SISTEMA DE ALERTAS Y COMUNICACIONES. Google CALENDAR
Manuel Robles Fernรกndez IES Virgen de las Nieves Granada
Sistema de Alertas y comunicaciones
Introducción Este trabajo tiene la finalidad de orientar a los compañeros que pudieran estar interesados, en la creación de calendarios virtuales, acercándoles un poco más a las TICs. También pretendo, fomentar el trabajo colaborativo dentro de los Equipos Educativos pues va a permitir gestionar y planificar el calendario de un grupo de alumnos compartiéndolo con ellos y además va a permitir un sistema complementario de comunicación y de alertas, en tiempo real vía SMS y correo electrónico, si fuera necesario. Objetivos reales que se pretende alcanzar Entre los objetivos se intenta conseguir: • • • •
Crear un Sistema de Alertas de acontecimientos especiales (eventos, reuniones, exámenes, trabajos de clase), vía correo y SMS fundamentalmente. Planificación Trimestral de todos los módulos por parte de todo el profesorado, y posibilitando la visita al calendario del grupo de alumnos. Comunicación con el alumnado durante la realización de la FCT o fuera del horario lectivo vía SMS. Otras.
Tareas previas con alumnos y profesores u otros usuarios Para comenzar, abrimos una cuenta para cada uno de los alumnos y profesores en Gmail, para así poder acceder a Google CALENDAR http://calendar.google.com, el cual va a permitir crear un calendario o una agenda que va ser personal o compartida o incluso pública. Google Calendar proporciona un lugar donde anotar los eventos más importantes de un grupo de personas con el simple hecho de compartir un calendario.
Posteriormente hay que acostumbrarse al entorno de trabajo, es decir, familiarizar a todos los usuarios con las tareas que se pueden realizar y cómo llevarlas a cabo. Para ello, en un par de sesiones se explica brevemente a los alumnos y compañeros de calendario el uso básico de la herramienta y las posibilidades que plantea. Visita guiada de Google Calendar
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Creamos un calendario El primer paso, es la creación del calendario que se va a usar para compartirlo entre el grupo (profesores, alumnos u otros usuarios). Por defecto, siempre aparece uno que viene vinculado a la cuenta de correo que yo recomiendo que se use siempre como un calendario personal. Para crear un nuevo calendario, hacemos un clic en la columna de la izquierda sobre la palabra Crear como se indica en la figura. Será entonces y sobre la ventana de configuración, donde daremos nombre al calendario, podremos hacer una descripción del mismo y definiremos los primeros detalles aunque se podrá editar posteriormente en cualquier momento.
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Aspectos configurables del calendario
Para acceder a la configuración de dicho calendario una vez creado se puede acceder de varias formas, quizás la más rápida y fácil, es haciendo un clic sobre la flechita señalada en rojo , en este caso se nos desplegará una ventana en la que se presentaran todos los aspectos de configuración de dicho calendario. En los apartados siguientes vamos a analizar los más importantes.
Configuración del calendario Como se explico anteriormente, es en este apartado donde se definen los parámetros generales del calendario, es importante tener en el navegador habilitado JavaScript y las cookies, pues he observado que en algunos navegadores hay problemas en la configuración, yo recomiendo Firefox o Google Chrome.
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Creación de eventos en el calendario Para hacer anotaciones en el Calendar, hacemos clic sobre cualquier celda del calendario sobre el día y la franja horaria elegida, aparecerá un bocadillo como el de la figura, en el rellenaremos la casilla del evento y pulsaremos sobre Crear Evento. Tendremos aquí que definir a que calendario de los que tengamos en “Mis calendarios” le vinculamos el evento que posteriormente podremos definir haciendo un clic sobre Editar detalles del evento.
Editando los detalles del evento podremos definir todos los campos del formulario, indicando descripción, fecha, temporalización, recordatorios, invitados al evento si pensáramos que fuera conveniente y un largo etcétera.
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Compartir este calendario En: Configuración>Calendarios>Compartir este calendario Cuando accedemos a la configuración del uso compartido del calendario, es uno quien decide con quien comparte el calendario y la información que cada uno decida que se vea.
Realmente nos podemos encontrar cuatro tipos de perfiles a la hora de editar el calendario: • Realizar cambios y administrar el uso compartido • Realizar cambios en eventos • Consultar todos los detalles del evento • Ver solo libre/ocupado (ocultar detalles) El calendario permite que pueda ser compartido por profesores y alumnos u otros usuarios con diferentes usos y perfiles: • Colaborador que permite realizar cambios y administrar el uso compartido, este perfil sería para el profesorado. • Lector que permite consultar los detalles de los eventos, este perfil sería para los alumnos
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Es, en éste apartado donde puedo definir que el calendario sea público, privado, o compartir únicamente la información de libre/ocupado (ocultando los detalles).
