CASTILLO Country Club
Informe de Gestiรณn
Junta Directiva I Cuatrimestre 2018
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MENSAJE DE PRESIDENCIA
PROCESO DE COMPRA PARA PROYECTOS ESTRATÉGICOS
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PROYECTOS REALIZADOS
ÍNDICE 9
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Planta de tratamiento de aguas residuales.
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Proyecto Piscina Semiolímpica: Movimientos de tierra e inicio de la construcción.
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Auditoría Interna – Participación proactiva en el desarrollo de los Proyectos
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Informe sobre recaudación de Cuota Extraordinaria de Capital para el proyecto Piscina Semiolímpica.
ACTIVIDADES ESPECIALES •
Día del Socio.
•
Celebración “Día de San Patricio” en Pub17.
10 INFORME FINANCIERO •
Resumen al 31 de marzo.
Informe de Gestión
Junta Directiva I Cuatrimestre 2018
MENSAJE DE PRESIDENCIA NUESTRO CLUB AVANZA CON EL APOYO DE LOS SOCIOS Y EL COMPROMISO DE SUS COLABORADORES. Estimados Socios y amigos del Castillo Country Club: Durante el mes de enero del presente año, la Junta Directiva realizó un proceso de integración con los nuevos miembros electos en la Asamblea Soberana Electoral, proceso necesario para estar todos en una misma sintonía con los diferentes proyectos, procesos y actividades futuras del Club. Para facilitar esta integración, se revisó, en forma conjunta e integral, el Plan Estratégico vigente, el presupuesto anual, el plan anual operativo, las obras incluidas en el plan de inversiones anual y el avance del proyecto de la nueva piscina. Finalizado este proceso, puedo comentar que concluyó en forma exitosa y todo el equipo está claro y enfocado en el cumplimiento de los objetivos para este período, siguiendo firmes en el proceso de mejora continua que permitan brindar mayores y mejores servicios a nuestros socios, sus familias e invitados. En otro orden de cosas, dentro de las revisiones realizadas por la Junta Directiva, se conformó la nueva estructura de las comisiones de la Junta Directiva y se definieron las siguientes para este año: Comisión Financiera, Comisión de Obras, Comisión de Desarrollo de Inversiones Estratégicas, Comisión de Evaluación y Comisión de Gobernabilidad, esta última, dividida en dos grupos enfocados en el análisis exhaustivos de los Estatutos y el ordenamiento de las políticas de la organización. Como parte de esta estructura, se eliminaron las comisiones de Admisión, Mercadeo y Sostenibilidad y en su lugar, se crearon, en el ámbito administrativo, procedimientos y planes de trabajo anuales para dar un seguimiento periódico a estos importantes temas. Bajo esta nueva estructura y durante el primer trimestre, la Junta Directiva ha trabajado en el mejoramiento en las normativas vigentes, el ordenamiento de las políticas institucionales existentes, la determinación de un plan de inversiones de largo plazo, así como el seguimiento y control de la ejecución presupuestaria y de la renovación de la infraestructura de nuestro Club.
