Sistema de Información Nacional de Costos del SENA, así como las actualizaciones y ajustes al diseño que sean pertinentes.
3.13.6 Gestión Documental La meta es fortalecer el proyecto de Oficina Sin Papel a través de la gestión electrónica de documentos y cumplir las políticas para la organización de archivos de gestión y centrales. Las Unidades de Correspondencia y Proceso Comunicaciones Oficiales deberán: El contrato de correspondencia estará centralizado en la Direccion General. Cumplir la política de elaborar comunicaciones internas a través de las funcionalidades electrónicas del aplicativo OnBase. Solicitar en el formulario tic del aplicativo plan de acción los equipos necesarios para la gestión documental: equipo de cómputo, escáner, impresora de impacto para la radicación e impresora láser para la impresión de reportes y de copias de documentos digitalizados, cuando se requiera. Cumplir la Resolución 2340 de 2010 en relación con la entrega de las comunicaciones que se reciben, para evitar que documentos en soporte físico estén a cargo de las dependencias, cuando la serie documental no se encuentre a cargo de la dependencia. Radicar y organizar en las Unidades de Correspondencia el consecutivo de Resoluciones tanto en soporte físico (originales) como virtual, en el aplicativo OnBase. 3.13.6.1 Organización Expedientes Virtuales de Contratos (OnBase) Todas las Regionales y Centros de Formación Profesional deberán dar cumplimiento a la Resolución 442 de 2005 y 2340 de 2010, en relación con las funciones de los Grupos de Apoyo Administrativo y la organización de expedientes únicos de contratación, para que los expedientes de contratación estén a cargo de los Grupos de Apoyo Administrativo Mixto y registrarlos en el aplicativo OnBase. Para este proceso deberán garantizar un responsable de acuerdo con la cantidad de Centros que agrupe el Grupo de Apoyo Administrativo Mixto, para la organización, archivo y digitalización de los expedientes de contratos. De igual forma deben contar como mínimo con un equipo de cómputo y un escáner.
3.13.6.2 Organización de Archivos de Gestión y Central Todas las Regionales deberán designar una persona del nivel técnico como responsable del archivo central de la Regional. Deberán prever personal con el fin de organizar los fondos acumulados que se encuentren en los depósitos de archivo central, inventariarlos y decidir su disposición final (conservación permanente o eliminación), o la aplicación de tecnologías de microfilmación o digitalización, según se haya establecido en las Tablas de Retención Documental. Los Centros de Formación Profesional deberán asignar recursos para la organización de sus archivos de gestión y de sus depósitos intermedios de archivo, con el fin de clasificar e inventariar la documentación 133