SNEL EEN DATUM PRIKKEN VOOR EEN ZAKELIJKE VERGADERING Iedere secretaresse heeft het wel eens meegemaakt. Van hoger hand komt het verzoek om ‘even’ een afspraak te plannen tussen een aantal deelnemers van verschillende bedrijven. Iets wat op voorhand een simpel klusje lijkt kan in de praktijk al snel een hele ochtend in beslag nemen. Het afstemmen van agenda’s van mensen uit verschillende organisaties is een stuk lastiger dan vaak wordt aangenomen. Waarom is dit zo tijdrovend? En nog belangrijker, is er iets aan te doen? Arjan Zwarteveen: “Ik heb het zelf van heel dichtbij meegemaakt. Inmiddels zo’n twee jaar geleden moest ik met een vijftal aandeelhouders rond de tafel om zaken te bespreken. Ik ben die ochtend vijf keer gebeld door de secretaresse van een van de aandeelhouders met een mogelijke datum tot vergaderen. Mijn eerste gedachte was: ‘als ze mij al vijf keer heeft gebeld, dan zal ze dat met de andere deelnemers vast en zeker ook gedaan hebben’. Vijfentwintig belletjes om een vergadering te plannen. Nog los van het regelen van de locatie, catering en benodigde middelen. Het laatste telefoongesprek kreeg een andere wending toen ik haar vroeg of ze die ochtend ook nog aan andere zaken was toegekomen. Ze gaf toe dat ze haar vrije middag maar had ingeruild om andere zaken te regelen waar ze de ochtend niet aan toe was gekomen. ‘Ging het allemaal maar zo eenvoudig als het vastzetten van een interne vergadering. Dat doe ik gewoon met de centrale agenda waar iedereen bij kan’, zei ze, ‘Meestal heb ik dan binnen een half uur een vergadering gepland en alle bijkomende zaken zijn dan ook al geregeld’. Ik voelde veel opgekropte frustratie bij haar. In de weken die volgden sprak ik met veel meer secretaresses die hetzelfde ook allemaal aan den lijve hadden ondervonden. Hoe kan iets dat intern zo eenvoudig is, zo buitensporig ingewikkeld worden als het ineens mensen van buiten het bedrijf betreft...?”
Hier begon in 2010 het verhaal van Mark the Meeting. Software ontwikkelaar Zwarteveen zag een even eenvoudige als snelle oplossing voor het hierboven omschreven probleem. Als intern een afspraak snel te regelen is vanwege een centrale agenda, waarom kan er dan met de hedendaagse online technologieën geen centrale agenda worden gemaakt voor een vergadering met externen? Zwarteveen ging, met zijn bedrijf De ICT BV, hiermee aan de slag en lanceerde in mei 2012 het product Mark the Meeting. Mark the Meeting werkt met een centrale online agenda die er precies zo uitziet als de papieren kantooragenda. Het initiatief van een vergader verzoek ligt bij de organisator. Deze geeft in Mark the Meeting aan waar de vergadering over gaat en waar de vergadering gehouden wordt. In een volgende stap stelt de organisator een aantal data voor waarop de vergadering plaats zou kunnen vinden. In de laatste stap worden de email adressen van de deelnemers ingevoerd en Mark the Meeting maakt op basis van de ingevoerde gegevens een eigen centrale vergaderagenda aan. Iedere deelnemer ontvangt hier van per mail een link en geeft zelf in de agenda per datum aan of hij wel, misschien of niet kan op het voorgestelde tijdstip. Als de organisator alle beschikbaarheid heeft ontvangen selecteert hij in de agenda de meest succesvolle datum en ‘Mark’ stuurt automatisch naar iedere deelnemer een uitnodiging met de definitieve gegevens. Deze gegevens kunnen vervolgens weer direct worden ingelezen in de eigen agenda.
Agenda, Notulen en Actielijst en Google Maps(tm) Mark the Meeting gaat nog verder dan alleen het prikken van een datum. Ook het gezamenlijk opstellen van een agenda, het rondsturen van de notulen en het opzetten van een actielijst behoren tot de mogelijkheden.
19 DSP MAGAZINE
Daarnaast kan het systeem zelf de aanbevolen vertrektijd van iedere deelnemer in de agenda zetten, gebaseerd op een berekening van Google Maps(tm).
Representativiteit Het product werkt volledig online en is gratis in gebruik. Iedere vergadering wordt gesponsord door een adverteerder, waarvan een advertentie op de achtergrond wordt getoond. De advertenties bestaan uit bewust geselecteerde stock foto’s met een logo en een link naar de website van de adverteerder. Ieder vergader verzoek is hiermee ook een lust voor het oog. Vooral bij zakelijk gebruik is het veelal de wens om de eigen huisstijl, als onderdeel van de uitstraling van het bedrijf, terug te laten komen in de uitnodiging. Hiervoor kan een eigen Mark the Meeting Kanaal worden opgezet. Tegen betaling kan een eigen achtergrond worden getoond bij ieder vergader verzoek.
App De snelheid van het plannen wordt natuurlijk bepaald door de snelheid van antwoorden van de deelnemers. Daarom heeft Mark the Meeting voor zowel iOS (iPad en iPhone) als Android een App beschikbaar die gratis is te downloaden uit respectievelijk de AppStore of Google Play.
Buitenland Mark the Meeting richt zich momenteel op de Nederlandse markt, maar ziet in de nabije toekomst zeker mogelijkheden in het buitenland. “De applicatie is nu beschikbaar in het Nederlands en Engels, maar het is erg simpel om nieuwe talen toe te voegen”, aldus Zwarteveen in een reactie. Mark the Meeting is gratis uit te proberen op:
www.markthemeeting.com