met hoe het er zeven jaar geleden aan toe ging.

Toen namen alleen tekeningen al 12 ordners in beslag. Iedereen had zijn eigen mapje en manier van structureren. Sommigen hielden zelfs alles bij in Outlookmapjes. Veel hing af van de individuele discipline om alles netjes

Rick Maljaars Rick Maljaars is na zijn MBO-opleiding Bouwkunde in 2007 als werkvoorbereider bij Salverda aan de slag gegaan. Zijn werk omvat alles vanaf de fundering tot aan het straatwerk. Dan gaat het om de inrichting van de bouwplaats, het opvragen van offertes, het controleren van tekeningen, contractvorming en de facturering. Rick was tester tijdens de invoering van DigiOffice en is een enthousiast gebruiker en ambassadeur van de software.

te bewaren. Het dataverkeer rees de pan uit.”

Praktijk Over de overgang naar DigiOffice zegt hij: “Goed, het was even wennen maar uiteindelijk is het op deze manier veel prettiger werken. Alle informatie, documentatie en correspondentie op een plek. Adressen worden beter beheerd. Contracten zijn gemakkelijker op te stellen en bij het project te bewaren.” Vooral bij

Jan Pieter Trapman Jan Pieter Trapman verzorgt samen met Peter Uitslag en Bert-Jan Boessenkool de ICT voor zowel Salverda als de Schagen Groep. ICT acteert vooral vraag gestuurd en neemt een aparte en onafhankelijke plek in bij beide organisaties. De afdeling is verantwoordelijk voor het reilen en zeilen van de in totaal 200 werkplekken van beide bedrijven.

grote projecten ziet hij het enorme nut van e-mailregistratie, een goed bijgehouden CRM en het juist vullen van het DMS. “Dat alle uitgaande mail wordt geregistreerd, maar dat je dat ook met binnenkomende mail kunt doen, is heel fijn. Maar misschien is het prettigste nog wel dat je alles gemakkelijk kunt terugzoeken. Op verschillende kenmerken en manieren. En iedereen kan op dezelfde manier werken.”

Soms tikt hij collega’s weleens op de vingers als zij zaken onvolledig of niet invullen of registreren.

Papierloos werken wordt ook extern gemakkelijker geaccepteerd. Als het contact met een onderaannemer erg goed is, vraagt hij wel eens of ze in de onderwerpregel van hun mail al willen zetten waar het om gaat. Dit vergemakkelijkt zijn werk. Als laatste groep zijn de uitvoerders bij het projectgebonden werken in DigiOffice betrokken. Ze hebben allemaal een 4G-verbinding op de bouwplaats gekregen.

Maljaars: “Nu DigiOffice ook bij de uitvoerders is uitgerold, start een hele nieuwe fase. Ze zullen veel

DigiZine

9

Klantcase Salverda

10

DigiZine

Klantcase Salverda / Netwerk sneller op de hoogte zijn, omdat zij zelf alle documentatie rondom het project kunnen inzien. De lijnen zijn ook korter. Misschien dat er de eerste periode nog veelvuldig ondersteuning nodig zal zijn als we de uitvoerder op de bouwplaats bezoeken voor overleg. Als zij het nut eenmaal hebben ervaren, zijn ze net zo enthousiast als wij.”

Return on Investment (ROI) ICT wist precies wat ze met DigiOffice voor ogen had en vindt dat de software zich heeft bewezen. Jan Pieter Trapman vindt het moeilijk om de ROI in geld uit te drukken. “De winst zit op de lange termijn vooral in de back-ups en tapes. Daarnaast zijn de printkosten en verzendkosten

aanzienlijk teruggelopen en heeft bijna niemand meer fysieke mappen. Er is een enorme efficiencyslag gemaakt, ook aan de achterkant,” zegt Trapman.

Toekomst Met het weer volledig opgaan in Schagen Groep heeft Salverda onlangs haar huisstijl aangepast. In dat traject heeft Trapman de grote voordelen van DigiOffice teruggezien: “Dat was bij wijze van spreken in een halve dag voor elkaar na een belletje naar huisstijlprogrammeur Tilly Koot van IDB Groep. Geweldig!” Nu is Schagen Groep zelf aan de beurt. ICT pakt het project daar anders aan en rolt eerst CRM en Huisstijl uit. Bij een eventuele in-

voering van DMS wordt de standaard neergezet.

De collega’s Van de Weg, Trapman en Maljaars zijn ervan overtuigd dat er nog veel winst te behalen valt uit DigiOffice. Op termijn is er interesse in werkstromen, extranet en wellicht in modules van DigiBouw. Ook het koppelen aan het ERP en SharePoint en het regelen van projectdocumenten en correspondentie in samenwerkingsverbanden heeft hun aandacht.

Hierin wordt het belang van open overleg met IDB Groep over de ondersteuning van hun bedrijfsprocessen vanuit DigiOffice onderkend. Van de Weg: “De eilanden zijn verdwenen, maar we kunnen DigiOffice nog veel beter inzetten. Daar blijf ik iedereen iedere keer weer van doordringen.”

MarktMonitor over naar Office 365 MarktMonitor B.V. uit Woerden voert onderzoek uit op het snijvlak van arbeidsmarkt, innovaties en scholing voor bedrijfsleven, kenniscentra, organisaties en overheid. Daarnaast geven ze beleidsadvies en cursussen, voeren secretariaat voor derden en beheren kennisportalen. Voor al deze taken gebruikt men op kantoor, bij opdrachtgevers en op overige locaties e-mail, Microsoft Office en centrale opslag van documenten.

nement te koop. MarktMonitor neemt Exchange Online, Skype for Business Online en Microsoft Office af.

Bij Office 365 horen softwareupdates, installatieopties van Office per gebruiker, ruime mailboxen, beveiliging tegen virussen, SPAM en malware, back-up en 1TB Onedrive per gebruiker. Office 365 is er

in een web- en desktopversie. De webversie gebruikt een webbrowser, bij de desktopversie is Office lokaal of in een Remote Desktop omgeving geïnstalleerd.

Meer weten over Office 365 in uw bedrijf? Wij, Microsoft Gold Partner, adviseren u graag.

Omdat servers en Office-versie verouderd waren, bekeek MarktMonitor samen met IDB Groep de opties. Er is gekozen voor een hybride oplossing: één server in combinatie met Office 365. De server meldt gebruikers op het domein en Office 365 aan, is printer- en opslagserver. Office 365 is een online dienst met de zelfstandige producten Exchange Online, SharePoint Online, Skype for Business Online (voorheen Lync Online) en Microsoft Office. Deze zijn als los product of in combinatie als abon-

DigiZine

11

Netwerk

Digitale servers optimaliseren het bedrijfsproces bij Rehamij Als leverancier van persoonlijke beschermingsmiddelen voor de bouwsector, heeft groothandel Rehamij in Bergambacht de gevolgen van de economische crisis flink gevoeld. In dergelijke omstandigheden komt een forse besparing op de ICT kosten door modernisering van de ICT-infrastructuur goed van pas. Tel daarbij de winst door efficiëntere en eenvoudiger te beheren bedrijfsprocessen.

De afgelopen jaren is ICT steeds belangrijk geworden voor Rehamij.

“Door voortgaande automatisering is ICT een bedrijfskritisch onderdeel voor Rehamij geworden”, vertelt Rob Mulder, bij Rehamij verantwoordelijk voor ICT en logistiek. Te denken valt aan de upgrade van een Exchange server die IDB Groep heeft verzorgd.

12

DigiZine

“Daardoor kunnen we orderbevestigingen en facturen nu vol automatisch vanuit een ERP-pakket verzenden. Dat levert ons een gigantische kostenbesparing op omdat we niet meer alles hoeven te printen en per post te versturen.” Het is een van de voorbeelden die laat zien dat de inzet van IDB de bedrijfsprocessen bij Rehamij eenvoudiger en efficiënter maakt.

Een veel omvangrijker project, dat veel meer besparingen opleverde, was het vervangen van zes servers door slechts twee nieuwe. Mulder: “Op die twee nieuwe servers maakte IDB Groep zes virtuele servers aan waarop al onze data kwam te staan. Die keuze leverde bij aanschaf al een besparing op van ruim vijftig procent.”