Lo anterior, nos permite cumplir con la Misión y la Visión, con la guía del plan estratégico, en procura del bienestar y satisfacción de todos los socios. Especial mención merece el proceso de licitación, análisis, negociación y selección de los proveedores que participarán en las diferentes etapas de la construcción de la nueva piscina Semiolímpica, proyecto que como ustedes saben, fue aprobado por la Asamblea General de Socios en diciembre del 2016 y financiado en su totalidad por una cuota extraordinaria que, a la fecha, ha sido cancelada de contado por una gran cantidad de socios. Con gran satisfacción vemos el importante avance que presenta este proyecto, que ha finalizado su etapa de Movimiento de tierra, para iniciar, en el mes de mayo, la fase constructiva, subdividida en dos partes: la construcción del edificio que albergará la piscina y el “vaso” como tal. En los próximos meses, daremos seguimiento a todos los temas estratégicos, enfocados en lograr el cumplimiento de objetivos que permitan tener a los colaboradores felices y comprometidos con el Club y sus socios, así como políticas y procesos claros y definidos, finanzas saludables y por supuesto socios y socias satisfechos. Aprovecho para agradecer nuevamente el apoyo de todos los socios y socias, ninguna de estas mejoras o proyectos se podrían realizar sin su ayuda, también hago un reconocimiento especial a nuestros colaboradores, quienes gracias a su compromiso y dedicación hacen posible que este proceso de mejora sea exitoso. Con esta unión de esfuerzos, esperamos ver cambios positivos en los próximos meses. Sinceramente,
MBA. Sergio Quevedo Aguilar PRESIDENTE
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PROCESO DE COMPRA PARA PROYECTOS ESTRATÉGICOS Los últimos años se han caracterizado por el avance constante en obras de infraestructura, ya sea de mejora o que permiten ofrecer nuevos servicios a los socios y visitantes, tales como la nueva Planta de Tratamiento de Aguas Residuales (PTAR), o la futura Piscina Semiolímpica.
D) Durante la etapa de recepción de las propuestas, se incluye una etapa de visita consultiva al proyecto, lo que permite a los oferentes interactuar con la administración y así enriquecer el proyecto con sus aportes. E)
Creación de matriz de evaluación: Una vez recibidas las ofertas de parte de las empresas participantes, se elabora una matriz de evaluación. Con este método se da valor y califica, según su grado de importancia, a rubros evaluadores como precio de la oferta, experiencia, tiempo de entrega de la obra y garantía de cumplimento, entre otros. De esta forma, el Club se garantiza que las empresas mejor evaluadas son las que pasan a las siguientes etapas del proceso.
F)
Matriz de decisión: Una vez aplicada la matriz de evaluación, se elabora una terna de los mejores oferentes, y mediante una matriz de decisión se concluye cuál empresa será la adjudicada.
De esta forma y siempre procurando un proceso transparente, el Club trabaja con un estricto sistema de contratación administrativa privada, el cual, es supervisado por los organismos directivos pertinentes y que tiene por objetivo seleccionar la mejor opción para cada uno de los proyectos que emprende el Club. Los pasos por seguir en este proceso son los siguientes: A) Creación del cartel de licitaciones: Se divide básicamente en dos secciones: la administrativa que contiene los detalles técnicos de la contratación y la técnica, que detalla las especificaciones tales como planos y ante proyectos, entre otros. B) Búsqueda de los oferentes: Por medio de la Cámara de la Construcción y el Colegio Federado de Ingenieros y Arquitectos se realiza una búsqueda de las empresas atinentes al proyecto a desarrollar. Las empresas sugeridas por estas organizaciones son analizadas, en cuanto a su expertiz, por los profesionales especialistas que integran las diferentes comisiones. C) Publicación del cartel e invitación a los oferentes: Una vez realizada la publicación del cartel, se envía la invitación formal a las diferentes empresas interesadas en participar en la licitación. Se contacta un mínimo de 8 empresas, esto para asegurar un número aceptable de oferentes.
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El resultado de la adjudicación es un proceso consultivo que involucra a la Administración, Junta Directiva, Junta de Vigilancia, Auditoría Interna y Comisiones, que además tiene como producto final, todas las obras de mejora para el Club.
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PROYECTOS REALIZADOS PLANTA DE TRATAMIENTO DE AGUAS RESIDUALES En el mes de febrero del año en curso, y para garantizar la continuidad de negocio, se echó a andar uno de los proyectos más importantes que ha desarrollado el Club en materia ambiental: la Planta de Tratamiento de Aguas Residuales -PTAR- con tecnología BIONEST. Esta obra, localizada en las cercanías de la cancha de fútbol, cuenta con un sistema de tratamiento que recolecta la totalidad de las aguas residuales que se generan en la Casa Club: aguas grises y negras producidas por baños y cocinas, además de las aguas pre-tratadas, que se generan en las trampas de grasa. Estas se conducen por medio de tuberías y cajas de registro a un tanque séptico y posteriormente a un bio-reactor, encargado de tratar, mediante oxigenación, el líquido que se produce posterior a una etapa de filtración; es así como al final del proceso, se obtiene agua purificada, libre de bacterias y gérmenes, apta para el uso agrícola y en actividades de riego.
