Issuu on Google+

FEDERACIÓN CANARIA DE MUNICIPIOS, FECAM

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MÓDULO 2. DEFINICIÓN DE PUESTOS DE TRABAJO PLAN INTERADMINISTRATIVO DE FORMACIÓN CONTINUA

2011

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

ÍNDICE

1. Definición de puestos en la Administración Pública. ....................................................3 2. Concepto y objetivos del análisis de puestos. ..............................................................5 3. Unidades básicas del trabajo. .......................................................................................5 4. Tipos y características de la información a recoger en un análisis de puestos. ..........7 5. Métodos de recogida de información para el análisis de puestos. ..............................8 6. Agentes Informantes. ....................................................................................................9 7. Diseño y planificación de un proyecto de análisis de puestos. ................................. 10 8. Técnicas y herramientas de análisis de puesto. ........................................................ 11 8.1. Procedimientos Convencionales: Descripción de puestos de trabajo. .............. 11 8.1.2 Ejercicio práctico. Realización de una descripción de puesto de trabajo. ... 13 8.2. Procedimientos Estructurados de Análisis de Puestos. ..................................... 14 8.2.1. El cuestionario de análisis de posiciones (PAQ). ........................................ 14 8.2.2. Encuesta de diagnóstico de puestos de trabajo (JDS). .............................. 21 8.2.3. El cuestionario de habilidades requeridas F-JAS. ....................................... 25 8.2.4. Análisis funcional de puestos de trabajo y Diccionario de Títulos Ocupacionales (FJA – DOT). ................................................................................. 26 9. Bibliografía .................................................................................................................. 34

2

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

1. Definición de puestos en la Administración Pública. En la Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público (EBEP) el puesto de trabajo se entiende como unidad básica, funcional y estructural, de máxima importancia en la administración. Así, se asume que el puesto de trabajo es la unidad organizativa sobre la que se realizarán la mayor parte de las intervenciones modernizadoras que en materia de recursos humanos prevé el propio Estatuto. El Capitulo II del EBEP ofrece las líneas maestras de la estructuración del empleo público y en su artículo 74 dispone que las Administraciones Públicas estructurarán su organización a través de relaciones de puestos de trabajo (RPT) dejando abierta la posibilidad de adopción de otros instrumentos organizativos similares. Se especifica que la RPT (o el instrumento que se determine) ha de ser público y ha de contener, como mínimo: -

la denominación de los puestos los elementos de clasificación profesional los sistemas de provisión o acceso las retribuciones complementarias

Sin embargo, los elementos antes mencionados, adecuados como requisitos de mínimos, resultarían claramente insuficientes para responder a todas las necesidades, y guiar todos los retos que suponen el resto de procesos de gestión de RRHH que se desarrollan a partir de la información disponible sobre el puesto de trabajo, esto es: la formación, la provisión de puestos o selección, la evaluación del desempeño, la gestión de la carrera profesional, por sólo mencionar algunos. Por tanto, se reconoce implícitamente que es necesario determinar cuáles son las tareas que se desarrollan en los puestos de trabajo y a partir de ellas, cuáles son las competencias, capacidades y conocimientos necesarios para su desempeño. Así, por ejemplo, el artículo 14 del EBEP establece el derecho a la formación continua y actualización permanente. ¿Cómo gestionar esta formación si no sabemos cuáles son los conocimientos y capacidades que es necesario desarrollar para el desempeño de las tareas en una ocupación concreta? ¿Cómo valorar la conducta profesional y el rendimiento o el logro de resultados (artículo 20) si no se ha establecido previamente cuáles son los procesos de trabajo que se desarrollan y cuál es la forma optima de realizarlos? En resumen, para llevar a cabo de forma correcta y rigurosa los procesos de gestión de RRHH que prevé el EBEP (formación, promoción, desarrollo profesional, evaluación del desempeño, etc.) es necesario, previamente, analizar el contenido de los puestos de trabajo sobre los que se desarrollarán estas acciones, determinar las funciones y tareas que se desempeñan en los puestos y a partir de ellas, las competencias, capacidades y conocimientos necesarios.

3

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

El análisis y descripción de puestos de trabajo es el gran olvidado en las administraciones y entidades públicas, pero también en otros tipos de organizaciones y en las propias empresas, que no siempre son conscientes de su importancia. Dentro de los procesos de gestión de recursos humanos se suelen priorizar otros como la formación, la retribución o las políticas de selección de personal, dejando atrás temas que a priori y a corto plazo parecen no tener tanta importancia. Sin embargo, como ya hemos señalado, el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajos es un proceso básico y punto de partida de muchos otros dentro de la gestión de recursos humanos. El objetivo de un Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo es definir de una forma clara, directa y sencilla las funciones o tareas que dan contenido a los distintos puestos de la organización, y el perfil idóneo de las o la persona que desempeñará dichas funciones, esto es, las competencias necesarias para que los ocupantes de cada puesto puedan desempeñar su trabajo con el grado de eficacia y eficiencia que se requiere. El análisis de puestos tiene múltiples repercusiones positivas a corto, medio y largo plazo. La información obtenida en el análisis de puestos servirá para clasificar y ordenar todos los puestos y sobre la base de ello establecer la estructura de la organización. En los procesos de selección de personas, el análisis de puesto permite afinar los criterios de selección, atendiendo a las competencias necesarias para el buen desempeño, o como especifica el EBEP, a la valoración de méritos, capacidades y aptitudes –no cualesquiera- sino aquellas que sean realmente importantes en el trabajo y que puedan predecir un desempeño óptimo del candidato seleccionado. El análisis de puesto es una herramienta esencial para el desarrollo y gestión de planes de formación y desarrollo profesional. Comparando el ajuste existente entre los requisitos exigidos por el puesto y los conocimientos, aptitudes y competencias que aporta el ocupante, podremos determinar la existencia de posibles desajustes que indiquen la necesidad de desarrollar acciones formativas encaminadas a subsanar las carencias y potenciar los aspectos positivos. El análisis y descripción de puestos de trabajo constituye asimismo una herramienta básica para establecer sistemas de evaluación del desempeño, como establece el EBEP, objetivos, equitativos, transparentes y justos. Para evaluar el desempeño de un trabajador es necesario conocer con exactitud cuáles son las tareas que lleva a cabo, sus funciones y sus objetivos. Si no tenemos esta información no será posible medir su eficiencia. Así, prácticamente todas las actividades que se desarrollan dentro de un departamento o servicio de recursos humanos están vinculadas de algún modo a la información proporcionada por el Análisis y Descripción de Puestos de Trabajo. Aunque existen distintas técnicas, algunas muy estandarizadas, para realizar un análisis de puestos no hay que ceñirse necesaria y totalmente a ellas. En este módulo, después de aclarar algunos conceptos generales, aprenderemos cómo llevar a cabo un análisis de puestos de trabajo y estudiaremos algunas de las técnicas más utilizadas y efectivas para realizarlo. 4

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

2. Concepto y objetivos del análisis de puestos. El análisis de Puestos es el proceso a través del cual un puesto de trabajo es descompuesto en actividades menores e identificables. Estas unidades menores suelen ser las tareas, pero el proceso analítico puede ir más allá para descender, por ejemplo, al nivel de las operaciones, acciones, movimientos, ... Por extensión, el análisis puede incluir la identificación de requerimientos del trabajo y otras características del entorno del puesto de trabajo (Fernández – Ríos,1995). Como ya hemos indicado antes, el análisis de puesto persigue el desarrollo de sistemas de información que apoye y facilite la toma de decisiones acerca del personal, estableciendo los criterios para determinar el nivel de ajuste persona – puesto de trabajo. Permite diseñar sistemas de gestión o intervención que procuren, mantengan o mejoren dicho ajuste, y orientar la implantación o desarrollo de las políticas que maximicen el logro de criterios de calidad de vida y productividad. Entre las utilidades específicas del análisis de puesto están: 1. 2. 3. 4. 5. 6.