Een extra, blijvende, meevaller is dat de airco in de serverruimte dertig procent minder energie verbruikt om-

dat die nu die nog maar twee servers hoeft te koelen.

Op de nieuwe servers staan onder meer, virtueel, een e-mailserver, een domaincontroler, een SQL-server en een Exchange-server. Samen vormen die het hart van Rehamijs ICT-infrastructuur. Het bedrijfsproces is er beter mee te beheersen dan met de zes oude servers. Mulder: “Door met virtuele servers te werken, kunnen we de belasting van de servers beter verdelen. Ook data tussen verschillende servers is beter onderling uit te wisselen en het is eenvoudiger om meer geheugen toe te wijzen.

Daardoor blijven ons ERP-systeem en

Netwerk de mailservers soepel lopen.” Om de bedrijfsprocessen te bewaken, voert IDB Groep halfjaarlijkse controles uit op de servers. Bij deze zogenoemde APK-checks, wordt het hele netwerk op fouten gecontroleerd. Mulder: “In feite koop ik zo veiligheid en geruststelling.”

Vertrouwen De forse investering in nieuwe servers wilde Rehamij liever niet ineens doen. In overleg met IDB Groep vond het bedrijf een elegante oplossing, waardoor de investering waar ze voor stond beter was te behappen. Die oplossing was mogelijk dankzij het onderlinge vertrouwen dat gegroeid is in, inmiddels, dertig jaar zakelijk contact tussen beide bedrijven. Volgens Mulder is dat vertrouwen onder meer ontstaan door de bereidheid steeds proactief mee te denken over nieuwe ontwikkelingen en door de flexibele dienstverlening van IDB Groep. Die flexibiliteit bleek bijvoorbeeld toen op een nacht een grote stroomstoring de regio rond Bergambacht platlegde.

“Ik kon om half acht ’s morgens onze servers niet aan de praat krijgen”, vertelt Mulder over de ochtend na die storing. “IDB Groep was gelukkig in staat alles toch op tijd te starten.

Niemand hier in het bedrijf heeft iets van die storing gemerkt.” Was dat niet zo snel gelukt dan had het werk bij Rehamij volgens hem ongeveer twee uur stilgelegen. “Dat had ons

Rehamij In 1981 is de regenkleding- en handschoenenmaatschappij (Rehamij) opgericht. Vier jaar later verhuizen ze naar de huidige locatie aan de Ambachtstraat in Bergambacht. Van dat jaar stamt ook de rol van IDB Groep als allround ICT-adviseur. Rehamij heeft zich in 33 jaar ontwikkeld tot een importeur van zogenaamde Persoonlijke Beschermings Middelen (PBM) voor de bouwsector. Het bedrijf telt 35 medewerkers. Het levert producten van de eigen merken SafeWorker en Assent en van internationale A-merken als het Deense Mascot, het Britse 3M en het Amerikaanse Honeywell. Klanten zijn gespecialiseerde toeleveringsbedrijven in de bouwsector, zoals inkoopcombinaties, bouwmaterialenhandels en zelfstandige PBM-specialisten. Rehamij levert producten als werkhandschoenen, werkkleding en werkschoenen en producten voor oog- en oorbescherming en adem- en gezichtsbescherming.

vele euro’s aan omzet gekost”, rekent Mulder snel voor. Al zou wel, erkent hij later, de schade op termijn grotendeels zijn ingelopen.

Rehamij voorziet groei in de komende jaren. Een deel daarvan zal te danken zijn aan een toenemende online dienstverlening via mobiele devices zoals smartphones en tablets.

Daarvoor zal de ICT-infrastructuur mee veranderen en ook dat zal van

invloed zijn op bedrijfsprocessen. De offerteaanvragen en bestellingen die online binnenkomen zullen tenslotte ook efficiënt moeten worden verwerkt. Daardoor zal de sleutelfunctie van ICT binnen Rehamij alleen maar meer toenemen.

De bijdrage van IDB Groep daaraan zal onder meer zijn dat de software die Rehamij gebruikt goed kan blijven functioneren. Mulder: “Dat lukt alleen wanneer de ICT-omgeving goed is ingericht en dat bewerkstelligt IDB Groep.” Mulder zal die processen daarom blijven optimaliseren samen met de gespecialiseerde netwerkengineers van IDB Groep. “In overleg bekijken wij of de capaciteit van onze apparatuur nog voldoet aan toekomstige eisen die onze bedrijfsprocessen stellen. In het geval vervanging beter lijkt, is het aan ons te bepalen of dat prijstechnisch interessant is, maar IDB Groep blijft voor mij de adviseur en back-up bij ICT-vragen.”

DigiZine

13

Bedrijfsprocessen optimaliseren

achtergrond

Grip op proces vergroot de kans op succes

14

DigiZine

Bedrijfsprocessen optimaliseren

achtergrond

Elk bedrijf neemt tientallen beslissingen per dag - over minder belangrijke en gewichtige zaken.

Altijd met de bedoeling de bedrijfsvoering te verbeteren. Om (meer) winst te genereren, kosten te besparen en het rendement te verhogen. Omdat een eenmaal genomen beslissing consequenties heeft, moet het management blindelings kunnen varen op beschikbare informatie en een juiste uitvoering van taken door de medewerkers.

Maar hoe vaak wordt er niet achter de feiten aan gerend en is het overzicht vertroebeld? Waarom zijn taken bijvoorbeeld niet of niet volgens afspraak uitgevoerd? Waarom duurt het soms zo lang?

Waardoor ontstaan deze situaties? En is het over een jaar ook nog aan de accountant of de belastinginspecteur uit te leggen? Dit achtergrondartikel gaat in op stappen en handvatten voor verbetering en de rol van DigiOffice bij het optimaliseren van bedrijfsprocessen.

Elke onderneming kiest zijn eigen strategie om tot resultaat te komen.

Over hoe de missie - klanten zo goed mogelijk bedienen met een product of dienst – het meest kans van slagen heeft, is uitgebreid nagedacht. En natuurlijk ook over het veilig stellen van het voortbestaan van de onderneming, efficiënt werken en het maken van winst.

Door vast te leggen wat er op termijn bereikt moet worden, ontstaan ijkpunten waaraan is af te lezen of prestaties verbeteren of verslechteren. Het bepalen van afgebakende bedrijfsdoelen helpt daarbij. Voor de ene firma betekent dat het verbeteren van omzet en verkoopeffectiviteit.

Voor een ander is klantbehoud en een betere efficiency belangrijk.

Als prestaties achter blijven en een positief resultaat uitblijft, moet er tijdig bijgestuurd kunnen worden.

Dat betekent iedere dag weer vinger aan de pols om inzichtelijk te hebben hoe het bedrijf ervoor staat.

Het management heeft dus overzicht nodig op zaken als offertetrajecten, taakuitvoering, klachtafhandeling en de financiële situatie om afdelingen en medewerkers te managen.

Alles draait daarbij om informatie uit en tijdens bedrijfsprocessen. Niet alleen de frequentie maar vooral inhoud, kwaliteit en actualiteit doen ertoe.

Sturen op informatie Stel dat het management signaleert dat verkopen achterblijven, bepaalde medewerkers hun targets niet halen of lopende trajecten wel erg lang

duren dan moeten daar verklaringen voor komen. Het management moet weten of daar ontevredenheid over product of dienst aan ten grondslag ligt. Daarom is controle op hoe snel klachten behandeld en opgelost worden belangrijk. Die informatie moet voorhanden zijn. Ook is het goed om de personeelsbezetting, hun ontwikkeling en de pieken en dalen in werkdruk en werkvoorraad in kaart te hebben.

Uit het voorgaande blijkt dat informatie cruciaal is om juiste beslissingen te kunnen nemen. Informatie die uit de bedrijfsprocessen moet komen. Geen statische data aan het eind van de maand of het kwartaal, maar dagelijkse input uit de hele organisatie. Van de werkvloer tot aan de directiekamer.

Daarvoor stellen we eisen aan de eigen organisatie, volgen we marktontwikkelingen op de voet en onderhouden we het contact met klanten en leveranciers. En naast het maken van omzet voert iedereen dagelijks allerlei werkzaamheden uit die sterk uiteen lopen, maar wel hetzelfde einddoel hebben: resultaten behalen die voor de korte en de lange termijn zijn afgesproken.

