que cada una de estas áreas pueda cumplir con sus objetivos en forma óptima. Por otro lado, también fijar todos los requisitos administrativos que el resto de las áreas deben cumplir para asegurar un adecuado control sobre los materiales solicitados, en lo referente a documentos que se deben confeccionar y que dan origen y respaldo al movimiento interno de mercadería. 12.- Toma y procesamiento de inventario. Esta constituye una actividad muy importante dentro del proceso de administración de bodegas, que representa la comprobación real del funcionamiento general de la bodega como así el control físico de todos los artículos almacenados en ella. La toma de inventario la puede realizar cualquier persona que designe la empresa, esto dependerá de la normativa vigente de esta, normalmente la deberá realizar personal del departamento de auditoria interna (si existe), auditores externos (si es el caso), personal de contabilidad y finanzas, algún gerente designado, o cualquier otra persona que sea designada por la Gerencia General e incluso el propio Gerente General o dueño de la empresa. Lo que nunca va a ser recomendable efectuar es que se le solicite al mismo jefe de bodega que realice esta toma de inventario ya que la finalidad principal de la toma de inventario es efectuar un detallado control y registro de las cantidades de artículos que realmente deben estar. En su parte practica, este proceso debe constar de los siguientes pasos: Paso Nº 1 Toma de inventario: • • • • •
Descripción y cantidad exacta de todos los artículos existentes en bodega, conforme al día de corte de movimiento de mercadería. Comprobación del estado físico y operacional de cada uno de ellos. Condiciones de almacenamiento, si es la adecuada o no. Revisión del total de la documentación administrativa de bodega y que esta este conforme a todas las disposiciones de la empresa. Revisión de todos los artículos que estén en reparación y que estos efectivamente estén en los lugares indicados para su reparación.
Los periodos entre las tomas de inventario van a depender a las normativas administrativas que tenga cada empresa, sin perjuicio que en cualquier momento o día del año administrativo de una empresa, la autoridad de esta pueda ordenar una toma de inventario fuera de toda planificación, estas normalmente pueden ser, mensuales, trimestrales, semestrales o anuales, y van a corresponder, independiente a los periodos con que se tomen, al cierre contable del mes. (30 o 31 del mes según corresponda). Paso Nº 2: Cuadratura de inventario: En este paso la persona encargada de la toma de inventario deberá realizar la cuadratura de este, esto consiste en unir la información de la empresa que nos indica, que mercadería y en que cantidad conforme al corte administrativo debe haber en bodega versus que mercadería y en que cantidad real fue la contada. Se produce la comparación entre estos dos listados los cuales deben coincidir en forma exacta, de existir diferencia entre sus cantidades, están van a producir "diferencias de Inventario" las cuales pueden ser, a favor (sobrante de algún determinado producto) o en contra, (faltante de algún producto). Conforme a esto, el encargado de la toma de inventario deberá determinar las diferentes responsabilidades, no solo sobre las diferencias de inventario, sino sobre todas las novedades en general que se detecten. Paso Nº 3 Informe de Gestión: En esta parte la persona a cargo de la revisión y toma de inventario deberá evacuar un informe a la Gerencia General o a la autoridad dentro de la empresa que solicitó dicho trabajo, en el cual deben contar todos los pormenores de estas en forma detallada y completa y en el caso de haberse detectado algún tipo de anormalidad, cualquiera esta sea desde ya debe estar determinada las responsabilidades correspondientes.