El reclutamiento de personal. La selección y asignación de puestos. Diseño de puestos. Desarrollo y formación del personal. Diseño de sistemas de trabajo. Planificación de plantilla.

El análisis de puestos puede utilizarse directamente para elaborar unas pruebas profesionales o pruebas situacionales que posteriormente sirvan como técnicas de evaluación. Puede facilitar un cúmulo de informaciones que posteriormente servirán para elegir unos indicadores adecuados entre las técnicas de evaluación existentes, ya que corresponderán a aspectos esenciales de la tarea analizada. El análisis de puestos puede servir además para crear familias ocupacionales e identificar los elementos comunes que caracterizan las ocupaciones o las funciones de una misma familia. Tal clasificación ofrece numerosas ventajas, como es la de identificar indicadores de éxito profesional común para una misma familia de puestos, o de servir de base para los planes de formación y movilidad cuando la evolución de las condiciones exija cambios de destino entre el personal.

3. Unidades básicas del trabajo. Para analizar un puesto de trabajo podemos utilizar diferentes unidades básicas de trabajo. Seleccionaremos una u otra en dependencia de los objetivos del análisis de puesto que determinará el nivel de detalle de la información a recoger. A continuación se describen, de mayor a menor especificidad, las distintas unidades o niveles de análisis del trabajo. 5

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

-

Ocupación: Es un conjunto de puestos similares

-

Puesto: Conjunto de tareas asignadas a un trabajador. Es la unidad básica de la estructura de la organización, existen para obtener resultados. Connotan el rol técnico y la participación del individuo en la organización. Definen y delimitan las actividades realizadas, las demandas a las que se debe responder y el contexto físico y social en el que desarrollará el trabajo. No son estáticos, cambian en el transcurso del tiempo y/o se adaptan continuamente a las necesidades de la organización, p.e. nuevos proyectos.

-

Posición: Lugar que ocupan trabajadores concretos que desempeñan el mismo puesto.

-

Función o macrotarea: Grupo de tareas dirigidas a la misma meta.

-

Tarea: Secuencia de actividades desempeñadas por un trabajador que transforman input en output. Persigue objetivos específicos. Tienen un principio y un final bien delimitados, aunque puede no estar tan claro en puestos complejos. Son actividades y no conocimientos o destrezas. Ocurren en un período relativamente corto de tiempo. Pueden implicar a más de una persona. La tarea es la unidad más común en los procesos de análisis y diseño de puestos, principalmente porque también es la unidad más común en los procesos de gestión de RRHH: formación, diseño y elaboración de pruebas de selección, evaluación del desempeño, etc.

-

Actividad: Conjunto de acciones concretas orientadas hacia una meta y reguladas cognitivamente, son muy visibles.

Ejemplo: 1. Sector ocupacional: Profesionales de la Administración y Dirección de empresas 2. Grupo ocupacional: Profesionales de la Administración de Empresas. 3. Ocupación: Técnico de RRHH 4. Puesto: Técnico de Selección de Personal 5. Posición: Técnico de Selección de Personal 1. 6. Tarea 1. Comunicar con los candidatos, por e-mail o por teléfono, con el fin de fijar fecha para la entrevista de selección. 7. Actividad 1.1 Llamar a los candidatos. 8. Elemento 1.1.1. Marcar los números de teléfono.

6

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

4. Tipos y características de la información a recoger en un análisis de puestos.

El primer paso para realizar un análisis de puestos es definir los objetivos del análisis. No todos los análisis de puesto requieren recoger toda la información que se puede recoger, esta dependerá de los objetivos concretos que se persigan. Así, si el objetivo del análisis es, por ejemplo, conocer los requerimientos del puesto con vista a procesos de selección o reclasificación profesional, se recogerá información más general, con especial incidencia en las habilidades requeridas por el ocupante. Si, en cambio, se pretenden realizar estudios de tiempo y movimientos, para rediseño de procesos de trabajo, la información recogida habrá de ser mucho más específica y centrada en las características de la tarea. Una vez que sepamos qué información necesitamos recoger, valoraremos qué técnica nos ofrece ese tipo de información. De acuerdo con McCormick (1976), el análisis de puesto permite obtener los siguientes tipos de información: 1. Actividades laborales a. Actividades centradas en el puesto: Precisan qué se hace en el puesto, cómo, cuándo y dónde. b. Actividades centradas en el trabajador: Precisan los requisitos individuales necesarios para desempeñar las tareas. P.e. carga mental, estrés, consumo energético. 2. Máquinas, Herramientas, equipos: ¿Con qué se hace la tarea? 3. Aspectos tangibles e intangibles: Materiales que se procesan, productos o servicios prestados. 4. Rendimiento laboral: Nivel de rendimiento que se exige en el puesto. No se trata del nivel de rendimiento que tiene el ocupante actual, insistimos en que en el en el análisis de puesto se evalúan y analizan los puestos de trabajo, no los personas. 5. Contexto del Puesto: ¿Dónde se desempeña el puesto? Hace referencia al contexto físico, psicológico y social en el que se desempeña la actividad laboral. 6. Requisitos personales: conocimientos, competencias, habilidades, experiencia etc. La información recogida en el análisis de puestos puede presentarse en formato cualitativo, esto es, en forma de descripciones verbales narrativas del puesto, de las condiciones físicas, contexto social etc. También puede ser presentada en formato cuantitativo, utilizando unidades de información sobre las tareas, conductas, producción, índices de errores, nivel de ruidos, medidas de aptitud etc. 7

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

5. Métodos de recogida de información para el análisis de puestos. Es necesario tener en consideración que si la recogida o el análisis de la información son incompletos o incorrectos, el proyecto de análisis de puestos fracasará. Como ya hemos comentado, el nivel de detalle de la información recogida dependerá de los objetivos del análisis y orientará sobre el método de recogida de información y la técnica de análisis a aplicar. En el siguiente gráfico se ordenan las técnicas de recogida de datos, según el nivel de detalle de la información que pueden proporcionar, de menor a mayor especificidad:

Fig. 1- Técnicas de recogida de información en un análisis de puestos.

Los métodos fundamentales para recoger la información son: -

La observación. La estrategia más común es la observación directa no participante. Consiste en que una persona observa y registra los comportamientos que lleva a cabo un trabajador durante el desarrollo de su trabajo, normalmente se utilizan sistemas de muestreo.

-

La entrevista. Es el método de recogida de datos más poderoso de las ciencias sociales (Fernández-Ríos, 1995). Las entrevistas que se realizan para el análisis de puestos de trabajo la suelen mantener en primer lugar el analista con la persona que desempeña el puesto de trabajo. Posteriormente, con el objeto de limar exageraciones o detectar omisiones que no habían salido a la luz en la entrevista anterior, el analista se reúne con el supervisor o superior jerárquico de quien depende el puesto de trabajo. Existen distintos tipos de entrevista de análisis de puestos, en el Anexo I aparece un guión para la 8

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

entrevista abierta, una de las formas más usuales de entrevista de análisis de puesto. -

El cuestionario o chcklist. Conjunto de ítems que definen tareas, normalmente el ocupante indica si el ítem está o no implicado en el puesto y en qué medida lo está. En el Anexo II aparece un ejemplo de cuestionario de Análisis de puesto, para el puesto de Director de RRHH. En O*Net On Line podemos encontrar distintos cuestionarios de análisis de puesto diseñados para recoger información sobre varios aspectos del puesto: competencias, conocimientos, habilidades etc. http://www.onetcenter.org/questionnaires.html

-

Análisis del contenido de la documentación del puesto. Se estudian y analizan toda fuente de información escrita que ofrezca datos sobre el puesto (descripciones anteriores, manuales de uso de máquinas y herramientas etc.) Luego se estructura la información para extraer aquella que es relevante para el análisis.

