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CONTROL DE AUSENTISMO LABORAL APOYADO EN UN SISTEMA DE INFORMACION WEB

JOSÉ MIGUEL LOZANO GARCIA DARWIN JIMÉNEZ GARZÓN

UNIVERSIDAD ANTONIO NARIÑO PROGRAMA INGENIERÍA DE SISTEMAS NEIVA, 2008

TABLA DE CONTENIDO PÁG. INTRODUCCIÓN TITULO 1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA 1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA 1.2.1 Problema General. 1.2.2 Problemas Específicos 1.3 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo General 1.3.2 Objetivos Específicos 1.4 JUSTIFICACIÓN 1.4.1 Social 1.4.2 Técnica y/o tecnológica 1.4.3 Económica 1.4.4 Legal 1.4.5 Investigativa 1.4.6 Organizacional 1.4.7 Profesional 2. ESTADO DEL ARTE 2.1 FUENTES DE INFORMACIÓN 2.1.1 Tipos de fuentes 2.1.2. Tipos de información 2.1.3. Utilidad de la información 2.2. FUENTES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS 3. FORMULACION DE HIPÓTESIS 4. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN 5. ANÁLISIS DE VIABILIDAD 5.1. TÉCNICA/TECNOLÓGICA 5.2. FINANCIERA 5.3. OPERATIVA 5.4 ECONÓMICA 5.5 LEGAL 6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES 7. RECURSOS 7.1. INSTITUCIONALES 7.2. TÉCNICOS 7.3. FINANCIEROS 8. BIBLIOGRAFÍA

1 2 3 3 3 3 3 3 3 3 4 4 4 4 4 4 4 4 5 5 5 5 5 5 7 8 9 9 9 10 10 10 11 12 12 12 12 14

INTRODUCCIÓN

La presente propuesta pretende demostrar los alcances y lineamientos del proyecto el cual será desarrollado como culminación de un proceso académico llevado a cabo a la largo de la profesionalización en la ingeniería de sistemas, aplicando todo el conocimiento adquirido. De esta forma estamos entregando una propuesta inicial dando inicio al desarrollo del proyecto, como logro final de esta etapa de aprendizaje.

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TITULO

CONTROL DE AUSENTISMO LABORAL APOYADO EN UN SISTEMA DE INFORMACION WEB

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1. PLANTEAMIENTO DEL PROBLEMA

1.1 DESCRIPCIÓN DEL PROBLEMA El ausentismo laboral de una empresa es un factor muy importante a tener en cuenta, debido a que si no se tiene control sobre este aspecto puede influir en los resultados productivos y económicos de la compañía. 1.2 FORMULACIÓN DEL PROBLEMA

1.2.1 Problema General. Por mucho tiempo los empleados de la compañía se han ausentado en horas laborales sin ningún control y/o registro de sus salidas y llegadas. Esto hace que se pierda tiempo, disminuya su productividad, se retrasen las labores de los demás y por ende la empresa tenga problemas de información al estar fallando determinados eslabones de la cadena productiva. 1.2.2 Problemas Específicos. Las continuas ausencias de los empleados, sin plena justificación y además sin control esta haciendo que se retrasen las labores de estos funcionarios y los que su trabajo dependan de ellos; por lo tanto la empresa estaría pagando por un tiempo improductivo a estos empleados, que sumado esto muestra un valor considerable en su ejercicio operativo anual. 1.3 FORMULACIÓN DE OBJETIVOS 1.3.1 Objetivo General. Diseño e implementación de un software para el control de ausentismo laboral. 1.3.2 Objetivos Específicos. -

Implementar el sistema control de ausentismo laboral haciendo uso de tecnología vía web en Las oficinas de la Cooperativa ubicadas en La Plata, Pitalito y Neiva, donde se concentra el 80% de los funcionarios.

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Diseñar la interfaz entre el lector biométrico y el computador.

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Lograr la obtención de estadísticas de ausentismo laboral en forma numérica y gráfica.

