INTRODUÇÃO À ADMINISTRAÇÃO PROCESSO ORGANIZACIONAL
Tereza G. Kirner
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PROCESSO ORGANIZACIONAL SUMÁRIO 1. Conceitos 2. Processo Administrativo 3. Planejamento 4. Organização 5. Direção 6. Controle
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1. Conceitos
Administração “Processo de planejar, organizar, liderar, e controlar o trabalho dos membros da organização e utilizar todos os recursos organizacionais disponíveis para alcançar os objetivos definidos.” Stoner (1995), apud Chiavenato (2007)
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2. Processo Organizacional Modelo Planejamento
Controle estabelecimento de medidas e monitoramento dos sistemas para avaliar se os objetivos estão sendo cumpridos
escolha e definição de metas e linhas de ação visando atingir os objetivos da empresa
Direção
Organização estabelecimento de tarefas e relações de autoridade entre as pessoas para alcançar os objetivos
coordenação e motivação das pessoas para executar as tarefas e atingir os objetivos Tereza G. Kirner
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PLANEJAMENTO
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3. Planejamento
Planejamento: escolha e definição de metas e linhas de ação, visando atingir os objetivos da empresa
Planejamento Estratégico Amplo Envolve toda a organização Longo prazo Definido pela alta administração Visa atingir objetivos globais Eficácia organizacional
Planejamento Tático Restrito Envolve depto ou unidade Médio prazo Definido no nível intermediário Visa atingir objetivos departamentais Eficiência das atividades internas
Planejamento Operacional Restrito Envolve atividades ou tarefas Curto prazo Definido no nível mais baixo Visa atingir objetivos específicos das tarefas Eficiência na execução das atividades Tereza G. Kirner
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3. Planejamento O que é Planejar? – É definir objetivos ou resultados a serem alcançados – É definir um objetivo, avaliar as alternativas para realizá-lo e escolher um curso específico de ação – É o processo de estabelecer objetivos e linhas de direção e ação adequadas para alcançar tais objetivos – Deve ser constante nas organizações – O ato de planejar lida com as incertezas e certezas do futuro – As ‘certezas’ do futuro são, na realidade, projeções de conhecimentos do presente ou passado
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3. Planejamento Técnicas para estudo do futuro previsível Análise de séries temporais: estudo de dados ao longo de determinados períodos Relações causais: busca estabelecer leis de comportamento entre duas variáveis Pesquisas de opiniões e atitudes: informa sobre as tendências atuais e as possíveis tendências do futuro
Tipos de Planejamento – Quanto ao “prazo de validade”: Longo prazo: envolve ações estratégicas da empresa - costuma ser cima para baixo Curto prazo: refere-se às atividades básicas da organização - e pode ser de baixo para cima – Quanto ao ‘tempo de vida’: Permanente: missão e visão da empresa, normas e regimentos internos. Temporário: resposta a uma necessidade pontual da organização (problema/ oportunidade) - vistos como projeto da empresa
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3. Planejamento Níveis de Planejamento
Planejamento Estratégico Amplo Envolve toda a organização Longo prazo Definido pela alta administração Visa atingir objetivos globais Eficácia organizacional
Planejamento Tático Restrito Envolve depto ou unidade Médio prazo Definido no nível intermediário Visa atingir objetivos departamentais Eficiência das atividades
Planejamento Operacional Restrito Envolve atividades ou tarefas Curto prazo Definido no nível mais baixo Visa atingir objetivos específicos das tarefas Eficiência das atividades
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3. Planejamento Níveis de Planejamento Planos Estratégicos (Corporativos)
Formulados pela alta administração. Definem: a visão, missão e valores da empresa o futuro da empresa – objetivos a longo prazo as formas de atuação no mercado