Notificaciones En: Configuración>Calendarios>Compartir este calendario>Notificaciones En este lugar configuramos la manera en que queremos que se nos notifique el evento que hay programado en un calendario. Normalmente cualquier evento se notificará con los recordatorios que tenga programados por defecto, aunque particularmente a cualquier evento le podré añadir cuantos recordatorios quiera entrando dentro de los detalles del evento, como se explico anteriormente. Cuando se crea a un calendario las notificaciones (recordatorios del evento) vienen sin configurar, hay 3 posibilidades; ventana emergente, correo electrónico o SMS y no nos queda más remedio que añadirlas de la manera que nos interese. Si queremos avisos mediante SMS, tenemos que asociar un móvil previamente a la cuenta de Gmail, siguiendo las indicaciones que se dan en el apartado siguiente, pues sino se hace así, dentro de las opciones de recordatorio no aparecerá como opción el SMS, eso si, sólo se puede configurarse un teléfono móvil por cuenta de correo.
Además de establecer de una forma predeterminada el recordatorio de los eventos tambien si lo creemos conveniente podemos recibir notificaciones de otras informaciones realtivas a modificaciones de los eventos, cancelaciones de eventos o de aceptación de eventos, pensar que estas opciones pueden ser muy interesantes si otros miembros con los que se comparte el Manuel Robles Fernández
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calendario pueden realizar cambios y administrar el uso compartido o realizar cambios en eventos. Configuración del móvil En: Configuración>Calendarios>Configuración para móviles Permite configurar el móvil y asociarlo a la cuenta de Gmail, para ello rellenaremos la casilla de numero de teléfono y pulsaremos sobre Enviar código de Verificación, posteriormente a esta acción recibiremos un SMS, con un código de verificación que no es mas que un número con el que los de Google, se aseguran que el teléfono es verdaderamente el que quieres utilizar para tal fin y que tenemos que introducir en la casilla correspondiente.
Otros Calendarios
Cuando nos invitan a participar en un calendario o cuando somos nosotros los que nos suscribimos si este es público, nos aparecerá en Otros calendarios. Por defecto siempre se aceptan las invitaciones a pertenecer en un calendario sea cual sea la persona que te invite, al igual que también se aceptan otros eventos realizados por otras personas, si quieres recibir invitaciones como si no, hay que indicarlo en: Configuración>General>.
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Para rechazar calendarios a los que hemos sido invitados o estemos suscritos en: Configuración>Calendarios>
Otras opciones
Al principio, solo tendrás un calendario (tu calendario principal), pero a medida que crees nuevos calendarios o añadas calendarios compartidos, irán apareciendo en la lista de la parte izquierda de la página. Para ver un calendario en particular, simplemente haz clic en el nombre del calendario. Si el nombre del calendario está resaltado por una barra a color, significa que éste se puede ver. Puedes utilizar este método para activar y desactivar tus calendarios.
Google Calendar te permite crear invitaciones para eventos especiales, enviarlas a amigos y realizar un seguimiento de las respuestas y comentarios de forma centralizada, cualquiera con una dirección de correo electrónico puede recibir invitaciones. Para invitar a alguien a un evento, simplemente sigue los pasos a continuación: 1. Haz clic en el evento (o crea un evento nuevo) y selecciona "editar detalles del evento". 2. En la sección "Invitados", haz clic en "Añadir invitados". 3. Introduce las direcciones de correo electrónico de los invitados, separadas por comas. 4. Selecciona el nivel adecuado de control que desees tener para tus invitados. 4. Haz clic en "Guardar". 5. Si deseas notificar el evento a tus invitados, haz clic en "Enviar"; de lo contrario, haz clic en "No enviar".
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Temporalización El sistema de alertas y comunicaciones como lo he bautizado se utilizará durante cualquier curso académico. Recursos complementarios previstos para cubrir posibles fallos del acceso a Internet Para mi, quizás lo mas importante dentro de las posibilidades del calendar es las notificaciones por SMS, pues el móvil es una herramienta que hoy día si está al alcance de todos, y después de haber creado la cuenta de Gmail, activado el Calendar y haber configurado el móvil, los SMS de los eventos llegan, aunque no se usen los servicios de Google, de ahí el haber llamado al trabajo realizado Sistemas de Alertas y Comunicaciones.
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