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Diseñar una base de datos que contenga la hoja de vida de cada uno de los empleados, la información de ausentismo, tipo de ausentismo.

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Implementar diferentes niveles de seguridad de acceso a esta aplicación.

1.4 JUSTIFICACIÓN 1.4.1 Social. Este proyecto facilitará uno de los tantos procesos que se estaba haciendo en forma manual. Al automatizar el registro de entradas y salidas del personal por sus diferentes conceptos como permisos, hora de llegada y salida del horario normal; el departamento de recursos humanos destinará este tiempo en otras labores como de análisis y estudio de las causas del ausentismo laboral y su solución. 1.4.2 Técnica y/o tecnológica. El estar implementando un sistema de información integrado en esta empresa en su parte administrativa, financiera y comercial, se requiere que los demás procesos se integren. Por este motivo se están utilizando tecnologías de avanzada y dispositivos de reciente creación. 1.4.3 Económica. Uno de los factores importantes en la implantación de este proyecto es la reducción de las perdidas por la ausencia de los funcionarios en la empresa en horas laborales. 1.4.4 Legal. Este sistema se estará desarrollando bajo normas legales, teniendo en cuenta los derechos de autor y fundamentándose en su contenido en el reglamento interno de trabajo de la Cooperativa de Caficultores y normas legales del ministerio de la Protección social. 1.4.5 Investigativa. Para el desarrollo de este proyecto se requiere un proceso investigativo desde los requerimientos de la empresa hasta su fase final de desarrollo. 1.4.6 Organizacional. Con la implementación de este proyecto, se quiere que los empleados cumplan con sus labores en el tiempo que los reglamentos de la empresa tienen estipulado. 1.4.7 Profesional. El desarrollo de este proyecto es la culminación de una etapa de aprendizaje básico e inicio de una etapa profesional.

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2. ESTADO DEL ARTE

2.1 FUENTES DE INFORMACIÓN 2.1.1 Tipos de fuentes. Para la realización del proyecto se tuvo en cuenta la información suministrada por los departamentos de recursos humanos y financiero de la Cooperativa. Mediante la colaboración de estas dependencias se puede llevar acabo el análisis de requerimientos para controlar el registro del personal, ante la falta no justificada al sitio de trabajo. 2.1.2. Tipos de información. La información directa suministrada por estos departamentos financieros y de recursos humanos para lograr ejecutar el proyecto, como lo es la observación de los datos suministrados por la falta del personal en el horario de trabajo. Con esto lograr desarrollar cual es la causa y el tipo de ausentismo que más se registra en la Cooperativa. 2.1.3. Utilidad de la información. Mediante la elaboración de este aplicativo nos permitirá que se lleve el control más riguroso del ausentismo que se presenta en la empresa. Es conveniente establecer que con esta herramienta se van a vigilar la pérdida de tiempo en el cual se ve abocada la cooperativa, es por esto que vemos la necesidad de llevar el registro en la entrada y salida del empleado. 2.2. FUENTES PRIMARIAS Y SECUNDARIAS La fuente primaria es la que presenta la Cooperativa por medio de los funcionarios encargados del manejo de personal, estos nos facilitan la información con la que vamos a conseguir la elaboración del proyecto. La estructura orgánica de la cooperativa está compuesta por lo siguientes Niveles. 1. 2. 3. 4. 5. 6.

La Asamblea General de asociados El Consejo de Administración Los órganos de vigilancia y control La Gerencia General La Subgerencia Los jefes de departamento (Financiero, Administrativo, Personal, Comercial, Café y Sistemas) 7. Nivel operativo.

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Dentro de esta escala de niveles, el departamento al cual va dirigido el control de este proyecto es el de personal. La cooperativa cuenta con una planta de personal en toda su área de influencia de 55 funcionarios, distribuidos así: ZONA Neiva Pitalito La Plata

HOMBRES 15 4 2 21

MUJERES 24 6 4 34

TOTAL 39 10 6 55

Las fuentes secundarias fueron las encuestas y estudios que se realizó en la ciudad para observar en detalle qué empresas cuentan con el sistema de lector biométrico para llevar el control o registro de personas que visitan una determinada empresa. La normatividad existente en aspectos laborales, el mismo reglamento interno de trabajo.