Planos Funcionais (Unidades de Negócio)
Formulados pela gerência média. Definem: os objetivos e cursos de ação das áreas funcionais da organização (RH, produção, marketing, finanças) para realização do plano estratégico
Planos Operacionais (Funcionais)
Formulados pela gerência operacional. Definem: as atividades, os recursos e as formas de controle para realização dos planos funcionais
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3. Planejamento Processo de Planejamento
Determinar Objetivos e Missões da Organização AMBIENTE EXTERNO RECURSOS CONCORRÊNCIA
VISÃO DE FUTURO
– Definir o negócio da empresa – Estabelecer os principais objetivos
Formular Estratégia de Ação – Analisar a situação atual – Desenvolver a estratégia
Implementar a Estratégia – Alocar recursos e responsabilidades – Implementar e executar Tereza G. Kirner
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3. Planejamento Componentes de um Plano de Negócios Objetivos
Meios de Realização
Meios de Controle
Objetivos: São os resultados que a Organização deseja alcançar - Lançamento de um novo produto
- Aumento da fatia de mercado - Eliminação de desperdício na produção - Criação de um novo departamento
– A descrição dos objetivos no Plano de Negócios deve ser feita de forma detalhada, abrangendo: Características – o que?, onde?, quando? Quantificação – quanto? Tereza G. Kirner
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Objetivo OBJETIVO Aumento da fatia de mercado, através do aumento das vendas
Plano Estratégico Temporário
O que? Atingir um maior número de clientes para o produto Y
Quanto? Aumentar a fatia de mercado de 15% para 20%
Onde? Nas principais capitais
Quando? início em Março/09 e resultado para Dez/09
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Componentes de um Plano de Negócios Meios de Realização: definir os cursos de ação (como) e os recursos (custos) necessários – O modo como os objetivos serão alcançados normalmente representam a maior parte do Plano de Negócios – Devem ser descritos: a estratégia de marketing: será agressiva ou não? Definir os 4 P´s: preço, produto, praça e promoção a análise financeira: custo X retorno - capacidade de investir a alocação de recursos humanos: organograma, equipes envolvidas e responsáveis os recursos produtivos e materiais: garantir o aumento da produção analisando a capacidade produtiva da empresa e a quantidade em estoque da matéria-prima as tarefas a serem executadas e os prazos de execução: Definir as atividades de cada equipe envolvida Tereza G. Kirner
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Meios de Realização
MEIOS DE REALIZAÇÃO Como? Estratégia Marketing preço: ofertar o produto Y a um preço inferior ao do concorrente produto: mudança de embalagem? praça: definir os pontos de distribuição promoção: brindes? Meios de comunicação
Análise Financeira custos X retorno: haverá uma redução em x% da margem de lucro por ‘n’ meses. Após, o lucro irá crescer em z%. capacidade da empresa em investir: empresa consegue atuar no mercado por ‘b’ meses com o preço da oferta
Alocação de Recursos humanos: marketing, agência publicitária, compras, produção produtivos: capacidade produtiva atual em 70%, devendo ser aumentada para 80% materiais: acréscimo do fornecimento de matéria-prima em 30%
Definição das Tarefas e Prazos Marketing: pesquisa de mercado, análise da concorrência (preço, distribuição) agência publicitária: desenho de nova campanha compras: aquisição maior quantidade MP produção: estudo da viabilidade do aumento da capacidade produtiva
Estratégico
Funcional
Operacional Tereza G. Kirner
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Componentes de um Plano de Negócios Meios de Controle: São ferramentas utilizadas pelas organizações para avaliar se os objetivos estão sendo atingidos - Exemplo: Balanced Scorecard – Deve ocorrer durante toda a implementação do planejamento. – Devem ser analisados: Se os pontos quantificados estão sendo atingidos Se os prazos estabelecidos estão sendo cumpridos.