Resultaat blijft uit Er kan nog zo´n mooie strategie met bijbehorende doelstellingen bedacht zijn, het blijft bij theorie als de praktijk iets anders uitwijst.

DigiZine

15

Bedrijfsprocessen optimaliseren

achtergrond

Door middel van vier stappen is die noodzakelijke informatie te vergaren: • Breng processen in kaart • Spiegel processen aan doelstellingen • Verbeter processen • Automatiseer processen in werkstromen Processen in kaart brengen Iedere onderneming heeft routines om interne en externe klanten te bedienen. Door de processen uit de praktijk stuk voor stuk in kaart te brengen, ontstaat een blauwdruk van de dagelijkse praktijk op de werkvloer van de onderneming.

Elk proces is uniek en bij de beschrijving moeten dan ook alle aspecten aan bod komen die het verloop kunnen beïnvloeden. Dat betekent voor bijvoorbeeld de afdeling administratie een omschrijving van: • welke taken door welke medewerkers worden uitgevoerd • hoe taken worden uitgevoerd • het tijdsbestek van taken • de middelen die nodig zijn om de taken uit te kunnen voeren (werkruimte, softwarepakket, communicatiemiddelen et cetera) Het spreekt voor zich dat binnen een afdeling sprake kan zijn van meerdere (deel)processen. Daarnaast kunnen aantal en omschrijving per afdeling sterk afwijken. Eenmaal in kaart gebracht, beschikt u al over veel nuttige info voor de volgende stap.

Processen spiegelen aan doelstellingen Een duidelijk beeld hebben van elk proces van elke afdeling heeft absoluut meerwaarde. Het doel is immers dat alle processen in dienst staan van de doelstellingen. Om erachter te komen of er op deze vlakken iets uit de pas loopt, spiegelt u de processen per afdeling aan de doelstellingen. Met de verkregen informatie kunt u eva-

16

DigiZine

lueren of de bedrijfsdoelen gehaald zullen worden. Verder is hiermee te checken of de strategie werkt of moet worden bijgesteld.

Een voorbeeld Een van de doelen is bijvoorbeeld omzetverhoging. Dit heeft effect op de processen van meerdere afdelingen en disciplines. Zo moet de salesafdeling onderzoeken welke huidige werkwijzen er zijn om de doelstelling na te streven. En antwoorden krijgen op de volgende vragen: • Wat is de looptijd van een gemiddeld verkooptraject?

• Hoe is de verhouding tijd en omvang van de order?

• Hoe vaak komen verkoopverwachtingen uit?

• Hoeveel tijd besteden we p.p. aan het maken en opvolgen van offertes?

• Hoeveel nieuwe leads zijn er vorig jaar geregistreerd? Hoeveel procent daarvan is op niets uitgelopen en moeten we als verloren beschouwen?

• Wat moet de omzetratio zijn?

• Hebben we voldoende tools om de omzet te realiseren?

• Waar ligt de vraag uit de markt en hoe kunnen we daarop inspelen?

Met de verkregen uitkomst is dan te concluderen of het huidige salesproces voldoet om de doelstelling ´omzetverhoging´ te realiseren. Niet alleen de salesafdeling heeft hierin een taak. Net zo belangrijk is ervoor te zorgen dat de backoffice nieuwe orders kan verwerken en uitleveren.

Daarnaast is het voor de kwaliteitsborging wenselijk dat de klantenservice haar dienstverlening op orde kan houden. Net als de salesafdeling en de backoffice is een controle van proces en doelstelling ook voor de klantenservice een noodzakelijke stap.

Dit voorbeeld laat zien dat één bedrijfsdoelstelling de processen van meerdere afdelingen en disciplines beïnvloedt. Het bijstellen van een doel heeft dus ook op al deze onderdelen effect.

Processen verbeteren Kritisch naar processen durven kijken, creëert ruimte voor verbetering.

Processen moet u daarom – net als afdelingen en personeelsleden – managen. Dat betekent dat u ze regelmatig onder de loep moet leggen en ze dusdanig aanpassen dat werkvloer en resultaat er bij gebaat zijn.

Bedrijfsprocessen optimaliseren

achtergrond

Een voorbeeld Stelt u zich de volgende situatie eens voor bij een groothandel in behang.

Iedere dag bellen er ontevreden klanten waar hun artikelen blijven. Er volgt een intern onderzoek. Het blijkt dat de verkoopafdeling de order keurig inboekt en belooft dat de klant de artikelen de volgende dag geleverd krijgt. Dat is tenslotte de geldende werkwijze binnen het bedrijf. De order wordt gepicked in het magazijn en klaar gezet voor transport. Tot dusverre geen vuiltje aan de lucht.

Totdat blijkt dat de transportplanner zich niet aan de afspraak houdt en zelf bepaalt of iets de volgende dag wordt afgeleverd. Uiteraard een onacceptabele situatie. Na deze procescontrole is daarom de interne werkwijze aangepast. Nadat de order is geboekt, ontvangt de transportafdeling direct de taak om de vracht in te plannen. Zodra dat is gebeurd, ontvangt de verkoopafdeling hiervan een melding.

Dit is maar een voorbeeld. Er zijn genoeg andere situaties te bedenken die over andere afdelingen en onderwerpen gaan. Waar het om gaat, is dat het stap voor stap nalopen van processen aanknopingspunten biedt voor optimalisatie in bestaande of voor nieuwe procedures.

Processen automatiseren via werkstromen Om het verloop en de uitkomst van processen beter af te dwingen, biedt software uitkomst. Dat kan bijvoorbeeld door een ERP en een document management systeem (DMS) meerdere rollen te laten vervullen. Met een DMS beheert, routeert en beveiligt u alle document- en informatiestromen.

U moet daarbij denken aan zaken als factuur- en postverwerking, dossieren contractbeheer, e-mail archivering en documenten beheer. Maar ook het archief digitaliseren en beheren en de

aanleg en het onderhoud van personeelsdossiers vallen hieronder.

Een DMS kan ook complete processen (of delen daarvan) zelfstandig uitvoeren. Vooral voor procedures die heel strikt moeten worden gevolgd of die altijd op dezelfde manier gaan, is dit heel goed in te richten. Dat is te realiseren door werkinstructies uit processen te automatiseren in werkstromen.

Een geautomatiseerde werkstroom biedt mogelijkheden om een taak af te handelen, te weigeren, goed of af te keuren, toe te lichten, te delegeren of over te dragen. Processen automatiseren in werkstromen bespaart tijd, voorkomt fouten en verbetert de efficiëntie. Het betekent voor werknemers ook een vereenvoudiging van de taakuitvoering op een aantal punten.

En het zorgt voor een uniforme aanpak in projecten.

Daarnaast is het voor het management een middel om ervoor te zorgen dat interne afspraken over processen niet alleen worden nageleefd, maar dat de werkwijze achteraf ook is aan

te tonen aan bijvoorbeeld de accountant of de belastinginspecteur. Tot in detail is te zien wie wat in het proces gedaan heeft, welke route gevolgd is en welke informatie daarvoor gebruikt werd.

Werkstromen in DigiOffice DigiOffice is software dat o.a. document management en automatische werkstromen toepast voor proceshandhaving en –verbetering.

Uitgangspunt bij de inrichting van werkstromen is facilitering van de bedrijfsvoering in de processen op operationeel, strategisch en tactisch niveau. DigiOffice kan werkstromen koppelen aan een document, een relatie, een persoon, een dossier et cetera. Onderstaande praktijkvoorbeelden laten zien hoe werkstromen in DigiOffice werken.

Postverwerking Weet u hoeveel inkomende post uw organisatie maandelijks verwerkt? En hoeveel tijd daarmee is gemoeid? Een zorginstelling heeft dat eens voor hun organisatie gedaan en besloot daarop dat het anders moest. Omdat de route van een poststuk - van de

DigiZine

17

Bedrijfsprocessen optimaliseren

achtergrond

postkamer via de afdelingssecretaresses naar de uiteindelijk geadresseerde – bestaat uit een logische volgorde van activiteiten, is dit goed te realiseren in een werkstroom. De huidige interne werkwijze voor postafhandeling is daarbij leidraad geweest voor de inrichting van het postverwerkingsproces in DigiOffice. Gehanteerde termijnen en voorwaarden zijn bijvoorbeeld aan de automatisch uit delen taken gekoppeld.

