Issuu on Google+

1.9 ASIENTOS DE AJUSTE 1.9.1 MOTIVOS QUE DAN LUGAR A LOS ASIENTOS DE AJUSTE Al finalizar un ejercicio contable, los saldos que arrojan las cuentas de mayor no representan la situación real, ya que existen diversas partidas que modifican a éstas. Es necesario, por lo tanto, realizar un análisis de cada una de las cuentas de mayor, y en aquellas cuyos saldo no coincide con la realidad, será donde se lleve a cabo lo que se conoce como Asientos de Ajuste, de tal forma que dicho saldo refleje una cantidad lo más apegado a lo que se quiere presentar en la contabilidad del ente económico. Por lo tanto, los asientos de ajuste se consideran como aquellos asientos necesarios para que los saldos de las cuentas de mayor representen la realidad, estos asientos se realizan antes de elaborar los Estados Financieros. Las cuentas que se tiene que afectar, así como el número de ajustes a realizar van a variar de una empresa a otra, pero, en términos generales, se pueden mencionar algunos elementos susceptibles de ajuste: 1. Efectivo 2. Inventario 3. Cuentas por cobrar incobrables 4. Activo diferido 5. Pasivo diferido 6. Depreciación de activo fijo 7. Amortización de activo fijo 8. Agotamiento de activo fijo 9. Activos acumulados (intereses) 10. Pasivos acumulados (intereses) Al registrar los asientos de ajuste se pueden presentar dos situaciones: a) Que se conozca exactamente la cantidad por la cual se debe ajustar la cuenta de mayor. b) Que sea una estimación la cantidad por la cual se deba ajustar la cuenta de mayor. En el primer caso, el asiento de ajuste se hará directamente a la cuenta de mayor en cuestión. En el segundo caso, se asentará el ajuste en cuenta complementaria a la cuenta de mayor.

!

"

#

$

1

Las cuentas complementarias se presentan en el Balance debajo de la cuenta de mayor que está modificando, de tal forma que el saldo de la cuenta de mayor se le resta el importe de la cuenta complementaria, dando por resultado un saldo apegado a la realidad. 1.9.2 ASIENTOS DE AJUSTE EN LAS DIFERENTES CUENTAS El análisis de las cuentas de mayor se hace sobre la Balanza de Comprobación, ya que de ahí es donde se toman los datos para elaborar los Estados Financieros. EFECTIVO En relación al efectivo en caja, será necesario determinar que la cantidad que aparece registrada en el Libro Mayor coincida con la cantidad física que la empresa tenga en su o sus cajas. Para poder determinar lo correspondiente entre lo físico y el registro se debe de llevar a cabo el Arqueo de Caja. Se va a considerar Arqueo de Caja al recuento físico del dinero existente en la o las cajas de la empresa. El resultado de dicho arqueo puede arrojar lo siguiente: a) Que el efectivo coincida con lo registrado en el Libro Mayor b) Que el efectivo sea menor a lo registrado en el Libro Mayor c) Que el efectivo sea mayor a lo registrado en el Libro Mayor En el primer caso no será necesario realizar ajuste, ya que coinciden las dos partes; sin embargo, en los dos puntos posteriores será necesario analizar las diferencias que existen, ya sea de menos o de más y, en el caso que se determinen las causas de la diferencia, se procederá a realizar el ajuste pertinente, por ejemplo: Si al cajero se le olvida reportar el cobro a un cliente que recibe por correo y el cliente tiene deuda en la empresa con cuenta abierta por la cantidad de $3,500, cantidad que coincide con el sobrante, el asiento de ajuste será: Caja

$3,500

Cuentas por cobrar Cliente X

$3,500

En el caso de faltante, una de las cuentas puede ser la venta de mercancía al contado y que por descuido del cajero lo reporta dos veces, por la cantidad de $500. !

"

#

$

2

El asiento de ajuste quedaría así: Ventas

$500

Caja

$500

En los casos que no pueda ser detectada la causa de la diferencia, se puede optar por dos alternativas: 1. Si la cantidad es mínima en relación al monto total del efectivo de caja, se lleva a una cuenta de resultado llamada: Faltantes y Sobrantes 2. Si la cantidad es elevada en relación al monto total del efectivo, y ésta sea de menos, se hará responsable al cajero, y tendrá que cubrir dicho faltante, por lo que se lleva a la cuenta de Deudores Diversos. Si la cantidad es un sobrante se llevará a la cuenta de Faltantes y Sobrantes, aunque su monto sea representativo en relación al monto total del efectivo de la caja. BANCOS Por lo regular es necesario realizar algunos ajustes a las Cuentas Auxiliares de Bancos, ya que el banco por lo regular realiza cargos y abonos a la cuenta de la empresa y son necesarios que éste los considere para determinar el saldo real de la cuenta de Bancos, así por ejemplo: El banco carga a la cuenta de Bancos de la empresa $300 por comisión por el cobro de un documento. El asiento de ajuste será: Gastos financieros Comisión Bancos

300 300

El banco abona a la cuenta de Bancos de la empresa $100 por intereses ganados. Bancos Productos financieros Intereses ganados

!