-

Diario de trabajo. Los ocupantes del puesto registran las actividades que han realizado en intervalos de tiempo preestablecidos, durante la jornada laboral.

-

Reunión de grupos de expertos. Se trata de reunir un grupo de expertos en un puesto (p.e. ocupantes, supervisores, etc.) y discutir sobre el contenido del mismo.

6. Agentes Informantes. Una vez definidos los objetivos del análisis de puestos, y en consonancia con estos, el tipo de información que se va a recoger, y la técnica a emplear, es necesario determinar cuál será la fuente de esa información. En otras palabras, se trata de definir a quién vamos a observar, entrevistar, reunir para un grupo de discusión o pasar un cuestionario. Los agentes informantes pueden ser uno o varios de los siguientes: o

Ocupante/s del puesto

o

Compañero/s

o

Responsable/s Jerárquico inmediato

o

Departamento de RRHH

o

Técnicos analistas

Dependiendo del que se trate, los agentes informantes deben cumplir dos condiciones: o

Que conozca el puesto a analizar. 9

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

o

Que esté capacitado o entrenado en el procedimiento empleado.

o

Que tengan disposición y motivación para participar en el proyecto.

7. Diseño y planificación de un proyecto de análisis de puestos. A continuación se enumeran las fases que componen un proyecto de análisis de puestos de trabajo: 1. Definir los objetivos del análisis. a. Información a recoger. b. Método. c. Medio. d. Presupuesto. 2. Preparar materiales. a. Formato. b. Instrucciones. c. Formato de los resultados. 3. Seleccionar y entrenar analistas. a. Formación en Análisis de puestos. b. Formación en el método a utilizar. c. Formación sobre la organización en que se va a trabajar (en caso de utilizar analistas externos). 4. Informar sobre el programa. a. Cartas personalizadas. b. Charlas informativas. c. Reuniones con Comités de Empresa y delegados de personal. d. Reuniones con mandos medios y directivos. e. Intranet, tablón, etc. 5. Recogida de datos. 6. Análisis de datos. 7. Informe final. a. Introducción b. Planificación del proyecto de análisis de puestos i. Objetivos ii. Empresas participantes iii. Puestos a evaluar iv. Participantes v. Métodos de recogida de información vi. Técnicas de Análisis de Puestos vii. Cronograma c. Procedimiento d. Resultados obtenidos (especificados por técnica) e. Perfil Global del puesto de trabajo f. Conclusiones g. Anexos 10

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

8. Técnicas y herramientas de análisis de puesto. 8.1. Procedimientos Convencionales: Descripción de puestos de trabajo. La descripción de puestos consiste en una descripción verbal narrativa y/o enunciados esquemáticos de los contenidos más significativos del puesto. Es la forma más sencilla y económica de tener un primer acercamiento, basándose en el conocimiento directo; vía observación, entrevista con el ocupante. Es uno de los procedimientos más aplicados. En el mundo, el 90% de las empresas de más de 100 empleados utilizan la descripción de puestos; en España, el 75% de las empresas de más de 100 empleados la utilizan. El formato de la información es cualitativo o con unos mínimos requisitos de cuantificación. Es un método no estandarizado, con lo que las descripciones de puestos varían ampliamente en términos de tipo de información recogida, proceso y formato de análisis, así como estilo de las descripciones. Ventajas: - Es flexible y adaptable a cada organización. Permite orientar el análisis a las áreas o contenidos que resultan más relevantes para los objetivos de nuestro estudio. - Sondea una amplia gama de características del trabajo. - Permite presentar información cualitativa en un esquema organizado. Inconvenientes: - Los propios de la metodología cualitativa: sesgos, poco generalizable y difícil comparación entre puestos, difícil actualización. Tipo de información. No siempre tiene que abarcar todas las categorías, depende del objetivo del análisis. Es importante obtener la información de varios ocupantes, no de uno sólo, porque se personaliza el puesto de trabajo, recordemos que lo que se está evaluando es el puesto, NO el ocupante.

Estructura de la Descripción de Puestos: 1. Ficha técnica de la descripción: fecha, nombre de los analistas, fuentes de información utilizadas, fechas de control, resultados del control, fecha de actualizaciones 2. Identificación del puesto, departamento, organización: 11

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

-

Título del puesto. Departamento, división, planta. Código del puesto. Nivel retributivo. Categoría laboral. Tipo de contrato. Denominación de puesto supervisor.

3. Misión y funciones principales del puesto -

Posición jerárquica (fragmento del organigrama) Tarea y equipos utilizados o

¿Qué hace el trabajador?  Exponer, sin criterios valorativos, las tareas, operaciones y acciones que se realizan en el puesto de trabajo, según los objetivos del estudio p.e. “Mecanografía textos previamente traducidos”

o

¿Cómo lo hace?  Procedimientos, métodos de trabajo, normas establecidas, instrucciones verbales o escritas que recibe, valoraciones que realiza, decisiones que toma, riesgos que asume. p.e. Siguiendo las instrucciones que recibe al efecto por el departamento de Calidad. Cuando estas instrucciones no se aplican, recibe otras con el mismo grado de detalle de su superior.

o

¿Con qué lo hace?  Todas las máquinas, equipos, materiales etc. que se utilizan en el puesto de trabajo. p.e. Utilizando un ordenador personal dotado del software necesario para el procesamiento de textos.

o

¿Para qué lo hace?  Finalidad, resultado o necesidad de hacerlo ¿Qué ocurriría si no se realizara esta tarea? p.e. Para proveer el texto revisado y corregido en el formato adecuado al departamento de publicaciones.

4. Ámbito de influencia o o o o

Supervisión ejercida y recibida Nivel de autonomía y normas recibidas Nivel de responsabilidad: sobre personas, bienes, presupuestos… Contactos internos y externos

12

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

5. Especificaciones del puesto o o o o

Nivel educativo y otra formación Experiencia y conocimientos Habilidades / capacidades / competencias Características físicas

6. Condiciones físicas y ambientales o o o

Riesgos físicos y psicológicos Organización temporal del trabajo: horarios, turnos, descansos etc. Observaciones

Recomendaciones para la descripción de puestos de Trabajo. Fernández-Ríos (1995) ofrece una serie de recomendaciones de gran utilidad a la hora de realizar una descripción de puestos de trabajo: -

Escribir “lo que hace” el trabajador, nunca “lo que debería o no debería hacer”.

-

Sólo hechos objetivos, no opiniones o interpretaciones subjetivas.

-

Descripciones sencillas. Evitar tecnicismos. Que pueda ser entendido por un inexperto.

-

Evitar palabras ambiguas como “tal vez, ocasionalmente, puede”

-

Evitar palabras que recojan la impresión producida por el trabajador o sus actividades laborales como “monótono, aburrido, interesante, agradable, complejo, difícil etc.” “Que el trabajo sea monótono o interesante depende del trabajador, no del trabajo” Regueira (1981).

-

Utilizar un estilo literario correcto y sencillo.