Los beneficios de este proyecto son evidentes, el agua tratada por la planta es utilizada para el mantenimiento del césped de la cancha de fútbol, esto se traduce en un ahorro significativo de agua, en especial en época seca y una reducción significativa de los malos olores generados por las tuberías. Cabe destacar que esta planta funciona de forma automática, generando el mínimo en costos de operación y que se encuentra bajo tierra, diseño que impide que malos olores o contaminación ambiental tenga contacto con áreas verdes o jardines, esto la hace más segura y amigable sin que se afecte la belleza escénica del Club. Es importante mencionar que su diseño, por módulos, permite expandir su capacidad de uso para soportar las aguas residuales que se generarán en un futuro por el proyecto de piscina Semiolímpica. La inversión en este proyecto fue de ¢89,426,531 y garantiza, a futuro, la operación del Castillo en materia ambiental.
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PROYECTO PISCINA SEMIOLÍMPICA: MOVIMIENTOS DE TIERRA E INICIO DE LA CONSTRUCCIÓN. Tal y como se informó en la anterior entrega del Informe de Junta Directiva, el proceso para la construcción de la Piscina Semiolímpica avanza según lo establecido, ya se cuenta con los permisos de ley y la respectiva Viabilidad Ambiental otorgada por la Secretaría Técnica Nacional Ambiental (SETENA). Movimiento de Tierras El pasado mes de diciembre, finalizó el proceso de selección de la empresa contratada para realizar los movimientos de tierra necesarios para la construcción. Como resultado del proceso de licitación, que cumple a cabalidad con lo explicado en el punto 2 de este Informe, se declaró ganadora a la Empresa Constructora ALBOSA para ejecutar las obras, que iniciaron en el mes de febrero. A la fecha ya fueron recibidas formalmente por la Administración y los asesores técnicos contratados para tal efecto. Algunos detalles importantes a mencionar de esta etapa es que, según lo establecido en el anteproyecto, los costos estuvieron dentro de lo estimado; también destacamos la reutilización aproximada del 90% del material extraído, mismo que se usó para el relleno de áreas que lo ameritaban, tales como: la zona de ranchos cerca del lago, ciertas áreas del terreno nuevo y la construcción de la vía interna que dará acceso a vehículos al edificio de la piscina y otros posibles proyectos en el terreno aledaño. Esta fase del proceso constructivo finalizó en el mes de abril sin contratiempo.
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Contratación de empresas para el inicio de la Obra Civil. Posterior a un proceso de análisis por parte de Junta Directiva y la Administración, y para garantizar la selección del mejor proveedor, según aspectos técnicos y de experiencia propios de la construcción de una piscina Semiolímpica, se decidió dividir la etapa de construcción en dos. Una primera etapa que contempla la construcción del edificio o “nave”, que albergará la piscina y otra para la construcción de la piscina o “vaso”, incluyendo en esta etapa el sistema de calefacción solar. De acuerdo con lo anterior, se inició con el proceso de licitación de ambas obras de manera separada. Dentro de las etapas para elegir a la empresa encargada de construir el edificio se encuentran: • Elaboración del cartel e invitación a 25 empresas para la fase constructiva. • Asistencia de 13 empresas a la presentación del cartel, mismo que fue asesorado por la empresa que elaboró los planos constructivos, INCOPOÁS, S.A.
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Elaboración del cartel e invitación a empresas especializadas en la construcción de piscinas Semiolímpicas.
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Recepción de 5 ofertas.
