Teknologiasta turvaa ja tehokkuutta arvonlisäveroasioiden hoitoon Teksti: Pasi Hämäläinen & Juha Sääskilahti
Teknologiaa hyödyntämällä yritykset pystyvät yhä kattavammin ja tehokkaammin analysoimaan toimintaansa liittyviä arvonlisäveroriskejä ja -mahdollisuuksia. Perinteiset pistokokein toteutettavat läpikäynnit ovat historiaa, nyt analysoidaan kaikkien liiketapahtumien arvonlisäverokäsittelyn oikeellisuus. Myös toiminnanohjausjärjestelmät on päivitettävissä vastaamaan yhä monimuotoisemmiksi muodostuvien liiketoimintojen arvonlisäverotukseen liittyviä tarpeita.
A
rvonlisävero on transaktiokohtainen vero, joka liittyy lähes jokaiseen myynti- ja ostotapahtumaan. Arvonlisäverotukseen vaikuttavia liiketapahtumia voi olla satoja tuhansia tai miljoonia tilikauden aikana riippuen yrityksen tai muun yhteisön harjoittaman liiketoiminnan laajuudesta. Kun arvonlisäveron osuus Suomessa on verollisten laskujen loppusummasta yleensä 19,4 prosenttia, yritykset ovat vastuussa erittäin merkittävien verosummien käsittelystä tilikautensa aikana. Arvonlisäverotuksen transaktiokohtaisuus merkitsee sitä, että oikea arvonlisäverokäsittely on määriteltävä jokaiselle liiketapahtumalle erikseen. Määrittelyssä on otettava huomioon useita tekijöitä ja kullakin yksittäisellä liiketapahtumalla voi olla vain yksi oikea arvonlisäverokäsittely. Riski virheellisen verokäsittelyn valinnasta on usein olennainen ja selvää on, että oikeaan arvonlisäverokäsittelyyn ei yleensä voi päätyä arvaamalla tai edes soveltamalla yhtä sääntöä erilaisiin liiketapahtumiin. Toisaalta myös osaavalle taloushallinnon henkilöstölle voi tapahtua inhimillisiä virheitä ja siten arvonlisäverolaskentaan ja -raportointiin voi sisältyä yksittäisiä virheitä, joilla voi olla valitettavan suuri negatiivinen taloudellinen vaikutus. 10 / Tax View
Vaatimus arvonlisäverolain mukaisen arvonlisäverokäsittelyn soveltamisesta on selvää kaikille arvonlisäverovelvollisille ja usein yrityksen ensisijaisena päämääränä onkin varmistaa, että arvonlisäveroa tulee tilitetyksi valtiolle vähintäänkin riittävä määrä. Huomattavasti harvinaisempaa on aktiivinen arviointi siitä, tuleeko arvonlisäveroa itse asiassa tilitetyksi liikaa. Suorastaan epätyypillistä on se, että yritykset ja muut arvonlisäverovelvolliset ymmärtäisivät, kuinka merkittävä vaikutus arvonlisäverolla on yrityksen kassavirtaan ja käyttöpääomaan. Vaikka yritys olisi hoitanut arvonlisäverovelvoitteensa veroviranomaisia kohtaan oikein, arvonlisäveron käyttöpääomavaikutus on yleensä jäänyt vaille huomiota. Yrityksillä on kuitenkin lukuisia keinoja vaikuttaa arvonlisäveron kassavirtaan ja sitoutuneen käyttöpääoman määrään. Nämä keinot eivät pelkästään liity arvonlisäverolakiin ja sen tehokkaaseen soveltamiseen, vaan usein kyse on enemmänkin yritysten omien, arvonlisäverolaskentaan ja -raportointiin liittyvien prosessien selkiyttämisestä ja tehostamisesta. Toiminnanohjausjärjestelmän räätälöinti lisää varmuutta ja vapauttaa resursseja Yritysten käyttämien toiminnanohjausjärjestelmien (esimerkiksi SAP:n tai
Oraclen) arvonlisäverotusta koskevien toimintojen puutteelliset asetukset aiheuttavat yrityksille erilaisia ongelmia. Ne johtuvat muun muassa puutteista järjestelmän asiakastietokannassa, joka on keskeinen tekijä arvonlisäverotusta koskevan automatisoinnin ja raportoinnin kannalta. Tarvittavien asiakastietojen, kuten asiakkaiden arvonlisäverotunnisteiden, puuttuminen estää myyntitransaktioiden automaattisen arvonlisäverokäsittelyn määrittämisen järjestelmässä ja johtaa yleensä myös virheelliseen arvonlisäveroraportointiin. Useissa maissa arvonlisäverovelvolliseksi rekisteröityneet yritykset kokevat usein haasteita paikallisen arvonlisäverolainsäädännön noudattamisessa ja helposti ylläpidettävän ja yhtenäisen arvonlisäverokoodilistan luomisessa. Puutteellinen tai virheellinen arvonlisäverokoodisto, joka ei kata yrityksen kaikkia liiketoimintatyyppejä tai täytä paikallisen arvonlisäverolainsäädännön vaatimuksia, johtaa virheisiin arvonlisäverojen kirjaamisessa ja raportoinnissa. Monimutkaisin, mutta varsin yleisesti esiintyvä haaste, aiheutuu toiminnanohjausjärjestelmän arvonlisäverotusta koskevien perusasetusten suppeudesta. Perusasetukset mahdollistavat yleisimpien liiketapahtumatyyppien, kuten kotimaan myyntien ja yhteisömyyntien automatisoinnin. Kansainvälisissä yrityksissä on