Doordat inkomende poststukken zoals brieven, offertes, rapporten en formulieren zijn gedigitaliseerd en geregistreerd, kan ook de verwerking digitaal verlopen. Het zoekraken van correspondentie is geen issue meer.

Zelfs na archivering is bij een audit nog precies te achterhalen wat er met een bepaald poststuk is gebeurd.

Klachtafhandeling Bij een bouwbedrijf worden werkstromen gebruikt voor de klachtafhandeling in de aftersales. Het hele proces is tot in detail in kaart gebracht en ´vertaald´ naar taken en acties. Een inkomend klachtenformulier komt per e-mail bij het secretariaat binnen.

Zij registreren de klacht in DigiOffice waarna op basis van de soort klacht het systeem automatisch taken genereert naar de juiste persoon van Service & Onderhoud. Hij krijgt de taak om werkorders intern of extern uit te zetten. Zodra een order is uitgevoerd en afgerond, komt daarvan een melding per e-mail binnen bij het secretariaat. De cirkel is daarmee rond en de klacht afgehandeld.

Omdat al deze stappen zijn vastgelegd, is naderhand ook te meten wat de gemiddelde respons- en doorlooptijd van een klacht of verzoek is.

Maar ook wat voor soort klachten er vaak voorkomen. En of dat interne oorzaken heeft of dat een externe partij zijn zaakjes niet op orde heeft.

Zo is de werkstroom niet alleen nuttig voor de mensen die ermee moeten

18

DigiZine

werken, maar biedt het ook veel informatie voor het management over het proces en de eventuele verbeterpunten.

Offertetrajecten Bij een ingenieursbureau was men gewend om offertetrajecten handmatig aan te sturen. In een Excelbestand dat als bijlage aan het offertedossier was gekoppeld, stonden de vorderingen genoteerd. De medewerkers waren dus erg afhankelijk van elkaars discipline om deze juist in te vullen en zaken op tijd voor te leggen. De directie vond dat aan deze ongewens-

te situatie een einde moest komen.

In DigiOffice zijn nu taken en acties die horen bij de verschillende soorten uitgaande offertes vastgelegd in werkstromen. Dat betekent dat per offertedossier is bepaald welke rollen de verschillende medewerkers hebben. Zo kan er een projectleider, een secretaresse, een vestigingsmanager en een coördinator aan gekoppeld zijn. Ook zijn er controles ingebouwd zodat toegekende taken niet te lang open blijven staan. Als dat gebeurt, volgt er automatisch een bericht met bijbehorende taak voor de coördina-

Bedrijfsprocessen optimaliseren

achtergrond

tor. Die heeft dan de mogelijkheid om de originele taak aan iemand anders toe te kennen om daarmee de werkstroom te continueren.

De werkstroom offertetraject is hiermee op rollen/functies gebaseerd. Dit heeft als grote voordeel dat personeelswijzigingen geen invloed hebben op de continuïteit van het proces.

Pas als een offertetraject positief of negatief is afgesloten, stopt de werkstroom.

contract te beoordelen, een aanbesteding uit te zetten of offertes aan te vragen bij andere energieaanbieders. Aan de hand van de uitkomst geeft hij aan of het contract doorloopt of wordt opgezegd. Afhankelijk van de gemaakte keuze krijgt hij

Om er zeker van te zijn dat alleen bevoegde personen goedkeuren en ondertekenen, kunt u hier in DigiOffice werkstromen aan koppelen. Dat geldt bijvoorbeeld voor facturen, offertes, rapporten en beleidsdocumenten.

Een beleidsstuk dat meerdere mensen

dezelfde taak het volgende jaar weer of ontvangt het secretariaat de taak om een opzeggingsbrief te versturen en de administratie de taak om betaling te staken. Omdat de geldende opzegtermijn al in de werkstroom is opgenomen, komt stilzwijgende verlenging in principe niet meer voor.

moeten beoordelen en ondertekenen, kent een strakke regie.

Achteraf is daardoor goed te meten wat de gemiddelde doorlooptijd van trajecten is. En welke inspanningen het kost om resultaten te bereiken.

Maar prettiger nog is de waarschuwing tijdens het proces als dingen verkeerd dreigen te gaan. Zodat u in kunt grijpen.

Contractbeheer Alle contracten die een organisatie afsluit met leveranciers moeten beheerd worden. Vaak is dat voor afdelingsspecifieke zaken decentraal geregeld. Afdeling overstijgende contracten zoals met bijvoorbeeld het schoonmaakbedrijf, de energieleverancier of de liftonderhoudsdienst zijn centraal georganiseerd. Maar is er ook makkelijk na te gaan welke afspraken er gelden, wanneer termijnen aflopen en hoe er dan gehandeld moet worden? Vooral van contracten waar veel geld mee is gemoeid, is het een kostbare aangelegenheid als u net te laat bent met opzeggen. Vooral vervelend als u niet tevreden bent over uw leverancier.

In DigiOffice legt u tijdens het registreren van contracten alle schriftelijke afspraken, termijnen, herinneringen en beoordelingen vast in werkstromen. Interne medewerkers krijgen op grond van de ingerichte werkstroom automatisch taken toegewezen. In het geval van de energieleverancier krijgt uw collega bijvoorbeeld jaarlijks de taak om het

De automatische werkstromen in DigiOffice zorgen ervoor dat er geen stap meer overgeslagen of vergeten wordt. Dit maakt dat contracten tijdig beëindigd worden. Of dat ze opengebroken worden voor onderhandeling.

Goedkeuringsprocessen

Er wordt gewerkt met ´bevroren´ documenten. Daarmee voorkomt u dat er in de routing zaken worden aangepast in het document. Als een of meerdere controleurs het document afkeuren, gaat het stuk met opmerkingen terug naar de opsteller.

Die past het document aan en stuurt het opnieuw ter goedkeuring toe.

Als iedereen het voor akkoord heeft verklaard (een eenvoudige knop), plaatst DigiOffice op het moment van afdrukken de handtekeningen in het document.

Groot voordeel van het automatiseren

DigiZine

19

Bedrijfsprocessen optimaliseren

achtergrond

van een goedkeuringsproces in een werkstroom is dat handtekeningen niet te manipuleren zijn. En belangrijker nog; zelfs na een jaar is nog te zien wie wat op een bepaald moment heeft goedgekeurd. Bijkomend voordeel voor secretaresses is dat DigiOffice na goedkeuring de handtekening automatisch in het document plaatst op het moment dat zij de printopdracht geven. Daardoor is het secretariaat niet afhankelijk van de aanwezigheid of beschikbaarheid van de ondertekenaar.

Factuurverwerking Voor meerdere bedrijven is in DigiOffice de verwerking van de inkoopfacturen ingericht met werkstromen. Dat betekent dat alle activiteiten - vanaf het inscannen of digitaal ontvangen van de inkoopfactuur tot aan het deblokkeren voor betaling – zijn omgezet in taken en acties voor medewerkers. Daarbij is onderscheid gemaakt tussen het hoofdproces van de financiële administratie – het inboeken en betalen van facturen – en het zijproces van de inkoopafdeling – de controle en goedkeuring voor

20

DigiZine

betaling. Vanwege de wisselwerking tussen DigiOffice en het boekhoudprogramma is van elke factuur op elk moment tot op detailniveau te zien wat de status is.

Voor bedrijven die veel projectmatig werken is de werkstroom nog te verfijnen door de projectnummers te koppelen aan de inkoopfacturen.

Daardoor komen de inkoopfacturen automatisch voor controle bij de projectleider terecht.

HRM -aangelegenheden Voor een HRM-afdeling zijn er meerdere processen in automatische werkstromen te gieten. Dat geldt bijvoorbeeld voor het beheer van tijdelijke arbeidscontracten, de opleidingstrajecten en sollicitatieprocedures.

Een voorbeeld Sollicitatiebrieven mogen maar twee maanden na sluiting van de sollicitatieronde bewaard worden. Voor een HRM-afdeling van een grote organisatie is het ondoenlijk om handmatig bij te houden wanneer dat voor welk

documenten geldt. Een werkstroom reguleert dat. Dat betekent dat op het moment dat de sollicitatiebrief binnen komt – op papier of digitaal – en geregistreerd is in DigiOffice er direct een bewaartermijn aan gekoppeld wordt. Na afloop van de bewaartermijn archiveert en vernietigt het systeem de brief automatisch.