-

Siempre que sea necesario hacer referencia a otro puesto, utilizar la denominación formal del mismo.

-

“El 20% de lo que realiza un trabajador en su puesto de trabajo explica el 80% de los resultados que consigue” (Bureau of Law & Business, 1982). Seleccionar ese 20% de actividades que son realmente significativas para incluir en la descripción evitando detalles innecesarios, duplicaciones y redundancias.

8.1.2 Ejercicio práctico. Realización de una descripción de puesto de trabajo. En grupos de 4 ó 5 personas seleccionen un puesto a analizar. Cada integrante del grupo realizará una entrevista de análisis de puesto a un ocupante del puesto seleccionado (puede utilizar el esquema de recogida de información que se 13

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

proporcionará). A partir del análisis y síntesis de la información recogida en la entrevista, el grupo elaborará una única descripción del puesto seleccionado que contenga los elementos que aparecen en el formato entregado.

8.2. Procedimientos Estructurados de Análisis de Puestos. 8.2.1. El cuestionario de análisis de posiciones. Position Analysis Questionnaire. (PAQ). Es un procedimiento estructurado de análisis de puesto -cuestionario- que consta de 194 elementos, de estos, 187 hacen referencia a la actividad del puesto o situación de trabajo; y 7 ofrecen información sobre el tipo de compensación recibida por el ocupante (ítem 188 al 194). Cada elemento o ítem describe una conducta o actividad laboral, una condición del trabajo o una característica del puesto. -

Los elementos están organizados en seis divisiones que incluyen diversas secciones cada una:

A. Entradas de información (inputs) ¿Dónde y Cómo ha conseguido el trabajador la información necesaria para desempeñar el puesto? A1. Fuentes visuales de información del puesto A2. Fuentes no visuales A3. Procesos sensoriales y perceptivos A4. Actividades de estimación B. Procesos mentales: Actividades de razonamiento, toma de decisiones, planificación y procesamiento de información que requiere el puesto B1. Toma de decisiones, razonamiento, planificación B2. Actividades de procesamiento de información B3. Uso de información aprendida C. Acciones/Operaciones: Actividades físicas que realiza el trabajador, herramientas o procedimientos que debe poner en marcha C1. Uso de herramientas o equipos manuales C2. Uso de otros instrumentos manuales 14

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

C3. Uso de mecanismos no portátiles C4. Uso de dispositivos de control de equipos C5. Equipos móviles y de transporte C6. Actividades manuales C7. Actividades que implican a todo el cuerpo C8. Nivel de esfuerzo físico C9. Posturas corporales C10. Actividades de manipulación y coordinación D. Relaciones interpersonales: Relaciones con otras personas que se requieren en el desarrollo del trabajo. D1. Comunicación oral D2. Comunicación escrita o impresa D3. Otras comunicaciones D4. Relaciones interpersonales diversas D5. Frecuencia de relaciones personales requeridas por el puesto D6. Tipo de relaciones personales requeridas por el puesto D7. Supervisión y dirección ejercida D8. Actividades organizativas y de coordinación D9. Supervisión y dirección recibida E. Contexto del puesto: Contexto físico y social en el que se desarrolla el puesto. E1. Medio ambiente exterior E2. Medio ambiente interior E3. Riesgos físicos E4. Aspectos socio-personales F. Otras características del puesto: Otras condiciones, actividades o características distintas de las mencionadas que son relevantes para el puesto. 15

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

F1. Vestimenta utilizada F2. Licencias y permisos F3. Continuidad del trabajo anual F4. Regularidad del horario F5. Horario diurno o nocturno F6. Demandas del puesto F7. Responsabilidad F8. Estructuración del puesto F9. Trascendencia del puesto F10. Compensaciones económicas.

Fig. 2 - Organización conceptual del PAQ. Los elementos de las tres primeras divisiones (Entrada de Información, Procesos Mentales y Acciones/Operaciones) representan un marco de referencia para comprender tres aspectos principales de cualquier puesto. Para desempeñar casi cualquier tipo puesto, un trabajador necesitará, en primer lugar, obtener información de una o varias fuentes en el ambiente de trabajo (Entrada de Información). Esta información puede obtenerse a partir de fuentes escritas, de instrucciones verbales, de la observación de pantallas u otros dispositivos visuales, de materiales en procesamiento, o de otras fuentes. El trabajador usa esta información en varios tipos de procesos mentales (incluyendo los que devienen de la educación, formación y experiencia previas) que le llevan a tomar alguna o algunas decisiones. La división de Procesos Mentales del PAQ incluye elementos que describen varias formas en que un 16

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

trabajador procesa o usa la información. Finalmente, cualquier tipo de puesto incluye alguna actividad física, algún tipo de operación o acción visible. Estas actividades incluyen el uso del cuerpo o de los miembros del cuerpo (Ej.: manos, brazos, etc.) directamente para cumplir algún objetivo deseado, o indirectamente a través del uso de herramientas, mecanismos de control, u otros dispositivos. Los elementos en la división de Acciones/Operaciones describen estos aspectos físicos de los puestos. Además de las funciones de Entrada de Información, Procesos Mentales y Acciones/Operaciones, los puestos también incluyen relaciones con otras personas, que varían desde unas relaciones muy nominales, a aquellas que constituyen la característica dominante en algunos puestos. Los elementos de la División 4, Relaciones con Otras Personas, completan el análisis de puestos con información sobre aspectos interpersonales, tales como la naturaleza de las comunicaciones, los tipos de personas (roles) con los que el individuo se comunica, las relaciones supervisor-subordinado, etc. Muchos de estos elementos pueden considerarse como una forma de Acciones/Operaciones en la medida en que son las conductas resultantes de los Procesos Mentales de la División 2. Otros son una función de la Entrada de Información o de otras relaciones más incidentales. La División 5 del PAQ, Contexto del Puesto, sirve para describir la situación o ambiente del puesto en el que el individuo desarrolla su trabajo. Finalmente, la División 6, Otras Características del Puesto, consiste en una variedad de elementos que resultan de utilidad para describir los puestos, pero que no pueden ser clasificadas en otras divisiones. La estructura organizacional del PAQ en seis divisiones ofrece al analista un acercamiento lógico al análisis de cualquier puesto. Sin embargo, el analista deberá ser cuidadoso, pues rara vez el ocupante del puesto analizado compartirá esta estructura conceptual. El analista tendrá que adquirir maestría, a través de la práctica, para organizar los datos obtenidos del análisis del puesto de una manera consistente con el PAQ. El PAQ es susceptible de ser aplicado a puestos muy diversos. No es un test, no mide el desempeño o competencia del ocupante. Igual que cualquier procedimiento de análisis de puestos, asume que los trabajadores están ejecutando las actividades o conductas de forma satisfactoria, están formados apropiadamente y tienen una experiencia razonable en el puesto (los trabajadores con poca experiencia pueden no estar desempeñando todas las facetas del puesto de trabajo). El PAQ deberá ser cumplimentado por analistas, esto es, personas entrenadas y no el ocupante del puesto directamente. Cumplimentado por los propios ocupantes estos tienden a exagerar los requerimientos del puesto. Una vez entrenadas el análisis de un puesto durará entre 1 y 3 horas. Para puestos con varios ocupantes es deseable hacer tres análisis o más, preferiblemente por distintos analistas. En la siguiente tabla se ofrecen algunas recomendaciones al respecto. Si la fiabilidad de los datos es buena, se calculará una media para cada elemento del PAQ que servirá como dato final del análisis de puesto. 17

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Número de ocupantes 1-5 5-20 20-100 100-200 Más de 200

