Kommunikationsfolder

KOMMUNIKATIONSPOLITIK p책 frie skoler

INSPIRATIONSFOLDER

1

KOMMUNIKATIONSPOLITIK på frie skoler INSPIRATIONSFOLDER

Udgivet af: Frie Skolers Lærerforening, Januar 2013 Ravnsøvej 6 - 8240 Risskov - T: 8746 9110 www.fsl.dk - fsl@fsl.dk Illustration: Istock Photo Layout: Christina Ann Sydow Frie Skolers Lærerforening © 2013

INDHOLD

Kære medlem af Frie Skolers Lærerforening

Forord 5 Skolens skriftlige kommunikation 6 Kommunikation mellem ansatte og mellem ansatte og ledelse 8 Kommunikation mellem lærere og forældre 10 Kommunikation mellem læreren og eleven 13 Hvad må man, og hvad må man ikke?

14 Hvad gør andre?

15

Vi kommunikerer som aldrig før. De fleste, som er over børnehavealderen, har en mobiltelefon inden for rækkevidde de fleste af døgnets 24 timer. SMS og sociale medier som Facebook bliver brugt på tværs af generationer og i alle aldre i tide – og i utide, viser det sig også. I Frie Skolers Lærerforening oplever vi et stigende antal henvendelser med afsæt i forældres, elevers, læreres og ledelsens brug af nye medier, og vi oplever et stigende antal ekstreme sager, hvor lærere mister deres arbejde og skaber store problemer for sig selv, fordi de har sendt sms’er, der aldrig burde være sendt, eller skrevet noget på facebook, som de aldrig burde have skrevet. SMS og sociale medier frister til impulsiv kommunikation i endnu højere grad end email og i langt højere grad end en telefonopringning. De nye medier åbner fantastiske muligheder ikke mindst i undervisningssammenhæng, men også risici i skolesammenhæng.

Der er stor forskel på brugen af nye medier i både lærergruppe, elevgruppe og forældregruppe. Men uklarhed om forventninger til kommunikation kan imidlertid skabe stor frustration og usikkerhed for alle parter i og omkring skolen.

Der er derfor mere end nogensinde brug for, at man på skolerne drøfter og fastlægger retningslinjer og grænser for den samlede elektroniske kommunikation på skolen og også for den kommunikation, der foregår på nye medier mellem lærere og elever uden for skolen. En klar og synlig kommunikationspolitik er til gavn for det psykiske arbejdsmiljø.

Denne folder rejser en række dilemmaer, som, vi mener, I bør drøfte på skolen i forbindelse med, at I udarbejder en egentlig kommunikationspolitik, der er skræddersyet netop til jeres skole.

Uffe Rostrup, formand for Frie Skolers Lærerforening, januar 2013

4

FRI E S KOL E RS L Æ RE RFORE NI NG KOMMUN IKATIO N PÅ FRIE SKO LE R

5

SKOLENS SKRIFTLIGE KOMMUNIKATION Retningslinjer for al skolens kommunikation er som udgangspunkt det optimale. Vi har imidlertid valgt kun at beskæftige os med den kommunikation, der foregår på hjemmesider, mail, sociale medier, SMS og lignende.

• •

• Fælles for kommunikationen på disse medier er, at den nemt får samtalens karakter og sprog, men helt mangler samtalens muligheder for at korrigere kommunikationen med fx gestik, mimik og tonefald.

Da al skriftlig kommunikation vil kunne “tages frem igen” og dermed inddrages som dokumentation i en eventuel sag, er det derfor nødvendigt at gøre sig nogle generelle overvejelser.

Når man skal formulere en kommunikationspolitik inden for ovennævnte områder, kan det være hensigtsmæssigt at opdele kommunikationen i eksempelvis: • Kommunikation mellem ansatte og mellem ansatte og ledelse.

• Kommunikation mellem lærere og forældre.

• Kommunikation mellem lærer og elev og mellem lærere og elever.

Overvej og beslut: Om følgende tommelfingerregler kan være en del af jeres kommunikationspolitik: • Mail-, SMS-besvarelser og lignende skal have en grad af formel karakter(som fx et brev).

• Besvarelser skal indeholde/henvise til den fremsendte tekst, der returneres intakt.

(Svar med citat).

• Tid for modtagelse (“åbnet”/“set”) skal fremgå.

6

FRI E S KOL E RS L Æ RE RFORE NI NG KOMMUN IKATIO N PÅ FRIE SKO LE R

Svaret må ikke give modtageren anledning til at være i tvivl om handling (hvem, der skal gøre hvad, hvornår).

Der skal være retningslinjer for, hvor grænsen går mellem det private og det arbejdsmæssige, og hvordan man holder de to sfærer adskilt.

Hvordan skal man forholde sig til udsagn eller en diskussion på sociale medier som fx Facebook, som vedrører ens arbejdsplads og kolleger.