– Assim que identificado algum ‘problema’ na implementação, este deve ser analisado e resolvido o quanto antes
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ORGANIZAÇÃO
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4. Organização Organização: estabelecimento de tarefas e relações de autoridade que permitam que as pessoas atuem em conjunto para alcançar os objetivos da empresa Organização do Nível Global Envolve toda a empresa Representada pelo desenho organizacional produz a macro estrutura empresarial
Organização do Nível Departamental
Organização do Nível Operacional
Envolve cada departamento ou unidade da empresa Representada pelo desenho departamental produz os subsistemas da empresa
Envolve cada atividade ou tarefa da empresa Representada pelo desenho das tarefas produz a estrutura das posições e atividades da empresa
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4. Organização Modelo de Criação da Estrutura Organizacional Organizar as Relações de Trabalho – Estabelecer níveis decisórios, de assessoria, etc. – Definir filosofia e características administrativas AMBIENTE INTERNO TECNOLOGIA
Definir os Sistemas de Tarefas RECURSOS HUMANOS
– Realizar a análise e projeto das tarefas – Realizar a divisão e simplificação do trabalho
ESTRATÉGIA DA EMPRESA
Escolher a Estrutura Organizacional – Estrutura Funcional, de Produto, Geográfica, de Mercado, Estruturas Mistas, etc. Tereza G. Kirner
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4. Organização Organizar: dispor os elementos em uma estrutura, classificação ou ordem
Divisão do trabalho Definição de responsabilidade
Processo de Organização
Autoridade
Centralização
Organograma Tereza G. Kirner
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4. Organização Processo de Organização Divisão do trabalho
Definição de responsabilidade
Autoridade
Centralização
Organograma
Divisão do Trabalho: dividir uma tarefa em partes, atribuindo pessoas para sua execução departamentos Definição de Responsabilidades: definir as obrigações e deveres dos indivíduos na empresa cargos Autoridade: direito legal que alguns indivíduos têm, ao comandar equipes Centralização: centralização produz uniformidade descentralização estimula o potencial humano
e
controle;
Organograma: representação da estrutura da empresa Pode ser apresentada pelos departamentos e/ou pelos cargos Tereza G. Kirner
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4. Organização Organograma – Cada retângulo representa um departamento – O número de níveis mostra como a autoridade está graduada – A ordem vertical de cada retângulo mostra a hierarquia entre eles. – A ordem horizontal, mostra o nivelamento dos departamentos / áreas Principais critérios de departamentalização: Funcional básica Territorial Por Produto Por Cliente Por Áreas de conhecimento Por Projetos Por Processos Por Unidades de negócio Tereza G. Kirner
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Estrutura Funcional Básica Modelo mais comum de estrutura organizacional
Presidência
Marketing
Finanças
Recursos Humanos
Produção
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Estrutura Funcional Territorial ou Geográfica Quando a organização opera em uma área muito grande ou em
locais diferentes, sendo necessário manter uma estrutura ou autonomia em diversas localidades Administração Geral Serviços Centrais
Europa
América Latina
Finanças
Marketing
Marketing
Jurídico
Produção
Produção
RH
RH
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Estrutura Funcional por Produtos (ou Divisional) Quando a organização trabalha com vários produtos, que podem ser segmentados em grupos
Diretoria
Divisão de Produtos de Limpeza
Divisão de Produtos de Higiene Pessoal
Divisão de Produtos Farmacêuticos
Finanças
Finanças
Finanças
Produção
Produção
Produção
Marketing
Marketing
Marketing
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Estrutura Funcional por Cliente Quando a organização atende a diferentes tipos de clientes e quer customizar o atendimento Divisão de Clientes
Pessoa Física
Pessoa Jurídica
Conta Corrente
Conta Corrente
Crédito Pessoal
Investimentos
Financ. Veículos
Financiamento
Crédito Imob. Tereza G. Kirner
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Estrutura por Áreas de Conhecimento Caso de hospitais, escolas, institutos de pesquisas, consultorias Administração Geral Ortopedia
Cardiologia
Consultas
Consultas
Cirurgias
Cirurgias
Pediatria
Laboratório
Exames Gerais
Exames Tereza G. Kirner
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Estrutura por Projetos Projetos são atividades temporárias, com o objetivo de fornecer um resultado único