Muestra a entrevistar 1 2 10% 10%-15% 10%-20%

Dado que los análisis con el PAQ se llevan a cabo por analistas formados, más que por el ocupante o el supervisor, la información que se obtenga de la entrevista con los ocupantes del puesto es la base principal para completar el análisis. A continuación se ofrecen algunas sugerencias para mejorar la efectividad con la que los analistas conducen las entrevistas con los ocupantes de los puestos. Un ejercicio útil para familiarizarse con el PAQ y para adquirir algunas destrezas, antes de conducir una entrevista, consiste en simular una entrevista con un compañero o, por lo menos, usar el PAQ y analizar el propio puesto o un puesto que haya desempeñado anteriormente. -

-

Preparación: o

Disponer de un local adecuado

o

Informar previamente al/los ocupante/s

o

Revisar toda la documentación disponible sobre el puesto: Documentación sobre la estructura de la organización y flujos de trabajo, Descripciones de puesto, material de formación, etc.

o

Uso de un cuestionario de descripción de puestos. Descripción cualitativa / preguntas abiertas. Pueden usarse como base para la entrevista, ayudan al ocupante a organizar y estructurar sus pensamientos acerca del puesto.

Entrevista misma o

Presentarse y explicar los propósitos de la entrevista

o

Dar la opción de hacer pregunta y estar preparado para contestar las más habituales: ¿Me seleccionaron porque trabajo mejor/peor que los demás? ¿Van a evaluar si hago bien/mal mi trabajo? ¿Sabrá mi supervisor lo que voy a decir? ¿Va a afectar esta entrevista a mi salario? ¿Esto me lo van a pagar? ¿Cómo va usted a comprender mi puesto si no lo ha desempeñado?

o

La entrevista no debe conducirse como si fuera una contestación verbal del PAQ. El entrevistado encontrará el proceso redundante y preguntas fragmentadas. La estructura del puesto en su cabeza sigue la lógica de las tareas que ejecuta y así está organizada, no el orden conceptual del 18

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

PAQ. El objetivo es obtener información suficiente para poder cumplimentar el PAQ más tarde.

-

o

Prepara una guía de entrevista bien diseñada de modo que no se utilice el cuestionario pero se asegure que se han cubierto todos los elementos en los que hay que puntuar.

o

Comenzar pidiendo al ocupante que describa su puesto en términos generales: servirá como guía conductora de la entrevista y ayudará a identificar las áreas del PAQ especialmente importantes para el puesto de aquellas que no son relevantes. P.e.: Como yo no sé mucho sobre su puesto…empecemos por contarme, en términos generales, en qué consiste su trabajo, por ejemplo, cuál es su propósito y cuál es su papel general en el cumplimiento de ese propósito.

o

A esta pregunta general deben seguir preguntas cuyo fin sea identificar los deberes y tareas específicas que se desempeñan en el puesto, el tiempo que se tarda, materiales de trabajo, información utilizada en el puesto, personas con las que se contacta, decisiones que se toman, ambiente físico etc. Toda la información necesaria para alcanzar el nivel de comprensión requerido para cumplimentar luego el PAQ.

o

Mientras el ocupante habla, el analista tomará notas cuidadosamente y pedirá información adicional que sea necesaria.

Escalas de puntuación del PAQ

1. Cantidad de uso: En qué medida, cantidad o grado se usa el elemento por el ocupante en el puesto. Puntuación 0 1 3 5 7 9

Anclajes No se aplica Nominal/Muy infrecuente Ocasional Moderado Considerable Muy frecuente

2. Códigos especiales: Se utilizan para ciertos elementos y se localizan directamente bajo estos en el cuestionario. (p.e. agudeza visual cercana, ítem 20). 3. Importancia para el puesto: ¿Hasta qué punto es importante para el puesto la actividad o atributo que se describe en el elemento? Puntuación 0 1

Anclajes No se aplica Muy pequeña 19

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Puntuación 3 5 7 9 4. Cantidad de tiempo. Porción de (p.e. de pie –elemento 89) Puntuación 0 1 3 5 7 9

Anclajes Baja Media Alta Extrema tiempo que pasa el trabajador haciendo algo

Anclajes No se aplica Por debajo de 1/10 del tiempo De 1/10 a 1/3 del tiempo De 1/3 a 2/3 del tiempo Por encima de 2/3 del tiempo Casi continuamente

5. Posibilidad de ocurrencia: Se aplica sólo a elementos que tienen que ver con la posibilidad de que se produzcan ciertos tipos de daños o enfermedades por la exposición a riesgos físicos relacionados con el puesto (elementos 144-147) (p.e. incapacidad laboral permanente/muerte, elemento 147). Puntuación 0 1 3 5 7 9

Anclajes Casi ninguna posibilidad Muy limitada Limitada Moderada Alta Muy alta

6. Aplicabilidad: ¿Se aplica el elemento al puesto o no? (p.e. ropa o equipos protectores, elemento 157) Anclajes para la escala de aplicabilidad (dicotómica) Puntuación 0 1

No se aplica Se aplica

El PAQ ha demostrado ser un instrumento válido y fiable para el análisis de puesto, y ha destacado en estudios comparativos realizados sobre diversas técnicas de análisis. 20

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

8.2.2. Encuesta de diagnóstico de puestos de trabajo. Job Diagnostic Survey (JDS). Es un cuestionario creado por Hackman y Oldham (1975, 1976) para apoyar los procesos de rediseño de puestos de trabajo, es un instrumento de diagnóstico y cambio, buscando la manera de incluir en los puestos los atributos que crean las condiciones para una alta motivación interna, satisfacción y rendimiento. Así, detecta los aspectos del puesto de trabajo que deberían renovarse para mejorar la calidad de vida de los trabajadores y su rendimiento. El JDS se inspira en la teoría de las características del puesto. Esta teoría sostiene, a grandes rasgos, que para que un puesto sea “motivador”, esto es, tenga un alto “potencial motivacional” deberá cumplir una serie de requisitos: incluir tareas de cierta importancia, variadas, poco monótonas, con sentido, con un resultado identificable en el producto o servicio final, que pueden ser realizadas con autonomía, y que ofrezcan feedback o información sobre los resultados conseguidos. No basta con que el puesto esté diseñado de manera que reúna estas características, es necesario que el ocupante lo perciba como tal. Cuando esto es así, el ocupante experimentará unos “estados psicológicos críticos” que resultan en satisfacción general, satisfacción con el desarrollo profesional, alta motivación laboral interna y alta productividad. El potencial motivacional del puesto no causa automáticamente que los ocupantes estén internamente motivados o tengan un alto rendimiento, simplemente crea las condiciones para ello. Hay ciertas variables que moderan esta relación. Una de estas variables es la Fuerza de la Necesidad de Autorrealización, es decir, el valor que le asigna la persona a los resultados intrínsecos del trabajo. Así, si el ocupante del puesto no necesita y no le importa realizarse en su trabajo, aunque el PMP sea alto, no se darán las relaciones postuladas por el modelo y por tanto, no se obtendrán los resultados de alta satisfacción, motivación y rendimiento. Por otra parte, si el ocupante del puesto no tiene los conocimientos y habilidades necesarias para rendir adecuadamente, y si no está satisfecho con su contexto laboral (seguridad, salario, compañeros, superiores), entonces, aunque el puesto reúna las condiciones anteriores, no se experimentará los estados psicológicos críticos ni se producirán los resultados descritos.