100

"

#

$

100

3

ALMACÉN Al finalizar un periodo contable es necesario, como medida de control, levantar un inventario físico de la mercancía y compararlo con las cuentas auxiliares de almacén. Se pueden presentar las siguientes causas que originan que no coincida el recuento físico con los saldos de las cuentas auxiliares de almacén: 1. Mercancía dañada 2. Merma en mercancías normales por su naturaleza, como pueden ser granos o líquidos volátiles 3. Faltantes injustificados En los dos primeros casos el ajuste será: Gastos de ventas Mercancía dañada Merma de mercancías Almacén

$100 $200

$300 $300

Mientras que en el último caso el ajuste se lleva a Deudores Diversos, ya que el almacenista se hará responsable de este tipo de faltante. Deudores Diversos Juan López Almacén

$200 $200

CUENTAS POR COBRAR Las cuentas por cobrar están basadas en la confianza que la empresa da a sus clientes y deudores lo que origina que algunas cuentas se lleguen a convertir en incobrables y, por lo tanto, un gasto, el cual al final de cada ejercicio será necesario registrar. Por ejemplo: Al final del ejercicio se determina una estimación de las cuentas que se considera pueden ser incobrables en $20,000. El asiento de ajuste será: Gastos por estimación de cuentas por cobrar incobrables Estimación de cuentas por cobrar incobrables

$20,000 $20,000

La primera será clasificada como gastos de Venta, es decir, Cuenta de Resultados Deudora, mientras que, la segunda es una Cuenta Complementaria de Activo. ! " # $ 4

Si la cuenta de Estimación tiene un saldo mayor a la cantidad que se estima, como cuentas incobrables será necesario llevar la diferencia a la cuenta de Recuperación de Cuentas por Cobrar Incobrables, que es una Cuenta de Resultado Acreedora, es decir, de ingresos. ACTIVO DIFERIDO Éstos representan pagos por adelantado para obtener un servicio o beneficio, por lo que al final de cada periodo contable es necesario determinar qué parte de estos pagos se ha recibido el servicio y por lo tanto se debe de considerar como gasto. Así, por ejemplo: Se paga una prima de seguro por $12,000 en el mes de julio al 31 de diciembre, que termina el ejercicio, es necesario determinar que se convierte en gasto. $12,000/12 = $1,000 Gasto mensual 1,000 x 6 = $6,000 Gasto de 6 meses (julio a diciembre) El asiento será: Gastos por seguro Seguro pagado por anticipado

$6,000

$6,000

PASIVO DIFERIDO Los pasivos diferidos representan el cobro por actividades que originan la obligación de prestar un servicio siendo necesario para determinar qué parte se va convirtiendo en un ingreso, por ello al final de un periodo contable se requiere realizar asiento de ajuste. Ejemplo: Se cobra por adelantado en septiembre, (1 año) la renta de un local por $24,000 correspondiendo mensualmente $2,000; el 1° de diciembre se determina el ejercicio y se registra el asiento de ajuste por el ingreso ya realizado. De septiembre a diciembre son 4 meses. 4 x 2,000 = $8,000 Renta cobrada por anticipado Otros productos financieros Ingresos por renta

$8,000

$8,000

A la distribución de los cargos y crédito diferido a lo largo del tiempo que va a representar un gasto o un ingreso es lo que se conoce como Amortización.

!

"

#

$

5

DEPRECIACIÓN, AMORTIZACIÓN Y AGOTAMIENTO Cuando se adquiere un activo fijo se está invirtiendo en un fondo de capital, el cual se irá consumiendo mediante su uso, servicio o explotación, lo que origina que se convierta en un gasto, por lo que es necesario registrar mediante asientos de ajuste. La depreciación se considera la distribución del costo de un Activo Fijo durante el tiempo que dicho activo va a prestar un servicio a la empresa. Existen varios métodos para el cálculo de la depreciación, para efectos de este curso solamente se estudia el método de Línea Recta. Los factores que interviene en la depreciación son: Costo Valor de rescate o desecho Vida probable o útil Costo. Representa el precio de factura más todos los desembolsos necesarios para que el activo esté en la empresa y en condiciones de funcionar. Valor de rescate. Se considera a la cantidad que se estima se podrá vender el activo al final de su vida útil. Vida probable. Es el tiempo que se estima va a prestar servicio el Activo. La depreciación anual por el Método de Línea Recta se obtiene de la siguiente fórmula: C – VR VP

D= Así por ejemplo:

Se adquiere un activo con un costo de $300,000, se considera un valor de rescate de $50,000 y una vida probable de 10 años. Se obtiene la depreciación anual: D=

$300,000-$50,000 10

=

$250,000 10

=

$25,000

El asiento anual por el ajuste de la depreciación será: Gastos por depreciación de Activo Fijo Depreciación acumulada de Activo Fijo !