Aan dezelfde sollicitatiebrief kan een tweede werkstroom gekoppeld worden voor het goed- of afkeuren van kandidaten. De brief gaat dan na registratie naar een leidinggevende die de taak krijgt om de brief te beoordelen.

Bij goedkeuring ontvangt de HRMafdeling de taak om de sollicitant uit te nodigen voor een gesprek. Bij afkeuring krijgen zij de taak om een afwijzingsbrief te versturen.

Informatieve taak Om medewerkers die veel buiten kantoor aan het werk zijn goed op de hoogte te houden, kan een automatische informatieve taak heel nuttig zijn. Dat betekent dat er bij de aanmaak van bepaalde documenten - waarvan u wilt dat zij kennis moeten nemen- een werkstroom start

Bedrijfsprocessen optimaliseren

achtergrond

waaraan deze collega’s gekoppeld zijn. Zodra het document klaar is, ontvangen uw medewerkers bijvoorbeeld een e-mail met daarin een link naar de taak en het document. Zo is achteraf altijd na te gaan of iemand is meegenomen in het informatiecircuit.

Automatische dossiervorming Voor het secretariaat van een landelijk opererend grondwerkbedrijf was het bijna ondoenlijk geworden om schademeldingen en de afhandeling ervan handmatig te verwerken. Alle acties die vanaf de melding in gang gezet moeten worden en de verzameling van alle bijbehorende documentatie zijn in werkstromen in DigiOffice gevat.

Daardoor vormen digitale dossiers in DigiOffice zich automatisch. Het secretariaat krijgt meldingen als er formulieren van verzekeringsmaatschappijen, foto’s van het schadegeval, getuigenverklaringen of verslagen van overleggen aan de dossiers worden toegevoegd.

Taken voor externen DigiOffice Extranet maakt documenten binnen DigiOffice toegankelijk voor externe partijen. Daarbij kunt u denken aan correspondentie, tekeningen en NAW-informatie. Hiervoor richt u naar wens projectportalen, publicatieportalen, klantportalen en leveranciersportalen in. Al naar gelang de verleende rechten mogen externe personen PDF-versies of het originele bronbestand up- en downloaden.

Extranetgebruikers kunt u ook werkstroomtaken toewijzen. Daarvoor zet u taken in hun portaal.

U kunt hiermee bijvoorbeeld in een klantportaal jaarlijks een wijzigingsformulier NAW-gegevens plaatsen. Op het moment dat u dat doet, ontvangen uw klanten

een e-mail met het verzoek hun gegevens te controleren, eventuele wijzigingen aan te brengen en het gewijzigde document te uploaden in het portaal. En via een projectportaal kunt u taken neerleggen bij partners, leveranciers of opdrachtgevers om bijvoorbeeld tekeningen of documenten te controleren.

Samenvatting en conclusie Voor een positief resultaat moet u dus tijdig bij kunnen sturen. Dat betekent iedere dag weer vinger aan de pols om te zien hoe het bedrijf ervoor

staat qua opdrachten, uitvoering, werkdruk en financiën.

Om afdelingen en medewerkers te kunnen managen en de juiste beslissingen te nemen voor de bedrijfsvoering, is informatie van vitaal belang.

Geen statische data aan het eind van de maand, maar dagelijkse input uit de hele organisatie. Van werkvloer tot aan directiekamer. Daarbij gaat het niet alleen om de regelmaat in de updates, maar vooral om de kwalitatieve inhoud.

u die informatie uit de bedrijfsprocessen kunnen halen. Als afspraken, procedures en werkwijzen min of meer op papier staan, wil dat nog niet zeggen dat er in de praktijk ook naar gehandeld wordt. Om dat inzichtelijk te krijgen en bepaalde processen af te dwingen, kunt u de volgende stappen ondernemen: • Breng uw processen in kaart • Spiegel ze aan uw doelstellingen • Verbeter ze – processen managen is een dagelijks terugkerende taak • Automatiseer processen in werkstromen

Voor wat betreft het laatste punt – automatiseer processen in werkstromen - kunt u een beroep doen op onze expertise. DigiOffice biedt u met werkstromen: • Inzichtelijkheid van processen • Elk moment controle op de status • Minder faalkosten • Borging van processtappen • Efficiëntere inzet van personeel • Effectievere organisatie • Meer tevreden klanten • Vastlegging en behoud van kennis

Om grip te krijgen en te houden moet

DigiZine

21

Nieuwe DigiOffice klanten

Diverse nieuwe klanten kiezen voor DigiOffice DigiOffice wÊrkt voor multinationals, stichtingen, verenigingen, scholen, de overheid en het mkb. De nieuwe klanten op deze pagina’s zijn hiervan een mooie afspiegeling.

Ventolines Ventolines BV is een dienstverlener op het gebied van windenergie. Zij verzorgen de ontwikkeling, financiering, realisering en het beheer van windparken van 1 turbine tot 100+ MW. Klanten zijn coĂśperaties, ondernemers, projectontwikkelaars, investeerders en nutsbedrijven die advies inwinnen en/of windprojecten geheel of gedeeltelijk aan Ventolines uitbesteden. Ventolines bundelt meer dan tien jaar kennis en ervaring met technisch, commercieel en politiek complexe projecten op land en in het water.

IJssel | Berkel IJssel | Berkel is een samenwerkingsverband Passend Onderwijs van 28 schoolbesturen met 105 scholen voor primair (speciaal) onderwijs in de gemeenten Brummen, Zutphen, Lochem, Voorst, Berkelland & Bronckhorst

Oorlogsgravenstichting De doelstelling van de Oorlogsgravenstichting is de aanleg, inrichting, instandhouding en verzorging van de ongeveer 50.000 Nederlandse oorlogsgraven, waar ter wereld die zich ook mogen bevinden. Het betreft hier graven van burgers en militairen die na 9 mei 1940 gevallen zijn. Hun graven zijn te vinden op erevelden, maar ook op gewone begraafplaatsen in dorpen en steden. Daarnaast verzorgt de stichting in Nederland ongeveer 8.000 graven van militairen van de geallieerde strijdkrachten.

22

DigiZine

Nieuwe DigiOffice klanten GBA Accountants & Adviseurs Dankzij een uitgebreid netwerk van notarissen, advocaten, verzekeringsadviseurs, pensioenspecialisten, banken en financiers biedt GBA Accountants & Adviseurs uit Den Haag een complete service. De allround dienstverlener is gespecialiseerd in het ontzorgen van het midden- en kleinbedrijf. Raad en daad voor ondernemers. Dat zijn de financieel specialisten van GBA Accountants & Adviseurs graag voor hun cliënten.

Vanboeijen Ruim 1600 medewerkers van Vanboeijen ondersteunen en begeleiden in Drenthe en daarbuiten meer dan 700 uitwonende en enkele honderden thuiswonende kinderen, jongeren, volwassenen en ouderen met een verstandelijke handicap bij leren, wonen, werken en vrije tijd. Vanuit de missie ‘samen werken aan persoonlijk perspectief’ gaan ze daarbij uit van wat iemand kan en wil, samen met ouders, met begeleiders, met elkaar. Alle mensen met een handicap een Goed leven. En alle medewerkers Mooi werk. Daar gaan ze voor bij Vanboeijen.

Janssen de Jong Projectontwikkeling Janssen de Jong Projectontwikkeling is een projectontwikkelaar die jarenlange expertise heeft opgebouwd op het gebied van woningbouw, commercieel vastgoed, herontwikkeling van bestaand onroerend goed, stadsvernieuwing en herstructurering, ontwikkeling van bestemmingsplannen en projectmanagement.

De onderneming is ook actief op het gebied van maatschappelijk vastgoed zoals scholen, multifunctionele accommodaties en gezondheidszorg.

SCOPE scholengroep SCOPE scholengroep, de grootste onderwijsorganisatie in Alphen aan den Rijn en omstreken, is bijzonder omdat ze bestaat uit twaalf basisscholen, een school voor speciaal (voortgezet) onderwijs, een scholengemeenschap voor voort-gezet onderwijs met vier vestigingen en een school voor praktijkonderwijs.