21

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Fig. 3- Modelo de las características del puesto de Hackman y Oldham . Uso diagnóstico del JDS. Existen tres formas del cuestionarios: Forma A (para ser cumplimentada por los ocupantes del puesto), forma B (para terceros: supervisores, compañeros y analistas) y forma C (abreviada). El JDS trata de medir las variables identificadas en la Teoría de las Características del puesto. El cuestionario evalúa las siguientes dimensiones (Fuertes, 1996). a) Variedad de destrezas: Grado en que el puesto requiere diversas actividades para llevar el trabajo a cabo, y la utilización de un número variado de destrezas y capacidades. b) Identidad de tarea: Grado en que el puesto requiere un trabajo completo, empieza y acaba una unidad completa de trabajo, identificable en el producto o servicio final. c) Importancia de la tarea: Grado en que el puesto causa un impacto sustancial en la vida y el trabajo de otras personas, dentro y fuera de la organización. d) Autonomía: Grado en que el puesto proporciona liberad, independencia o discreción para organizar y realizar el trabajo. 22

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

e) Retroalimentación del puesto: La realización de la actividad ofrece, por sí misma, una información directa y clara de la eficacia de la ejecución. f) Retroalimentación social: Grado en que el trabajador recibe información sobre los resultados de su trabajo por parte de compañeros y supervisores. g) Contacto social: Grado en que el puesto requiere interacción con otras personas, de dentro y fuera de la organización. h) Significado percibido del trabajo: Grado en que el ocupante del puesto experimenta que su trabajo tiene significado, valor y trascendencia. i) Responsabilidad percibida sobre los resultados: Grado en que el trabajador se siente personalmente responsable y comprometido con los resultados de su trabajo. j) Conocimiento de resultados: Grado en que el trabajador conoce y entiende, de forma continua, si está desempeñando el puesto de forma efectiva. k) Satisfacción general: Medida global de la satisfacción con el puesto. l) Motivación laboral interna: Grado en que el trabajador esta auto-motivado para desempeñar correctamente su puesto. m) Satisfacción específica: Serie de pequeñas escalas que proporcionan medidas separadas de satisfacción hacia: - La seguridad en el empleo. - El salario y otras compensaciones. - Los compañeros (satisfacción social) - La supervisión. - Las oportunidades de crecimiento y desarrollo del puesto n) Intensidad de la necesidad de autorrealización: Fuerza o necesidad de los deseos del trabajador por el logro, el desarrollo, crecimiento o autorrealización personal. Cuando se observan problemas de absentismo, rotación, insatisfacción o bajo rendimiento; el JDS nos puede ayudar a determinar si el diseño del puesto de trabajo es la causa de estos problemas (PMP, satisfacción con el contexto, etc.) y qué aspectos necesitan las mejoras más importantes. En la tabla siguiente aparecen algunos principios para implantar el enriquecimiento de puestos, cuando el perfil obtenido en el JDS indica que el trabajo no posee las características básicas señaladas. 23

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Principios del diseño de puestos

Dimensiones centrales del puesto

Combinar subtareas (1)

Variedad de destrezas (1) (3)

Formar unidades naturales (2)

Identidad de las tareas (1) (2)

Establecer relaciones con el cliente (3)

Importancia de las tareas

Aumentar la carga vertical (4)

Autonomía (3) (4)

Abrir canales de retroalimentación (5)

Retroalimentación (3) (5)

1. Combinar subtareas: Reuniendo, siempre que sea posible, las tareas fraccionadas en unidades mayores de trabajo, pueden mejorar la variedad de destrezas y la identidad de tareas. 2. Formar unidades naturales de trabajo: La asignación de tarea debe configurar una relación lógica para incrementar la identidad e importancia del trabajo. 3. Establecer relaciones con los clientes: Contactar con las personas de otras unidades de trabajo incrementa la variedad de destrezas, la autonomía y la retroalimentación. 4. Aumentar la carga vertical de trabajo para incrementar la autonomía, el trabajador debe gozar de cierta libertad para el establecimiento de programas diarios, decidir el orden de acción dentro de las limitaciones del proceso, etc. 5. Abrir canales de retroalimentación: Suprimir las barreras que pueden existir entre el trabajador y la fuente natural de datos sobre la eficacia del trabajo, a través de la retroalimentación social, o de informes de producción. Para utilizar el JDS es necesario tener ciertas precauciones que pueden condicionar su uso. o

El nivel cultural de quien responde deberá ser medio, con buen nivel de lectura.

o

Es necesario garantizar el anonimato.

o

Para evitar sesgos individuales, se recomienda que sea contestado por cinco personas por puesto aproximadamente. No es una prueba para diagnosticar puestos de trabajo de individuos aislados.

o

No debe usarse en selección de personal, puede ser fácilmente falseado.

o

Los baremos que ofrece la prueba son indicativos.

24

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

8.2.3. El cuestionario de habilidades requeridas F-JAS. Fleishman-Job Analysis Survey. El cuestionario F-JAS fue desarrollado originalmente por Fleishman et al. (1992) y la adaptación española por Fuertes y cols. (1999). Evalúa 74 habilidades que se agrupan en seis tipos: * Habilidades cognitivas * Habilidades psicomotrices * Habilidades físicas * Habilidades sensoriales / perceptivas * Escalas de interacción social * Escalas de conocimientos El cuestionario ofrece la posibilidad de evaluar, no sólo las habilidades requeridas por un puesto de trabajo, sino también aquellas requeridas por una dimensión de un puesto, una tarea y las habilidades requeridas por un puesto y las del ocupante de forma paralela. Las escalas de puntuación ofrecen una definición general de la habilidad a evaluar, señala las diferencias entre esta y otras parecidas para facilitar aún más la comprensión de la misma y ofrece una escala numérica con 7 puntos de anclaje para evaluar el puesto en la habilidad descrita. La escala numérica ofrece definiciones específicas para las puntuaciones extremas, así como ejemplos del nivel de habilidad que se requiere para alcanzarlas.

Ejemplo de escala para la habilidad “Comprensión Oral” Definición: Es la habilidad para entender palabras y frases habladas en castellano. Diferencias entre Comprensión Oral y otras Habilidades Comprensión escrita:

Comprensión Oral: Comprende el escuchar y entender palabras y frases habladas por otros.

Comprende leer y entender palabras y frases escritas.

Vs.

Expresión Oral y Escrita: Comprende hablar o escribir palabras y frases para que otros lo entiendan.

25

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

7 Requiere comprensión de información compleja o detallada, presentada oralmente, que contiene palabras o frases inusuales, y comprender diferencias de sentido muy finas entre palabras.

6 Entender una conferencia 5

sobre navegación espacial.

4 3 2

Comprender el reglamento de un deporte.

1 Requiere comprensión de información hablada breve y sencilla, contiene palabras o frases de uso común

Entender un anuncio de televisión.

8.2.4. Análisis funcional de puestos de trabajo y Diccionario de Títulos Ocupacionales. Functional job analysis & Dictionary of occupational titles (FJA – DOT).

El Análisis funcional de puestos de trabajo es un método de análisis orientado a la actividad. Se basa en un procedimiento utilizado por el Ministerio de Trabajo de Estados Unidos para ordenar, clasificar y comparar ocupaciones de acuerdo con las tareas (unidad básica de análisis) o “lo que se hace” en el puesto. Esta metodología asume que en todo puesto de trabajo, los ocupantes interactúan, en mayor o menor medida, con objetos (herramientas, máquinas, equipos), datos (información, instrucciones, teorías) y personas (compañeros, superiores, clientes, colaboradores). La interacción del trabajador con estos tres elementos puede ser medida a través de escalas funcionales que describen lo que hace el trabajador respecto a estos tres elementos, utilizando un lenguaje normalizado, y evaluando además de la orientación, el nivel de las tareas. El nivel indica la mayor o menor complejidad relativa de una tarea en comparación con otra. La orientación indica el grado en que se interactúa con los tres elementos al desempeñar la tarea (en %). La suma de la orientación en los tres campos deberá ser 100. El análisis funcional de puestos de trabajo también tiene en cuenta las capacidades de la persona que realiza el trabajo. 26

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Diccionario de Títulos Ocupacionales.

