GOOGLE DOCS Es una Herramienta Online para crear Documentos, hojas de Cรกlculos y presentaciones que permite: 9 crear documentos, trabajar con las opciones bรกsicas de formato, insertar imรกgenes y tablas 9 colaborar con otros usuarios en la creaciรณn del mismo de manera sincrรณnica o asincrรณnica 9 publicarlos a travรฉs de Internet. NOTA: Para utilizar Google docs es necesario tener una cuenta de gmail.
INGRESAR AL PROGRAMA. Para ingresar a google docs usted podrรก: 1.
Escribir la siguiente direcciรณn en la ventana del navegador http://docs.google.com. Donde visualizarรก la siguiente pantalla:
2. Ingresar a Gmail y luego realizar un clic en la opciรณn Docs. Visualizarรก la pantalla de inicio:
Descripciรณn de la pantalla principal
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Al ingresar al programa, aparecerá la siguiente pantalla:
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1- Nuevo: Desde aquí usted elegirá crear un nuevo documento, presentación, hoja de cálculo, formulario o carpeta. 2- Subir: Desde esta opción usted podrá subir sus archivos creados en otras aplicaciones. 3- Compartir: Seleccionando uno de los archivos creados y guardados, desde este lugar el propietario del documento podrá invitar a otros usuarios como colaboradores o como lectores. También desde aquí se podrá dar mayor autonomía a los usuarios o bloquear ciertos permisos. 4- Mover: Seleccionando un archivo desde aquí podrá moverlo a otra carpeta. 5- Ocultar: Oculta el elemento seleccionado. Lo puede encontrar en la carpeta “oculto” y con la opción “mostrar”, ubicada ahora como opción, lo puede hacer visible. 6- Suprimir: Para borrar los archivos seleccionados 7- Cambiar Nombre: Para renombrar los archivos seleccionados 8- Más Acciones: En esta menú encontramos la posibilidad de marcar con una estrella, administrar el uso compartido, podrá
guardar el archivo con diferentes extensiones,
también tendrá acceso a la vista previa y a las revisiones. Debajo de esta barra de botones, encontramos la pantalla principal dividida en dos partes: 9 A la izquierda, la clasificación de los documentos organizados en carpetas 9 A la derecha, un listado de los documentos de la carpeta que se ha seleccionado a la izquierda. Si elegimos la opción todos los elementos aparecerán todos los documentos Los documento que se visualizan a la derecha, se encuentran organizados por: 9 Nombre (nombre del documento) 9 Carpetas / uso compartido (carpeta que lo contiene, y usuarios que lo comparten donde el primer usuario que aparece es el propietario) 9 Fecha (fecha de la última modificación)
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COMENZAR A TRABAJAR CON DOCUMENTOS CREAR UN DOCUMENTO NUEVO Del menú nuevo, elegir la opción documento
Visualizará la pantalla de edición del texto, en esta encontrará las opciones básicas de formato de un procesador de textos.
NOMBRAR UN DOCUMENTO Para asignar un nombre al documento creado, realice un clic en parte superior izquierda de la pantalla donde dice “sin titulo”, de esta manera visualizará una ventana donde deberá escribir el nombre para el documento, luego presionar el botón aceptar.
Podrá escribir el documento de la misma manera que lo hace en el procesador de textos.
COMPARTIR UN DOCUMENTO. Usted podrá compartir uno o más documentos; para esto deberá: a) Seleccionar el/los documentos que desea compartir haciendo un clic en la casilla de verificación del listado inicial. Seleccionar Más acciones/Habilitar uso compartido.
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b) Si se encuentra editando un documento podrá compartirlo haciendo un clic en la opción Compartir/Compartir con otros usuarios. Visualizará la siguiente pantalla:
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Escriba la dirección de e-mail de aquellos con quienes compartirá el documento. Puede optar por invitarlos como colaboradores (podrán leer, modificar, guardar e imprimir el documento, también invitar a otros a colaborar) o lectores (pueden leer el documento, guardarlo, imprimirlo, pero no editarlo). Aquí puede observar si el documento se encuentra compartido, quienes son los colaboradores y lectores del mismo, puede modificar o eliminarlos.
EDITAR UN DOCUMENTO Para editar un documento existente, lo abre haciendo un clic sobre el nombre del documento elegido, y de esta manera ingresa a la pantalla de edición.
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El entorno gráfico de esta pantalla es muy similar al de cualquier procesador de texto, con una barra de menús que contiene las herramientas de uso más habitual en el trabajo con textos. En las siguientes imágenes puede observar los menús desplegados.
Desde el menú Archivo, puede realizar acciones relacionadas con la administración de archivos como crear uno nuevo, guardar, renombrar, ver el historial de revisiones; como así también configurar la impresión.
Desde el menú Editar, puede realizar maniobras relacionadas con la edición del contenido, copiar, cortar y pegar, aplicar estilos, como así también deshacer y rehacer acciones
El menú Ver nos permite configurar la vista del documento.
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El menú Insertar nos ofrece comandos para agregar distintos elementos al diseño del documento como imágenes, comentarios, líneas y notas al pie, entre otros.
Dentro del menú Formato, encontraremos herramientas para modificar el aspecto del texto que se está editando.
