workflow ficará organizado, definindo a rota dos documentos dentro do fluxo, desde a hora que chega até seu armazenamento final após passar por todas as regras associadas ao documento em particular”, diz. Uma solução ECM bem sucedida, segundo Rodrigues, produz vantagens legais significativas para as organizações que pretendem melhorar a gestão das informações armazenadas eletronicamente como provas evidenciais. No caso de processos legais como a SOX, a ferramenta de ECM permite a construção de fluxo, regras, alçadas e poderes, tempo mínimos e máximos, entre outros requerimentos. “O ECM irá eliminar distorções e riscos, mantendo a organização ‘e, conformidade às exigências legais”, diz Rodrigues. Além disso, ele continua, toda a documentação física da empresa estará guardada em local seguro, disponíveis para acesso em tempo real em qualquer computador ligado à rede ou VPN da empresa. “Todos os departamentos podem acessar os documentos num curto período de tempo, adicionando anotações sem modificar o documento original, sem a necessidade de envio de malotes de um departamento para outro”, acrescenta o diretor. O retorno do investimento em ECM é flagrante, segundo ele. “Eliminam-se os gastos com impressão, xerox, rasuras em documentos, transporte e armazenamentos. Para se ter uma idéia para cada documento, faz-se em média 19 cópias e o gasto para se recriar um documento perdido é, em média, US$ 250”, diz. No que se refere ao aumento de produtividade, o diretor da Unisys afirma que ocorre de forma rápida e visível. Um exemplo que ele cita é o de uma seguradora que adquiriu solução Unisys para gestão de sinistros de automóveis. Todos os documentos necessários para o andamento de um processo, tais como boletim de ocorrência e documentos de identificação, passaram a ser digitalizados em uma central de documentação. “A integração desses documentos cobre desde o aviso da ocorrência até o pagamento do prêmio. Fotos dos sinistros e documentos relacionados fluem eletronicamente entre as áreas e, evitando perdas de documentos, custos com despachos, cópias, etc”, diz Rodrigues. Datasul - formalização e organização A necessidade de fazer gerenciamento do conhecimento é muito maior e mais latente nas grande e médias empresas do que nas pequenas, na visão de Wilson de Godoy Soares, vice-presidente de gestão de desenvolvimento a TOTVS, que em 2008 herdou da Datasul o Webdesk. Trata-se de solução
de gestão integrada que abrange serviços de análise e modelagem de processos, desenvolvimento de portais corporativos, document imaging, gestão documental e arquivologia. “Era um produto voltado ao middle market, mas agora se destina a todos os clientes TOTVS”, informa o executivo. Para o vice-presidente, uma das muitas vantagens do ECM consiste em dar um caráter mais formal e organizado aos dados não estruturados, como slides, mensagens eletrônicas etc. “Como o ECM trata normalmente do conhecimento, que em geral é desestruturado e intangível, o grande desafio dessas ferramentas é fazer com que se localize uma informação de forma assertiva e rápida. Com o ECM, as empresa passam a contar com busca estruturada de informação desestruturada”, resume Soares. Software livre no ECM A Alfresco, que oferece solução de ECM baseada em software livre, não tem por que queixar da crise econômica. Muito pelo contrário. Desde que desembarcou no Brasil, no ano passado, por intermédia da parceira Infused Solutions, a fornecedora tem obtido receptividade acima do esperado. E não é para menos. Sua solução, baseada em Java, não cobra licenciamento e pode ser usada livremente por qualquer tipo de empresa. O produto está disponível na versão da comunidade e na versão empresarial. “Qualquer pessoa pode fazer o donwload. Mas quem opta pela versão enterprise assina um contrato de um ano e tem direito a suporte e manutenção, a um custo que representa cerca de 10% do valor médio cobrado por soluções de ECM similares fornecidas pelos players tradicionais”, diz Cláudia Beatriz Saleh, gerente de soluções Alfresco para América Latina. A solução de ECM da Alfresco inclui gerenciamento de documentos, gerenciamento de conteúdo da web e colaboração. A empresa ressalta como diferencial o fato de ter entre seus diretores gente com grande experiência na área, que conhece bem o mercado e todos os pontos de dificuldade em projetos de ECM. Mas o fato de ser software livre, combinado à crise econômica, tem gerado um impulso extra no Brasil. “Estamos em um momento em que fica difícil para um CIO justificar investimentos de meio milhão de dólares”, constata Cláudia. Ela acrescenta que a solução da Alfresco é escalonável, e apta a atender a necessidades de grandes corporações. Os usuários da versão enterprise podem optar entre suporte em dia útil e horário comercial ou do tipo 24 x 7. “As atualizações no software são recebidas automaticamente”, acrescenta a executiva.
Microsoft movimenta o mercado de ECM A maior parte das mudanças que ocorreram no mercado de ECM, nos últimos anos, foi guiada pela Microsoft, com os seus Windows SharePoint Services, Microsoft Office SharePoint Server 2007 e um amplo conjunto de funcionalidades que influenciaram a forma como as organizações pensam a gestão de conteúdo e a colaboração hoje em dia. A opinião é dos analistas do instituto de pesquisas Gartner. Segundo eles, a gigante de software comoditizou os serviços de repositório de conteúdo, forçou players de ECM a mudar suas estratégias e tem criado oportunidades para muitos parceiros nessa área. A aceleração do uso da solução Microsoft de ECM deve-se ainda, segundo o Gartner, à exploração das sinergias com aplicações do Office, Exchange, Windows Vista e SQL Server e à oferta dos serviços SharePoint sem custo adicional para todo usuário que tenha uma licença de acesso de cliente ao Windows Server. “A participação da Microsoft na gestão de conteúdo começa desde o momento em que o usuário produz um texto ou uma planilha, por exemplo. Com o Sharepoint, qualquer empresário usando o Office já consegue facilmente um ambiente de colaboração e gerenciamento”, diz Roberto Prado, gerente de estratégias de mercado da Microsoft Brasil. Por meio do SharePoint Server 2007, a Microsoft disponibiliza às empresas uma suíte integrada de recursos que incluem colaboração, portais, pesquisa corporativa, gerenciamento de conteúdo corporativo e Business Intelligence, além de formulários e processos comerciais. Entre os vários recursos para projetos mais complexos de ECM, Prado destaca ainda as capacidades analíticas e de monitoramento incluídas no Microsoft Office SharePoint Server Enterprise, por meio da fusão com o PerformancePoint Server -- ao anunciar esse recurso, em janeiro ultimo, Kurt DelBene, vice-presidente sênior do Microsoft Office Business Platform Group, disse que a ideia é levar a experiência de BI ao longo de toda a organização, a baixo custo e por meio de ferramentas que já são conhecidas na rotina empresarial. Para Prado, este é o momento ideal para aprimoramentos da gestão de conteúdo empresarial. “A prioridade dos empresários para 2009 é a melhoria dos processos de negócio. Isso não será possível se não houver uma eficaz gestão de documentos”, diz o gerente. Ele ressalta que a Microsoft oferece diversos modelos de licenciamento para aquisição de suas soluções, inclusive a modalidade de software como serviço
Document Management
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