Una de las aplicaciones prácticas más importante de la metodología de análisis funcional de puestos de trabajo ha dado como fruto el Diccionario de Títulos Ocupacionales (Dictionary of Occupational Titles DOT) desarrollado por el Ministerio de Trabajo de los Estados Unidos. El Diccionario está disponible en Web en: http://online.onetcenter.org/ Las descripciones de puesto del DOT consideran dos elementos fundamentales: 1. El trabajo realizado. 2. Características del trabajador. Para cada ocupación, el diccionario aporta la siguiente información: -

-

Código y nombre. Funciones principales. Tareas. Herramientas y tecnología utilizadas en la ocupación. Conocimientos requeridos. Habilidades requeridas. Capacidades. Actividades. Contexto de trabajo. Zona de trabajo: Agrupa las ocupaciones en cinco categorías dependiendo del nivel de educación, experiencia y tiempo de entrenamiento necesario para desempeñar el puesto. Intereses. Competencias. Valores de trabajo.

El diccionario ofrece además las ocupaciones relacionadas o afines, información sobre el salario medio de la misma, y las previsiones de crecimiento en porcentaje y en número de nuevos empleados hasta 2016 para los Estados Unidos y para cada estado de la unión.

**Información ofrecida en O*Net para el puesto compensación, beneficios y análisis del Trabajo”.

de

“Especialista

13-1072.00 – Especialista en Compensación, beneficios y análisis del trabajo.

27

en

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Llevar a cabo programas de compensación y beneficios, y proyectos de análisis de puestos. Puede especializarse en áreas específicas como clasificación profesional o programas de pensiones. Muestra de ocupaciones relacionadas: Analista de compensación, Especialista en Recursos Humanos, Analista de Recursos Humanos, Especialista de Personal, Analista de beneficios. Tareas o o o

o o o o o o o

Evaluar los puestos de trabajo, determinar su clasificación y nivel salarial. Garantizar el cumplimiento de las leyes federales y estatales por parte de la empresa, incluidos los requisitos de presentación de informes. Asesorar a los directivos y empleados sobre las regulaciones estatales y federales en materia de empleo, los convenios colectivos, las políticas de prestaciones y compensación, los procedimientos de personal y los programas de clasificación. Planificar, desarrollar, evaluar, mejorar y comunicar los métodos y técnicas de selección, promoción, compensación, evaluación y formación de los trabajadores. Proporcionar asesoramiento para la resolución de quejas sobre clasificación profesional y salario. Preparar las clasificaciones de ocupaciones, las descripciones de puestos y escalas salariales. Ayudar en la preparación y el mantenimiento de registros de personal y manuales. Preparar informes, tales como organigramas y diagramas de flujo, e informes de carreras profesionales, para resumir la información sobre análisis de puestos, evaluación y compensaciones. Asesorar y administrar a los empleados en materia de seguros, pensiones y planes de ahorro, en colaboración con los corredores de seguros y los gestores de los planes de pensiones Negociar convenios colectivos en beneficio de trabajadores, y mediar en los conflictos y quejas laborales.

Conocimientos Personal y Recursos Humanos: Conocimiento de los principios y procedimientos de reclutamiento, selección, formación, compensación y beneficios, regulaciones laborales, negociación y sistemas de información de personal. Castellano: Conocimiento de la estructura y el contenido del castellano, incluyendo el significado y la pronunciación de las palabras, reglas de composición y gramática. Atención al Cliente: Conocimiento de los principios y procesos de atención al cliente. Esto incluye evaluación de las necesidades del cliente, mantenimiento de estándares de calidad en el servicio y evaluación de la satisfacción del cliente. 28

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Administración: Conocimiento de los procedimientos administrativos y del trabajo de oficina como procesamiento de textos, manejo y grabación de ficharos, taquigrafía y transcripción, diseño de impresos y otros procedimientos y terminología de oficina. Gestión y administración: Conocimiento de los principios de gestión del negocio implicados en el plan estratégico, adjudicación de recursos, técnicas de liderazgo, métodos de producción y coordinación de recursos y personas. Matemáticas: Conocimiento de aritmética, algebra, geometría, cálculo, estadística y sus aplicaciones. Competencias. Comprensión escrita: documentación de trabajo.

Comprensión

de

la

información

escrita

en

la

Escucha activa: Prestar total atención a lo que otras personas están diciendo, tomándose el tiempo necesario para entender de qué se trata, preguntando de forma apropiada y no interrumpiendo en momentos inoportunos. Pensamiento crítico: Utilizar la lógica y el razonamiento para identificar las debilidades y fortalezas de las distintas soluciones alternativas, o aproximaciones al problema. Escritura: Comunicarse de forma efectiva por escrito y de manera apropiada atendiendo a las necesidades de la audiencia. Toma de decisiones: Considerar los costos y beneficios relativos de acciones potenciales para seleccionar la más apropiada. Vocación de servicio: Buscar activamente formas de ayudar a las personas. Comunicación oral: Hablar con otros trasmitiendo información de manera eficaz. Gestión del tiempo: Gestionar el propio tiempo y el de otros de forma adecuada. Aprendizaje activo: Comprender las implicaciones de nueva información para la toma de decisiones y resolución de problemas actuales y futuros. Coordinación: Ajustar las propias acciones en dependencia de las acciones de otros. Habilidades Comprensión oral: Habilidad para escuchar y entender información oral. 29

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Expresión oral: Capacidad para comunicar información de forma hablada de manera que otros puedan comprenderla. Sensibilidad hacia los problemas: Habilidad para decir cuándo algo está mal o es probable que vaya mal. No implica resolver el problema, sólo reconocerlo. Claridad en el discurso: Capacidad para hablar claramente de manera que otros puedan entender. Razonamiento deductivo: Habilidad para aplicar reglas generales a un problema específico y generar soluciones con sentido. Razonamiento inductivo: Habilidad para combinar piezas de información formando reglas o conclusiones generales (incluye encontrar relaciones entre eventos aparentemente no relacionados. Ordenar información: Capacidad para organizar cosas o acciones en un cierto orden o patrón de acuerdo con una norma específica o conjunto de normas (por ejemplo, los patrones de números, letras, palabras, imágenes, operaciones matemáticas). Visión cercana: Capacidad para ver detalles de cerca (a poca distancia del observador). Actividades Comunicación con supervisores, iguales y subordinados: Proporcionar información a supervisores, compañeros y subordinados por teléfono, en impresos escritos, por e-mail o en persona. Obtener información: Observar, recibir y obtener información de todas las fuentes relevantes. Establecer y mantener relaciones interpersonales: Desarrollar relaciones de trabajo constructivas y cooperativas con otros, y mantenerlas en el tiempo. Interactuar con el ordenador: Utilizar el ordenador y sus sistemas (incluyendo hardware y software) para programar, escribir, ajustar parámetros, meter datos o procesar información. Procesar información: Compilar, codificar, categorizar, calcular, tabular, auditar o verificar información o datos. Evaluar información para determinar el cumplimiento de los estándares requeridos: utilizar información relevante y juicios individuales para determinar si los procesos cumplen con las leyes, regulaciones o estándares establecidos. 30