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Análisis por parte de la Administración, juntamente con la empresa INCOPOAS, que estuvo a cargo de la elaboración y trámite de los planos constructivos.
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Elección de las empresas más idóneas para el desarrollo del proyecto, según factores de precio, calidad y experiencia (matriz de decisión).
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Selección de la empresa Acuarium Piscinas y Spas, para la construcción de la piscina Semiolímpica.
En este momento, el Club se encuentra finalizando los trámites administrativos de contratos y detalles legales para iniciar la fase constructiva a finales de mayo del presente año.
• Selección final de la empresa Molina y Arce Construcción.
Para el seguimiento de las obras, tanto de la piscina, como de la nave, se contratará a una empresa especializada en estos temas, como contraparte y en representación del Club, quien evaluará el avance de las construcciones versus las respectivas especificaciones y rendirá, a la Administración, sus informes periódicos pertinentes, para tomar, oportunamente y de ser necesario, las medidas correctivas del caso.
Por otro lado, para la selección de la empresa a cargo de la construcción del “vaso” de la piscina y la calefacción solar, también se llevó a cabo el siguiente proceso de licitación:
Para las diferentes etapas del proceso de construcción se cuenta con la asesoría directa de la Auditoría Interna, Junta de Vigilancia, Junta Directiva y la ejecución por parte de la Administración.
• Recepción de 6 ofertas para la construcción del edificio. • Confección de una terna de ofertas.
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AUDITORÍA INTERNA – PARTICIPACIÓN PROACTIVA EN EL DESARROLLO DE LOS PROYECTOS Continuando con lo realizado en el pasado inmediato, la auditoría interna, conforme a sus competencias, ha realizado las fiscalizaciones pertinentes con resultados satisfactorios, en cuanto a los diferentes procesos de selección y contratación de las respectivas empresas; así como para el giro de recursos económicos asociados. Lo ejecutado por los diferentes niveles de la organización que han intervenido se ajusta a los procedimientos internos establecidos y generalmente aceptados en el ámbito administrativo, técnico y legal, acompañado por el seguimiento sistemático, conforme a las matrices pertinentes estructuradas con base en los carteles publicados, para todas y cada una de las etapas del proyecto piscina Semiolímpica, dejando huella de todo lo actuado.
INFORME SOBRE RECAUDACIÓN DE CUOTA EXTRAORDINARIA DE CAPITAL PARA EL PROYECTO PISCINA SEMIOLÍMPICA Recaudo de la Cuota Extraordinaria Aprobada De acuerdo con lo dispuesto por la Asamblea General Mixta, a partir del mes de febrero del 2017, se inició el cobro del Aporte Extraordinario de Capital y, como primer objetivo, se promovió el acercamiento con el socio para que eligiera, a su mejor conveniencia, la mejor alternativa de pago y plazo. Para el mes de marzo 2018, el 100% de los socios había sido gestionado mediante alguno de los medios de comunicación utilizados, ya sea mensajería de texto, llamada telefónica, servicio de cobrador, entre otros, y obtuvimos los siguientes resultados: • 15% de los socios cancelaron la totalidad del Aporte Extraordinario de Capital, para un total de ¢109.000.000. • 85% de los socios se acogieron a un plan de financiamiento, que a la fecha ha generado un monto de ¢212.000.000 Los aportes de capital extraordinarios recaudados en los primeros 13 meses, han sido esenciales para hacer frente a los desembolsos iniciales del proyecto tales como: trámite de estudios preliminares y permisos, movimientos de tierras, así como para contratar los servicios de elaboración de los planos constructivos y presupuesto detallado del proyecto, aspectos requeridos para iniciar la gestión del crédito bancario. Los rubros pendientes de desembolsar son los relacionados con la contratación de la construcción de la Obra Civil del Edificio e instalaciones anexas, la Piscina (nave) y el sistema de calefacción, además de rubros de administración del proyecto, dirección técnica. Estos rubros por cancelar se cubrirán con el financiamiento bancario por ¢480 millones de colones, financiamiento que será amortizado con la recaudación mensual de los aportes extraordinarios de capital efectuados por los accionistas para este propósito.