SCOPE zet zich in om de brug tussen primair en voortgezet onderwijs blijvend te verstevigen. In deze diverse en dynamische omgeving werken meer dan 750 medewerkers.

Er wordt les gegeven aan ongeveer 6.250 leerlingen.

DigiZine

23

Klant in beeld

Hazenberg Bouw in Vught Het Nieuwe Werken en digitale werkstromen bevorderen LEAN werken

Bij Hazenberg Bouw in Vught faciliteren werk- én ICT-omgeving het efficiënter samenwerken. Met dat doel vonden er een verbouwing en een verhuizing plaats en zijn vanaf 2005 steeds meer werkstromen gedigitaliseerd. Ook werd Het Nieuwe Werken ingevoerd. De digitalisering, verbouwing, verhuizing en Het Nieuwe Werken bevorderen het verbeterproces of ‘FLOW’ zoals ze dat bij Hazenberg noemen. Binnen FLOW staan de klant en het project centraal.

Drie ondernemingen telt Hazenberg Bouw B.V.: Bouwbedrijf Hazenberg B.V. , Aannemingsbedrijf Nico de Bont B.V en Korteweg Bouw B.V. De bedrijven richten zich specifiek op de segmenten wonen, herbestemmen en restaureren. Vanuit Hazenberg en Korteweg worden de woning- en utiliteitsbouw projecten aangevlogen. Nico de Bont is een gespeciali-

24

DigiZine

seerd restauratiebedrijf. Samen met Hazenberg voert het veel herbestemmingsprojecten uit in monumentaal en industrieel vastgoed.

De crisis in de bouw heeft de drie Vughtse ondernemingen niet onberoerd gelaten. Zowel de gezamenlijke omzet als het personeelsbestand daalden de afgelopen vijf jaar met een derde. In dezelfde periode

werden de werkomgeving en de ICTinfrastructuur aangepast. Beide met als doel om de werkmethodiek FLOW te laten slagen. FLOW bestaat uit de instrumenten LEAN, BIM, ketensamenwerking én maakt gebruik van het innovatieve vermogen van mens en organisatie. Daarmee streeft Hazenberg Bouw ernaar goedkoper en efficiënter te werken, de gevolgen

Klant in beeld

van de crisis te verzachten en sterk te staan voor de toekomst.

In control Het veranderen van de werkomgeving moest het digitaal werken in Vught stimuleren. Antoine van Dongen, adjunct-directeur financiën bij Hazenberg Bouw, noemt als voorbeeld van de nieuwe aanpak het streven om zo vroeg mogelijk een goede werkbegroting op te stellen. Hierdoor kan er tijdig ingekocht worden, met gebruik van de gegevens die in de calculatiefase al zijn ingevoerd.

Daarbij speelt DigiOffice DMS van

IDB Groep een belangrijke rol. Van Dongen: “Om bijvoorbeeld zo scherp mogelijk in te kopen, leggen we alle documenten digitaal vast. Wanneer we bijvoorbeeld bij vijf schilders offertes opvragen, weten we dan zeker dat ze alle vijf dezelfde stukken van ons hebben ontvangen. Vanuit het centrale DMS kunnen we bovendien direct een projectcontract samenstellen met de juiste gegevens. Zo hebben we beter inzicht op alle documenten en werkstromen en daardoor blijven we beter in control over onze projecten. Voor ons is het grote voordeel daarvan dat vooraf duidelijk

is wat de financiële resultaten zijn van een project.”

Maar niet alleen de ICT-omgeving, ook het kantoor in Vught werd heringericht. In plaats van drie verdiepingen met afzonderlijke kamertjes en 26 overlegplekken kwamen er flexwerkplekken in een open kantoortuin. Van Dongen: “Daardoor is de samenwerking tussen medewerkers van verschillende disciplines zoals bouwkundigen, projectleider en projectadministrateur inderdaad verbeterd. Een projectteam zit nu bij elkaar, in plaats van dat het verspreid

DigiZine

25

Klant in beeld

Eusebiustoren met Digitaal Blokken Registratiesysteem Aannemingsbedrijf Nico de Bont is nauw betrokken bij de restauratie van de Eusebiustoren in Arnhem. Die moet deels steen voor steen worden afgebroken om de in slechte staat verkerende natuurstenen aan de buitenkant te vervangen door een sterkere natuursteen. Daarbij moeten de nieuwe stenen exact passen op de plaats van de oude. Daarvoor worden alle te vervangen stenen nauwkeurig opgemeten en vervolgens nagemaakt in een steenhouwerij.

Om dubbel werk te voorkomen, registratiefouten uit te sluiten en kostendrukkend te werken, gebruikt Nico de Bont een Digitaal Blokken Registratiesysteem. Dat is een gespecialiseerde webbased SharePoint-applicatie die op verzoek van Nico de Bont is ontworpen door IDB Groep als Microsoft Goldpartner. Volgens Arjen de Wit van Nico de Bont is het een “hele mooie, gebruikersvriendelijke applicatie�.

Alle partijen die betrokken zijn bij de restauratie van de Eusebiustoren kunnen er de meest actuele informatie over elke steen in opvragen. Dat begint met de precieze meetgegevens van een te verwijderen steen, die bij de invoer direct wordt voorzien van een uniek nummer. Met dat nummer is de steen te volgen totdat die op de juiste plek in de gerestaureerde Eusebiustoren is ingemetseld.

26

DigiZine

Klant in beeld zit over afzonderlijke werklocaties op diverse verdiepingen. Dat werkt veel efficiënter.”

Wat daarnaast aan de samenwerking bijdroeg, was dat Korteweg Bouw in 2014 van Breda naar Vught verhuisde.

Haar twee zusterbedrijven waren daar al gevestigd. De verbouwing, de verhuizing en de daarbij behorende efficiëntieslag hebben volgens Van Dongen het werkklimaat aantrekkelijker gemaakt. Dat kan volgens hem positief uitwerken in de nabije toekomst. Van Dongen: “Als we weer gaan groeien, kunnen we een aantrekkelijke werkomgeving bieden aan nieuwe medewerkers.”

Het Nieuwe Werken Hoe de verbouwing in Vught werd uitgevoerd, had alles te maken met het invoeren van Het Nieuwe Werken. Volgens Van Dongen verliep de overstap naar Het Nieuwe Werken relatief soepel. “Dat kwam omdat we al veel met een digitaal archief werkten. In 2005 werd al het Document Registratie Systeem bij Korteweg in Breda ingevoerd omdat we een efficiencyslag wilden maken”, herinnert Van Dongen zich, die daar destijds werkte. Dit systeem is de voorloper van DigiOffice. “We begonnen met het inscannen van facturen. Die werden vervolgens via een vaste workflow langs verantwoordelijken geleid om ten slotte geboekt te worden in de financiële en projectadministratie.”

Snel daarna kozen ook Bouwbedrijf Hazenberg en Nico de Bont voor deze aanpak. Dit was de opstap naar het digitaliseren van meer werkstromen.

Uiteindelijk werd in 2012 DigiOffice DMS ingevoerd. Van Dongen: “We kunnen nu overal en altijd bij al onze stukken. Ik merk dat de collega’s creatief omgaan met het digitaliseren. Daar worden ze toe gestimuleerd doordat ze allemaal nog maar maximaal twee meter kastruimte

mogen gebruiken. Daardoor zijn ze gedwongen steeds meer digitaal te werken. Daarbij komt dat medewerkers die aan eenzelfde project werken nu een projectdossier delen. Door de nieuwe indeling van het kantoor werken we nu op ongeveer 1.600 m2, waar we dat voorheen deden vanuit bijna 3.000 m2.”

Juist door de introductie van flexplekken is digitaal werken bevorderd, meent ook secretaresse Monique Vermeulen. Zij is voor veel van haar collega’s de vraagbaak waar het op het werken met digitale werkstromen aankomt. Ook daarin toont Het Nieuwe Werken zijn nut. Vermeulen: “Dat ik steeds op verschillende flexwerkplekken zit, werkt voor veel collega’s drempelverlagend. Ze komen makkelijker even bij mij langs om iets te vragen. Hoe vaak hoor ik niet: “Hé Monique, nu je hier toch zit….”, om vervolgens met een praktische vraag te komen. Af en toe hoor ik mensen ook wat zeggen waarop ik kan reageren. De kennisoverdracht over digitaal werken en DigiOffice is door het flexen veel beter.”