"

25,000

#

$

25,000 6

La primera se considera como gasto, ya sea de administración o de venta, dependiendo del activo de que se trata. La segunda cuenta es complementaria de Activo. La amortización es la recuperación de la inversión a valores mediante el consumo por el beneficio que representa a la empresa. Los activos fijos intangibles son los que están sujetos a la amortización como pueden ser la patente, derecho de autor, etc. Se calcula por el Método de Línea Recta. El agotamiento es la baja de valor como consecuencia de la explotación del bien y en algunos casos por el transcurso del tiempo. Para su cálculo es necesario conocer el costo total del bien natural y el total de la producción, en forma estimada, para obtener el gasto de agotamiento. ACTIVOS ACUMULADOS Existen ciertos activos que se producen sin que se lleve a cabo una operación contable, sino que se origina por el transcurso del tiempo, lo que se hace que se acumulen y se tenga que modificar el saldo de la cuenta de mayor, tal es el caso de los intereses que se generan de las cuentas o documentos por cobrar. Esto es debido a que los intereses se cobran a una fecha futura, casi siempre al vencimiento del documento y es necesario reconocer los intereses generados en cada periodo contable. Por ejemplo: Se tiene un documento por cobrar a 9 meses, fecha de emisión el 1° de octubre, valor nominal $1,000, genera intereses mensuales de $25. Al 31 de diciembre se tendrá que realizar el siguiente asiento de ajuste ($25 x 3 = $75) Intereses por cobrar Productos financieros Intereses ganados

$75

$75

Intereses por cobrar es una cuenta de activo, la cual se presenta debajo de la cuenta de Documentos por Cobrar. Mientras que la cuenta de Intereses ganados se clasifica como cuenta de Resultado Acreedora en el contexto de Productos Financieros. PASIVOS ACUMULADOS En forma similar el activo surge en el pasivo la acumulación de ciertas cuentas que sin causa aparente van modificando los saldos de algunas cuentas por el transcurso del !

"

#

$

7

tiempo, como puede ser: intereses por pagar originados por prestaciones obtenidas, salarios devengados, impuestos, servicios (como energía, agua), etc. Así, por ejemplo: La empresa tiene nómina semanal del Departamento de servicio, y el cierre del ejercicio ocurre el 30 de junio, el cual es el día martes, por lo tanto, está calculado dos días de sueldo por $3,000 cada uno. El asiento de ajuste será: Gastos de Servicio Nómina Sueldos acumulados por pagar

$6,000 $6,000

Después de haber efectuado los asientos de ajuste será ya posible determinar los saldos de las cuentas, las cuales presentarán una información apegada a la realidad, por lo que ya se puede a partir de estos saldos, elaborar Balanza de Saldos Ajustados. Por lo que la Balanza de Comprobación ajustada es aquella que muestra los saldos de las cuentas que han sido depuradas de acuerdo al análisis previo que se realizó de cada uno de los renglones que integran la Balanza de Comprobación Inicial. 1.9.3 CIERRE DE LIBROS Una vez elaborada la Balanza de Saldos Ajustados lo procedente será agrupar las cuentas en cuentas de resultado con los cuales se integrará el estado de Pérdidas y Ganancias y en cuentas de Activo y Pasivo para formar el Balance. De aquí se desprende que es necesario resumir las cuentas de resultado en una cuenta llamada de Pérdidas y Ganancias, la cual va a facilitar el determinar el resultado del ejercicio, ya que permite confrontar los ingresos contra los gastos. Este resumen de cuentas de resultados se hace mediante los asientos de Pérdidas y Ganancias. Cuentas de Resultado acreedor

$2,000

Pérdidas y Ganancias Ctas. De Resultado Deudora

$1,500

__________ __________ __________

__________ __________ __________

Pérdidas y Ganancias

$1,500 $2,000

!

"

#

$

8

Con este asiento las cuentas de resultado quedan cerradas, ya que sus saldos son traspasados a la cuenta de Pérdidas y Ganancias. En cuanto a las cuentas que integran el Balance es conveniente cerrar las cuentas al final de un ejercicio para no tener que seguir anotando los movimientos en forma indefinida. Para llevar a cabo este cierre se harán cargos a todas las cuentas de saldo acreedor y abonos a las cuentas de saldo deudor. Con este asiento de diario las cuentas de mayor quedarán saldadas y será necesario realizar el corte, el cual se hará mediante el resguardo a los espacios libres en cada una de las cuentas de mayor, esto como medida de seguridad que evitará registrar anotaciones que no correspondan a este periodo. Por ejemplo: BANCOS .................... V/con doc. .................... Folio #____ ....................

30,000 .................... ..................... 3,000 .................... ..................... 100,000 .................... .....................

123,000 1° Enero

Saldo

Dic. 31

Saldo

10,000 5,000 3,000 1,000 300 2,000 500 300 400 1,000 200 99,300 123,000

99,300

Al iniciar el siguiente periodo contable será necesario abrir nuevamente las cuentas del Balance mediante un asiento de diario en forma inversa al que se efectuó para cerrarlo, con esto las cuentas quedan nuevamente preparadas para registrar las operaciones a este nuevo periodo contable.

!

"

#

$

9


asientos de ajuste