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ACTIVIDADES ESPECIALES DÍA DEL SOCIO
CELEBRACIÓN “DÍA DE SAN PATRICIO” EN PUB17
El 11 de marzo pasado, como es costumbre en el Club, celebramos el Día del Socio, bajo una temática mundialista, pensando en crear un espacio familiar, de esparcimiento y exclusivo para los socios y beneficiarios.
Con el objetivo de continuar ofreciendo opciones novedosas de entretenimiento para los socios y sus invitados, se celebró este 17 de marzo en Pub 17 el Día de San Patricio, festividad que tiene sus orígenes en Irlanda, pero ha sido acogida como propia en el resto del mundo, en especial en países cuyos bares, tabernas o pub´s tienen una influencia europea- irlandesa, como es nuestro caso.
Como todos los años, creamos diferentes ambientes y programamos actividades sanas, tales como: futbolín de aire, turno, bumper balls, show con Kika Pol, show de Morgan y concierto con el grupo La Kuarta, entre otras, enfocadas en fomentar la actividad física y, sobre todo, recordarle al socio lo importante que es cada uno para nuestro Club. Para la celebración de este día, contamos con la presencia de todos los colaboradores del Club, quienes con la mayor dedicación y esfuerzo hicieron posible esta celebración.
Es de esta forma, que el Pub 17 decidió sumarse a la celebración y ofrecer una fiesta en la que socios y visitantes disfrutaran de actividades durante todo el día. Dentro de las principales atracciones estuvieron, la copa al “Comedor de Alistas Legendario” y al “Tomador y tomadora de Olafos Legendario”, aquí se repartieron premios y productos promocionales del Pub 17 y marcas patrocinadoras como Heineken y Johnny Walker. La noche culminó con la presentación del grupo musical Yesterday, el que provocó un ambiente del recuerdo con su repertorio de rock de los 80´s y 70´s. Es importante destacar el esfuerzo que se realiza para ofrecer a los públicos más jóvenes, actividades que permitan atraer al Club a todos los miembros de la familia del Castillo.
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INFORME FINANCIERO NOTA FINANCIERA RESUMEN (AL 31 DE MARZO). No hay duda de que la salud financiera de la empresa está directamente relacionada con los resultados positivos de todos los proyectos y acciones mencionados en este informe. Para la Junta Directiva, la correcta administración financiera y la adecuada planificación de actividades económicas, a través de herramientas de naturaleza técnica, ha sido de suma importancia para la permanencia, el desarrollo y su mejoramiento. En este sentido, los datos proporcionados por el Flujo de Efectivo ha sido un elemento fundamental y clave para ser asertivos en el diseño, ejecución y evaluación de decisiones financieras. Esta herramienta financiera nos ha permitido, no solo ir midiendo las disponibilidades de efectivo, sino también sus orígenes financieros, de tal modo que podamos garantizar el correcto uso de los fondos operativos con los que contamos, priorizar los proyectos según los fondos para inversión, y para este primer semestre, ir monitoreando los fondos aportados para el proyecto de Piscina Semiolímpica, aprobado por la Asamblea de diciembre pasado (2016). De acuerdo con esto, los fondos al 31 de marzo quedaron de la siguiente forma: Resumen de Flujos en millones de colones
al 31 marzo 2018
Flujo de efectivo operativo
¢196,0
Flujo de efectivo inversión
¢263,3
Flujo para Piscina Semiolímpica
¢247,5
Flujo de efectivo total acumulado
¢706,8