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Identificar objetos, acciones y eventos: Identificar información a través de la categorización, estimación, reconocimiento de diferencias y similitudes, y detección de cambios en circunstancias o eventos. Actualizar y utilizar conocimientos relevantes: Mantener actualizados los conocimientos técnicos y aplicarlos al trabajo. Desempeñar tareas administrativas: Desempeñar tareas administrativas cotidianas como el mantenimiento de archivos de información y procesamiento de trámites. Organizar, planificar y priorizar el trabajo: Desarrollar objetivos específicos y planes para priorizar, organizar y cumplir con el trabajo. Contexto de trabajo. Correo electrónico: ¿Con qué frecuencia utiliza el correo electrónico? Teléfono: ¿Con qué frecuencia mantiene conversaciones telefónicas? Ambientes interiores controlados: ¿Con qué frecuencia el trabajo se desarrolla en interiores en condiciones ambientales controladas? Importancia de ser exacto o preciso: ¿Cuán importante es ser exacto o preciso en este puesto? Trabajo estructurado vs. No estructurado: ¿En qué medida la estructura del trabajo le viene impuesta al trabajador en vez de permitirle determinar las tareas, prioridades y objetivos? Cartas y notas: ¿Con qué frecuencia requiere el trabajo redactar cartas y notas? Contacto con otros: ¿Cuánto requiere que el trabajador esté en contacto con otros, cara a cara, por teléfono o de otra forma para desempeñar el trabajo? Pasar tiempo sentado: ¿Cuánto tiempo requiere estar sentado? Discusiones cara a cara: ¿Con qué frecuencia se tienen discusiones cara a cara con individuos o equipos? Frecuencia de la toma de decisiones: ¿Con qué frecuencias al trabajador se le requiere tomar decisiones que afectan a otras personas, recursos financieros, o la imagen yo reputación de la organización? Zona de Trabajo Título: zona 4: Se necesita una preparación considerable. 31

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Experiencia general: Mínimo de 2 a 4 años. Entrenamiento en el trabajo: Los ocupantes de este puesto habitualmente necesitan varios años de experiencia y entrenamiento en el trabajo. Ocupaciones afines: Muchas de estas ocupaciones implican coordinar, supervisar, gestionar o entrenar a otras personas. Ejemplos: contables, directores de RRHH, programadores, profesores, químicos y detectives de policía. Preparación vocacional específica (SVP Range): 7.0 to < 8.0) Educación: La mayor parte de estas ocupaciones requieren licenciatura, pero otras no. Intereses. Convencionales – Las ocupaciones convencionales a menudo implican seguir procedimientos y rutinas. Estas ocupaciones pueden incluir el trabajo con datos y detalles más que con ideas. Por lo general, existe una clara línea de autoridad a seguir. Emprendedores – Las ocupaciones emprendedoras a menudo implican la puesta en marcha y ejecución de los proyectos. Estas ocupaciones pueden implicar contacto con personas y tomar muchas decisiones. A veces requieren la asunción de riesgos. Estilos de trabajo -

-

Integridad – El trabajo requiere ser honesto y ético. Cooperación – El trabajo requiere ser agradable con los demás en el trabajo y mostrar actitud cooperativa. Fiabilidad – El trabajo requiere ser fiable, responsable y confiable, en el cumplimiento de obligaciones. Atención al detalle – El trabajo requiere ser cuidadoso con los detalles en la realización de tareas complejas. Iniciativa – el trabajo exige voluntad para asumir responsabilidades y retos. Adaptabilidad / Flexibilidad – El trabajo requiere estar abierto al cambio (positivo o negativo) y a una considerable variabilidad del entrono de trabajo. Preocupación por los otros – El trabajo requiere sensibilidad hacia las necesidades y sentimientos de otros, y ser comprensivo y solícito en el trabajo. Logro/Esfuerzo – El trabajo requiere establecer y mantener desafíos personales, metas de logros y esfuerzos hacia el dominio de las tareas que se ejercen. Tolerancia al estrés – El trabajo requiere aceptar la crítica y mantearse relajado y efectivo en situaciones de alto estrés. Pensamiento analítico – El trabajo requiere analizar información y utilizar juicios lógicos para solucionar problemas de trabajo

32

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

Valores. -

-

Relaciones sociales - Las ocupaciones que satisfagan este valor permiten a los empleados proporcionar servicio a otros y trabajar con los compañeros de manera amigable y en un entorno no competitivo. Apoyo – Las ocupaciones que satisfacen este valor ofrecen apoyo a la gestión de los empleados. Logro – Las ocupaciones que satisfacen este valor están orientadas a la consecución de resultados y posibilitan a los empleados utilizar sus mayores capacidades y potencialidades, proporcionándoles un sentimiento de logro.

Ocupaciones relacionadas. 13-1023.00 agrícolas 13-1031.02 13-2021.00 15-2031.00 25-9021.00

Agente de compras, excepto comercio mayorista, minorista y de productos Corredores de seguro, peritos e investigadores. Tasador inmobiliario. Analista de operaciones. Consultores de gestión.

Tendencias de empleo y salario Nacional Media de salario (2007)

$ 25.08/h, $ 52,180/año

Empleo (2006)

110,000 empleados

Porcentaje de crecimiento (2006-2016) Necesidades previstas (2006-2016)

Mayor que la media (14% to 20%) 44,000 empleados adicionales

33

CURSO SUPERIOR DE DIRECCIÓN EN RECURSOS HUMANOS MODULO 2: Definición de Puestos de Trabajo

9. Bibliografía

*Fernández-Ríos, M. (1995). Análisis y Descripción de puestos de trabajo. Díaz de Santos. Madrid. Fleishman, E. A. y Quaintance, M. K. (1984). Taxonomies of human performance. NY: Academic Press. Fleishman, E.A. (Eds.) (1999). An Occupational Information System for the 21st Century: The development of O*NET. Washington, DC: American Psychological Association. http://online.onetcenter.org/ Fuertes, F. (1994). Análisis de puestos: Fundamentos y técnicas. En J.M. Peiró y J. Ramos: Intervención Psicosocial en las Organizaciones. Barcelona: PPU. Fuertes, F.; Munduate, L. y Fortea, M. (1996). Análisis rediseño puestos. Publicaciones de la Universidad Jaime I. Fortea, M. A.; Fuertes, F.(1998). Validez de Constructo de la Necesidad de Autorrealización en el Marco del Modelo Motivacional de las Características de las Tareas. Revista de Psicología Social, 13 (2): 181-187. Gael, S. (1988): The job analysis handbook for business industry and government. Vol. 1 Y 2. NY. Wiley. Hackman, J.R. y Oldham, G.R. (1976). Motivation through the design of work: test of a theory. Organizational behaviour and human performance, 16, 250-279. Harvey, R.J. (1991). Job Analysis. En M.D. Dunnette y M. Hough (eds): Handbook of Industrial and Organizational Psychology. California: Consulting Psychologists Press. Ley 7/2007, de 12 de abril, del Estatuto Básico del Empleado Público. McCormick, E.J. (1976). Job and task analysis. En Dunnette, M. D (ed.), Handbook of industrial and organizational psychology. Amacon , NY. Morton McPhail, S., Jeanneret, P.R., McCormick, E. y Mecham, R.C. Position Analysis Questionnaire (PAQ) Manual de Análisis de Puestos. 2ª Edición. O*Net OnLine. http://online.onetcenter.org/ Pereda, S. (1993). Análisis y estudio del trabajo. Madrid: Eudema. 34


Módulo 2