Draagvlak creëren Het digitaliseren van werkstromen werd niet door alle medewerkers zonder slag of stoot geaccepteerd.

“De belangrijkste les die we hebben geleerd, is hoe belangrijk het is om draagvlak te hebben binnen de organisatie”, blikt Van Dongen terug.

“Daarvoor was steun van het management essentieel.” Dat bleek vooral bij de digitalisering van de poststromen.

“Het probleem bij het digitaliseren van post is dat alle stukken een afwijkende route door het bedrijf afleggen”, legt Van Dongen uit. “Het koste dan ook heel wat denkwerk om per soort poststuk te bepalen welke digitale werkstroom die moest volgen.”

Ook nadat de werkstroom eenmaal

Antoine van Dongen operationeel was, bleef alertheid geboden. “Een digitaal archief vraagt misschien nog wel meer discipline dan een papieren archief”, stelt Van Dongen. “Het accorderen van papieren stukken verloopt toch anders dan bij digitale. Het risico bestaat dat een medewerker die een lange lijst digitale stukken afwerkt, te snel een akkoord geeft.” Het grote voordeel is daarentegen dat alle post voor iedereen digitaal beschikbaar blijft.

“Dat neemt niet weg dat het voor sommige collega’s wel ‘een ding is geweest’ dat ze geen fysieke post meer op hun bureau kregen”, zegt Vermeulen. “Daarover zijn weleens discussies geweest”. Soms moest ze dan wel wat dwingend optreden.

Vooral dan is steun van het management belangrijk. Zowel volgens Van Dongen als Vermeulen is het vooral aan de directie van Korteweg en later van Hazenberg te danken dat de digitalisering van de post werd doorgezet. In eerste instantie werkte

DigiZine

27

Klant in beeld Dit inzicht bracht haar op het idee van DigiLunches. Daarin behandelt ze voor collega’s tijdens de lunch in de kantine van het kantoor in Vught praktische vragen over DigiOffice.

Vermeulen: “Ik ben meer van de Brabantse aanpak: door het gezellig te maken en te laten zien dat ik een van hen ben laat ik zien wat je met DigiOffice kunt doen. Uiteindelijk is de acceptatie van nieuwe software een soort psychologisch proces. Hoe je dat proces aanpakt, bepaalt welk resultaat je boekt.”

Monique Vermeulen namelijk niet alles vlekkeloos en dat vergrootte de weerstand. Vermeulen: “Maar nu gaan we langzaamaan richting een papierloos kantoor, ons ideaal.”

DigiLunch Om met het steeds omvangrijkere digitale archief te kunnen werken, is het belangrijk dat medewerkers de functionaliteiten binnen DigiOffice leren kennen. In dat opzicht is het opmerkelijk dat de medewerkers geen cursussen krijgen om ermee te leren werken. Maar volgens Vermeulen heeft dat ook weinig zin.

Het softwarepakket is er simpelweg te uitgebreid voor. “Het is daarom veel beter om praktische informatie mondjesmaat te verstrekken”, meent ze. “Mijn ervaring is dat collega’s informatie dan sneller oppakken.

Theorieën uitleggen tijdens een één- of tweedaagse cursus werkt niet altijd. Wat ze daar leren, zijn ze vaak binnen een dag voor tachtig procent vergeten.”

28

DigiZine

Dat haar informele aanpak werkt, komt volgens Vermeulen ook omdat ze gebruik maakt van de database van de eigen onderneming. Daardoor zijn de voorbeelden die ze aanhaalt herkenbaar. De DigiLunches duren een half uur en worden bezocht door enkele tientallen mensen. Het is een vrijblijvende bijeenkomst in eigen tijd. De informatie die Vermeulen er verstrekt, blijft overigens niet tot haar toehoorders beperkt, merkt ze.

Haar praktische tips verspreiden zich via mond-tot-mond-reclame over de werkvloer.

Besparingen “De belangrijkste kostenbesparing die we hebben geboekt door de inzet van ICT en DigiOffice in het bijzonder”, vertelt Van Dongen na enig nadenken, “is dat we met de huidige bezetting meer werk aankunnen. Elke projectleider heeft zijn eigen project

en hoeft door ons centrale registratiesysteem minder bezig te zijn met ‘minder leuke’ dingen, zoals het controleren van facturen. Daardoor kan hij meer tijd besteden aan zijn eigenlijke werk: de voortgang van zijn project bewaken.”

Dat kunnen projectleiders ook wanneer zij op een bouwplaats zijn. In combinatie met de inzet van DigiOffice CRM Mobile op hun telefoon kunnen zij daarmee de meest recente, centraal opgeslagen relatie- en projectinformatie online raadplegen. Dat medewerkers, maar ook leveranciers door middel van DigiOffice Extranet, overal met dezelfde informatie werken, voorkomt bovendien miscommunicatie en vervuiling van gegevens bij overdracht.

Door het invoeren van digitale werkstromen in combinatie met Het Nieuwe Werken heeft Hazenberg Bouw letterlijk veel ruimte gewonnen. In plaats van plek voor twee bedrijven op drie verdiepingen voor de verbouwing, is er nu plek voor drie bedrijven op twee verdiepingen.

Maar dat er uiteindelijk goede resultaten zijn geboekt met digitalisering komt volgens Vermeulen door een combinatie van factoren: de verhuizing van Korteweg Bouw naar Vught, het invoeren van flexwerkplekken, Het Nieuwe Werken en het centraal bereikbaar maken van digitaal opgeslagen gegevens.

Leerpunten en resultaten: • Door te digitaliseren daalde het papierverbruik bij Hazenberg Bouw B.V. met bijna 1 miljoen vellen A4 en A3 en met bijna 100.000 meter papier voor de lichtdrukmachine en de plotter.

• Door Het Nieuwe Werken is de benodigde kantoorruimte bijna gehalveerd: van bijna 3.000 m2 naar ongeveer 1.600 m2.

• De belangrijkste besparing is dat Hazenberg Bouw met dezelfde personele bezetting meer werk kan verzetten.

• Draagvlak onder medewerkers en management is cruciaal voor het succesvol digitaliseren van werkstromen.

Column

Lessons learned uit de werkstroompraktijk Werkstromen zijn er om routes en taken binnen bedrijfsprocessen vast te leggen en aan te sturen. Het maakt de actuele werklast en de doorlooptijd van processen inzichtelijk. Met als uiteindelijk doel betere controle en efficiëntie.

Vanuit de dagelijkse praktijk, waarin we als consultants werkstromen ontwerpen en inrichten voor en met bedrijven uit diverse branches, is een aantal ‘lessons learned’ naar voren gekomen. Basisprincipes die het traject van ontwerp, inrichting en het werken met werkstromen goed ondersteunen.

Het eerste principe is dat een bedrijf de processen zelf in kaart brengt. Dit is erg belangrijk omdat elke organisatie eigen interne processen hanteert om allerlei doelen te realiseren. De doelen kent iedereen wel uit de operationele jaarplannen. Via welke procedures die doelen bereikt moeten worden, is meestal bekend maar in sommige gevallen enkel bij betrokken medewerkers. Documentatie is er ook niet altijd.

Verrassend vaak komt een werkgroep er tijdens het beschrijven van een proces achter dat collega’s onafhankelijk van elkaar afwijkende werkmethodes hebben. Afstemming over de gewenste werkwijze moet, zo blijkt uit ervaring, echt van afdelingen zelf komen. Als een organisatie de processen in kaart brengt, komt daar een gedetailleerde beschrijving uit voort van een eensluidende werkwijze per bedrijfsproces. Pas als er intern overeenstemming over de gewenste processen is bereikt, kunnen wij consultants van IDB Groep in beeld komen voor het ontwerp en de inrichting van werkstromen.

Het tweede principe is dat aan elk proces een actieve proceseigenaar is gekoppeld die bepaalde taken heeft. Eén ervan is dat we – consultant en proceseigenaar – beoordelen hoe we met DigiOffice het specifieke proces kunnen optimaliseren. Samen stellen we een procesbeschrijving op die de basis vormt voor de inrichting van het werkstroomproces in DigiOffice. We testen en leveren het daarna gezamenlijk op aan de werkgroep(en). De proceseigenaar zorgt voor de interne documentatie, instructie en uitleg aan zijn collega’s.