Administração Geral
Serviços Gerais
Consultoria
Auditoria
Finanças
Projeto A
Projeto 1
RH
Projeto B
Projeto 2
Projeto C
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Estrutura Matricial Para empresas mais complexas Diretoria
Desenho
Vendas
Produção
Divisão Papelaria
Desenho Papelaria
Vendas Papelaria
Produção Papelaria
Divisão Cadernos
Desenho Cadernos
Vendas Cadernos
Produção Cadernos
Divisão Agendas
Desenho Agendas
Vendas Agendas
Produção Agendas
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Como Definir a Estrutura da Organização Levar em Conta: – Tipo e Natureza da organização: pública, privada, banco, escola, etc. – Tamanho da organização – Ênfase da Administração Descentralização
Superior
na
Centralização
ou
na
– Grau de diversificação dos produtos e serviços – Alocação de recursos – Características das atividades: predominância de atividades de rotina ou de atividades de inovação – Características do ambiente: estabilidade ou instabilidade – Diversidade ou homogeneidade das operações por causa da tecnologia empregada: por exemplo, na produção ou nas matérias primas – Diversidade ou homogeneidade dos canais de distribuição, das fontes de recursos e das necessidades do consumidor ou usuário Tereza G. Kirner
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DIREÇÃO
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5. Direção Direção: coordenação e motivação das pessoas e grupos, para trabalharem em conjunto na execução das tarefas e atingirem os objetivos da empresa
Direção envolve: Liderança refere-se à habilidade do administrador de influenciar pessoas, visando alcançar os objetivos da empresa “bons” gerentes são líderes
Motivação
Comunicação
envolve forças internas e/ou externas ao indivíduo que despertam o entusiasmo e persistência para seguir determinado curso de ação
processo pelo qual a informação é trocada e entendida por duas ou mais pessoas, para motivar ou influenciar comportamentos
afeta produtividade
gerentes gastam 80% do tempo diário em comunicação direta Tereza G. Kirner
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5. Direção Liderança Refere-se à habilidade do administrador de influenciar pessoas, visando alcançar os objetivos da empresa É um dos papéis do administrador As ações / idéias do líder influenciam o comportamento de seus liderados Pode-se dizer que há uma forte ligação entre liderança e motivação A liderança está ligada às pessoas e não aos cargos organizacionais Pressupõe a existência de: Líderes e Liderados
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5. Direção Liderança
LÍDER necessidade de poder busca de satisfação pessoal satisfação de metas coletivas
LIDERADOS seguem líder por ideologia ou crença seguem o líder por interesse
Estilos de Liderança – Autocracia quando as decisões do grupo são tomadas pelo dirigente – Democracia: quando as decisões são tomadas de comum acordo entre o grupo e o dirigente Tereza G. Kirner
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5. Direção Escala de Estilos de Liderança
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5. Direção Liderança Qualidades do Líder
Qualidades do Gerente
Visionário Apaixonado Criativo Flexível Inovador Inspirador Corajoso Boa imaginação Experimentador Promove mudanças Poder pessoal
Racional Consultivo Persistente Soluciona problemas Analítico Estruturado Exerce autoridade Deliberativo Idéias firmes Promove mudanças Poder do cargo
Fonte: Daft (2004) Tereza G. Kirner
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5. Direção Motivação envolve forças internas e/ou externas ao indivíduo que despertam o entusiasmo e persistência para seguir determinado curso de ação afeta produtividade Indica o processo pelo qual o comportamento humano é incentivado É um estado psicológico de disposição, interesse para realizar uma tarefa Possui três propriedades: – Intensidade Força dos motivos – Tempo Permanência da motivação – Direção Objetivo Tereza G. Kirner
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5. Direção Motivação Os indivíduos possuem motivos internos e/ou externos para assumirem determinada disposição Os motivos internos são os desejos pela realização da tarefa. Estão ligados à habilidade e valores pessoais Os motivos externos encontram-se no ambiente em que o indivíduo atua. São as recompensas sociais ou materiais Práticas Motivacionais
Participação no processo decisório
Participação nos lucros e resultados
Programas de incentivos
Redesenho de cargos Tereza G. Kirner
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5. Direção Motivação cria desejo de preencher necessidades (ganho financeiro, amizade, reconhecimento, etc.