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3. FORMULACION DE HIPÓTESIS

Mediante la elaboración del software, se pretende ejercer control en el ausentismo laboral no justificado que se presenta en la empresa, ya que con esto se logra controlar las faltas y ausencias no justificadas que se presentan en la Cooperativa, esto conlleva a que se mejore en la automatización y control de las labores de los empleados. Es necesario preguntarnos, ¿se controla la falta no justificada al trabajo?. Por lo tanto se ve en la necesidad de llevar acabo el software, porque mediante él, se logra establecer un riguroso control en la entrada y salida de los empleados de las oficinas en las sedes de Neiva, Pitalito y La Plata. Ante el interrogante ¿son sancionados las personas que faltan injustificadamente al trabajo?. Con el software se tiene una buena ayuda, porque se va a tener un registro sistematizado, y con ello tomar las determinaciones acerca de si se sanciona al empleado que más falta o mirar las causas de este ausentismo.

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4. ALTERNATIVAS DE SOLUCIÓN

Dentro de las alternativas de solución encontramos la de entregar un software que permita el control de este concepto, las ausencias injustificadas al lugar de trabajo, en la Cooperativa de Caficultores. Por lo que nos permitimos realizar este software que nos ayudará a conseguir lo que se quiere, como es buscar que los empleados no falten a sus puestos de trabajo, y que los que falten reiterativamente se les dé un llamado de atención o se tome determinaciones como una amonestación o suspensión según sea el caso, de acuerdo a lo estipulado en el reglamento interno de trabajo y en el régimen laboral Colombiano. El ausentismo laboral se define como “la ausencia al trabajo atribuida a enfermedad o accidente y aceptada por la empresa como tal o por la Seguridad Social”. Cuando ese ausentismo no está dentro de la clasificación anterior, tiene otra definición –ausentista– y es aquel que pierde periodos cortos en sus actividades laborales. En ambos casos se afecta el normal funcionamiento de la empresa llegando a incrementar costos para la misma. La cooperativa cuenta en su nomina con cerca de 55 funcionarios en las tres sedes principales de Neiva, Pitalito y La Plata. Debido al número de empleados es dispendioso llevar un registro de los permisos y/o ausencias en forma manual, por lo tanto se quiere presentar a consideración este desarrollo el cual será de uso permanente.

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5. ANÁLISIS DE VIABILIDAD

5.1. TÉCNICA/TECNOLÓGICA El desarrollo del sistema lleva a que el personal sea orientado y capacitado en la operación y manejo del software, esto nos llevaría tiempo en lograr que los usuarios se adapten a su manejo. En la implantación del software contamos con un servidor de mediana capacidad para el soporte del aplicativo, es decir, con capacidad en memoria RAM, disco duro y los diferentes dispositivos que se necesitan para la elaboración del proceso de registro de los empleados. Analizando el costo/beneficio del programa nos damos cuenta que es una alternativa bastante económica para ejercer este control, minimizando las ausencias injustificadas de los funcionarios a sus lugares de trabajo. Esto hará que la empresa sea más eficiente por el total compromiso de sus empleados en el cumplimiento de sus horarios de trabajo y dedicación a sus funciones. 5.2. FINANCIERA La realización del proyecto del Control de Ausentismo Laboral apoyado en un Sistema de Información, se requiere lo siguiente tanto en el software como el hardware para la implementación. Software Lenguaje de programación Java Base de datos Postgresql

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Hardware -

Computador Intel Core 2 duo, disco duro 120 gigas, memoria RAM 2 gigas Lector Biométrico Cds, dvd (copia seguridad) Total

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$ 1.700.000 $200.000 $100.000 $2.000.000