El apoyo de la herramienta del Flujo de Efectivo también nos permite proyectar la disponibilidad de todos los flujos de efectivo, para ir vigilando su uso de acuerdo con los requerimientos planteados. Durante este año 2018, las obras a realizar están ajustadas a los fondos de inversión disponibles al 30 de setiembre, y destinadas a mejorar servicios actuales, para lograr mantener una adecuada operación, mediante el uso eficiente de todos los flujos generados, tal y como se muestra en la siguiente estimación:
Proyección de efectivos y equivalentes disponibles Estimación de efectivo:
mar-18 abr-18 may-18 jun-18
jul-18 ago-18 sep-18
Flujo de Operación
196
172
154
144
143
150
135
Flujo de Inversión
263
250
209
178
157
146
132
Flujo de Piscina*
248
255
37
-
-
-
-
Total, efectivo y equivalentes
707
677
400
322
300
296
267
*Uso de financiamiento bancario a partir junio
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Se observa en el estado de resultados acumulado al 31 de marzo del año en curso, como se cumple razonablemente con el presupuesto aprobado por Junta Directiva para el actual periodo fiscal. La diferencia positiva en los gastos se debe principalmente a ahorros alcanzados, y a un replanteamiento que se está realizando en diversas cuentas de gastos operativos. No hay duda que pasamos por un buen momento económico, háblese de inversiones, de nuevos proyectos, de mantenimiento y mejoramiento en la calidad de los servicios ofrecidos, y por supuesto, seguiremos por ese rumbo. En esta misma línea de pensamiento, es muy importante medir cómo invertimos la “cuota de mantenimiento”. Los recursos generados por la cuota de mantenimiento, han sido medidos de acuerdo con la naturaleza de su uso en seis áreas principales: •
Mantenimiento de Instalaciones y Equipo (razón principal de ser de las cuotas de mantenimiento)
•
Atención al Socio (Servicio al cliente, administración)
•
Actividades (servicios brindados como: música, conciertos, bailes, días festivos, obras)
•
Recreación y deportes (saunas, piscina, tenis, patinaje sobre hielo, fútbol, clases, cursos, torneos, etc.)
•
Seguridad (seguros, salud ocupacional, vigilancia)
•
Gobierno Corporativo (Asambleas, Comisiones, Tribunales, Juntas)
Como puede observarse, el mayor porcentaje de la cuota de mantenimiento está destinado al cuidado y mantenimiento de las instalaciones; así como a los servicios de atención a los socios. Importante mencionar que el área de servicios de alimentos y bebidas al cierre
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Distribución de la Cuota de Mantenimiento
¢50,800 I SEMESTRE AYB
1%
GOBIERNO CORPORATIVO SEGURIDAD
6%
7%
¢3,700
¢2,900
ATENCIÓN AL SOCIO
31%
INSTALACIONES
34%
¢15,800
¢17,300
ACTIVIDADES RECREACIÓN
13%
¢6,700
8%
¢4,100
del primer semestre, genera un costo de solo 1% desde el punto de vista de la cuota de mantenimiento que cancelan los socios. Al medir el uso de la “cuota de mantenimiento” de esta forma, estableciendo una analogía entre los recursos generados y los servicios en los que se reinvierte, comprendemos su composición financiera, en relación con los servicios demandados por los socios, y al mismo tiempo, simplificar el análisis financiero para priorizar lo importante.
CASTILLO COUNTRY CLUB Central telefónica 2267-7111 www.castillo.cr CastilloCountryClub
JUNTA DIRECTIVA PRESIDENTE MBA. Sergio Quevedo Aguilar VICEPRESIDENTE MBA. Jorge Isaac Gutiérrez Campos SECRETARIO MBA. Óscar Hernández Villalobos VICESECRETARIO Arq. Alejandro Salazar Vargas TESORERO Lic. Julián Ramírez Oconitrillo VICETESORERA MBA. Georgeanna Soto Salas VOCAL MBA. Marvin Fernández Alfaro
JUNTA DE VIGILANCIA Lic. Carlos Rodríguez Chacón Lic. Tomás Azofeifa Villalobos Lic. William Solano Zamora