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File Service lidera el mercado de administración y almacenamiento de archivos
Seguridad y confidencialidad, dos activos de primer orden Una clave en el éxito empresarial es identificar una necesidad y darle con fierro a fondo al nuevo proyecto, declarándolo en estado de innovación permanente. Precisamente eso hizo y continúa haciendo Alfonso Buendía Carrillo al frente de File Service, una empresa dedicada a brindar soluciones en materia de administración y almacenamiento de archivos.
Durante uno de sus viajes a Estados Unidos, Alfonso Buendía observó que existían empresas que hacían el servicio de almacenar y administrar los archivos de otras compañías. A su regreso, decidió replicar el modelo empresarial adaptándolo a la realidad local. Su primer paso fue realizar un estudio de mercado, tras el cual llegó a la conclusión de que en Perú había un problema creciente: la deficiente administración y almacenamiento de archivos, debido a que las empresas destinan sumas importantes de dinero a la búsqueda de documentos, además de perder numerosas horashombre y espacios que se pueden aprovechar para el desarrollo de nuevas áreas de la compañía. En consecuencia, señala Buendía, la tercerización del almacenamiento, custodia y manejo de archivos empresariales no constituye un costo para la compañía que emplea el servicio, sino una inversión que le permite ahorrar dinero, tiempo y espacio. Desde el inicio de sus operaciones, File Service registra las Cajas-File -que es como denominan a los archiveros donde guardan los documentos en forma ordenada- en un sistema computarizado, con la descripción 142 143 RUMBO MINERO 2008
de su contenido y códigos de barra para su fácil localización e identificación.
en las zonas de operación extractiva o de transformación y refinación del mineral.
Además, se genera una base de datos del archivo general, que permite seleccionar y precisar las búsquedas, para poder enviar una copia electrónica del documento a través del sitio web y en caso se requiera el documento original éste será entregado físicamente a la propia empresa.
Además de esta gestión integral de la información, las empresas que emplean el servicio tienen mayor seguridad de su documentación, afirma el empresario.
Buendía nos dice que este servicio cae “como anillo al dedo” a las necesidades de las compañías mineras, dado que sus unidades productivas están dispersas fuera de Lima y requieren de una centralización documentaria que les permita contar con rapidez con cualquier documento archivado, ya sea en la capital -donde funcionan sus oficinas administrativas- o
Refirió que el activo más importante de la empresa es la absoluta confidencialidad con que trata la documentación de sus clientes. Como en la anécdota de la reunión del directorio de Kodak, cuando el presidente de la compañía les dijo a sus directores que ellos no vendían ni películas, ni cámaras, ni papel fotográfico sino recuerdos, en el caso de File Services se brinda confidencialidad, un intangible sumamente valioso en el ámbito empresarial. A esto se añade que la empresa cuenta con un servicio de calidad internacional ISO9001-2000, aplicando mejoras continuas y optimizando sus indicadores de gestión. INFRAESTRUCTURA Reproduciendo el modelo estadounidense, Alfonso Buendía señala que File Service cumple con los estándares internacionales de gestión de archivos contando para ello