Costo recurso humano -

Administrador software Asesoramiento, mantenimiento software Otros gastos Total

$ 500.000 $400.000 $500.000 $1.400.000

5.3. OPERATIVA La capacidad de este proyecto está dimensionada de acuerdo al área de cobertura que es el radio de acción de la Cooperativa Departamental de Caficultores donde esta tenga empleados, en sus tres principales sedes, las cuales son Neiva, Pitalito y La Plata. El horario general de ingreso a labores es el siguiente: Neiva y Pitalito Lunes a Viernes de 07:30 a.m. a 12 m; 2:00 p.m a 6:00 p.m La Plata Lunes a Viernes de 07:30 a.m. a 12 m; 2:00 p.m a 6:00 p.m Sábado de 8:00 a.m. a 11:30 a.m. 5.4 ECONÓMICA Dentro del programa de salud ocupacional se encuentra presupuestado los valores concernientes al estudio y control de los casos de ausentismo laboral. 5.5 LEGAL El desarrollo de este software cumple con las normas legales descritas en la ley general de derechos de autor y bajo los lineamientos del régimen laboral Colombiano y ajustado al reglamento interno de trabajo de la Cooperativa.

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6. CRONOGRAMA DE ACTIVIDADES

ACTIVIDAD

Ene

An谩lisis y recolecci贸n de datos Desarrollo del sistema

Dise帽o del sistema

Implementaci贸n y pruebas del sistema

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Feb

MES Mar Abr

May

Jun

7. RECURSOS

7.1. INSTITUCIONALES La cooperativa de Caficultores para el desarrollo e implementación de este software facilita la infraestructura física, tecnológica y de personal, así como todo su conocimiento a través de su personal especializado en el manejo del recurso humano regido bajo las respectivas normas legales. 7.2. TÉCNICOS La factibilidad que le vemos a nuestro proyecto es de gran importancia porque va ser de gran ayuda para llevar el control de entrada y salida de los empleados en la Cooperativa, mediante él podremos sistematizar el ingreso y poder llevar restricciones en el ausentismo laboral. En este momento no existe control sobre el ausentismo no justificado que se presenta en la empresa. Nuestro sistema de información llevará el control de ausentismo laboral en la Cooperativa de Caficultores del Huila. Inicialmente se guardará la hoja de vida de cada uno de los empleados, esta será almacenada en una base de datos, aquí se tendrá registro del cargo y funciones del empleado, además de información concerniente al usuario. El programa tendrá la finalidad de registrar la entrada de cada usuario, mediante la lectura de la huella digital, esta a su vez quedará grabada con la hora de ingreso, llevando la estadística de todos los empleados y con esto controlar cuál es el tipo de ausentismo que se presenta en la empresa. Para esto contaremos con un equipo de cómputo para el desarrollo e implantación del sistema, tres lectores biométricos, para cada una de las sedes y en el lenguaje de desarrollo Java y base de datos Postgresql. 7.3. FINANCIEROS La financiación de este desarrollo será compartida entre la Cooperativa y el grupo de desarrollo de la siguiente manera:

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Hardware necesario suministrado por la Cooperativa. Software a utilizar será suministrado por el grupo de desarrollo e implementación. Conocimiento y personal de desarrollo e implementación por el grupo de desarrollo.

La comercialización del producto se llevará a cabo una vez quede implantado en la Cooperativa. Se ofrecerá a entidades de Neiva y el Huila que argumenten la necesidad de implantar el producto. El precio de nuestro software lo estimamos en $4.000.000, esto cubre la capacitación del mismo y el mantenimiento por un año a partir de la instalación. Después de este tiempo se cobrará $400.000 por asesoramiento.

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8. BIBLIOGRAFÍA Baca Urbina, Gabriel. Formulación y evaluación de proyectos informáticos. México D.F.: Ed. Mc Graw Hill, 2006. 303 pág.

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control ausentismo laboral apoyando en un sistema de informacion web