Na oplevering stoppen de verantwoordelijkheden voor een proceseigenaar niet. Zijn nieuwe taak is het bewaken en toetsen van het proces aan veranderende omstandigheden zoals wet- en regelgeving of de interne bedrijfsstructuur.

Een andere verantwoordelijkheid is erop toezien dat bestaande en nieuwe medewerkers binnen het proces zo efficiënt mogelijk werken. Ten slotte neemt hij het initiatief om – indien nodig – het proces aan te passen en dit door de consultant te laten veranderen in de werkstroom.

Derde en laatste principe is het trainen van betrokken medewerkers in de nieuwe manier van werken. Hoewel de inhoud van hun werkzaamheden en taken in veel gevallen onveranderd is, krijgen zij taken nu automatisch toebedeeld. Het is belangrijk om hen op te leiden in hoe ze zo efficiënt mogelijk gebruik maken van de mogelijkheden voor taakafhandeling in DigiOffice. Tijdens de training moet daarom ruimte zijn voor de praktische en inhoudelijke uitvoering van een werkstroomtaak in het proces, maar ook aandacht besteed worden aan de rol die iedere collega in het proces heeft om het uiteindelijk doel te bereiken. Trainen begint niet pas op het moment dat de werkstroom is opgeleverd, maar start door mensen vanaf dag één te betrekken bij de visie achter het automatiseren van workflow.

Onze ervaring bij meerdere klanten is dat het toepassen van de ‘lessons learned’ echt leidt tot succesvolle implementaties. Voor diverse organisaties zijn de basisprincipes tot nu toe zeer effectief geweest om hun specifieke bedrijfsprocessen om te zetten in werkbare geautomatiseerde workflow. Dat succes is te danken aan de directe betrokkenheid van belanghebbenden bij de samenstelling van inhoud, ontwerp, inrichting en invoer van werkstromen.

Jacques Pet Senior Consultant Implementatie & Ondersteuning

DigiZine

29

Partnerpagina

Totaaloplossing voor digitaal werken!

Menig bedrijf beschikt over een indrukwekkend aantal meters aan archiefruimte. Het kost tijd, ruimte en geld om archieven te onderhouden en te voldoen aan de wettelijke bewaartermijnen. De oplossing ligt in het transformeren van bestaande archieven in digitale informatiestromen. Dit vergt kennis, ervaring en de juiste tools.

Samenwerking IDB Groep speelt in op deze behoefte door, behalve het leveren van het webbased document management systeem DigiOffice, actief mee te denken en zorg te dragen voor de migratie

30

DigiZine

vanuit de fysieke situatie. Hiervoor werkt IDB Groep onder andere samen met partner GMS Digitaliseert, al ruim dertig jaar specialist in het scannen van archieven in de breedste zin van het woord.

Corebusiness GMS Digitaliseert is ISO 9001 gecertificeerd en staat voor strak, transparant en professioneel projectmanagement tijdens de uitvoering. Zowel grote organisaties als BP, Philips, Volkswagen PON, ABN Amro als kleinere MKB-organisaties en zorginstellingen behoren tot de tevreden klantenkring van GMS. Naast het scannen van documenten is GMS ĂŠĂŠn van de marktleiders op

het gebied van digitalisering van cultureel erfgoed. Cultureel historische bronnen van honderden jaren oud digitaliseert GMS op uiterst vakkundige wijze. Bijvoorbeeld voor het Stadsarchief van Amsterdam, maar ook voor historische commerciĂŤle archieven als dat van Douwe Egberts en Heineken.

Digitalisering Bij GMS ligt de focus op het ontzorgen van organisaties bij de overgang naar digitaal werken. Hierin staat het op te leveren resultaat centraal.

Het scannen van archieven is een specialisme wat GMS als geen ander verstaat. Behoudsmedewerkers, IT-professionals, fotografen en

Partnerpagina vakspecialisten werken hier samen aan. Een optimale digitalisering is hiermee gewaarborgd. Van het inpakken en transporteren van archieven tot het scannen en import-gereed aanleveren.

Doordat na het scannen alle pagina’s onderworpen zijn aan Optical Character Recognition (OCR) en er metadata zijn meegegeven, heeft DigiOffice na import alle documenten uit het gedigitaliseerde archief direct beschikbaar voor de bedrijfsvoering. Voor wie en

uit welk archief informatie gemakkelijk vindbaar moet zijn, is in DigiOffice vast te leggen. Daarnaast worden bij import de wettelijke bewaartermijnen meegegeven en de workflow bepaald voor het onderhoud. Hiermee is de digitale veiligheid van het archief verzekerd.

ben terug verdiend. IDB Groep zorgt er met DigiOffice voor dat digitale informatie efficiënter en effectiever wordt ingezet voor bedrijfsprocessen.

Samen bieden we bedrijven één aanspreekpunt voor een totaaloplossing om digitaal te werken!

Voordelen totaaloplossing Digitalisering levert tijd-, ruimte- en kostenbesparing op. Zo heeft GMS Digitaliseert cases uitgevoerd die zich binnen één jaar volledig heb-

Marktontwikkelingen, maatschappelijke thema’s en technische innovaties veroorzaken een continue (r)evolutie in de organisatie van bedrijfsprocessen.

Deze dynamiek is voor IDB Groep al bijna 30 jaar dé drijfveer om vanuit expertise op ICT-gebied creatieve antwoorden te hebben voor de optimalisering van ICT-bedrijfsprocessen. Daarbij innoveert IDB Groep als partner samen met haar relaties. Met een open, innovatieve en toekomstgerichte blik.

Dit uit zich onder meer in het zelfontwikkelde DigiOffice: webbased software met krachtige elementen als document management, relatiebeheer en huisstijlautomatisering. Gekoppeld met applicaties als ERP, een financieel of HRM-pakket en SharePoint vormt het een sterke basis om projecten, dossiers, documenten, huisstijl en relaties te managen. Daarnaast maakt IDB Groep DigiBouw: unieke software voor de bouwsector.

De consultants staan met een gedegen projectaanpak borg voor de implementaties. Bovendien voorziet de DigiOffice Academy in diverse opleidingen voor eindgebruikers en applicatiebeheerders. Een professioneel team van netwerkengineers zorgt voor de inrichting en bewaking van complete software-, netwerken Skype for Business communicatieomgevingen.

Kwaliteit, degelijkheid en een no-nonsense mentaliteit kenmerken de bedrijfscultuur van IDB Groep. Tot de klantenkring behoren zowel MKB-bedrijven als internationaal opererende ondernemingen. Vanwege expertise en ervaring is IDB Groep naast Microsoft Gold Certified Partner ook IBM Business Partner, VMWare Professional Partner en HP Preferred Partner.

MEER INFORMATIE Bent u na het lezen van dit magazine geïnteresseerd in een vrijblijvend gesprek? Wij maken graag een afspraak om u te laten zien wat onze diensten en producten inhouden. www.idbgroep.nl www.digioffice.nl

DigiZine

31

Slim ondernemen doe je samen

DigiOffice Document management Alle documenten in één systeem.

DigiOffice Huisstijl E-mail, correspondentie en presentatie altijd automatisch in huisstijl.

IDB Groep bedient vanuit expertise op ICT-gebied haar relaties met

DigiBouw

diensten, producten, zelfontwikkelde software en oplossingen voor

Voor elke fase in Inkoopmanagement,

efficiëntere en effectievere bedrijfsprocessen. Marktontwikkelingen, maatschappelijke thema’s en technische innovaties vertalen wij al bijna 30 jaar voor onze klanten uit diverse branches in concrete toepassingen.

Werkvoorbereiding, Uitvoering en Nazorg.

Skype for Business Full service specialist voor zakelijke Skype implementatietrajecten.

Netwerkdiensten Hoogwaardige kennis en expertise voor zekerheid en continuïteit in ICT.

SharePoint specialist Ontwikkelen en inrichten van projectsites, samenwerkportalen en intranet.

Academy Breed scala aan opleidingen voor gebruik en beheer van DigiOffice, DigiBouw, Skype voor Business en SharePoint.

DigiZine

32

IDB Groep | Postbus 121, 3440 AC Woerden | T (0348) 46 55 00 | info@idbgroep.nl | www.idbgroep.nl | www.digioffice.nl