NECESSIDADE
Resulta em ações tomadas para preencher necessidades
COMPORTAMENTO
Satisfaz necessidades; recompensas intrínsecas ou extrínsecas
RECOMPENSA
Feedback – informa o indivíduo se o comportamento foi apropriado e deve ser repetido Fonte: Daft (2004)
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5. Direção Comunicação processo pelo qual a informação é trocada e entendida por duas ou mais pessoas, para motivar ou influenciar comportamentos gerentes gastam 80% do tempo diário em comunicação direta
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5. Direção Comunicação Informação Externa
Informação Interna
ADMINISTRADOR Processador de informação Comunicador
Administrador como disseminador Distribui a informação aos subordinados
Administrador como porta voz Distribui a informação para fora da empresa
Fonte: Daft (2004) Tereza G. Kirner
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5. Direção Comunicação - Grupos Pode-se dizer que uma Organização é um grupo, formado por grupos menores e inserida dentro de um grupo maior. Dentro das Organizações há dois tipos de grupos: formal e informal. – FORMAL criados pela Organização são os grupos de trabalho – INFORMAL são criados pelos funcionários podem estar dentro do grupo informal, ser maior ou menor que este grupos de interesse, de amizade Tereza G. Kirner
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CONTROLE
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6. Controle Definição Controle: estabelecer medidas e monitorar os sistemas administrativos, a fim de avaliar se os objetivos propostos estão sendo cumpridos
Planejamento Execução Controle
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6. Controle As atividades planejadas devem ser realizadas de maneira eficiente Para que o resultado da execução da atividade esteja em conformidade com o planejado, é necessário haver o controle O controle sobre as atividades é de vital importância, a fim de garantir o alcance dos objetivos e a possível necessidade de mudanças nos objetivos “Controlar é um processo de tomada de decisões, que tem por finalidade manter um sistema na direção de um objetivo, com base em informações contínuas sobre as atividades”
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6. Controle O controle aplica-se a toda organização
Controle Estratégico
grau de realização da missão / objetivo adequação dos planos ao ambiente externo desempenho global da organização
Controle nas áreas funcionais
produção: qualidade, quantidade e produtividade RH: rotatividade, atrasos, desempenhos pessoais Marketing: participação no mercado, respostas de campanhas
Controle nas áreas operacionais
consumo de recursos rendimento das atividades e máquinas
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6. Controle Esquema de Realização do Controle Processo de Execução
Objetivos
Atividades Feed-back
Padrões
Comparação
Resultados
• igual • maior • menor Tereza G. Kirner
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6. Controle Comparação do resultado obtido com o planejado (a) Resultado obtido maior do que o planejado: – podem ser dadas recompensas – pode-se aumentar o objetivo planejado (b) Resultado obtido igual ao planejado: – pode ser dada recompensa – pode manter-se o planejado (c) Resultado obtido menor do que o planejado – deve ser tomada uma ação corretiva – pode-se reduzir o objetivo planejado
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6. Controle Processo de Controle Organizacional Estabelecer padrões de desempenho e metas para avaliação dos padrões – Padrões devem ser compatíveis com a estratégia org. CULTURA ORGANIZACIONAL
RECURSOS HUMANOS E FINANCEIROS
Medir o desempenho dos resultados da empresa – Desempenho medido pelos gerentes – nível/área
Comparar desempenho real com padrões definidos ESTRATÉGIA DA EMPRESA
– Identificar fatores que influenciaram o desempenho
Avaliar resultados e implementar ações corretivas – Reavaliar padrões, treinar funcionários, etc. Tereza G. Kirner
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6. Controle Varíáveis que interferem na eficácia dos sistemas de Controle: – Foco nas atividades críticas – Qualidade das informações: corretas, completas, no tempo certo, etc. – Aceitação e conhecimento do processo implantado pela equipe que atua no controle – Ênfase no tratamento das exceções
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Tipos de Controle Controle Antecipado
Controle Concorrente
Controle de Feedback
Controle Antecipado: Usado na entrada do processo de controle
Visa prevenir problemas Ex.: especificação rigorosa do produto, para evitar problemas de qualidade
Controle Concorrente: Fornece resposta imediata sobre como as entradas estão sendo convertidas
em saídas Permite correção imediata dos problemas Ex.: ajustar uma máquina desregulada
Controle de Feedback: Produz informação sobre o processo de controle, que pode ser usada para
melhoria futura de todo o processo Ex.: reações dos cliente ao produto - usadas para futuras ações corretivas Tereza G. Kirner
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Atividade – 3a Lista de Exercícios 1) Resumir o método Balanced Scorecard, destacando a utilidade dele para o Planejamento de Empresas. 2) Descrever o modelo de estrutura organizacional do tipo “Matricial”, destacando suas vantagens e desvantagens. 3) Comentar as abordagens de motivação de pessoal baseadas em: (a) Participação no processo decisório, (b) Participação nos lucros e resultados; (c) Programas de Incentivo; (d) Redesenho de cargos. 4) Comentar os tipos de controle: (a) Controle antecipado; (b) Controle concorrente; (c) Controle de feedback.
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