E-mails og “privatlivets fred” En medarbejders brug af internet og e-mail på arbejdspladsen er omfattet af persondataloven. Arbejdsgiveren har således kun adgang til at se de oplysninger, medarbejderen har lagret i sin mailboks/browser, hvis det har “angivne og saglige formål”, og at medarbejderen er informeret (Persondatalovens § 6 stk. 1).

Datatilsynet har i en afgørelse udtalt, at det forudsætter, at arbejdsgiveren på forhånd har informeret de ansatte om, at kontrol kan finde sted (Datatilsynet 30.10.2001).

Det bør derfor drøftes, hvordan en sådan information finder sted.

Det skal dog understreges, at arbejdsgiveren ikke må læse private e-mails, da det er omfattet af straffelovens bestemmelser om brevhemmelighed mv. Uanset dette bør man overveje, om privat kommunikation og arbejdsrelateret kommunikation overhovedet bør foregå på samme mailadresse.

7

FAKTA

KOMMUNIKATION MELLEM ANSATTE & MELLEM ANSATTE OG LEDELSE Overvej også Mange skoler har etableret fx ”Skoleintra”-systemer, der omfatter adskilte grupper for personale, forældre og elever. Systemerne indeholder hjemmesider knyttet til specielle grupper og mailfunktioner.

Overvej og beslut: • • • • • • • • • •

Hvilket mailsystem anvendes til arbejdsmail?

Hvilke personalegrupper skal kommunikere – og med hvem?

Hvilke oplysninger må kommunikeres (personfølsomme oplysninger/billeder)?

Hvor hyppigt skal den ansatte læse meddelelser?

Hvilke svarfrister vil I sætte internt på meddelelser?

I hvilket tidsrum kan man forvente, at den ansatte skal læse og svare på meddelelser?

Mødekalender – hvem lægger hvilke møder og arrangementer ind, tidsfrister for opslag / mødeindkaldelser mv.

Hvem har det overordnede ansvar for aktiviteterne i fx personaleintra? (Hvem har ret til at redigere og slette – netetik?)

Hvem skal være ordstyrer og kunne oprette, vedligeholde og slette grupper?

Hvordan forholder man sig som leder/ansat, såfremt at indholdet på intra er grænseoverskridende?

8

FRI E S KOL E RS L Æ RE RFORE NI NG KOMMUN IKATIO N PÅ FRIE SKO LE R

Tag også stilling til brug af mobiltelefoner, sms m.m. og kommunikationsplatforme som fx Facebook, Twitter og andre sociale medier: • Skal mobiltelefon anvendes i intern kommunikation mellem de ansatte i arbejdsøjemed? (Er der ”åbningstid” på mobiltelefon i internt samarbejde?).

• Skal SMS anvendes i intern kommunikation mellem de ansatte i arbejdsøjemed? Kan man sygemelde og raskmelde sig på SMS? • Kan man blive indkaldt til møder, tjenstlig samtale via SMS? • Skal arbejdspladsen have fælles retningsliner for brug af chat-fora?

• Overvej hvem er du ”ven” med. Privatliv og arbejdsliv flettes let sammen, så det er svært at skille ad. Bør man være ”ven” med ledelsen, bestyrelsesformanden, forældre, elever?

9

FAKTA

KOMMUNIKATION MELLEM LÆRERE OG FORÆLDRE Forældreintra er et eksempel på et netværk, som er knyttet op på relationen mellem en klasse, dens forældre og de tilknyttede lærere.

I forældreintra indgår der en hjemmeside specielt for elevens klasse, hvor læreren kommunikerer oplysninger til forældrene om klassen. (Undervisningsprojekter, lektier, udflugter, tilmeldinger til div. arrangementer).

I forskelligt omfang har forældre også mulighed for at lægge informationer til de andre forældre. Nogle har desuden åbnet forældredebatfora for den enkelte klasse.

Ved at søge på skolernes hjemmesider, kan man finde mange meget forskellige eksempler på kommunikationspolitik, men det, der er meget karakteristisk for disse politikker er, at de betoner, at: • Mail ikke egner sig til at drøfte og løse konflikter • Det er helt centralt at få afstemt forventningerne til, hvad lærere og forældre skal kommunikere om på et netværk som Forældreintra.

• •

• •

klassens hjemmeside: alle forældre, klasseforældreråd?

Hvem er webmaster på klassens hjemmeside og med hvilke rettigheder og beføjelser?

Debatforum på klassens hjemmeside: hvilke emner drøftes her, hvem har ret til at oprette emner?

ANDRE KOMMUNIKATIONSPLATFORME: Skal skolen have fælles retningsliner for brug af sociale medier som fx facebook?

Bør læreren være ”ven” med forældre?

SMS Overvej og beslut • • •

•

Hvad kan der kommunikeres om på mail mellem skole og hjem? Skal der være fælles retningslinjer for skolen, eller aftales det klasse for klasse?

Skal der være ”kontortid”, hvor man kan forvente, at læreren gør sig bekendt med indholdet af sin mailboks?