En el menú Tabla se encuentran todos los comandos necesarios para la creación y edición de tablas
El menú Herramientas, permite optimizar la calidad del texto, mediante revisión de ortografía, contar palabras, entre otras opciones.
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VISTA PREVIA Al abrir un documento en Vista Previa, puede visualizar el contenido como si fuera una página Web, sin botones de acción ni barras de herramientas. Es la vista que tendrá un lector del documento. Para acceder a la vista previa, seleccione el documento y utilice el comando Vista Previa que se encuentra en el menú Más Acciones.
COPIAR UN DOCUMENTO Si desea crear una copia de seguridad de algún documento compartido, por ejemplo, Google docs ofrece la posibilidad de hacerlo desde la ventana de Edición, Menú Archivo, Guardar como copia nueva. De esta manera se genera un archivo nuevo, llamado Copia de… (nombre del archivo de origen) el cual también puede ser compartido.
GUARDAR UN DOCUMENTO Google docs guarda periódicamente los cambios que se realizan al editar un documento. Pero además, el usuario puede guardar los cambios en cualquier momento que desee a través de alguna de las siguientes acciones: 9 Menú Archivo / Guardar 9 Desde el teclado, presionando la combinación de teclas Ctrl + S 9 Botón Guardar que se encuentra en la parte superior derecha de la ventana de Edición 9 Botón Guardar y Cerrar
DESCARGAR ARCHIVO Para exportar un trabajo de Google docs como un archivo Documento de Word puede hacerlo desde el menú de Archivo, Descargar archivo como, Word
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Otras opciones de descarga: Html (comprimido): Como página Web. En una Carpeta comprimida (.Zip) Open Office: Como archivo .ODT para abrir con OpenOffice PDF: Formato de Documento portátil para leer e imprimir en cualquier plataforma. RTF: Permite que otras aplicaciones puedan abrirlo. (Procesadores y Editores de Texto) Texto: Como texto sin Formato
VER HISTORIAL DE REVISIONES El historial de revisiones muestra todas las revisiones que se han realizado en el documento seleccionado, con una breve descripción en la vista previa. Nos permite comparar entre dos revisiones o visualizarlas individualmente. Bajo el título de Última modificación, aparece el tiempo que pasó desde que se realizó esa modificación y el autor de la misma. En Cambios aparece parte del texto que se ha modificado, o la leyenda “no se ha añadido texto” si así correspondiese.
SUBIR ARCHIVOS Google docs le permite subir archivos creados fuera de esta aplicación, para poder trabajarlos en línea y compartirlos. Para subir un archivo, desde la pantalla de inicio, presiona el botón Subir, y se abrirá el cuadro de diálogo Subir un archivo. Haga clic en el botón Examinar, y seleccione el archivo que desea subir. Clic en Abrir y luego, presione el botón Subir archivo.
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A la derecha de esta ventana se encuentran descriptas las especificaciones y tipos de archivos que se pueden subir. Otra forma de subir archivos que nos ofrece Google docs es a través del correo electrónico. Debajo de la ventana que acabamos de tratar, aparece una dirección de correo como se ve en la siguiente imagen:
PUBLICAR UN DOCUMENTO Puede elegir poner su documento a disposición de todo el mundo, utilizando la opción de Publicar. De esta manera, Google docs le brinda una url. Luego, cualquier persona podrá acceder al documento a través de la red. Usted podrá publicar un documento; para esto deberá: a) Seleccionar el documento que desea publicar haciendo un clic en la casilla de verificación del listado inicial. Seleccionar Más acciones/Publicar. b) Si se encuentra editando un documento podrá publicarlo haciendo un clic en la opción Compartir/Publicar como página web.
Presionando el botón Publicar documento, el mismo ya se encuentra disponible en Internet. También dispone de la opción de publicar en un blog, si lo posee, configurando el sitio de blogs.
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MARCAR CON UNA ESTRELLA La marca de estrella le permite identificar documentos o carpetas que tengan mayor relevancia o que se quieren resaltar por ser de uso mรกs frecuente, por ejemplo. Para marcar un documento con una estrella, debe hacer un clic en el icono de estrella que se encuentra al lado del nombre de dicho documento. Para desmarcarlo, volver a presionar el mismo icono.
Desde el comando Marcados con estrella, que se encuentra en el panel de la izquierda, podemos listar todos los elementos que hayan sido marcados con estrella previamente.
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CONTENIDO Google Docs ..................................................................................................................... 2 Ingresar al programa...................................................................................................... 2 Comenzar a trabajar con documentos................................................................................... 4 Crear un documento nuevo ............................................................................................. 4 Nombrar un documento .................................................................................................. 4 Compartir un documento. ............................................................................................... 4 Editar un documento ...................................................................................................... 5 Vista Previa................................................................................................................... 8 Copiar un documento ..................................................................................................... 8 Guardar un documento ................................................................................................... 8 Descargar Archivo.......................................................................................................... 8 Otras opciones de descarga:............................................................................................ 9 Ver historial de revisiones ............................................................................................... 9 Subir archivos ............................................................................................................... 9 Publicar un documento ..................................................................................................10 Marcar con una estrella..................................................................................................11
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