Mantenga al tiempo permitido, si puede mantenerlo corto: funciona mejor cuando es por debajo de lo establecido. En general, dé un plazo de dos minutos para cada diapositiva que utilice en su presentación digital, pero dé más tiempo para cuando desee desarrollar puntos específicos. Sin embargo, las audiencias se aburren con algo en la pantalla por más de cinco minutos, especialmente si no se está hablando activamente sobre ella; si este es el caso, substituya la diapositiva por una imagen de descanso, por ejemplo el logotipo de la institución o compañía. Una regla general, cada apoyo visual merece por lo menos 10 segundos y ninguno clasifica para más de ocho minutos. Si pasan de varios minutos en una diapositiva, o en un video considere subdividirlos (no estamos sugiriendo esto como regla obligatoria, sino como una buena pauta. Obviamente, algunos cuadros o gráficos pueden llevarle varios minutos). ¡Apéguese al plan para la presentación, no intente desviarse, consumirá tiempo importante y podría terminar en un punto muerto sin escape! A menos que se haya dicho explícitamente, tiempo ideal para la discusión es suficiente con cinco minutos clarificar las dudas. El presidente de la sesión puede ampliarlo si las preguntas llegan a ser interesantes hasta por diez minutos más. La distribución del tiempo ideal para una exposición exitosa es: 1. Introducción ( 4 minutos, o un 10% del tiempo asignado) 2. Desarrollo (20 minutos, o un 65% del tiempo asignado) 3. Conclusión ( 6 minutos, o un 25% del tiempo asignado) 4. Preguntas y respuestas (de 5 a 15 minutos o el tiempo asignado) En el cierre de su exposición pregunte si hay algunas dudas –evite de ser conciso, cuando hace esto las audiencias pueden encontrarlo que intimida– si las hay eso le demuestra que no prestaban atención o que quieren saber más sobre un punto determinado. Si las preguntas tardan en llegar, puede comenzar haciendo una pregunta a la audiencia así que téngala preparada. Típicamente, las exposiciones en seminarios y congresos duran 15 minutos y la sesión de preguntas y respuestas cinco minutos. Las clases de licenciatura tienen una duración entre 30 y 45 minutos y el resto de tiempo se dedica a preguntas. En la defensa de una tesis, la exposición es de unos 30 minutos y las preguntas de la comisión evaluadora pueden prolongar se hasta dos horas. Y las presentaciones ejecutivas duran a lo sumo 5 minutos.
1.2.4 Materiales de apoyo Nos referimos en este caso a aquellos recursos físicos que apoyan y facilitan la comunicación entre el expositor y el público. Ningún apoyo es mejor que otro por sí mismo. Su disponibilidad, las características físicas del lugar, el tamaño de la audiencia, el tiempo disponible para su preparación y el uso apropiado de los mismos es lo que resulta determinante para apoyar de manera efectiva el proceso de comunicación.
© 2007, Giovanni Mauricio Martínez Castillo
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