Hvilke svarfrister skal der aftales og af hvem?

SMS er i dag det mest benyttede kommunikationsmiddel mellem børn og forældre, og derfor vil mange forældre forvente, at SMS også er en naturlig måde at kommunikere med lærerne på. Læreren er imidlertid ikke på arbejde hele døgnet og alle ugens dage!

Overvej og beslut •

KLASSENS HJEMMESIDE: Hvem skal foruden klassens lærere have adgang til at lægge informationer ud på

10

F R IE S KO L E RS L ÆRE RFO RE N IN G KOM MUNI K ATI O N PÅ FRI E SKO LE R

Skal der laves fælles retningslinjer for hele skolen/SFO for brug af mobiltelefon og SMS i kommunikationen mellem forældre og lærere? Eller skal det indgå i de af-

11

KOMMUNIKATION MELLEM LÆREREN OG ELEVEN

og kommunikation mellem læreren og eleverne (som gruppe)

FAKTA

•

taler, der i øvrigt laves i den enkelte klasse?

Skal der være fælles retningslinjer for hele skolen, eller kan det aftales på klasseplan, om der skal aftales ”åbningstid” vedrørende brug af SMS og mobiltelefon i forældresamarbejdet?

I DISSE DRØFTELSER KAN DESUDEN INDGÅ: • Kan man sygemelde og raskmelde sig på SMS? • Kan man indkalde til forældremøder, forældresamtaler med mere via SMS? • Hvilke svarfrister er der på SMS beskeder? Gælder fristerne både lærere og forældre?

SMS OG SOCIALE MEDIER SOM FX FACEBOOK Mobiltelefoner, smartphones og tablets er blevet hvermandseje, og der kommunikeres via SMS, MMS og Facebook som aldrig før. Mobiltelefoner, smartphones og sociale medier kan også være fantastiske arbejdsredskaber i undervisningen. Men mobiltelefonen kan også tage al opmærksomhed fra undervisningen og bruges til chikane og mobning af eleverne indbyrdes. Der er også eksempler på, at mobiltelefonen er anvendt til at overvåge læreren ved fx at filme undervisningen. De nye medier rejser en stribe spørgsmål af mere praktisk karakter, og desværre afføder de nye medier også et stigende antal sager med grænseoverskridende og krænkende kommunikation på SMS, MMS og Facebook.

Overvej og beslut • • • •

12

FRI E S KOL E RS L Æ RE RFORE NI NG KOMMUN IKATIO N PÅ FRIE SKO LE R

Hvornår er mobiltelefonen et arbejdsredskab i undervisningen. Hvordan tydeliggøres det?

Hvilke retningslinjer er der i øvrigt for brug af mobiltelefon i klassen / på skolen?

Drøft og aftal eventuelle retningslinjer for, hvornår og om lærer og elev anvender SMS som kommunikation Definer ”kontortid” - hvornår man kan forvente, at lære-

13

HVAD GØR ANDRE? • • •

ren har læst mail, SMS- og MMS-beskeder og aflyttet beskeder i mobiltelefonen?

Drøft om I på jeres skole, bør definere en etisk holdning til SMS-, MMS- og Facebookkommunikation med elever?

Drøft lærerens engagement med elever på sociale medier som fx Facebook Drøft hvordan I vil formidle retningslinjerne til lærere, elever og forældre

KLASSENS HJEMMESIDE • Hvilke aftaler skal der laves om, hvordan eleverne kan bruge klassehjemmesiden / opslagstavlen?

• Hvilken ”takt og tone” - netetik - skal gælde i klassen?

• Hvilken lærer er webmaster på klassens hjemmeside?

Hele denne pjece er bygget op, som en huskeseddel, der skal guide jer igennem en stor del af de overvejelser, der er en forudsætning for en god kommunikationspolitik på skolen. Frie Skolers Lærerforening får jævnligt henvendelser om, hvordan lærere, elever og forældre bør forholde sig til de mange medier.

Vi kan også se, at skolerne i praksis ”låner” af hinanden, så mange retningslinjer og kommunikationspolitikker ligner hinanden. Og har I brug for yderligere inspiration til, hvordan jeres kommunikationspolitik skal se ud, er det en god ide at søge på nettet, fx ved at google: kommunikationspolitik på skoler.

HVAD MÅ MAN, OG HVAD MÅ MAN IKKE? Loven om gennemsigtighed og åbenhed i uddannelserne er underlagt lov om behandling af personoplysninger (Persondataloven).

Det betyder, at skolen kun med konkret skriftlig samtykke fra de pågældende i hvert enkelt tilfælde kan offentliggøre de ansattes eller elevernes • privatadresser • telefonnumre • private e-mail adresser • portrætbilleder af de ansatte eller eleverne, samt klassebilleder.

14

F R I E SKO L ER S L Æ R ER FO R EN I N G KOMMUNI KATI ON PÅ FRI E S KOLE R

15

WWW.FSL.DK